IV wyniku wdrażania podsystemu ulega zmianom Jakościowym dotychczasowa organizacja i technologia pracy plonu finansowo- księgowego.. Prace w większości rutynowe ewidencyjne zanikają
na rzecz koncepcyjnycb-zwityzanyoh z analizą drukowanych zosta
wi en. 0 ilo Jednak tabulogramy zastępują, bądź rozszerzają ’.za
kres dotychczasowych informacji, to dokumenty wejściowo są do
datkowymi w łańcuchu tradycyjnej dokumentacji księgowej. Ich sporządzanie, a następnio kodowanie wydłUża znacznie proces przetwarzania, stwarzając dodatkowo nowo pole błędów. Na danym poziomie technologii trudno uniknąć konieczności wprowadzeni i dokumentów systemowych.'.Vycl lmlnonanle ich, może nastąpić <•„, taninie dopiero po wprowadzeniu na szeroką skalę mikrokor.; ■ rów jako urządzeń Wstępnego przetwarzania umożliwiających « r owa nic procesem wprowadzania danych. Tym niemniej celeia wyeli
minowaniu błędów kodowania postuluje się wprowadzanie danych na soechocku, bezpośrednio przez personel księgowości1. Takie rozwiązanie wyeliminowałoby również szereg problemów natury organtzacyncj związanych ze współpracą pionu flntn.T.o-kslęgowego z Ośrodkiem Obliczeniowym.
G. śvUonawca_l_Użj;tkownik_w_pr ocesle_wdraż.anla,
'.V realizacji tak skomplikowanego przedsięwzięcia Jakim jest komputeryzacja rachunkowości muszą uczestniczyć pracowni
cy o najwyższych kwalifikacjach, różnych specjalności, począ
wszy od analityków, projektantów poprzez programistów, opera
t o r ó w podsystemów, a kończąc na szeregowych pracownikach księ
gowości. Zsynchronizowanie 1 skoordynowanie prac tak złożonego zespołu Jest trudno 1 nio zawsze w pełni możliwą.
u toku wdrażania podsystemu FKK ujawniły się postawy za
równo pozytywne jak 1 negatywne. Zjawisko-to można było zaobser
wować zarówno w zospole Wykonawcy Jak 1 o Użytkownika. 7 zespo
le Wykonawcy w całej Jaskrawości z jego konsekwencjami wystąpił problem kumulowania wiedzy o podsystemie w rękach kilku specja
listów, wiodących wykonawców złożonych i skomplikowany eh parne projoktewo-prograsowyeb.
-110-W p o s t a w i e p e r s o n e l u U ż y t k o w n i k a p r z e w a ż a ł y , s z c z e g ó l n i e w f a z i e p r a c p r o j e k t o w y c h p o s t a w y b i e r n e , n i e z d e c y d o w a n e . W y n i k a ł y o n e g ł ó w n i e z n i e z n a j o m o ś c i p r o b l e m ó w i n f o r m a t y c z n y c h i o b a w o p r z y d a t n o ś ć w n o w y c h w a r u n k a c h p r a c y . P r o b l e m w s p ó ł p r a cy p o g ł ę b ia^/n^ U ż y t k o w n i k a k a d r y a n a l i t y k ó w - b r a n ż y s t ó w zc z n a j o m o ś c i ą i n f o r m a t y k i , a s z c z e g ó l n i e z a s a d i m e t o d p r o g r a m o w a nia . X k o n s e k w e n c j i w w i e l u p r z y p a d k a c h m u s i a n o k i l k a k r o t n i e a n a l i z o w a ć t e n s a m probiera, a n a s t ę p n i e k o r y g o w a ć g o t o w e r o z w i ą z a n i a . A d e k w a t n y m t e g o p r z y k ł a d e m b y ł p r o b l e m u z g o d n i e n i a t a b u l o g r a m ó w u ż y t k o w y c h w i e l o k r o t n i e p r z e d k ł a d a n y c h U ż y t k o w - n i k o w i . W p ł y n ę ł o t o n i e k o r z y s t n i e na p o s t a w ę w y k o n a w c ó w i na p o s t ę p p r a c w d r o ż e n i o w y c h . W y d a j e się , że w i ę k s z e z a a n g a ż o w a n i e w w t y m w z g l ę d z i e , s z c z e g ó l n i e n a p o c z ą t k u p r a c w d r o ż e n i o w y c h i' w f a z i e p r o j e k t o w a n i a s ł u ż b y i n f o r m a t y c z n e j p r z e d s i ę b i o r s t w a p o z w o l i ł o b y z ł a g o d z i ć t e g o t y p u p r o b l e m y .
Z d o t y c h c z a s o w y c h d o ś w i a d c z e ń z w d r a ż a n i a p o d s y s t e m u F K K m o ż n a w y s n u ć n a s t ę p u j ą c e w n i o s k i :
- wdrażanie kompleksowych podsystemów w rachunkowości jest przy zastosowaniu dotychczasowych, konwencjonalnych metod projekto
wania mało efektywne; postęp we wdrażaniu tego typu podsys
temów uwarunkowany jest rozwojeip metodyki i technologii pro
jektowania,
- stosunkowo nikła znajomość księgowości cechująca kadry infor
matyków, szczególnie programistów z jednej strony oraz nie
znajomość problemów informatyki w służbach finansowo-księgo
wych z drugiej, stwarzają trudne do przezwyciężenia problemy współpracy,
- aktualne warunki zewnętrzne i wewnętrzne silnie oddziaływują na proces wdrażania; brak istotnych bodźców materialnych ogra
nicza znacznie motywację działań zarówno Wykonawcy jak i Użytkownika,
- szczególna rola w procesie wdrażania przypada służbie infor
matycznej przedsiębiorstwa, jej działania organizacyjne,przy - gotowanie Użytkownika do współpracy z Wykonawcą, a następnie sterowanie tą współpraoą wpływa korzystnie na przebieg prac wdrożeniowych.
-120-L i l e r a t u r a .
D z i e d z i c z a k I . , M o d e l k s i ę g o w o ś c i I n f o r m a t y c z n e j w p r z e d s i ę b i o r s t w i e , PYr E , W a r s z a w a 1979.
K o l b u s z E . K r a m E . ,W d r a ż a n i e s y s t e m ó w i n f o r m a t y c z n y c h w p r z e d s i ę b i o r s t w i e p r z e m y s ł o w y m , P t fE ,W ar sza wa 1977.
P r o j e k t t e c h n i c z n y P o d s y s t e m u I n f o r m a t y c z n e g o F i n a n s o w o - K s i ę g o w o - K o s z t o n c g o P o l s k i e j Ż e g l u g i M o r s k i e j - P o l i t e c h n i k a S z c z e c i ń s k a I n s t y t u t P.achunku E k o n o m i c z n e g o , S z c z e c i n 1979.
1 2 1
-Jan -Janiszewski
"Pradom-Org"- Wrocław
STAŃ,KIERUNKI I PROBLEMY ROZWOJU MIKROKOMPUTER?)»
W RACHUNKOWOŚCI
1. Wprowadzenie.
Analiza planów i programów rozwoju informatyki w kraju od początku jej wprowadzania wykazuje, że dotychczasowe działania w tym zakresie z reguły kończyły się niepowodzeniem. U podstaw trudności na odcinku informatyzacji gospodarki polskiej leży brak od szeregu lat przemyślanej i konsekwentnie realizowanej polityki na szczeblu centralnym. Skutki tego dotknęły również służby finansowo-księgowe, które nie mają obecnie warunków do sprawnego funkcjonowania, dostosowanego do aktualnych potrzeb i do w pełni rzetelnego obsługiwania jednostek gospodarczych m, in.' z powodu braku dostępnych systemów tak w zakresie sprzętu jak 1 oprogramowania.
Ostatnie decyzje władz dotyoząoe elektronizaoji gospodarki, a zwłaszcza Postanowienie Prezydium Rządu z dnia 17 grudnia lBS4r. w sprawie usprawnienia działalności, służb finansowo - księgowych /l/ stwarzają korzystbe warunki do nadrobienia po
wstałych w tej dziedzinie wieloletnich opóźnień, Jednak jest to dopiero początek drogi." Aby nie powtórzyć błędów z lat 70- tych, kiedy to mimo wydatkowania dużych kwot na import oraz produkcję środków informatyki nie odnotowano znaczących efe
któw wynikających z ioh aplikacji, potrzebne jest przemyślane tyn razea i rozważne pokierowanie całokształtem prac związanyoh z planowaniem i sterowaniem rozwoju informatyki.
Konieczne Jest również rozpoznanie istotnych ograniczeń i uwa
runkowań mających wpływ na osiąganie zamierzonych celów.
Uwagi i propozycje "zawarte w niniejszym opracowaniu mogą być pomocne przy prowadzeniu dyskusji i podejmowaniu decyzji w sprawie polityki i strategii informatyzacji rachunkowości.
2." Analiza 1 ocena stanu istniejącego.
Ooena stanu lstniejącegó.winna odnosić się zarówno do stopnia nasycenia służb finansowo-księgowych w środki techni
czne, Jak i stopnia poprawności funkcjonowania istniejącego modelu systemu informacyjnego w obszerze rachunkowości.’
-122-a. S t a n w z a k r e s i e m a s z y n b i u r o w y c h Maszyny i urządzenia biurowe stosowane przez służby finanso
wo-księgowe obejmują w szczególności maszyny do pisania, ma
szyny do liczenia /kalkulatory, sumatory ltp/,ma&zyny do powie
lania dokumentów i maszyny księgująco-fakturujjące oraz. kompu
tery. Dla potrzeb niniejszego opraoowąnia pojęcio to zostaje jednak zawężone do maszyn księgująoo-fakturujących i kompute
rów zarówno dużych jak i biurowych /mikrokomputerów/, choć stan ilościowy i jakościowy pozostałych maszyn również ma pewien wpływ.na sprawność przepływu informacji w systemie rachunko
wości.
Aktualną sytuację na odcinku maszyn do księgowania,oraz komputerów trafnie ocenia RAPORT 0 STANIE SŁUŻB FINANSOWO - KSIĘGOWYCH /2/, który można tu uzupełnić i wzbogacić o spo
strzeżenia i d a n e .PREDOM-ORG, jako inśtytuoji realizującej do
stawy maszyn biurowych.
W związku z zaniechaniem przez firmę ROBOTRON w NRD produkcji maszyn Asoota icl.170 oraz wobec braku produkcji tego
/•
typu maszyn w innych krajach naszego bloku, zaoferowano Polsce wzamian: ;;
- automaty fakturujące ROBOTRON 1711 w cenie ok.300 tyś.zł.',
ł
które po zwiększeniu pamięoi mogą wykonywać szerszy zakres prao niż fakturowanie; Po pozytywnej ocenie przydatności tych maszyh przez specjalistów ze Stowatzyszenia Księgowych spraw
dzono ich dotychczas ok; 8 tyś.szt.'Plah dostaw na 1985r. prze
widuje dalszy 1 tysiąc azti choć potrzeby wynoszą ok^5 tyś.szt?
- miniautomaty ROBOTRON 1355 w cenie ok.250tyś,zł., równie po
zytywnie ocenione przez SKwP,1 Wbrew jednak przewidywaniom, za piotr zebowanie na te maszyny nie jest duże, głównie ze wzglę
du na klawiaturę numeryczną, co uniemożliwia tworzenie tek
stów. W eksploataojl znajduje się około 2 tyś.szt; tyoh ma-szyn, głównie makroregionie warszawskim, katowioki i lubelW skim. Na 1985 rok zakontraktowano ich 400 azt.
- komputery biurowe serii ROBOTRON A51Ó0 w cenie ok.śr.-2,5-3 min zł, zależnie od konfiguracji. Dotychczas sprowadzono do kraju około 300 maszyn tej serii, a na 1985r; zakontraktowano 105 szt, 1 są czynione starania o zawarcie kontraktu na dalsze 100 sztuk
- mikrokomputery ROBOTRON 1715 będące typem pośrednim między Ascotą kl.170 a modelem A5100, które zostaną wprowadzone do
sprzedaży w II półroczu 1985r. w liczbie ok. 100 szt; Prze
w i d y w a n a cena ok, 1,5 min zł,/może ulec zmianie/.
Generalnie należy stwierdzić, że powyższa oferta nie
j e s t atrakcyjna ani pod względem ilości ani asortymentu, a
import komputerów biurowych w najbliższych latach będzie również mał y.
Ze strony N R D dostawa maszyn serii ROBOTRON A5100 i 1715 oraz p o c h o d n y c h może wzrastać od 200 szt. w 1986r, do maksimum
5 0 0 szt. w roku 1990. 0 imporcie mikrokomputerów z innych kra
j ó w naszego obozu trudno jest obecnie mówić konkretnie,
Rozumiejąc, że na import komputerów biurowych nie można na dłuższą metę liczyć, w Zakładzie Techniki Biurowej "Predom- - O R G " w e Wrocławiu jeszcze w roku 1980 opracowano wizję POL
SKIEJ MASZYNY FAKTUUUJACO-KSIEGUJACEJ /uwagi dla jej twórców/.
Opracowanie to .zostało przekazane m.in. do Zakładów Elektroni
cznych E L U R O ,
N a l e ż y stwierdzić, że w rozwiązaniu konstrukcyjnym maszyn serii
ELY.RO 5 0 0 uwzględniono większość propozycji autora opracowania
P R E D O M - O R G . Zważywszy, że autor ten jest z wykształcenia księ
gowym i posiada wieloletnią praktykę w tym zakresie, można mieć nadzieję, że model ELV.R0 500 zostanie zaakceptowany przez słu
żby finansowo-księgowe i zda egzamin praktyczny.
Mikrokomputery ELYiRO 500 zostały wprowadzone do obrotu to
warowego za pośrednictwem PREDOM-ORG w m-cu grudniu 1984r. Do dnia 10 stycznia 1985r. rozprowadzono w kraju ok,'60szt.maszyn EL'.VR0 513 i 523, głównie w makroregionie wrocławskim.
Odbiorcami pierwszych maszyn są głównie producenci oprogramowa
nia oraz jednostki realizujące systemy pilotowe np. PAFAiYAG w zakresie rachunkowości.
Cena maszyny wynosi niecałe 2 min zł. W roku 1985 przewiduje się produkcję ok; 300 szt; maszyn ELWRO 523.Producent czyni sta
rania, by szybko dojść do poziomu rocznej produkcji 2000 szt, serii-500 i 600, a docelowo do 10 tyś.szt. mikrokomputerów, b/ m o d e l s y s t e m u i n f o r m a c y j n e g o
k s i ę g o w o ś c i W następstwie:
“ zmieniających się regulacji prawnych w zakresie systemu fi
nansowego i podatkowego,
- wzrostu wymagań odnośnie informacji niezbędnej dla celów de
cyzyjnych co jest zrozumiałe w ostrych warunkach samofinan
sowania i samodzielności przedsiębiorstw,
- żądań przez jednostki nadrzędne i inne dodatkowych informacji dotyohczaś nie zbieranych,
niezależnie od trudności związanych z niskim stopniem mecha
nizacji i automatyzacji przetwarzania danych występują trudno
ści wynikające przypuszczalnie z nieadekwatnego do aktualnych potrzeb i sytuacji modelu informacyjnego rachunkowości.System informacyjny winien być tak zbudowany, by w.określonych warun
kach zewnętrzny oh i wewnętrznych obiektu umożliwiał dostarcza
nie właściwym decydentom wszystkich niezbędnych inf ormaoji/3/.-Wydaje się, żo obecnie w wielu przypadkach rachunkowość nie w pełni realizuje swą funkcję informacyJną^ Jest aparatem "zbyt ciężkim". Potwierdzają, to również przeprowadzone niegdyś bada
nia ankietowe, w których ponad 50& dyrektorów stwierdziło, że pión głównego księgowego hie realizuje 3wych zadań w zakresie dostarczania informacji /4/,' Podobnie i dziś, w okresie wdraża
nia reformy gospodarczej chodzi o to, że informaoja ekonomiczna nie Jest na tyle rzetelna i pełna, aby mogła być praktycznie wykorzystywana dla celów decyzyjnych; Z tego powodu podejmowa
nie szeregu ważnych deoyzji często nadal opiera się na intulojl, co nierzadko daje fatalne wyniki.’
Dotyczy to przykładowo takich zagadnień, jak: g o s p o d a r o w a n i e . k r e d y t e m , o b l i c z a n i e o:b c i ą ż e ń n a PPAZ, k s z t a ł t o w a n i e o e n i k o - s t t 6 w itp.
Z drugiej strony coraz ozęściej odzywają się głosy, iż podej
mując działania dotyczące przyszłości trudno opierać się na dąnyoh z zaszłości, a takimi właśnie dysponuje obecnie raohun- kowość /5/.'
Inni znawcy problemu od dawna stwierdzają, że np.' w zakresie rachunku kosztów, dostosowanego do operatywnego zarządzania ko
nieczne Jest w większym niż dotychczas stopniu, wprowadzani*, rachunku er ante w miejsce tradycyjnego rachunku, prowadzonego w trybie ex post /6/.
-125-• Ponieważ niekompletność, lub niedostateczna ilość wytwo
rzonej Informacji może przynieść określone straty w sferze za
rządzania /7/, należy prowadzić badania naukowe m.in. w zakre
sie modernizacji systemu informacyjnego rachunkowości/8/,czego słusznie domagają się autorzy wspomnianego w rozdziale II pkt 1 RAPORTU, postulując na zasadach priorytetowych podjęcie prac badawczych i projektowych w zakresie teorii i organizacji ra
chunkowości /rozdz.III pkt 3b/Raportu/.
Uając poprawnie zbudowane mechanizmy funkcjonowania systemu rachunkowości można je będzie skutecznie i efektywnie automatyzować w określonym zakresie. To perspektywiczne przed
sięwzięcie nie powinno oczywiście hamować podejmowanych od zaraz działań
w
celu informatyzacji wybranych odcinków rachunkowości.
c.' D i a g n o z a .
Oceniając stan istniejąoy w zakresie, funkcjonowania rachunkowości należy stwierdzić, że ani sam model systemu in
formacyjnego, ani stopień mechanizacji 1 automatyzacji prze
twarzania danych
w
tym obszarze nie zapewniają w istniejących, a tymbardziejw
przewidywany ohw
przyszłości warunkach zaspo-, kojenia potrzeb na lnformaoje dla celów deoyzyjnych.Uzdrowienie sytuacji przy pomooy przestarzałych maszyn do księ
gowania, jak również przy pomocy dużych komputerów i rozległych sieol transmisji danych nie może na większą 3kalę wchodzić w rachubę
w
bieżącym stuleciu, gdyż istniejący skromny park maszynowy w profesjonalnych ośrodkach usługowych i ośrodkaoh obliczeniowych dużych jednostek gospodarki uspołecznionej ulega dekapitalizacji na skutek niskiego pułapu produkcji 1 ograniczeń Importowych, a na zbudowanie od'podstaw łączy zdalnych o odpo
wiedniej Jakości