1) kreowaniem pozytywnego wizerunku Uniwersytetu oraz budowaniem relacji z otoczeniem zewnętrznym;
2) realizacją długofalowych działań promocyjnych zgodnie ze strategią promocji Uniwersytetu oraz koordynowaniem działań marketingowych;
3) projektowaniem głównych serwisów internetowych Uniwersytetu i oficjalnych profili Uniwersytetu w mediach społecznościowych oraz administrowaniem nimi;
4) opracowywaniem graficznym materiałów informacyjno-promocyjnych;
5) organizacją imprez o charakterze popularyzatorskim i promocyjnym;
6) współpracą z jednostkami organizacyjnymi w zakresie promocji Uniwersytetu i komunikacji wewnętrznej, w tym redagowaniem „Biuletynu Uniwersytetu Medycznego w Łodzi”;
7) prowadzeniem ewidencji oraz sumowaniem wartości szacunkowych zamówień na zakup materiałów i usług promocyjnych, zgodnie z wewnętrznymi przepisami Uniwersytetu.
§ 63
Centrum Badań Klinicznych zajmuje się w szczególności:
1) organizowaniem i koordynowaniem badań klinicznych, w których Uniwersytet występuje w roli sponsora – podmiotu odpowiedzialnego za zorganizowanie i monitorowanie badania klinicznego, lub jednostki realizującej badanie na zlecenie sponsora;
2) zapewnieniem monitorowania badań, o których mowa w pkt 1;
3) opracowywaniem standardowych procedur postępowania (SOP) dla badań klinicznych, w których Uniwersytet występuje w roli sponsora lub jednostki realizującej badanie na zlecenie sponsora;
4) sprawowaniem nadzoru nad badaniami klinicznymi prowadzonymi przez Uniwersytet oraz prowadzeniem ich rejestru;
5) opracowywaniem i weryfikowaniem dokumentacji badań klinicznych, w tym przygotowywaniem dokumentacji niezbędnej do uzyskania wymaganych pozwoleń, oraz dokumentacji na potrzeby audytu przeprowadzanego przez uprawnione instytucje zewnętrzne;
6) realizacją procedur związanych z raportowaniem działań niepożądanych, przerwaniem badania klinicznego oraz jego zakończeniem;
7) koordynowaniem prac związanych z uzyskaniem gotowości operacyjnej Ośrodka Badań Klinicznych Wczesnych Faz;
8) koordynowaniem współpracy z Agencją Badań Medycznych;
9) nawiązywaniem i koordynowaniem współpracy w zakresie badań klinicznych z instytucjami naukowymi oraz podmiotami gospodarczymi;
10) doradztwem w zakresie uczestniczenia w krajowych lub międzynarodowych projektach badawczych, w ramach których realizowane są badania kliniczne;
11) współpracą z Kwestorem oraz jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu w zakresie opracowywania i weryfikacji budżetów badań klinicznych.
§ 64
Centrum ds. Organizacji i Obsługi Studiów w Języku Angielskim zajmuje się w szczególności:
1) przygotowywaniem procesu rekrutacji na studia prowadzone w języku angielskim oraz obsługą administracyjną Międzywydziałowej Komisji Rekrutacyjnej i kandydatów na studia;
2) organizacją programu wprowadzającego dla studentów pierwszego roku;
3) obsługą administracyjną studentów, w szczególności w zakresie:
a) przygotowywania dokumentów wymaganych do legalizacji pobytu na terenie Rzeczypospolitej Polskiej,
b) przygotowywania umów o warunkach odpłatności za studia,
c) wydawania elektronicznych legitymacji studenckich, zaświadczeń, kart okresowych osiągnięć studenta, dyplomów i suplementów do dyplomów,
d) spraw finansowych, w tym uzyskiwania pożyczek oraz rozliczania opłat wniesionych przez studentów,
e) przygotowania dokumentów związanych z ubieganiem się przez absolwentów o pracę w instytucjach zagranicznych,
f) przygotowania dokumentów wymaganych w postępowaniach prowadzonych w sprawach uznania świadectw lub innych dokumentów za dokumenty potwierdzające wykształcenie średnie, dające prawo do kontynuowania nauki na studiach wyższych w Polsce;
4) obsługą administracyjną studiów prowadzonych w języku angielskim, a w szczególności:
a) w zakresie dydaktyki:
- planowaniem oraz organizowaniem zajęć dydaktycznych, praktyk zawodowych, sesji egzaminacyjnych, w tym zajęć klinicznych i praktyk zawodowych w ośrodkach zagranicznych,
- współpracą z National Board of Medical Examiners w Filadelfii w związku z organizacją egzaminów zewnętrznych,
- dokumentowaniem przebiegu studiów oraz wprowadzaniem danych do systemu informatycznego Dziekanat XP,
b) w zakresie marketingu i promocji:
- opracowywaniem informatorów dla studentów studiów prowadzonych w języku angielskim,
- nawiązywaniem kontaktów międzynarodowych, w tym współpracą z uczelniami zagranicznymi, organizacjami edukacyjnymi, ambasadami oraz firmami rekrutacyjnymi, - reprezentowaniem Uniwersytetu na międzynarodowych konferencjach i targach
edukacyjnych,
- przygotowywaniem oraz prowadzeniem działań marketingowych skierowanych do cudzoziemców, zgodnie z przyjętą przez władze Uniwersytetu strategią internacjonalizacji,
- przygotowywaniem dokumentacji wymaganej do uzyskania akredytacji udzielanych przez instytucje zagraniczne,
- merytorycznym przygotowywaniem serwisu internetowego oraz oficjalnych profili studiów prowadzonych w języku angielskim w mediach społecznościowych;
5) organizowaniem i obsługą administracyjną audytów zleconych przez zagraniczne instytucje państwowe przyznające studentom środki finansowe na studia;
6) organizacją oraz obsługą administracyjną kursów przygotowawczych i socjolingwistycznych dla kandydatów na studia prowadzone w języku angielskim.
§ 65
1. Centrum Informatyczno-Telekomunikacyjne zajmuje się w szczególności:
1) opracowywaniem strategii rozwoju Uniwersytetu w zakresie stosowania technologii informatycznych i telekomunikacyjnych oraz nadzorem nad jej realizacją;
2) projektowaniem architektury systemów informatycznych Uniwersytetu oraz opracowywaniem koncepcji ich rozwoju;
3) opracowywaniem, wdrażaniem i monitorowaniem katalogu usług świadczonych w zakresie technologii informatycznych i telekomunikacyjnych;
4) prowadzeniem rejestru uprawnień w systemach informatycznych Uniwersytetu.
2. W strukturze Centrum Informatyczno-Telekomunikacyjnego działają:
1) Centralny Serwis i Magazyn IT;
2) Dział Administratorów Systemów Informatycznych;
3) Dział Rozwoju Systemów Informatycznych;
4) Dział Wsparcia Dydaktyki.
3. Centralny Serwis i Magazyn IT zajmuje się udzielaniem wsparcia technicznego użytkownikom systemów informatycznych Uniwersytetu, a w szczególności:
1) instalowaniem stanowisk komputerowych i urządzeń peryferyjnych, przekazanych do użytkowania pracownikom jednostek organizacyjnych, oraz instalowaniem i konfigurowaniem systemów operacyjnych na stanowiskach komputerowych;
2) instalowaniem i aktualizacją programów użytkowych ogólnych oraz programów właściwych dla jednostki organizacyjnej, a także programów narzędziowych, zabezpieczających pracę stacji roboczych;
3) obsługą, konfiguracją i konserwacją systemów multimedialnych;
4) diagnozowaniem oraz usuwaniem awarii sprzętu i oprogramowania w stacjach roboczych i urządzeniach peryferyjnych;
5) udzielaniem porad i konsultacji pracownikom Uniwersytetu w zakresie konfiguracji sprzętu i oprogramowania;
6) nadzorem nad realizacją dostaw sprzętu komputerowego i umów serwisowych.
4. Dział Administratorów Systemów Informatycznych zajmuje się utrzymaniem, konserwacją oraz udzielaniem dostępu do systemów informatycznych Uniwersytetu, a w szczególności:
1) zarządzaniem systemami informatycznymi i serwerowymi systemami operacyjnymi oraz utrzymaniem ciągłości ich działania;
2) tworzeniem kopii zapasowych danych oraz kontrolą ich poprawności;
3) konfigurowaniem, monitorowaniem oraz dostrajaniem serwerowych systemów operacyjnych i bazodanowych;
4) realizacją polityki tworzenia kopii zapasowych systemów operacyjnych, baz danych oraz aplikacji;
5) monitorowaniem wydajności serwerów, systemów operacyjnych i bazodanowych oraz monitorowaniem i aktualizacją stanu zabezpieczeń systemów serwerowych;
6) modernizacją oraz konserwacją sprzętowych platform serwerowych;
7) nadawaniem uprawnień do systemów informatycznych zgodnie z przepisami wewnętrznymi Uniwersytetu;
8) zabezpieczaniem danych w systemach informatycznych przed dostępem osób nieupoważnionych;
9) monitorowaniem nieprawidłowości występujących w sieciach i systemach informatycznych Uniwersytetu oraz naruszeń przepisów Polityki bezpieczeństwa w Uniwersytecie Medycznym w Łodzi i informowaniem o nich Inspektora Ochrony Danych.
5. Dział Rozwoju Systemów Informatycznych zajmuje się w szczególności:
1) realizacją prac programistycznych związanych z rozwojem systemów informatycznych Uniwersytetu, w tym dziedzinowych systemów informatycznych;
2) optymalizacją kodu źródłowego systemów informatycznych;
3) przygotowywaniem specyfikacji technicznych aplikacji w oparciu o wymagania użytkowników końcowych;
4) projektowaniem graficznym interfejsów użytkowników w aplikacjach;
5) opracowywaniem oraz utrzymywaniem odpowiedniego poziomu zabezpieczeń systemów informatycznych w aplikacjach;
6) dokumentowaniem rozwoju systemów informatycznych Uniwersytetu.
6. Dział Wsparcia Dydaktyki zajmuje się w szczególności:
1) udzielaniem wsparcia technicznego w zakresie obsługi sprzętu komputerowego oraz audiowizualnego w salach dydaktycznych Uniwersytetu;
2) obsługą techniczną i serwisową komputerowego oraz audiowizualnego sprzętu dydaktycznego;
3) obsługą techniczną wideokonferencji;
4) wsparciem technicznym imprez organizowanych na terenie Centrum Dydaktycznego Uniwersytetu;
5) obsługą techniczną uczelnianej platformy e-learningowej;
6) rejestracją multimedialnych materiałów e-learningowych.
§ 66
Samodzielna Sekcja ds. Obronnych zajmuje się w szczególności:
1) w zakresie zadań wykonywanych na potrzeby obronne państwa:
a) opracowywaniem i aktualizowaniem dokumentacji dotyczącej przygotowania Uniwersytetu do wykonywania zadań obronnych podczas podwyższania gotowości obronnej państwa i w czasie wojny, a w szczególności procedur planowania operacyjnego,
b) wykonywaniem zadań na potrzeby Zespołu Kierowania Uniwersytetu,
c) planowaniem i koordynowaniem przygotowań uniwersyteckich szpitali klinicznych na potrzeby obronne państwa,
d) prowadzeniem ewidencji pracowników Uniwersytetu w związku z realizacją powszechnego obowiązku obrony oraz przydzielonych Uniwersytetowi zadań obronnych,
e) realizacją zadań związanych z powszechnym obowiązkiem obrony spoczywającym na studentach Uniwersytetu,
f) organizacją i prowadzeniem szkolenia obronnego osób pełniących funkcje w zespołach kierowania Uniwersytetu oraz w uniwersyteckich szpitalach klinicznych;
2) w zakresie obrony cywilnej:
a) opracowywaniem i aktualizowaniem dokumentacji obrony cywilnej na wypadek zagrożeń niemilitarnych, w tym systemu powiadamiania i alarmowania Uniwersytetu oraz uniwersyteckich szpitali klinicznych,
b) opracowywaniem i aktualizowaniem dokumentacji ochrony zabytków nieruchomych Uniwersytetu na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych,
c) planowaniem i prowadzeniem szkolenia osób funkcyjnych na potrzeby realizacji zadań obrony cywilnej (w tym wdrożenie procedur działania osób funkcyjnych odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i porządek w obiektach Uniwersytetu na wypadek awarii, katastrof oraz innych zagrożeń niemilitarnych);
3) w zakresie reagowania kryzysowego:
a) opracowywaniem procedur zarządzania kryzysowego Uniwersytetem oraz analizą skuteczności zabezpieczenia obiektów Uniwersytetu na wypadek sytuacji kryzysowych, b) gromadzeniem, analizowaniem oraz opracowywaniem informacji dotyczących wystąpienia
ewentualnych sytuacji kryzysowych w obiektach Uniwersytetu oraz w uniwersyteckich szpitalach klinicznych;
4) współdziałaniem z jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu, Wydziałem Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Urzędu Wojewódzkiego, Wydziałem Zarządzania Kryzysowego i Bezpieczeństwa Urzędu Miasta Łodzi, Komendą Miejską Policji, Komendą Miejską Państwowej Straży Pożarnej, a także właściwymi terenowymi organami administracji wojskowej w zakresie realizacji zadań, o których mowa w pkt 1-3;
5) nadzorowaniem realizacji zadań obronnych, obrony cywilnej i reagowania kryzysowego przez struktury ds. obronnych uniwersyteckich szpitali klinicznych.
Oddział 3
Jednostki organizacyjne podporządkowane Zastępcy Kanclerza ds. Inwestycyjno-Technicznych
§ 67 Biuro ds. Nieruchomości zajmuje się w szczególności:
1) opracowywaniem i realizacją strategii zarządzania nieruchomościami, w szczególności strategii rozwoju bazy dydaktycznej;
2) bieżącym administrowaniem nieruchomościami w okresie gwarancyjnym i pogwarancyjnym poprzez stałą kontrolę stanu technicznego, porządkowego i funkcjonalnego obiektów;
3) współpracą z wykonawcami w zakresie realizacji gwarancji, w tym przeglądów gwarancyjnych;
4) realizacją obowiązków właściciela budynku, określonych w odrębnych przepisach;
5) określaniem warunków i specyfikacji przetargów na usługi związane z bieżącą eksploatacją nieruchomości;
6) naliczaniem należnych opłat i podatków od nieruchomości;
7) realizacją umów na usługi związane z bieżącym utrzymaniem nieruchomości i ubezpieczeniem majątku oraz weryfikacją i rozliczaniem faktur za te usługi, w tym faktur za media dla obiektów Uniwersytetu;
8) opracowywaniem rocznego sprawozdania finansowego z eksploatacji obiektów;
9) współtworzeniem rocznych i wieloletnich planów remontów i inwestycji;
10) najmem lub dzierżawą nieruchomości;
11) zabieganiem o właściwy stan prawny nieruchomości;
12) prowadzeniem bazy danych dotyczących lokalizacji jednostek organizacyjnych, budynków Uniwersytetu i ich funkcjonalności;
13) przeprowadzaniem analiz ekonomicznych i organizacyjnych dotyczących realizacji strategii rozwoju Uniwersytetu – w zakresie związanym z działalnością jednostki;
14) prowadzeniem ewidencji oraz sumowaniem wartości szacunkowych zamówień na zakup usług związanych z bieżącym utrzymaniem obiektów, zgodnie z wewnętrznymi przepisami Uniwersytetu.
§ 68
1. Biuro Inwestycyjno-Techniczne zajmuje się w szczególności:
1) wykonywaniem zadań związanych z organizacją i funkcjonowaniem infrastruktury Uniwersytetu, w tym obiektów, urządzeń technicznych, aparatury medycznej i laboratoryjnej;
2) udziałem w opracowywaniu i realizacji strategii zarządzania nieruchomościami, w szczególności strategii rozwoju bazy dydaktycznej;
3) współtworzeniem rocznych i wieloletnich planów remontów i inwestycji;
4) nadzorowaniem realizacji inwestycji i robót remontowo-budowlanych prowadzonych w Uniwersytecie;
5) przeprowadzaniem analiz technicznych i ekonomicznych dotyczących realizacji strategii rozwoju Uniwersytetu – w zakresie związanym z działalnością Biura Inwestycyjno- -Technicznego.
2. W strukturze Biura Inwestycyjno-Technicznego działają:
1) Dział Aparatury i Serwisu;
2) Dział Dokumentacji Inwestycyjnej;
3) Dział Logistyki;
4) Dział Realizacji Inwestycji;
5) Dział Techniczny, któremu podlegają:
a) Zespół Elektryków,
b) Zespół Hydraulików, Ślusarzy i Stolarzy;
6) Zespół Zamówień.
3. Dział Aparatury i Serwisu zajmuje się w szczególności:
1) nadzorowaniem zakupów aparatury medycznej i laboratoryjnej, w szczególności poprzez:
a) przyjmowanie wniosków na zakup aparatury oraz ocenę zasadności zakupu,
b) dokonywanie zakupów aparatury, której wartość nie przekracza kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych,
c) przekazywanie do Biura Obsługi i Realizacji Zamówień Publicznych wniosków o przeprowadzenie procedury przetargowej w związku z zamówieniami na zakup aparatury, której wartość przekracza kwotę określoną w art. 4 pkt 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych,
d) uczestniczenie w pracach komisji przetargowych,
e) prowadzenie ewidencji zgłoszonych zamówień oraz sumowanie wartości szacunkowych
w ramach zamówień na zakup aparatury danego rodzaju, zgodnie z przepisami ustawy – Prawo zamówień publicznych;
2) aktualizacją bazy danych dotyczących urządzeń technicznych, aparatury medycznej i laboratoryjnej Uniwersytetu oraz gromadzeniem dokumentacji technicznej;
3) wykonywaniem zadań związanych z kasacją oraz sprzedażą zbędnych urządzeń technicznych, aparatury medycznej i laboratoryjnej;
4) zlecaniem podmiotom zewnętrznym i nadzorowaniem wykonania serwisu gwarancyjnego oraz pogwarancyjnego urządzeń technicznych, aparatury medycznej i laboratoryjnej.
4. Dział Dokumentacji Inwestycyjnej zajmuje się w szczególności:
1) katalogowaniem oraz archiwizowaniem dokumentacji projektowej inwestycji i robót budowlanych prowadzonych w Uniwersytecie;
2) nadzorem nad podręcznym archiwum dokumentacji projektowej oraz jej obiegiem;
3) prowadzeniem spraw związanych z procesem odbiorowym dokumentacji projektowej inwestycji i robót budowlanych prowadzonych w Uniwersytecie;
4) analizą kosztów inwestycji oraz przygotowywaniem i aktualizacją planu remontowo- -inwestycyjnego;
5) sporządzaniem raportów końcowych z realizacji inwestycji dla dysponentów środków oraz rozliczaniem zakończonych inwestycji;
6) opracowywaniem dokumentacji dla organów zewnętrznych nadzorujących lub kontrolujących inwestycje.
5. Dział Logistyki zajmuje się w szczególności:
1) zarządzaniem magazynami: materiałowym, sprzętowym, używanych środków trwałych, rotacyjnym oraz odczynników chemicznych;
2) realizacją zleceń transportowych;
3) zakupem materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do zapewnienia właściwego funkcjonowania infrastruktury Uniwersytetu oraz materiałów i usług związanych z realizacją zleceń transportowych, których wartość nie przekracza kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych;
4) rozliczaniem, na podstawie ryczałtów samochodowych, kosztów użytkowania przez pracowników Uniwersytetu samochodów prywatnych do celów służbowych.
6. Dział Realizacji Inwestycji zajmuje się zarządzaniem inwestycjami oraz robotami remontowo- -budowlanymi realizowanymi w Uniwersytecie, a w szczególności:
1) uczestniczeniem w procedurze udzielania zamówień na realizację inwestycji oraz robót remontowo-budowlanych;
2) planowaniem, organizacją i realizacją inwestycji oraz robót remontowo-budowlanych;
3) odbiorem i rozliczaniem zakończonych inwestycji i robót remontowo-budowlanych oraz przekazywaniem obiektów do eksploatacji.
7. Dział Techniczny zajmuje się w szczególności wykonywaniem na rzecz jednostek organizacyjnych bieżących napraw i usług elektryczno-instalacyjnych, hydraulicznych, stolarskich oraz ślusarsko-spawalniczych.
8. Zespół Zamówień zajmuje się w szczególności zarządzaniem realizacją zakupów związanych z działalnością Biura Inwestycyjno-Technicznego, których wartość nie przekracza kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych.
9. W ramach Biura Inwestycyjno-Technicznego swoje zadania wykonuje Główny Energetyk, odpowiedzialny za zarządzanie infrastrukturą elektroenergetyczną oraz pomiarową Uniwersytetu, a w szczególności za zarządzanie:
1) prowadzonymi w Uniwersytecie robotami elektroenergetycznymi o charakterze inwestycyjnym, remontowym, modernizacyjnym i naprawczym;
2) systemem opomiarowania obiektów Uniwersytetu i rozliczania mediów energetycznych;
3) mediami energetycznymi Uniwersytetu – w celu optymalizacji kosztów.
§ 69
Inspektorat Ppoż. wykonuje zadania służby przeciwpożarowej, określone w odrębnych przepisach, a w szczególności zajmuje się:
1) przeprowadzaniem kontroli przestrzegania przepisów przeciwpożarowych w Uniwersytecie, w tym okresowych kontroli warunków ochrony przeciwpożarowej nieruchomości i ruchomości Uniwersytetu;
2) organizacją szkoleń dla pracowników i studentów w zakresie przepisów przeciwpożarowych;
3) współpracą z odpowiednimi komisjami w zakresie opiniowania projektów budowlanych oraz dokonywania odbiorów nowo wybudowanych lub zmodernizowanych obiektów budowlanych pod względem zgodności z przepisami przeciwpożarowymi;
4) organizacją i nadzorowaniem okresowych przeglądów podręcznego sprzętu gaśniczego i hydrantów;
5) współpracą z zarządcami obiektów Uniwersytetu w zakresie organizacji ewakuacji.
Oddział 4
Jednostki organizacyjne podporządkowane Zastępcy Kanclerza ds. Organizacji i Rozwoju
§ 70
1. Biuro Kontrolingu i Kompetencji Procesowych zajmuje się w szczególności:
1) wyznaczaniem, w porozumieniu z władzami Uniwersytetu, kierunków rozwoju zarządzania procesowego w Uniwersytecie;
2) nadzorem w zakresie utrzymania standardów oraz właściwej metodyki zarządzania procesowego;
3) dbaniem o rozwój systemów informatycznych w obszarze zarządzania finansami, zarządzania procesowego oraz systemów informacyjnych;
4) opracowywaniem wytycznych oraz kierunków rozwoju dla systemu rachunkowości zarządczej.
2. W strukturze Biura Kontrolingu i Kompetencji Procesowych działają:
1) Centrum Kompetencji Procesowych;
2) Dział Analiz, któremu podlega Sekcja ds. POL-on.
3. Centrum Kompetencji Procesowych zajmuje się w szczególności:
1) prowadzeniem prac analitycznych, technicznych oraz informatycznych, związanych z wdrażaniem w Uniwersytecie nowych elementów zarządzania procesowego i aplikacji procesowych;
2) zapewnieniem ciągłości działania aplikacji procesowych na platformie IBM BPM;
3) analizą wydajności zarządzania procesowego oraz inicjowaniem zmian optymalizujących jego działanie;
4) zapewnieniem utrzymania standardów zarządzania procesowego w Uniwersytecie.
4. Dział Analiz zajmuje się w szczególności:
1) sporządzaniem raportów finansowych oraz analiz finansowych na potrzeby władz Uniwersytetu;
2) współpracą z Centrum Informatyczno-Telekomunikacyjnym w zakresie efektywnego wdrażania systemu informatycznego Uniwersytetu w części związanej z analizą danych;
3) współpracą z Centrum Kompetencji Procesowej w zakresie efektywnego wdrażania aplikacji procesowych;
4) współpracą z Centrum Kształcenia Podyplomowego w zakresie przygotowania analizy finansowej dotyczącej prowadzenia studiów podyplomowych i kursów;
5) współpracą z Biurem Nauki, Strategii i Rozwoju w zakresie opracowania i wdrożenia systemu analizy danych statystycznych do oceny postępu realizacji strategii rozwoju Uniwersytetu;
6) współpracą z Działem Księgowości w zakresie tworzenia planów budżetowych dla
jednostek;
7) współpracą z Działem Płac i Działem ds. Osobowych w zakresie weryfikacji prawidłowości księgowania wynagrodzeń;
8) obsługą bazy Apollo, niezbędnej do prawidłowej realizacji planu budżetowego;
9) przygotowaniem i wdrażaniem systemu rachunkowości zarządczej.
5. Sekcja ds. POL-on zajmuje się koordynacją procesu sprawozdawczego Uniwersytetu w Zintegrowanym Systemie Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on w zakresie prawidłowego, rzetelnego i terminowego wprowadzania, aktualizacji oraz weryfikacji danych przez jednostki organizacyjne, użytkowników systemu POL-on, a w szczególności:
1) nadzorem nad terminowym i prawidłowym realizowaniem przez jednostki organizacyjne zadań w zakresie wprowadzania, aktualizowania, archiwizowania danych w systemie POL-on oraz ich usuwania;
2) inicjowaniem i wprowadzaniem mechanizmów kontroli poprawności danych przekazywanych przez Uniwersytet;
3) opracowywaniem wewnętrznych procedur w zakresie przygotowywania i przekazywania danych do systemu POL-on;
4) przekazywaniem władzom Uniwersytetu cyklicznych raportów o stanie realizacji zadań w zakresie sprawozdawczości w systemie POL-on.
§ 71
1. Biuro Organizacyjno-Prawne zajmuje się w szczególności:
1) sprawami związanymi z organizacją, funkcjonowaniem i obsługą prawną Uniwersytetu;
2) nadzorem nad działalnością uniwersyteckich szpitali klinicznych oraz współpracą z podmiotami leczniczymi, w których alokowane są jednostki organizacyjne Uniwersytetu.
2. W strukturze Biura Organizacyjno-Prawnego działają:
1) Archiwum;
2) Dział ds. Bazy Klinicznej;
3) Dział Organizacyjno-Prawny;
4) Kancelaria Główna.
3. Archiwum zajmuje się w szczególności:
1) przechowywaniem, zabezpieczaniem, ewidencjonowaniem oraz udostępnianiem gromadzonej dokumentacji;
2) współpracą z jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu w zakresie przekazywania dokumentacji do Archiwum;
3) prowadzeniem szkoleń dla pracowników Uniwersytetu w zakresie archiwizacji dokumentów;
4) inicjowaniem komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
5) koordynowaniem i ewidencjonowaniem usług niszczenia dokumentacji niearchiwalnej wytwarzanej w Uniwersytecie;
6) współpracą z Archiwum Państwowym w Łodzi, odpowiedzialnym za nadzór nad Archiwum;
7) sporządzaniem rocznych sprawozdań z działalności Archiwum oraz stanu dokumentacji gromadzonej w Archiwum, przedkładanych Rektorowi i Dyrektorowi Archiwum Państwowego w Łodzi.
4. Dział ds. Bazy Klinicznej zajmuje się całokształtem spraw dotyczących bazy klinicznej Uniwersytetu, wynikających z przepisów ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, z wyłączeniem prowadzenia kontroli, o której mowa w art. 121 ww. ustawy, a w szczególności:
1) analizą działalności szpitali klinicznych w zakresie realizacji ich zadań statutowych, dostępności i jakości udzielanych świadczeń, prowadzonej gospodarki mieniem i gospodarki finansowej;
2) prowadzeniem spraw dotyczących:
a) zmian w statutach szpitali klinicznych,
b) rad społecznych szpitali klinicznych,
c) zbycia lub udostępnienia aktywów trwałych szpitali klinicznych, d) skarg i wniosków związanych z działalnością szpitali klinicznych;
3) prowadzeniem rejestru danych dotyczących bazy klinicznej Uniwersytetu;
4) obsługą administracyjną konkursów na stanowiska dyrektorów szpitali klinicznych;
5) przygotowywaniem projektów umów na udostępnienie oddziałów szpitalnych celem realizacji zadań dydaktycznych i badawczych, w powiązaniu z udzieleniem świadczeń zdrowotnych, a także aktualizacją oraz monitorowaniem realizacji i rozliczeń ww. umów;
6) zbieraniem danych oraz przygotowywaniem na ich podstawie projektów podziału środków finansowych przeznaczonych na realizację umów, o których mowa w pkt 5;
7) przygotowywaniem projektów uchwał oraz zarządzeń w zakresie spraw dotyczących działalności szpitali klinicznych;
8) przygotowywaniem sprawozdań oraz opracowań dotyczących działalności szpitali klinicznych, sporządzanych w oparciu o obowiązujące przepisy prawa lub na wniosek uprawnionych organów i urzędów;
9) opracowywaniem zbiorczych planów finansowych szpitali klinicznych do projektu budżetu państwa;
10) koordynowaniem przygotowania przez szpitale kliniczne wniosków dotyczących planowanych inwestycji i zakupów inwestycyjnych finansowanych z budżetu państwa.
5. Dział Organizacyjno-Prawny zajmuje się w szczególności:
1) opracowywaniem oraz aktualizowaniem treści Statutu – zgodnie ze zmianami uchwalonymi przez Senat;
2) opracowywaniem oraz aktualizowaniem treści Regulaminu – na podstawie decyzji Rektora;
3) przygotowywaniem we współpracy z właściwymi merytorycznie jednostkami organizacyjnymi:
a) projektów wewnętrznych aktów prawnych – uchwał Senatu, zarządzeń Rektora lub Kanclerza oraz obwieszczeń Rektora,
b) pism okólnych i komunikatów Rektora lub Kanclerza, c) projektów pełnomocnictw i upoważnień,
d) wzorów oraz projektów umów i porozumień,
e) wzorów decyzji administracyjnych – w przypadku zmian przepisów prawa powszechnie obowiązującego;
4) nadzorem merytorycznym nad prawidłowym przebiegiem procesów w aplikacjach procesowych związanych z zakresem zadań Działu;
5) współpracą z Biurem Rektora w zakresie obsługi administracyjnej Senatu, w szczególności:
a) przygotowywaniem dokumentacji na posiedzenia Senatu, b) sporządzaniem protokołów i sprawozdań z posiedzeń Senatu;
6) współpracą z kancelariami prawnymi oraz radcą prawnym Uniwersytetu w zakresie spraw należących do kompetencji Działu oraz spraw zgłoszonych przez jednostki organizacyjne, dotyczących w szczególności:
a) wydawania opinii prawnych,
b) akceptacji formalnoprawnej przekazywanych projektów dokumentów, w tym aktów prawnych, umów, porozumień, pełnomocnictw
– oraz zabezpieczeniem sprawnej realizacji zadań w ramach tej współpracy;
7) współpracą z jednostkami organizacyjnymi w zakresie spraw należących do kompetencji
7) współpracą z jednostkami organizacyjnymi w zakresie spraw należących do kompetencji