§ 175
Inwentaryzacja jest to ogół czynności zmierzających do rzeczywistego ustalenia stanu składników aktywów i pasywów starostwa oraz obcych składników majątkowych.
§ 176
Inwentaryzację przeprowadza się stosownie do zasad wynikających z ustawy o rachunkowości z uwzględnieniem postanowień zawartych w niniejszym rozdziale polityki rachunkowości.
§ 177
Celem inwentaryzacji jest kontrola zgodności stanów składników pasywów i aktywów wynikających z ksiąg rachunkowych, ze stanami rzeczywistymi ustalonymi w trakcie inwentaryzacji.
§ 178
Inwentaryzację w starostwie przeprowadza się z zastosowaniem następujących metod:
1) spisu z natury polegającej na liczeniu, mierzeniu lub ważeniu składników majątkowych i wpisywaniu danych faktycznych do formularzy spisowych;
z zastosowaniem tej metody inwentaryzuje się w szczególności rzeczowe aktywa obrotowe, środki trwałe z wyłączeniem gruntów, środki pieniężne (z wyłączeniem ulokowanych w bankach), akcje, obligacje, a także inne aktywa finansowe,
2) uzyskania potwierdzenia prawidłowości stanu w księgach rachunkowych polegającej na wymianie informacji i potwierdzeń od kontrahentów, wierzycieli i dłużników; z zastosowaniem tej metody inwentaryzuje się w szczególności środki pieniężne zgromadzone w bankach, pożyczki i kredyty, należności (z wyłączeniem rozrachunków publicznoprawnych, rozrachunków z pracownikami i innymi osobami nie
prowadzącymi ksiąg rachunkowych), a także składniki majątkowe powierzone kontrahentom lub otrzymane od kontrahentów.
3) porównania danych księgowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji sald polegającej na porównaniu zapisów księgowych z dokumentacją zewnętrzną potwierdzającą stan rzeczywisty (metoda porównawcza); z zastosowaniem tej metody inwentaryzuje się w szczególności grunty, środki trwałe trudno dostępne oglądowi, należności sporne, wątpliwe, nieściągalne, rozrachunki z pracownikami i osobami nie prowadzącymi ksiąg rachunkowych, rozrachunki publicznoprawne, kapitały, fundusze i rezerwy.
§ 179
Inwentaryzacja w starostwie przeprowadzana jest w następujących terminach i z zachowaniem następującej częstotliwości:
1) raz na cztery lata przeprowadzana jest inwentaryzacja środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie znajdujących się na terenie strzeżonym, z zastosowaniem określonej w § 178 pkt 1 polityki rachunkowości, metody spisu z natury;
2) corocznej inwentaryzacji, na koniec każdego roku obrotowego podlegają:
a) krajowe i zagraniczne środki pieniężne zgromadzone w kasie starostwa, akcje, obligacje, czeki oraz inne papiery wartościowe, a także druki ścisłego zarachowania z zastosowaniem, określonej w § 178 pkt 1 polityki rachunkowości, metody spisu z natury,
b) środki trwałe i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, znajdujące się na terenie nie strzeżonym z zastosowaniem, określonej w § 178 pkt 1 polityki rachunkowości, metody spisu z natury,
c) krajowe i zagraniczne środki pieniężne, zgromadzone na rachunkach bankowych lub
przechowywanych przez inne jednostki, należności
z zastosowaniem, określonej w § 178 pkt 2 polityki rachunkowości, metody uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń pisemnych prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych starostwa stanu tych aktywów i pasywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
d) grunty oraz trudnodostępne oglądowi środki trwałe, należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania wobec pracowników, zobowiązania
z tytułów publiczno-prawnych, należności wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, środki trwałe w budowie, których spis z natury nie jest możliwy, z zastosowaniem określonej w § 178 pkt 3 polityki rachunkowości, metody porównania danych księgowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji sald polegającej na porównaniu zapisów księgowych z dokumentacją zewnętrzną potwierdzającą stan rzeczywisty.
§ 180
Inwentaryzacja pasywów i aktywów starostwa obejmuje w szczególności następujące czynności:
1) dokonanie spisu z natury, potwierdzenie stanu, porównanie danych i ich weryfikacja,
2) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych oraz ustalenie przyczyn powstania różnic,
3) ujęcie wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych prowadzonych w starostwie.
§ 181
1. Określoną w § 179 pkt 1 i pkt 2 ppkt b polityki rachunkowości inwentaryzację rzeczowych składników majątkowych przeprowadza się wedle poniżej określonych zasad.
2. Właściwą inwentaryzację mogą poprzedzić czynności przedinwentaryzacyjne polegające, w szczególności na:
1) oględzinach środków trwałych pod względem oznakowania umożliwiającego ich identyfikację oraz przydatność,
2) likwidacji środków trwałych zniszczonych, nieprzydatnych.
3. Likwidacji dokonuje komisja powołana przez starostę, która sporządza protokół zawierający przyczyny i sposób likwidacji środka trwałego.
4. Protokół likwidacji środka trwałego powinien zawierać nazwę środka trwałego, numer inwentarzowy, ilość, cenę wartość oraz podpisy członków komisji.
5. Protokół podpisywany jest przez skarbnika lub głównego księgowego albo naczelnika wydziału finansowego.
6. Protokół zatwierdzany jest przez starostę lub wicestarostę, a w razie ich nieobecności przez etatowego członka zarządu.
§ 182
1. Podstawą przeprowadzenia, określonej w § 179 pkt 1 i pkt 2 ppkt b polityki rachunkowości, inwentaryzacji rzeczowych składników majątkowych jest zarządzenie starosty.
2. Inwentaryzację przeprowadza komisja, której skład jest ustalony w zarządzeniu, o którym mowa w ust. 1.
§ 183
1. W celu sprawnego przeprowadzenia inwentaryzacji spośród pracowników starostwa mogą być powoływane zespoły spisowe.
2. Do pracy w zespołach spisowych oddelegowani są pracownicy wydziałów merytorycznych starostwa na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.
§ 184
Spis powinien być tak zorganizowany, aby w możliwie minimalnym stopniu wpływał na pracę starostwa.
§ 185
Przed rozpoczęciem spisu z natury pracownik odpowiedzialny za stan składników majątkowych starostwa składa pisemne oświadczenie stwierdzające, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu
środków trwałych zostały ujęte w księdze inwentarzowej
(lub innym urządzeniu analitycznym) i przekazane do wydziału finansowego.
§ 186
1. Spisu z natury dokonuje się na formularzach arkuszu spisu z natury, stanowiących druki ścisłego zarachowania zwane dalej formularzami.
2. W przypadku wartości niematerialnych i prawnych formularze przed ich wydaniem do używania są opatrywane pieczęcią starostwa i numerowane, natomiast arkusze spisu z natury dotyczące wyposażenia i środków trwałych generowane i numerowane są automatycznie przez program OPTIest.
3. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej po zakończeniu inwentaryzacji zobowiązany jest rozliczyć pobrane formularze, który to fakt jest odnotowywany w prowadzonej w starostwie ewidencji druków ścisłego zarachowania.
4. Formularze powinny być wypełniane w sposób staranny i czytelny, a nazwy ilości
spisywanych składników majątkowych powinny być zgodne z nomenklaturą używaną w ewidencji księgowej.
5. Wpis do formularza lub wczytanie danych kodów kreskowych składnika majątkowego następuje bezpośrednio po ustaleniu jego rzeczywistego stanu.
6. Błędy w formularzach powstałe w momencie ich wypełniania poprawia się zgodnie z zasadami wynikającymi z powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz rozwiązaniami przyjętymi w paragrafach 136 i 137 polityki rachunkowości.
7. Obce środki trwałe i pozostałe środki trwałe spisywane są na odrębnych formularzach, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu.
§ 187
Po zakończeniu spisu przewodniczący oraz członkowie komisji inwentaryzacyjnej opracowują protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji stanowiący zbiorcze zestawienie sporządzonych w trakcie inwentaryzacji formularzy spisowych.
§ 188
1. Uzgodnienie stanu ewidencyjnego i faktycznego następuje w drodze porównania ustaleń zawartych w arkuszach spisowych z ewidencją analityczną.
2. W przypadku pełnej zgodności wartości spisu z natury z ewidencją księgową wynikającą z ksiąg rachunkowych i inwentarzowych, pracownik wydziału finansowego odnotowuje powyższy fakt na protokole, a adnotację podpisuje skarbnik lub główny księgowy albo naczelnik wydziału finansowego.
3. W przypadku stwierdzenia różnic wartości spisu z natury z ewidencją księgową wynikającą z ksiąg rachunkowych komisja inwentaryzacyjna sporządza protokół różnic inwetaryzacyjnych zawierający w szczególności stan faktyczny według spisu z podaniem pozycji spisu, numeru inwentarzowego, nazwy jednostki miary, ceny, ilości i wartości oraz różnic stanowiących nadwyżki lub niedobory.
4. Komisja inwentaryzacyjna ustala przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych i w porozumieniu z wydziałem finansowym przygotowuje projekt decyzji starosty w sprawie różnic inwentaryzacyjnych.
§ 189
1. Różnice inwentaryzacyjne mogą mieć charakter niedoborów lub nadwyżek,
a te z kolei mogą mieć charakter rzeczywisty lub pozorny (np. nie ujęte w spisie, podwójne ujęcie).
2. Różnice rzeczywiste mogą być zawinione lub niezawinione (wypadki losowe, naturalne normy ubytków itp.).
3. W sytuacji powstania różnic zawinionych sporządzany jest protokół zawierający wyjaśnienia pracowników odpowiedzialnych za powstałe niedobory oraz opinię komisji inwentaryzacyjnej oraz radcy prawnego w przedmiotowej sprawie.
4. Różnice inwentaryzacyjne ujmowane są w ewidencji księgowej starostwa do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym zakończono inwentaryzację.
5. Podstawą do uwzględnienia różnic inwentaryzacyjnych w urządzeniach księgowych starostwa jest decyzja starosty lub wicestarosty albo w razie ich nieobecności etatowego członka zarządu zaopiniowana przez skarbnika lub głównego księgowego.
§ 190
Inwentaryzacja powinna być zakończona w terminie umożliwiającym uwzględnienie jej wyników w bilansie rocznym.
§ 191
1. Inwentaryzacja, określonych w § 179 pkt 2 ppkt a) polityki rachunkowości, krajowych i zagranicznych środków pieniężnych zgromadzonych w kasie starostwa, akcji, obligacji, czeków oraz innych papierów wartościowych, a także druków ścisłego zarachowania przeprowadzana jest w ramach pracy wydziału finansowego starostwa.
2. Wyszczególnioną w ust. 1 inwentaryzację przeprowadza komisja powołana przez skarbnika powiatu.
3. Spisu z natury dokonuje się w formie pisemnej odrębnie dla krajowych i zagranicznych środków pieniężnych zgromadzonych w kasie starostwa jak i dla druków ścisłego zarachowania zaewidencjonowanych w książce druków ścisłego zarachowania (np. weksle, czeki, akcje).
§ 192
Inwentaryzacja określonych w § 179 pkt 2 ppkt a) polityki rachunkowości aktywów polega na:
1) przeliczeniu krajowych i zagranicznych środków pieniężnych z uwzględnieniem znajdujących się w kasie nominałów, a następnie porównaniu ustaleń zawartych
w arkuszach spisowych z danymi wynikającymi z raportów kasowych,
2) przeliczeniu weksli, czeków oraz innych papierów wartościowych, a także wszelkich druków ścisłego zarachowania, a następnie porównaniu ustaleń zawartych w arkuszach spisowych z danymi wynikającymi z książki druków ścisłego zarachowania.
§ 193
W przypadku pełnej zgodności wartości spisu z natury z ewidencją wynikającą z raportów kasowych oraz książki druków ścisłego zarachowania, pracownik wydziału finansowego odnotowuje powyższy fakt na protokole, a adnotację podpisuje główny księgowy lub naczelnik wydziału finansowego.
§ 194
W przypadku wystąpienia różnic inwentaryzacyjnych § 189 polityki rachunkowości stosuje się odpowiednio.
§ 195
1. Określona w § 179 pkt 2 ppkt c) polityki rachunkowości inwentaryzacja krajowych i zagranicznych środków pieniężnych, zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, odbywa się drogą uzyskania od kontrahentów i banków potwierdzeń prawidłowości stanu aktywów.
2. Formularz potwierdzenia salda sporządzany jest w dwóch odcinkach przez pracownika wydziału finansowego, z których jeden po podpisaniu przez upoważnioną w imieniu kontrahenta (bank) osobę zwracany jest do starostwa.
3. Egzemplarz podpisany przez skarbnika, lub naczelnika wydziału finansowego albo głównego księgowego przechowuje kontrahent (bank).
§ 196
Określona w § 179 pkt 2 ppkt d) polityki rachunkowości inwentaryzacja aktywów i pasywów, nieobjętych spisem z natury lub uzgodnieniem, tj. gruntów stanowiących mienie komunalne, środków trwałych trudno dostępnych oglądowi, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników, należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, środków trwałych w budowie, których spis z natury nie jest możliwy, odbywa się w drodze weryfikacji danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.
§ 197
Określone w niniejszym rozdziale polityki rachunkowości zasady przeprowadzania spisu z natury stosuje się odpowiednio w przypadku przeprowadzania spisu przy użyciu specjalistycznego oprogramowania komputerowego.