W celu wyboru właściwej implementacji trzeba najpierw wnikliwej, obiektywnej analizy po-trzeb zgłaszanych lub zidentyfikowanych u potencjalnego odbiorcy rozwiązania oraz określenia możliwości finansowych inwestora. Większość firm komputerowych oferujących klientom opro-gramowanie jest obarczona własnymi produktami i stara się dostarczyć własne rozwiązania, nie zawsze optymalne technicznie i ekonomicznie z punktu widzenia klienta. Z drugiej strony optymal-ne rozwiązanie informatyczoptymal-ne to rzadko system pochodzący od jedoptymal-nego dostawcy. Często najlepszy efekt daje połączenie specjalistycznych rozwiązań cząstkowych w jeden zintegrowany system. Na-leżałoby wówczas mówić o optymalnym rozwiązaniu informatycznym. Użytkownik posiada wów-czas konglomerat systemów sprawnie realizujących jego cele cząstkowe, ponieważ każdy z syste-mów jest funkcjonalnie przeznaczony do realizowania określonych zadań. Przy wyborze pakietu oprogramowania klasy ERP uwzględniane są między innymi takie czynniki, jak18:
- zgodność oferowanych w systemie funkcji z wymaganiami użytkownika i własności użytkowych systemu na poziomie dziedzin zarządzania, funkcji głównych w dziedzinach oraz funkcji pochodnych kolejnymi wymaganiami użytkownika, uzyskiwanych po analizie porównawczej szczebli aż do funkcji elementarnych;
- zgodność pojęć, haseł, definicji, struktur danych (dokumentów, pól) klasyfikacji, określeń, oznaczeń (np. jed-nostek miary) stosowanych w systemie informatycznym i w firmie;
- dyspozycyjność danych i usług oferowanych w systemie (dostępność, czasy reakcji);
- rzetelność danych w systemie (czułość, zasięg, subiektywność, aktualność, poprawność metodologiczna, np.
różnych obliczeń);
- wiarygodność danych (integralność);
- poziom bezpieczeństwa danych w systemie;
- uniwersalność i elastyczność systemu (łatwość dostosowania do wymagań lokalnych);
- stan i możliwości zintegrowania z otoczeniem systemowym (otwartość);
- interfejs użytkownika (łatwy w użyciu, indywidualny - adaptowalny do indywidualnych preferencji), odpo-wiednio rozbudowane funkcje pomocy bez konieczności studiowania dokumentacji w czasie pracy z systemem, we właściwej i poprawnej wersji językowej, wielojęzyczny dla firm międzynarodowych, przyjazny - komfort pracy, brak konieczności posiadania przez użytkownika specjalistycznej wiedzy informatycznej;
- dokumentacja systemu (kompletna, precyzyjna, w języku użytkownika, aktualna);
- firma oferująca pakiet powinna mieć dobrą i trwałą pozycję na rynku, wiele właściwie zrealizowanych wdro-żeń, wiele doświadczeń, tradycje i perspektywy rozwoju;
- firma powinna zapewnić odpowiednią pomoc wdrożeniową, serwis np.24-godzinny w języku użytkownika oraz rozwój pakietu i jego nowoczesność;
- korzystny stosunek ceny pakietu do założonych efektów.
18 Majewski J., Informatyka dla logistyki, op. cit. s. 178.
38
Czas użytkowania pakietu należy planować na wiele lat. Szacuje się, że w odniesieniu do zintegro-wanych systemów zarządzania dużym przedsiębiorstwem wynosić to może do 30 lat. Oczywiście w międzyczasie stale dokonywana jest modernizacja systemu chociażby przez tzw. upgrade. Pomimo, że ceny ZISWZ w ostatnich latach ze względu na dużą konkurencję w branży IT znacząco spadły, to i tak jeżeli zdecydujemy się na kompleksowy system od znanego producenta np. SAP, to jest on bardzo drogi, a to dopiero jest początek ponoszonych kosztów. Trzeba jeszcze pamiętać o szkoleniu załogi i stałym serwisie systemu. System informatyczny mający wspomagać zarządzanie firmą jest zagadnieniem na tyle skomplikowanym, że proces dostosowania się systemu i organizacji przedsię-biorstwa można dokonać na dwa sposoby poprzez:
1. Dostosowanie strategii działania przedsiębiorstwa do możliwości informacyjnych systemu informatycznego, 2. Opracowanie nowego projektu przetwarzania danych z uwzględnieniem zdefiniowanych przez przedsiębior-stwo wymagań, które będą podstawą do prac nad modyfikacją systemu.
Taniej i w większości przypadków korzystniej jest dostosować przedsiębiorstwo do istniejącego już systemu, ponieważ sprawdzony w kilkudziesięciu lub kilkuset organizacjach gospodarczych system informatyczny staje się wzorcem do wprowadzania nowej metody zarządzania w kolejnej jednostce gospodarczej. Wdrożenie w przedsiębiorstwie nowej techniki zarządzania w postaci systemu infor-macyjnego implikuje niekiedy głębokie następujące zmiany w schemacie organizacyjnym przed-siębiorstwa:
- projektowanie jakiegokolwiek systemu informacyjnego zawsze powinno być poprzedzone zdefiniowaniem po-trzeb informacyjnych, przeprowadzonym według ostrych kryteriów kosztów/zysków,
- należy jasno sprecyzować cele systemu,
- wymagania dla systemu wynikają wprost z przeprowadzonej diagnozy logistycznej obiektu, na podstawie któ-rej tworzony jest projekt logistycznego systemu informatycznego oraz model przepływu informacji. W procesie tym niezwykle ważna jest komunikacja dwustronna. Przyszły użytkownik powinien uczestniczyć we wszystkich etapach opracowania systemu, aby oprogramowanie było zgodne z oczekiwaniami użytkownika,
- konieczne jest przeprowadzenie integracji działań wdrożeniowych, która ma m.in. na celu przeprowadzenie re-strukturyzacji informacyjnej przedsiębiorstwa, jeszcze przed wprowadzeniem systemu informatycznego.
W celu sprawnego przeprowadzenie wdrożenia systemu ułatwiające są następujące czynniki:
Dobre rozumienie całego procesu realizacji inwestycji.
Pełna i solidarna współpraca całego kierownictwa przedsiębiorstwa.
Wyłonienie członka dyrekcji/zarządu kontrolującego przeprowadzenie cyklu wdrażania inwestycji informatycz-nej.
Współudział następujących wykonawców i dostawców:
- dostawca oprogramowania aplikacyjnego,
- dostawca sprzętu i oprogramowania narzędziowego, - lokalni informatycy,
- dyrekcja/zarząd i kierownictwo komórek funkcyjnych, - pracownicy wykonawczy przedsiębiorstwa,
- konsultanci i wykładowcy firm wdrażających oprogramowanie i nową organizację pracy.
39
Proponuje się wybór jednej z trzech strategii informatyzacji19:
1. Budowa informatycznych systemów zarządzania w całości, od początku, przez wyspecjalizowane firmy in-formatyczne. W podejściu tym dokonuje się m.in. wyboru firmy informatycznej, metodologii tworzenia, rodzaju syste-mu, stosowanej technologii.
2. Integracja istniejących systemów informatycznych, zbudowanych w przeszłości przez jedną lub różne firmy.
Dokonuje się między innymi wyboru integratora, metody integracji, płaszczyzny integracji i platformy sprzętowej.
3. Wdrożenie istniejących, wcześniej zbudowanych i zaadaptowanych systemów, w tym; wybór systemu spośród dostępnych pakietów, wybór dostawcy, firmy wspomagającej proces wdrożenia oraz metod dostosowania pakietu do wymagań organizacji i ewentualnie narzędzi wspomagających.
Oprócz bardzo nietypowych sytuacji wymagających tworzenia zupełnie nowych aplikacji, strategią mającą największe szanse powodzenia jest strategia wykorzystująca gotowe, powielarne rozwiązania dostosowywane do konkretnych, szczegółowych potrzeb przedsiębiorstwa. Dzięki osiągnięciu efektu skali, programy te są zazwyczaj pozbawione błędów (lub błędy te są bardzo szybko lokalizowane i usuwane często przed wystąpieniem jakichkolwiek ich skutków w większo-ści firm). Ponadto są zgodne z uregulowaniami prawnymi, branżowym i technologicznymi. Do ich wdrożeń zazwyczaj jest wypracowana odpowiednia, sprawdzona metodologia. Na rynku znajdzie-my doświadczonych specjalistów i firznajdzie-my wdrożeniowe, którzy będą mogli aktywnie współuczestni-czyć w procesie wdrażania. Należy również podkreślić, iż wdrożenie typowego systemu informa-tycznego zarządzania jest dużo szybsze (choć jest to tempo raczej liczone w miesiącach i latach niż tygodniach) i dużo mniej kosztowne (choć mierzone raczej w milionach i setkach tysięcy niż w dziesiątkach tysięcy złotych) niż pisanie ich „od zera”. Najwięksi producenci systemów informa-tycznych zarządzania posiadają zazwyczaj duże działy badań i rozwoju, dzięki czemu tworzone przez nich systemy mogą implementować najnowsze technologie, algorytmy, metody, i techniki optymalizacyjne. Najważniejszym argumentem za strategią „budowy z gotowych klocków” jest fakt, iż aplikacje tworzone tylko dla jednej firmy zazwyczaj powielają błędy, które istnieją w orga-nizacji procesów produkcyjnych i zarządczych.
Wśród kadry zarządczej istnieje bardzo silna tendencja do takiego formułowania założeń sys-temu informatycznego aby „wszystko było tak jak do tej pory, ale żeby obliczenia wykonywał komputer”. W przypadku systemów ERP produkowanych przez dużych producentów trzeba na po-czątku wprawdzie przejść przez „bolesny” proces przeprowadzenia zmian w organizacji procesu zarządzania w firmie, ale dzięki temu możliwe jest uniknięcie błędów, które mogłyby w przeciw-nym wypadku skutkować niepowodzeniem całego procesu wdrożenia. Mówiąc obrazowo, podobnie jak bardzo rzadko zachodzi konieczność kupowania do typowych zastosowań samochodów, czy
19 Chmielarz W., Zasady optymalnego doboru zintegrowanego systemu informatycznego w rozwoju organizacji [w:], Technologie informatyczne w biznesie - efekty wdrożeń projektów celowych, materiały VI konferencji z cyklu „Kompu-terowe systemy wielodostępne”, Akademia Techniczno-Rolnicza w Bydgoszczy, Zakład Informatyki Stosowanej, Byd-goszcz-Ciechocinek, 2000, s. 129.
40
telewizorów robionych na zamówienie, podobnie nie ma potrzeby aby każdy system informatyczny musiał być pisany od początku. O ile więc wybór strategii informatyzacji jest zadaniem stosunkowo prostym, to wybór konkretnego rozwiązania i dostawcy oprogramowania jest dużo bardziej złożo-nym zadaniem, wymagającym rozpoznania bardzo wielu czynników. Przy wyborze systemu infor-matycznego wskazuje, że należy uwzględnić między innymi cechy20:
- zgodność oferowanych w systemie funkcji z wymaganiami użytkownika;
- zgodność z lokalną specyfiką przepisów dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej;
- zgodność pojęć, haseł, definicji, struktur danych (dokumentów, pól), klasyfikacji, określeń, oznaczeń (np. jed-nostek miary) stosowanych w systemie informatycznym i w przedsiębiorstwie;
- dyspozycyjność danych i usług oferowanych w systemie;
- rzetelność danych w systemie, poprawność metodologiczna obliczeń;
- wiarygodność danych i ich integralność;
- poziom bezpieczeństwa danych w systemie;
- uniwersalność i elastyczność systemu;
- stan i możliwości zintegrowania z otoczeniem systemowym (otwartość);
- komfort pracy z interfejsem użytkownika;
- kompletność i precyzyjność dokumentacji systemu;
- pozycję na rynku firmy oferującej system;
- odpowiednią pomoc wdrożeniową, serwis, oraz rozwój pakietu i jego nowoczesność;
- korzystny stosunek ceny pakietu do założonych efektów.
Adamczewski sugeruje, aby w praktyce przy wyborze gotowego systemu informatycznego i jego dostawcy stosować 6 - fazową procedurę21:
1. Ocena aktualnej technologii przetwarzania danych w informatyzowanym przedsiębiorstwie.
2. Definiowanie założeń przedsięwzięcia informatycznego.
3. Opracowanie zapytania ofertowego, określenie postaci odpowiedzi wraz z procedurą ich oceny.
4. Ocena odpowiedzi oferentów, ich klasyfikacja i utworzenie tzw. krótkiej listy.
5. Prezentacje i wizyty referencyjne.
6. Nnegocjacje wybór systemu informatycznego i podpisanie umów realizacyjnych.