______________ klasy ERP w SGL Angraph
SGL Angraph je s t cz ę ś c ią m iędzynarodow ego koncernu SGL C AR BO N Group. Firma jest jedynym w Polsce producentem m ałogabarytow ych w yrobów z tw orzyw z węgla uszlachetnionego i grafitu oraz produkow anych na ich bazie elem entów do zastosowań przem ysłow ych.
1 7 .1 . Wy m a g a n i a
Przystępując do w drożenia system u klasy M PR ll/E R P w SGL A ngraph za podstawowy cel przyjęto m ożliw ość prześw ietlenia procesów produkcyjnych pod kątem pow staw ania kosztów. Konkurentam i SGL Angraph s ą firm y z całego świata, np. z Chin czy Brazylii. Aby z nimi w ygrać, firm a musi po pierwsze, obniżyć koszty, wynikające z błędów, niewiedzy, niskiej jakości, po drugie zw iększyć elastyczność działania tak, aby reagow ać na zm iany m akroekonom iczne, np. inflację czy kursy, po trzecie zw iększyć zysk dzięki produkowaniu opłacalnych w yrobów dla najlepszych klientów. O kreślając w ym agania w obec zintegrow anego system u w spom agającego zarządzanie, osoby odpow iedzialne za jego w ybór zw racały uw agę przede wszystkim na to czy w drożony system pom oże rozw iązać pow yższe kwestie.
Po analizie dostępnych na rynku rozwiązań SGL Angrpah zdecydow ał się ostatecznie na pakiet Im puls BPSC. Był on najbliższy w ym aganiom firm y i najlepiej dostosowany do jej rozm iarów. W ramach korporacji SG L Carbon funkcjonuje system SAP. W związku z tym konieczne było rów nież aby w ybrany system mógł
przekazyw ać dane w odpow iednim form acie do tego system u i aby uzyskał akceptację centrali. System Impuls BPSC spełnił rów nież to kryterium . Ze strony centrali oceny dokonyw ała osoba odpow iedzialna za w drożenie SAP w fabrykach SG L Carbon.
1 7 .2 . Za k r e s w d r o ż e n i a
Zakresem w drożenia objęty został system Im puls BPSC w zakresie modułów:
• Finanse - K sięgow ość - Koszty
• Kadry Płace
• Środki Trw ałe
• Produkcja
• G ospodarka M ateriałow a
• Dystrybucja
• CRM
oraz
System W spom agania Decyzji.
1 7 .3 . Ok r e ś l e n i e p o t r z e b
Od początku było w iadom o, że system Impuls BPSC trzeba będzie dostosow ać do specyficznych potrzeb i charakterystyki przedsiębiorstw a. W pierw szym etapie w drożenia przeprow adzono d o kła d n ą analizę potrzeb inform atycznych, aby dow iedzieć się, jakich m odyfikacji w system ie trzeba dokonać. Na podstaw ie analiz w ykonanych na tym etapie opracow ano rów nież kryteria odbioru w drożenia.
Skupiono się przede w szystkim na obszarach produkcji procesow ej i kontrolingu.
SGL Angraph dokładnie w iedział czego oczekuje od system u. O soby koordynujące w drożenie ze strony firm y m iały rów nież św iadom ość, że postać kontrolingu jest poch o d n ą procesu produkcji i w następnej kolejności innych procesów w firmie.
Produkcja procesow a jest zaw sze w yzw aniem dla system u MRP ll/ER P, ale w przypadku SGL Angraph obsłużenie produkcji procesow ej nie było najważniejszą kw e stią do rozw iązania. SGL Angraph je s t przedsiębiorstw em szczególnym , nie dlatego, że ma produkcję procesową, ale dlatego, że nie zadow ala się opisem
Analiza procesów produkcyjnych pod kątem powstawania kosztów. 1 8 9
księgowym. Dla firm y w ażna była przede w szystkim m ożliw ość uchw ycenia kosztów w miejscu ich pow staw ania, w edług rodzaju, ale także w rzeczyw istych proporcjach na poszczególne produkty i klientów, rów nież w prawdziwym podziale na koszty stałe i zm ienne w stosunku do każdego produktu. Jednym słowem , we w szystkich przekrojach i w każdym m om encie procesu.
W procesie produkcji w SG L Angraph w ystę p u ją także, typow e dla przem ysłu chemicznego braki (czyli niepełnow artościow e w yroby, których m ożna jednak ponownie użyć w produkcyjnym ), odpady (wadliwe wyroby, których ju ż nie można wykorzystać), straty (w w yniku procesów chem icznych). M oże też w ystępow ać przyrost masy, na przykład w procesie nasycania w ęgla ż yw icą lub metalem.
Materiały pom ocnicze m ogą zm ieniać w łaściw ości i zostać w ykorzystane w innych procesach. Ze w zględu na te zjaw iska w szystko trzeba rejestrow ać w artościow o i ilościowo niezależnie w kilku jednostkach. W ów czas uzyskuje się kontrolę nad zmianami w ystępującym i podczas procesu w poszczególnych fazach je g o przebiegu.
Służy to dwóm celom . Po pierwsze, uzyskaniu m ożliwości interw encji jeszcze w trakcie procesu, a nie dopiero wtedy, gdy proces się skończy. Jeśli dostatecznie
| wcześnie w idać, że jakiś param etr je st niewłaściwy, to w ów czas m ożna go zm ienić.
Dzięki tem u pow staje mniej braków, odpadów, m niejsze s ą straty. Po drugie, firmie posiada w iedzę o kosztach pow stających na każdym etapie produkcji. Ułatwione jest zapewnienie odpow iedniej jakości produktom . Na ogół w ym aga się, aby rejestracja procesu produkcji była powiązana z recepturą. W SGL Angraph musi istnieć powiązanie i z recepturą, i z m arszutam i, i z fa zą procesu (operacjam i). Proces uzyskuje w iele poziom ów analiz.
W firm ie zaplanow ano by każdy pracow nik posiadał m agnetyczną kartę identyfikacyjną, słu żą cą do rejestrow ania czasu pracy na zleceniu. Na tej podstawie system m oże dokonyw ać analiz zużycia sprzętu i pom iaru w ydajności. Dzięki temu zmniejsza się koszty am ortyzacji, a zw ierzchnicy uzysku ją le p szą kontrolę nad wykorzystaniem drogich i skom plikow anych m aszyn. D odatkowo należy uwzględnić fakt, że w SGL Angraph czas pracy m aszyny nie musi się równać czasowi pracy obsługującego ją człow ieka. K onieczne je st zatem osobne rozliczanie człowieka i m aszyny oraz program ow anie ich czasu pracy.
1 7 .4 . Ko n t r o l i n g w S G L An g r a p h
W SGL Angraph kontroling je st w ięc rozbudow any i ma cie ka w ą strukturę.
P odstaw ow ą z a sa d ą je st rejestrow anie um iejscow ionych kosztów w m iarę ich pow staw ania - i według tego wzoru - odzw ierciedlanie w system ie księgowym.
W ydzielone s ą M PK - m iejsca pow stawania kosztów, z których dane s ą zapisywane w układach syntetycznym i analitycznym . Ponadto dokonyw ane s ą analizy kosztów w stosunku do poszczególnych produktów w odniesieniu do konkretnych klientów, krajów, rynków, w łącznie z w łasnym koncernem , który także je s t produktem now osądeckiej firm y. Co m iesiąc spraw dzane s ą odchylenia od założonego budżetu.
W yniki analiz s ą także konfrontow ane ze stru ktu rą sprzedaży. Na podstawie bieżących i historycznych danych ocenia się, co dzieje się na poszczególnych segm entach rynku, przygląda kosztom i podejm uje decyzje o dalszej produkcji, co kontynuow ać, czego zaniechać, którego klienta obsłużyć ja ko pierw szego, a któremu odm ówić. Każde zam ów ienie je s t prześw ietlane pod kątem opłacalności.
D rugą w a ż n ą za sa d ą kontrolingu w SGL Angraph je st rozw ijanie MPK od góry do dołu, od zarządu do stanow iska roboczego, tak aby utw orzyć strukturę drzewa.
W iadom o w ówczas, ile z kosztów stałych w ytw orzonych wyżej zaw iera się w kosztach stałych tw orzonych na niższym MPK. Ustalić praw dziw e proporcje kosztów stałych i zm iennych na każdym MPK. U średnianie kosztów stałych prowadzi do zafałszow ania w iedzy o rentow ności poszczególnych produktów . Gubi się w ów czas te najbardziej rentowne.
Trzecim w ażnym elem entem zarządzania finansam i w SG L Angraph jest w prow adzenie sym ulacji działań, które należy podjąć w zależności od rozwoju sytuacji. Dla SG L Angraph jedynie planow anie - badanie odchyleń - ju ż nie wystarcza do dobrego gospodarow ania. Trzeba budow ać scenariusze, co robić gdy zdarzy się coś w ażnego, ale nieprzew idyw alnego, np. zm ie n ią się znacząco kursy w alut lub poziom inflacji. P rzew idyw ane s ą rów nież scenariusze w pływ u zm ian cen transportu na rentow ność produkcji, a także w iele innych. W szystkie m a ją za zadanie umożliwić podejm ow anie decyzji w m om encie zaistnienia zm iany poza przedsiębiorstwem w celu utrzym ania założonej rentowności. W iadom o, że firm a nie ma w pływ u na w ydarzenia dziejące się na rynku, ale ma w pływ na w ła sn ą produkcję. Dlatego najw ażniejszym zadaniem system ów inform atycznych je st dostarczanie wiedzy
Analiza procesów produkcyjnych pod kątem powstawania kosztów. 19 1
wystarczającej do podjęcia tych decyzji. Zadania te realizuje System W spom agania Decyzji.
System Impuls BPSC w podstaw ow ej w ersji obsługującej w szystkie sfery działalności uruchom iono w SGL Angraph 1 października. Od 1 stycznia 2002 r.
system uzyskał pełn ą w ym a g a n ą funkcjonalność.
Na podstaw ie C om puterworld, 22.10.01, I.D. B artczak
18
Internetowa hurtownia materiałów elektrycznych __________________w Elektro-Spark sp. z o.o.
W erze Internetu, każda firm a, która chce iść z duchem czasu, nie może lekcew ażyć korzyści ja kie p łyn ą z w ykorzystania globalnej sieci. D otyczy to rów nież branży elektrycznej a zw łaszcza handlu przez Internet. W związku z czym w naszej firmie Elektro-Spark sp. z o.o., prężnie działającej w branży elektrycznej, zdecydow aliśm y się, oprócz tradycyjnych metod sprzedaży, rozw inąć dział e-com m erce w postaci internetowej hurtowni m ateriałów elektrycznych. Naszym głów nym celem było i je st przede w szystkim dotarcie do większej liczby klientów i zaistnienie na rynku ogólnokrajow ym poniew aż do tej pory działaliśm y głów nie na w schodzie kraju.
Równie istotne je s t zw iększenie kom fortu zakupów, uzyskiw anie inform acji bez konieczności rozm ow y ze sprzedawcą.
1 8 .1 . Op is d o t y c h c z a s o w e j in f r a s t r u k t u r y i n f o r m a t y c z n e j
Firma E lektro-S park posiadała ju ż strukturę inform atyczną o p a rtą głownie na technologii firm y Microsoft. Korzystam y z zintegrow anego, otw artego system u sprzedaży G reat Plains DyNAM ICS 5.0 i je s t to podstaw ow y system obsługi firmy.
System ten działa w architekturze klient-serw er z bazą danych M icrosoft SQL Serwer 7.0 na kom puterach z zainstalow anym i system am i W indow s NT 4.0. Jest on bardzo elastyczny - um ożliw ia w prow adzanie m odyfikacji interfejsu, raportów i struktury danych przy pom ocy języka Visual Basic. M ożna dopasow ać go do potrzeb konkretnego klienta jednak brak dokum entacji technicznej utrudnia dodawanie nowych funkcjonalności do system u.
1 8 .2 . Pr o j e k t h u r t o w n i
A plikacja internetow a została zam ów iona w zew nętrznej firm ie, je d n a k projekt w ykonyw any był przy naszym aktyw nym udziale. Mimo, że został on ukończony przed rozpoczęciem prac, w trakcie realizacji pojaw iło się w iele niedom ów ień oraz nowych koncepcji. Zaczęły pojaw iać się problem y zw iązane z różnicami w interpretacji projektu (projekt przygotow any był w form ie opisow ej) oraz natury technicznej. Problem y techniczne w ynikały z niem ożności połączenia bazy S Q L’owej z aplika cją internetow ą i one były g łó w n ą przyczyną opóźnienia realizacji projektu.
N ależy zw rócić uwagę na to, że koncepcja hurtowni nieco odbiega od tradycyjnego sklepu ze w zględu na ścisły zw iązek dostaw cy z odbiorcą, większe sum y składanych zam ów ień (zakupów ) i zam knięty charakter serwisu to znaczy przeznaczony dla m niejszej niż to ma m iejsce w w ypadku sklepu grupy odbiorców hurtowych. Nowe koncepcje również przyczyniły się do przesunięcia daty oddania aplikacji do użytku. Dodanie czy zm iana funkcjonalności pow odow ała konieczność przem odelow ania interfejsu lub struktur danych. W niektórych przypadkach trzeba było realizow ać dany fragm ent aplikacji od początku. Zaprojektow ana funkcjonalność aplikacji internetowej miała zapewniać:
♦ O bsługę hurtowni poprzez Internet z w ykorzystaniem protokołu HTTP.
♦ Przyjm ow anie zam ów ień od klientów.
♦ Przyjm ow anie zapytań ofertowych od klientów.
♦ W ysyłanie inform acji m arketingow ych klientom p o cztą elektroniczną.
♦ U m ożliw ienie sporządzania i zapisyw ania we w łasnym profilu wycen przez klientów.
♦ Z arządzanie a plikacją przez Internet.
♦ Z estaw ienie listy tow arów dostępnych w hurtowni internetowej.
♦ T w orzenie prom ocji i w yprzedaży towarów.
♦ A utom atyzację czynności spraw ozdaw czych zw iązanych z prowadzoną działa ln o ścią gospodarczą.
♦ G enerow anie i przesyłanie zam ówień do system u finansow o-księgow ego firmy.
♦ W prow adzenie i m odyfikacja opisu technicznego tow arów dostępnych w systemie finansow o-księgow ym i udostępnionych w Internecie.
♦ Zintegrow anie z system em zarządzania przedsiębiorstw em DyNAM ICS.
Internetowa hurtownia m ateriałów elektrycznych w Elektro-Spark sp. z o.o. 1 9 5
Klient rejestrując się w hurtowni dostaje zaaw ansow ane narzędzie dzięki którem u ma m ożliwość zorientow ania się w ofercie i dokonania zakupu. M oże on konfigurow ać swój profil, zapisyw ać się na otrzym yw anie inform acji o prom ocjach, w yszukiw ać towary zarów no po nazwie jak i po grupach produktów, w ysłać zam ów ienia alokujące towar czy tylko zapytania ofertowe, które natychm iast po w ysłaniu pojaw iają się w system ie sprzedaży i s ą gotow e do obsługi. Sporządzane przez siebie zam ówienia może zapisyw ać w swoim w łasnym profilu. Może rów nież przygotow yw ać i zapisyw ać wyceny dla sw oich kontrahentów. W każdej chwili sporządzony uprzednio projekt można transferow ać do koszyka zam ów ienia i dokonać zakupu. W dokonaniu trafnego w yboru pom agają specjalne znaczniki „prom ocji” , „w yprzedaży” oraz
„polecamy" którym i oznaczone s ą towary.
1 8 .3 . Sz c z e g ó ł y f u n k c j o n a l n e ii c h r e a l i z a c j a
Osoby logujące się do hurtowni podzieleni s ą na dwie zasadnicze grupy:
♦ Klienci to użytkow nicy będący Klientam i E lektro-Spark i korzystający tylko z Modułu O bsługi S przedaży A plikacji Internetowej (M O SAI). W obrębie tej grupy istnieje dalszy podział w zależności od tego czy klient je st fiskalny czy nie oraz ja k często i za ile kupuje. W ten sposób, oraz w zależności od rejonu sprzedaży
każdy klient otrzym uje swój indyw idualny upust na określony asortym ent.
♦ M enedżer to pracow nik Elektro-Spark (ES) m ający dostęp poprzez moduł M enedżera Aplikacji (MAI) do strategicznych funkcji Aplikacji Internetowej um ożliw iających zarządzanie hurtow nią oraz generow anie raportów statystycznych.
Stąd też pow stały dwa podstaw ow e m oduły aplikacji, m oduł sprzedaży i zarządzania:
♦ Moduł Obsługi Sprzedaży to podstaw ow a część aplikacji udostępniająca Klientom ES m ożliw ość przeglądania asortym entu ES oraz dokonyw ania zam ów ień i zapytań w prost do system u zarządzania ES (DyN AM IC S). Z tego modułu korzystać b ę d ą Klienci ES.
♦ Moduł Zarządzania będzie służył do zarządzania całym serw isem W W W Aplikacji Internetowej tzn. kontrolą działania Aplikacji. Będzie ona udostępniona pracow nikom ES. M oduł Zarządzania będzie składał się M enadżera Aplikacji Internetowej (MAI). M enedżer A plikacji będzie służył do zarządzania
internetow ych kartotek produktów i Klientów, zarządzania sfe rą marketingową (w yprzedażam i, prom ocjam i), udostępniać będzie R aporty Statystyczne dotyczące zakupów dokonyw anych przez Klientów. B ę d ą z niego m ogli korzystać tylko upraw nieni pracow nicy ES.
T ow ary zam aw iane przez Klientów ES m o g ą być dystrybuow ane jednym z trzech sposobów: odbiór towaru bezpośrednio z hurtowni, w ysyłka transportem własnym ES, przesyłka w ysyłana za pośrednictw em w ybranego przew oźnika. Dopuszczalne sposoby płatności to przelew, gotówka, gotówka z odroczonym term inem płatności, za zaliczeniem pocztowym . Niektóre w arunki płatności szczególnie z odroczonym term inem s ą udzielane tylko zaufanym klientom .
A plikacja Hurtowni Internetowej posiada o ddzieln ą od bazy D yNAM ICS bazę danych pozycji asortym entow ych. M ogą być w niej um ieszczone tylko pozycje z kartoteki system u DyNAM ICS, które zosta n ą oddzielnie, specjalnie udostępnione przez operatora w system ie sprzedaży. Opis pozycji asortym entow ej będzie zgodny z ka rto te ką DyNAM ICS - pozycje będą identyfikow ane poprzez swój indeks i pole opisu z DyNAM ICS. Dla każdej pozycji asortym entow ej będzie możliwość przygotow ania oddzielnej strony W W W , która będzie zaw ierała szczegółow y słowno- graficzny opis techniczny pozycji asortym entow ej (SSO TPA - Strona Szczegółowego Opisu Technicznego Pozycji Asortym entow ej). W szystkie pozycje asortymentowe m ogą być zam aw iane tylko w podstaw ow ej jednostce miary, w której w ystępuje dana pozycja w kartotece G ospodarki M agazynow ej w DyNAM ICS. Cały proces synchronizacji zaw artości kartotek pozycji asortym entow ych m iędzy systemem sprzedaży a A p lika cją Hurtowni Internetowej je st w trybie on-line to znaczy, że w szystkie zm iany w prow adzone w pozycjach asortym entow ych w systemie DyNAM ICS, udostępnionych w A plikacji H urtowni Internetowej, natychm iast widoczne w kartotece A plikacji Hurtowni Internetowej. Dla Klientów korzystających z Aplikacji Hurtowni Internetowej podstaw o w ą inform acją charakteryzują cą każdą pozycję a so rtym entow ą będzie jej nazwa przeniesiona z kartoteki DyNAM ICS. N um er pozycji (indeks D yN AM IC S) będzie niew idoczny dla K lientów Aplikacji H urtowni Internetowej.
D odatkow o w hurtowni internetow ej zaim plem entow ano serw er reklam ow y dzięki czem u nasi odbiorcy i dostaw cy b ę d ą mogli reklam ow ać swoje produkty i usługi.
Na rysunku 18.1 przedstaw iono pierw szą stronę ja k ą w idzi klient zaraz po zalogow aniu się do A plikacji Hurtowni Internetowej. Strona posiada su ro w ą szatę
Internetowa hurtownia m ateriałów elektrycznych w Elektro-Spark sp. z o.o. 1 9 7
graficzną, lecz je s t przejrzysta i zapew nia prostotę obsługi (co z re sztą było podstawowym w ym aganie w trakcie jej projektow ania).
i ELEKTRO JSPARK
Jestes gościem w magazynie L ublin.
Zapytał naszeoo handlowca... Uwaai i komentarze. ..
O hurtow ni S tro n a głów na Twojn dokumenty Konfiguracja konta Wyszukiwanie W yjście 1
Nowości Promocjo W yprzedaże Koszyk Wyślij ■ Prosto Zaawansowano Pomoc 1
Witamy w naszej hurtowni.
Dla wszystkich Klientów dostępna jest nasza INFOLIN IA 081 744 56 31 wew. 202
Jeżeli chcesz otrzymywać bieżące informacja o promocjach, wyprzedażach, zmianach cen to k lłn ij tu ta j.
Prosimy wybrać
rodzaj dokumentu: r zapytanie ofertowe r wycena
OK I
Podpowt*dł...
Twoje dokumenty Twój koszyk
Rys. 18.1 Strona główna Internetowej Hurtowni Elektro-Spark
1 8 .4 . St r u k t u r a t e c h n i c z n a Hu r t o w n i In t e r n e t o w e j El e k t r o- Sp a r k
Zrealizowanie projektu Hurtowni Internetowej Elektro-Spark, wym agało zainstalowania now ego sprzętu i oprogram ow ania. N iestety do tej pory nie
zakupienie dodatkow ego serwera IBM N etFinity 3500, który zapew nia ł dobry stosunek m ożliw ości do ceny.
1 8 . 5 . Ek s p l o a t a c j a ir o z w ó j
Aplikacja Hurtowni Internetowej Elektro-Spark został w drożona i działa od połowy 2001 roku. W tym czasie przeszła szereg m odyfikacji i uspraw nień zarów no od strony technicznej ja k i w izualnej. Przeprow adzona kam pania reklam ow a zaowocowała wzrostem zainteresow ania naszą firm ą i pierw szym i zakupam i w hurtowni internetowej.
P ozytyw nym i efektam i ja kie przyniosło w prow adzenie firm y Elektro Spark na rynek handlu elektronicznego je st zw iększenie sprzedaży tow arów , obrotu firm y oraz jej zysków, zm niejszenie kosztów działalności poprzez ograniczenie kosztów reklamy i prom ocji tradycyjnym i środkam i. Ponadto szybszy i łatw iejszy dostęp do informacji o tow arach oraz m ożliw ość dokonania zakupów o każdej porze dnia zachęca Klienta do korzystania z oferty firm y Elektro-Spark. Klient ma rów nież możliwość przekazyw ania swoich uwag na tem at hurtowni dzięki czem u istnieje je d yn a w swoim rodzaju m ożliw ość dostosow yw ania w yglądu oraz funkcjonalności do potrzeb Klienta.
Dodatkowym udogodnieniem je s t z pew nością m ożliw ość zdalnego zarządzania A p lika cją Hurtowni Internetowej z każdego m iejsca na św iecie za p om ocą dowolnej przeglądarki W W W .