Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie
10 – 578 Olsztyn, Al. Marszałka Józefa Piłsudskiego 32
tel. 89 675-52-20 WKGF 89 535-03-88
fax. 89 527-08-86 WIAS 89 675-52-20
RIO.II.600-5/2020 Olsztyn, dnia 31 marca 2020 r.
Zarząd
Powiatu w Kętrzynie
Wystąpienie pokontrolne
W czasie kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Powiecie Kętrzyńskim przez inspektorów kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie w dniach od 28 stycznia do 11 marca 2020 r. stwierdzono nieprawidłowości wymienione w protokole, podpisanym w dniu 11 marca 2020 r.
W związku z tym, działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r.
o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137), proszę o podjęcie stosownych działań zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenia powstawaniu ich w przyszłości.
W szczególności należy:
1. Zaktualizować i uzupełnić zapisy instrukcji w sprawie gospodarki kasowej w Starostwie Powiatowym w Kętrzynie stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr 39/2010 Starosty Kętrzyńskiego z dnia 15 listopada 2010 r. w sprawie wprowadzenia w Starostwie Powiatowym w Kętrzynie instrukcji w sprawie gospodarki kasowej (z późn. zm.) poprzez określenie sposobu postępowania z wygenerowanymi z systemu komputerowego, a następnie anulowanymi dowodami księgowymi KP – „kasa przyjmie”, stosownie do art. 10
ust. 1 pkt 4 i ust. 2ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r.
poz. 351 z późn. zm.) – pkt 1.1.1.1. str. 9 protokołu kontroli.
2. Ewidencji operacji gospodarczych w księgach rachunkowych Starostwa Powiatowego w Kętrzynie na kontach: 130 – „Rachunek bieżący jednostki”, 139 – „Inne rachunki bankowe”, 224 – „Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich”
i 810 – „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje” oraz w księgach rachunkowych budżetu Powiatu Kętrzyńskiego na koncie 993 – „Rozliczenia z innymi budżetami” dokonywać zgodnie z zasadami funkcjonowania wymienionych kont określonymi przepisami załączników (odpowiednio) nr 3 pn. „Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych” i nr 2 pn. „Plan kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego” do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342) – pkt 1.4.3. str. 16, pkt 2.4.1.1. str. 36, pkt 2.4.3. str. 36-40, pkt 2.4.4.2. str. 42-44, pkt 3.1.2.1. str. 126-128 protokołu kontroli.
3. Opracować przez Starostę Kętrzyńskiego i wprowadzić do stosowania nowe zarządzenie w sprawie ustalenia dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Kętrzynie mając na uwadze, że jeżeli zmiany wprowadzone w zarządzeniu są liczne, opracowuje się projekt nowego zarządzenia, stosownie do postanowień
§ 84 w zw. z § 141 Zasad techniki prawodawczej, stanowiących załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej”
(Dz. U. z 2016 r. poz. 283) – pkt 2.2. str. 19-20 protokołu kontroli.
4. Zakładowy plan kont dla Starostwa Powiatowego w Kętrzynie stanowiący załącznik nr 5 do zarządzenia Nr 13/2008 Starosty Kętrzyńskiego z dnia 14 marca 2008 r. w sprawie ustalenia dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Kętrzynie (z poźn. zm.) zaktualizować poprzez wprowadzenie konta 224 – „Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich” i określenie przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń na tym koncie, kierując się zasadą, że ustalając zakładowy plan kont dla Starostwa Powiatowego w Kętrzynie, należy traktować jako standardową liczbę kont konta wskazane w załączniku nr 3 pn. „Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych” do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce, stosownie do § 20 ust. 1 pkt 1 wym. rozporządzenia.
Zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości za ustalenie zasad (polityki) rachunkowości i za ich aktualizację odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki – pkt 2.2.1. str. 20-22 protokołu kontroli.
5. Przedkładać przez Starostę Kętrzyńskiego Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Olsztynie uchwały objęte zakresem nadzoru tut. Izby, stosownie do art. 78 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 511 z późn. zm.) w zw. z art. 11 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137) – pkt 2.3.5.2.1. str. 31-32, pkt 2.3.5.2.2. str. 33 protokołu kontroli.
6. Bezwzględnie przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2019 r.
poz. 1393 z późn. zm.), w tym w szczególności poprzez:
a. sporządzanie jednostkowego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu, zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 i 3 i § 9 ust. 1 wym. rozporządzenia – pkt 2.4.3. str. 36-40 protokołu kontroli,
b. sporządzanie jednostkowego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu, zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 i 3 i § 9 ust. 1 wym. rozporządzenia i wykazywanie w tym sprawozdaniu dochodów z tytułów wskazanych § 2 ust. 1 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 36 do ww. rozporządzenia – pkt 3.1.3.1. str. 48-49 protokołu kontroli.
7. Stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy, stosownie do art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości – pkt 2.4.3. str. 36-40 protokołu kontroli.
8. Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmować w księgach rachunkowych i wykazywać w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną, stosownie do art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości – pkt 2.4.3. str. 36-40 protokołu kontroli.
9. Bezwzględnie przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773), w szczególności poprzez:
a) sporządzanie jednostkowego sprawozdania Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych jednostki samorządu terytorialnego obejmującego swym zakresem zarówno starostwo powiatowe będące jednostką budżetową, jak i jej organ, stosownie do § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia – pkt 3.3.1. str. 52 protokołu kontroli,
b) sporządzanie jednostkowego sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji jednostki samorządu terytorialnego obejmującego swym zakresem zarówno starostwo powiatowe będące jednostką budżetową, jak i jej organ, stosownie do § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia – pkt 3.1.1. str. 125 protokołu kontroli, c) wykazywanie w wierszu F1. w części B sprawozdania Rb-Z wartości nominalnej
niewymagalnych (potencjalnych) zobowiązań z tytułu udzielonych poręczeń na koniec okresu sprawozdawczego oznaczającej wartość nominalną niewymagalnych (potencjalnych) zobowiązań z tytułu poręczeń rozumianą jako oszacowana kwota, którą poręczyciel byłby zobowiązany zapłacić do końca okresu obowiązywania poręczenia, przy założeniu pełnego wykorzystania środków z poręczonego kredytu, gdyby dłużnik, za którego udzielono poręczenia, nie dokonał spłaty zobowiązania samodzielnie.
W przypadku kredytu objętego poręczeniem uwzględniać zarówno kwotę świadczenia głównego (wartość nominalną kredytu), jak i świadczeń ubocznych (odsetek oraz innych opłat), w związku z tym, że zostały objęte poręczeniem, stosownie do § 4 ust. 2 pkt 1 załącznika nr 9 pn. „Instrukcja sporządzania sprawozdań do ww. rozporządzenia”
– pkt 3.1.2.1. str. 126-128 protokołu kontroli.
10. Dostosować zapisy instrukcji inwentaryzacyjnej Starostwa Powiatowego w Kętrzynie stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr 52/2007 Starosty Kętrzyńskiego z dnia 15 października 2007 r. w sprawie wprowadzenia w Starostwie Powiatowym w Kętrzynie instrukcji inwentaryzacyjnej w przedmiocie metod inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów do unormowań wynikających z art. 26 ust. 1 ustawy rachunkowości – pkt 4.1. str. 54-56 protokołu kontroli.
11. Korespondencję wpływającą do Starostwa Powiatowego w Kętrzynie ewidencjonować w odpowiednim rejestrze, a po zarejestrowaniu umieszczać (na pierwszej stronie,
a w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty – na kopercie) i wypełniać pieczęć wpływu (identyfikator), zgodnie z zasadami określonymi w § 40 ust. 1 i 3 oraz § 42 ust. 1 i 2 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) – pkt 2.3.2.2.9.2.1. str. 121-122 protokołu kontroli.
12. Zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w jednostce dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, stosownie do art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) – pkt 2.3.2.2.9.2.6. str. 123-124 protokołu kontroli.
13. W księgach rachunkowych dokonywać zapisów odzwierciedlających stan rzeczywisty, stosownie do art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości – pkt 3.1.2.1. str. 126-128 protokołu kontroli.
O wykonaniu powyższych wniosków należy zawiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Olsztynie w terminie 30 dni od daty ich doręczenia.
Zgodnie z art. 9 ust. 4 powołanej ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych, podlega karze grzywny określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Do wiadomości:
1. Przewodnicząca Rady Powiatu w Kętrzynie.
