Odpowiedzialność dotycząca sprawnego funkcjonowania i rozwoju systemu jako-ści w znaczącym stopniu spoczywa na kierownikach poszczególnych szczebli, na peł-nomocniku ds. systemu jakości oraz auditorach. To właśnie Ci pracownicy powinni egzekwować rozwój systemu jakości w przedsiębiorstwie, wykorzystując swoją wie-dzę, umiejętności i doświadczenie zawodowe, a także formy zespołowego rozwiązy-wania problemów.
Pracownik pełniący funkcję auditora może ją wykonywać w ramach dotychczas sprawowanej funkcji – stanowiska pracy (np. projektanta, pracownika marketingu, normalizatora) lub w ramach specjalnie powołanego stanowiska – auditora etatowe-go [8].
Rolę i zakresy odpowiedzialności dla auditorów, klientów i auditowanych okre-ślone zostały w ISO 19011:2002.
5.1. AUDITORZY
Głównym obowiązkiem auditorów jest dokonanie analizy systemu w przed-siębiorstwie, aby móc ocenić, czy system został rzeczywiście wprowadzony, czy jest zgodny z wymaganiami normy oraz czy jest skuteczny. Auditorzy mogą korzystać wy-łącznie z obiektywnych dowodów i w żadnym wypadku nie powinni opierać się na niepotwierdzonych informacjach.
Choć metody postępowania są podobne, to role auditorów wewnętrznych i zew-nętrznych różnią się między sobą.
Auditowanie systemu zarządzania jakością
152
Auditor wewnętrzny w pewnym sensie jest instrumentem zarządzania w przed-siębiorstwie. Jego działalność może pomóc we wprowadzaniu procedur czy ulepsza-niu procesu produkcyjnego. Ponieważ jest pracownikiem zakładu, który audituje, nie tylko może, ale nawet powinien pomagać w ustalaniu działań korygujących. Do obo-wiązków auditora wewnętrznego należy też towarzyszenie auditorom zewnętrznym podczas ich wizyty w zakładzie.
Auditor wewnętrzny ma także często za zadanie wykonywanie auditów u dostaw-ców swojej firmy. Pełni wówczas rolę auditora zewnętrznego drugiej strony. I w tym wypadku pewna pomoc ze strony auditora dla auditowanego jest wskazana; może on np. sugerować pewne działania korygujące – jest to zależne od polityki jego własnego przedsiębiorstwa.
Auditor zewnętrzny trzeciej strony reprezentuje swego klienta. W tym wypadku wymagana jest pełna bezstronność i jakiekolwiek sugestie czy porady w stosunku do auditowanego nie są zalecane, chyba, że na wyraźne życzenie Klienta.
Auditor zewnętrzny musi zawsze mieć na uwadze, że reprezentując np. ważnego odbiorcę posiada pewną „władzę” w stosunku do auditowanego. Nie powinien tej władzy nadużywać.
Auditora obowiązuje w każdej sytuacji tajemnica zawodowa. Niedopuszczalne jest w żadnym wypadku rozmawianie z auditowanym przez niego dostawcą o innym kliencie. Byłoby to nieetyczne i stanowiłoby złamanie podstawowych obowiązków auditora.
5.1.1. Zespół auditorów
Podczas wykonywania auditu, jednego z auditorów należy wyznaczyć jako audito-ra wiodącego, ponoszącego całkowitą odpowiedzialność za jego przebieg. Stosownie do okoliczności do zespołu auditorów można włączyć ekspertów o danej specjalno-ści, auditorów w trakcie szkolenia i obserwatorów, pod warunkiem zaakceptowania ich przez klienta, auditowanego i auditora wiodącego.
Zaleca się, aby auditorzy byli wolni od uprzedzeń i nie podlegali wpływom, które mogłyby oddziaływać na ich obiektywność, a wszystkie osoby i organizacje zaanga-żowane w audit respektowały i popierały niezależność oraz rzetelność auditorów.
5.1.2. Odpowiedzialność i zadania auditorów Auditorzy są odpowiedzialni za:
• spełnienie wymagań związanych z auditem,
• przekazywanie i wyjaśnienie wymagań związanych z auditem,
• planowanie oraz sprawne i skuteczne wykonywanie powierzonych im zadań,
• dokumentowanie spostrzeżeń,
• przedstawienie wyników auditu,
• potwierdzenie skuteczności działań korygujących, podjętych w wyniku auditu (jeśli klient tego sobie życzył),
• ochronę i przechowywanie dokumentów dotyczących auditu w celu przedsta-wienia ich na żądanie czy zagwarantowania ich poufności, względnie zachowa-nia poufności w stosunku do zastrzeżonych informacji,
• współpracę z auditorem wiodącym i wspieranie go.
Marek Rączka, Halina Pawłowska
153 Wskazane jest, aby auditorzy:
• nie wykraczali poza zakres auditu,
• wykonywali swoje obowiązki w sposób obiektywny,
• zebrali oraz przeanalizowali stosowne i wystarczające dowody, pozwalające na wyciągnięcie wniosków odnośnie auditowanego systemu jakości,
• uważnie rejestrowali wszelkie przesłanki, które mogłyby wpłynąć na wyniki auditu lub które wskazywałyby na potrzebę rozszerzenia auditu,
• byli w stanie ocenić czy procedury i dokumenty dotyczące wymaganych elementów systemu jakości są znane, dostępne, zrozumiałe i stosowane przez personel audito-wanego oraz czy są one odpowiednie dla osiągnięcia wymaganych celów jakościo-wych,
• zawsze postępowali w sposób etyczny.
5.1.3. Niezależność auditora
Wskazane jest, aby auditorzy byli wolni od uprzedzeń i nie podlegali wpływom, które mogłyby oddziaływać na ich obiektywność. Zaleca się także, aby wszystkie oso-by i organizacje zaangażowane w audit respektowały i popierały niezależność i rzetel-ność auditorów.
5.1.4. Odpowiedzialność i zadania auditora wiodącego
Auditor wiodący jest odpowiedzialny za wszystkie fazy auditu. Zaleca się, aby po-siadał on zdolności i doświadczenie w kierowaniu oraz uprawnienia do podejmowa-nia ostatecznych decyzji, dotyczących prowadzepodejmowa-nia auditu i wszystkich spostrzeżeń poczynionych w trakcie auditu.
Do jego obowiązków należą także:
• pomoc w doborze pozostałych członków zespołu,
• przygotowanie planu auditu,
• reprezentowanie zespołu auditorów wobec kierownictwa auditowanego przed-siębiorstwa,
• przedstawienie w ustalonym terminie raportu z auditu.
Zaleca się, aby auditor wiodący:
• określił wymagania dla każdego z zadań auditu, włącznie z wymaganiami kwali-fikacyjnymi auditorów,
• spełniał wymagania dotyczące przeprowadzenia auditu oraz inne odpowiednie zarządzenia,
• zaplanował audit, przygotował dokumentację roboczą, dokonał podziału za-dań i poinstruował auditorów,
• dokonał przeglądu dokumentacji dotyczącej działań wynikających z istniejące-go systemu jakości w celu określenia ich stosowności,
• niezwłocznie informował auditowanego o krytycznych niezgodnościach,
• informował o każdej poważnej przeszkodzie zauważonej w trakcie auditu,
• przekazywał wyniki auditu w sposób jasny, stanowczy i bez nadmiernego opóź-nienia.
Auditowanie systemu zarządzania jakością
154
5.2. KLIENT Klient auditu:
• określa potrzebę i cel auditu oraz uruchamia działania zmierzające do jego realizacji,
• określa organizację mającą przeprowadzić audit,
• decyduje o ogólnym zakresie auditu (przez wskazanie normy lub innego doku-mentu dotyczącego systemu jakości, który ma stanowić podstawę wykonania auditu),
• odbiera raport z auditu,
• określa, jeśli jest taka potrzeba, działanie, jakie ma być podjęte w wyniku audi-tu i informuje o nim auditowanego.
5.3. AUDITOWANY
Zaleca się, aby kierownictwo auditowanej organizacji:
• poinformowało personel, którego dotyczy audit o jego celach i zakresie,
• wyznaczyło odpowiedzialnych pracowników, którzy towarzyszyliby zespołowi auditorów,
• dostarczyło zespołowi auditorów wszystkich niezbędnych środków do prawi-dłowego przebiegu auditu,
• zapewniło, na żądanie auditorów, dostęp do urządzeń oraz dowodów material-nych,
• współpracowało z auditorami w celu osiągnięcia celów auditu,
• określiło i rozpoczęło działania korygujące w oparciu o raport auditu.