Do szczegółowych treści, które powinny być w kolejnych punktach zapytania ofertowego na-leżą22:
A. Wymagania ogólne, wynikające z cech organizacji użytkownika
20Klonowski Z.J., Systemy informatyczne zarządzania przedsiębiorstwem modele rozwoju i właściwości funkcjonalne, op. cit., s. 155.
21Adamczewski P., Zintegrowane systemy informatyczne w praktyce, Wyd. III, Wydawnictwo MIKOM, Warszawa 2002, s. 142.
22 Klonowski Z.J., Systemy informatyczne zarządzania przedsiębiorstwem modele rozwoju i właściwości funkcjonalne, op. cit., strony: 157-159.
41 1. Cechy (wymagania) organizacyjne użytkownika:
- warunki użytkowania, a w tym: warunki organizacyjne, społeczne i techniczne, rozproszenie prze-strzenne i lokalizacja obiektów działalności i świadczenia usług, relacje z otoczeniem;.
- koszty inwestycji i eksploatacji (limity dotyczące wielkości inwestycji): zakupu sprzętu, programowa-nia, zatrudnienie personelu, użytkowania sprzętu komputerowego, rocznego eksploatowania systemu oraz koszty rozwoju; parametry eksploatacyjne i standardy w zakresie interakcji, form prezentacji, poziomu bezpieczeństwa;
- swoboda użytkownika w kształtowaniu właściwości funkcjonalnych i form użytkowania pakietu;
- udział dostawcy oprogramowania (licencji) lub firm trzecich w procesie wdrażania, formy wdrożenia, zakres, terminy, odpowiedzialność stron i procedury kontroli, odbioru, sposób i zakres finansowania usług wdro-żeniowych.
2. Wymagania wobec dostawcy pakietu oprogramowania (licencji):
- dostawca pakietu, licencji i usług wdrożeniowych ogólna jego charakterystyka, alianse, w jakich funk-cjonuje, niezbędne parametry techniczne, wielkość zatrudnienia, liczba zatrudnionych specjalistów o określo-nych kwalifikacjach, posiadanie certyfikatów, listy referencyjne od organizacji o podobnym profilu działalności (wiarygodność referencji), liczba przedstawicielstw w kraju, kondycja finansowa, odległość najbliższej placówki oferenta, kwalifikacje personelu, czas istnienia na rynku, zdolność kredytowa;
- pakiet (produkt), a w ramach tego funkcjonalność podstawowa, rozszerzenia, jak długo pakiet istnieje na rynku, ilu i jakich ma użytkowników (listy referencyjne), liczba wdrożeń dla podobnych użytkowników, jaką ma dynamikę sprzedaży, zaplecze rozwojowe, nakłady na rozwój;
- dysponowanie metodyką - wdrożenia i rozwoju aplikacji, stopień formalizacji metodyki, istnienie i dys-ponowanie narzędziami wspierającymi proces implementacji;
- forma rozliczenia z dostawcą - co wchodzi w skład ceny, koszty, elastyczność cenowa dostawcy, zasa-dy, kolejność i warunki rozliczeń, upusty, tryb rozliczeń;
- gwarancje i prawa licencyjne - okresy gwarancji i prawa licencyjne kontrahenta i stron trzecich, odpo-wiedzialność za straty powstałe w wyniku awarii i działania pakietu nie-zgodnego z założeniami;
- warunki realizacji kontraktu - serwis, szkolenia techniczne i użytkowe, oferowane terminy realizacji przedsięwzięcia.
3. Wymagania sprzętowe eksploatacji pakietu:
- sprzęt podstawowy (środowisko fizyczne, typy sprzętu, jego parametry eksploatacyjne i niezawodno-ściowe, wymagany tryb pracy, bezpieczeństwo i ochrona danych, dopuszczalny czas przestojów, procedury awa-ryjne postępowania, rozwój bazy sprzętowej);
- komunikacja (urządzenia peryferyjne, protokoły komunikacji, interfejsy sprzętowe, elektroniczna wy-miana danych z otoczeniem, ochrona danych i oprogramowania);
- wdrożenie (testy odbiorcze, forma i zakres testowania, sposób dokumentowania wyników, sposób i forma przekazania systemu, dokumentacja techniczna dla użytkownika);
- utrzymanie systemu (okresy gwarancyjne, prawa licencyjne);
- realizacja (audyty informacyjno-informatyczne, serwis);
- serwis sprzętu (formy, udział i uprawnienia stron).
4. Wymagania w zakresie oprogramowania:
- wydajność;
- instalacja (wymagania licencyjne, strategia i czas uruchomienia);
42
- adaptacja (zakres odpowiedzialności dostawcy i priorytety);
- środki bezpieczeństwa (audyty, miary bezpieczeństwa, dostęp do źródeł);
- wspomaganie (zdalny nadzór i wspomaganie eksploatacji, dostęp do dokumentacji technicznej i użyt-kowej).
B. Wymagania funkcjonalne (definiujące jak dokładnie system informatyczny odzwierciedla rze-czywistość w zakresie związanym z uwarunkowaniami pracy przedsiębiorstwa w konkretnym miej-scu, branży i sytuacji prawnej):
1. Opisy wymaganych funkcji (w formie tekstowej i graficznej - diagramy hierarchii funkcji dla obszarów dziedzinowych zarządzania).
2. Opis głównych wymaganych przepływów danych w ramach funkcji informacyjnych w formie tekstowej i graficznej (diagramy przepływu danych).
3. Opis właściwości głównych obiektów i powiązań informacyjnych w formie tekstowej i gra-ficznej.
Ważne, by zdawać sobie sprawę, że:
a) Wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego klasy MRPII/ERP nie jest tylko problemem informa-tycznym, ale jest przede wszystkim problemem organizacyjnym.
b) Warto również pamiętać, że: system klasy MRPII/ERP jest wdrażany przez samych pracowników wspomaga-nych przez zespół konsultantów dostawcy, a nie przez odległy merytorycznie zespół informatyków; informatycy wspomagają wdrożenie od strony technicznej.
Istnieje pięć zasadniczych przyczyn ewentualnego niepowodzenia w osiągnięciu pełnowymiarowe-go sukcesu23:
1. Cele strategiczne nie zostały jasno sprecyzowane.
2. Szeregowi pracownicy nie rozumieją, do czego może im się przydać taki system.
3. Występuje zła organizacja wdrożenia i niekonsekwencja w realizacji planu wdrożenia.
4. Brak odpowiedniego nadzoru nad realizacją przedsięwzięcia wdrożeniowego.
5. Nie przewidziano odpowiednich zasobów finansowych przeznaczonych do pełnej realizacji przedsięwzięcia.
Według Majewskiego dla przeciwwagi można również wyróżnić pięć głównych przesłanek pozwa-lających uzyskać pełnowymiarowy sukces24:
1. Podstawowym kryterium doboru optymalnego systemu informatycznego jest niezależny konsultant potrafiący doradzić i poprowadzić firmę przez wszystkie meandry procesu wdrożeniowego.
2. System wybierany jest po wnikliwej analizie jego możliwości, prezentowanych przez dostawcę w wyniku precyzyjnie sformułowanych oczekiwań klienta.
3. Równolegle z wdrożeniem systemu realizowana jest poprawa stylu zarządzania zasadniczymi procesami logi-stycznymi funkcjonującymi w przedsiębiorstwie.
4. Integralnym składnikiem procesu wdrożeniowego jest permanentnie prowadzona akcja szkoleniowa wyjaśnia-jąca wszelkie problemy oraz akcja propaguwyjaśnia-jąca przyjęte rozwiązania.
23 Majewski J., Informatyka dla logistyki, op. cit., s. 188.
24 Ibidem, s. 189.
43
5. W trakcie procesu wdrożeniowego opracowane są procedury postępowania użytkowników systemu określają-ce reguły postępowania użytkowników systemu w sytuacjach niesformalizowanych oraz prookreślają-cedury regulująokreślają-ce uzyska-nie wysokiego poziomu obsługi klienta (np. przygotowauzyska-nie do ISO).
Zasadniczym efektem wynikającym ze współpracy z konsultantami zewnętrznymi jest zapo-bieżenie nietrafionym wdrożeniom systemów, wynikającymi z nieświadomości problemów wdro-żeniowych. Dlatego też przed zakupem systemu przeprowadza się analizę celowości tego przedsię-wzięcia i odpowiednio przygotowuje firmę do jego wdrożenia. Wdrożenie systemu klasy ERP to rewolucja informacyjna w zakładzie, można spotkać się z koniecznością pokonywania szeregu do-tychczas nie ujawnionych barier, szczególnie świadomościowych, dużo czasu należy poświęcić przekonaniu ludzi i ich edukacji. Nie wystarczy zakupić system, powołać zespół wdrożeniowy i wydać odpowiednie polecanie prezesa zarządu. Wdrożenie zintegrowanych systemów informatycz-nych będzie przeprowadzone efektywnie, gdy stworzone zostaną do tego odpowiednie warunki, które zostały w sposób ogólny scharakteryzowane dalej w odniesieniu do stanowisk.
Zarząd - jego postawa i determinacja we wdrażaniu ma znaczenie kluczowe. Dobrze jest, gdy jeden z członków zarządu jest odpowiedzialny za odpowiedni nadzór nad wdrożeniem systemu i pomaga zespołowi wdrożeniowemu w przecieraniu nowych ścieżek w zakładzie pracy.
Informatyk - powinien uzyskać w przedsiębiorstwie odpowiednią rangę. Informatyka w firmie nie jest dzisiaj tylko narzędziem wspomagającym proste czynności biurowe - staje się pełnopraw-nym elementem systemu zarządzania. Informatycy uczestniczący w wdrożeniu systemu to ludzie znający system bardzo dobrze i wiedzą jakie jest informatyczne przełożenie na procesy w przedsię-biorstwie.
Logistyk - podobnie jak informatyk, również powinien mieć wysokie usytuowanie w schema-cie organizacyjnym przedsiębiorstwa. Należy pamiętać, że głównym celem działalności firmy jest na ogół produkcja i sprzedaż produktów wspierana nowoczesną logistyką, a nie rozliczanie tej dzia-łalności. Dość często jeszcze zdarza się, że zarządy decydują się na zakupu wdrożenie ZSI, rozpo-czynając użytkowanie od modułów rozliczeniowych (finanse i księgowość) zapominając, że liczby w module rozliczeniowym nadal pochodzą z tradycyjnego stylu zarządzania. Podczas wdrażania ZSI logistyk powinien mieć decydujące zdanie we wszelkich sprawach związanych z organizacją procesów i ich obsługą w systemie.
Zespół wdrożeniowy - powinien składać się z ludzi o odpowiednich kwalifikacyjnych, ludzi odpowiednio umotywowanych. Jest to zespół interdyscyplinarny, jego członkowie muszą się nau-czyć funkcjonowania służb z innych pionów, które do tej pory nie były obiektem ich zainteresowa-nia, teraz integrują się z innymi tak, jak zintegrowany będzie system informatyczny. Zespół wdro-żeniowy będzie wchodził w kompetencje innych służb, co początkowo będzie powodować konflik-ty. Wynika to z faktu, że procesy będące przedmiotem informatyzacji przebiegają w poprzek
linio-44
wej struktury organizacyjnej nadal obowiązującej w większości przedsiębiorstw. Służby, które równolegle wdrażają np. ISO, controling czy inne metody - powinny kreować zmiany procesów i ściśle współpracować z zespołem wdrożeniowy. Bardzo dobrze jest, gdy wdrażanie nowych metod zarządzania odbywa się równocześnie z wdrażaniem systemu. Niekiedy metody te już funkcjonują, co znacznie ułatwia wdrożenie ZSI. Należy doprowadzać do zgodności dokumentów i procedur działania obejmujących te systemy. Wdrożenie ZSI nie powinno być postrzegane jedynie w katego-rii zjawiska informatycznego. Taki system posiada niewątpliwie wysokie walory funkcjonalne, jest jednak tylko sprawnym narzędziem informatycznym, które w przedsiębiorstwie będzie wykorzy-stywane do realizacji nowoczesnej strategii zarządzania. Przy wdrażaniu ZSI musi być zapewniony sprawny przepływ informacji na linii zespół konsultantów - zespół wdrożeniowy - zarząd. Nie nale-ży się zrażać różnego rodzaju trudnościami i niepowodzeniami, które się pojawiają. Nalenale-ży nauczyć się obcowania ze zmianami.