Zarządzenie Nr 160/ZK/2015 Prezydenta Miasta Słupska
z dnia 12 marca 2015 roku
w sprawie ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Zarządzania Kadrami Urzędu Miejskiego w Słupsku
Na podstawie § 2 ust.2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Słupsku, ustalonego zarządzeniem Nr 816/OK/2014 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 10 grudnia 2014 r. z późn. zm.
zarządzam, co następuje:
§ 1
Ustalam Regulamin Wewnętrzny Wydziału Zarządzania Kadrami, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 2
Traci moc Zarządzenie Nr 446/OK/2014 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 1 lipca 2014 r.
w sprawie ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Organizacyjnego i Kadr Urzędu Miejskiego w Słupsku.
§ 3
Wykonanie zarządzenia powierzam Dyrektorowi Wydziału Zarządzania Kadrami.
§ 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 1 kwietnia 2015 roku.
Z up. PREZYDENTA Miasta Słupska
Krystyna Danilecka-Wojewódzka ZASTĘPCA PREZYDENTA
Uzasadnienie:
Ustalenie Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Zarządzania Kadrami związane jest z reorganizacją Wydziału Organizacyjnego i Kadr i utworzeniem Wydziału Zarządzania Kadrami.
Załącznik do Zarządzenia Nr 160/ZK/2015 Prezydenta Miasta Słupska
z dnia 12 marca 2015 r.
Rozdział I
REGULAMIN WEWNĘTRZNY REGULAMIN WEWNĘTRZNY
WYDZIAŁU
ZARZĄDZANIA KADRAMI
Postanowienia ogólne.
§ 1
Regulamin Wewnętrzny, zwany dalej „regulaminem”, określa:
1) strukturę organizacyjną Wydziału Zarządzania Kadrami z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami,
2) zadania Wydziału Zarządzania Kadrami ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania,
3) zasady podpisywania pism i decyzji,
4) schemat organizacyjny Wydziału Zarządzania Kadrami.
Rozdział II
Struktura organizacyjna Wydziału Zarządzania Kadrami z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami.
§ 2
1. Całokształtem pracy Wydziału Zarządzania Kadrami kieruje Dyrektor Wydziału Zarządzania Kadrami (ZK-I), przy pomocy Kierownika Referatu Kadr (ZK-RK-I).
2. W Wydziale Zarządzania Kadrami tworzy się Referat Kadr.
3. W Referacie Kadr tworzy się następujące stanowiska pracy:
1) Kierownik Referatu Kadr – ZK-RK-I
2) stanowisko ds. kadrowo – płacowych – ZK-RK-II 3) stanowisko ds. kadr i spraw socjalnych – ZK-RK-III
4) stanowisko ds. naborów i ewidencji czasu pracy – ZK-RK-IV.
4. W strukturze Wydziału Zarządzania Kadrami tworzy się stanowiska:
1) stanowisko ds. praktyk, wolontariatów oraz obsługi finansowej i administracyjnej – ZK-II,
2) stanowisko ds. służby przygotowawczej i doskonalenia kadr – ZK-III,
które podlegają merytorycznie Dyrektorowi Wydziału Zarządzania Kadrami, natomiast w ramach organizacyjnej współpracy Kierownikowi Referatu Kadr.
5. Całokształtem pracy Wydziału Zarządzania Kadrami kieruje Dyrektor, a w czasie jego nieobecności Kierownik Referatu Kadr lub inny wyznaczony pracownik.
6. Pracownicy Wydziału Zarządzania Kadrami zastępują się wzajemnie zgodnie z ustaleniami zawartymi w osobowych zakresach czynności.
7. Dyrektor Wydziału bądź Kierownik Referatu Kadr w ramach kierowanego referatu mogą ustalić doraźne zastępstwo niezależnie od ustaleń zawartych w punkcie 6.
Rozdział III
Zadania Wydziału Zarządzania Kadrami
ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania.
§ 3 Zadania własne:
1) planowanie i realizacja polityki kadrowej, z uwzględnieniem atestacji stanowisk pracy i optymalnej etatyzacji,
2) prowadzenie spraw kadrowych oraz akt osobowych pracowników Urzędu Miejskiego i kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem pracowników oświaty, 3) rozpatrywanie spraw osobowych, a w szczególności ustalanie praw pracowniczych
do poszczególnych składników wynagrodzenia oraz świadczeń pracowniczych, w tym uprawnienia do:
- dodatków stażowych, - nagród jubileuszowych,
- urlopów macierzyńskich, dodatkowych macierzyńskich i rodzicielskich, - urlopów bezpłatnych.
4) prowadzenie całokształtu spraw związanych z przeprowadzaniem naborów na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Miejskim oraz na wolne stanowiska urzędnicze kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem pracowników oświaty, w tym:
- opiniowanie wniosków o wszczęcie naboru,
- przygotowywanie ogłoszeń o naborze na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Miejskim w Słupsku oraz ich publikacja,
- przyjmowanie ofert pracy i prowadzenie ewidencji złożonych ofert,
- przygotowywanie list kandydatów spełniających wymagania formalne naboru, - ustalanie terminów rozmów kwalifikacyjnych,
- zawiadamianie kandydatów o terminach rozmów kwalifikacyjnych,
- przygotowywanie dokumentacji niezbędnej dla prac Komisji Rekrutacyjnej, - protokołowanie obrad Komisji Rekrutacyjnych,
- przygotowywanie do akceptacji Prezydenta Miasta niezbędnej dokumentacji po zakończeniu prac Komisji Rekrutacyjnej,
- umieszczanie na tablicy ogłoszeń oraz w BIP-ie informacji o wyniku naboru.
5) przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji z przebiegu służby przygotowawczej pracowników po raz pierwszy podejmujących pracę na stanowisku urzędniczym w jednostkach samorządu terytorialnego, w tym:
- nadzorowanie terminowego przebiegu służby przygotowawczej,
- przygotowywanie dokumentów (zwolnień ze służby przygotowawczej oraz skierowań do służby przygotowawczej),
- umieszczanie i aktualizacja w porozumieniu z dyrektorami wydziałów materiałów szkoleniowych związanych ze służbą przygotowawczą w DGA LEARNING,
- sporządzanie protokołów z egzaminów kończących służbę przygotowawczą oraz zaświadczeń o odbyciu służby przygotowawczej i zaliczeniu egzaminu kończącego służbę.
6) przygotowywanie planów etatów oraz wskaźników i parametrów do planu funduszu płac oraz racjonalne gospodarowanie tym funduszem przy współpracy z komórką płac,
7) dokonywanie przeglądów kadrowych i nadzór nad procesem okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników,
8) przygotowywanie wniosków o nadanie orderów i odznaczeń państwowych pracownikom Urzędu Miejskiego w Słupsku oraz dyrektorom miejskich jednostek organizacyjnych i przedkładanie ich Wojewodzie Pomorskiemu oraz realizacja formalności związanych z przyznawaniem Wyróżnień Pracownika Urzędu Miejskiego w Słupsku. Prowadzenie
stosownej ewidencji w tym zakresie.
9) Organizowanie i obsługa spotkań związanych z nadawaniem pracownikom odznaczeń i wyróżnień, nagród jubileuszowych oraz spotkań z pracownikami Urzędu przechodzącymi na emeryturę,
10) wydawanie pracownikom zaświadczeń z zakresu spraw kadrowo – płacowych i prowadzenie ewidencji zaświadczeń,
11) przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do ubiegania się przez pracowników o świadczenia: emerytalne, rentowe i rehabilitacyjne; współpraca z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w w.wym. zakresie,
12) współpraca i konsultacje z organizacjami związkowymi działającymi w Urzędzie w zakresie zadań określonych ustawą o związkach zawodowych i ustawą Kodeks pracy,
13) udzielanie niezbędnych informacji i porad w sprawach pracowniczych,
14) prowadzenie całokształtu spraw związanych z zawieranymi z pracownikami Urzędu umowami cywilno – prawnymi, w tym wprowadzanie w.wym. umów i rachunków do modułu CRU,
15) bieżące gromadzenie informacji o pozabudżetowych źródłach finansowania projektów związanych ze szkoleniem pracowników Urzędu oraz pozyskiwanie środków z tychże źródeł,
16) planowanie, inicjowanie i organizacja szkoleń i innych form podnoszenia kwalifikacji pracowników, z uwzględnieniem planowania ścieżki kariery zawodowej pracowników, w tym:
a) w ramach szkoleń zewnętrznych, kursów konferencji, sympozjów, seminariów:
- współpraca z instytucjami szkolącymi oraz zgłaszanie udziału w szkoleniach, kursach, konferencjach, sympozjach i seminariach,
- przygotowywanie dokumentacji dla Wydziału Finansowego w celu dokonania zapłaty za usługi szkoleniowe w wyżej wymienionym zakresie,
- sporządzanie listy kwalifikowanych dostawców usług szkoleniowych na podstawie zebranych arkuszy ocen kwalifikacji wykonawców usług szkoleniowych,
b) w ramach szkoleń wewnętrznych:
- sporządzanie planu szkoleń wewnętrznych, - organizacja szkoleń,
- sporządzanie informacji z realizacji rocznego planu szkoleń wewnętrznych, c) w ramach studiów wyższych i podyplomowych:
- przygotowywanie skierowań i umów,
- przygotowywanie dokumentacji dla Wydziału Finansowego w celu dokonania zapłaty za studia,
- sprawowanie nadzoru w zakresie realizacji ustaleń zawartych w umowach,
17) rejestracja w module CRU umów i faktur dotyczących szkoleń i wyjazdów służbowych pracowników Urzędu Miejskiego w Słupsku oraz wprowadzanie do systemu KSAT harmonogramu wydatków Wydziału,
18) prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych pracowników Urzędu i wystawianie delegacji,
19) prowadzenie całokształtu spraw z zakresu praktyk zawodowych uczniów szkół ponadgimnazjalnych i wyższych oraz wolontariatu, w tym:
- przygotowywanie umów i sprawowanie kontroli w zakresie ich realizacji zgodnie z założeniami programowymi,
- współpraca w powyższym zakresie z jednostkami kierującymi,
- przygotowywanie stosownych potwierdzeń praktyk odbytych w Urzędzie,
20) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w Słupsku w zakresie organizowania staży dla bezrobotnych absolwentów, robót publicznych i prac interwencyjnych oraz współpraca z innymi instytucjami w zakresie organizacji staży,
21) prowadzenie spraw związanych z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, w tym:
- przyjmowanie i realizacja wniosków dotyczących wypłat z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. tzw. „wczasów pod gruszą” dla pracowników Urzędu i ich dzieci oraz emerytów i rencistów Urzędu,
- przyjmowanie i weryfikacja wniosków na zapomogi bezzwrotne wypłacane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
- organizowanie i prowadzenie posiedzeń Zespołu Doradczego Prezydenta ds. Socjalnych, - przyjmowanie i realizacja wniosków na pożyczki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na remont mieszkania - przygotowywanie umów pożyczek,
- współtworzenie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i monitoring wydatki z budżetu Funduszu.
22) prowadzenie spraw z zakresu ewidencji czasu pracy, w tym:
- prowadzenie spraw związanych z ewidencjonowaniem urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych, szkoleniowych i bezpłatnych pracowników Urzędu Miejskiego na listach obecności oraz w systemie kadrowo-płacowym,
- sprawdzanie zgodności ewidencji czasu pracy z listami obecności i programem kadrowym, - sprawdzanie prawidłowości ewidencjonowania pracy w porze nocnej pracowników Urzędu Miejskiego,
- ewidencjonowanie godzin przepracowanych w porze nocnej w programie kadrowym, - przyjmowanie poleceń wykonania pracy w godzinach nadliczbowych pracowników Urzędu Miejskiego,
- potwierdzanie ilości godzin nadliczbowych przepracowanych w roku kalendarzowym, - ewidencjonowanie wykonania pracy w godzinach nadliczbowych w programie kadrowym ,
- sprawdzanie zgodność zaewidencjonowanych w programie kadrowym poleceń wykonania pracy w godzinach nadliczbowych z ewidencją czasu pracy,
- sprawdzanie norm dobowych i średniotygodniowych czasu pracy i wprowadzanie do systemu kadrowego ewentualnych nadgodzin wynikających z przekroczenia normy średniotygodniowej,
23) kontrola przestrzegania dyscypliny pracy,
24) opracowywanie okresowych analiz i sprawozdań z sytuacji kadrowej w Urzędzie na potrzeby własne oraz Głównego Urzędu Statystycznego,
25) współpraca ze stanowiskiem ds. BHP w zakresie kierowania na badania medycyny pracy pracowników nowozatrudnionych, zmieniających stanowisko i warunki pracy, stażystów oraz kierowania na badania kontrolne pracowników po niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni,
26) przygotowywanie aktów prawnych w postaci elektronicznej, przekazywanie ich do ogłoszenia w wojewódzkim dzienniku urzędowym oraz publikowanie w zbiorze aktów prawa miejscowego,
27) załatwianie całokształtu spraw związanych z konstruowaniem i realizacją budżetu Wydziału, a w szczególności:
- przygotowywanie projektu budżetu z zadaniami realizowanymi przez Wydział,
- sporządzanie planów jednostkowych dochodów i wydatków zgodnie z budżetem oraz wnioskowanie o dokonanie zmian,
- przygotowywanie prognoz dochodów i wydatków,
- przygotowywanie wniosków w sprawie zaangażowania środków na realizację zadań Wydziału,
- przygotowywanie sprawozdań z realizacji budżetu, 28) prowadzenie wydziałowych rejestrów:
- zarządzeń Prezydenta Miasta Słupska, - uchwał Rady Miejskiej,
- ryzyk obejmujących zadania operacyjne wraz z kwestionariuszami samooceny Wydziału i innymi dokumentami wymaganymi zarządzeniem Prezydenta Miasta Słupska w sprawie kontroli zarządzczej.
§ 4
Zadania wykonywane przez wydział wynikają w szczególności z następujących aktów prawnych:
1) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz.U. z 2013r.
poz. 594 z późn. zm.),
2) ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (tekst jednolity: Dz.U. z 2013r.
poz. 595 z późn. zm.),
3) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tekst jednolity: Dz.U.
z 2014r. Poz. 1202),
4) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych ( tekst jednolity: Dz.U. z 2014 r. poz. 1786),
5) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2014r. poz. 1502), 6) ustawy z dnia 4 marca 1994 r roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst
jednolity: Dz. U. z 2015 r. poz.111),
7) ustawy z dnia 17 maja 1990 r. o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczegółowych pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz.U. z 1990r. Nr 34. poz. 198 z późn. zm.),
8) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( tekst jednolity: Dz.U. z 2013r.
poz. 885 z późn. zm.),
9) ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2013r.
poz. 907 z późn. zm.),
10) ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne (tekst jednolity: Dz.U. z 2006r. Nr 216, poz. 1584 z późn. zm),
11) ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jednolity: Dz.U. z 2014 r. poz. 1118),
12) rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie praktycznej nauki zawodu (Dz.U. z 2010 r. Nr 244, poz. 1626 ),
13) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.), 14) ustawy z dnia 16 października 1992 r. o orderach i odznaczeniach (Dz. U. Nr 90, poz. 450,
z poźn. zm.) oraz wydane na jej podstawie rozporządzenia Prezydenta RP,
15) ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. Z 2014 r. poz. 167).
16) ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2011 r. Nr 197, poz. 1172 z późn. zm.),
17) Statutu Miasta Słupska,
18) Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Słupsku, 19) Regulaminu Pracy Urzędu Miejskiego w Słupsku.
Rozdział IV
Zasady podpisywania pism i decyzji.
§ 5
1. Pisma w sprawach dotyczących działania Wydziału Zarządzania Kadrami, za wyjątkiem pism zastrzeżonych do podpisu przez osoby wymienione w zarządzeniu Nr 551/OK/2011 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 15 lipca 2011 r. w sprawie zasad podpisywania dokumentów, podpisuje Dyrektor, bądź Kierownik Referatu Kadr na podstawie upoważnienia udzielonego przez Prezydenta Miasta Słupska.
2. Inni pracownicy Wydziału podpisują pisma z zakresu działania Wydziału, nie zastrzeżone do podpisu Prezydenta Miasta, Zastępców, Sekretarza i Skarbnika lub Dyrektora Wydziału na podstawie upoważnienia Prezydenta.
3. Pisma przedstawione do podpisu Prezydentowi, Zastępcom, Sekretarzowi i Skarbnikowi powinny być uprzednio podpisane zgodnie z zarządzeniem Nr 551/OK/2011 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 15 lipca 2011 r. w sprawie zasad podpisywania dokumentów.
4. Pracownik przygotowujący projekt pisma podpisuje jego kopię z lewej dolnej strony tekstu.
5. Do osobistej aprobaty Dyrektora Wydziału zastrzeżono:
1) sprawy kadrowe Wydziału,
2) przedkładanie Prezydentowi Miasta wszelkich materiałów przewidzianych do skierowania pod obrady Rady Miejskiej,
3) odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne, 4) wystąpienia i pisma kierowanie na zewnątrz.
Rozdział V Schemat organizacyjny.
§ 6
Schemat organizacyjny Wydziału Zarządzania Kadrami określa załącznik do niniejszego regulaminu.
Z up. PREZYDENTA Miasta Słupska
Krystyna Danilecka-Wojewódzka ZASTĘPCA PREZYDENTA
Załącznik do Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Zarządzania Kadrami
Schemat organizacyjny Wydziału Zarządzania Kadrami
--- ---
Legenda:
__________ podległość merytoryczna --- podległość organizacyjna
Z up. PREZYDENTA Miasta Słupska
Krystyna Danilecka-Wojewódzka ZASTĘPCA PREZYDENTA
stanowisko ds. praktyk, wolontariatów oraz obsługi finansowej i administracyjnej
ZK-II 1 etat
stanowisko ds. kadr i spraw socjalnych ZK-RK-III 1 etat
stanowisko ds. służby przygotowawczej i doskonalenia kadr
ZK-III 1 etat Dyrektor Wydziału
ZK-I 1 etat
stanowisko ds. kadrowo – płacowych ZK-RK-II 1 etat
stanowisko ds. naborów i ewidencji czasu pracy ZK-RK-IV 1 etat
Kierownik Referatu Kadr ZK-RK-I 1 etat
