jednostek organizacyjnych sektora
finansów publicznych
d2f8fb81-48a5-479a-b1e8-3a4db4d9ef16Wstęp
W jednostkach organizacyjnych sektora finansów publicznych funkcjonują komórki finansowe, do których zadań należy obsługa finansowo-księgowa jednostki. Różnica pomiędzy komórką finansową a pozostałymi komórkami merytorycznymi funkcjonu-jącymi w ramach jednostek sektora finansów publicznych polega przede wszystkim na tym, że komórkę finansową interesują przede wszystkim „finanse”, a komórki meryto-ryczne – realizacja założonych celów. Dlatego też istotne jest poprawne określenie pro-cedur wewnętrznych, które pozwolą zrealizować cele i zadania zarówno pod względem merytorycznym, jak i finansowym.
Obowiązki komórek organizacyjnych jednostek sektora finansów publicznych po-winny być jasno sprecyzowane w zakresach czynności przypisanych do poszczególnych stanowisk pracy funkcjonujących w ramach danej jednostki. Oczywiście zakres czyn-ności zawsze ustala pracodawca lub osoba przez niego upoważniona. Jest to jego uprawnienie władcze, wynikające z kierowniczej roli w procesie pracy. Zakres obo-wiązków, jako dokument, najczęściej stanowi załącznik do umowy o pracę, w którym szczegółowo wskazuje się uzgodnienia dotyczące rodzaju wykonywanej pracy.
Ogólne przepisy prawa pracy nie zawierają obowiązku sporządzania dla pracownika zakresu jego czynności. Pracodawca zobligowany jest tylko do zaznajomienia pracow-nika podejmującego pracę z zakresem jego obowiązków (art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy), lecz nie zostało ono określone przez ustawodawcę w sposób ścisły i nie narzuca się formy, w jakiej pracodawca miałby zapoznawać pracownika z jego zakresem czynno-ści. Możliwe jest zarówno ustne, jak i pisemne przekazanie pracownikowi zakresu jego
obowiązków. Ze względów dowodowych (mając na uwadze zakres podmiotowy odpo-wiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych) warto jednak rozważyć zastosowanie formy pisemnej. Zakres czynności na piśmie może być korzystny dla obu stron. Pracodawca dysponuje dokumentem odzwierciedlającym wypełnienie ciążącego na nim obowiązku, a pracownik nie ma wątpliwości, czego oczekuje od niego praco-dawca i na co zgodziły się obie strony podczas zawierania umowy.
W kontekście zakresu obowiązków pracownika nie można zapominać o indywi-dualizacji każdego stosunku pracy. Na tej podstawie należy zapewnić istnienie me-chanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki sektora finansów publicznych. Mechanizm ten realizowany jest poprzez wyznaczenie osób pełniących zastępstwo w trakcie nieobecności danego pracownika. Oczywiście podstawą realizacji są stosowne upoważnienia oraz zapisy w zakresach czynności pracowników.
W Poradniku prezentujemy przykładowe wzory zakresów czynności, obowiąz-ków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników zatrudnionych w komórce finanso-wej oraz na stanowisku głównego księgowego.
Poznaj, pr ze tes tu j, k or zy st aj – www .inf or rb.pl
1. Podstawy prawne dotyczące opracowania wzorów zakresów obowiązków pracowników komórki finansowej
Przy opracowywaniu zakresów obowiązków pracowników komórki finansowej jednostek or-ganizacyjnych sektora finansów publicznych należy korzystać z obowiązujących przepisów prawnych, a w szczególności z:
●
● ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości,
●
● ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
●
● ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
●
● ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny,
●
● ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych,
●
● ustawy z 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych,
●
● ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego,
●
● ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów pub-licznych,
●
● ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
●
● ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
●
● ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych,
●
● ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
●
● ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa,
●
● ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych,
●
● rozporządzenia Ministra Finansów z 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości bud-żetowej,
●
● rozporządzenia Ministra Finansów z 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sek-tora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych,
●
● rozporządzenia Ministra Finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
●
● rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł za-granicznych,
●
● rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachun-kowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu teryto-rialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza gra-nicami Rzeczypospolitej Polskiej,
●
● rozporządzenia Ministra Finansów z 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowo-ści oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego,
●
● rozporządzenia Rady Ministrów z 21 maja 2010 r. w sprawie sposobu i trybu gospoda-rowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, w który wyposażone są jednostki budżetowe,
●
● rozporządzenia Rady Ministrów z 10 października 1975 r. w sprawie warunków odpowie-dzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu,
●
● rozporządzenia Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzial-ności materialnej pracowników za powierzone mienie,
Dokumentacja wewnętrzna w jednostkach sektora finansów publicznych – zbiór instrukcji, zarządzeń i innych dokumentów...
●
● rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancela-ryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
●
● komunikatu nr 10 Ministra Finansów z 18 maja 2010 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Ko-mitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska KoKo-mitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych,
●
● komunikatu nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.
2. Wzory zakresów obowiązków pracowników komórki finansowej
Ustalenie zakresów obowiązków pracownikom komórki finansowej jednostki organizacyjnej sektora finansów publicznych, jak również ich aktualizacja, należy do uprawnień kierownika jednostki.
Komórka finansowa w każdej jednostce sektora finansów publicznych stanowi jedno z naj-ważniejszych ogniw jej funkcjonowania i jest zarazem miejscem, w którym skupia się dzia-łalność całej jednostki w postaci zapisów w księgach rachunkowych jednostki. �o tu tworzo-ne są, we współpracy z komórkami merytorycznymi jednostki, plany finansowe, a następnie sprawozdania z ich realizacji. Fakt wykonywania określonego rodzaju pracy oraz możliwość wydawania poleceń przez kierownika jednostki, będących konkretyzacją stosunku pracy, po-woduje, że pracodawca powinien zapoznać pracowników komórki finansowej z zakresami ich obowiązków.
Prezentujemy przykładowe wzory zakresów obowiązków pracowników komórki finan-sowej jednostek organizacyjnych sektora finansów publicznych. Po uwzględnieniu specyfiki każdej jednostki oraz przyjęciu indywidualnych rozwiązań wzory mogą być pomocne przy opracowywaniu nowych zakresów obowiązków lub aktualizacji dotychczas obowiązujących.
Wzór. Zakres czynności, obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników komórki finansowej
Zakres czynności, obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracownika zatrudnionego na stanowisku ……….. (wskazać nazwę stanowiska) w ……… (wskazać nazwę komórki finansowej)
……… (wskazać nazwę urzędu lub innej jednostki) Pani/Pan
……….
(imię i nazwisko)
I. Zagadnienia ogólne
1. Znajomość aktów normatywnych regulujących zagadnienia stanowiska pracy.
2. Bieżące informowanie …………. (wskazać np. bezpośredniego przełożonego) lub oso-by go zastępującej o stanie wykonania zadań, potrzebach związanych z funkcjonowaniem
……… (wskazać pełną nazwę komórki finansowej) ……… (wskazać nazwę urzędu lub innej jednostki) i doskonaleniem systemu kontroli wewnętrznej oraz kontroli zarządczej.
Poznaj, pr ze tes tu j, k or zy st aj – www .inf or rb.pl
3. Przestrzeganie zasad dyscypliny finansów publicznych.
4. Podejmowanie działań zmierzających do podniesienia poziomu jakości wykonania zadań realizowanych przez pracowników ………. (wskazać nazwę komórki finan-sowej) ………. (wskazać nazwę urzędu lub innej jednostki).
5. Stałe pogłębianie wiedzy zawodowej.
6. Dbanie o estetykę miejsca pracy, sporządzanych i przekazywanych oraz przechowywanych dokumentów.
WARIANT I