Werksessie B: Specifieker, Andre van Delft

2 Halveer je Beheer?

Halveer je Beheer?

 Stuur specifieker op kwaliteit van onderhoud. Verzamel niet méér

informatie, maar de juiste informatie op het juiste moment. Leg dit zo vast dat zowel technische medewerkers als bestuurders grip krijgen op

onderhoudskwaliteit 2 S p e c ifi e k e r -1 e s e s s ie

Misvattingen

 Meer data leveren betere informatie op en daardoor betere beslissingen

 Bestuurders en technische medewerkers spreken dezelfde taal

 Bestuurders en technische medewerkers hebben dezelfde belangen

 Het is duur om data te verzamelen

S p e c ifi e k e r -1 e s e s s ie

Enkele begrippen

 Informatiemanagement:

– verzameling van data

– structurering van data

– analyse

– ontsluiting

 Data – informatie – kennis

4 Halveer je Beheer? S p e c ifi e k e r -1 e s e s s ie

Wat is eigenlijk de doelstelling?

 Moeten de kosten omlaag, de opbrengsten omhoog, sturen we op waarde, of alle drie?

 Doelstelling van onderhoudsplanning: ondersteuning van beleidsbepaling of uitvoeren van onderhoud?

S p e c ifi e k e r -1 e s e s s ie

De MJOB

 Vaak operationeel en technisch voor en door (bouw)technische medewerkers

..en niet van de afdelingen verhuur, strategie en financiën

 Efficiënt en doelmatig beheren en onderhouden is doel .. .. en niet het uitvoeren van onderhoud

 Middel om te sturen op gewenste kwaliteit en financiële continuïteit

 Nu: MJOB als programma en onderhoudsplan

 Toekomst: als input voor de bedrijfswaarde en als één van de sturingsonderdelen binnen vastgoedsturing

 Tactische en strategische aspect van onderhoudsplanning

 MJOB kan globaler en minder gedetailleerd, reductie van kosten

6 Halveer je Beheer? S p e c ifi e k e r -1 e s e s s ie

Voorbeeld buiten de sector

 Beheer openbare ruimte en infrastructuur van het Havenbedrijf. HbR heeft prestatie contracten met aannemer

 Er is vastgelegd welke kwaliteit vereist is

 De aannemer wordt getoetst en de aannemer toetst zichzelf en rapporteert daarover

 De product en proces prestaties worden gemonitord door opdrachtgever

 Dit gebeurt door KPI’s met ‘drilldown’ mogelijheden

 Is dit denkbaar in corporatiewereld? S p e c ifi e k e r -1 e s e s s ie

Probleem en oplossingsrichting

 Juiste verbindingen tussen lagen ontbreken nu

 Geen integraal gebruik van informatie

 Gescheiden werelden

 Te gedetailleerd

 Niet up to date

 Lastig combineren en aggregeren

8 Halveer je Beheer? S p e c ifi e k e r -1 e s e s s ie Data- en informatiestromen Impact Wederzijdse beïnvloeding

Strategie

Wat is specifiek? Juiste informatie op juiste moment bij juiste personen! Toegaan naar een geschikt informatiesysteem

 Verzamelen

– Conditiemeting is (te) duur op de manier waarop het nu wordt uitgevoerd, dus bijv. door aannemer laten doen, meer integraal, andere technieken

 Structureren

– Vooraf prioriteren van bouwdelen en locaties, daardoor gerichter inspecteren, en meer doelmatig onderhoud

– Van algemene conditiemeting naar risicogestuurd onderhoud

• Niet kritische bouw- en installatiedelen

• Kritische bouw- en installatiedelen (aanvullende criteria en maatregelen)

 Analyseren

– Risicoparameters (beleid en techniek)

 Ontsluiten S p e c ifi e k e r -1 e s e s s ie

Vragen

 Wat is de juiste informatie (en voor welk doel) ?

 Is deze informatie behoefte gelijk voor iedereen binnen de organisatie?

 Hoe verkrijg ik deze informatie?

 Hoe houd ik deze informatie up to date?

Stelling

 Totaal onderhoud 2011 is landelijk gemiddeld per VHE €1.343. Dit kan door ander informatiemanagement met juiste monitoring o.b.v. juiste informatie naar beneden. 10 Halveer je Beheer? S p e c ifi e k e r -2 e s e s s ie

Opdrachtgever: DEMO Consultants Project: Halveer je beheer?

Auteur: André van Delft

12 Halveer je Beheer?

Integrale inspecties

 Bij integrale inspecties wordt gekeken naar:

– de technische staat van bouw- en installatiedelen

– de veiligheid van installaties

– de kwaliteit van de binnenlucht

– de energieprestatie

– de functionele kwaliteit

– de brandveiligheid, asbest en andere regelgeving gerelateerde zaken

 Voordelen van integrale inspecties

– Lagere inspectiekosten

– Beperkte privacy hinder voor de huurders.

– Mogelijkheid om de geconstateerde tekortkomingen en risico’s integraal af te kunnen wegen om de juiste herstelprioriteiten te kiezen.

– Planmatig onderhoud, mutatieonderhoud, energiebesparing en verbeterprojecten moeten worden afgestemd en geïntegreerd.

 Onderhoudsbeleid, portfoliomanagement, risicomanagement en energiemaatregelen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden

Instrumenten voor integrale inspecties

 Data entry-software met consistentiechecks

 Opnamehandleiding en inspectieprotocol

 Instructiemateriaal en protocol proefopnamen

 Centrale database als fundering voor informatie uitwisseling

 Voortgangsinformatiesysteem

 Protocol kwaliteitsbewaking

 Helpdesk inspecteurs en bewoners

 Protocol controle- en verificatieopnamen