Wystąpienie jako forma komunikowania

Pełen tekst

(1)Zeszyty Naukowe nr. 715. Akademii Ekonomicznej w Krakowie. 2006. Renata Winkler Katedra Zachowań Organizacyjnych. Wystąpienie jako forma komunikowania 1. Wstęp Termin wystąpienie odnoszony jest do każdej, wygłoszonej przed pewną grupą osób ustnej wypowiedzi, tj. zakodowanego przy użyciu języka przekazu złożonego z dźwięku i odpowiednich okoliczności nadawania i odbierania, gdzie zakres treści przekazu, jego struktura i forma (a w niektórych wypadkach również długość trwania) w przeważającej mierze zależy od świadomie poczynionych przez mówcę wyborów. Z powyższych względów wystąpienie często postrzegane jest jako jednostronna forma komunikowania, pomimo że obserwowalne niewerbalne zachowanie publiczności, pojedyncze głośno wypowiedziane komentarze, czy też pytania stawiane prelegentowi postrzegać należy w kategorii informacji zwrotnych, a zmodyfikowane pod ich wpływem zachowania prelegenta uznać za świadectwo wystąpienia pomiędzy nadawcą a audytorium sprzężenia zwrotnego. W życiu społecznym występowaniu na forum publicznym przypisywana jest szczególna ranga. Umiejętność przemawiania wymagana jest przy pełnieniu określonych ról społeczno-zawodowych, jak również na stałe wpisana została w kanon przymiotów właściwych profesjonalistom z każdej dziedziny. Zasadniczo wyróżniane są dwa podstawowe typy wystąpień: okolicznościowe i merytoryczne. Wystąpienia okolicznościowe towarzyszą wydarzeniom o określonym charakterze np.: przybyciu/pożegnaniu pewnych osób, ceremonii zaślubin/pogrzebu, toastom, wręczaniu nagród, objęciu stanowiska itp. Z kolei wystąpienia o charakterze merytorycznym związane są z prezentacją stanu wiedzy na temat konkretnych zjawisk, ich przyczyn, zależności, metod, definicji czy też pojęć. W odniesieniu do tego rodzaju wystąpień w literaturze przedmiotu wyróżnia się i charakteryzuje pewne szczególne jego formy, takie jak:. ZN_715.indb 49. 1/30/08 1:08:40 PM.

(2) Renata Winkler. 50. – przemówienie programowe – tj. adresowaną do dużego audytorium wypowiedź o charakterze ideowym, politycznym lub gospodarczym – opracowaną w szczególności dla potrzeb określenia zasadniczych celów i przyjętej strategii ich realizacji, – wykład – formę odczytu mającą na celu systematyczne przedstawienie wiedzy z określonego zakresu, – referat – formę odczytu mającą na celu skrótowe przedstawienie wiedzy na temat określonego zagadnienia, ze szczególnym uwzględnieniem wybranego jej aspektu, – prezentację – wystąpienie na forum publicznym dla potrzeb przedstawienia zasad funkcjonowania, struktury lub budowy omawianego zjawiska (przedmiotu, procesu) przy szerokim wykorzystaniu pomocy w postaci eksponatów, modeli, schematów i innych środków audiowizualnych (por.: [Jerzyk 2002, s. 49], [Słownik języka polskiego, 2001]). Niniejsze opracowanie ma na celu w sposób syntetyczny przedstawienie szczegółowych zagadnień związanych z przygotowaniem i wygłoszeniem wystąpienia o charakterze merytorycznym. 2. Wstępna konceptualizacja wystąpienia Przygotowanie wystąpienia rozpocząć należy od ustalenia, czemu określona prezentacja ma służyć. Ustalony temat wystąpienia wyznacza wyłącznie rodzaj problematyki, jaka powinna zostać poruszona w prezentacji. Nie określa, jakie dla potrzeb prezentacji wskazane są: 1) poziom szczegółowości treści z zakresu danego zagadnienia, 2) struktura zorganizowania tych treści, 3) forma i styl właściwy dla ich przekazu. Jest to zależne między innymi od przeznaczenia prezentacji. Na wstępie należy zatem sprecyzować cel prezentacji, a następnie uzależnić od ustalonego celu wszystkie dalsze decyzje dokonywane w czasie jej przygotowania. Pamiętać przy tym trzeba, że – jak podkreśla Ch. Turk [2003, s. 28] – „przemówienie, czy prezentacja tylko wtedy kończy się sukcesem, jeśli ani na moment nie zapomnimy o publiczności, czyli o słuchaczach”. Zespół osób z punktu widzenia mówcy nie tylko jest adresatem tworzonej przez niego wypowiedzi, ale też aktywnym uczestnikiem zachodzącego w trakcie wygłaszania prezentacji aktu komunikacyjnego. Publiczność dokonuje oceny przekazu i na tej podstawie dostarcza informacji zwrotnych. Dobór i organizacja treści prezentacji uwzględniać powinna obok realizacji przyjętego celu również profil i oczekiwania audytorium, do którego prezentacja ta będzie kierowana. Analiza audytorium Z uwagi na upowszechnienie stosowania pomocy wizualnych dla potrzeb wystąpienia pojęcie prezentacji bywa również zamiennie stosowane z terminem wykład lub referat. . ZN_715.indb 50. 1/30/08 1:08:40 PM.

(3) Wystąpienie jako forma komunikowania. 51. przeprowadzona przed wystąpieniem pozwolić może na właściwe przygotowanie prezentacji z punktu widzenia potrzeb i (lub) możliwości odbiorców. Ze względu na fakt, że każde audytorium jest zbiorem poszczególnych indywidualności, z których każda posiada odmienne preferencje, zainteresowania i cele, obiektywnie nie tyle możliwe jest dokładne jego scharakteryzowanie, co raczej pewne „przybliżone” skonstruowanie jego „profilu”. Niemniej jednak nawet ogólne informacje o słuchaczach stanowią cenną wskazówkę przy doborze zakresu treści wystąpienia i formy oraz stylu wypowiedzi. Zaleca się zatem, by mówca przed przygotowaniem prezentacji próbował odpowiedzieć sobie na pytania, takie jak: 1) jaka będzie wielkość audytorium?, 2) z jakiego powodu słuchacze zebrali się w tym miejscu?, 3) czemu ma służyć to spotkanie z punktu widzenia publiczności?, 4) jaki charakter zależności występuje pomiędzy osobą przemawiającą a słuchaczami?, 5) czy jest to kolejne wystąpienie związane z danym zagadnieniem?, 6) w jakim stopniu w czasie wygłaszania tej prezentacji publiczność może być już zmęczona (znużona)?, 7) w jakim stopniu odbiór prelegenta może być uwarunkowany stereotypami? W każdym wypadku, niezależnie od głębi przeprowadzonej analizy publiczności, prelegent powinien posiadać świadomość, że z reguły wraz ze wzrostem wielkości i zróżnicowania audytorium zmniejsza się prawdopodobieństwo dopasowania wystąpienia do oczekiwań słuchaczy. Kolejnym elementem, który koryguje zakres treściowy i formę organizacji prezentacji, jest limitu czasu, na jaki udzielony zostaje prelegentowi głos. Każdo Jak podkreśla Ch. Turk [2003, s. 33]: „stopień formalności spotkania w dużej mierze zależy od liczby słuchaczy”. Wielkość audytorium stanowić może tym samym pewien wyznacznik formy wystąpienia. . Zostali do tego zobligowani, czy może przyszli z uwagi na własne zainteresowania i cele? Jakiego poziomu zainteresowania można w związku z powyższym oczekiwać? . . Ma mieć charakter przeglądowy? Informacyjny? Szkoleniowy itd.. Która ze stron znajduje się w stosunku podrzędności? W jakim stopniu ocena wystąpienia i podjęte na jej podstawie decyzje mogą wpłynąć na sytuację zawodową / prywatną prelegenta? Nie bez znaczenia okazać się może również charakter zależności, jaki występuje w obrębie samego audytorium. Odpowiedzi na te pytania pozwolą dookreślić charakter wymagań, co do treści wystąpienia. . Jeżeli tak, jakiego rodzaju informacje zostały już przekazane słuchaczom. Jaki poziom szczegółowości może w związku z tym być oczekiwany ze strony publiczności?. Jaki dzień tygodnia i pora dnia została wyznaczona na wygłoszenie prezentacji? Czy jest to wystąpienie przewidziane jako kolejne do wysłuchania? Czy w dniu poprzedzającym spotkanie organizatorzy przygotowali w godzinach późnowieczornych spotkanie towarzyskie?. Czy przyporządkowanie w odczuciu publiczności do określonej kategorii wpłynie może na nastawienie audytorium w stosunku do prelegenta? Czy pociągnie za sobą uruchomienie określonych uprzedzeń? Co może pozwolić na uniknięcie tego typu sytuacji?. ZN_715.indb 51. 1/30/08 1:08:40 PM.

(4) 52. Renata Winkler. razowo treść wystąpienia powinna zostać dopasowywana do czasu przyznanego na potrzeby jego wygłoszenia. Nigdy odwrotnie. Jeżeli mówca dysponuje zaledwie kilkoma minutami przedstawić powinien wyłącznie zarys problematyki, wskazać na główne tezy i obszary problemowe związane z omawianym tematem. Z zagadnieniem przygotowania zakresu treściowego prezentacji związany jest również dobór materiałów źródłowych. W zależności od poruszanego zagadnienia oraz typu i charakteru wystąpienia wykorzystać można różnorodne ich rodzaje: dane pierwotne, np. wywiady, audycje, dokumenty i wtórne, jak: opracowane raporty, artykuły, bazy danych, encyklopedyczne hasła, książki itp., urwalone w formie papierowej, fonicznej lub elektronicznej (por.: [Zasady…, 2001, s. 124–131]). Za nadrzędną zasadę przy ich doborze przyjmuje się dbałość o wiarygodność, rzetelność i aktualność wykorzystywanych informacji [Jerzyk 2002, s. 51]. Przytaczane źródła powinny zostać wyraźnie oznaczone zarówno w wypadku odwoływania się do prac oryginalnych, jak też poglądowych. Ponadto opracować należy taki zakresu materiału, który w znacznym stopniu wykracza poza przeznaczone do prezentacji treści. Dzięki temu, po pierwsze, w razie potrzeby prelegent jest w stanie w trakcie prezentacji (na bieżąco) modyfikować treść swojego wystąpienia, po drugie, na życzenie audytorium może rozwinąć wskazane zagadnienia, wreszcie może udzielać wyczerpujących odpowiedzi na zgłaszane pytania i wyjaśniać ewentualne wątpliwości. 3. Wytyczne dla organizacji treści prezentacji Przygotowując strukturę treści wystąpienia, pamiętać należy o naturalnej fluktuacji uwagi zgromadzonych osób, zwłaszcza w wypadku wystąpień, których czas trwania przekracza piętnaście minut. Z tego względu szczególnie istotne dla przygotowanego wystąpienia treści powinny być zaprezentowane już na samym początku prezentacji. Po szczegółowym omówieniu ich w rozwinięciu wystąpienia powinny również zostać powtórzone pod sam koniec wypowiedzi prelegenta. Jest to związane zarówno z potrzebą zapewnienia właściwego poziomu redundancji kluczowych informacji, jak również pozwala wykorzystać tzw. prawo pierwszeństwa (prymatu) oraz efekt nowości, zgodnie z którymi jednostka zwykle najlepiej zapamiętuje początek oraz koniec przekazywanego komunikatu. Zasadom tym odpowiada klasycznie już cytowane w podręcznikach komunikacji stwierdzenie H. Belloca: „powiedz im, co zamierzasz im powiedzieć, potem im to powiedz, a następnie powiedz, że to powiedziałeś” (za: [Turk 2003, s. 92]). W wypadku prezentowania bardziej złożonych zagadnień zaleca się wydzielenie w treści wystąpienia kilku części. Ich liczba powinna zamknąć się w przedziale od trzech do dziewięciu, przy czym za optymalny przyjmuje się podział siedmioczęściowy. Ponadto – zdaniem D. Bligh’a – wskazane jest, by każda z wyodrębnionych części. ZN_715.indb 52. 1/30/08 1:08:40 PM.

(5) Wystąpienie jako forma komunikowania. 53. posiadła określona podstrukturę, w skład której weszłoby: 1) zwięzłe wprowadzenie, 2) przekazanie kluczowych treści, 3) powtórzenie, 4) rozwinięcie, 5) obserwacja reakcji publiczności, 6) kontrreakcja prelegenta oraz 7) podsumowanie wraz z wnioskami [Turk 2003, s. 95]. Dla prezentowanych w ramach rozwinięcia treści wymagane jest przyjęcie określonego rygoru logicznego. Można posłużyć się jedną z dwóch zasad „od szczegółu do ogółu” lub też „od ogółu do szczegółu”. Pierwsza z wymienionych reguł pozostaje równoznaczna ze wzorcem „indukcyjnym”, w ramach którego poprzez prezentację słuchaczom kolejnych faktów prowadzi się do sformułowania głównej konkluzji. W wypadku zasady drugiej, wychodząc od głównego założenia, logicznie dokumentuje się przyjęte stanowisko. Dla potrzeb profesjonalnych prezentacji w obrębie zarządzania w większości przypadków preferowana jest właśnie ta ostania (por.: [Lesikar, Pettit, Flatley 1993, s. 597–598]). Z uwagi na zróżnicowany poziom wiedzy słuchaczy, jak również reguły, jakimi rządzi się ludzka percepcja, przyjmuje się również, że zadbać należy o to, by szczegółowe, specjalistyczne treści przeplatane były informacjami o znacznym stopniu ogólności. Podobnie uzasadnia się postulaty dotyczące: 1) unikania w treści wystąpienia zbyt dużej ilości detali, 2) wzbogacania wypowiedzi o przykłady i 3) wykorzystania pomocy wizualnych, takich jak: tablice czarne i białe, arkusze papieru z mazakami, foliogram, materiał filmowy, prezentacja multimedialna, schemat, plansza, makieta, model, plakat itd.. Co się tyczy tego ostatniego punktu, pomoce tego typu nie tylko ilustrują wypowiedź, czyniąc ją bardziej przejrzystą i interesującą, ale też „oszczędzają” czas. Pozwalają na zakomunikowanie szerszego zakresu informacji bez potrzeby wydłużania okresu trwania przekazu. 4. Elementy struktury wystąpienia i ich funkcje Omówiona zostanie tu klasyczna, trójdzielna kompozycja wystąpienia obejmująca: wprowadzenie w tematykę wystąpienia (wstęp), rozwinięcie zagadnienia, zakończenie (podsumowanie) prezentacji. Podstawową funkcją wstępu jest przygotowanie audytorium do wysłuchania przekazu. Charakter wstępu silnie uzależniony zostaje od przyjętej konwencji dla danego rodzaju wystąpienia oraz typu sytuacji, w jakiej ma ono zostać wygłoszone. Przyjmuje się, że początek powinien zawierać 1) inwokację, 2) przedstawienie powodu zabrania głosu, 3) przywołanie tematu prezentacji oraz 4) przedstawienie w kilku punktach struktury przygotowanego wystąpienia. W przedstawionym układzie inwokacja, tj. bezpośrednie zwrócenie się do adresatów wystąpienia służy wstępnemu nawiązaniu relacji pomiędzy osobą występującą a audytorium. Sposób sformułowania inwokacji narzuca pewną konwencję, która powinna być przez prelegenta zachowana w dalszej części jego wystąpienia [Sztuka wystąpień…, 2002, s. 25]. Przedstawienie powodu zabrania głosu nie stanowi elementu. ZN_715.indb 53. 1/30/08 1:08:41 PM.

(6) 54. Renata Winkler. obligatoryjnego – chociaż samo w sobie jest logicznym dopełnieniem inwokacji. Może posłużyć przyciągnięciu uwagi audytorium. Pozwala również na publicznie sprecyzowanie celu wystąpienia. Zarówno element pierwszy, jak również drugi dopełnione mogą być przez samodzielne przedstawienie się przez osobę występującą (szczególnie w sytuacji, gdy nikt nie dokonał wcześniej prezentacji jej osoby przed publicznością). Określenie (przypomnienie) tematu wystąpienia i zarysowanie jego struktury przygotowuje publiczność do wysłuchania zasadniczych treści, odpowiednio ukierunkowuje jej uwagę i stanowi łącznik pomiędzy wstępem a zasadniczą treścią prezentacji. Pamiętać należy, że początek w pewien sposób tworzy klimat całości. To, jak zostanie przyjęty wstęp do prezentacji, wpłynie na to, jak ocenione zostanie wystąpienie, dlatego przyjmuje się, że jednym z kluczowych warunków dobrego wystąpienia jest wywołanie i utrzymanie zainteresowania prezentowaną treścią. Osiągane może to być dzięki „nietypowemu” rozpoczęciu prezentacji. Do szczególnie popularnych w tym względzie form rozpoczęcia wystąpienia zalicza się wykorzystanie cytatu, opowiedzenie anegdoty, sformułowanie pytania (w tym również retorycznego) lub przytoczenie szczególnie interesującego zestawu danych. Wymienione przykłady wymagają od mówcy dużego „wyczucia” audytorium, jak również pewnego doświadczenia. Podkreśla się także, że w zakresie zainteresowania audytorium i utrzymania jego uwagi szczególne znaczenie przypisać należy posiadanemu przez występującą osobę poczuciu humoru i umiejętności jego wykorzystania. Rozwinięcie służy szczegółowemu przedstawieniu zarysowanych we wstępie zagadnień, uzasadnieniu i udokumentowaniu prezentowanego przez prelegenta stanowiska. Do części wystąpienia stanowiącej rozwinięcie odnoszą się wszystkie z dotychczas sformułowanych w niniejszym opracowaniu uwag. W szczególności zalecenia sformułowane podczas omawiania wytycznych dla organizacji treści prezentacji, jak też te związane z podstrukturą wyodrębnionej części wystąpienia, wprowadzeniem rygoru logicznego oraz dopasowaniem układu treści do reguł, jakimi rządzi się percepcja ludzka. Ponadto zgodnie z klasycznymi założeniami retoryki Arystotelesa przekaz oprócz właściwej kompozycji (dispositio) wymagać ma również stosownej elokucji (elocutio), wygłoszenia (pronuntiatio) oraz inwencji (inventio). Ta ostatnia oznacza ustalenie przekonywującego sposobu dowodzenia, co z kolei wymaga realizacji w ramach wystąpienia trzech rodzajów dowodu: emocjonalnego (patos), logicznego (logos) i etycznego (etos). Przeprowadzenie dowodu emocjonalnego wymaga odwołania się do uczuć odbiorców stosowanych do prezentowanych przez retora przekonań, dowód logiczny oznacza właściwą argumentację przekazywanych treści, dowód etyczny z kolei sprowadza się do zbudowania wiarygodności nadawcy (por.: [Griffin 2003, 305–313]).. ZN_715.indb 54. 1/30/08 1:08:41 PM.

(7) Wystąpienie jako forma komunikowania. 55. Kwestie odnoszące się do logicznego i emocjonalnego dowodu pozostają najściślej związane z elementem konstrukcji wystąpienia, jakim jest rozwinięcie, i jako takie omówione zostaną w pierwszej kolejności. Zagadnienia związane z elokucją, tj. właściwym doborem języka (w tym unikania błędów językowych), metodami i zasadami wygłaszania, jak również z wiarygodnością nadawcy – poruszone zostaną w dalszej części niniejszego opracowania, jako aspekty odnoszące się do całości wystąpienia. „Wykorzystanie” dowodu emocjonalnego następujące poprzez wzbudzenie w odbiorcach zgodnych z intencją mówcy uczuć, takich jak: gniew / ulga, miłość (przyjaźń) / wrogość, lęk / poczucie bezpieczeństwa, wstyd / bezwstyd, irytacja / litość, podziw / zazdrość. Ich pojawienie się prowadzi do wzrostu zaangażowania słuchaczy, a przez to i wzmocnienia siły przekazu. Często wystarcza już samo odwołanie się do tych uczuć. Osiągnięte być to może przez dobór właściwie nacechowanego emocjonalnie słownictwa, umiejętnego stawiania pytań retorycznych, czy też wykorzystanie elementów dramatyzmu. Co się tyczy dowodu logicznego wskazane jest, by argumentacja przekazywanych treści między innymi przybrała formę już wspomnianego przykładu oraz entymematu. Sięgając do rozumowania o charakterze indukcyjnym, przykłady prowadzą do wyciągnięcia wniosków na podstawie konkretnych przypadków. Dowodzenie poparte zostaje faktami, przy czym o ile są one w miarę możliwości typowe i oczywiste, w naturalny sposób wzmacniają wiarygodność przekazu, pozwalają łatwiej rozpraszać wątpliwości co do przedstawionych w wystąpieniu tez. Wskazane jest również, by przytaczane wyjątki pozostawały możliwie jednoznaczne [Turk 2003, s. 76]. Stanowiąc niekompletną formę sylogizmu (tj. struktury osiągniętej wiedzy) dzięki wykorzystaniu niezupełnej logiki dedukcyjnej oraz przechodzeniu od globalnej zasady do konkretnej prawdy na poziomie intuicyjnym entymemat stanowi najwyższą formą uwierzytelnienia łączącą nadawcę z odbiorcami. Jeżeli dla potrzeb argumentacji wykorzystuje się wypowiedzi (stwierdzenia, wnioski), których autorstwo przypisane zostało autorytetom z danej dziedziny, to warto nie cytować z pamięci, lecz „odczytać” wykorzystywane informacje z przygotowanego nośnika (np. kartki). Z punktu widzenia audytorium postępowanie takie jest niejako unaocznioną gwarancją „uwierzytelnienia” prezentowanych treści. Zawsze wskazane jest oprócz wspierania się zewnętrznymi „dowodami” formułowanie własnych konkluzji. Jeżeli zgodnie z przedstawioną sugestią w obrębie rozwinięcia można wyróżnić kilka części składowych, to wymagane jest bardzo wyraziste akcentowanie przejścia do każdej kolejnej jego fazy – najlepiej za pomocą tzw. „drogowskazów” – percypowanych przez odbiorców sygnałów. ZN_715.indb 55. 1/30/08 1:08:41 PM.

(8) 56. Renata Winkler. w postaci zmiany tonu/intonacji/natężenia głosu, wyraźnej pauzy, zmiany pozycji ciała, zmiany pomocy wizualnej itp. Zakończenie stanowi klamrę spinającą całe wystąpienie. Sugeruje się, by jego struktura objęła: 1) ponowne przywołanie tematu, 2) przypomnienie przedstawionych kluczowych zagadnień, 3) sformułowanie (względnie powtórzenie) zasadniczej konkluzji, jak również 4) podziękowanie słuchaczom za uwagę i cierpliwość. W wypadku rozpoczęcia wystąpienia od cytatu wskazany jest również cytat na zakończenie. Ciekawym przykładem zakończenia jest postawienie pewnych pytań czy też zaakcentowanie zagadnień, które w świetle przedstawionych treści mogą wymagać głębszej analizy wraz z zaproszeniem osób obecnych w trakcie wystąpienia do dyskusji i (lub) prezentacji własnego stanowiska w odniesieniu do poruszonych kwestii (por.: [Zasady komunikacji…, 2001, s. 197–201]). 5. Zasady wygłaszania prezentacji Jak wykazał eksperyment opisany przez D. Blight – sposób i dynamika wygłaszania prezentacji nie pozostaje bez wpływu na sposób odebrania wystąpienia i na ilość zapamiętanych przez słuchaczy informacji. Entuzjazm i zaangażowanie mówcy nie tylko są w stanie udzielić się słuchaczom. Przy dynamicznej prezentacji wzrasta też ilość zapamiętanych przez słuchaczy informacji w stosunku do zakresu treści zapamiętanych z tej samej wypowiedzi w wypadku, gdy wygłoszona zostaje ona w sposób monotonny i bez zaangażowania ze strony prelegenta [Turk 2003, s. 44]. Na sposób odbioru prezentacji wpływa również percypowana „wiarygodność” mówcy. Elementami, które wywierają wpływ na jej poziom, są między innymi, oprócz zajmowanej przez mówcę pozycji i czysto merytorycznego poziomu przekazu kierowanego do audytorium, także: wygląd mówcy, sposób zachowania się mówcy w trakcie wystąpienia oraz cechy jakościowe jego głosu wraz ze sposobem operowania tym głosem. Aparycję mówcy kształtują takie grupy czynników, jak: cechy stałe (kolor oczu, rysy twarzy, typ sylwetki, wzrost), względnie zmienne (waga ciała, kolor włosów) i zmienne (ubranie, fryzura, używane przedmioty) (por.: [Głodowski 2001, s. 163]). Wszystkie trzy grupy wpływają na poziom postrzeganej przez audytorium atrakcyjności osoby mówcy, jak również ocenę jego wiarygodności. Właściwy ubiór może wzmocnić percypowany poziom znaczenia i rzetelności przekazywanych komunikatów. Odnośnie do stroju wystarczy zaznaczyć, że z zasady odwołać należy się do norm uznawanych w tym zakresie w większości sytuacji zawodowych ogólnie znanych i akceptowanych. Unikać należy przy tym przesady. Wskazana jest szczególna dbałość o szczegóły.. ZN_715.indb 56. 1/30/08 1:08:41 PM.

(9) Wystąpienie jako forma komunikowania. 57. Co się tyczy wymiaru zachowań związanych z przekazem niewerbalnym mówcy za generalną zasadę uznać należy dopasowanie zachowania mówcy do obowiązującego kanonu kulturowego – przy zachowaniu w miarę możliwości nienapiętej postawy ciała. W zależności od układu przestrzennego pomieszczenia, w którym prelegent występuje może zajmować on pozycję siedzącą, stać w miejscu (w miarę możliwości nie przy mównicy z uwagi na pewnego rodzaju „uwięzienie” prelegenta, jakie sprawia korzystanie z takiego wyposażenia sali i wzniesienie dodatkowej bariery pomiędzy mówcą a audytorium) lub też poruszać się. W żadnym wypadku przyjęta pozycja nie powinna być odczytana jako demonstracja dominacji czy też sugerować uległość lub podporządkowanie się. W strefie europejskiej do niewłaściwych zachowań zalicza się dodatkowo: kołysanie się na piętach, krzyżowanie nóg w pozycji stojącej, trzymanie dłoni w kieszeniach, przenoszenie ciężaru ciała na dłoń (wzgl. łokieć), odpartą o pulpit mównicy (blat stołu), stałe pocieranie karku, nerwowe wystukiwanie rytmu czubkami palców, nerwowe wyłamywanie palców, zabawy rekwizytami typu długopis, obrączka, krawat czy np. guzik w marynarce itp. Zwraca się również uwagę na potrzebę utrzymania kontaktu wzrokowego z audytorium. Przestrzega się przed całkowitym brakiem ekspresji ciała. Za niedopuszczalne uznaje się mówienie do okna, sufitu, ściany, czy też tablicy/ekranu. W odniesieniu do aspektu pracy z głosem. Silne głosy o głębszej barwie w połączeniu z wyraźną dykcją i poprawnym akcentem postrzegane są jako bardziej wiarygodne. Efekt ten wzmocnić może stosowny do kontekstu sytuacyjnego ton wypowiedzi, właściwie dobrane jej tempo oraz umiejętne operowanie intonacją i ciszą. Głos pełni rolę przewodnika. Za jego pomocą równie dobrze można modelować znaczenie przekazu, podkreślać istotne treści prezentacji, jak też akcentować przejście do kolejnej części wystąpienia [Sztuka wystąpień…, 2002, s. 20]. Uwzględniając psychologiczny aspekt wystąpienia na forum publicznym, zwrócić należy uwagę na wzrost poziomu adrenaliny u mówcy oraz jego osobiste zaangażowanie w prezentowane zagadnienia. Na skutek tych czynników w wielu wypadkach następuje zniekształcenie poczucia upływu czasu u prelegenta. Tym samym – o ile czas wystąpienia został ściśle określony – zaleca się, by mówca tuż przed zabraniem głosu uruchomił w swoim zegarku stoper i położył go w dobrze widocznym dla siebie miejscu. W wypadku, gdy prelegent nie ma takiej możliwości, ale w zasięgu jego wzroku znajduje się dowolny zegar zaleca się, by tuż przed rozpoczęciem swojej prezentacji zapisał na osobnej kartce (lub w przygotowanej dla potrzeb wystąpienia notatce) dokładną godzinę jej zakończenia. W trakcie wystąpienia – z uwagi na wysoki poziom zaabsorbowania mówcy właściwe Tzn. gdy prelegent nie posiada stopera lub w miejscu, z którego wygłaszać ma swoją wypowiedź nie przewidziano dla potrzeb osób występujących żadnego blatu lub stolika, na którym mógłby go położyć.. ZN_715.indb 57. 1/30/08 1:08:42 PM.

(10) 58. Renata Winkler. „wyliczenie” godziny w większości przypadków nie jest możliwe lub w trakcie „liczenia” popełniony zostaje błąd. Przydatne okazać się może z tego względu również poinformowanie na wstępie słuchaczy o planowanym czasie wystąpienia10. Dokonując tego, prelegent osiągnąć może podwójną korzyść. Po pierwsze tego typu deklaracja pomaga zdyscyplinować własne zachowanie. Po drugie – jak wskazuje doświadczenie – członkom audytorium łatwiej jest skoncentrować się na przedstawianych zagadnieniach, gdy wiedzą przez jak długi okres wymaga to skupienia z ich strony uwagi. Prelegent zawiera zatem swoistego rodzaju bezpośredni układ, kontrakt ze słuchaczami (również w wypadku, gdy czas wystąpienia określony został w harmonogramie konferencji, prelekcji, sympozjum czy też warsztatów). Nie tylko udziela informacji o czasie trwania swojego wystąpienia, ale też osobiście zobowiązuje się go nie przekroczyć. Sprzyja to uwadze zgromadzonego audytorium. 6. Metody wygłaszania prezentacji W literaturze przedmiotu wymieniane są cztery podstawowe sposoby przeprowadzenia prezentacji: 1) odczyt skryptu, 2) wygłoszenie przygotowanego tekstu z pamięci, 3) wystąpienie oparte na specjalnie przygotowanej dla jego potrzeb notatce – oraz 4) improwizacja (por.: [Zasady komunikacji…, 2001, s. 234–235], [Turk 2003, s. 102–109]). Każda z wyżej wymienionych metod posiada pewne wady, jak również zalety. Przygotowanie pełnej pisemnej wersji wystąpienia stanowi metodę dość popularną przede wszystkim w środowisku akademickim oraz politycznym. Technika ta umożliwia osobie występującej dokładną kontrolę zawartości przekazywanych w wystąpieniu treści z uwagi na ich „odtwarzanie” z przygotowanego w tym celu skryptu. W większym stopniu niż przy pozostałych technikach zachowana zostaje dzięki temu kontrola nad czasem wystąpienia. Do wad tej techniki przede wszystkim zalicza się zasadniczo nikłą ekspresję dokonywanego w ten sposób przekazu. Odczytywany tekst w większości wypadków nabiera monotonnego brzmienia. Co więcej, śledząc treść swojego wystąpienia w przygotowanym skrypcie, prelegent nie jest w stanie utrzymywać kontaktu wzrokowego z audytorium. Ograniczona pozostaje także jego gestykulacja i mimika. Ponadto tego typu wystąpienia w warstwie językowej i stylistycznej zwykle cechuje pewna sztuczność języka, ponieważ forma pisemna języka w znaczącym stopniu różni się od jego postaci mówionej. Właśnie z tego względu ta forma prezentacji często bywa odradzana. Forma pisemna – niekoniecznie zdaje egzamin 10 „Moje wystąpienie potrwa około siedem minut…”, „Poproszono mnie o przygotowanie dziesięciominutowego odczytu…”, „W programie przewidziano na omówienie tego zagadnienia około dwudziestu minut…” itp.. ZN_715.indb 58. 1/30/08 1:08:42 PM.

(11) Wystąpienie jako forma komunikowania. 59. w przekazie artykułowanym. Między innymi z tego względu, że w wielu wypadkach ustna forma przekazu dopuszcza błędną konstrukcję zdania, pozwala na wielokrotne parafrazowanie, a nawet wymaga powtarzania komunikowanych treści. Ponadto w sytuacji gdy zmianie ulegnie ilość czasu przyznanego prelegentom na wystąpienie, oświetlenie pomieszczenia okaże się niewystarczające, skrypt ulegnie zniszczeniu lub zostanie zgubiony, wtedy korzystający z tej metody prelegent może nie być w stanie wystąpić. Jednak gdy w takiej sytuacji wystąpienie okazuje się niezbędne, zaleca się, by mówca już w trakcie przygotowania skryptu odczytywał zapisane treści na głos, aby możliwe stało wyeliminowanie nadmiernej sztuczności użytych w tekście sformułowań. Doradza się też, by arkusze papieru, na których zamieszczony zostanie tekst wystąpienia (o ile mówca nie korzysta z telepromptera) wykonane były z grubszego, sztywnego papieru. Nauczenie się treści wystąpienia, a następnie wygłoszenie go z pamięci przyrównywane bywa do recytacji lub deklamacji. Metodę tę cechują podobne wady, jak korzystanie ze skryptu: język wystąpienia i modulacja głosu rzadko kiedy brzmią naturalnie. Możliwe jest jednak swobodne utrzymanie kontaktu wzrokowego z widownią i nie podlega ograniczeniu ekspresja ciała prelegenta. Do wad tej techniki zalicza się jej czasochłonność, jak również związane z nią ryzyko zapomnienia fragmentu tekstu. Świadomość tego faktu przyczyniać się może m.in. do wzrostu poziomu zdenerwowania u mówcy. W wypadku krótkich wystąpień (szczególnie o charakterze nieoficjalnym lub półoficjalnym) metoda ta okazuje się szczególnie przydatna. Wystąpienie oparte na przygotowanej notatce uznawane jest za najbardziej efektywną z metod wygłaszania prezentacji. Prelegent „improwizuje”, korzystając ze spisanych w notatce wskazówek. Notatki nie powinny stanowić pełnego zapisu wystąpienia, ale raczej jego „ramowy scenariusz” powalający na kontrolę treści i struktury przekazu [Turk 2003, s. 110]. Jeżeli prelegent zgubi wątek, w każdej chwili jest w stanie odtworzyć i kontynuować dalej swoje wystąpienie. Korzystanie z notatek umożliwia dodatkowo swobodną obserwację publiczności i dostosowanie swoich zachowań do odbieranych sygnałów. Usuwając lub przekładając kartoniki, prelegent jest w stanie w miarę potrzeby modyfikować strukturę i zawartość prezentacji. Ze względów praktycznych zalecane jest przygotowanie notatek w postaci usztywnionych kartoników z reguły o wymiarach 20 x 12,5 cm. W lewym górnym rogu każdego z kartoników zamieszcza się nagłówek części wystąpienia, której dotyczy. Struktura treści zamieszczona zostaje poniżej. Zwiększeniu przejrzystości notatki służyć ma dodatkowo wprowadzenie podziału każdego z arkuszy na dwie części. Lewą stronę przeznacza się na kluczowe hasła i myśli przewodnie. Prawą na z kolei na cytaty, dane, informacje szczegółowe i uzupełniające. Proponuje się przy tym wyróżnianie kolorem lub krojem czcionki informacji o podobnej istotności. Przykładowo dla treści szczególnie istotnych proponuje się kolor niebieski,. ZN_715.indb 59. 1/30/08 1:08:42 PM.

(12) 60. Renata Winkler. dla cytatów i danych kolor czerwony, dla informacji szczegółowych kolor czarny, a dla informacji uzupełniających, (które nie wpływają na poziom merytoryczny wystąpienia) kolor zielony. Improwizacja, tj. dokonanie prezentacji bez wcześniejszego przemyślenia jego treści i przygotowania się jest stanowczo odradzana. Improwizacje bezwzględnie wymagają dużego doświadczenia. Przy improwizowanym wystąpieniu istnieje duże niebezpieczeństwo pominięcia kwestii kluczowych dla prezentacji, jak również zgubienia przez mówcę wątku. O ile zachodzi konieczność improwizowania zaleca się, by w wystąpienie było możliwie zwięzłe i krótkie. 7. Stres i opanowanie stresu Świadomość bycia obserwowanym, jak również ocenianym, sprawia, że wystąpieniu publicznemu z reguły towarzyszy podwyższony poziom stresu przybierający niekiedy postać tremy. O ile fizjologiczne objawy stresu, takie jak: czerwienienie się, zmiana stopnia zwężenia źrenic, przyspieszony puls, nadmierna potliwość, drżenie ciała czy suchość w gardle są przez audytorium, które znajduje się w pewnej odległości od prelegenta właściwie niezauważalne – zdenerwowanie prelegenta usłyszeć można w jego głosie. Mówienie przez „ściśnięte” gardło sprawia, że głos drży. Ton wypowiedzi staje się w zależności od uwarunkowań indywidualnych nienaturalnie wysoki lub też prelegent zaczyna mówić bardzo cicho i niewyraźnie. Zdarza się, że mówca zacina się na niektórych słowach lub powtarza je kilkakrotnie. Tempo wypowiedzi jest z reguły nienaturalnie szybkie. W przekazywanym komunikacie pomiędzy słowami pojawiają się przerwy pełne, tj. zbędne wokalizacje typu: „yyyh”, „ehhh”. W skrajnych przypadkach pojawia się „łamanie”, a nawet „utrata” głosu. Elementy te, obniżając jakość odbioru, wywierają równocześnie wpływ na ocenę wystąpienia przez słuchaczy. Ze strony audytorium słyszalne zdenerwowanie w głosie mówcy z reguły przynosi skutek w postaci obniżenia poziomu zaufania, co do kompetencji osoby występującej. Przyczyną braku pewności prelegenta przede wszystkim wydaje się niewystarczająca znajomość tematu. Z tego względu umiejętność zapanowania nad stresem uznawana jest za jeden z istotnych elementów budowania własnej wiarygodności przez mówcę. Za jedyne skuteczne remedium w tej kwestii uznaje się praktykę, dzięki której jednostka oswaja się całą sytuacją i z własnymi reakcjami. „Wytrenowane obniżenie” jednostkowego poziomu wrażliwości pozwala na zyskanie pewnego dystansu, co do kwestii występowania. Ponadto doświadczony mówca, znając własne reakcje, w większym stopniu jest w stanie obserwować zachowanie audytorium i reagować na nie. Brak praktyki można częściowo rekompensować dzięki „przetrenowaniu” wystąpienia „na sucho” – najlepiej w obecności wąskiego grona osób. Zwiększeniu pewności siebie sprzyja również uczestnictwo w szkoleniach z zakresu przygoto-. ZN_715.indb 60. 1/30/08 1:08:42 PM.

(13) Wystąpienie jako forma komunikowania. 61. wania i przeprowadzania prezentacji. Dobre efekty daje wykorzystanie wybranych technik relaksacyjnych. Wspomaganie środkami farmaceutycznymi zleca jedynie w przypadkach silnych stanów lękowych, które nie ustępują pomimo stosownego treningu i wyłącznie po konsultacji i za zgodą lekarza. 8. Błędy językowe i stylistyczne w prezentacji W wystąpieniu publicznym jak w każdej wypowiedzi pojawić się mogą zarówno błędy językowe, jak i stylistyczne [Słownik…, 2001]. Wśród błędów językowych – z uwagi na zróżnicowany charakter błędów wskazać należy błędy gramatyczne, leksykalne i fonetyczne. Klasa błędów stylistycznych pozostaje stosunkowo jednorodna. Błędy gramatyczne dzielą się na fleksyjne i składniowe. Pierwsze z nich związane są z użyciem: 1) niewłaściwej postaci wyrazu (np.: „ten pomarańcz” zamiast „ta pomarańcza”), 2) błędnego wzorca odmiany (np.: „lubiał” zamiast „lubił”), 3) niepoprawnej postaci tematu fleksyjnego (np.: „o gwiaździe” zamiast „o gwieździe”), 4) błędnej końcówki fleksyjnej (np.: „rozumią” zamiast „rozumieją”) – jak również z 5) brakiem odmiany wyrazu, który posiada swój wzorzec deklinacyjny („z Janem Matejko” zamiast „z Janem Matejką”) lub wprowadzeniem odmiany wyrazu, który takiego wzorca nie posiada. Błędy składniowe polegają z kolei na niepoprawnym połączeniu form wyrazowych w jednostki tekstu. Obejmują one między innymi: 1) wadliwy szyk zdania („wystąpienie kulturalnego attaché ambasady USA” zamiast „wystąpienie attaché kulturalnego ambasady USA”), 2) błędne użycie przyimków („przed i po sesji” zamiast „przed sesją i po sesji”), 3) błędy w zakresie stosowania wyrażeń przyimkowych („pytania odnośnie referatu” zamiast „pytania co do referatu”), 4) niepoprawne konstrukcje z imiesłowowym równoważnikiem zdania („czytając takie opracowania nasuwają się refleksje” zamiast „kiedy czyta się takie opracowania, nasuwają się refleksje”), 5) zbędne zapożyczenia składniowe („sytuacja wydaje się być niebezpieczna” zamiast „sytuacja wydaje się niebezpieczna”), 6) niepoprawne skróty składniowe („organizuje i kieruje szkoleniami” zamiast „organizuje szkolenia i kieruje nimi”) – jak również 7) błędy w zakresie związku zgody („w skład komisji wszedł X i Y” zamiast „w skład komisji weszli X i Y”) i 8) związku rządu („rozróżniać prawdę od fałszu” zamiast „rozróżniać prawdę i fałsz”). Błędy leksykalne dzielą się na słownikowe, frazeologiczne i słowotwórcze. Pierwsze z nich powstają w wyniku posługiwania się wyrazami w niewłaściwym znaczeniu (dywagacje jako „rozważania”, podczas gdy poprawne znaczenie tego terminu to „odbieganie od tematu, rozwlekłe mówienie lub pisanie nie na temat”), nadużywania „modnych” określeń (np. „generować”) oraz mylenia znaczeń wyrazów podobnych brzmieniowo lub morfologicznie, a zatem i błędnego zamiennego. ZN_715.indb 61. 1/30/08 1:08:43 PM.

(14) 62. Renata Winkler. posługiwania się nimi (np. adaptować i adoptować, formować i formułować). Do kategorii błędów leksykalnych zaliczamy również pleonazmy, tj. wyrażenia składające się z wyrazów znaczących to samo lub prawie to samo (cofnąć się wstecz) lub z których jeden z nich z punktu widzenia logiki stanowi zbędne określenie (mokra woda) (por.: [Słownik języka…, 2001]). Przyczyn występowania pleonazmów doszukiwać się można zarówno w nieznajomości treści znaczeniowej jednego ze słów wchodzących w skład sformułowanego wyrażenia, jak też w braku świadomego zastanowienia się nad ich znaczeniem. W efekcie mamy do czynienia przykładowo z takimi sformułowaniami, jak: końcowy rezultat, fakt autentyczny, obopólna zgoda, wzajemna współpraca, anachroniczny przeżytek, odzyskać z powrotem, najbardziej optymalny, godzina czasu itp. Błędy frazeologiczne polegają na zniekształceniu odtwarzanego w całości tradycyjnego połączenia wyrazowego danego języka z uwagi na: wymianę, redukcję lub uzupełnienie składu związku frazeologicznego („wywrzeć piętno” zamiast „wycisnąć piętno”), zmianę postaci gramatycznej jednego z jego składników („przeciekać między palcami” zamiast „przeciekać przez palce”). Użycie frazeologizmu w niewłaściwym kontekście również zaliczane jest do tej kategorii błędów. Błędy słowotwórcze związane są wyborem niewłaściwego formantu, użyciem formacji słownej zbudowanej niezgodnie z polskimi modelami („biznes informacje” zamiast „informacje biznesowe”), zastosowaniem nieprawidłowej podstawy słowotwórczej („eurosejm” zamiast „europarlament”). Kategoria błędów fonetycznych odnosi się do redukowania głosek i (lub) grup głoskowych („kalicja” zamiast „koalicja”), niewłaściwego artykułowania głosek oraz grup głoskowych („czymać” zamiast „tszymać”, „idom” zamiast „idą”), „literowego” wymawiania wyrazów („piętnaście” zamiast „pietnaście”), błędnego akcentowania wyrazów i form wyrazowych („atmosfera” zamiast „atmosfera”). Błędy stylistyczne z kolei dotyczą: naruszania w obrębie wypowiedzi zasad jasności, prostoty i zwięzłości stylu oraz nieprawidłowego doboru w obrębie wypowiedzi środków językowych, tzn. gdy pozostają one niedostosowane do charakteru i funkcji wypowiedzi (jak używanie elementów potocznych w wypowiedzi o charakterze publicznym, czy też elementów oficjalnych w wypowiedziach potocznych oraz stylizacji językowej nie posiadających z uwagi na treść lub charakter wypowiedzi uzasadnienia). Wystąpienie na forum publicznym wymaga szczególnej dbałości o język pod każdym względem. Forma i styl treści wypowiedzi, dobór warstwy leksykalnej pozostawać powinien adekwatny do okazji i kontekstu sytuacyjnego. Rażą elementy o charakterze agitacyjnym czy też posługiwanie się językiem potocznym w wypadku wystąpienia w ramach sesji naukowej, podobnie też użycie wysokiego, literackiego stylu w wypadku przemówień o charakterze nieformalnym. Mogą prowadzić do obniżenia w odczuciu słuchaczy wiarygodności mówcy, a tym. ZN_715.indb 62. 1/30/08 1:08:43 PM.

(15) Wystąpienie jako forma komunikowania. 63. samym i wartości przedstawianych przez niego treści. Nie bez znaczenia pozostaje również to, czy mówca wyraźnie artykułuje wyrazy, czy nie „zjada” końcówek wyrazów i czy nie mówi zbyt cicho. 9. Zakończenie Jak wynika z powyższych rozważań dobre przygotowanie wystąpienia wymaga uwzględnienia wielu czynników, znajomości pewnych zasad rządzących ludzką percepcją, jak również wykształcenia pewnych umiejętności i nawyków ze strony mówcy. Niniejszy artykuł poruszył kluczowe, zdaniem autorki, zagadnienia związane z przygotowaniem i wygłoszeniem prezentacji, nie wyczerpując jednakże tematu. Literatura CommuGłodowski W. [2001], Komunikowanie interpersonalne, Wydawnictwo Hansa �� nication�� , Warszawa. Griffin E. [2003], Podstawy komunikacji społecznej, Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne, Gdańsk. Jerzyk E. [2002], Komunikacja werbalna – mówienie [w:] Komunikowanie się w biznesie, red. H. Mruk, Wydawnictwo AE w Poznaniu, Poznaniu. Lesikar R.V., Pettit J.D., Flatley M.E. [1993], Basic Business Communication, Richard D. Irwin, INC., US. Słownik języka polskiego [2001] – płyta CD, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa. Słownik poprawnej polszczyzny [2001] – płyta CD, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa. Sztuka wystąpień publicznych i profesjonalnej korespondencji [2002], red. P. Andrzejewski, Wydawnictwo Forum, Poznań. Turk Ch. [2003], Sztuka przemawiania, Wydawnictwo Astrum, Wrocław. Zasady komunikacji werbalnej [2001], B.E. Gronbeck, K. German, D. Ehninger, A.H. Monroe, Zysk i S-ka Wydawnictwo, Poznań. The Speech as a Form of Communication In this article, the author describes the substantive speech as a form of communication. She discusses, in turn, the process of preparing a speech, guidelines for organising its content, and elements of its structure. Next, she analyses standards for delivering a speech and typical mistakes speakers make.. ZN_715.indb 63. 1/30/08 1:08:43 PM.

(16)