5.3. Ocena skuteczności EMAS na podstawie analizy praktyk organizacji w różnych
5.3.4. Działania podejmowane w odniesieniu do audytów wewnętrznych,
Niniejsza częśd badania miała na celu uzyskanie odpowiedzi na pytania: w jaki sposób organizacje dokonują oceny skuteczności audytów wewnętrznych oraz działao korygujących, a przede wszystkim: kto odpowiada za ocenę skuteczności audytów i działao poaudytowych, na podstawie jakich danych dokonywana jest ocena skuteczności oraz czy i w jaki sposób szacowane są koszty usuwania niezgodności środowiskowych.
Skutecznośd działao w odniesieniu do audytów, niezgodności oraz działao korygujących jest sprawdzana podczas przeglądu systemu zarządzania. Zazwyczaj oceny skuteczności dokonuje Pełnomocnik Zarządu ds. systemu zarządzania wraz z osobami merytorycznie odpowiedzialnymi za obszar powstania niezgodności oraz audytorami. Ocena skuteczności wdrożonych działao odbywa się na podstawie przeprowadzenia ponownego audytu, przedstawienia dowodów wdrożenia działao w postaci odpowiedniej dokumentacji, wywiadów z pracownikami lub informacji od właściciela procesu. Wnioski z oceny prezentowane są na przeglądach zarządzania.
Większośd organizacji biorących udział w badaniu audytuje co roku wszystkie swoje komórki organizacyjne (26 organizacji – 83,9%, w pytaniu jaki jest % przeaudytowanych komórek organizacyjnych lub procesów w danym roku udzieliła odpowiedzi, że jest to 100,0%). Wskaźnik obrazujący liczbę przeaudytowanych komórek lub procesów w stosunku do wszystkich komórek lub procesów w organizacji jest liczony przez 90,3% organizacji. Średnia wartośd wskaźnika jest bardzo wysoka i wynosi 96,1%.
Równie dobrze kształtują się wyniki wskaźników wykonania planu audytów oraz skuteczności wdrożenia działao poaudytowych. Średnia wartośd wskaźnika wykonania planu audytów wynosi 99,2%, zaś średnia wartośd wskaźnika skuteczności wdrożonych
działao poaudytowych wynosi 98,6%. Wartości te świadczą o tym, że działania korygujące, zapobiegawcze i doskonalące są skutecznie wdrażane. Potwierdzają to również dane dotyczące wskaźnika ponownego wystąpienia niezgodności, który jest bardzo niski i wynosi zaledwie 0,2%.
Podczas badao poproszono również organizacje o wskazanie szacowanego procentowego budżetu przeznaczonego na cele środowiskowe. Wskaźnik ten monitorowany jest zaledwie przez 4 organizacje, których cała działalnośd operacyjna związana jest ze znaczącym wpływem na środowisko. W niektórych organizacjach cały budżet operacyjny związany jest z celami środowiskowymi, dlatego uznano, że wskaźnik ten nie jest miarodajny. Dane dotyczące poszczególnych wskaźników związanych z systemem zarządzania są zaprezentowane w tabeli 20.
Tabela 20. Monitorowanie wskaźników związanych z systemem zarządzania
N, n wskaźnik jest
monitorowany
wskaźnik nie jest monitorowany
% przeaudytowanych komórek organizacyjnych lub procesów
N=45 n=31 28 organizacji 90,3% średnia wartośd wskaźnika: 96,1% 3 organizacje 9,7%
% wykonania planu audytów wewnętrznych (liczba audytów przeprowadzonych do zaplanowanych w danym roku)
N=45 n=31 31 organizacji 100,0% średnia wartośd wskaźnika: 99,2% 0 organizacji 0,0%
% skutecznie wdrożonych działao poaudytowych (działania skuteczne do wszystkich działao poaudytowych)
N=45 n=31 28 organizacji 90,3% średnia wartośd wskaźnika: 98,6% 3 organizacje 9,7%
% ponownego wystąpienia niezgodności (liczba niezgodności pojawiających się ponownie do wszystkich zidentyfikowanych w danym roku) N=45 n=31 22 organizacje 70,9% średnia wartośd wskaźnika: 0,2% 29 organizacji 29,1%
% budżetu przeznaczonego na cele środowiskowe N=45 n=31 4 organizacje 12,9% średnia wartośd wskaźnika: 23,7% 27 organizacji 87,1% Źródło: opracowanie własne na podstawie wyników przeprowadzonych badao
Ponad połowa organizacji (54,8%) zadeklarowała, że szacuje koszty związane z usuwaniem niezgodności środowiskowych. W przypadku gdy usunięcie niezgodności wymaga znacznych nakładów finansowych, wykonywany jest kosztorys wstępny, po czym wnioskuje się o umieszczenie zadania w planie remontowym lub inwestycyjnym. Jedynie 16,1% badanych organizacji przyznało, że prowadzi całościowy bilans kosztów i korzyści środowiskowych związanych z wdrożeniem systemu ekozarządzania i audytu EMAS, lecz żadna organizacja nie korzysta w tym zakresie z wytycznych normy ISO 1405146.
¼ badanych organizacji przyznała, że pojawiają się skargi na działalnośd środowiskową (w tym skargi związane z uciążliwością zapachową składowiska odpadów oraz oczyszczalni ścieków, pyleniem ze składowiska, emisjami hałasu z wentylatorów oraz z agregatu prądotwórczego). Skargi każdorazowo są analizowane i w miarę możliwości wdrażane są działania naprawcze (np. hermetyzacja oczyszczalni, instalacja biofiltrów zapewniających redukcję substancji złowonnych, zmiana ustawieo wentylatorów). Wdrożone w badanych organizacjach działania były skuteczne (w 62,5% skarga na tą samą uciążliwośd nie pojawiła się ponownie). W przypadku pojawienia się skarg zdarzają się kontrole interwencyjne organów inspekcji ochrony środowiska, które potwierdzały lub zaprzeczały zasadności skargi.
Według respondentów wdrożenie EMAS pomogło zmniejszyd negatywny wpływ na środowisko w sposób pośredni poprzez zwiększenie zaangażowania pracowników oraz zwiększenie „otwarcia” organizacji na społecznośd lokalną (akcje edukacyjne dla uczniów różnych stopni szkół, akcje „otwarte drzwi”).
Podczas badao organizacje zwracały uwagę na fakt, że już wcześniej (przed wdrożeniem EMAS) kładły duży nacisk na bezpośrednie kwestie związane z ograniczaniem negatywnego wpływu na środowisko oraz zapewnieniem zgodności z przepisami prawnymi dzięki wdrożonemu systemowi zarządzania środowiskowego zgodnego z wymaganiami normy ISO 14001 (wdrożenie EMAS było działaniem doskonalącym). Wdrożenie EMAS nie przyniosło spektakularnych efektów w zakresie nadzorowania bezpośrednich aspektów środowiskowych w organizacjach, w których był zakorzeniony SZŚ zgodny z wymaganiami normy ISO 14001. Zmiany polegały
46
PN-EN ISO 14051:2011 Zarządzanie środowiskowe. Rachunkowośd kosztów przepływu materiałów. Zasady ogólne
głównie na uporządkowaniu sposobu zarządzania kwestiami pośrednimi związanymi ze środowiskiem, w tym: zwiększenie zaangażowania pracowników, jednoznaczne zdefiniowanie ról, odpowiedzialności i uprawnieo, zwiększenie nadzoru nad działalnością firm współpracujących z organizacją (w tym dostawców, najemców), usprawnienie komunikacji pomiędzy stronami zewnętrznymi (np. sąsiadami), poszukiwanie nowych form edukacji ekologicznej.
Należy podkreślid, że działania prowadzone w ramach EMAS przeplatają się wzajemnie z innymi działaniami (niezależnymi od EMAS), również mającymi wpływ na zmniejszenie negatywnego wpływu na środowisko. Takimi działaniami według respondentów było: wdrożenie programu „Carbon Neutrality”, wdrożenie systemu 5S na produkcji, zmiany w technologii podyktowane wymaganiami rynku (wprowadzanie czystszych technologii, wdrażanie najnowszych dostępnych technik), inwestycje środowiskowe wywołane przez koniecznośd dostosowania do zaostrzających się wymagao prawnych (co jest spowodowane implementacją prawa UE do prawa polskiego). Zdaniem autorki integracja systemu zarządzania środowiskowego z innymi działaniami organizacji jest pozytywnym objawem i oznacza, że system zarządzania środowiskowego nie jest rozpatrywany jako odrębny twór, ale jest w pełni zintegrowany z systemem zarządzania biznesem w ogóle. Tylko takie podejście do zagadnieo zarządzania środowiskowego daje szansę na osiągnięcie trwałych efektów i pozytywnych wyników, a nie tylko jednorazowych „przypływów” pojawiających się zazwyczaj tuż przez audytem.