Audit zewnętrzny

Jest to audit wykonywany przez auditora spoza przedsiębiorstwa. Może to być np.:

• audit klienta przedsiębiorstwa (audit dostawcy – drugiej strony),

• audit jednostki zajmującej się certyfikacją (audit certyfikacyjny – trzeciej stro-ny),

• audit na zlecenie kierownictwa przedsiębiorstwa, dla oceny systemu jakości wy-konywany przez auditorów spoza firmy.

4.1.1. Audit drugiej strony

Jest to audit prowadzony przez auditorów spoza firmy.

Audit drugiej strony najczęściej prowadzony przez jedną firmę (klienta) u dru-giej (dostawcy) określany bywa jako:

Audit dostawcy Auditowanie systemu zarządzania jakością

146

W interesie dobrej współpracy dostawca materiałów, wyrobów czy urządzeń do realizowanej przez wytwórcę produkcji powinni się dobrze poznać, przy czym stroną, która dyktuje warunki jest wytwórca – klient, a nie dostawca. Poznanie systemu jako-ści dostawcy jest jedną z możliwych metod oceny dostawcy, jego procesu produkcyj-nego, przedsiębiorstwa i sposobu prowadzenia firmy. W przypadku gospodarki ryn-kowej jest rzeczą zrozumiałą, że to klient decyduje, kto będzie jego dostawcą. [6]

Zgromadzenie różnego rodzaju informacji o firmie dostawcy pozwoli nam (od-biorcy np. danego materiału czy wyrobu) zorientować się, jaką politykę prowadzi dostawca, czy najważniejsza jest dla niego ilość wyprodukowanych wyrobów bez wzglę-du na jakość, czy też jakość wyrobów. Już rzut oka na schemat organizacyjny zakławzglę-du pozwala ustalić, gdzie w strukturze organizacyjnej znajduje się dział zapewnienia ja-kości, czy jest bezpośrednio podległy dyrektorowi czy prezesowi (jak być powinno), czyli jest praktycznie niezależny w kwestii podejmowania decyzji, czy też dział zapew-nienia jakości usytuowany jest w obrębie działu produkcji, co może wskazywać, że szef jakości nie ma odpowiedniej swobody działania, gdyż jego decyzje mogą być

„filtrowane i korygowane” przez kierownika produkcji i dalej, być może z odpowied-nią interpretacją, przekazywane dyrektorowi/prezesowi zakładu. [6]

Audit tego rodzaju wykonywany jest przez wytwórcę (zleceniodawcę, u podwyko-nawcy) w celu zbadania, czy ten spełnia stawiane wymagania i czy jest w stanie zagwa-rantować określoną jakość wyrobu. Odbiorca uzyskuje w ten sposób informację o sła-bych punktach dostawcy, co umożliwia mu zwrócenie uwagi na te fakty w umowie oraz wprowadzenie odpowiednich mechanizmów nadzoru.

Wymagania są zwykle określone przez zleceniodawcę, gdyż z punktu widzenia zleceniodawcy istotne jest spełnienie jego własnych wymagań. Mogą więc one wykra-czać poza wymagania norm ISO 9000 bądź innych norm systemowych lub też wyma-gania te mogą być mniejsze.

Niektórzy klienci (zleceniodawcy) wydają swoim dostawcom własny certyfikat.

W przypadku wielkich zleceniodawców w pokrewnych branżach takie certyfikaty by-wają nieraz wzajemnie uznawane w wyniku umów dwustronnych.

Audit drugiej strony może być też przeprowadzany na zlecenie kierownictwa przed-siębiorstwa w celu zbadania istniejącej sytuacji i określenia niezbędnych działań ko-rygujących. Prowadzony jest przez auditorów spoza tego przedsiębiorstwa przy za-chowaniu zasady pełnej niezależności auditorów. Jest to zwykle tzw. audit organiza-cyjny (sprawdzający) i służy do sprawdzenia, czy:

• system zarządzania jest stabilny,

• organizacja systemu w firmie jest właściwa,

• procesy i procedury są ustalone zgodnie z Księgą Systemu Zarządzania i wy-maganiami oraz czy są one poddawane auditom.

Czasami korzysta się z auditora zewnętrznego przy realizacji auditów wewnętrz-nych; jest to konieczne w przypadku firmy jednoosobowej.

4.1.2. Audit trzeciej strony

Rozwój współpracy międzynarodowej doprowadził do przyjęcia wspólnych usta-leń, które określone zostały w odpowiednich normach systemowych, takich jak np.

ISO serii 9000, ISO 14000 czy w wymaganiach TS 16949. W oparciu o nie przedsię-Marek Rączka, Halina Pawłowska

147 biorstwa wprowadzają system zarządzania jakością i uzyskują certyfikat nadawany przez uprawnioną organizację certyfikującą.

Podstawową zasadą auditu trzeciej strony jest pełna niezależność i obiektywizm wykonawcy auditu.

Audit trzeciej strony najczęściej związany jest z certyfikatem jakości. Auditorzy jednostki certyfikującej mają wówczas za zadanie stwierdzić zgodność systemu jako-ści w firmie z wymogami certyfikacji (stawianymi np. przez normy ISO serii 9000), tzn. stwierdzić, czy organizacja systemu jest właściwa, procesy, procedury i inne do-kumenty są opracowane i stosowane zgodnie z Księgą Systemu Zarządzania, odpo-wiednio do wymagań normy. Uwalnia to firmy od konieczności poddawania się licz-nym auditom kwalifikacyjlicz-nym różnych zleceniodawców, gdyż zadowolą się oni za-zwyczaj certyfikatem stwierdzającym, że dostawca posiada system zarządzania zgod-ny z odpowiednią normą.

Audit certyfikacyjny wykonywany jest przez auditorów organizacji certyfikującej w oparciu o zasady podane w normie ISO 19011, a poprzednio w normach serii ISO 10011 lub ISO 14010/14011/14012. Stosowane metody auditowania mogą się jednak różnić w szczegółach – są one opracowywane przez organizację certyfikującą. W dal-szej części przedstawiono przykładową metodykę auditów certyfikujących.

Po audicie auditorzy przedstawiają kierownictwu jednostki certyfikującej swoją decyzję o wnioskowaniu o udzielenie bądź o odmowę udzielenia certyfikatu. Wnio-sek pozytywny w większości wypadków wymaga wcześniejszego podjęcia działań ko-rygujących w odniesieniu do niezgodności stwierdzonych podczas auditu (prawie za-wsze stwierdza się jakieś niezgodności – nie ma idealnych firm).

Certyfikat wydawany jest zwykle na określony czas, który zależy od jednostki cer-tyfikującej – najczęściej wydaje się certyfikat na 3 lata. W każdym przypadku jednak wykonywane są okresowo audity sprawdzające (audity nadzoru), a sam certyfikat może w każdej chwili zostać zawieszony lub odebrany w przypadku poważnego naru-szenia zgodności z wymaganiami.

Znaczenie auditu trzeciej strony stale wzrasta. Uzyskanie certyfikatu oszczędza bowiem wiele czasu i kosztów zarówno dostawcom, jak i zleceniodawcom, uwalniając ich od konieczności wykonywania czy też poddawania się licznym auditom kwalifika-cyjnym.

Audit trzeciej strony może być też przeprowadzany na wniosek kierownictwa przed-siębiorstwa w celu obiektywnego zbadania istniejącej sytuacji i określenia niezbęd-nych działań korygujących, bez występowania o certyfikat.

Każda niezgodność stwierdzona podczas takiego auditu jest analizowana przez kierownictwo, które podejmuje decyzję podjęcia lub nie działań korygujących. Dzia-łania korygujące i termin ich wprowadzenia ustalane są przez dział jakości i zaintere-sowane działy zakładu.

Minimalny czas trwania auditu sprawdzającego (nadzoru) jest określony w wy-tycznych Europejskiej Organizacji Jakości (EOQ), natomiast częstotliwość zależy od reguł stosowanych w danej jednostce certyfikującej. Zwykle odbywa się on co 6, 9 mie-sięcy lub raz w roku.

Auditowanie systemu zarządzania jakością

148