Zgodnie z własnym ustawodawstwem, a także nakazami wizytatorów i przeło-żonych, zakonnice dokumentowały najważniejsze fakty dotyczące wszystkich sfer funkcjonowania konwentu, „albowiem każda rzecz klasztorna dla swojej dalszej konserwacji potrzebuje o sobie pamięci, aby była notowana” 257. Przede wszystkim – na podstawie gromadzonej w archiwum klasztornym dokumentacji w kwestiach państwowych i kościelnych – prowadziły one rejestry przychodów i rozchodów.
Zgodnie ze szczegółowo określonym sposobem prowadzenia buchalterii, należało przygotować:
regestra … dwa arkuszowe grube z kilku liber złożone, jeden na percepta generalne, pieniężne, obydwa zaś regestra mają być … gruntownie i wiernie pisane z wyraże-niem roku, miesiąca, dnia, to jest ma być notowany dochód z gumna i z przysionków, z browaru, z propinacji [prawa do produkcji i sprzedaży trunków – J.G.] albo szynków po karczmach i jurysdykcjach, z bydła inwentarskiego, owiec, skór, wełny, z młynów, cegielni, ogrodów, czynszów, wyderkaufów [kontraktów z prawem odkupu – J.G.], przychody z robót klasztornych, jako to z kwiatów, szycia, haftowania, z jałmużny, z pasieki i sadowiny, ze sprzedaży sukien, z wyprawy świeckich panien, co się zda na potrzebę kościoła, a co na sprzedaż, także prowiant z apteki klasztornej, konfitur, maści, stoczkow [świec woskowych – J.G.], grzywien przysądzonych [kar sądowych – J.G.] etc. Podobnie i o ekspensie rozumieć w osobliwym Regestrze konotowanym jak wiele wyjdzie na kościół, księgi, budowlą i na … materiały, rzemieślnika victualia miejscowe, odzienie, na chorych i lekarzów, na prawo, ks.ks. kapelanów, czeladź, sprzęt domowy albo inne ekspensa … lub jałmużna, które to regestra prowentów [dochodów – J.G.] i ekspens rocznych mając być przez Przewielebną Ksienią egzami-nowane co miesiąc a po tym po wyjściu roku przez Komisarza przez nas deputowa-nego kontrolowane i corocznie podpisywane258.
Rejestry albo zapisywano w układzie miesięcznym lub kwartalnym (notując docho-dy i wydatki), albo prowadzono odrębne księgi przychodów i rozchodów259. Dane z nich pochodzące co miesiąc czytano na kapitule. Po podpisaniu przez przełożoną i wyznaczone zakonnice, wymienione dokumenty pozostawiano do wglądu komisarzy, np. rejestry bernardynek lwowskich podpisywała wikaria i dyskretka, a co roku kontro-lował prowincjał Prowincji Ruskiej zakonu. Natomiast zbiór kontraktów zwyczajnych, czyli „interesów, dochodów powinnych klasztorowi” wizytek oprócz przełożonej sygno-wała konsyliarka260.
Przełożona bernardynek lwowskich Cecylia Guyska261 rozpoczęła prowadzenie księgi rachunkowej w 1726 r., „aby urząd jej należytym sprawował się porządkiem” 262. Co kwartał szczegółowo notowała „wziontki”, np. z „zatrzymany prowizji o którą się pra-wowała od Najjaśniejszego Królewicza Jegomości Konstantyna 2 660 zł” (dla porówna-nia prowizja za sześć lat od księcia Sanguszki wyniosła 2 tys., od Potockiego, pisarza koronnego, wojewody wołyńskiego – 1 tys. zł, a odsetki od 15 tys. – 360 zł). Niekiedy dołączała też swój komentarz, np. „Prowizja od Stadnickiego kasztelana z Niemirowa z wielką krzywdą 720 zł” 263. Na wpływy składały się również oddane pożyczki, prowizje od posagów, ofiary mszalne oraz kwoty ze sprzedaży miodu i ryb. Po stronie rozchodów największą sumę stanowiły wydatki na żywność (chleb, obwarzanki, mięso, jarzyny, nabiał, ryby, olej i oliwę, a także wino, miód i gorzałkę „dla różnych Gości i dla Panien Sióstr i dla rzemieślników” 264, konfitury, cytryny, pierniki, cynamon, szafran i inne korzenie, przesyłane z Wrocławia). Poza tym opłacano prace polowe, usługi lokal-nych rzemieślników (kowala, bednarza, garncarza, szklarza, złotnika, cieśli, kominia-rza, ślusakominia-rza, introligatora, zegarmistkominia-rza, garbnika, rzeźnika, krawca) oraz praczki265. Dla sióstr kupowano lekarstwa, habity, trzewiki, a także materiały do robót ręcznych (galony, wstążki, tkaninę do wyrobu szkaplerzy). Pewne kwoty przeznaczano także
na zakup i oprawę książek266, na instrumenty i papier nutowy, a także na naukę śpie-wu i gry na instrumentach.
Dokumentację finansową dokładnie sprawdzano zwłaszcza przy zmianach prze-łożonych, kontrolując jednocześnie stan klasztornej kasy:
Ad 1665 Die 20 Augusta zostało po przełożeństwie panny Konegondy Niewiarowski w skarbie czerwonych złotych 749 jednego nie dostawało według … kartki która … pisa-na zostawa267.
W ustawach wizytek „Rejest pieniędzy odebranych i wydanych” zawierał zapisy sum, notowane z datą i „z wielką wiernością i pilnością”, a także precyzował okolicz-ności wydatków268. W rejestrze dochodów informowano też o dłużnikach („co kto winien” )269. Księgę „do pisania wszytkich placów i dochodów należących klasztorowi”
co roku kontrolowano, podobnie jak księgę „inwentarzów generalnych spraw i wszyst-kich papierów, praw klasztornych”, do której wciągano kontrakty, kwity, obligi [zobo-wiązania do spłaty długu – J.G.] i inne akta pochodzące od plenipotenta (zawsze dane te podpisywała przełożona). Na odpowiednio szerokim marginesie notowano informa-cje o zakończonych sprawach, aby „inwentarzów nie kreślić ani wydzierać”.
Wszystkie nieruchomości klasztorne rejestrowano w inwentarzach zbiorczych klasztoru i jego majętności. Przełożonej oddawano również inwentarz generalny sprzętów klasztornych, weryfikowany co trzy lata. Dotyczył on
wszelakiego sprzętu nie jeno kościelnego, ale też domowego i dobytku wszelakiego, i inszych rzeczy w folwarkach, a we wsiach będących do gospodarstwa należących270. Za prowadzenie wykazów odpowiadały te siostry, które pełniły w klasztorze określone funkcje, choć zdarzało się, że wykonywano je także na zlecenie271. Zakry-stianka sporządzała w dwóch egzemplarzach „regestra wszelkich rzeczy kościelnych z argenteryi [srebra – J.G.], aparatów, ozdób i którychkolwiek sprzętów … z annotacją dnia i roku co przybyło, od kogo, co ubyło” i przedstawiała je do wglądu przełożo-nej, następnie tom oprawiano w skórę. Dziełem kantorek był spis „obrzędów i śpie-wów” 272. Ekonomka przygotowywała zestawienia „dobrze zrachowane pieniędzy”
oraz „regestra wszystkich sprzętów każdej oficyny”, w tym spisy materiałów prze-kazanych siostrom do przędzenia i szycia273. Spisywano też wyposażenie refektarza, kapitularza, kuchni. Dla każdej nowicjuszki odpowiedzialna za to mistrzyni przygoto-wywała Regestr do obłóczyn wyprawy, zawierający przedmioty niezbędne w klasztorze, jak trzewiki, bielizna, sztućce, brewiarz czy łóżko274, który podpisywała każda z panien, a gdyby nie potrafiła, zastępowała ją w tym przełożona275. Zakonnice sporządzały również spisy przedmiotów w swojej celi, a także pozostałych po śmierci innych sióstr.
W 1667 r. ksieni kroska Marianna Massalska zrobiła np. wykaz rzeczy Katarzyny Rajec-kiej276, wysłanej z Wilna na fundację do klasztoru w Krożach. Zawierał on dokumenty (jak rejestry „obligów”, testament pani Ważyńskiej, akta procesowe) oraz przedmioty osobiste i księgi (brewiarz, diurnał, dwie polskie księgi duchowne)277.
Przygotowywano także rejestry księgozbiorów klasztornych i wykazy książek przeznaczonych do lektury, np. nakazanej w regule na Wielki Post. W latach 1640–1642 wśród tytułów wybranych dla konkretnych cysterek w Owińskach znalazły się m.in. roz-myślania Diego Alvareza, Luisa de la Puente, Luca Pinellego, Francesco Ariasa, Jere-miasa Drexela, Marcina Hińczy, Mikołaja Mościckiego i Pawła Simpliciana. Zalecano również czytanie Drogi doskonałości Teresy z Ávili, żywotów świętych benedyktyńskich w opracowaniu Jana Węgrzynkowica i Wojciecha Płockiego, a także traktatu alego-rycznego Desiderosus278.
Inny rodzaj spisów stanowiły akta personalne, zarówno osób związanych z konwen-tem, jak przede wszystkim samych sióstr. W pierwszym przypadku były to głównie dane o przełożonych279, kapelanach, spowiednikach zwykłych i „ekstraordynaryjnych” 280, a także o kaznodziejach, podejmujących duchową posługę w kościele i klasztorze.
Dodatkowo opracowywano również powinności osób pełniących te funkcje281. Notowa-no także informacje o rezydentkach mieszkających w klasztorze (np. u brygidek lubel-skich)282 oraz o dobrodziejach (przykładem może być Regestr tych Dobrodziejów którzy tak do pierwszy fundacji jako i po spaleniu od pierwszych Szwedów przykładali się do restauracji klasztoru benedyktynek w Grudziądzu283, w roku 1655).
W drugim przypadku dokumentacja obejmowała całe życie zakonnic: obłóczy-ny, profesję i konsekrację, wszystkie pełnione urzędy, w końcu „zejście z tego świata”.
Przechowywano poświadczenia tych wydarzeń oraz tworzono wykazy, np. panien przyjmowanych do klasztoru284. U wizytek przewidziano specjalny tekst, który miały podpisać:
Ja N., Córka tych a tych Rodziców, mając lat około N. z mojej dobrej woli i za pozwo-leniem Ojca i Matki mojej zostając około dwóch abo trzech miesięcy w tutecznym klasztorze, widziałam i uważałam dobrze reguły i exercycją [tj. ćwiczenie – J.G.]
Zakonu tego, i prosiłam dobrowolnie nie z przymusu o habit święty do rzędu sióstr nowicyjej chórowych abo stowarzyszonych albo sióstr domowych w tej Kongrega-cji, com z łaski Bożej otrzymała, odmieniając wespół z habitem imię moje i dano mi to a to imię, w ten a w ten dzień tego a tego miesiąca Roku tego a tego i podpiszą się imieniem, które im dano przy habicie285.
Gromadzono karty profesji, gdyż zgodnie z zaleceniem: „Ksieni osobliwą książkę mieć powinna, w której by każdej nowicjuszki profesyja zapisana była własną ręką nowicjuszki z dwiema świadkami podpisaną” 286. Benedyktynki wileńskie następująco notowały tekst ślubów:
Wszechmogący Wieczny Boże, Ja Joanna Teofila Korsakówna z województwa połoc-kiego, która stoję przed obecnością Twoją Boską, ślubuję Boskiemu Majestatowi Twemu i Tobie Matko duchowna Przewielebna Panno Sybillo Reytanówno Ksieni na ten czas klasztoru tego wileńskiego będąca przed Najświętszą Panną Maryją Świętym Ojcem Benedyktem i Wszystkiemi Świętymi osobliwie patronami kościoła tego i te, których relikwie Święte są, przy obecności w Bogu Najprzewielebniejszego
Jego Mości Księdza Adama Kołłątaja kanonika wileńskiego i wszystkich panien sióstr tutejszych ubóstwo, czystość, posłuszeństwo, obiecuję stałość i nawrócenie obycza-jów według Reguły Świętego Ojca Benedykta. Nieskończonej Twojej Boże dobroci proszę, abyś tę ofiarę moją wdzięcznie przyjąć raczył, a jakoś mi dał chęć do ofia-rowania, tak racz dopomóc obfitą łaską swoją do wypełnienia tych ślubów moich.
Roku tysiącznego siedemsetnego czterdziestego szóstego miesiąca dnia Januarii, a na lepsze świadectwo ręką swoją własną pisałam Joanna Teofila Korsakówna ZSO Benedykta Suscipe me Domine secundum eloqvium tuum et vivam et non confundas me ab expectacione mea287.
Profesję poprzedzał egzamin kanoniczny, a wizytatorzy dbali o sporządzanie i odpo-wiednie zabezpieczenie dokumentacji. Jej przykładem może być Catalog abo porządek do zakonu przyścia y ślubu P.B. Oddania zakonnych panien … przez wielebną Pannnę Agnieszkę Iastkowską xięnią klasztoru tego uczyniony288 założony w 1596 r. przez wizytki lubelskie po wizytacji kardynała Jerzego Radziwiłła. Zdarzało się – tak jak to było w przypadku Regestru WW. Panien Sióstr zakonnych konwentu Piotrkowskiego Zakonu Kaznodzieskiego – że dokumentację zaprowadzał spowiednik:
[p]onieważ żadnej nie masz noty, którego roku i dnia która z WW. Panien sióstr tegoż konwentu za powodem Ducha Najśw. wstąpiła i profesją uczyniła, więc umyśliłem i ja natenczas tychże … panien sióstr niegodny spowiednik i wikary brat Wojciech Tyszka … dać impet, aby przynamniej te IchM Panny Siostry które Bóg konserwuje [zachowuje – J.G.] przy życiu żeby się według konstytucji naszych wpisały i potem się wpisowały zaraz po ś. profesji289.
Opracowywano też osobne spisy sióstr po konsekracji, z wyszczególnieniem ksieni, za której kadencji uroczystość się odbyła290, a także menologie, w których notowano nazwiska zmarłych zakonnic, przy czym np. Memoriał w Bogu zeszłych a wieczney pamięci godnych W. Nayprzewielebnieyszych Wielebnych Panien Sióstr klasztoru wileńskich benedyktynek miał również służyć modlitewnej pamięci o dobrodziejach konwentu291. Pracę tę dedykowano ksieni Mechtyldzie Hilzenównie:
Zapisane w Księdze Baranka regestrować [spisać – J.G.] kazałaś osoby, żebyś w oso-bliwych Twoich dewocyjach [nabożeństwach – J.G.] błagać mogła Majestat Boski za wszystkich jak z regestru292.
Informacje o premonstratenkach i ich najbliższym otoczeniu łączył także nekro-log spisany w 1626 r. przez norbertankę ze Strzelna, Urszulę Siemiątkowską. Naj-pewniej Commemoratio omnium parentum, fratrum, sororum, fundatorum, benefactorum nostrorum et aliorum Christi defunctorum293 stanowił zresztą kompilację pracy innej tamtejszej norbertanki Reginy Buszkowskiej oraz luźnych zapisów, prowadzonych do ok. 1625 r.294. Jeszcze szerszy „adres modlitewny” miał Kathalog służebnic Pańskich z Zakonu SO Franciszka Po rożnych mieyscach szczegulniey zaś w Konwentach Prowincyi
Ruskiey w Bogu zeszłych spisany Roku Pańskiego 1752, sporządzony dla bernardynek lwowskich i dedykowany „Najprzewielebniejszej IMĆ Pannie Salomei Spendowskiej konw[entu] Lwow[skiego] WW PP Bernardynek Matce Przy dorocznym obchodze-niu Patronki s. oraz całemu Seraficznych Córek Zgromadzeobchodze-niu” 295. Geneza jego była następująca: w 1744 r. generał zakonu polecił, by każda prowincja i klasztor prowa-dziły katalogi zmarłych braci i sióstr, „ażeby też katalogi na każdy dzień porządnie w Refektarzach przed wstaniem od obiadu czytane były, po przeczytaniu zaś, żeby za te dusze których imiona czytane będą wszyscy się zaraz modlili” 296. W związku z tym definitor prowincji ruskiej i pisarz Wenanty Tyszkowski297,
przynaglony będąc usilną prośbą Najprzewielebniejszej JejMość Panny Salomei Spendowskiej Matki … Panny Marcelianny Dobrowskiej EksMatki, … Zofii Bartran-downy Wikaryi i innych Dyskretek, Officiałek i całego zgromadzenia, których praw-dziwe widział chęć modlić się za zmarłe siostrzyczki swoje, więc podjął się … onym wypisać katalog, w którym nie tylko są wyrażone imiona sióstr wszystkich w tym konwencie zmarłych, ale też na każdy dzień wypisane są Imiona niektórych Oblu-bienic Chrystusowych tegoż Zakonu w różnych Prowincjach … z krótkim opisaniem chwalebnego życia albo cnót Ich298.
Praktyka uzupełniania spisów była ściśle określona: po śmierci siostry przeło-żona wysyłała list do prowincjała, a także zawiadamiała o zaistniałym fakcie prze-łożone konwentów w Lublinie i Brześciu, by zamieściły odpowiednią informację w swoich katalogach. Następnie nekrolog sprawdzał teolog lub kaznodzieja, który po konsultacji ze spowiednikiem wypowiadał się na temat „obyczajów i życia tejże siostry”. Wzmiankę tę, wraz z informacją o rodzicach i latach spędzonych w zako-nie, wpisywano do katalogu rodzimego klasztoru299. W ten sposób można było być pewnym wzajemnej modlitwy oraz zyskiwało się dobry przykład i naukę do naśla-dowania. Poczucie jedności w zakonie wzmacniał fakt, że zakonnice wymienione w nekrologu żyły w wielu klasztorach Polski i Europy oraz pochodziły z różnych epok, począwszy od św. Klary.
Wykazy personalne łączono często w odrębne tomy, np. Regestr WW. Panien Zakonnych zawierał informację o dacie „wstąpienia do zakonu” i „czynienia profesji”
benedyktynek w Nieświeżu300. W jednej księdze informacje o obłóczynach, pro-fesji, konsekracji i elekcji ksień, a także śmieci tamtejszych mniszek zgromadziły benedyktynki sandomierskie301. Wizytki do użytku wewnętrznego przewidziały sporządzenie „księgi wielkiej” do zapisywania fundacji, elekcji przełożonych, pro-fesji sióstr, odnawiania ślubów i śmierci, określanej jako „księga konwentu”. O jej znaczeniu świadczy sposób przechowywania: w skrzyni, zamykanej na trzy klucze.
Podobnie benedyktynki ze Staniątek w jeden wykaz wpisywały „każdej siostry czas przyjęcia jej do Zakonu, czas profesji i czas zejścia z tego świata” 302. Informacje te dołączano także do innych zestawień, jak w przypadku Kollekty funduszu kościoła i klasztoru karmelitanek dawnej obserwancji we Lwowie. Rękopis otwierał katalog
„najwyższych biskupów rzymskich”, generałów zakonu, prowincjałów i
spowiedni-ków zakonnych, następnie zamieszczono wykaz przeorysz klasztoru św. Agniesz-ki, z wyszczególnieniem ich zasług, oraz spis Wielebnych Panien które przyjęły habit zakonny karmelitański profesję poczyniły po odprawionym nowicjacie we Lwowie, w ukła-dzie „lata nowicjatu, świeckie, zakonne, imię i nazwisko, lata uczynionej profesji” 303. Podobny charakter miała metryka drugiego klasztoru: Ogród zamknięty sióstr NMa‑
ryi Panny z Góry Karmelu przy mieście dubieńskim304. Niekiedy specjalne wykazy prze-syłano między klasztorami, przede wszystkim w celach modlitewnych, jak np. spis zakonnic i uczennic – ofiar pożaru w klasztorze wizytek w roku 1732305. Podobny cel – modlitewnej pamięci – miał spis benedyktynek sandomierskich, wypisany na ozdobnej tablicy, w układzie według rządów ksieni306.
O praktycznym przeznaczeniu ksiąg świadczą dołączane do nich indeksy, uła-twiające poszukiwanie informacji, a także ich staranne oprawy. Niekiedy najważ-niejsze i przydatne informacje wynotowywano, np. na wyklejce kroniki benedykty-nek z Grudziądza znajduje się zapis o założeniu klasztoru i kupnie kamienic („to jest wyjęte z transakcyji” ) oraz „recepta na rozumu pomieszanie”. Łączenie różnego rodzaju wykazów ułatwiało zarządzanie wspólnotą, np. anniwersarz benedykty-nek w Staniątkach zawierał informacje majątkowe o darowiznach na rzecz klaszto-ru oraz o utraconych nieklaszto-ruchomościach307, a do akt personalnych dołączano wspo-mnienia o zakonnicach i opisy kronikarskie.
Podobną zawartość jak zakonne rękopisy administracyjne miały akta kapitul-ne, także odnoszące się do różnych sfer funkcjonowania klasztoru. Postanowienia kapituły wpisywano zresztą do dokumentów klasztornych, prowadzono również specjalne księgi. Przykładowo, Liber consiliorum308 dominikanek przemyskich infor-muje o prawnych, personalnych i ekonomicznych kwestiach życia wspólnoty: zawiera opisy wydatków na remonty oraz wyposażenia kościoła i klasztoru, w tym składki na wykonanie lub przerobienie aparatów kościelnych oraz rejestruje decyzje oddania arendy, kopie kontraktów posagowych i umowy między zakonnicami przenoszącymi się do tego konwentu:
Roku Pańskiego 1631 16 stycznia stało się concilu[m] sióstr klasztoru panieńskiego w Przemyślu de obserwancia Zakonu Dominika świętego ze strony siostry Marianny Łosowski … mając intencją mieszkać tu w Przemyślu zapisała konwentowi Przemy-skiemu Zakonu Świętego Dominika w Grodzie Zakroczymskim półtora tysiąca zło-tych, które miała zapisem … z tą jednak umową którą uczyniła z siostrą Febronią Chmielowską na ten czas przeoryszą klasztoru tego panieńskiego będącą po potrze-bach klasztornych w Zakroczymiu w ten sposób iż jeśliby tu siostra Marianna Łosow-ska miała dokończyć życia swego w tym klasztorze przemyskim to półtora tysiąca miały służyć wiekuiście temuż klasztorowi, a jeśliby z posłuszeństwa świętego miała być do konwentu swego Sochaczowskiego przeniesiona … tedy powinny ją te tu panny kwitować abo raczy transfondować tę sumę. Zuzanna Wyszomierska wikaria, sio-stra Barbara Humnicka subprzeorisza309.
W księdze kapituły notowano wykazy panien „do obłóczyn i profesji”, rejestro-wano sposób ich odprawienia, wraz z zapisem egzaminu kanonicznego, a także opisem specjalnych okoliczności złożenia profesji. Na przykład Izabellę Magdalenę Ramutównę310 przyjęto na rok probacji311, jednak z powodu choroby poprosiła o moż-liwość wcześniejszego złożenia ślubów, „że sobie tego bardzo pragnęła”. Pochowano ją w czarnym welonie, a konwent „posagu i z wyprawą wziął więcej niż pół trzecia tysiąca bez wszelkich trudności” 312.
Niejednokrotnie zapisy miały formę kronikarską. Zanotowano np., że w 1676 r. „pod-czas ciężkiego że w 1676 r. „pod-czasu gdyż nie tylko głód był między ludźmi dla wielki drogości, ale i nie-przyjaciół to jest Tatarzy plądrowali koło nas” w klasztorze zamieszkała Wiktoria Zaleska z konwentu lwowskiego, która nie tylko opłacała swoje wyżywienie i prace remontowe, ale ofiarowała 120 zł dla konwentu, 1 tys. na kościół oraz zostawiła w depozycie złoty łańcuszek, za co oczekiwała modlitewnej pamięci313.