Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania urzędu oraz wdrażanie optymalnych zadań organizacji i zarządzania. Naczelnikiem Wydziału przez cały 2018 rok był Pan Waldemar Siurek.
Szczegółowy zakres obowiązków przypisanych wydziałowi jest następujący:
1) Przygotowywanie projektów oraz realizacja uchwał rady w zakresie uchwalania i zmiany Statutu Miasta,
2) Opracowywanie propozycji, opiniowanie i koordynowanie wdrażania zmian w organizacji urzędu, w tym projektów regulaminów i instrukcji burmistrza dotyczących sfery organizacyjnej,
3) Przygotowywanie projektów porozumień zawieranych z organami administracji rządowej i organami jednostek samorządu terytorialnego oraz prowadzenie ewidencji tych porozumień,
4) Prowadzenie spraw dotyczących wewnętrznego ustroju miasta, zmiany granic, ustalania jego herbu, nadawania honorowego obywatelstwa miasta,
5) Prowadzenie spraw związanych z tworzeniem miejskich jednostek organizacyjnych, 6) Prowadzenie spraw związanych z kontrolami prowadzonymi w urzędzie przez organy
kontroli zewnętrznej,
7) Prowadzenie ewidencji kontroli wewnętrznej prowadzonej w urzędzie oraz gromadzenie wystąpień pokontrolnych,
8) Realizacja polityki zatrudnienia w urzędzie oraz planowanie i gospodarowanie funduszem płac,
9) Prowadzenie całokształtu spraw osobowych pracowników urzędu oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych (z wyłączeniem jednostek oświatowych), w tym przygotowywanie spraw emerytalnych i rentowych tych pracowników,
10) Prowadzenie spraw związanych z odpowiedzialnością porządkową i dyscyplinarną pracowników urzędu i kierowników miejskich jednostek organizacyjnych,
11) Organizowanie służby przygotowawczej odbywanej przez osoby podejmujące po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym,
12) Prowadzenie spraw z zakresu rozkładu czasu pracy, nadzór i kontrola nad dyscypliną pracy,
13) Reklamowanie pracowników urzędu od czynnej służby wojskowej,
14) Prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem przez pracowników urzędu kwalifikacji zawodowych w formach szkolnych,
15) Koordynowanie czynności związanych z dokonywaniem okresowej oceny pracowników urzędu zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych,
16) Opracowywanie projektów zarządzeń burmistrza w zakresie wynikającym z przepisów ustawy o pracownikach samorządowych, przepisów kodeksu pracy oraz innych przepisów szczególnych, zgodnie z właściwością wydziału,
17) Sporządzanie informacji oraz sprawozdawczości z zakresu zatrudnienia, 18) Koordynowanie działań wynikających z kontroli zarządczej,
19) Prowadzenie spraw związanych z nadawaniem odznaczeń państwowych dla pracowników urzędu, kierowników miejskich jednostek organizacyjnych oraz osób zasłużonych dla miasta,
20) Prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi składanymi przez zobowiązanych do tego pracowników urzędu, kierowników miejskich jednostek organizacyjnych oraz zarządów miejskich osób prawnych,
21) Prowadzenie spraw z zakresu szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników,
22) Prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem ryczałtów za używanie prywatnych pojazdów pracowników do celów służbowych,
23) Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem upoważnień i pełnomocnictw dla pracowników urzędu do załatwiania spraw w imieniu burmistrza, w tym do wydawania decyzji administracyjnych,
24) Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem pełnomocnictw do jednoosobowego działania dla kierowników jednostek organizacyjnych miasta nieposiadających osobowości prawnej (z wyłączeniem jednostek oświatowych),
25) Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem kierownikom jednostek organizacyjnych miasta pełnomocnictw do działania w zakresie centralizacji podatku VAT,
26) Prowadzenie spraw związanych z poleceniami wyjazdu służbowego pracowników urzędu,
27) Prowadzenie spraw związanych z organizacją w urzędzie praktyk zawodowych dla uczniów szkół ponadpodstawowych oraz studentów szkół wyższych,
28) Prowadzenie spraw w zakresie organizowania staży dla osób bezrobotnych, prac interwencyjnych oraz robót publicznych - współpraca w tym zakresie z Powiatowym Urzędem Pracy,
29) Koordynowanie realizacji prac społecznie użytecznych w miejskich jednostkach organizacyjnych.,
30) Zapewnienie w urzędzie służby BHP i Ppoż oraz profilaktycznej opieki zdrowotnej,
12
32) Administrowanie budynkami urzędu, planowanie remontów i modernizacji,
33) Zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele administracyjne urzędu oraz gospodarka środkami rzeczowymi,
34) Prowadzenie magazynu materiałów biurowych, 35) Prowadzenie dokumentacji inwentarzowej,
36) Prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem budynków i mienia urzędu, 37) Prowadzenie spraw z zakresu zapewnienia w urzędzie właściwych warunków pracy, 38) Prowadzenie sekretariatu urzędu,
39) Prowadzenie spraw związanych z obsługą sekretarską burmistrza, zastępcy burmistrza i sekretarza oraz organizacją przyjęć interesantów przez burmistrza.,
40) Prowadzenie zbioru zarządzeń burmistrza.
41) Prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków,
42) Prowadzenie zbioru aktów prawnych oraz udostępnianie go do wglądu publicznego, 43) Zamawianie i ewidencjonowanie pieczęci urzędowych, sprawowanie nadzoru nad ich
przechowywaniem oraz ich brakowanie,
44) Prenumerata czasopism i publikacji niezbędnych do wykonywania zadań urzędu, 45) Prowadzenie gospodarki samochodowej,
46) Prowadzenie Punktu Obsługi Interesanta,
47) Wykonywanie zadań koordynatora czynności kancelaryjnych, 48) Prowadzenie Archiwum Zakładowego,
49) Wykonywanie zadań związanych z wyborami prezydenckimi, parlamentarnymi, samorządowymi oraz referendum ogólnokrajowym i lokalnym.
W miesiącu grudniu 2018 roku wskutek zmian wprowadzonych obecnie obowiązującym Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta Łuków struktura wydziału uległa zmianie.
Do Wydziału Organizacyjnego włączono Biuro Burmistrza i Wydział Informatyczny funkcjonujące dotychczas jako samodzielne wydziały urzędu. Pracownicy Biura Burmistrza oraz pracownicy Wydziału Informatycznego, stali się pracownikami Wydziału Organizacyjnego, w tym pracownikami Referatu Informatycznego, stanowiącego integralną część wydziału.
Do dnia wprowadzenia obecnie obowiązującego regulaminu organizacyjnego urzędu naczelnikiem Wydziału Informatycznego był Pan Ryszard Szczygieł. Od dnia 11 grudnia 2018 roku Kierownikiem Referatu Informatycznego jest Pan Jacek Goławski.
Według stanu na koniec 2018 roku w Wydziale Organizacyjnym zatrudnionych było dwadzieścia jeden osób, w tym: na stanowiskach urzędniczych - osiem osób, na stanowiskach pomocniczych - dwie osoby, na stanowiskach obsługi - jedenaście osób.
Szczegółowa obsada kadrowa była następująca: Naczelnik wydziału, Kierownik referatu, Główny specjalista, Starszy inspektor, trzech Inspektorów, Podinspektor, Pomoc administracyjna, Sekretarka, cztery Sprzątaczki, trzech Robotników gospodarczych i czterech Dozorców.
Działający w ramach wydziału Referat Informatyczny wykonuje zadania, które były przypisane Wydziałowi Informatycznemu.
Do zadań referatu należą:
1) Obsługa informatyczna urzędu,
2) Wdrażanie nowych programów informatycznych,
3) Administrowanie systemami komputerowymi i bazami danych,
4) Zabezpieczanie przetwarzanych danych i informacji oraz ochrona danych osobowych, 5) Archiwizowanie danych,
6) Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem sieci komputerowej,
7) Nadzór nad prawidłowym wykorzystywaniem sprzętu komputerowego oraz rozwojem i eksploatacją oprogramowania,
8) Prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,
9) Koordynowanie przedsięwzięć informatycznych wydziałów urzędu, 10) Koordynowanie przepływu informacji pomiędzy wydziałami urzędu,
11) Przeprowadzanie szkoleń pracowników w zakresie obsługi oprogramowania i sprzętu komputerowego,
12) Nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania,
13) Planowanie oraz zakup sprzętu komputerowego, oprogramowania oraz materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do obsługi informatycznej urzędu,
14) Prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego, oprogramowania oraz materiałów eksploatacyjnych,
15) Zabezpieczenie obsługi informatycznej wyborów i referendów,
W 2018 roku w Wydziale Organizacyjnym opracowano niżej wymienione akty prawne:
1. Projekty uchwał rady miasta:
1) w sprawie ustanowienia i używania symboli miasta Łuków,
2) w sprawie ustanowienia, zasad nadawania, wręczania oraz noszenia Odznaki Honorowej za Zasługi dla Łukowa,
3) w sprawie ustanowienia odrębnego obwodu głosowania w SP ZOZ w Łukowie w wyborach do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw oraz wyborach wójtów, burmistrzów, prezydentów miast zarządzonych na 21 października 2018 roku.
2. Projekty zarządzeń burmistrza miasta:
14
1) w sprawie wprowadzenia zmian do regulaminu organizacyjnego urzędu obowiązującego do dnia nadania nowego regulaminu organizacyjnego,
2) w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Łuków, 3) w sprawie odwołania Zastępcy Burmistrza Miasta Łuków,
4) w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Miasta Łuków, 5) w sprawie ustalenia zasad przyznawania nagród pracownikom Urzędu Miasta Łuków
zatrudnionym na podstawie powołania,
6) w sprawie ustalenia maksymalnego wynagrodzenia miesięcznego kierowników i zastępców kierowników miejskich jednostek budżetowych oraz samorządowych
zakładów budżetowych, których status prawny określa ustawa o pracownikach samorządowych,
7) w sprawie wprowadzenia zmian do Regulaminu pracy Urzędu Miasta Łuków, 8) w sprawie powołania Zastępcy Burmistrza Miasta Łuków,
9) w sprawie wyznaczenia osób wykonujących czynności z zakresu prawa pracy wobec Burmistrza Miasta Łuków,
10) w sprawie udzielenia pełnomocnictw kierownikom jednostek organizacyjnych miasta Łuków nieposiadających osobowości prawnej do jednoosobowego działania.
W 2018 roku w Wydziale Organizacyjnym wydano sześćdziesiąt cztery upoważnienia i pełnomocnictwa dla pracowników urzędu oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych. W zakresie dotyczącym podniesienia poziomu obsługi interesanta na szkolenia stanowiące istotną rolę w podnoszeniu kwalifikacji zawodowych delegowano siedemdziesięciu trzech pracowników urzędu.
W Wydziale Organizacyjnym prowadzony jest całokształt spraw osobowych stu dwudziestu pracowników urzędu miasta oraz sześciu kierowników miejskich jednostek organizacyjnych.
W roku 2018 roku wykonano między innymi niżej wymienione zadania:
1. Przeprowadzono trzydzieści dziewięć spraw związanych z ruchem kadrowym pracowników urzędu:
1) sześć spraw dotyczących rozwiązania stosunku pracy w związku z uzyskaniem uprawnień emerytalnych,
2) jedną sprawę dotyczącą rozwiązania stosunku pracy w związku z przejściem na rentę inwalidzką z tytułu niezdolności do pracy,
3) trzy sprawy dotyczące urlopu bezpłatnego, 4) pięć spraw dotyczących urlopu rodzicielskiego, 5) dwie sprawy dotyczące urlopu ojcowskiego,
6) jedną sprawę dotyczącą urlopu macierzyńskiego, 7) jedną sprawę dotyczącą urlopu wychowawczego,
8) trzy sprawy dotyczące rozwiązania stosunku pracy, w tym w trybie porozumienia stron z uwagi na wygaśnięcie mandatu,
9)jedną sprawę dotycząca przeniesienia pracownika zatrudnionego na stanowisku urzędniczym w trybie porozumienia pracodawców samorządowych,
10) szesnaście spraw dotyczących nawiązania stosunku pracy, w tym w celu zastępstwa długotrwale nieobecnych pracowników, w trybie rozstrzygnięcia naboru na wolne stanowiska urzędnicze, z uwagi na zwolnione stanowiska obsługi, z uwagi na realizację projektu „Klub Seniora w Łukowie”, w związku z wyborem, w związku z powołaniem, 2. Przeprowadzono dwie sprawy dotyczące reklamowania uprawnionych pracowników
od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny,
3. Zorganizowano służbę przygotowawczą kończącą się egzaminem dla pięciu osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym,
4. Prowadzono trzy sprawy związane z podnoszeniem przez pracowników kwalifikacji zawodowych w formach szkolnych,
5. Dostosowano dokumentację pracowniczą do obowiązujących w tym zakresie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych,
6. W związku ze zmianami organizacyjnymi wprowadzonymi Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta Łuków nadanym Zarządzeniem Nr 153/2018 Burmistrza Miasta Łuków z dnia 26 listopada 2018 roku:
1) ustalono nowe zakresy czynności dla pracowników Wydziału Organizacyjnego,
2) przygotowano projekty zakresów czynności dla naczelników wydziałów urzędu oraz samodzielnych stanowisk pracy,
3) koordynowano prace związane z opracowaniem przez naczelników poszczególnych wydziałów urzędu nowych zakresów czynności dla podległych pracowników.
7. Koordynowano prace związane z dokonaniem okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników urzędu zatrudnionych na kierowniczych stanowiskach urzędniczych i stanowiskach urzędniczych oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych (z wyłączeniem jednostek kultury i oświaty).
W zakresie spraw związanych z prowadzeniem Punktu Obsługi Interesanta oraz obsługi sekretariatu urzędu podkreślić należy ilość przyjętej w 2018 roku korespondencji wpływającej do urzędu, która wynosiła 9897 pozycji w dzienniku.
16
Istotną i ważną częścią pracy Wydziału Organizacyjnego jest zapewnienie właściwych warunków pracy, zaopatrzenie materiałowe, fachowe planowanie remontów i modernizacji.
W 2018 roku Urząd Miasta Łuków funkcjonował w czterech lokalizacjach.
Poza budynkiem głównym przy ul. Piłsudskiego 17, wydziały urzędu funkcjonują w budynkach przy ul. Browarnej 56, ul. Zdanowskiego 15 i ul. Kwiatkowskiego 2.
Należy uznać, że warunki przyjmowania interesantów w Urzędzie Miasta Łuków oraz warunki pracy dla pracowników ich obsługujących były w 2018 roku dobre. Należy jednak stwierdzić, że wymagają one dalszego ciągłego doskonalenia i modernizacji.
W urzędzie od 2013 roku funkcjonuje Zintegrowany System Zarządzania Jakością i Kontroli Zarządczej oparty na normie ISO 9001 i wymaganiach standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.
Przyjęta przez burmistrza miasta w ramach tego systemu polityka jakości jest realizowana mając na uwadze następujące cele strategiczne:
1) terminowość załatwianych spraw,
2) świadczenie usług w sposób kompetentny,
3) szacunek i przyjazne nastawienie urzędnika do klienta,
4) poprawę efektywności komunikacji z klientami urzędu i ze społecznością lokalną, 5) szkolenie pracowników urzędu i zapewnienie ich wysokich kompetencji,
6) monitorowanie i doskonalenie procesów realizowanych przez urząd w ramach wdrożonego Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością i Kontroli Zarządczej.
6.1 Referat Informatyczny
Referat Informatyczny został powołany do funkcjonowania jako część Wydziału Organizacyjnego na mocy Zarządzenia nr 153/2018 Burmistrza Miasta Łuków z dnia 26 listopada 2018 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Łuków.
Przejął w całości zadania Wydziału Informatycznego, istniejącego w okresie od 1 lipca 2011 r.
do 10 grudnia 2018 r. Podstawowym celem działania Referatu Informatycznego jest obsługa informatyczna Urzędu Miasta Łuków, tj. zapewnienie ciągłości pracy serwerów, infrastruktury sieciowej, stacji roboczych, sprzętu drukującego i oprogramowania oraz wykonywanie szeregu powiązanych czynności, wynikających z Regulaminu Organizacyjnego i potrzeb bieżących Urzędu. Referat Informatyczny zajmuje 2 pomieszczenia w budynku głównym Urzędu Miasta Łuków (pokoje 103 i 104). Z części jednego z pomieszczeń (104) została wydzielona serwerownia, w której w szafach krosowniczych zamontowane są m.in. serwery, serwerowe zasilacze awaryjne, przełączniki sieciowe oraz szereg pozostałych urządzeń aktywnych sieci wewnętrznej. W pomieszczeniu serwerowni zainstalowana jest klimatyzacja, a także czujniki:
temperatury, zalania, zadymienia i antywłamaniowy, które połączone są z systemem sms-owego powiadamiania pracowników referatu o ewentualnych alertach. Oprogramowanie, użytkowane w Urzędzie Miasta Łuków, w zdecydowanej większości zainstalowane jest na serwerach sieciowych, opartych na systemach windowsowych. Największą grupę wśród tego oprogramowania stanowią programy finansowo-księgowe takie, jak: Księgowość budżetowa, Księgowość zobowiązań, Rejestr VAT, Podatki, Opłata skarbowa, Środki trwałe, Kasa, Dzierżawy, Użytkowanie wieczyste, Zezwolenia, Sprawozdania. Pozostałe programy to: Kadry, Płace, Dodatki mieszkaniowe, Besti@, Okresowa ocena kwalifikacyjna, Legislator, EWMAPA, Mienie, SELWIN, USCWIN, System EZD El-Dok, System świadczeń socjalnych. Oddzielną grupę oprogramowania stanowią aplikacje webowe, m.in.: Legalis, System Informacji Oświatowej, Platforma elektronicznego fakturowania, ePUAP, Biuletyn Informacji Publicznej.
Są to systemy udostępniane przez firmy zewnętrzne jako usługa, uruchamiane poprzez przeglądarki internetowe. Ponadto na prawie wszystkich stacjach roboczych zainstalowane są lokalnie aplikacje biurowe w postaci edytora tekstów, arkusza kalkulacyjnego, programu do obsługi poczty elektronicznej oraz oprogramowanie do nagrywania danych na płyty CD.
Wszystkie serwery i stacje robocze zabezpieczone są oprogramowaniem antywirusowym, a cała sieć wewnętrzna chroniona jest na wejściu przez wysoko wyspecjalizowane urządzenia monitorująco-zabezpieczające. Wszystkie istniejące w Urzędzie Miasta Łuków bazy danych są na bieżąco archiwowane, a ich kopie przechowywane na osobnych dyskach sieciowych.