§ 57 Radca Prawny zajmuje się w szczególności:
4. Dział Zamówień Publicznych zajmuje się w szczególności:
1) przygotowywaniem i prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia zgodnie z przepisami ustawy ‒ Prawo zamówień publicznych, odpowiednio do wartości szacunkowej zamówienia, we współpracy z kierownikiem zamawiającego oraz komisjami przetargowymi, w tym:
a) sporządzaniem specyfikacji istotnych warunków zamówienia na podstawie wniosku złożonego przez jednostkę merytoryczną Uniwersytetu lub innych dokumentów niezbędnych do wszczęcia postępowania przetargowego lub negocjacji,
b) publikowaniem ogłoszeń o zamówieniu oraz o udzieleniu zamówienia, w zależności od wartości zamówienia – w Biuletynie Zamówień Publicznych lub w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej,
c) prowadzeniem, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, postępowań o wartości równej lub przekraczającej tzw. „progi unijne”,
d) sporządzaniem i archiwizacją dokumentacji prowadzonych postępowań zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych,
e) prowadzeniem korespondencji z wykonawcami,
f) prowadzeniem czynności związanych z zawarciem umowy z wybranym wykonawcą, g) przekazywaniem umów zawartych w wyniku prowadzonych procedur jednostkom
merytorycznym w celu ich realizacji;
2) prowadzeniem procedur, do których nie stosuje się ustawy ‒ Prawo zamówień publicznych, zgodnie z wewnętrznymi przepisami Uniwersytetu;
3) przygotowywaniem rocznego sprawozdania dla Urzędu Zamówień Publicznych, dotyczącego rodzajów zamówień udzielonych przez Uniwersytet oraz trybów postępowań;
4) przygotowywaniem planów postępowań o udzielenie zamówień;
5) prowadzeniem rejestru postępowań i procedur;
6) współpracą z jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu w ramach prowadzonych postępowań i procedur;
7) współpracą z organami kontroli w zakresie dotyczącym udzielonych zamówień publicznych;
8) monitorowaniem zmian w przepisach o zamówieniach publicznych w celu ich implementacji do prowadzonych postępowań oraz do regulacji wewnętrznych Uniwersytetu.
§ 61
1. Biuro Obsługi Studiów zajmuje się organizacją obsługi administracyjnej procesu kształcenia, a w szczególności:
1) nadzorem nad prawidłowym, zgodnym z obowiązującymi przepisami, przebiegiem procesu rekrutacji na studia;
2) zapewnieniem efektywnego planowania oraz prawidłowej organizacji zajęć dydaktycznych;
3) nadzorem nad organizacją obsługi administracyjnej studentów, słuchaczy studiów podyplomowych i innych form kształcenia;
4) nadzorem nad organizacją przyznawania świadczeń z funduszu stypendialnego;
5) nadzorem nad zgodną z obowiązującymi przepisami realizacją zadań Uniwersytetu, związanych z zapewnieniem studentom i doktorantom będącym osobami przewlekle
chorymi lub niepełnosprawnymi warunków do pełnego uczestniczenia w procesie kształcenia;
6) zapewnieniem prawidłowego funkcjonowania Elektronicznego Systemu Obsługi Studiów;
7) koordynowaniem wprowadzania danych do Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym „POL-on”.
2. W strukturze Biura Obsługi Studiów działają:
1) Akademickie Biuro Karier;
2) Centrum Kształcenia Podyplomowego;
3) Dział ds. Bytowych Studentów i Doktorantów;
4) Dział Planowania Dydaktyki;
5) Dział Rekrutacji i Kształcenia;
6) Dział Rozliczeń Dydaktycznych;
7) dziekanaty wydziałów i oddziałów.
3. Akademickie Biuro Karier zajmuje się prowadzeniem poradnictwa zawodowego oraz pośrednictwem pracy, a w szczególności:
1) udzielaniem poszukującym pracy absolwentom i studentom Uniwersytetu pomocy w wyborze zawodu i miejsca zatrudnienia, w szczególności poprzez:
a) udzielanie informacji o rynku pracy oraz możliwościach szkolenia i kształcenia,
b) udzielanie porad ułatwiających wybór zawodu, zmianę kwalifikacji, podjęcie lub zmianę zatrudnienia;
2) pozyskiwaniem aktualnych informacji o ofertach pracy, stażach i praktykach zawodowych oraz ich udostępnianiem studentom i absolwentom;
3) gromadzeniem danych dotyczących rynku pracy oraz sytuacji zawodowej absolwentów.
4. Centrum Kształcenia Podyplomowego zajmuje się w szczególności:
1) organizacją procesu kształcenia i obsługą administracyjną studiów podyplomowych i innych form kształcenia, w tym: specjalizacji zawodowych, szkoleń ciągłych lub ustawicznych i szkoleń doskonalących;
2) w zakresie określonym w pkt 1:
a) organizacją procesu kształcenia, obejmującą w szczególności:
- przygotowanie dokumentacji niezbędnej do utworzenia studiów podyplomowych, - przygotowywanie projektów aktów prawnych niezbędnych do prowadzenia studiów
podyplomowych, w tym regulaminu studiów,
- organizowanie procesu rekrutacji na studia podyplomowe,
- wprowadzanie danych dotyczących studiów podyplomowych do systemu informatycznego Uczelnia XP, na podstawie planów przekazanych przez koordynatora,
- prowadzenie dokumentacji oraz rejestrów słuchaczy i absolwentów studiów podyplomowych,
- przygotowywanie wniosków akredytacyjnych dotyczących specjalizacji i składanie ich w systemie monitorowania kształcenia (SMK),
- współpracę z podmiotami zewnętrznymi odpowiedzialnymi za realizację zajęć dydaktycznych, jednostkami prowadzącymi staże podstawowe i kierunkowe oraz instytucjami naukowymi,
- współpracę z konsultantami krajowymi i wojewódzkimi m.in. w zakresie sporządzania sprawozdań oraz pomocy merytorycznej,
- współpracę z jednostkami nadzorującymi kształcenie podyplomowe, w szczególności z Centrum Medycznym Kształcenia Podyplomowego, Urzędem Wojewódzkim, izbami zawodowymi (Krajową Radą Diagnostów Laboratoryjnych, Okręgową Izbą Aptekarską, Izbą Lekarską),
- przygotowywanie wzorów umów zawieranych ze słuchaczami studiów podyplomowych, specjalizacji i szkoleń, kierownikami specjalizacji oraz
jednostkami zewnętrznymi współpracującymi z Uniwersytetem w zakresie realizacji kształcenia,
- pozyskiwanie środków finansowych ze źródeł zewnętrznych na organizowanie studiów podyplomowych, specjalizacji zawodowych, kursów i szkoleń ciągłych i doskonalących oraz rozliczanie dotacji uzyskanych przez Uniwersytet na kształcenie podyplomowe,
- przygotowanie wzorów ankiet służących do oceny jakości kształcenia w ramach studiów podyplomowych, specjalizacji zawodowych, kursów oraz szkoleń ciągłych i doskonalących, analizowanie ankiet i przekazywanie ich wyników do wiadomości kierowników naukowych,
- organizowanie lub współorganizowanie konferencji naukowych, sympozjów, zjazdów i innych szkoleń,
- współpracę z firmami z branży medycznej,
- przygotowanie i nadzorowanie realizacji zamówień na organizowanie studiów podyplomowych, specjalizacji zawodowych, kursów i szkoleń,
- współpracę z innymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie promocji studiów podyplomowych, specjalizacji zawodowych, kursów i szkoleń,
b) obsługą administracyjną studiów podyplomowych, kursów i szkoleń, obejmującą w szczególności:
- przygotowanie sprawozdań oraz obsługę administracyjną Zespołu ds. Jakości Kształcenia Podyplomowego,
- umieszczanie na stronach internetowych Uniwersytetu oraz jednostek współpracujących i branżowych informacji dotyczących prowadzonych studiów podyplomowych, specjalizacji zawodowych, kursów i szkoleń,
- sporządzanie kosztorysów wstępnych i końcowych oraz wycenę kosztów kursów, kursów specjalizacyjnych i szkoleń – na podstawie kosztorysów wstępnych, z uwzględnieniem dofinansowania,
- negocjowanie, zawieranie, rejestrowanie i nadzorowanie realizacji umów cywilnoprawnych i porozumień związanych z prowadzonym kształceniem,
- sporządzanie sprawozdań rzeczowo-finansowych, dotyczących prowadzonego kształcenia, w tym sprawozdań finansowych, na potrzeby władz Uniwersytetu, Ministerstwa Zdrowia, Głównego Urzędu Statystycznego, konsultantów krajowych i wojewódzkich, Urzędu Wojewódzkiego,
- przygotowywanie umów o warunkach odpłatności za kształcenie, - dokumentowanie przebiegu procesu kształcenia,
- wydawanie świadectw ukończenia studiów podyplomowych, certyfikatów, zaświadczeń,
- rozliczanie opłat wniesionych przez uczestników studiów podyplomowych, specjalizacji zawodowych oraz kursów i szkoleń ciągłych i doskonalących,
- wystawianie faktur oraz rozliczanie kont księgowych,
- koordynowanie platformy „zapisy i płatności on-line” kursów i szkoleń,
- współpracę z kierownikami i koordynatorami studiów podyplomowych, kierownikami naukowym oraz sekretarzami kursów i szkoleń.
5. Dział ds. Bytowych Studentów i Doktorantów zajmuje się w szczególności:
1) prowadzeniem spraw związanych z pomocą materialną dla studentów i doktorantów, w tym sporządzaniem list wypłat świadczeń przyznawanych z funduszu stypendialnego oraz sporządzaniem decyzji administracyjnych;
2) przygotowywaniem, we współpracy z Działem Organizacyjno-Prawnym oraz Uczelnianą Radą Samorządu Studenckiego i Radą Samorządu Doktorantów, projektów zarządzeń i regulaminów określających zasady korzystania przez studentów i doktorantów z pomocy materialnej;
3) sporządzaniem planów oraz sprawozdań statystycznych i finansowych, dotyczących
pomocy materialnej udzielanej studentom i doktorantom;
4) prowadzeniem spraw związanych z przyznawaniem stypendiów przez Ministra Zdrowia, w tym sporządzaniem list wypłat;
5) prowadzeniem spraw związanych z przyznawaniem stypendiów finansowanych przez jednostki samorządu terytorialnego;
6) przygotowywaniem dokumentacji i zgłaszaniem studentów do ubezpieczenia zdrowotnego, zgodnie z obowiązkiem określonym w przepisach o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym;
7) nadzorem nad domami studenckimi, w szczególności w zakresie:
a) prawidłowego wykorzystania miejsc,
b) ustalania kosztów i wysokości opłat za zakwaterowanie,
c) przekazywania do domów studenckich wykazów studentów i doktorantów uprawnionych do zakwaterowania,
d) prowadzenia ewidencji stanu zakwaterowania i wniesionych opłat za zakwaterowanie, e) wystawiania faktur za zakwaterowanie,
f) podpisywania umów najmu ze studentami i doktorantami, g) planowania i realizacji rocznych budżetów.
6. Dział Planowania Dydaktyki zajmuje się w szczególności:
1) monitorowaniem i koordynowaniem planowania zajęć dydaktycznych w systemie informatycznym Uczelnia XP;
2) wprowadzaniem i weryfikowaniem ustalonych zgodnie z procedurą planów zajęć dydaktycznych w systemie informatycznym Uczelnia XP;
3) współpracą z Centrum Nauczania Języków Obcych oraz Centrum Sportu w zakresie realizacji procesu dydaktycznego;
4) obsługą studentów i nauczycieli akademickich w zakresie korzystania z systemu informatycznego Wirtualna Uczelnia;
5) przygotowywaniem sprawozdań i zestawień dotyczących wprowadzania danych do systemu Uczelnia XP;
6) współpracą z Centrum Informatyczno-Telekomunikacyjnym w ramach modyfikacji oraz obsługi technicznej systemu Uczelnia XP;
7) weryfikacją danych dotyczących bazy dydaktycznej z Biurem ds. Nieruchomości oraz Działem Analiz;
8) koordynowaniem rezerwacji sal dydaktycznych w Centrum Dydaktycznym Uniwersytetu.
7. Dział Rekrutacji i Kształcenia zajmuje się w szczególności:
1) przygotowywaniem i koordynowaniem postępowania rekrutacyjnego na studia, w zakresie administracyjnym i merytorycznym, w szczególności:
a) przygotowaniem harmonogramu i projektów aktów prawnych dotyczących rekrutacji na studia,
b) nadzorem merytorycznym, formalnym i technicznym nad przebiegiem postępowania rekrutacyjnego na studia,
c) organizacją egzaminów kwalifikacyjnych oraz nadzorem nad ich przebiegiem, d) obsługą administracyjną komisji rekrutacyjnych,
e) opracowaniem merytorycznym wzorów decyzji administracyjnych wydawanych w sprawach przyjęcia na studia,
f) przygotowywaniem decyzji administracyjnych wydawanych w sprawach przyjęcia na studia,
g) współpracą z Biurem Promocji w zakresie działań promocyjnych związanych z rekrutacją i pozyskiwaniem kandydatów na studia,
h) opracowaniem merytorycznym wzorów umów o warunkach odpłatności na studia dla kandydatów zakwalifikowanych do przyjęcia na studia;
2) monitorowaniem zmian w nadrzędnych przepisach prawnych dotyczących rekrutacji na studia oraz organizacji kształcenia na studiach;
3) przygotowywaniem projektów wewnętrznych aktów prawnych dotyczących obszaru kształcenia;
4) nadzorem nad przyjmowaniem i weryfikacją wniosków o nagrody:
a) dydaktyczne Rektora Uniwersytetu Medycznego w Łodzi, b) dydaktyczne Ministra Zdrowia,
c) dla najlepszych absolwentów;
5) przygotowywaniem projektów rozstrzygnięć i decyzji administracyjnych wydawanych przez Rektora w pierwszej lub drugiej instancji, w szczególności w sprawach: rekrutacji na studia, zwolnienia cudzoziemców z opłat za studia lub usługi edukacyjne, skreślenia z listy studentów lub w innych sprawach związanych z tokiem studiów;
6) koordynowaniem procesu potwierdzania efektów uczenia się;
7) nadzorowaniem i koordynowaniem działalności organizacji studenckich pod względem formalnoprawnym oraz w zakresie przyznanego budżetu i wydatków, a w szczególności:
a) przyjmowaniem i weryfikacją wniosków o dofinansowanie zadań w zakresie studenckiej działalności naukowej, kulturalnej i sportowej,
b) współpracą z członkami organizacji studenckich, pracownikami Uniwersytetu oraz z jednostkami zewnętrznymi w celu realizacji dofinansowanych zadań,
c) przygotowaniem sprawozdań finansowych z realizacji planu budżetowego na podstawie złożonych wniosków, dostarczonych faktur oraz danych z systemu FIX, d) nadzorem, pod względem formalnym, nad wydatkowaniem środków finansowych przez
organizacje studenckie,
e) nadzorem nad aktami wydawanymi przez organy uczelnianych organizacji studenckich, w tym aktami założycielskimi;
8) obsługą administracyjną i koordynowaniem pracy rzeczników dyscyplinarnych oraz Komisji Dyscyplinarnej dla Studentów i Doktorantów;
9) obsługą administracyjną i merytoryczną Komisji ds. Kształcenia, w tym przekazywaniem projektów uchwał członkom Komisji oraz organizowaniem posiedzeń;
10) przygotowywaniem raportów, statystyk i sprawozdań dotyczących postępowania rekrutacyjnego, studiów, studentów, organizacji kształcenia i absolwentów, w tym dla:
a) władz i jednostek organizacyjnych Uniwersytetu,
b) Ministerstwa Zdrowia, Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Ministerstwa Obrony Narodowej,
c) Urzędu Miasta Łodzi oraz Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego, d) systemu POL-on;
11) współpracą z innymi jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu oraz podmiotami zewnętrznymi w zakresie organizacji rekrutacji na studia oraz procesu kształcenia.
8. Dział Rozliczeń Dydaktycznych zajmuje się w szczególności:
1) administrowaniem i obsługą systemów informatycznych służących do rozliczania godzin zrealizowanych zajęć dydaktycznych;
2) rozliczaniem rocznego wymiaru zajęć dydaktycznych jednostek organizacyjnych w systemie informatycznym Uniwersytetu;
3) gromadzeniem dokumentacji dotyczącej zrealizowanych zajęć dydaktycznych oraz weryfikowaniem jej zgodności z wewnętrznymi aktami prawnymi Uniwersytetu i stanem zatrudnienia w jednostkach organizacyjnych;
4) przygotowywaniem oraz rejestrowaniem umów cywilnoprawnych o prowadzenie zajęć dydaktycznych, zajęć w ramach praktyk zawodowych, dyżurów, praktycznego nauczania klinicznego, e-learningu i zajęć sportowych w ramach Akademickiego Związku Sportowego oraz umów o prowadzenie zajęć w wybranych liceach ogólnokształcących w ramach promocji Uniwersytetu;
5) sporządzaniem informacji dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (program Płatnik) dotyczących zawieranych przez Uniwersytet umów cywilnoprawnych;
6) przygotowywaniem dokumentacji niezbędnej do sporządzania list wypłat wynagrodzeń:
a) dla nauczycieli akademickich za godziny ponadwymiarowe oraz nadzór nad przygotowaniem prac dyplomowych,
b) z tytułu realizacji umów cywilnoprawnych;
7) planowaniem obciążenia dydaktycznego jednostek organizacyjnych na podstawie danych z systemów informatycznych – we współpracy z Działem Planowania Dydaktyki, Działem Analiz oraz dziekanatami;
8) współpracą z Działem Płac i Zasiłków w zakresie wypłaty wynagrodzeń za zrealizowane zajęcia dydaktyczne w ramach godzin ponadwymiarowych oraz umów cywilnoprawnych;
9) sporządzaniem sprawozdań dotyczących obciążenia dydaktycznego jednostek organizacyjnych, zrealizowanych zajęć dydaktycznych, wypłaconych wynagrodzeń za godziny ponadwymiarowe oraz z tytułu realizacji umów cywilnoprawnych i innych, zleconych przez władze Uniwersytetu;
10) opracowywaniem projektów wewnętrznych aktów prawnych dotyczących zasad rozliczania zajęć dydaktycznych zrealizowanych przez jednostki organizacyjne.