Praca dyplomowa jest opracowaniem naukowym, a zatem wymaga się aby jej język był zgodny z językiem odpowiadającej jej dyscypliny nauki. W pracy dyplomowej należy we właściwy sposób wykorzystywać pojęcia uznane i stosowane w danej dyscyplinie.
Odpowiednia terminologia jest uznawana za jedną z najważniejszych cech poprawnie przygotowanej pracy dyplomowej. Często wymaga się od autora (autorki) nie tylko prezentacji wykorzystanej terminologii, ale wręcz dyskusji nad wiodącymi pojęciami oraz ostatecznego określenia (wyboru), którymi pojęciami będzie się posługiwał w swojej pracy dyplomowej.
Wykorzystywanie odpowiedniej terminologii wymaga od autora (autorki) jej znajomości, a tym samym:
- przyswojenia sobie takich pojęć w trakcie procesu dydaktycznego na studiach;
- śledzenia literatury danej dyscypliny, zwłaszcza pod kątem wykorzystywanych pojęć;
- umiejętności właściwego wykorzystania takich pojęć w praktyce i rozróżnienia pomiędzy pojęciami naukowymi i pochodzącymi z języka potocznego.
Ponieważ wiele pojęć wykorzystywanych w języku ma swoje odmienne znaczenie w ramach określonej dyscypliny nauki oraz w ramach komunikacji potocznej, ich właściwe wykorzystanie jest bardzo ważnym i niełatwym zadaniem. Praca dyplomowa jest opracowaniem naukowym, a zatem wiodące pojęcia i zwroty winny posiadać naukowe, precyzyjnie zdefiniowane znaczenie. Posługiwanie się precyzyjnie językiem naukowym w pracy dyplomowej wymaga spełnienia kilku warunków, a mianowicie:
- posiadanie odpowiednich umiejętności językowych przez autora (autorkę);
- odpowiedniej pomocy ze strony promotora;
- właściwego wykorzystania literatury i innych źródeł informacji.
Praca dyplomowa powinna być dokumentem ciągłym, zatem każdy kolejny rozdział powinien wynikać z rozdziału go poprzedzającego. Redagując tekst, należy unikać zdań nadmiernie rozbudowanych, które dla czytelnika mogą być wieloznaczne, trudne do zrozumienia i zdecydowanie pogarszają percepcję. W pracy dyplomowej nie powinno się stosować literackich zabiegów stylistycznych, tzw. ozdobników, zwłaszcza nie należy stosować: alegorii, aluzji, animizacji, antropomorfizacji, archaizmów, kolokwializmów, metonimii, pytań retorycznych, wykrzyknień itp. Teksty techniczne cechuje nadrzędność funkcji informacyjnej nad innymi funkcjami języka. Dla jednoznaczności przekazu dopuszczalne są powtórzenia, zwłaszcza pojęć technicznych. Zaleca się stosowanie terminów powszechnie używanych w danej dyscyplinie, a w przypadku wprowadzenia własnych nazw, które mogą być wieloznacznie interpretowane, należy je dokładnie zdefiniować we wstępie pracy. Wyklucza się stosowanie określeń pochodzących z żargonu technicznego, slangowych z języka potocznego oraz tworzenie własnych skrótów pojęć. Zaleca się pisanie w formie bezosobowej lub w trzeciej osobie pamiętając o wyraźnym rozróżnieniu w tekście pracy opinii i dokonań własnych od dokonań lub opinii cytowanych autorów.
Podczas pisania pracy dyplomowej należy zachować jasność wywodów.
Odzwierciedla ona stopień znajomości problematyki podjętej przez autora (autorkę), sposób jej rozumienia oraz umiejętności wykorzystania w samej pracy rygorowej. Wyrażając własne stanowisko należy znaleźć właściwe proporcje pomiędzy nadmiernym wyolbrzymianiem a zupełnym brakiem własnej opinii. Cenne jest przytaczanie propozycji zawartych w literaturze.
Tekst pracy dyplomowej powinien charakteryzować się merytoryczną spójnością, co oznacza, ze wątki poruszane w takiej pracy muszą wiązać się ze sobą i płynnie „przechodzić”
w kolejne.
Ponadto tekst powinien mieć charakter naukowy, czyli oznaczać się rzeczowością oraz zwięzłością, co prowadzi do jednoznaczności i komunikatywności języka. Praca dyplomowa powinna być napisana jasnymi, niezbyt zawiłymi i prawidłowo sformułowanymi zdaniami.
Dużym błędem jest wspomniane już stosowanie w tekście skomplikowanych, niejasnych oraz długich zdań.
Podczas pisania pracy dyplomowej należy wystrzegać się błędów ortograficznych, nieporadności gramatycznych oraz błędów interpunkcyjnych czy literowych. Należy uważnie redagować coraz popularniejsze zwroty obcojęzyczne.
Należy pamiętać, że praca dyplomowa jest przede wszystkim świadectwem umiejętności jej autora (autorki), w tym umiejętności przygotowania, zredagowania i wyedytowania określonego tekstu. Oznacza to wypełnienie określonych warunków o charakterze: (1) ortograficznym, (2) gramatycznym, (3) interpunkcyjnym, (4) redakcyjnym oraz (5) edytorskim.
Wymagania ortograficzne dotyczą przede wszystkim braku takich błędów. Są one, niestety, wcale nie rzadkim przypadkiem, co jest wyrazem braku umiejętności w tym zakresie. Są to jednocześnie błędy najłatwiejsze do likwidacji, ponieważ edytory komputerowe sprawdzają na bieżąco poprawność ortograficzną. Wystarczy uważnie reagować na sygnały edytora (czerwone podkreślenia). Brak pewności co do pisowni można również zweryfikować wykorzystując na przykład słownik ortograficzny. Na poziomie edukacji wyższej błędy ortograficzne należy uznać za niedopuszczalne i niezwykle dyskredytujące ich autorów, o czym wielu piszących zapomina. Wystarczy przeanalizować żenujące ortograficznie wpisy na forach społecznościowych.
Znacznie trudniejsze do weryfikacji są błędy gramatyczne, związane z budową zdania, czy szerzej tekstu, ponieważ autor nie zawsze jest w stanie je dostrzec. Aby unikać takich sytuacji zaleca się, aby tekst przeczytały inne osoby, które znacznie łatwiej wychwycą takie uchybienia. Dobrze jest również przeczytać głośno własny tekst. Wówczas w wychwyceniu takich błędów pomaga dodatkowo słuch. Nieodzowna jest także pomoc promotora. Nie należy natomiast poprawiać uchybień tego typy w cytatach.
Reguły interpunkcyjne są bardzo trudne do pełnego przestrzegania, tym bardziej, że część z nich ma charakter fakultatywny i zmienny. Ważne jest natomiast unikanie najbardziej rażących błędów w tym zakresie. Nowoczesne edytory komputerowe wspierają piszących w zakresie poprawności interpunkcyjnej.
Poprawność redakcyjna obejmuje kilka ważnych elementów, zwłaszcza takich jak:
- właściwy układ i struktura wewnętrzna pracy dyplomowej;
- logiczny podział tekstu na akapity, traktowane jako odrębne watki logiczne (myśli);
- poprawność logiczna oraz pojęciowa tekstu;
- poprawność ortograficzna, gramatyczna i interpunkcyjna tekstu;
- poprawność przywołań i przypisów;
- właściwe rozmieszczenie i opis materiałów uzupełniających, takich jak: tabele, schematy, wykresy, rysunki, fotografie, wzory czy skróty;
- graficzne opracowanie tekstu.
Redakcja pracy dyplomowej łączy się bezpośrednio z jej poprawną edycją. Ta ostatnia obejmuje wiele elementów estetycznych, takich jak:
- dobór kroju i wielkości czcionki oraz zwartości (skoku między wierszami) tekstu w poszczególnych jego częściach;
- rozkład tekstu na stronie, czyli wyrównywanie tekstu głównego i przypisów;
- estetyka graficzna samego tekstu i materiałów uzupełniających;
- uporządkowanie literatury i wykorzystanych źródeł informacji, a także - wydruk pracy, jej oprawa i ogólna estetyka wyglądu całości.
Cała praca dyplomowa, łącznie z kartą tytułową, przypisami i tabelami, powinna być napisana jednym szeryfowym krojem pisma (na przykład Times New Roman) w kolorze czarnym, na białym niebłyszczącym papierze. Ten sam krój pisma powinien być użyty do wszystkich elementów pracy, czyli do tytułów, numerów stron, przypisów oraz tekstu głównego. Poszczególne elementy, takie jak tytuł, tytuły rozdziałów i podrozdziałów, podpisy pod ilustracjami, cytaty, określenia obcojęzyczne, należy wyróżniać, stosując różny stopień i odmianę pisma o tym samym kroju.
Jedynym wyjątkiem są wzory matematyczne, gdzie dopuszcza się składanie tekstu odmiennym, dedykowanym do tego celu krojem (na przykład Cambria Math lub innym).
Tekst główny każdego z rozdziałów należy zredagować pismem 12-punktowym, z odstępem między wierszami (tzw. interlinią) 1,5; wcięcie akapitowe pierwszego wiersza 0,65 cm; akapit justowany. W tekście głównym należy włączyć automatyczne dzielenie wyrazów (uwaga:
wyrazów nie dzieli się w tytułach rozdziałów i podrozdziałów oraz w nagłówkach tabel).
Numer strony na dole powinien być dosunięty do zewnętrznego brzegu kolumny (numeracja stron zaczyna się od strony tytułowej, jednak numer jest umieszczany dopiero od strony spisu treści).
Marginesy w pracy dyplomowej mają z reguły następujące wymiary::
– z lewej strony: 2.0 cm, – z prawej strony: 2.0 cm, – u góry: 2,5 cm,
– u dołu: 2.5 cm,
– margines na oprawę: 1,5 cm (pozycja marginesu na oprawę: „wewnętrzny”)
Rozmiary obszaru tekstowego na stronie wynoszą zatem: szer. × wys. 13,5 × 24,2 cm, co należy brać pod uwagę przy przygotowywaniu rycin. Wszystkie decyzje typograficzne powinny być realizowane konsekwentnie w całej pracy dyplomowej.
Częstym błędem edytorskim, jaki zostaje popełniany w pracach dyplomowych jest nieodpowiednie stawianie spacji. Spacji nie używa się przed znakami interpunkcji (muszą znaleźć się tuż za tymi znakami), a także po otwartym nawiasie ani przed jego zamknięciem.
Nie należy również używać więcej niż jednej spacji - między wyrazami.
Podczas pisania pracy dyplomowej (pracy licencjackiej, pracy inżynierskiej) nie należy ograniczać się do streszczenia tekstów zaczerpniętych od innych autorów, bez wkładu własnego. Tak zwana - ”książkowość” powoduje, że praca dyplomowa staje się wtórna, mało twórcza oraz świadczy o braku dojrzałości jej autora, w stosunku do samodzielnego analizowania i badania zjawisk.