Wypożyczalnia Międzybiblioteczna Książnicy Pomorskiej powstała w 1978 roku.
Oddział, obok Wypożyczalni Głównej, Czytelni Naukowej i Czytelni Czasopism oraz Magazynu Głównego, wchodzi w skład Działu Udostępniania Zbiorów. Prowadzi kompleksową obsługę użytkownika zarówno indywidualnego, jak i instytucjonalnego.
Do jej głównych zadań należy wypożyczanie publikacji własnych do innych bibliotek krajowych i zagranicznych oraz wyszukiwanie i sprowadzanie materiałów bibliotecz-nych, niedostępnych w Szczecinie, z innych bibliotek dla czytelników indywidualnych.
Bardziej szczegółowo, do zadań Wypożyczalni Międzybibliotecznej Książnicy Pomorskiej należy:
• ustalanie lokalizacji pożądanych materiałów własnych (katalog internetowy i kartkowy);
• realizacja zamówień dla innych bibliotek (do pięciu egzemplarzy jednorazowo) i techniczne przygotowanie materiałów do wysyłki (listy polecone, wartościowe);
• wykonywanie materiałów wtórnych na zamówienie (kserokopie, skany);
• wysyłanie indywidualnych zamówień do bibliotek krajowych i zagranicznych (do pięciu tytułów jednorazowo);
• lokalizacja sprowadzanych materiałów we współpracy z Biblioteką Narodową oraz za pomocą internetu;
• realizacja rozliczeń finansowych z czytelnikami (pobieranie opłat za usługi określone w cenniku);
• udzielanie informacji na temat zbiorów i zasad wypożyczeń międzybibliotecznych;
• prowadzenie statystyki (rejestracja czytelników, zamówień, wypożyczeń ze zbio-rów własnych, wysyłanych przesyłek, udzielanych informacji);
• prowadzenie archiwalnej kartoteki zamówień;
• prowadzenie dokumentacji oddziału (przechowywanie pism urzędowych).
Wszystkie wymienione zadania wykonuje jedna osoba. Prowadzenie wypożyczeń międzybibliotecznych jest jej głównym obowiązkiem służbowym. W dużym stopniu
1 Artykuł jest zmodyfikowaną wersją referatu wygłoszonego na seminarium Wypożyczalnie mię-dzybiblioteczne – jaka przyszłość? (Biblioteka Główna Zachodniopomorskiego Uniwersytetu Technologicznego, 25 września 2017 roku).
A
ARTYKUŁYefektywność, skuteczność i czas realizacji zamówień uwarunkowane są wieloletnimi dobrymi kontaktami z innymi książnicami oraz doświadczeniem zdobytym na zajmo-wanym stanowisku.
Wypożyczalnia Międzybiblioteczna prowadzi współpracę z krajowymi bibliotekami:
wyższych uczelni uniwersyteckich, technicznych, pedagogicznych; publicznymi (woje-wódzkimi, miejskimi, gminnymi); muzealnymi; instytutów naukowych; ośrodków kultury.
Współpracuje również z licznymi bibliotekami zagranicznymi. Zbiory do Książnicy Po-morskiej udostępniają głównie biblioteki z terenu Niemiec (najczęściej Staatsbibliothek zu Berlin, Universitätsbibliothek Greifswald, Bayerische Staatsbibliothek München).
Opłatę dla bibliotek zagranicznych za wypożyczenia stanowią IFLA Vouchery (prze-ważnie jeden voucher za wypożyczenie jednego woluminu). Wypożyczenia zagraniczne stanowią około 10–20 procent całości zamówień wysyłanych przez Książnicę Pomorską.
Wszelkie opłaty za sprowadzone materiały są regulowane na bieżąco przez czytel-ników składających zamówienie, według aktualnego cennika.
Pozyskiwanie niezbędnych danych na temat poszukiwanych publikacji umożliwia sieć komputerowa. Użytkownicy, poprzez stronę internetową Książnicy Pomorskiej, mają dostęp do katalogu elektronicznego, a także do różnorodnych baz danych, e-zasobów oraz Zachodniopomorskiej Biblioteki Cyfrowej. Znacznie ułatwia to wyszukiwanie potrzebnych informacji, danych bibliograficznych czy lokalizowanie materiałów, a na-stępnie składanie zamówień w Wypożyczalni Międzybibliotecznej.
Gwarancją szybkiej lokalizacji publikacji i niezbędnym warunkiem właściwej obsługi użytkowników, zarówno własnej biblioteki, jak i innych placówek, jest dostęp do kom-puterowych baz danych. W szczególności należą do nich: katalogi centralne Biblioteki Narodowej, Narodowy Uniwersalny Katalog (NUKAT), Rozproszony Katalog Bibliotek Polskich (KaRo), bibliografie, katalogi międzynarodowe (między innymi KVK czyli Karlsruher Viertueller Katalog, The European Library, WorldCat), katalogi centralne krajów europejskich i światowych.
Wykorzystywanie nowoczesnych technik wyszukiwawczych ma duży wpływ na uzyskiwanie potrzebnych czytelnikowi informacji, ponieważ nie zawsze potrafi on sa-modzielnie przeglądać bazy danych (lokalne i sieciowe). Zapewniony przez bibliotekę dostęp do informacji umożliwia wybór właściwych źródeł informacyjnych i precyzyjne wyszukiwanie potrzebnej literatury.
Wypożyczalnia Międzybiblioteczna Książnicy Pomorskiej realizując zamówienia od czytelników indywidualnych na materiały biblioteczne, wysyła je do bibliotek krajowych i zagranicznych, posługując się pocztą elektroniczną bądź formularzami dostępnymi na ich stronach.
Po sprawdzeniu dostępności danej pozycji w wybranej instytucji, kierowane jest do niej zamówienie wraz z podaniem sygnatury pozycji, której dotyczy. Proces kompute-ryzacji bibliotek spowodował, że wypożyczenia międzybiblioteczne zostały zdomino-wane przez zamówienia elektroniczne. Wypożyczalnia Międzybiblioteczna Książnicy
Pomorskiej nie wykorzystuje już rewersów tradycyjnych – sporadycznie akceptuje je jedynie podczas przyjmowania zamówienia.
Narzędziem dającym możliwość łatwego i sprawnego ich przekazywania jest poczta elektroniczna, która ponadto umożliwia wysyłanie pytań dotyczących danych biblio-graficznych czy warunków udostępnienia publikacji, prolongowania terminu zwrotu wypożyczonych materiałów. Przyczynia się to nie tylko do szybkiej wymiany informacji, ale także do nawiązania ściślejszej i bardziej otwartej współpracy.
Ponadto poczta elektroniczna pozwala na załączanie i przesyłanie plików w formie skanów oraz plików tekstowych, ograniczając w ten sposób czas realizacji zamówienia do niezbędnego minimum. Stąd najczęściej występującym rodzajem materiałów wtórnych wykonywanym w Książnicy Pomorskiej są skany, natomiast kserokopie (przesyłane następnie tradycyjną pocztą) sporządzane są znacznie rzadziej, głównie w przypadku materiałów wielkoformatowych lub obszernych tekstowo.
Materiały sprowadzane do Książnicy Pomorskiej z innych bibliotek zamawiane są najczęściej przez czytelników związanych z wyższymi uczelniami, również niepublicz-nymi, w których niejednokrotnie nie funkcjonują wypożyczalnie międzybiblioteczne.
Przeważnie jest to literatura pomocna w pisaniu prac licencjackich, magisterskich i doktorskich, a także przewodów habilitacyjnych. Są to kopie publikacji naukowych – książek i artykułów – przesyłane do Książnicy drogą elektroniczną bądź pocztą tradycyjną w formie kserokopii, a także mikrofilmy czasopism.
Zbiory Książnicy Pomorskiej wypożyczane są bibliotekom i instytucjom szczecińskim, a także placówkom z terenu województwa zachodniopomorskiego, z całego kraju oraz w pojedynczych przypadkach bibliotekom zagranicznym.
Tematyka sprowadzanych oraz wypożyczanych materiałów jest bardzo różnorodna.
Obejmuje nauki humanistyczne, ekonomiczne, techniczne, przyrodnicze, prawne, mu-zykalia, beletrystykę, literaturę popularnonaukową.
Analizując dane z ostatnich lat, można zauważyć, że do zachodniopomorskich bi-bliotek najczęściej korzystających ze zbiorów Książnicy Pomorskiej należały placówki z Barlinka, Choszczna, Dębna, Gryfina, Gryfic, Kamienia Pomorskiego, Koszalina, Lipian, Nowogardu, Płot, Polic, Szczecinka, Trzebiatowa, Ustronia Morskiego, Wałcza.
Spoza regionu najczęściej zamawiającymi materiały w były biblioteki z Krakowa, Lę-borka, Nakła nad Notecią, Nowego Dworu Gdańskiego, Olsztyna, Oświęcimia, Słupska, Suwałk, Tarnowa, Warszawy, Wrocławia, Zielonej Góry.
Spośród instytucji szczecińskich najwięcej wypożyczały biblioteki uczelniane, Od-dział Instytutu Pamięci Narodowej w Szczecinie, Biblioteka Klubu Garnizonowego, Archiwum Straży Granicznej, Archiwum Państwowe, Biblioteka Muzeum Narodowego,
IV i IX Liceum Ogólnokształcące, Biuro Doradztwa Technicznego.
Funkcjonowanie wypożyczalni międzybibliotecznych utrudniają, niestety, nietermi-nowe zwroty wypożyczonych pozycji. W praktyce bywa tak, że trudno wyegzekwować przetrzymywane oryginalne materiały, a brak określonych sankcji za ich niezwrócenie
A
ARTYKUŁYw terminie jeszcze pogłębia tę sytuację. Jedyne co można zrobić w takiej sytuacji to zamknięcie konta instytucji przetrzymującej do momentu rozliczenia się z zaległości.
Struktura wypożyczeń międzybibliotecznych w Książnicy Pomorskiej w ostatnich latach przedstawia się w sposób następujący:
Wypożyczenia międzybiblioteczne z Książnicy Pomorskiej w latach 2010–2016 (w jednostkach bibliotecznych)
rok liczba
2010 1189
2011 1297
2012 1400
2013 1545
2014 1639
2015 1483
2016 1367
Wypożyczenia międzybiblioteczne do Książnicy Pomorskiej w latach 2010–2016 (w jednostkach bibliotecznych)
rok liczba
2010 241
2011 193
2012 175
2013 223
2014 177
2015 112
2016 137
Interpretacja danych i rekomendacje na przyszłość
W latach 2010–2016 liczba zrealizowanych zamówień oraz wypożyczeń z księ-gozbioru Książnicy Pomorskiej ulegała wahaniom. Trudno jednoznacznie ustalić ich przyczynę. Z pewnością obserwowana w ostatnich dwóch latach tendencja spadkowa w sprowadzaniu materiałów ma swoje odzwierciedlenie w coraz powszechniejszym dostępie do licznych pozycji za pośrednictwem internetu (biblioteki cyfrowe, Google Books, Academica). Ponadto wpływ na to może mieć urozmaicenie i rozszerzenie oferty przez wydawnictwa i księgarnie internetowe. Nieraz zdarza się, że koszty zakupu książki są mniejsze niż opłaty za jej sprowadzenie. Istnieje natomiast duże zapotrzebowanie na materiały wtórne, zwłaszcza skany, które wypierają tradycyjne kserokopie, głównie ze względu na to, że szybciej docierają do czytelnika.
Jednak w praktyce nie jest możliwe przekazywanie wszystkich publikacji w formie kopii czy to elektronicznych, czy fizycznych. Wynika to z ograniczeń związanych z pra-wami autorskimi oraz obszerności niektórych materiałów. Nie wszystko więc może być udostępnione drogą internetową. To sprawia, że wypożyczenia międzybiblioteczne są
w dalszym ciągu potrzebne, pożądane i z pewnością będzie w przyszłości zapotrzebo-wanie na tego typu usługi. Wynika to także z uwarunkowań pracy książnic. Jest mało prawdopodobne, aby kiedykolwiek były one w stanie na miejscu zgromadzić zbiory za-spokajające zapotrzebowanie wszystkich użytkowników. Poza tym obecnie użytkownicy domagają się szybkiego dostępu do informacji na temat potrzebnych publikacji. Dużą pomocą jest w tym działalność właśnie wypożyczalni międzybibliotecznych.
W Książnicy Pomorskiej, w celu usprawnienia obsługi użytkowników Wypożyczalni Międzybibliotecznej, dobrze byłoby:
• wprowadzić moduł wypożyczeń międzybibliotecznych zawierający formularz kontaktowy umożliwiający zamawianie materiałów z księgozbioru;
• usprawnić system zamawiania poprzez powiązanie go z logowaniem się do katalogu;
• udostępnić czytelnikom możliwość składania zamówień drogą elektroniczną poprzez formularz (powinien on być umieszczony na stronie internetowej);
• promować ofertę wypożyczeń międzybibliotecznych za pomocą ulotek, plaka-tów, informacji w serwisie internetowym (rekomendacja wewnętrzna) – wielu czytelników, szczególnie niezwiązanych z wyższymi uczelniami, nie posiada wiedzy na temat istnienia i funkcjonowania wypożyczalni międzybibliotecznej i w związku z tym możliwości sprowadzania materiałów niedostępnych w szcze-cińskich bibliotekach;
• przeszkolić pracowników Działu Udostępniania w zakresie wypożyczeń mię-dzybibliotecznych, aby potrafili obsłużyć czytelników w razie nieobecności pracownika etatowego;
• zainwestować w wysokiej klasy urządzenie wielofunkcyjne o wysokiej wydajności do wykonywania kopii – skanów, kserokopii, wydruków z internetu.
Oprócz przedstawionych powyżej propozycji, warto także rozważyć wdrożenie systemu SUBITO pomocnego w sprowadzaniu materiałów bibliotecznych z zagranicy.
To tylko niektóre z propozycji usprawnienia pracy Wypożyczalni Międzybiblio-tecznej Książnicy Pomorskiej w kontekście stanu obecnego. Z czasem mogą pojawić się inne, nowe pomysły w tym zakresie. Zwłaszcza zastosowanie nowych technologii może wpłynąć na rozszerzenie oferty tego oddziału oraz sprawić, że będzie on spełniał rolę ważnego ośrodka wyspecjalizowanego w obsłudze czytelników potrzebujących materiałów niedostępnych na miejscu.
S
SPRAWOZDANIA Tomasz Wacław JabłeckiTowarzystwo Miłośników Ziemi Choszczeńskiej