§ 129
1. Zapisy w księgach rachunkowych prowadzonych w starostwie są dokonywane na podstawie dowodów księgowych potwierdzających fakt zaistnienia operacji gospodarczej.
2. Każdy dowód księgowy powinny charakteryzować następujące cechy:
1) dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów oznaczającą, że dokumentuje się zdarzenia lub stany w danym miejscu lub w czasie,
2) trwałość wpisanej treści i liczb,
3) rzetelność danych oznaczającą, iż dane na dowodzie księgowym muszą odzwierciedlać stan faktyczny, realnie istniejący,
4) kompletność danych oznaczającą, iż dane na dowodzie księgowym muszą być kompletne, zawierające co najmniej te wymienione w art. 21 ustawy
o rachunkowości,
5) jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych oznaczającą, iż na jednym dowodzie księgowym można dokumentować operacje tego samego rodzaju lub jednorodne,
6) chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych oznaczającą, iż kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym, nie wolno antydatować dowodów księgowych,
7) systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych oznaczającą,
iż dowody tego samego rodzaju muszą posiadać numerację kolejną od początku roku obrotowego,
8) identyfikacyjność każdego dowodu księgowego oznaczającą, iż dowody podłączone pod wyciąg bankowy winny mieć numer zgodny z numerem wyciągu, numer kolejny zapisu na zbiorczym dokumencie księgowym,
9) poprawność formalna tj. zgodność wystawionego dowodu księgowego z przepisami prawa i niniejszą instrukcją,
10) poprawność merytoryczna tj. zgodność przedmiotowa, cenowa, podatkowa, odpowiedniość zastosowanych miar,
11) poprawność rachunkowa tj. zgodność obliczeń rachunkowych ze stanem faktycznym i zasadami matematyki,
12) podmiotowość dowodu księgowego oznaczającą, iż każdy dowód musi zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej
lub finansowej.
§ 130
Dowody księgowe (źródłowe) dzieli się na:
1) dowody księgowe obce, takie jak:
a) wystawione przez kontrahentów faktury, rachunki i faktury korygujące,
b) inne dokumenty wystawione przez jednostki zewnętrzne takie jak wyciągi bankowe, dokumenty przelewów, potwierdzenia sald itp.
2) dowody księgowe własne, takie jak:
a) dowody księgowe własne zewnętrzne tj. przekazywane w oryginale na zewnątrz takie dokumenty jak faktury sprzedaży, wszelkiego rodzaju deklaracje, potwierdzenia sald, noty księgowe,
b) dowody księgowe własne wewnętrzne tj. wystawiane w starostwie takie dokumenty jak listy płac, polecenia księgowania, protokoły likwidacji środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych itp., dotyczące operacji dokonywanych w ramach ksiąg rachunkowych prowadzonych w starostwie.
§ 131
1. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania dowodów księgowych obcych dopuszcza się udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dokumentów zastępczych (dowody „pro forma”), sporządzonych przez pracowników dokonujących tych operacji.
2. Z chwilą wpływu do starostwa dowodu obcego, należy porównać go z treścią dowodu
zastępczego i w przypadku stwierdzenia niezgodności należy dokonać zapisów korygujących, doprowadzających do poziomu zgodnego ze stanem wynikającym z dowodu obcego.
§ 132
Podstawą księgowania są również sporządzone w starostwie:
1) dowody księgowe zbiorcze, stanowiące zbiór pojedynczych dowodów księgowych,
2) dowody korygujące dokonane zapisy księgowe, takie jak faktury korygujące, noty korygujące wystawiane przez kontrahentów jak i starostwo w celu skorygowania błędów zawartych w dokumentach księgowych,
3) w wyjątkowych wypadkach oświadczenia pracowników starostwa o dokonanym zakupie na rzecz jednostki w sytuacji, kiedy podmiot sprzedający odmawia wystawienia rachunku; dotyczy zakupów o niskiej wartości nieprzekraczającej 50 zł.
§ 133
Zgodnie z treścią art. 21 ustawy o rachunkowości, aby dokument uznać za dowód księgowy powinien on zawierać, co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazwy i adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4) datę sporządzenia operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych -przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja),- a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
§ 134
Zgodnie z treścią art. 22 ustawy o rachunkowości, dowody księgowe będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych starostwa powinny być:
1) rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistością,
2) kompletne, tj. zawierające wszystkie elementy prawidłowego dokumentu i niezbędne dane charakteryzujące operacje gospodarcze, której dotyczą,
3) bezbłędne.
§ 135
1. Bankowe dokumenty księgowe są to dokumenty księgowe (uznaniowe lub obciążające rachunki bankowe) na podstawie, których dokonywane są zapisy w odpowiednich księgach rachunkowych prowadzonych w starostwie.
2. Do bankowych dokumentów księgowych zalicza się w szczególności:
1) bankowy dowód wpłaty – wypełniany jest przez kasjera lub zobowiązany podmiot w odpowiedniej ilości egzemplarzy,
2) polecenie przelewu – stanowią udzieloną bankowi dyspozycję dłużnika obciążenia jego rachunku, zgodnie z umową rachunku bankowego. Podstawą do wystawienia powinien być oryginał dokumentu podlegający zapłacie. Polecenie przelewu sporządza pracownik księgowości (w ilości egzemplarzy przewidzianej w banku prowadzącym rachunek) które, po podpisaniu przez upoważnione osoby, składane jest w banku. W ramach prowadzonej obsługi bankowej w systemie „home banking”, sporządza się – bezpośrednio na stanowisku pracy w starostwie- dokumenty przelewu w formie elektronicznej,
3) wyciąg bankowy z rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych – otrzymywane z banku wyciągi rachunków,
4) czek gotówkowy – wypisują pracownicy wydziału finansowego w jednym egzemplarzu.
Czek podpisują osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku. Po zrealizowaniu czeku, wraz z wyciągiem bankowym przekazywana jest do starostwa karta dodatkowa (przedłużek) stanowiąca dowód dokonanej czynności. W razie pomyłki w wypisywaniu czeku (kwot, nazwisk, itp.), czek anuluje się zgodnie z zasadami
określonymi w § 136
ust 3 polityki rachunkowości.
§ 136
1. Niedopuszczalne jest poprawianie dowodów księgowych zewnętrznych (własnych i obcych), a ujawnione w trakcie kontroli formalno-rachunkowej i merytorycznej błędy w zewnętrznych dowodach źródłowych poprawia się poprzez wysłanie do kontrahenta stosownego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz z uzasadnieniem, chyba że normy prawa powszechnie obowiązującego stanowią inaczej.
2. Błędy w dowodach własnych wewnętrznych poprawiane są -przed dokonaniem księgowania- przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb oraz wpisanie poprawnych danych, daty poprawki oraz podpisu osoby dokonującej poprawki.
3. Nie dokonuje się korekty błędów czeków gotówkowych. W razie stwierdzenia błędu w ww. dokumentach dokonuje się ich anulowania poprzez skreślenie, wpisanie klauzuli
„anulowano” i zaparafowanie przez pracownika.
§ 137
1. Korekty operacji gospodarczych po dokonanym księgowaniu odbywają się na podstawie dowodu korygującego.
2. Zapisy księgowe, stornujący i stornowany powinny być udokumentowane w sposób umożliwiający wzajemne powiązania między nimi.
3. Zapisy stornowany i stornujący, mimo iż redukują się wzajemnie nie mogą zostać ukryte.
4. Dowód korygujący podpisywany jest przez pracownika sporządzającego dokument, skarbnika, głównego księgowego lub naczelnika wydziału finansowego.
§ 138
1. Dowody księgowe powinny być sporządzone w sposób staranny, czytelny i trwały.
2. Dopuszcza się wystawianie dowodów w sposób ręczny jak i przy użyciu techniki komputerowej.
3. Niektóre informacje, w szczególności takie jak: nazwa jednostki, data, numer porządkowy dowodu mogą być nanoszone pieczątkami, numeratorem lub datownikiem.
4. Niedopuszczalne jest przerabianie, wymazywanie, usuwanie lub zmiana w jakikolwiek inny sposób danych zawartych w dowodach księgowych.
5. Wszelkie niezbędne korekty dokonuje się w sposób określony w §§ 136 i 137 polityki rachunkowości.
§ 139
1. Komórki organizacyjne otrzymujące od kontrahentów dowody księgowe obce, zobowiązane są do niezwłocznego ich przekazania do wydziału finansowego celem zapłaty zobowiązania zgodnie z terminem wynikającym z przedłożonego dokumentu.
2. Przedłożony do wydziału finansowego dowód źródłowy powinien zawierać w szczególności informacje umożliwiające kontrolę przedłożonego, a w szczególności:
1) oceny wydatku, pod kątem celowości jak i zadań wykonywanych przez komórkę organizacyjną, z uwzględnieniem właściwej klasyfikacji budżetowej wydatku,
2) zastosowania (bądź też odstąpienia od zastosowania) procedur dotyczących zamówień publicznych,
3) potwierdzenia faktu, iż wydatek mieści się w ewidencji wydatków planowanych przez komórki organizacyjne w danym roku budżetowym,
4) opis operacji, zawierający ww. informacje, zamieszczany jest na dokumencie księgowym bądź na dołączonym do niego odrębnym dokumencie.
§ 140
Wydział finansowy dokonuje kontroli przedłożonych przez komórki organizacyjne dowodów źródłowych zewnętrznych obcych, pod kątem zgodności operacji gospodarczych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, a następnie przedkłada je do podpisu głównemu księgowemu i staroście lub osobom ich zastępujących.
§ 141
1. Zapotrzebowanie na środki jednostkowe przekazywane przez powiatową jednostkę budżetową lub zbiorcze sporządzane przez właściwy ds. oświaty wydział starostwa stanowi podstawę przekazania środków finansowych z rachunku budżetu na rachunek bankowy oświatowych jednostek organizacyjnych powiatu.
2. Przekazywanie środków jednostkom organizacyjnym oświaty i w konsekwencji księgowanie odbywa się w oparciu o dekret księgowy zamieszczony na rewersie zbiorczego zapotrzebowania na środki.
§ 142
1. Dowody księgowe własne zewnętrzne, w szczególności takie jak kierowane do kontrahentów faktury i rachunki, sporządzane są przez komórki organizacyjne w zakresie zadań przez nie wykonywanych.
2. Faktury VAT wystawiane przez starostwo w związku z występowaniem przez jednostkę w obrocie cywilnoprawnym, sporządzane są zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
3. Wydział finansowy starostwa sporządza takie dowody własne zewnętrzne jak potwierdzenia sald dla kontrahentów.
§ 143
1. Dekretacja dowodów księgowych polega na wskazaniu kont syntetycznych, na jakich dowód będzie zaksięgowany z zastosowaniem klasyfikacji budżetowej właściwej dla danej operacji gospodarczej.
2. Nie stosuje się klasyfikacji budżetowej w stosunku do operacji księgowych dokumentujących procesy gospodarcze, których źródłem finansowania są środki publiczne, które nie stanowią
dochodów budżetowych. W szczególności dotyczy
to środków otrzymywanych z Państwowego Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach tzw. algorytmu.
3. Nie stosuje się klasyfikacji budżetowej w stosunku do operacji księgowych dokumentujących procesy gospodarcze dokonywane w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Dekretacja dowodów źródłowych w powyższym przypadku obejmuje oprócz kont syntetycznych odpowiednie konta analityczne.
4. Nie stosuje się klasyfikacji budżetowej w stosunku do operacji księgowych ujętych w rejestrze depozytów.
5. Dokonując dekretacji dowodów źródłowych w przypadku określonym w ust. 2 oprócz kont syntetycznych używane są odpowiednie konta analityczne.
6. W celu zwiększenia efektywności działania w procesie dekretacji dowodów księgowych, dopuszcza się stosowanie pieczątki z odpowiednimi rubrykami oraz dopuszcza się zaniechanie umieszczania podpisów osób sporządzających dekretację na otrzymanych z zewnątrz dokumentach przychodowych, w szczególności na wyciągach bankowych.
To odstępstwo dotyczy sytuacji, w której dokument księgowy jest w całości sporządzony przez jednostkę zewnętrzną. Na ww. dokumentach nie umieszcza się podpisu głównego
księgowego oraz osoby upoważnionej do zatwierdzenia dokumentów księgowych.
§ 144
1. Poszczególne dowody oznacza się kolejnym numerem w związku z koniecznością zapewnienia kontroli prawidłowości zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.
2. W każdym przypadku obowiązuje numeracja chronologiczna, odrębna dla każdego rodzaju dokumentu na okres od początku do końca roku obrachunkowego.
§ 145
1. Zadania związane z dekretacją dowodów księgowych dokonywane są w wydziale finansowym.
2. Podpis skarbnika, naczelnika wydziału finansowego lub głównego księgowego na dowodzie księgowym stanowi dowód, iż:
1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem,
2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji,
3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie.
3. Skarbnik lub główny księgowy albo naczelnik wydziału finansowego, w razie ujawnienia nieprawidłowości w przedstawionych do kontroli dokumentach, zwraca te dokumenty do właściwej komórki organizacyjnej, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania.
4. Podpisany przez skarbnika albo naczelnika wydziału finansowego lub głównego księgowego dowód księgowy jest podstawą do dokonania zapisów w księgach rachunkowych prowadzonych w starostwie, za wyjątkiem dokumentów rozchodowych które po dokonaniu czynności określonej w ust. 3 przedstawiane są do zatwierdzenia przez starostę albo wicestarostę, a w przypadku ich nieobecności przez etatowego członka zarządu powiatu.
§ 146
1. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze i pokwitowania powszechnego użytku, co do których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich praktycznego stosowania.
2. Druki ścisłego zarachowania używane w jednostce podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu),
ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu.
3. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej
„Księdze druków ścisłego zarachowania”.
4. W księdze określonej w ust. 3 rejestruje się pod odpowiednią datą, liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy; każdorazowo wprowadza się też stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania.
5. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się w szczególności:
1) czeki gotówkowe, 2) arkusze spisu z natury, 3) weksle,
4) gwarancje.
§ 147
1. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania.
2. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik wydziału finansowego wyznaczony przez naczelnika wydziału finansowego.
3. Starostwo umożliwia pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należne przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.
§ 148
Arkusze spisu z natury również traktuje się jako druki ścisłego zarachowania.
Przed ich wydaniem osobie upoważnionej do odbioru, nadaje się im kolejny numer i od tego momentu uzyskują status druków ścisłego zarachowania.
§ 149
1. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane zgodnie z obowiązującymi w starostwie zasadami przeprowadzania inwentaryzacji.
2. Komisja inwentaryzacyjna ustala stan faktyczny druków ścisłego zarachowania i z dokonanych czynności sporządza protokół.
§ 150
1. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi.
2. Fakt przekazania (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania odnotowuje się w protokole zdawczo-odbiorczym.
§ 151
1. W przypadku zaginięcia, zagubienia, kradzieży druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę oraz cechy (numery, serie, rodzaje pieczęci) zaginionych druków.
2. Po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:
1) sporządzić protokół zaginięcia,
2) w przypadku zaginięcia czeków, powiadomić niezwłocznie bank prowadzący rachunek budżetu,
3) w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa zawiadomić policję.
3. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane:
1) liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków,
2) dokładne cechy zaginionych druków – numer, seria nadana przez drukarnię lub opracowanie druków numerowanych we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci,
3) datę zaginięcia druków,
4) okoliczności zaginięcia druków, 5) miejsce zaginięcia druków,
6) nazwę i dokładny adres (miejscowość, ulica, nr domu) jednostki.
4. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania sporządza się protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.
§ 152
1. Kwoty dochodów nienależnie wpłaconych stanowią nadpłaty podlegające zwrotowi na pisemny wniosek strony.
2. Określony w ust. 1 wniosek powinien zawierać aprobatę kierownika merytorycznej komórki organizacyjnej starostwa lub innego wyznaczonego pracownika tejże komórki organizacyjnej.
3. Podstawę aprobaty, o której mowa w ust. 2 są dane zgromadzone w dokumentacji prowadzonej przez merytoryczną komórkę organizacyjną według właściwości.
4. Nadpłatę przeksięgowuje się na rachunek depozytowy, z którego jest ona następnie wypłacana stronie.
§ 153
1. Wypłata nadpłaty następuje w formie bezgotówkowej lub w uzasadnionych wypadkach w formie gotówkowej.
2. Z rachunku depozytowego nie są regulowane zobowiązania stron wynikające z umów, decyzji lub innych czynności prawnych.
3. Wypłata nadpłaty następuje po podpisaniu przez skarbnika albo naczelnika wydziału finansowego lub głównego księgowego wniosku strony zaaprobowanego zgodnie z § 152 ust. 2 niniejszego zarządzenia, a następnie zatwierdzeniu wniosku do wypłaty przez starostę albo wicestarostę, a w przypadku ich nieobecności przez etatowego członka zarządu powiatu
§ 154
1. Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę z funduszu płac jednostki jak i wypłatę zasiłków z tytułu przysługujących pracownikom świadczeń z ubezpieczenia społecznego jest lista płac.
2. Lista płac sporządzana jest przez wydział finansowy starostwa.
3. W celu prawidłowego udokumentowania wysokości wynagrodzeń osobowych prowadzona jest w starostwie następująca dokumentacja:
1) dla pracowników zatrudnionych w starostwie na podstawie umowy o pracę - umowa o pracę, lista płac, roczna karta wynagrodzeń,
2) dla osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenia, umowa o dzieło) – stosowna umowa i rachunek wystawiony
przez zleceniobiorcę lub przyjmującego zamówienie.
§ 155
1. Dokumentami źródłowymi będącymi podstawą sporządzenia listy płac są w szczególności:
1) umowa o pracę,
2) zmiana umowy o pracę,
3) w przypadku rozwiązania umowy o pracę, pisma zawierającego informację o konieczności wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
4) wnioski premiowe, pisma określające wysokość nagród,
5) inne dokumenty mające wpływ na wysokość otrzymywanego wynagrodzenia (np zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy).
2. Na podstawie dokumentów określonych w ust. 1 pkt 1-2 niniejszego paragrafu pracownik ds.
kadr starostwa wprowadza do sytemu komputerowego wielkości dotyczące składników wypłacanego wynagrodzenia, w szczególności takie jak:
1) płaca zasadnicza, 2) dodatek funkcyjny, 3) dodatek stażowy, 4) dodatek specjalny.
3. Do systemu komputerowego wprowadzane są –przez pracownika ds. kadr-informacje dotyczące absencji pracowników takie jak zasiłki chorobowe, urlopy wypoczynkowe płatne i bezpłatne.
4. Stosownych obliczeń potrąceń oraz ustalenia wynagrodzenia dokonuje pracownik wydziału finansowego sporządzający listy płac.
§ 156
Listy płac podpisywane są przez:
1) osobę sporządzającą,
2) pracownika wydziału organizacyjnego odpowiedzialnego za sprawy kadrowe (lub osobę przez niego upoważnioną); podpis ww. osoby stanowi dowód przeprowadzenia kontroli merytorycznej dokumentu,
3) kierowników właściwych rzeczowo komórek organizacyjnych w stosunku do list płac sporządzanych dla potrzeb Komisji Poborowej, Komisji Transportu oraz list płac stanowiących podstawę wypłaty diet radnym powiatu,
4) skarbnika, naczelnika wydziału finansowego (lub osobę przez niego upoważnioną) albo głównego księgowego starostwa.
§ 157
Listy płac zatwierdzane są przez starostę lub wicestarostę, a w razie ich nieobecności etatowego członka zarządu,
§ 158
W stosunku do prac doraźnych zawierane są umowy na pracę zleconą (umowa zlecenia).
§ 159
Tryb wypłaty zasiłków przysługujących pracownikom z tytułu ubezpieczenia społecznego regulują odrębne przepisy.
§ 160
Dokumenty stanowiące podstawę do sporządzenia listy płac, przekazywane są do wydziału finansowego w terminie umożliwiającym wypłatę wynagrodzenia stosownie do obowiązującego w starostwie regulaminu pracy.
§ 161
W stosunku do wynagrodzeń należnych osobom uprawnionym dopuszczalne jest dokonywanie potrąceń w przypadkach określonych powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności z następujących tytułów:
1) należności egzekwowanych z tytułu ciążących na pracownikach zobowiązań alimentacyjnych,
2) należności egzekwowanych na podstawie innych tytułów wykonawczych, 3) pobranych zaliczek na poczet wynagrodzeń,
4) innych potrąceń, za pisemną zgodą pracownika,
5) kar pieniężnych wymierzanych przez pracodawcę, do wysokości określonej
w powszechnie obowiązujących przepisach prawa.
§ 162
Na podstawie list wynagrodzeń podpisanych i zaakceptowanych przez osoby wymienione w paragrafach 156 i 157 polityki rachunkowości sporządzane są zestawienia wynagrodzeń netto, a następnie dokonywane są przelewy na rachunki bankowe pracowników starostwa.
§ 163
Dokonanie przelewu wynagrodzeń powinno nastąpić w czasie umożliwiającym dochowanie terminu wynikającego z obowiązującego w starostwie regulaminu pracy.
§ 164
1. Pracownik sporządzający listy płac, sporządza zestawienia, ujmując w nich wszystkie wypłaty danego miesiąca.
2. Zestawienie jest podstawą podziału płac na poszczególne rodzaje kosztów.
3. Na podstawie zbiorczego zestawienia list płac sporządzane jest polecenie księgowania, które umożliwia dokonanie zapisów na odpowiednich kontach syntetycznych i analitycznych.
§ 165
1. Po dokonaniu przelewów wynagrodzeń na rachunki bankowe pracowników starostwa sporządzane są miesięczne raporty dla osób ubezpieczonych w formie tzw. „paska”
zawierającego wszystkie wymagane odrębnymi przepisami dane dotyczące wynagrodzenia, wynikające z formularza ZUS RMUA.
2. Powyższy dokument, przed wręczeniem uprawnionemu pracownikowi, podpisywany jest przez skarbnika, głównego księgowego lub naczelnika wydziału finansowego i każdorazowo opatrywany pieczęcią nagłówkową starostwa.
§ 166
1. Zaliczki na wydatki do rozliczenia, mogą być udzielane pracownikom na pokrycie kosztów podróży i przeniesień służbowych oraz drobnych wydatków.
2. Pracownikom odbywającym stałe podróże służbowe oraz pracownikom, którzy w związku z czynnościami służbowymi pokrywają bezpośrednio, stale powtarzające się wydatki, mogą być udzielane zaliczki stałe na cały rok budżetowy lub na okres krótszy, w wysokości nieprzekraczającej przeciętnej kwoty wydatków półtoramiesięcznych.
2. Pracownikom odbywającym stałe podróże służbowe oraz pracownikom, którzy w związku z czynnościami służbowymi pokrywają bezpośrednio, stale powtarzające się wydatki, mogą być udzielane zaliczki stałe na cały rok budżetowy lub na okres krótszy, w wysokości nieprzekraczającej przeciętnej kwoty wydatków półtoramiesięcznych.