załącznik nr 2 do zarządzenia nr 428/07 z dnia 31.12.2007 r.
REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWYCH
W URZĘDZIE MIASTA KĘTRZYN
PRZEPISY OGÓLNE
§ 1
1. Regulamin Pracy Komisji Przetargowych w Urzędzie Miasta Kętrzyn, zwany dalej „Regulaminem Komisji”
określa zasady powoływania komisji przetargowych prowadzących postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zasady działania komisji oraz zakres obowiązków poszczególnych jej członków.
2. Komisja prowadzi działania, zmierzające do udzielenia zamówienia publicznego, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655), zwanej dalej „Ustawą”, aktami wykonawczymi do ustawy oraz "Regulaminem wewnętrznym udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Kętrzyn".
§ 2
1. Komisja jest zespołem pomocniczym Burmistrza Miasta powoływanym do przygotowania i przeprowadzenia lub do przeprowadzenia określonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.
2. Komisja pracuje w składzie co najmniej 3 członków:
a) Przewodniczący Komisji b) z-ca Przewodniczącego Komisji c) sekretarz Komisji
d) członkowie Komisji
3. Imienny skład Komisji kaŜdorazowo zatwierdzany jest przez Burmistrza Miasta w drodze zarządzenia.
4. Odwołanie członka Komisji i uzupełnienie jej składu następuje w tym samym trybie, co powołanie.
5. Odwołanie członka Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego moŜe nastąpić wyłącznie w sytuacji:
a) nie wykonywania nałoŜonych na niego obowiązków lub obowiązków wynikających z przepisów prawa, postanowień regulaminów,
b) wyłączenia członka Komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w przypadkach określonych w § 5 ust. 2 niniejszego Regulaminu Komisji.
c) jeŜeli z powodu innej przeszkody nie moŜe on brać udziału w pracach Komisji.
6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, jeŜeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, Burmistrz Miasta, z własnej inicjatywy lub na wniosek Komisji , moŜe powołać biegłych. Biegły przedstawia opinię na piśmie, a na Ŝądanie Komisji bierze udział w jej pracach z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień. Osoby te nie biorą udziału w ocenie ofert. Ich udział zostanie odnotowany w załączniku do protokołu postępowania. Przed przystąpieniem do
wykonywania jakichkolwiek czynności, osoby te składają stosowne oświadczenia z art. 17 Ustawy na drukach ZP-11.
§ 3
1. Członkowie Komisji wykonują powierzone im czynności rzetelnie i obiektywnie, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem.
2. Członkowie Komisji maja prawo i obowiązek uczestnictwa we wszystkich pracach Komisji.
3. Członkowie Komisji mają prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą Komisji.
4. Członkowie Komisji nie mogą bez zgody Przewodniczącego Komisji ujawniać Ŝadnych informacji związanych z pracami komisji.
5. Członkowie Komisji mają prawo zgłoszenia w kaŜdym czasie pisemnych zastrzeŜeń dotyczących pracy Komisji do Przewodniczącego Komisji lub Burmistrza Miasta.
6. Członkowie Komisji (pracownicy Urzędu Miasta w Kętrzynie – będący w stosunku pracy z Zamawiającym) swoje zadania wykonują w ramach obowiązków słuŜbowych. PrzełoŜony członka Komisji jest obowiązany umoŜliwić członkowi udział w pracach Komisji.
II. TRYB PRACY KOMISJI
§ 4
1. Komisja rozpoczyna działalność z dniem jej powołania, kończy z chwilą zatwierdzenia przez Burmistrza Miasta protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
2. Komisja obraduje na posiedzeniach zwoływanych przez Przewodniczącego Komisji.
3. Do podjęcia skutecznych decyzji przez Komisję konieczna jest obecność większości powołanych jej członków (nie mniej niŜ trzech), w tym Przewodniczącego, lub jego zastępcy.
4. Pracami Komisji kieruje jej Przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności zastępca przewodniczącego komisji.
5. Komisja podejmuje decyzje zwykłą większością głosów, a w przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego.
6. Uczestnictwo w posiedzeniach Komisji jest obowiązkowe. W wypadkach szczególnie uzasadnionych, wynikających z wykonywania obowiązków słuŜbowych, dopuszcza się usprawiedliwioną nieobecność członka Komisji na posiedzeniu. Decyzję w sprawie usprawiedliwienia nieobecności członka Komisji na posiedzeniu podejmuje Przewodniczący Komisji. Decyzję o usprawiedliwieniu nieobecności Przewodniczącego Komisji podejmuje z-ca Przewodniczącego Komisji.
§ 5
1. Członkowie Komisji niezwłocznie po zapoznaniu się z oświadczeniami lub dokumentami złoŜonymi przez Wykonawców, składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy.
2. Przewodniczący Komisji niezwłocznie wyłącza z jej prac członka, który:
a) złoŜył oświadczenie o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy,
b) nie złoŜył oświadczenia w terminie wyznaczonym przez Przewodniczącego Komisji,
c) złoŜył oświadczenie niezgodne z prawdą – w takim wypadku wyłączenie następuje z chwilą uzyskania wiadomości wskazujących na nieprawdziwość oświadczenia.
3. Informację o wyłączeniu członka Komisji Przewodniczący Komisji przekazuje Burmistrzowi Miasta, który podejmuje decyzję o odwołaniu członka ze składu Komisji i ewentualnym powołaniu w jego miejsce nowego członka Komisji. Nowy członek składa oświadczenie, o którym mowa w ust. 6 , w najkrótszym moŜliwym terminie.
4. Wobec Przewodniczącego Komisji czynności odebrania oświadczenia i ewentualnego wyłączenia dokonuje bezpośrednio Kierownik Zamawiającego, podejmując decyzję o jego odwołaniu i powołaniu w jego miejsce nowego Przewodniczącego Komisji.
5. Czynności dokonane samodzielnie przez członka Komisji po powzięciu przez niego wiadomości o zaistnieniu okoliczności skutkujących jego wyłączeniem są niewaŜne.
6. Czynności Komisji, jeŜeli zostały dokonane z udziałem takiego członka, powtarza się, chyba Ŝe postępowanie powinno zostać uniewaŜnione. Nie powtarza się czynności otwarcia ofert oraz czynności faktycznych nie wpływających na wynik postępowania.
§ 6 1. Ustalenia Komisji następują w formie pisemnej.
2. Przewodniczący Komisji podpisuje pisma kierowane do Wykonawców i ogłoszenia umieszczane na tablicy ogłoszeń.
3. Protokoły z prac Komisji podpisują wszyscy członkowie biorący udział w pracach Komisji. W przypadku nieobecności członka Komisji w trakcie wykonywania czynności na protokole umieszcza się adnotację
„nieobecny”.
III. ZADANIA KOMISJI PRZETARGOWEJ
§ 7
1. Do zadań Komisji naleŜy przygotowanie i przeprowadzenie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
2. Komisja przetargowa w szczególności:
1) zapoznaje się z dokumentami stanowiącymi podstawę do opracowania wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
2) ocenia, czy zachodzi konieczność powołania biegłych i rzeczoznawców lub innych osób, których obecność będzie niezbędna przy sporządzaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
3) przygotowuje projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert, zapytania o cenę, zaproszenia do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki lub inne przewidziane ustawą i przekazuje do akceptacji Burmistrza Miasta,
4) przygotowuje ogłoszenia odpowiednie dla właściwych trybów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i przekazuje do akceptacji Burmistrza Miasta, a następnie zamieszcza je we wskazanych w ustawie publikatorach,
5) przygotowuje projekty innych wymaganych ustawą dokumentów i przedkłada je do zatwierdzenia Burmistrzowi Miasta,
6) udostępnia specyfikację istotnych warunków zamówienia zainteresowanym wykonawcom, przyjmuje, jak równieŜ przygotowuje i udziela odpowiedzi na pytania zgłaszane przez Wykonawców, dotyczące treści SIWZ (stosownego zaproszenia),
7) prowadzi negocjacje lub dialog z zaproszonymi Wykonawcami, w szczególności:
a) negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego, b) sporządza protokół z negocjacji z zaproszonymi Wykonawcami,
c) w uzasadnionym przypadku powtarza negocjacje z wybranymi Wykonawcami;
8) zaprasza do składania ofert Wykonawców, którzy stawili się na negocjacjach i z którymi zostały przeprowadzone negocjacje lub dialog,
9) dokonuje komisyjnego otwarcia ofert w miejscu i terminie określonym w ogłoszeniu (zaproszeniu), 10) przyjmuje oświadczenia wykonawców złoŜone podczas części jawnej i ustosunkowuje się do nich
podejmując stosowne działania,
11) bada oferty pod względem formalnym, zgodnie z przepisami ustawy, wydanymi do niej przepisami wykonawczymi oraz postanowieniami specyfikacji,
12) Ŝąda udzielenia przez wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złoŜonych przez nich ofert, w granicach określonych ustawą,
13) poprawia w tekście oferty omyłki wykonawcy, w zakresie ustalonym ustawą,
14) wzywa wykonawców do uzupełnienia braków formalnych oferty w zakresie ustalonym ustawą, 15) bada oferty pod względem merytorycznym,
16) w przypadku stwierdzenia, Ŝe złoŜona oferta zawiera raŜąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwraca się w formie pisemnej do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny,
17) dokonuje oceny ofert niepodlegających odrzuceniu zgodnie z kryteriami oceny ofert określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
18) przygotowuje i przekazuje do akceptacji Burmistrza Miasta propozycje:
a) wykluczenia określonych wykonawców z postępowania b) odrzucenia określonych ofert,
c) wyboru najkorzystniejszej oferty, d) uniewaŜnienia postępowania,
19) sporządza protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego za zasadach określonych ustawą, 20) opracowuje ogłoszenie o udzieleniu zamówienia oraz zamieszcza je we wskazanych w ustawie
publikatorach,
21) przedstawia na bieŜąco do akceptacji radcy prawnemu Urzędu Miasta w Kętrzynie dokumentację z prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz współpracuje z nim w zakresie prowadzonego postępowania,
22) przyjmuje protesty, zawiadamia o wniesieniu protestu wszystkich uczestniczących w postępowaniu wykonawców, wzywa ich do wzięcia udziału w postępowaniu toczącym się w wyniku wniesienia protestu, informuje o zawieszeniu biegu terminu związania ofertą, w razie koniczności wzywa do przedłuŜenia waŜności wadium lub wniesienia nowego wadium,
23) analizuje wnoszone protesty oraz przygotowuje projekt odpowiedzi na protest, który przekazuje do zatwierdzenia Burmistrzowi Miasta,
24) uczestniczy w rozpatrywaniu ewentualnych środków prawnych, tj. protestów, odwołań i skarg,
25) przekazuje rozstrzygnięcie protestu wraz z uzasadnieniem oraz pouczeniem o sposobie i terminie wniesienia odwołania jednocześnie podmiotowi, który wniósł protest, oraz wykonawcom, którzy przystąpili do postępowania toczącego się w wyniku wniesienia protestu, a jeŜeli protest dotyczy treści ogłoszenia lub postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, zamieszcza równieŜ na stronie internetowej, na której jest udostępniana,
26) w przypadku uwzględnienia protestu, powtarza oprotestowaną czynność lub dokonuje czynności bezprawnie zaniechanej,
27) w uzasadnionych przypadkach zwraca się do wykonawców o wyraŜenie zgody na przedłuŜenie terminu związania ofertą,
28) w przypadku, gdy wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy, komisja przygotowuje i przedkłada do akceptacji Burmistrza Miasta propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
3. Burmistrz Miasta moŜe takŜe powierzyć Komisji dokonanie innych, niŜ określone w ust. 2 , czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz czynności związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
4. Burmistrz Miasta moŜe powierzyć pisemnie wykonywanie zastrzeŜonych dla niego czynności, określonych w niniejszym Regulaminie Komisji, pracownikom Urzędu Miasta Kętrzyn.
IV. OBOWIĄZKI CZŁONKÓW KOMISJI
§ 8 Przewodniczący Komisji w szczególności:
1) jest odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzenie lub za przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
2) zwołuje posiedzenia Komisji, ustala porządek prac oraz prowadzi jej prace;
3) nadzoruje opracowywanie i przygotowanie przez sekretarza Komisji dokumentacji dotyczącej prowadzonego postępowania oraz sprawdza jej kompletność;
4) przedkłada Burmistrzowi Miasta do zatwierdzenia projekty dokumentów przygotowanych przez Komisję Przetargową w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
5) nadzoruje zamieszczanie ogłoszeń we wskazanych w ustawie publikatorach;
6) reprezentuje Zamawiającego podczas publicznego otwarcia ofert:
a) otwiera posiedzenie,
b) przedstawia przybyłym na otwarcie ofert skład osobowy Komisji oraz osoby zaproszone (biegli), podając m.in.
ich funkcję w Komisji,
c) podaje kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
d) w negocjacjach z ogłoszeniem lub bez ogłoszenia albo negocjacjach z jednym Wykonawcą, bądź w dialogu konkurencyjnym sprawdza czy reprezentanci Wykonawców są upowaŜnieni do występowania w imieniu podmiotów składających oferty,
e) dokonuje otwarcia złoŜonych ofert tzn. przedstawia przedmiot zamówienia, odczytuje imię i nazwisko, nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) Wykonawcy, którego oferta jest otwierana oraz zaproponowane ceny, a takŜe termin wykonania zamówienia publicznego, okres gwarancji, warunki płatności zawarte w ofercie, jeŜeli były wymagane,
f) nadzoruje niezwłoczne odnotowanie odczytywanych informacji przez sekretarza Komisji w protokole postępowania o zamówienie publiczne, z zachowaniem przyjętej numeracji ofert,
g) udziela głosu przedstawicielom Wykonawców, obecnym na otwarciu ofert, w zakresie składanych wyjaśnień i ewentualnych oświadczeń,
h) zamyka część jawną postępowania;
7) przyjmuje od członków Komisji oświadczenia, w zakresie podlegania wykluczeniu z postępowania o zamówienie publiczne na podstawie art. 17 Ustawy oraz informuje Burmistrza Miasta o konieczności odwołania członka Komisji;
8) nadzoruje pracę Komisji w zakresie badania ofert pod względem ich waŜności poprzez ustalenie czy:
a) oferta została złoŜona w terminie,
b) została zachowana prawidłowa forma oferty,
c) wpłacono wadium w terminie i na warunkach określonych w SIWZ lub stosownym zaproszeniu do składania ofert,
d) oferta została podpisana przez upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy;
9) kontroluje pracę Komisji podczas badania, czy Wykonawcy nie podlegają wykluczeniu lub oferty odrzuceniu zgodnie z Ustawą;
10) przewodniczy negocjacjom z Wykonawcami na temat warunków realizacji dostaw, świadczenia usług, wykonywania robót budowlanych (w przypadkach, gdy zamówienie udzielane jest w trybie: negocjacji z ogłoszeniem lub bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki);
11) prowadzi dialog z wybranymi Wykonawcami;
12) wnioskuje do Burmistrza Miasta o zasięgniecie opinii biegłych, wskazując przedmiot i zakres opiniowania oraz uzasadnienie konieczności skorzystania z wiadomości specjalnych;
13) współuczestniczy w wyborze oferty;
14) przedkłada Burmistrzowi Miasta do zatwierdzenia protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
15) informuje Głównego Księgowego Urzędu Miasta w Kętrzynie o obowiązku przyjmowania i zwrotu wadium oraz zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy;
16) przekazuje niezwłocznie po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pracownikowi ds. zamówień publicznych dokumentację z przeprowadzonego postępowania w celu jej przechowywania przez okres co najmniej 4 lat, od zakończenia postępowania, w sposób gwarantujący nienaruszalność ofert;
17) zleca członkom Komisji wykonanie innych zadań związanych z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, niezbędnych do prawidłowej pracy Komisji;
18) informuje na bieŜąco Burmistrza Miasta o przebiegu prac Komisji, w tym o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
§ 9 Sekretarz Komisji w szczególności:
1) prowadzi obsługę organizacyjno-biurową Komisji;
2) przygotowuje dokumentację dotyczącą prowadzonego postępowania o zamówienie publiczne;
3) sporządza protokół postępowania o zamówienie publiczne, 4) odpowiada za organizację kontaktów z Wykonawcami;
5) sporządza protokół z prowadzonych negocjacji;
7) czuwa nad prawidłową realizacją zasady jawności postępowania, a zwłaszcza udostępnianiem protokołu wraz z całą dokumentacją zainteresowanym;
8) przygotowuje niezwłocznie po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dokumentację z przeprowadzonego postępowania do przekazania pracownikowi ds. zamówień publicznych;
9) wykonuje inne zadania, zlecone przez Przewodniczącego Komisji, wynikające z prowadzonej procedury.
§ 10 Członkowie Komisji w szczególności:
1) mają prawo i obowiązek uczestnictwa we wszystkich pracach Komisji;
2) rzetelnie i obiektywnie wykonują powierzone im czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem;
3) zapoznają się wnikliwie ze sprawami będącymi przedmiotem prac Komisji;
4) mają prawo wglądu we wszystkie dokumenty związane z pracą Komisji;
5) doskonalą znajomość przepisów o zamówieniach publicznych, w szczególności na bieŜąco zaznajamiają się ze zmianami;
6) niezwłocznie po zapoznaniu się z oświadczeniami lub dokumentami złoŜonymi przez Wykonawców w celu potwierdzenia spełnienia stawianych im warunków składają pisemne oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności określonych w art. 17 ust. 1 Ustawy;
7) oceniają złoŜone oferty wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych w SIWZ (stosownym zaproszeniu) w celu wyboru najkorzystniejszej oferty;
8) sporządzają pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny ofert, chyba Ŝe zostało sporządzone zbiorcze zestawienie oceny ofert;
9) członkowie komisji wyznaczeni z komórek wnioskujących są odpowiedzialni za badanie oferty pod kątem jej zgodności z opisem przedmiotu zamówienia oraz szacunkową wartością zamówienia;
10) w uzasadnionych przypadkach mogą niezwłocznie złoŜyć zdanie odrębne zawierające szczegółowe uzasadnienie, jeŜeli nie zgodzą się z większością;
11) na równych prawach traktują wszystkie podmioty ubiegające się o zamówienie publiczne;
12) zachowują tajemnicę na temat okoliczności ujawnionych w toku postępowania, w szczególności zakazany jest kontakt z Wykonawcami, ubiegającymi się o zamówienie;
13) w trakcie pracy Komisji są nieusuwalni i niezawiśli;
14) wykonują inne zadania, zlecone przez przewodniczącego Komisji, wynikające z przyjętej procedury postępowania.
IV. ZASADY ODPOWIEDZIALNOŚCI CZŁONKÓW KOMISJI
§ 11
1. Naruszenie zasad, form i trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych jest traktowane jako naruszenie dyscypliny finansów publicznych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r.
o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.), a osoby winne naruszenia dyscypliny finansów publicznych ponoszą odpowiedzialność, takŜe w przypadku winy nieumyślnej.
2. Naruszenie prawa w związku z udzieleniem zamówień publicznych moŜe spowodować odpowiedzialność karną i odpowiedzialność karną za przestępstwo skarbowe lub odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3. Osoby naruszające zasady określone w niniejszym Regulaminie podlegają ponadto odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej.
4. Posługiwanie się niniejszym Regulaminem nie zwalnia z odpowiedzialności za prowadzenie postępowania zgodnie z przepisami prawa.
Burmistrz Miasta Krzysztof Hećman
