ZAPYTANIE OFERTOWE nr PR /12/MK/2013. na zakup i dostawę materiałów konferencyjnych w ramach projektu Laboratorium edukacji.

(1)

Gdynia, dnia 21.08.2013r.

ZAPYTANIE OFERTOWE nr PR-9321-23/12/MK/2013 na zakup i dostawę materiałów konferencyjnych w ramach projektu

„Laboratorium edukacji”.

I. Nazwa i adres Zamawiającego:

Miasto Gdynia – Powiatowy Urząd Pracy w Gdyni ul. H. Kołłątaja 8

81 – 332 Gdynia

tel: 58 620-49-54; fax: 58 621-06-95

Osoba uprawniona do kontaktów z Wykonawcami:

Marta Kanczkowska – Koordynator projektu e-mail: projekty@pupgdynia.pl

tel. 58 620-49-54 w.116

II. Tryb udzielania zamówienia

Zapytanie cenowe zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro, obowiązującym w Powiatowym Urzędzie Pracy w Gdyni.

III. Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Priorytet IX – Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działanie 9.6 Upowszechnienie uczenia się dorosłych, Poddziałanie 9.6.3 Doradztwo dla osób dorosłych w zakresie diagnozy potrzeb oraz wyboru kierunków i formy podnoszenia swoich kompetencji i podwyższania kwalifikacji POKL.

IV. Przedmiot zamówienia

1. Zakup i dostawa notesów z nadrukiem (80 sztuk)

2. Zakup i dostawa długopisów metalowych z nadrukiem / grawerem (80 sztuk) 3. Zakup i dostawa pendrive’ów z nadrukiem (80 sztuk)

4. Zakup i dostawa toreb ekologicznych bawełnianych z nadrukiem (80 sztuk)

5. Zakup i dostawa podstawek pod telefon komórkowy z nadrukiem / grawerem (80 sztuk)

Wymagania dot. notesów:

 notes A4 klejony (klejenie górnej krawędzi, spód podklejany kartonem), bez okładki

 ilość kartek: 50

 nadruk kolorowy - zawierać musi: logo projektu (przekazane przez Zamawiającego) oraz logotypy i informację o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach

(2)

Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z „Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”;

 Wykonawca przygotuje do 3 różnych propozycji wizualizacji notesu;

 projekty należy dostarczyć w wersji podglądowej w formacie PDF lub JPG;

Wymagania dot. długopisów:

 długopis metalowy, wyposażony we wkład w kolorze niebieskim;

 nadruk / grawerowanie musi zawierać: logo projektu (w załączeniu) oraz logotypy - zgodnie z „Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”;

 Wykonawca przygotuje do 3 różnych propozycji wizualizacji długopisu;

 projekty należy dostarczyć w wersji podglądowej w formacie PDF lub JPG.

Wymagania dot. pendrive’ów:

 pendrive w kształcie karty kredytowej;

 pojemność 2 GB

 nadruk kolorowy - zawierać musi: logo projektu (w załączeniu) oraz logotypy i informację o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z „Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”;

 Wykonawca przygotuje do 3 różnych propozycji wizualizacji pendrive’a;

Wymagania dot. toreb ekologicznych:

 torba ekologiczna, bawełniana, 1-kolorowa; wymiar: 38cm x 42 cm

 nadruk zawierać musi: logo projektu (w załączeniu) oraz logotypy i informację o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z „Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”;

 Wykonawca przygotuje do 3 różnych propozycji wizualizacji torby;

Wymagania dot. podstawek pod telefon komórkowy:

 grawer / nadruk - zawierać musi: logo projektu (w załączeniu) oraz logotypy i informację o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z „Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”;

 Wykonawca przygotuje do 3 różnych propozycji wizualizacji podstawki;

V. Termin realizacji zamówienia

Zamówienie musi zostać zrealizowane do 17.09.2013r.

(3)

VI. Kryteria wyboru oferty

1. Wybór najkorzystniejszej oferty dokonany będzie w oparciu o następujące kryterium: cena brutto – 100%.

2. Cenę oferty stanowi łączna cena brutto (wraz z podatkiem VAT), jaką Zamawiający jest zobowiązany zapłacić Wykonawcy za oferowany przedmiot zamówienia.

3. Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją zamówienia i nie może ulec zmianie.

4. Cena brutto musi być wyrażona w polskich złotych, liczbowo i słownie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

5. Ocena kryterium ceny dokonana zostanie według wzoru:

Lp = (Cn / Co) x 100 gdzie: Lp = liczba punktów,

Cn = cena brutto najniższa wśród ofert, Co = cena brutto danego wykonawcy,

Otrzymana ilość punktów zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.

6. Zamówienie zostanie udzielone wykonawcy, który otrzyma najwyższą ilość punktów.

VII. Sposób przygotowania oferty

1. Ofertę należy sporządzić wg formularza oferty, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, złożenie większej liczby ofert spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę.

3. Oferta musi zostać sporządzona w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej, pod rygorem nieważności.

4. Oferta ma być napisana czytelnie, najlepiej pismem komputerowym lub inną czytelną i trwałą techniką.

5. Oferta Wykonawcy wraz z załącznikami musi zostać podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną przez Wykonawcę w miejscu do tego wskazanym. Pozostałe strony oferty powinny być zaparafowane. Zamawiający nie wymaga podpisywania czystych stron.

6. Poprawki powinny być naniesione poprzez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisane przez Wykonawcę.

VIII. Miejsce oraz termin składania ofert:

1. Ofertę z dopiskiem: „Oferta na zakup i dostawę materiałów konferencyjnych, w ramach projektu „Laboratorium edukacji” należy złożyć w siedzibie Zamawiającego.

2. Termin składania ofert upływa dnia 28.08.2013r. o godz. 15:00 Decydujące znaczenie dla oceny zachowania terminu składania ofert ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej nadania przesyłką pocztową lub kurierską.

3. Ofertę należy złożyć w jeden z następujących sposobów:

a) osobiście w siedzibie Zamawiającego: Powiatowy Urząd Pracy w Gdyni, ul. Kołłątaja 8, 81-332 Gdynia, w pokoju nr 101 kancelaria (I piętro) od poniedziałku do piątku

(4)

b) listownie na adres: Powiatowy Urząd Pracy w Gdyni, ul. Kołłątaja 8, 81-332 Gdynia;

c) za pośrednictwem faksu na nr: 58 621-06-95;

d) za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: projekty@pupgdynia.pl – oferta musi być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

IX. Uwagi końcowe

1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, o wynikach postępowania.

2. Wykonawcy nie przysługują środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010, Nr 113, poz. 759, z późn. zm.).

(5)

Załącznik nr 1 FORMULARZ OFERTY

Dane Wykonawcy:

Nazwa firmy: ………

Adres firmy: ………..

NIP: ………...

REGON: ………

Numer konta bankowego:………..

Numer telefonu:……….

Numer faksu:………..

Osoba upoważniona do podpisywania umowy (imię, nazwisko i stanowisko):

……….………..………...

Osoba wyznaczona do kontaktów z Powiatowym Urzędem Pracy w Gdyni:

………..………...

Dane Zamawiającego:

Miasto Gdynia – Powiatowy Urząd Pracy w Gdyni ul. H. Kołłątaja 8

81 – 332 Gdynia

tel: 58 620-49-54; fax: 58 621-06-95

I. Zobowiązanie Wykonawcy:

Odpowiadając na zapytanie ofertowe nr PR-9321-23/12/MK/2013 z dnia 21.08.2013r. na zakup i dostawę materiałów konferencyjnych, w ramach projektu „Laboratorium edukacji” oferujemy wykonanie zamówienia zgodnie z wymogami zawartymi w zapytaniu za następujące ceny:

1. Opracowanie, wykonanie i dostawa notesów (80 szt.):

wartość netto …………... zł (słownie: ... złotych) VAT ... zł (słownie: ... złotych) wartość brutto …... zł (słownie : ... złotych).

2. Opracowanie, wykonanie i dostawa długopisów (80 sztuk):

(6)

3. Opracowanie, wykonanie i dostawa pendrive’ów (80 sztuk):

4. Opracowanie, wykonanie i dostawa toreb ekologicznych (80 sztuk):

5. Opracowanie, wykonanie i dostawa podstawek pod telefon komórkowy (80 sztuk):

Łączna wartość zamówienia brutto ……….. (słownie:………..).

II. Oświadczam, że zapoznałem/am się z treścią Zapytania ofertowego i nie wnoszę do niego zastrzeżeń oraz zdobyłem/am informacje niezbędne do właściwego wykonania przedmiotu zamówienia.

III. Oferuję realizację zamówienia w sposób, który został opisany w Zapytaniu ofertowym.

IV. Oświadczam, że zapoznałem/am się ze wzorem istotnych postanowień do treści zawieranej umowy (załącznik Nr 2) i przyjmuję go bez zastrzeżeń.

………... ………..

Data i miejsce Podpis oraz pieczęć osoby uprawnionej do składania

składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy

(7)

Załącznik 2 UMOWA NR ………

dot. zakupu i dostawy materiałów konferencyjnych, w ramach projektu „Laboratorium edukacji”

w ramach: Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki:

Priorytet IX – Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działanie 9.6 Upowszechnienie uczenia się dorosłych,

Poddziałanie 9.6.3 Doradztwo dla osób dorosłych w zakresie diagnozy potrzeb oraz wyboru kierunków i formy podnoszenia swoich kompetencji i podwyższania kwalifikacji

zawarta w dniu xxxxxxxxxxxxx r.

pomiędzy :

Miastem Gdynia - Powiatowym Urzędem Pracy w Gdyni, 81-332 Gdynia, ul. Kołłątaja 8, NIP:

586-12-13-088, REGON: 191927734, reprezentowanym przez………...

..……… ….., działającą na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Gdyni, zwanym w treści umowy Zamawiającym

a

………

(firma / imię i nazwisko)

………

………….

(adres)

zarejestrowanym w ………

(Sąd Rejestrowy / Urząd Gminy)

pod numerem: ………

NIP:……….

REGON: ………

reprezentowanym przez: ………

zwanym w treści umowy Wykonawcą o następującej treści:

W związku z tym, że wartość przedmiotowego zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro zawarto umowę nie stosując przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2010r., Nr 113, poz. 759 ze zm.) w oparciu o art. 4 pkt 8 tej ustawy.

§ 1

Niniejsza umowa reguluje zasady zakupu i dostawy materiałów konferencyjnych, w ramach projektu

„Laboratorium edukacji” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Poddziałania 9.6.3 „Doradztwo dla osób dorosłych w zakresie diagnozy potrzeb oraz wyboru kierunków i formy podnoszenia swoich kompetencji i podwyższania kwalifikacji"

Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

(8)

§ 2

1. Przedmiotem umowy jest zakup i dostawa materiałów konferencyjnych, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia zawartym w rozdziale IV Zapytania ofertowego.

§ 3

1. Strony zobowiązują się do wzajemnego przekazywania sobie niezwłocznie wszelkich informacji mogących mieć wpływ na realizację Umowy.

2. Do bieżącej współpracy, w zakresie wykonywania niniejszej Umowy upoważnione są następujące osoby:

a) Po stronie Zamawiającego: ……….., lub inne osoby wskazane przez Zamawiającego.

b) Po stronie Wykonawcy: ………. lub inne osoby wskazane przez Wykonawcę.

§ 4

1. Wykonawca zobowiązuje się do opracowania i wykonania notesów, długopisów, pendrive’ów, toreb ekologicznych oraz podstawek pod telefon komórkowy, zgodnie z wymaganiami zawartymi w pkt IV Zapytania ofertowego nr …………. z dnia

2. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu projekty: notesu, długopisu, pendrive’a, torby ekologicznej oraz podstawki pod telefon komórkowy w terminie 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy.

3. Po otrzymaniu od Wykonawcy projektów: notesu, długopisu, pendrive’a, torby ekologicznej oraz podstawki pod telefon komórkowy Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonania w nich drobnych poprawek, korekty treści, jak również wniesienia uwag o charakterze merytorycznym oraz dotyczących szaty graficznej. Wykonawca w ciągu 3 dni od uzyskania ostatecznej akceptacji projektów dostarczy zamówienie Zamawiającemu.

4. Wykonawca zrealizuje dostawę na własny koszt i ryzyko, w miejsce wskazane przez Zamawiającego tj. Powiatowy Urząd Pracy w Gdyni, ul. H. Kołłątaja 8, 81-332 Gdynia.

§ 5

1. Za wykonanie całego zakresu Przedmiotu Umowy Wykonawca otrzyma łączne wynagrodzenie (cena brutto), w wysokości ………….. zł brutto (słownie: ……… zł), obejmujące wszelkie obciążenia związane z realizacją Umowy oraz wynikające z przepisów obowiązującego prawa.

W powyższej kwocie zawarty jest koszt:

a) opracowania, wykonania i dostawy notesów (80 sztuk): wartość brutto …...zł (słownie : ... złotych);

b) opracowania, wykonania i dostawy długopisów (80 sztuk): wartość brutto …... zł (słownie : ... złotych);

c) opracowania, wykonania i dostawy pendrive’ów (80 sztuk): wartość brutto …... zł (słownie : ... złotych);

d) opracowania, wykonania i dostawy toreb ekologicznych (80 sztuk): wartość brutto

…... zł (słownie : ... złotych);

e) opracowania, wykonania i dostawy podstawek pod telefon komórkowy (80 sztuk): wartość brutto …... zł (słownie : ... złotych).

(9)

2. Wartość przedmiotu umowy, określona w ust. 1 zawiera wszystkie koszty niezbędne do należytego wykonania umowy, będące podstawą do wyliczenia ceny ofertowej.

3. Zapłata należności, o której mowa w ust. 1 będzie dokonana przez Zamawiającego, po dostarczeniu wszystkich materiałów konferencyjnych, na konto Wykonawcy wskazane w fakturze w terminie do 7 dni od daty dostarczenia przez Wykonawcę prawidłowo wystawionej faktury.

4. Za dzień wypłaty wynagrodzenia uznaje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.

§ 6

1. Zamawiający może odstąpić od umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku stwierdzenia nienależytego wykonywania bądź niewykonywania umowy przez Wykonawcę (z winy Wykonawcy), bez możliwości dochodzenia przez Wykonawcę jakiegokolwiek odszkodowania z tego tytułu.

2. W przypadku określonym w ust. 1 jak również w przypadku odstąpienia od realizacji umowy przez Wykonawcę, Wykonawca zobowiązany jest zapłacić Zamawiającemu karę umowną w wysokości 30% ceny brutto, o której mowa w § 5 ust. 1.

3. W przypadku gdyby kara określona w ust. 2 nie pokryła całej szkody poniesionej przez Zamawiającego, Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego.

4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącanie kar umownych z kwot przysługującego mu wynagrodzenia, z chwilą zapłaty faktury.

5. W przypadku zwłoki w terminie zapłaty za fakturę, o którym mowa w § 5 ust. 3 Wykonawca ma prawo do odsetek w wysokości ustawowej za każdy dzień zwłoki, licząc od następnego dnia po upływie terminu zapłaty.

§ 7

1. Oprócz przypadków wymienionych w kodeksie cywilnym Zamawiający może odstąpić od umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży już w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy.

2. Odstąpienie od umowy w przypadku, o którym mowa w ust. 1, może nastąpić w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy.

3. W przypadku wystąpienia zdarzenia, wymienionego w ust. 2 - nie stosuje się zapisów, o których mowa w § 6.

4. Przed upływem terminu na jaki została zawarta umowa, umowa może być w każdym czasie rozwiązana za zgodą Stron, a także rozwiązana przez każdą ze Stron z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

§ 8

1. Zmiana treści umowy może nastąpić jedynie za zgodą obu stron, w formie pisemnego aneksu do niniejszej umowy, pod rygorem nieważności.

2. Możliwa jest zmiana niniejszej umowy, na uzasadniony wniosek Wykonawcy / Zamawiającego.

Dokonywanie zmian jest możliwe o ile wynika to z okoliczności, których, pomimo zachowania należytej staranności, nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, i zmiany takie są niezależne od woli stron umowy lub są korzystne dla Zamawiającego.

(10)

§ 9

1. W sprawach nie uregulowanych w niniejszej umowie mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego, ustawy Prawo zamówień publicznych, kodeksu postępowania cywilnego oraz aktów wykonawczych do tych ustaw.

2. Spory wynikłe na tle stosowania niniejszej umowy Strony rozstrzygną na drodze polubownej, a w przypadku braku porozumienia podlegać będą rozpatrzeniu przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

3. Umowę sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Załączniki:

1. Formularz oferty

ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: