GŁÓWNY INFORMATYK
K O N S U L T A N T K O N S U L T A N T : K O N S U L T A N T Z E S P Ó Ł
R O B O C Z Y
Z E S P Ó Ł R O B O C Z Y
Z E S P Ó Ł R O B O C Z Y
Rys. 12.1. Struktura organizacyjna zespołu wdrożeniowego
Pow ołany Zespół Sterujący jest w yodrębnio ną strukturą organizacyjną, która um ożliw ia kontrolę realizacji zadań, ustala zasoby jakie są niezbędne dla odpow iedniego postępu prac, zapew nia koncentrację na rozw iązyw aniu problemów, spraw ne podejm ow anie decyzji, a przede wszystkim m onitoruje w szelkie zagrożenia term inow ego w ykonania prac.
Zasadniczym celem powołania takiej struktury je s t zapew nienie ścisłej i dobrej w spółpracy pom iędzy klientem, a BPSC w czasie trwania w drożenia i prawidłowego przebiegu całości prac.
Zarządzanie procesem wdrożenia systemu klasy ERP na przykładzie metodyki.. 129
12.2. Op is r ó l p o d c z a s r e a l iz a c j i p r z e d s i ę w z i ę c i a
Ro lec z ł o n k ó wz e s p o ł u po s t r o n ie Na b y w c y
• Przedstawiciel Zarządu ds. Informatyzacji:
2 O pieka form alno-praw na nad projektem , podejm ow anie decyzji strategicznych;
s O dpow iedzialność za kontrolę prowadzonych działań w drożeniow ych, do których zobow iązany je st Nabywca;
• Koordynator W drożenia:
z O dpow iedzialność za sprawne prow adzenie działań w drożeniowych, w zgodzie z ogólnie przyjętym i zasadam i jakości i dobra wdrożenia;
s K oordynacja działań pracow ników m erytorycznych biorących udział we wdrożeniu z ram ienia N abywcy (zespołów Roboczych);
z Zabezpieczenie odpow iednich zasobów;
• Główny inform atyk:
s Zapoznanie się z zasadam i obsługi systemu;
2 O pracow anie i założenie ról dla użytkowników;
s Przygotowanie danych do migracji;
s Reagowanie na sytuacje awaryjne;
• Zespoły Robocze:
^ Jest to grupa kluczowa dla powodzenia wdrożenia. Ich podstawowym zadaniem jest propagacja um iejętności korzystania z nowego system u wśród pozostałych pracow ników Nabywcy. Zespoły składają się z pracowników Nabyw cy i obejm ują także przyszłych użytkow ników modułów. Członkowie Zespołów zo sta n ą przeszkoleni przez pracow ników BPSC w pierwszej kolejności;
v W składzie Zespołów Roboczych s ą rów nież pracow nicy Nabywcy odpow iedzialni za przygotow anie innych zasobów niezbędnych dla instalacji i uruchom ienia dostarczonego O program ow ania (np. konwersja danych).
Za swoje działania odpow ia dają przed Koordynatorem W drożenia ze strony Nabyw cy oraz przed zespołem sterującym .
Ro lec z ł o n k ó wz e s p o ł u p os t r o n ie Do s t a w c y
• D yrektor ds. W drożeń:
v Opieka form alno-praw na nad projektem , synchronizacja działań Dostawcy i Nabywcy. Ponosi odpow iedzialność za ja ko ść i term inow ość realizacji wszystkich zobow iązań kontraktowych Dostawcy;
• K oordynator W drożenia:
K Kluczowa osoba po stronie dostaw cy odpow iedzialna za powodzenie projektu;
'K Nadzór nad przeprow adzeniem projektu od strony w ykonaw czej. Odpowiada m erytorycznie za zgodność w yników pracy Zespołów D ostawcy z zakresem w ynikającym z kontraktu. O dpow iada za kontakty z przyszłym i użytkownikami system u i nadzór nad szkoleniam i. Przygotowuje okresow e raporty z postępów prac. Jest to zazw yczaj kierownik grupy w drożeniow ej;
• Konsultant Techniczny:
v Prowadzi nadzór nad pracam i dostawczym i, instalacyjnym i i uruchomieniem sprzętu oraz oprogram ow ania system ow ego dostarczonego w ramach kontraktu. O dpowiada bezpośrednio przed K oordynatorem W drożenia ze strony Dostawcy;
• Konsultant:
K S pecjalista z określonej dziedziny, w spółpracujący z merytorycznie odpow iadającym mu zespołem roboczym Nabywcy;
K Prowadzi prace analityczne, szkolenia i prace w drożeniow e w danym obszarze.
12.3.
W s t ę p n y h a r m o n o g r a m p r a c i n f o r m a t y c z n y c hBPSC
Pełny cykl w drażania je st przeprow adzony w czterech następujących etapach:
• ETAP I Przygotowanie wdrożenia,
• ETAP II Realizacja prac wdrożeniow ych,
• ETAP III Start nowego systemu,
• ETAP IV Użytkow anie nowego system u - Realizacja prac powdrożeniowych.
Zarządzanie procesem wdrożenia systemu klasy ERP na przykładzie metodyki... 131
ETAP I Pr z y g o t o w a n i ew d r o ż e n i a
Prace analityczne i planowanie w ykonyw ane w ram ach tego etapu s ą kluczow e jeśli chodzi o praw idłow y przebieg całości realizacji projektu. W szelkie ustalenia i uzgodnienia poczynione w tej fazie będ ą m iały swoje odzw ierciedlenie w następnych etapach.
• Identyfikacja przedsięwzięcia:
✓ P rzekazanie odbiorcy inform acji na tem at system u;
✓ O kreślenie celów przedsięwzięcia;
✓ Zdefiniow anie zakresu wdrożenia;
✓ Zdefiniow anie zagrożeń dla spraw nego przebiegu wdrożenia;
Przygotowanie wdrożenia:
✓ Powołanie Zespołu Sterującego;
y Ustalenie procedur zarządzania sytuacjam i w yjątkow ym i ja k zarządzanie ryzykiem , zm ianam i, błędami;
✓ Ustalenie zasad sporządzania dokum entacji dotyczącej realizacji projektu;
y Zdefiniow anie strategii realizacji projektu;
Instalacja aplikacji, przygotow anie bazy testowej i docelowej:
✓ Instalacja na kom puterze standardow ych aplikacji Impuls BPSC zakupionych przez Nabywcę;
Przygotow anie / instalacja bazy testow ej oraz bazy docelowej;
✓ Ustalenie procedury uzyskiw ania w sparcia technicznego;
■/ Ustalenie sposób utrzym yw ania fizycznego bezpieczeństw a zbiorów;
y O kreślenie dostępu użytkow ników do oprogram ow ania;
• Analiza inform atyczna:
z R ozpoznanie procesów gospodarczych i finansow ych firm y Klienta, w odniesieniu do istniejącego standardu aplikacji Impuls BPSC;
z Ustalenie zakresu i sposobu m igracji danych;
z W eryfikacja platform y sprzętow o - system owej;
z Przygotow anie ogólnego harm onogram u w drożenia zaw ierającego zakres zadań do wykonania w całym procesie w drożenia, ze wskazaniem odpow iedzialności za ich w ykonanie, term inam i realizacji i kryteriam i akceptacji w ykonania zadania;
2 Przygotow anie planu szkoleń;
• Zdefiniow anie zmian i adaptacji system u:
Z S porządzenie protokołu rozbieżności;
^ O pracow anie propozycji rozwiązań alternatywnych;
z Ustalenie strategii realizacji zmian.
E T A P II Re a l iz a c j ap r a c w d r o ż e n io w y c h
Realizacja zadań w drożeniow ych ujętych w harm onogram ie w drożenia oraz w ykonanie zm ian i adaptacji zgodnie z definicją zm ian o kreśloną w Etapie I oraz przyjętą stra te g ią realizacji zmian.
• Strojenie aplikacji impuls BPSC:
z Przygotowanie docelow ej wersji system u poprzez o d pow ie dnią konfigurację i param etryzację bazy i aplikacji BPSC;
'Z S konfigurow anie sterow ników drukarek;
'Z U staw ienie rejestrów W indows;
• W ykonanie m igracji danych na zasadach ustalonych w Etapie I:
'Z P rzygotow anie danych do przeniesienia zgodnie z zakresem ustalonym w Etapie I;
'Z Przygotow anie oprogram ow ania do m igracji danych;
»z M igracja danych;
z Techniczna w eryfikacja popraw ności przeniesionych danych ze strony BPSC;
'Z M erytoryczna w eryfikacja poprawności przeniesionych danych ze strony Klienta;
• Prace szkoleniow e:
■Z Szkolenia wstępne;
z S zkolenia operatorskie;
z S zkolenia adm inistratorskie;
z W eryfikacja poziom u nabytej w iedzy (testy akceptacyjne);
z W yłonienie użytkow ników w iodących (kluczow ych);
• Prace konsultacyjno - w drożeniow e:
z Przygotow anie przez Klienta danych zgodnie z W ykazem Zadań;
Zarządzanie procesem wdrożenia systemu klasy ERP na przykładzie metodyki.. 1 3 3
S N adzorow anie pracy użytkow ników przy w prow adzaniu danych słow nikow ych, schem atów i definicji;
K Konsultacje m erytoryczne (np. om aw ianie planu kont, budowy składników płacowych itp.);
K Pom oc w definiowaniu niektórych istotnych składników (np. składników płacowych);
K Testow anie zdefiniow anych wielkości;
• Eksploatacja próbna:
K S praw dzenie aplikacji w warunkach rzeczywistych;
K Ustalenie popraw ności przygotowania wersji eksploatacyjnej aplikacji;
K S praw dzenie stopnia znajom ości funkcjonalności i zasad obsługi aplikacji przez użytkowników;
k W eryfikacja platform y sprzętowo - system owej;
K S praw dzenie popraw ności adm inistrowania system em i zasobam i sprzętow ym i;
k Spraw dzenie procedury usuwania awarii systemu;
k S praw dzenie procedury pom ocy użytkownikom (hot-line, pisem ne zgłaszanie problem ów);
• Sporządzenie protokołu odbioru prac na podstawie uzgodnionych kryteriów odbioru prac w drożeniow ych.
ETAP 111 St a r tn o w e g o s y s t e m u
W tym etapie następuje faktyczne przejście do pracy w nowym systemie informatycznym w ramach zatw ierdzonej struktury organizacyjnej. Etap III rozpoczyna się sprawdzeniem stanu gotow ości przedsiębiorstw a do pracy z nowym system em a kończy rozpoczęciem faktycznej eksploatacji.
1- Przygotowanie w zorów dokum entów w spom agających pracę system u i ich w ydrukow anie (zam ówienie) w zatw ierdzonej formie.
2. Spraw dzenie w iedzy i um iejętności użytkow ników końcowych nowego systemu.
3. W ykonanie ostatecznej migracji aktualnych danych stałych i zm iennych na określony dzień do bazy docelowej.
4. S praw dzenie bazy docelow ej po migracji.
5. R ozpoczęcie rzeczywistej eksploatacji system u - rejestracja wszystkich bieżących dokum entów w nowym systemie.
Na koniec Etapu III w szystkie składniki nowego system u s ą gotow e do wspomagania bieżącej działalności przedsiębiorstwa:
• sprzęt i oprogram ow anie kom puterowe,
• zdefiniow ane procedury działania w przedsiębiorstwie,
• przeszkolony personel,
• niezbędne dane rzeczywiste.
ETAP IV Pr a c az n o w y ms y s t e m e m - r e a l iz a c j a p r a c p o w d r o ż e n io w y c h
Etap ten zaczyna się w m om encie rozpoczęcia rzeczywistej eksploatacji systemu, obejm uje nadzór nad eksploatacją system u w pierwszym okresie. Powinien zakończyć podpisaniem protokołu zam knięcia w drożenia oraz uzgodnieniem umowy serw isow ej gw arantującej obsługę system u w przyszłości
• R ealizacja w ytycznych w ynikających z eksploatacji próbnej:
s O ptym alizacja działania system u w w arunkach eksploatacyjnych;
z W prow adzenie udoskonaleń do system u;
z M onitorow anie w yników system u;
• N adzór nad eksploata cją system u (trwa do pierw szego zam knięcia okresu obrachunkow ego przez użytkowników):
'4 W sparcie użytkow ników w bieżącej eksploatacji system u;
z W yjaśnianie problem ów eksploatacyjnych;
• U zgodnienie wsparcia serwisowego, czyli zapew nienie przez D ostaw cę zakresu w sparcia serwisowego, które powinno zawierać:
•4 Dostęp do nowych wersji oprogram ow ania (upgrade);
>4 Pom oc użytkow nikom np. HELP LINE;
z Raportow anie i sposób rozw iązywania problem ów;
•4 Zabezpieczenie sobie zm ian w oprogram ow aniu;
z Zabezpieczenie konsultacji i szkoleń;
• Sporządzenie protokołu zam knięcia wdrożenia.
Zarządzanie procesem wdrożenia systemu klasy ERP na przykładzie metodyki.. 135
12.4. Ha r m o n o g r a m p r z y k ł a d o w e g o w d r o ż e n i a
W celu zobrazow ania w drożenia pakietu Impuls BPSC przedstaw iam y (rys. 12.2) przykładowy, szacunkow y harm onogram w drożenia. Przy jego tw orzeniu założono:
• w drożenie realizow ane je st w przedsiębiorstw ie średniej wielkości,
• w drażane s ą w szystkie m oduły pakietu,
• liczba stanow isk operatorskich wynosi 50.
Przy takich założeniach okres w drożenia wynosi około 14 miesięcy.
W przypadku m niejszej liczby stanow isk lub w drożenia tylko w ybranych m odułów czas w drożenia ulega skróceniu często dość znacznie. Natom iast gdy przedsiębiorstwo w prow adza w ięcej stanow isk i ma w ie loodziało w ą strukturę okres ten może ulec w ydłużeniu.
Rys. 12.2. Przykładowyharmonogramprzedsięwzięciawdrożeniowego
e 7 ETAP II - REALIZACJA PRAC V/0RO2£NK5WYCN
9 2.1 Strojenie Bpt.kec# ImptJ» BPSC 17 3 1 Przyholowanie dokumąnłów do procy 2 systemem
i -i-i
72 4 ETAP IV - REALIZACJA PRAC POWOROZENIOWYCN
23 4.1 Reaiizacja wytycznych z ensptoetacj» próbnej 24 4 2 Nadzór rod eksploatacją system,u £53,
*---h
25 4 3 Sporządzenie protokołu zamknięcia wdroi*r»a
h
Tetk ! MJestone ♦ . Rolled Up SplH Esterna! Tesks
Projetó bazowy
D a o Wed 30-OSOI Sput
Progress
Soinmery * ■ * ^ 1 Rorted Up Miles!one Project Sum mary
Wdrażaniei eksploatacjasystemówinformatycznych