Zarządzanie czasem jest tak naprawdę zarządzaniem sobą. Peter Drucker powiedział waż- ne zdanie: „Nie możesz zarządzać czasem, możesz tylko zarządzać sobą”.
JAK ZATEM SKUTECZNIE I EFEKTYWNIE ZARZĄDZAĆ SOBĄ W CZASIE W OBSZARZE ŻYCIA OSOBISTEGO I ZAWODOWEGO?
Dobre zarządzanie sobą w czasie oznacza, że to Ty masz pełną kontrolę nad tym jak wygląda Twój dzień, czy jesteś osobą reaktywną czy proaktywnie wychodzisz naprzeciw wyzwaniom i świadomie szukasz nowych rozwiązań. Twój czas to w końcu Twoje życie, dlatego tak ważne jest, abyś nauczyła/ nauczył się tej bardzo cennej umiejętności. Pokażę Ci co możesz zrobić i jak należy zacząć myśleć, aby szybko poprawić swoją skuteczność w działaniu. Im
bardziej produktywne są Twoje działania tym bardziej rośnie Twoja sa- moocena, samokontrola
i samodyscyplina, a co za tym idzie jakość Twojego życia jest na co- raz wyższym poziomie.
Jeśli zatem chcesz nauczyć się jak efektywnie zarządzać sobą w czasie serdecznie zapraszam Cię do zapoznania się z rzetelną,
wartościową i praktyczną wiedzą, dzięki której wyposażysz się w wiele kluczowych kompetencji. Ich nabycie w realny sposób
pomoże Ci systematycznie doskonalić się w:
• prawidłowym wyznaczaniu celów,
• ustaleniu odpowiednich priorytetów,
• planowaniu dnia/ tygodnia dającym oczekiwane wyniki,
• sztuce koncentracji na zadaniach,
• radzeniu sobie z zakłóceniami, które Cię rozpraszają,
• umiejętności mówienia „nie”
WIEDZA, KTÓRĄ CI PRZEKAZUJE BĘDZIE MIAŁA OGROMNY WPŁYW NA KAŻDY ASPEKT I OB- SZAR TWOJEGO ŻYCIA, JEŚLI TYLKO RZETELNIE
SIĘ Z NIĄ ZAPOZNASZ
I KONSEKWENTNIE WCIELISZ W ŻYCIE! Z GÓRY DZIĘKUJĘ CI ZA TWÓJ CZAS I UWAGĘ
Wyznaczanie celów podlega pewnym ważnym zasadom, które należy przestrzegać przy ich układaniu. Dzięki takiemu podejściu droga do realizacji celu będzie łatwiejsza i przyniesie Ci o wiele
większą satysfakcję i zadowolenie z tego co robisz.
• CEL MUSI BYĆ ZGODNY Z TWOIM SYSTEMEM WARTOŚCI, czyli tym co jest dla Ciebie w życiu najważniejsze. Życiowe wartości to nic innego jak drogowskazy, dzięki którym dokonujesz wyborów, podejmujesz decyzje i działasz w taki, a nie inny sposób. Dla jednych wartością jest rodzina, miłość, niezależność finansowa, wolność mentalna, uczciwość, szacunek, dla innych może to być zdrowie, praca, działalność charytatywna, radość czy chęć podróżowania. Każdy z nas powinien odpowiedzieć sobie na kluczowe pytanie – jakie są moje wartości - przed wyznaczeniem celu/ celów, który chce osiągnąć.
• TRZEBA MIEĆ ŚWIADOMOŚĆ CELU NADRZĘDNEGO – powinieneś wiedzieć po co coś robisz i dlaczego? Załóżmy, że Twoim celem nadrzędnym jest zarabiać 20 000 tysięcy miesięcznie, to musisz wiedzieć, dlaczego chcesz zarabiać 20 000 tysięcy miesięcznie.
Zadaj sobie pytanie PO CO MI TO? Jak już będziesz znała/znał odpowiedź to bez trudu wyznaczysz cele niższego rzędu i przystąpisz do ich realizacji.
• CEL POWINIEN BYĆ SPÓJNY Z TWOIMI DZIEDZINAMI DOSKONAŁOŚCI - najlepiej realizują się te cele, które są spójne i zgodne z tematami, które Cię interesują, które są dla Ciebie czymś istotnym. Ważne jest, aby coś robić z pasji i zainteresowania, a nie tylko traktować tego jako pracy, która daje zarobek.
• CEL POWINIEN BYĆ OPARTY NA MOŻLIWOŚCIACH - jeśli masz jakiś cel realizuj go natychmiast w oparciu o dostępne zasoby (wiedzę, umiejętności, doświadczenia). Nie czekaj na idealny moment, bo taki nie nadejdzie, dążenie do przesadnego perfekcjonizmu jest często bardzo zgubne. Realizuj na tyle, na ile możesz na dany moment, jednocześnie dbając o nabywanie nowych kompetencji. Należy przy tym pamiętać, że cel powinien być realny, jeśli chodzi o jego realizację.
• CEL POWINIEN BYĆ WYZWANIEM - cele, które nie są wyzwaniami, nie są celami, najczęściej nie są realizowane. W celu powinna się kryć trudność. W innym przypadku możesz się szybko znudzić realizacją tego celu, gdyż przestanie być wyzwaniem i Cię kręcić.
• CELE POWINNY BYĆ JAKOŚCIOWE I ILOŚCIOWE - cele ilościowe opisujesz cyframi, cele jakościowe emocjami.
JAK POPRAWNIE FORMUŁOWAĆ CELE ILOŚCIOWE?
• Cele musi być sformułowany w czasie teraźniejszym TU I TERAZ (nasz mózg nie rozumie co to jest przeszłość czy przyszłość, dla niego liczy się tylko to co jest tu i teraz)
• Cel musi być sformułowany w sposób pozytywny (nie czego nie chcesz tylko, czego chcesz)
• Komunikat przy formułowaniu celu powinien być z poziomu JA
• Zawsze musi być data realizacji celu (do jakiejś konkretnej data)
PRZYKŁAD:
Do 30 września 2019 roku zarabiam 14 250 złotych.
Do 30 grudnia 2019 roku znam i posługuje się językiem angielskim na poziomie C2.
UWAGA! CEL, KTÓRY NIE JEST ZAPISANY, JEST CELEM KTÓRY NIE DZIAŁA!
DLA RÓWNOWAGI W ŻYCIU TRZEBA MIEĆ 3 RODZAJE CELÓW:
1) Po pierwsze cele rodzinne i osobiste. I to są cele z grupy: DLACZEGO? Dlaczego w ogóle żyjesz, dlaczego robisz to co robisz? To są powody, dla których żyjesz – TWOJE NAJWAŻNIEJSZE WARTOŚCI.
2) Po drugie mamy cele zawodowe i finansowe. Te cele to: CO? Co musisz zrobić, aby osiągnąć cele osobiste i rodzinne.
3) Po trzecie cele rozwoju osobistego. One mówią Ci: JAK? Jak zdobyć umiejętności konieczne do realizacji CO? aby osiągnąć DLACZEGO?
ĆWICZENIE 1
Zapisz teraz swoje 3 najważniejsze życiowe (osobiste i rodzinne) cele (jeśli masz 1 lub dwa, to zapisz tyle ile posiadasz) Pod każdym celem napisz jaki będzie Twój pierwszy krok do jego realizacji? Można tu podać zarówno cele jakościowe, jak i ilościowe.
Zapisz teraz swoje 3 najważniejsze biznesowe/ zawodowe cele (jeśli masz 1 lub dwa, to zapisz tyle ile posiadasz) Pod każdym celem napisz jaki będzie Twój pierwszy krok do jego realizacji?
Można tu podać zarówno cele jakościowe, jak i ilościowe.
Zapisz teraz swoje 3 najważniejsze zdrowotne cele (jeśli masz 1 lub dwa, to zapisz tyle ile posiadasz) Pod każdym celem napisz jaki będzie Twój pierwszy krok do jego realizacji? Można tu podać zarówno cele jakościowe, jak i ilościowe.
CZAS TO TWÓJ NAJCENNIEJSZY
SKARB !
NA POCZĄTKU POWINIENEŚ USTALIĆ SWOJE CELE, A WEDŁUG NICH PRIORYTETY.
USTALANIE PRIORYTETÓW to nic innego jak podjęcie decyzji, dokonanie właściwego wyboru co zrobisz najpierw, co zrobisz potem, a czego w ogóle nie zrobisz, aby osiągnąć wyznaczony przez siebie cel. Umiejętność zarządzania kolejnością wykonywania swoich działań sprawia, że to Ty kontrolujesz własne życie, a nie inni robią to za Ciebie. Należy pamiętać, że do najmniej produktywnych sposobów wykorzystania czasu należy robienie bardzo dobrze tego, czego wcale nie trzeba robić. Obecnie często nazywa się to niepotrzebnym perfekcjonizmem. To zaskakujące, ile czasu w życiu marnujemy na rzeczy, których nie musimy robić lub na sposób w jaki je wykonujemy. Niektóre rzeczy trzeba po prostu zrobić najszybciej jak można i zająć się kolejnymi, istotniejszymi, mającymi bezpośredni wpływ na realizację naszych planów. Jakość Twojego życia w przyszłości zależy od wszystkich wyborów i decyzji, których dokonasz dziś i w kolejnych dniach. Jak zatem ustalać swoje priorytety, abyś w przyszłości mógł/ła cieszyć się życiem na poziomie jakiego pragniesz? Poniżej przedstawię kluczowe zasady, które pomogą Ci w przejściu przez ten proces.
• Każde działanie lub brak działania jest poprzedzone wyborem co jest mniej, a co bardziej ważne.
• Nie możesz wykonać dobrze dwóch rzeczy jednocześnie - zawsze, kiedy coś robisz dokonujesz wyboru i nie robisz w tym czasie czegoś innego.
• Dokonując świadomego wyboru trzeba sobie zadać pytanie: jeśli to zrobię czego innego
• w konsekwencji nie będę w stanie zrobić? Musisz dokonać selekcji mając na uwadze swój jasno określony cel. Pamiętaj nigdy, przez całe życie nie uda Ci się zrobić wszystkiego.
• Wszystko trzeba wykonywać we wcześnie ustalonej przez Ciebie kolejności. Zaczym przejdziesz do zadania nr 2, wykonaj w całości zadanie nr 1, które jest dla Ciebie najważniejszym priorytetem.
• Używaj zasady Pareta 80 na 20. Zadaj sobie pytanie: Które działania stanowią owe 20%, które odpowiada za 80% wartości, jaką otrzymam, jeśli wykonam te działania?
ZNAJĄC POWYŻSZE ZASADY OKREŚL PRIORYTETY MAJĄC NA UWADZE WCZEŚNIEJ
USTALONE CELE?
ĆWICZENIE 2
Cele osobiste i rodzinne - priorytety
Cele zawodowe/ biznesowe - priorytety
Cele zdrowotne - priorytety
JAK MOGĘ NAJBARDZIEJ
WARTOŚCIOWO
WYKORZYSTAĆ
MÓJ
CZAS WŁAŚNIE
TERAZ ?
Działanie bez myślenia, planowania jest przyczyną wszelkich porażek. I odwrotnie. Działania poprzedzone odpowiednim przemyśleniem, zaplanowaniem swoich codziennych, cotygodniowych czynności leżą u podstaw każdego sukcesu. Dlatego ważne jest, aby mając określone cele, wyznaczone priorytety przejść do planowania poszczególnych działań, które będą każdego dnia, tygodnia czy miesiąca przybliżać Cię do realizacji Twoich zamiarów. Zachęcam Cię zatem, abyś każdego dnia rano lub wieczorem dnia poprzedniego zaplanował swój dzień. Dodatkowo na koniec każdego tygodnia zrób jego podsumowanie i przeanalizuj co zostało zrobione i w jaki sposób. Zastanów się czy można było coś zrobić lepiej. Wyciągnij dla siebie konstruktywne wnioski i zaplanuj kolejny tydzień. Efektywne zarządzanie sobą w czasie wymaga od nas kontroli i monitorowania naszych wyników, bo tylko wtedy będziemy mieli realny podgląd sytuacji, będziemy wiedzieli na jakim etapie realizacji jesteśmy. Może się także zdarzyć, że dokonamy korekty naszego celu, planu co jest zupełnie normalne na drodze do osiągnięcia wysokich rezultatów.
ĆWICZENIE 3
Sporządź listę rzeczy, zadań, które należy zrobić, aby dobrze i produktywnie wykorzystać swój czas danego dnia. Zwróć szczególną uwagę na swoje cele i priorytety. Nie zapomnij jednak o zaplanowaniu czasu dla siebie, rodziny i przyjaciół.
Następnie zastosuj podział na sprawy pilne i sprawy ważne. Bądź ze sobą szczery – usuń każde zadanie, które nie jest ważne. Robienie rzeczy nie ważnych powoduje, że jesteśmy stale zajęci, a nie osiągamy żadnych, ważnych rezultatów.
Podziel resztę zadań na 3 listy:
1. A. Pilne i ważne oraz szybkie (typ A), czyli sprawy, które możesz zrobić w ciągu kilku minut.
2. B. Pilne i ważne oraz większe (typ B), czyli sprawy, które będą wymagały więcej wysiłku, czasu i koncentracji.
3. C. Ważne i niepilne (typ C), czyli sprawy, które mogą poczekać, aż wykonasz zadania typu A i B.
W pierwszej kolejności załatw sprawy pilne i ważne. Przeznacz dokładnie 15 minut na
załatwienie możliwe największej liczby spraw szybkich (typu A). Potem przez 40 minut pracuj intensywnie nad jedną z większych spraw (typu B). Niech Twoim celem będzie dokonanie widocznych postępów w ciągu 40 minut. Często jest tak, że możemy w ciągu dnia mieć zaplanowane tylko jedno zadanie typu B, gdyż potrzebujemy dużo czasu i uwagi na jego wykonanie. Następnie zrób koniecznie sobie 5-minutową przerwę (napij się wody, jeśli to możliwe wyjdź na zewnątrz by zaczerpnąć świeżego powietrza lub po prostu oderwij się na chwilę od tego co robisz). Powyższe ćwiczenie można dostosować do charakteru pracy jak wykonujesz. Ważne jest, aby planować swój dzień czy tydzień, gdyż brak planu powoduje, że zamiast działać proaktywnie, reagujemy na to co się dzieje wokół nas bez żadnego sensu i celu.
Prawdziwym kluczem do sukcesu jest
„umiejętność robienia tego, co trzeba-kiedy trzeba, niezależnie od tego, czy akurat masz na to ochotę”. Brian Tracy
Największym problemem pracujących dziś ludzi jest brak czasu lub jego niedostatek. W wielu przypadkach dzieje się tak dlatego, że obecnie jesteśmy narażeni na wiele czynników, bodźców zewnętrznych, które nie sprzyjają naszej koncentracji na wykonywanym zadaniu. Sztuka koncentracji to podstawowa umiejętność, która bezpośrednio przekłada się na osiągane przez nas rezultaty. Brak koncentracji to brak efektywnych wyników, brak koncentracji to brak cieszenia się życiem na poziomie jakiego pragniemy. Tylko w przypadku, gdy będziemy świadomie koncentrować się na czynności, którą właśnie wykonujemy, możemy ją ukończyć w wyznaczonym przez nas czasie. Umiejętność koncentracji to jeden z najistotniejszych elementów skutecznego zarządzania sobą w czasie. Należy pamiętać, aby się jej nauczyć konieczny jest jasno ustalony cel i ułożony plan jego realizacji. Warto wiedzieć również o tym, że my ludzie jesteśmy w stanie się maksymalnie skoncentrować na czymś, jeśli jest to dla nas czym ważnym, jeśli jest to w zgodzie z naszymi wartościami, zainteresowaniami i przekonaniami. W innym przypadku zaniechamy działań lub będziemy reagowali na wszystko co się dzieje wokół i co będzie w naszym przekonaniu ciekawsze, istotniejsze.
ĆWICZENIE 4
Wypisz 3 najważniejsze zadania, na których w Twoim przekonaniu powinieneś się skupić do końca czerwca, aby ich realizacja przybliżyła Cię celu.
KLUCZEM DO OSIĄGNIĘCIA
NAJWYŻSZYCH
WYNIKÓW
JEST ROBIENIE
TEGO CO NAPRA WDĘ LUBISZ ROBIĆ !
Współczesne czasy, ogromny postęp techniczny i technologiczny sprawiają, że każdego dnia na nasze smartfony, tablety, komputery otrzymujemy bardzo dużo nowych informacji, sygnałów dźwiękowych, powiadomień, reklam, wiadomości, filmików itp. Dlatego tak ważne jest, aby świadomie na nie reagować, aby w sposób przemyślany
i zaplanowany wybierać i zajmować się tylko tym, co rzeczywiście jest nam potrzebne w danej chwili. Kluczowe jest, aby być proaktywnym, a nie reaktywnym w działaniu. Dokładniej rzecz ujmując, aby mieć cel, plan z podziałem na zadania i czas na nie przeznaczony.
Bezwiedne reagowanie na wszystko co się wokół nas dzieje jest w 80% przyczyną tego, że nie kończymy zadania, które rozpoczęliśmy. Jak często zdarza Ci się, że robiąc jakąś czynność odrywasz się, bo właśnie słyszysz dźwięk przychodzącego maila, sms-a czy wiadomości na messenger, które nie mają nic wspólnego z tym co właśnie robisz? Do najpopularniejszych rozpraszaczy obecnie należą między innymi media społecznościowe, Internet i telewizja. Jeśli zaczynasz swój dzień od czytania postów i sprawdzania co tam się dzieje u Twoich znajomych to automatycznie oddajesz im część swojego bezcennego czasu i nie ma w tym nic złego gdybyś wiedział/ła ile czasu im chcesz oddać.
ĆWICZENIE 5
A jakie są Twoje główne rozpraszacze, co sprawia, że nie potrafisz się skupić i z determinacją realizować planu? Wypisz je.
SZANUJĄC SWÓJ BEZCENNY CZAS, SZANUJESZ SIEBIE !
Umiejętność mówienia „nie” jest bardzo ważnym narzędziem w skutecznym zarządzaniu sobą w czasie. Mówienie „nie” stanowi dla wielu ludzi trudność, ponieważ kiedy odmawiają często mają poczucie, że są nieuprzejmi, niekoleżeńscy, niepomocni. „Nie” jest słowem o zabarwieniu negatywnym, a nikt nie chce być tak postrzegamy więc zazwyczaj zgadzamy się na zrobienie rzeczy, na które tak naprawdę nie mamy czasu. Należy pamiętać, że chcąc coś zrobić dla kogoś musimy na to przeznaczyć swój czas. W przypadku gdy mamy go w nadmiarze to oczywiście możemy pomóc, jeśli zostaniemy poproszeni i gdy tego chcemy. Natomiast jeśli ta pomoc, odbywa się kosztem naszych rzeczy, które powinniśmy zrobić, aby osiągnąć nasz cel to zdecydowanie nie jest to dobrym rozwiązaniem czy nawykiem. Wówczas należy w sposób zdecydowany i uprzejmy, podając przyczynę naszej odmowy powiedzieć „nie” zyskując tym samym bezcenny czas dla siebie. Pamiętaj za dużo „tak” powoduje, że możesz stać się popychadłem, na które każdy zrzuca niechciane obowiązki. Mówiąc wybiórczo „tak”
jedynie na ważne i uzasadnione prośby inni zaczynają Cię naprawdę szanować i doceniać Twoją pomoc i zaangażowanie.
ĆWICZENIE 6
Przypomnij sobie i wypisz 3 rzeczy, które zrobiłeś/aś dla kogoś w ostatnim czasie, choć zupełnie nie miałeś/aś na to czasu, ale z jakiegoś powodu nie umiałeś/aś odmówić. Postaraj się odpowiedzieć na pytanie - Co by się stało gdybyś powiedział/ła „nie”?
