INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA OFERTY O REALIZACJĘ ZADANIA Z ZAKRESU POMOCY SPOŁECZNEJ.
WPROWADZENIE
W celu wypełnienia oferty niezbędna jest znajomość Regulaminu otwartego konkursu ofert na realizacje zadań własnych województwa z zakresu pomocy społecznej, który dostępny jest na stronach internetowych www.malopolskie.pl/ngo; www.rops.krakow.pl, oraz u Koordynatora współpracy z organizacjami pozarządowymi ul. Kordylewskiego 11, Kraków, pok. 202, a takŜe w siedzibie Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie, ul. Radziwiłłowska1.
Ofertę naleŜy wypełnić czytelnie tzn. maszynowo, komputerowo lub pismem drukowanym jednolicie w całości. Wszystkie pozycje formularza oferty muszą zostać wypełnione. W przypadku, gdy dana pozycja oferty nie będzie wypełniana piszemy: „nie dotyczy”.
Oferty wypełnione nieczytelnie, zawierające niewypełnione pola nie będą rozpatrywane i zostaną odrzucone ze względów formalnych.
Nie jest dopuszczalne samodzielne nanoszenie jakichkolwiek zmian w poszczególnych zapisach formularza oferty.
WYPEŁNIANIE OFERTY
Część I - Dane podmiotu uprawnionego ubiegającego się o realizacje zadania z zakresu pomocy społecznej.
1. NaleŜy podać pełną nazwę oferenta ubiegającego się o dofinansowanie na realizację zadania. W przypadku, kiedy oferent stara się o dofinansowanie więcej niŜ jednego zadania ze środków Województwa Małopolskiego naleŜy podać identyczną nazwę oferenta w kaŜdym przypadku.
2. NaleŜy podać status prawny oferenta (tj. stowarzyszenie, fundacja itp.)
3. NaleŜy podać pełną datę powstania (dd/mm/rr).
4. NaleŜy podać dokładny adres oferenta wraz z kodem pocztowym,
5. NaleŜy podać numer telefonu oferenta wraz z właściwym numerem kierunkowym, adres e-mail oraz stronę www.
6. NaleŜy podać nr KRS lub innego właściwego rejestru oraz numer i datę wpisu lub rejestracji.
7. NaleŜy podać NIP i REGON oferenta
8. NaleŜy podać dane dotyczące rachunku bankowego oferenta.
9. NaleŜy podać dane osoby lub osób wraz z podaniem funkcji, jaką pełnią w organizacji, które zgodnie z postanowieniami statutu lub innego aktu wewnętrznego są upowaŜnione do reprezentowania oferenta na zewnątrz i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych (zawierania umów).
UWAGA! Wszystkie osoby wskazane przez oferenta zostaną wpisane do umowy o dofinansowanie zadania.
10. NaleŜy podać nazwę, adres i telefon kontaktowy placówki (jednostki organizacyjnej), która będzie bezpośrednio wykonywała zadanie, na które wnioskodawca ubiega się o dofinansowanie ze środków Województwa Małopolskiego. W przypadku, gdy zadanie wykonuje inna podległa placówka lub jednostka organizacyjna naleŜy krótko scharakteryzować (opisać) tą placówkę (jednostkę organizacyjną).
11. NaleŜy podać dane osoby upowaŜnionej przez oferenta do kontaktów w prawach dotyczących wyjaśnień i uzupełnień składanych do oferty.
12. NaleŜy podać przedmiot działalności statutowej (misja, cele statutowe) określony w statucie lub innym akcie wewnętrznym.
Część II - Opis zadania
1. NaleŜy podać nazwę zadania wraz z podaniem priorytetu konkursu dotacyjnego, do którego ono się odnosi.
2. NaleŜy określić cele oraz rodzaj działań, jakie zostaną podjęte przy realizacji zadania, a takŜe metodę realizacji działań, z uwzględnieniem informacji o jej innowacyjnym, nowatorskim lub modelowym charakterze. NaleŜy określić bezpośrednich adresatów zadania, zasięg terytorialny zadania (gmina, powiat, województwo) oraz scharakteryzować problem społeczny na jaki ono odpowiada. NaleŜy równieŜ podać informację czy oferent przewiduje i w jakim zakresie aktywny udział adresatów przy realizacji zadania.
3. NaleŜy opisać w kolejności (w następstwie czasowym) działania jakie wnioskodawca zamierza podjąć przy realizacji zadania (opis kolejnych działań jest uszczegółowieniem zapisu zawartego w pkt. 2 dotyczącego rodzaju działań jakie zostaną podjęte przy realizacji zadania).
UWAGA! Punkt 3 stanowi kryterium (rzetelny, realny opis planowanych działań) oceny oferty, tworząc częściowo wskaźnik (Opis planowanych działań i budŜet zadania) według, którego oceniana jest oferta podczas oceny merytorycznej. Wartość tego kryterium wynosi, aŜ 10 punktów.
4. NaleŜy podać dokładny termin realizacji zadania zgodnie z opisem planowanych działań, podanym w pkt. 3 oraz miejsce realizacji zadania.
5. NaleŜy podać posiadane zasoby kadrowe, które są konieczne z punktu widzenia realizacji zadania, np. ogólna liczba osób pracujących przy realizacji zadania wraz z opisem kwalifikacji. NaleŜy podać informację o posiadanych rodzajach zasobów rzeczowych (lokale, sprzęt, inne) wraz z informacją o ich stanie technicznym, inne, które są waŜne z punktu widzenia realizacji zadania
6. NaleŜy podać sposób rekrutacji uczestników zadania (liczebność {uŜyte miary muszą być adekwatne dla danego zadania} i charakterystyka ze względu na istotne dla zadania cechy, np.: wiek, płeć, miejsce zamieszkania {co odzwierciedla zasięg terytorialny zadania}, status materialny).
UWAGA! Punkty 2, 5 i 6 tworzą wskaźnik (Ocena projektu) według, którego oceniana jest oferta podczas oceny merytorycznej. Waga tego wskaźnika wynosi, aŜ 30 punktów na 100 moŜliwych do uzyskania (tabela przyjętych kryteriów przy ocenie merytorycznej złoŜonych ofert znajduje się na końcu tej instrukcji).
7. NaleŜy opisać jakie są zakładane rezultaty realizacji zadania, czy rezultaty realizacji zadania będą trwałe oraz w jakim stopniu realizacja zadania zmieni sytuację adresatów, przyczyni się do rozwiązania problemu społecznego lub/i złagodzi jego negatywne skutki. Wskazane jest, aby zakładane rezultaty były mierzalne, np. w ramach realizacji zadania stworzonych będzie 5 punktów informacyjnych, przeszkolonych zostanie 100 osób itp...
UWAGA! Punkt 7 tworzy wskaźnik (Efekty realizacji zadania) według, którego oceniana jest oferta podczas oceny merytorycznej. Waga tego wskaźnika wynosi, aŜ 20 punktów.
8. NaleŜy podać informację czy oferent przewiduje i w jakim zakresie aktywny udział partnerów przy realizacji zadania. W przypadku, gdy w realizację zadania będą zaangaŜowani partnerzy, naleŜy podać wymagane informacje w pkt. I. „Dane podmiotu(…)” odpowiednio w stosunku do partnerów. Do wniosku naleŜy takŜe dołączyć umowę partnerską i statut partnera.
Partnerem mogą być organizacje pozarządowe, osoby prawne i jednostki organizacyjne kościołów i związków wyznaniowych, administracja publiczna.
9. NaleŜy podać informację czy oferent i placówka (jednostka organizacyjna) bezpośrednio wykonująca zadanie oraz partnerzy posiadają doświadczenie w realizacji zadań podobnego rodzaju. NaleŜy krótko opisać rodzaj, skalę i wartość zadań podobnego rodzaju zrealizowanych w ciągu dwóch ostatnich lat.
UWAGA! Punkty 5 i 9 tworzą częściowo wskaźnik (Ocena moŜliwości realizacji zadania przez podmiot) według, którego oceniana jest oferta podczas oceny merytorycznej. Waga tego wskaźnika wynosi łącznie, aŜ 20 punktów przy czym 5 punktów stanowią dołączone do oferty posiadane przez podmiot rekomendacje.
10. NaleŜy padać informacje na temat dotychczasowych zadań realizowanych we współpracy z administracją publiczną przez oferenta i placówkę (jednostkę organizacyjną) bezpośrednio wykonującą zadanie.
11. Dodatkowe informacje, które zdaniem oferenta mogą mieć wpływ na ocenę oferty.
12. NaleŜy podać inne informacje, jeśli takie wymagania znajdą się w treści ogłoszenia o otwartym konkursie ofert
Część III - Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania NaleŜy szczegółowo wypełnić właściwe dla zadania pola formularza oferty.
Część IV - Inne wybrane informacje dotyczące zadania 1. W pkt. 1 naleŜy zakreślić właściwe pozycje.
2. W pkt. 2 naleŜy zakreślić właściwe pozycje.
3. Liczbowe określenie skali działań musi być adekwatne do danego typu zadania określonego w pkt. 1 i 2.
4. NaleŜy podać ogólną liczbę osób pracujących przy realizacji zadania (w przeliczeniu na pełne etaty), w tym wolontariuszy (w przeliczeniu na pełne etaty).
5. NaleŜy wypełniać w przypadku, gdy zadanie dotyczy funkcjonowania placówek opieki stacjonarnej, dziennej oraz noclegowni. Jeśli nie – naleŜy wpisać „nie dotyczy”.
Część V - Kosztorys ze względu na typ kosztów zadania
1. NaleŜy określić poszczególne rodzaje kosztów oraz sposób ich kalkulacji z podaniem ilości zasobów i kosztów jednostkowych. Poszczególne pozycje kosztorysu powinny zawierać:
w przypadku kosztów osobowych informację o rodzaju umowy jaka zostanie zawarta (np. umowa o dzieło, zlecenie itp..)
w przypadku kosztów rzeczowych informację, o rodzaju dowodu księgowego (faktura VAT ,rachunek). Patrz przykładowa tabela poniŜej.
Lp. Rodzaj kosztów i sposób ich kalkulacji Koszt (w zł)
w tym z wnioskowanej
dotacji (w zł)
w tym ze środków własnych (w zł)*
1 Koszty osobowe – pozycja a. 60,00 60,00 0,00
a Wynagrodzenie trenera szkolenia 3 godz x 2 dni x 10,00 zł = 60,00 zł /umowa zlecenie/
60,00 60,00 0,00
2 Koszty rzeczowe – pozycja a, a.1, b.1,
a.2, b.2. 1 870,00 1 420,00 450,00
a WyŜywienie podczas szkolenia (śniadanie, obiad, kolacja)
25 os. x 2 dni x 10,00 zł = 500,00 zł /rachunek/
500,00 250,00 250,00
2.1 Wynajem – pozycja a.1, b.1. 120,00 120,00 0,00 a.1 sala szkoleniowa
2 dni x 50,00 zł = 100,00 zł /faktura VAT/
100,00 100,00 0,00
b.1 projektor multimedialny 2 dni x 10,00 zł = 20,00 zł /faktura VAT/
20,00 20,00 0,00
2.2 Zakup środków materiałowych –
pozycja a.2, b.2. 1 250,00 1 050,00 200,00
a.2 druk ulotek informujących o szkoleniu 2 000 szt. x 0,50 zł = 1000,00 zł /faktura VAT/
1000,00 800,00 200,00
b.2 materiały szkoleniowe
25 os. x 2 dni x 5 zł = 250,00 zł /rachunek/
250,00 250,00 0,00
Ogółem 1 930,00 1 480,00 450,00
Część VI - Kosztorys ze względu na źródło finansowania zadania
NaleŜy określić z jakiego źródła i w jakiej wysokości (wnioskowana kwota dotacji, środki własne z określeniem zasad przyznania, np. składki członkowskie) będzie finansowany koszt realizacji zadania. W tabeli naleŜy uwzględnić wyłącznie środki finansowe.
NaleŜy podać informację czy oferent będzie pobierał lub nie odpłatność od adresatów zadania.
UWAGA! Części V i VI tworzą częściowo wskaźnik (Opis planowanych działań i budŜet zadania) według, którego oceniana jest oferta podczas oceny merytorycznej. Częściowa waga tego wskaźnika wynosi, aŜ 20 punktów.
Część VII – Uwagi mogące mieć znaczenie prze ocenie kosztorysu
W przypadki deklaracji, Ŝe od uczestników projektu będzie pobierana odpłatność, oferent musi określić, czy zadanie będzie wykonywane w ramach działalności odpłatnej czy nieodpłatnej poŜytku publicznego (art. 7 i 8 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie – Dz. U. Nr 96, poz. 873 z póź. zm.).
W przypadku, gdy oferent zadeklaruje pobieranie wynagrodzenia od adresatów zadania, a w statucie podmiotu nie ma zapisu o prowadzeniu odpłatnej działalności poŜytku publicznego oferta zostanie odrzucona ze względów.
Część VIII – Pozafinansowy wkład własny podmiotu w realizację zadania
NaleŜy podać np. wkład pracy wolontariuszy lub zagwarantowane, nieodpłatne korzystanie z sali szkoleniowej.
Część IX – Dodatkowe uwagi lub informacje
NaleŜy podać informację w jakim zakresie realizacja całości lub części zadania moŜe być kontynuowana po zakończeniu finansowania ze środków Województwa Małopolskiego.
NaleŜy równieŜ podać informację czy oferent przewiduje realizację części zadania przez podwykonawcę. W takim przypadku, naleŜy podać nazwę i siedzibę podwykonawcy oraz określić, jaka część zadania będzie wykonywana bezpośrednio przez niego
UWAGA! Niewypełnienie jakiegokolwiek pola oferty powoduje odrzucenie oferty ze względów formalnych (nie odnosi się do punktów, które „nie dotyczą” oferenta).
ZAŁĄCZNIKI WYMAGANE DO OFERTY
Wraz z wypełnioną ofertą naleŜy dostarczyć następujące załączniki (komplet załączników musi być do kaŜdej złoŜonej oferty):
1) Wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego lub inny właściwy dokument stanowiący o podstawie działalności podmiotu:
a. w przypadku fundacji i stowarzyszeń – aktualny wypis z Krajowego Rejestru Sądowego (z ostatnich trzech miesięcy),
b. w przypadku pozostałych podmiotów – innych dokumentów właściwych dla podmiotu
c. dla podmiotów działających na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego oraz do innych kościołów i związków wyznaniowych, obowiązkowym dokumentem jest kopia dekretu o mianowaniu księdza na proboszcza parafii.
2) Sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat/rachunek wyników, informacja dodatkowa) za poprzedni rok zgodne z obowiązującymi przepisami – w przypadku dotychczasowej krótszej działalności – za okres tej działalności sporządzonego na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.):
a. wymagane są wszystkie elementy: bilans, rachunek wyników / rachunek zysków i strat (dla organizacji prowadzących działalność gospodarczą) , informacja dodatkowa;
b. dla podmiotów działających na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego oraz do innych kościołów i związków wyznaniowych, obowiązkowym dokumentem jest oświadczenie proboszcza o wydatkowaniu środków publicznych w roku objętym obowiązkiem sprawozdawczości finansowej.
UWAGA! Wszystkie wymagane elementy tworzące sprawozdanie finansowe muszą być podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych podmiotu oraz przez cały Zarząd podmiotu.
3) Sprawozdanie merytoryczne za poprzedni rok działalności podmiotu (za rok 2005) – w przypadku dotychczasowej krótszej działalności – za okres tej działalności.
UWAGA! Sprawozdanie merytoryczne musi być podpisane przez osoby uprawnione.
4) aktualne pełnomocnictwa zarządu (lub innego organu wykonawczego) do składania oferty na realizację określonego zadania publicznego, podpisywania umów w tym zakresie, dysponowania uzyskanymi funduszami i dokonywania rozliczeń z tych funduszy – w przypadku oferty składanej przez oddział terenowy nie posiadający osobowości prawnej
5) dokument upowaŜniający daną osobę lub osoby do reprezentowania podmiotu – dotyczy podmiotów, które w dokumencie stanowiącym o podstawie działalności nie posiadają informacji o osobach upowaŜnionych do reprezentowania podmiotu
6) Decyzję o nadaniu numeru REGON
7) Decyzję o nadaniu numeru NIP
8) rekomendacje dla podmiotu i partnerów, w tym rekomendacje jednostek samorządu terytorialnego, instytucji publicznych, innych organizacji pozarządowych oraz innych podmiotów (załącznik nieobowiązkowy, ale punktowany przy ocenie oferty).
9) Zaświadczenie z banku o posiadaniu rachunku bankowego, które stanowi załącznik do umowy na realizację zadania z pomocy społecznej.
UWAGA! W przypadku załączników składanych w formie kserokopii kaŜda strona załącznika winna być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione. JeŜeli osoby
uprawnione nie dysponują pieczątkami imiennymi kaŜda strona winna być podpisana pełnym imieniem i nazwiskiem z zaznaczeniem pełnionej funkcji. KaŜda strona opatrzona winna być takŜe datą potwierdzania zgodności z oryginałem.
UWAGA! Brak jakiegokolwiek załącznika lub niespełnienie przez którykolwiek z wymogów waŜności szczegółowo opisanych powyŜej powoduje odrzucenie oferty ze względów formalnych.
ZŁOśENIE OFERTY
Oferta składana jest w dwóch egzemplarzach, natomiast załączniki do oferty składane są w jednym egzemplarzu, w miejscu i w sposób szczegółowo opisany w regulaminie konkursu. Oferta oraz dokumenty będące jej załącznikami dla swej waŜności winny być opatrzone datą, pieczęcią oraz podpisem uprawnionych statutowo bądź upowaŜnionych w tym celu osób. Adres, na który naleŜy przesłać (lub dostarczyć) komplet dokumentów oraz termin przyjmowania ofert został wskazany w regulaminie konkursu (obowiązuje data złoŜenia oferty w miejscu wskazanym w regulaminie konkursu lub data wpływu).
UWAGA! ZłoŜone oferty nie podlegają uzupełnieniu ani korekcie.
Oferty niekompletne, nieprawidłowe, sporządzone wadliwie złoŜone po terminie, nieczytelne, niezgodne z regulaminem konkursu pozostają bez rozpatrzenia.
OCENA FORMALNA OFERTY
Oceny formalnej złoŜonej oferty dokonuje departament koordynujący konkurs. Ocena formalna oferty polega na ocenie kompletności i poprawności oferty:
1. Oferta jest uznana za kompletną jeŜeli:
a. dołączone zostały wszystkie wymagane załączniki
b. załączniki spełniają wymogi waŜności szczegółowo opisane w punkcie charakteryzującym Załączniki oferty;
c. w przypadku załączników składanych w formie kserokopii kaŜda strona załącznika winna być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione. JeŜeli osoby uprawnione nie dysponują pieczątkami imiennymi kaŜda strona winna być podpisana pełnym imieniem i nazwiskiem z zaznaczeniem pełnionej funkcji. KaŜda strona opatrzona winna być takŜe datą potwierdzania zgodności z oryginałem,
d. wypełnione zostały wszystkie pola oferty.
2. Oferta uznana jest za prawidłową gdy:
a. jest zgodna z podstawowymi dokumentami strategicznymi i programowymi samorządu województwa,
b. jest zgodna z celami i załoŜeniami konkursu, c. złoŜona jest na właściwym formularzu,
d. złoŜona jest w wymaganym w regulaminie terminie, e. podmiot jest uprawniony do złoŜenia oferty,
f. oferta oraz załączniki są podpisane przez osoby uprawnione,
g. działalność statutowa (działalność statutowa nieodpłatną lub odpłatna) podmiotu zgadza się z dziedziną zadania publicznego będącego przedmiotem konkursu,
h. jest czytelna tzn. wypełniona została maszynowo, komputerowo lub pismem drukowanym jednolicie w całości
i. jest spójna tzn. istnieje logiczne powiązanie pomiędzy celami zadania, szczegółowym zakresem rzeczowym zadania, opisem poszczególnych planowanych działań a kosztorysem zadania i oczekiwanymi efektami realizacji,
j. termin realizacji zadania zgadza się z terminem wymaganym w regulaminie zadania,
k. kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania jest poprawna pod względem formalno-rachunkowym,
l. kosztorys zadania ze względu na rodzaj kosztów uwzględnia sposób kalkulacji kosztów,
UWAGA! Niespełnienie któregokolwiek z wyŜej wymienionych warunków powoduje odrzucenie oferty ze względów formalnych.
OCENA MERYTORYCZNA OFERTY
Oferty rozpatrzone pod względem formalnym są zbiorczo przekazywane do Komisji Konkursowej, która dokonuje oceny merytorycznej i przygotowuje dla Zarządu Województwa wykaz ofert, którym rekomenduje udzielenie dotacji oraz wykaz ofert, którym nie rekomenduje przyznania dotacji.
1. Przyjmuje się następujące kryteria przy ocenie merytorycznej złoŜonych ofert:
Lp. Nazwa
wskaźnika
Opis kryterium Punktacja
WAGA WSKAśNIKA 0.3 30 punktów Określenie zespołu realizującego zadanie, jego
kwalifikacje i rozpisanie funkcji jego członków 5 Doświadczenie podmiotu i partnerów w
realizacji zadań podobnych, takŜe finansowe 10 Posiadanie rekomendacje dla podmiotu i
partnerów, w tym jednostek samorządu terytorialnego, instytucji publicznych, innych organizacji pozarządowych oraz innych podmiotów
5 1.
Ocena moŜliwości
realizacji zadania przez
podmiot
Ocena realizacji zadań zleconych oferentowi w poprzednim okresie (rzetelność, terminowość i sposób rozliczenia otrzymanych środków)
10
WAGA WSKAśNIKA 0.3 30 punktów Regionalny charakter projektu (znaczenie
projektu dla regionu lub wojewódzki zasięg) 10 Diagnoza problemu, przydatność projektu z
punktu widzenia beneficjentów 5
Innowacyjność, modelowy charakter projektu 10 2. Ocena projektu
Realność wykonania 5
WAGA WSKAśNIKA 0.3
30 punktów Rzetelny, realny opis planowanych działań, 10 Kwalifikowalność kosztów oraz realność iklarowność kalkulacji kosztów 10
Wysokość wkładu własnego 5
3.
Opis planowanych
działań i budŜet zadania
Wielość źródeł finansowania projektu 5
4. Efekty realizacji
WAGA WSKAśNIKA 0.1
10 punktówzadania Trwałość lub powtarzalność projektu
10
Suma 100
UWAGA! Projekty, które uzyskają w ocenie merytorycznej poniŜej 60 pkt, nie uzyskują rekomendacji do dofinansowania.
