PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA SYSTEMU

(1)

Element systemu Nabór Optivum dla szkół ponadgimnazjalnych

Kanał: Organ Prowadzący

(2)

Producent:

VULCAN sp. z o. o.

ul. Kazimierska 15 51-657 Wrocław tel. (071) 375 15 00

e-mail: vulcan@vulcan.edu.pl www.vulcan.edu.pl

Nad programem pracowali:

Rafał Figas Autorzy podręcznika:

Paulina Nalewajko, Magdalena Wiktorska Projekt okładki:

Aleksandra Maj

Podręcznik opisuje wersję programu o numerze 4.38.9

VULCAN zastrzega sobie prawo do ciągłego ulepszania programu i wprowadzania do niego zmian.

Podręcznik jest chroniony prawem autorskim.

(3)

3

Spis treści

Wstęp ... 6

Informacje ogólne ... 7

Co to jest organ prowadzący? ... 7

Co należy do obowiązków organu prowadzącego? ... 7

Co to jest Punkt Naboru? ... 7

Co to jest lista preferencji kandydata? ... 8

Co to jest szkoła pierwszego wyboru? ... 8

Praca z systemem ... 9

Konstrukcja stron ... 9

Posługiwanie się menu ... 10

Zgłoszenie się do systemu (logowanie) ... 10

Zakończenie pracy z systemem ... 11

Posługiwanie się narzędziami systemowymi... 11

Wyszukiwanie obiektów ... 12

Dodawanie nowego obiektu ... 13

Modyfikacja danych obiektu ... 13

Usuwanie obiektu ... 13

Sortowanie obiektów w kolejności alfabetycznej ... 13

Sortowanie obiektów w kolejności odwrotnej do kolejności alfabetycznej ... 14

Sortowanie obiektów w rosnącej kolejności ich numerów systemowych ... 14

Sortowanie obiektów w malejącej kolejności ich numerów systemowych ... 14

(4)

4

Moje konto ... 15

Strona główna ... 15

Modyfikacja danych konta (opcja ‘Moje konto’) ... 15

Dane podstawowe ... 16

Uprawnienia ... 16

Zmiana hasła ... 16

Podręcznik ... 17

Oświata ... 19

Dane OP ... 19

Szkoły ... 19

Dodawanie nowej szkoły do listy szkół ... 19

Modyfikacja danych szkoły ... 25

Usuwanie szkoły ... 25

Inne informacje o szkole ... 25

Zarządzanie listą kont użytkowników gimnazjów ... 27

Zarządzanie etapami prac obowiązującymi gimnazjum ... 30

Wyświetlanie statystyk ... 32

Nabór do PG ... 35

Punkty Naboru ... 35

Dodawanie nowego Punktu Naboru do listy Punktów Naboru ... 35

Modyfikacja danych Punktu Naboru ... 36

Usuwanie Punktu Naboru ... 37

Inne informacje o Punkcie Naboru ... 37

Zarządzanie listą kont użytkowników Punktów Naboru ... 38

Zarządzanie etapami prac obowiązujących Punkt Naboru ... 42

Zarządzanie przypisaniem szkół do Punktu Naboru ... 44

Wyświetlanie statystyk ... 45

Oddziały planowane ... 48

Dodawanie nowego oddziału ... 48

Modyfikacja oddziału ... 63

Usuwanie oddziału ... 63

Inne informacje o oddziałach ... 63

Wyświetlenie list chętnych, zakwalifikowanych i przyjętych oraz listy rezerwacji ... 64

Regulaminy ... 74

Wprowadzanie regulaminu ... 74

Modyfikowanie regulaminu ... 76

(5)

5

Etapy prac ... 77

Zarządzanie etapami prac obowiązującymi organ prowadzący ... 78

Nadzorowanie etapów prac obowiązujących Punkty Naboru ... 79

Nadzorowanie etapów prac obowiązujących gimnazja ... 81

Raporty ... 82

Listy kont ... 83

Przydział ... 84

Przeprowadzenie symulacji przydziału ... 84

Zarządzanie OP ... 95

Zarządzanie kontami innych użytkowników organu prowadzącego ... 95

Dodawanie nowego konta ... 95

Modyfikacja i usuwanie konta ... 96

Kontakt poprzez pocztę elekroniczną ... 97

Aktualności ... 97

Modyfikacja aktualności ... 98

Usuwanie aktualności ... 99

Uprawnienia użytkowników ... 100

Dodatek – zasady bezpiecznego użytkowania systemu KSEON Optivum ... 101

(6)

6

Wstęp

KSEON Optivum jest systemem wspomagającym obsługę scentralizowane- go procesu naboru. Zapewnia gromadzenie, przetwarzanie i udostępnianie wszelkich informacji niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia rekrutacji uczniów do szkół ponadgimnazjalnych.

W centralnej bazie danych gromadzone są dane na temat szkół objętych systemem oraz tworzonych przez nie oddziałów, pełne informacje na temat kandydatów: ich dane osobowe, kontaktowe, preferencje w wyborze szkół i oddziałów oraz wszelkie osiągnięcia. Na podstawie wprowadzonych za- sad rekrutacji system automatycznie wylicza kandydatom punkty, a po za- kończeniu gromadzenia i weryfikacji wszystkich danych dokonuje opty- malnego przydziału kandydatów do oddziałów, z uwzględnieniem uzyskanych przez nich wyników punktowych oraz ich preferencji.

System zapewnia pełne bezpieczeństwo gromadzonych i przesyłanych informacji. Wszyscy użytkownicy systemu posługują się nim przy użyciu in- dywidualnych, imiennych kont, przesyłane dane są szyfrowane, a serwery chronione są specjalnymi systemami zabezpieczeń.

W proces naboru może być zaangażowanych kilka typów podmiotów:

kandydaci, szkoły ponadgimnazjalne, władze oświatowe, a także gimna- zja. W systemie KSEON Optivum każda z tych grup posiada wyodrębnio- ną część systemu, zwaną dalej kanałem dostępu, służącą komunikacji i obsłudze właściwej grupy. Niniejszy podręcznik opisuje sposób posłu- giwania się wyodrębnioną częścią systemu, przeznaczoną dla organu prowadzącego.

(7)

7

Informacje ogólne

Co to jest organ prowadzący?

Organem prowadzącym jest podmiot odpowiedzialny za działalność szkół i innych placówek oświatowych.

Organem prowadzącym może być: minister, jednostka samorządu teryto- rialnego lub inna osoba prawna bądź fizyczna.

Co należy do obowiązków organu prowadzącego?

W zakresie prac związanych z rekrutacją do szkół ponadgimnazjalnych do obowiązków organu prowadzącego należy:

nadzorowanie zamykania etapów prac,

sprawdzanie poprawności wprowadzonej przez szkoły oferty eduka- cyjnej,

zarządzanie kontami użytkowników podległych placówek, korygowanie sieci szkolnej w trakcie symulacji przydziału.

Co to jest Punkt Naboru?

Punktem Naboru jest wyodrębniona organizacyjnie jednostka zajmująca się gromadzeniem i weryfikacją dokumentów oraz obsługą kandydatów do jednej lub więcej szkół objętych systemem.

W sytuacji najprostszej każda szkoła objęta systemem jest Punktem Nabo- ru obsługującym kandydatów do niej samej. W przypadku zespołów szkół możemy mieć do czynienia z sytuacją, gdzie jeden Punkt Naboru powołany w zespole szkół obsługuje kandydatów do wszystkich szkół wchodzących

(8)

8

w skład zespołu (np. Liceum Ogólnokształcące, Liceum Profilowane i Za- sadnicza Szkoła Zawodowa).

Uwaga Bez względu na przyjętą organizację naboru (w szczególności miejsca dostarczania i weryfikowania dokumentów) pojęcie Punktu Naboru od- nosi się wyłącznie do szkół ponadgimnazjalnych.

Co to jest lista preferencji kandydata?

Lista preferencji kandydata jest to lista wszystkich oddziałów, do których chce on kandydować, uszeregowanych od oddziału, na którym zależy mu najbardziej, do oddziału, na którym zależy mu najmniej.

Szeregowanie oddziałów przez kandydata wedle kryterium istotności dla siebie zapobiega zjawisku blokowania miejsc – kandydat, któremu wyniki pozwalałyby zostać przyjętym do kilku oddziałów, zostanie umieszczony w tym z nich, który znajduje się najwyżej na jego liście preferencji.

Kolejność układania oddziałów na liście preferencji przez kandydata jest dowolna – obok siebie mogą znaleźć się oddziały z różnych szkół lub z jednej szkoły, oddziały z różnych szkół mogą się w dowolny sposób przeplatać – nie ma tu żadnych ograniczeń.

Co to jest szkoła pierwszego wyboru?

Szkoła pierwszego wyboru dla kandydata jest to szkoła otwierająca od- dział, który znajduje się na pierwszym miejscu listy preferencji kandydata, czyli ten, na którym kandydatowi najbardziej zależy.

W klasycznym przypadku Punkt Naboru właściwy szkole pierwszego wyboru zajmuje się obsługą danego kandydata – przyjmuje, przechowuje oraz weryfikuje jego dokumenty, a także wykonuje inne czynności związane z obsługą kandydata.

Uwaga W ramach lokalnych modyfikacji rola szkoły pierwszego wyboru, w szczególności w zakresie gromadzenia dokumentów i obsługi kandy- datów może ulegać zmianom.

Przed przystąpieniem do prac związanych z rekrutacją należy bezwzględ- nie zapoznać się z obowiązującymi procedurami.

(9)

9

Praca z systemem

System KSEON Optivum obsługiwany jest przez użytkowników w całości przy pomocy Internetu. Do pracy w systemie potrzeba przeglądarki internetowej spełniającej minimalne wymagania oraz aktywnego połączenia z Internetem. Adres internetowy stron systemu przeznaczonych dla organu prowadzącego został przekazany jego przedstawicielowi wraz z informa- cjami o koncie.

Dla maksymalnego komfortu pracy rekomendujemy przeglądarkę interne- tową Mozilla Firefox (dostępną pod adresem www.firefox.pl) lub Internet Explorer w wersji co najmniej 6.0 zaktualizowany wszystkimi dostępnymi poprawkami.

Konstrukcja stron

Wszystkie strony internetowe służące do obsługi systemu KSEON Optivum skonstruowane są według podobnego schematu. Każda strona podzielona jest na trzy kolumny:

kolumna lewa zawiera informacje ogólnodostępne, odnośniki do przydatnych stron itp. W lewej kolumnie nie znajdują się żadne odno- śniki do funkcji systemu.

szeroka kolumna środkowa, która jest zasadniczym obszarem robo- czym systemu. Wszelkie informacje wyświetlane przez system w trakcie pracy pojawiają się w kolumnie środkowej. Tu również znajdują się podpowiedzi i instrukcje kolejnych działań.

kolumna prawa stanowi menu systemowe – tu znajdują się odnośniki do wszystkich dostępnych w danym momencie funkcji systemu.

Ponad kolumnami, na samej górze strony znajduje się poziomy pasek tytu- łowy.

(10)

10

Posługiwanie się menu

Sposób posługiwania się menu systemu jest identyczny ze sposobem po- sługiwania się standardowymi stronami internetowymi. Wszelkie opcje systemu dostępne są w postaci odnośników (hiperłączy). Wybór opcji po- lega na jednokrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy na wyróżnio- nym przez podkreślenie słowie lub słowach.

Uwaga Przy posługiwaniu się systemem nie należy korzystać z przycisków nawigacyjnych przeglądarki internetowej (Wstecz, Dalej). Wszystkie opcje służące poruszaniu się po systemie znajdują się na jego stronach.

Uwaga W przypadku, gdy którakolwiek z funkcji jest niedostępna, bądź jej wybranie powoduje wyświetlenie komunikatu o niedostępności funkcji, oznacza to, że dany użytkownik nie posiada odpowiednich uprawnień lub bieżący etap prac nie pozwala na udostępnienie tej funkcji.

Zgłoszenie się do systemu (logowanie)

Wszystkie osoby pracujące w systemie KSEON Optivum posługują się nim wykorzystując własne, indywidualne konta. Dokonywanie jakichkolwiek operacji możliwe jest dopiero po podaniu przez użytkownika poprawnych danych identyfikacyjnych (identyfikatora i hasła).

Bezpośrednio po wyświetleniu strony internetowej systemu KSEON Optivum przeznaczonej dla organu prowadzącego pojawia się strona logo- wania do systemu. Użytkownik proszony jest o podanie identyfikatora oraz hasła do jego konta.

Rysunek 1. Zgłoszenie się do systemu.

Uwaga System rozróżnia w hasłach wielkie i małe litery. Należy zatem zwra- cać uwagę, jakimi literami jest wpisywane hasło (w szczególności, czy w trakcie wpisywania hasła włączona jest na klawiaturze funkcja Caps Lock).

(11)

11 Po poprawnym wprowadzeniu w odpowiednie pola identyfikatora oraz ha- sła należy kliknąć przycisk Zaloguj. System sprawdzi zgodność danych i za- loguje użytkownika, który zostanie przeniesiony na swoją stronę główną systemu. W przypadku błędnie wprowadzonych danych system wyświetli stosowny komunikat.

Zawsze w prawym górnym rogu ekranu system wyświetla informację o aktualnie zalogowanym użytkowniku oraz nazwę organu prowadzącego.

Dodatkowo przy nazwie konta oraz nazwie organu prowadzącego, w nawiasach kwadratowych, znajdują się liczby. Liczba wyświetlona przy nazwie konta oznacza systemowy numer tego konta, liczba przy nazwie organu prowadzącego jest systemowym numerem organu prowadzącego.

Uwaga Podanie systemowego numeru konta oraz systemowego numeru organu prowadzącego będzie wymagane w trakcie kontaktu z pomocą techniczną. Numery te służą bowiem do szybkiej i jednoznacznej identyfikacji użytkownika, przez co skracany jest czas rozwiązywania ewen- tualnego problemu.

Rysunek 2. Informacja o aktualnie zalogowanym użytkowniku, wraz z systemowymi numerami konta oraz organu prowadzącego.

Zakończenie pracy z systemem

Zakończenie pracy z systemem (tzw. wylogowanie się) następuje po wybraniu z menu po prawej stronie opcji Wyloguj się. Po wykonaniu tej czyn- ności system wylogowuje użytkownika z systemu, wyświetla komunikat o wykonanej operacji, a następnie powraca na stronę logowania.

Uwaga Kończąc pracę z systemem lub oddalając się od komputera, bez- względnie należy się wylogować.

Posługiwanie się narzędziami systemowymi

Dla ułatwienia pracy z systemem wszystkie narzędzia systemowe zostały zgrupowane w pasku narzędzi pod postacią ikon . Pojawia się on przy rozwijanej liście obiek- tów.

(12)

12

Rysunek 3. Przykład paska narzędzi.

Każda z ikon odpowiada konkretnej czynności.

Na poziomie narzędzi systemowych po lewej stronie znajduje się nazwa rodzaju obiektu (np.: Szkoła, Punkt Naboru, Oddział). Obok nazwy obiektu jest podana w okrągłych nawiasach liczba obiektów dostępnych na rozwijanej liście znajdującej się poniżej nazwy.

Wyszukiwanie obiektów

Funkcja wyszukiwania umożliwia szybkie i łatwe wyszukanie konkretnego obiektu (np.: Punktu Naboru, szkoły ponadgimnazjalnej, gimnazjum) na li- ście.

Aby użyć tej funkcji, należy kliknąć ikonę wyszukiwania obiektów . Po- jawi się obszar, w którym należy wpisać szukaną część nazwy lub numer systemowy obiektu, a następnie kliknąć przycisk Szukaj, znajdujący się po prawej stronie obszaru.

Lista dostępnych w systemie obiektów zostanie ograniczona tylko do tych, które spełniają wprowadzone kryterium. Liczba dostępnych obiektów po- dawana jest w okrągłych nawiasach obok nazwy obiektu powyżej obszaru do wprowadzania kryterium.

Rysunek 4. Przykład wyszukiwania obiektu.

Uwaga Pojawienie się ikony usuwania kryteriów wyszukiwania sygnalizuje, że wyszukiwanie zostało zakończone i na liście znajdują się tylko obiek- ty spełniające kryterium wyszukiwania – liczba tych obiektów podana jest w okrągłych nawiasach przy nazwie rodzaju obiektu. Aby wyświetlić pełną listę obiektów, należy kliknąć ikonę usuwania kryteriów wyszukiwania.

Rysunek 5. Przykład znalezienia obiektu.

(13)

13 Dodawanie nowego obiektu

Aby dodać obiekt, należy kliknąć ikonę dodawania nowego obiektu znajdującą się na pasku narzędzi.

System wyświetli zapytanie o chęć dodania nowego obiektu, które należy potwierdzić klikając przycisk OK.

Następnie pojawi się formularz, w którym należy wprowadzić dane nowego obiektu i zapisać je, klikając przycisk Dodaj i zakończ.

Modyfikacja danych obiektu

Jeżeli okaże się, że dane obiektu zapisane w systemie są niepoprawne, na- leży je zmodyfikować. Służy do tego ikona modyfikacji obiektu znaj- dująca się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu przez użytkownika system wyświetli zapytanie o chęć modyfikacji wybranego obiektu. Należy ją po- twierdzić klikając przycisk OK.

Pojawi się formularz, w którym należy wprowadzić zmiany w danych obiektu i zapisać je.

Większość formularzy zmiany danych obiektu udostępnia dwa sposoby zapisywania zmian:

przy użyciu przycisku Zapisz i zakończ – system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu,

przy użyciu przycisku Zapisz – system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych.

Usuwanie obiektu

Istnieje również możliwość usunięcia obiektu z listy. Aby tego dokonać, należy użyć ikony usuwania obiektu znajdującej się na pasku narzędzi.

System wyświetli zapytanie o chęć usunięcia obiektu, które należy po- twierdzić klikając przycisk OK.

Sortowanie obiektów w kolejności alfabetycznej

Użycie tej ikony spowoduje posortowanie obiektów w kolejności alfabetycznej ich nazw, czyli od „a” do „z”.

(14)

14

Sortowanie obiektów w kolejności odwrotnej do kolejności alfabetycznej

Użycie tej ikony spowoduje posortowanie obiektów w kolejności odwrotnej do kolejności alfabetycznej ich nazw, czyli od „z” do „a”.

Sortowanie obiektów w rosnącej kolejności ich numerów systemowych

Użycie tej ikony spowoduje posortowanie obiektów w rosnącej kolejności ich numerów systemowych, czyli od „[1]” do najwyższego numeru.

Sortowanie obiektów w malejącej kolejności ich numerów systemowych

Użycie tej ikony spowoduje posortowanie obiektów w malejącej kolejności ich numerów systemowych, czyli od najwyższego numeru do „[1]”.

Uwaga Jeżeli którakolwiek z ikon na pasku narzędzi jest wyszarzona, oznacza to, że w danym momencie nie można wykonać odpowiadającej jej

czynności, np. .

(15)

15

Moje konto

Strona główna

Strona główna zawiera statystyki dostępne każdemu użytkownikowi organu prowadzącego, w formie przedstawionej na poniższym rysunku.

Rysunek 6. Strona główna – fragment statystyk.

Statystyki zawierają dane liczbowe o kandydatach z pierwszej preferencji i zostały podzielone na trzy sekcje ze względu na stan rozpatrzenia podań:

nierozpatrzone, zaakceptowane, odrzucone. Statystyki te mają charakter jedynie informacyjny (nie ma możliwości ich modyfikacji).

Modyfikacja danych konta (opcja ‘Moje konto’)

Wszystkie narzędzia potrzebne do modyfikacji danych konta znajdują się w opcji Moje konto w menu po lewej stronie.

(16)

16

Formularz danych konta składa się z trzech sekcji:

dane podstawowe, uprawnienia, zmiana hasła.

Dane podstawowe

W sekcji „Dane podstawowe” znajdują się następujące dane:

numer SyK (numer systemowy), imię, nazwisko,

identyfikator, adres e-mail, telefony kontaktowe.

System automatycznie tworzy identyfikator w postaci imie.nazwisko. Uła- twia to rozpoznanie użytkownika przez obsługę systemu.

Należy również pamiętać, że adres poczty elektronicznej nie może koń- czyć się kropką i musi zawierać znak @ (pot. małpa).

Numer telefonu stacjonarnego powinien być podany według schematu:

+48.xx.yyyyyyy, gdzie xx to numer kierunkowy miejscowości, zaś yyyyyyy to numer telefonu.

Numer telefonu komórkowego powinien być podany według schematu:

+48.xxxxxxxxx, gdzie xxxxxxxxx to numer telefonu.

Uprawnienia

Uprawnienia służą do udostępnienia użytkownikowi wybranych funkcji systemowych w zależności od powierzonych mu zadań w ramach prac związanych z procesem rekrutacji.

Sekcja poświęcona uprawnieniom ma charakter wyłącznie informacyjny.

Użytkownik nie posiada możliwości zmiany swoich uprawnień. Może jej dokonać inny użytkownik organu prowadzącego, posiadający co najmniej te same uprawnienia oraz uprawnienie „Zarządzanie OP” (Patrz podroz- dział „Modyfikacja i usuwanie konta” w rozdziale „Zarządzanie kontami innych użytkowników organu prowadzącego”).

Zmiana hasła

Każdy użytkownik ma możliwość zmiany swojego hasła. Można tego do- konać w sekcji „Zmiana hasła”.

(17)

17 W stosownych polach należy podać dotychczasowe hasło oraz dwukrotnie wprowadzić nowe. Istnieją dwa sposoby zapisania zmian w haśle użytkow- nika organu prowadzącego:

przy użyciu przycisku Zmień i zakończ – system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu,

przy użyciu przycisku Zmień – system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych.

Rysunek 7. Zmiana hasła.

Uwaga Hasło powinno składać się co najmniej z 5 znaków.

Jeżeli dane zostały wprowadzone poprawnie, system wyświetli informację, że hasło zostało zmienione.

Podręcznik

W opcji Podręcznik w menu po lewej stronie dostępny jest podręcznik użyt- kownika kanału „OP”. Podręcznik zapisany jest w formacie PDF (Portable Document Format). Do odczytania pliku w tym formacie niezbędny jest program Adobe® Reader®.

Aby otworzyć podręcznik w oknie przeglądarki, należy kliknąć Podręcznik lewym przyciskiem myszy. Aby zapisać podręcznik na dysku komputera, należy kliknąć Podręcznik prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać opcję Zapisz element docelowy jako....

(18)

18

Rysunek 8. Zapisywanie pliku podręcznika na dysku.

(19)

19

Oświata

Jednym z zadań organu prowadzącego jest wprowadzenie do systemu danych prowadzonych przez niego szkół ponadgimnazjalnych oraz gimna- zjów biorących udział w procesie rekrutacji.

Dane OP

Każdy użytkownik organu prowadzącego może wyświetlić szczegółowe informacje na temat organu prowadzącego, do którego przypisane jest jego konto. Aby tego dokonać, należy wybrać z menu po lewej stronie opcję Dane OP.

Istnieje możliwość modyfikowania danych kontaktowych. Aby tego doko- nać należy kliknąć przycisk Zmień, a następnie wprowadzić niezbędne zmiany.

Pozostałe dane: dane adresowe i dane ogólne, mają charakter jedynie informacyjny (nie ma możliwości ich modyfikacji). Jeżeli którakolwiek z tych danych nie zgadza się ze stanem faktycznym, należy skontaktować się z serwisem.

Szkoły

Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania danymi szkoły (wprowadzenie, modyfikacja i usuwanie) w systemie znajdują się w opcji Szkoły w menu po lewej stronie.

Dodawanie nowej szkoły do listy szkół

Pierwszym krokiem dodawania nowej szkoły do listy szkół jest określenie jej typu. Aby tego dokonać, należy wybrać typ szkoły z rozwijanej listy znajdującej się w sekcji „Kryteria wyboru”.

(20)

20

Rysunek 9. Wybieranie typu szkoły.

Uwaga Lista wcześniej wprowadzonych szkół zostanie ograniczona tylko do tych, które należą do wybranego typu.

Formularz dodawania nowej szkoły jest różny dla gimnazjum i dla pozo- stałych szkół.

Dodawanie gimnazjum do listy szkół

Po wybraniu jako typu szkoły „gimnazjum” należy kliknąć ikonę dodawania obiektu znajdującą się na pasku narzędzi.

System wyświetli zapytanie o chęć dodania nowego obiektu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK.

Wyświetlony zostanie formularz, w którym należy wprowadzić dane nowej szkoły i zapisać je, klikając przycisk Dodaj i zakończ.

(21)

21 Rysunek 10. Dodawanie nowego gimnazjum do listy.

Formularz podzielony jest na trzy sekcje: dane ogólne, dane adresowe, dane kontaktowe.

W sekcji „Dane ogólne” znajdują się następujące informacje:

„Nr systemowy” – liczba przyporządkowana danej szkole w systemie.

Pojawi się ona po pomyślnym dodaniu szkoły.

„Nazwa” – nazwa szkoły służąca rozpoznaniu jej przy wyborze nazwy swojego gimnazjum przez kandydata. W przypadku przynależ- ności szkoły do zespołu szkół do nazwy szkoły należy dopisać w nawiasie akronim nazwy zespołu w celu łatwiejszej identyfikacji.

Na przykład „Zespół Szkół Gastronomiczno-Hotelowych Nr 2” powinien zostać włączony do nazwy szkoły w postaci „(ZSGH Nr 2)”.

Rysunek 11. Przykład wypełnienia formularza.

(22)

22

„Numer szkoły” – numer szkoły znajdujący się w nazwie szkoły podany arabskimi cyframi (Rysunek 11). W przypadku braku takiego numeru pole należy pozostawić puste.

„Uprawnienia” – z rozwijanego paska należy wybrać odpowiednie uprawnienie: szkoła publiczna lub szkoła niepubliczna z uprawnieniami publicznej.

W sekcjach „Dane adresowe” i „Dane kontaktowe” należy wpisać standar- dowe dane teleadresowe wymagane przez poszczególne pola.

Jeżeli dane zostały wprowadzone poprawnie, system poinformuje o dodaniu nowej szkoły i przydzieli jej numer systemowy.

Dodawanie szkoły ponadgimnazjalnej do listy szkół

Po wybraniu jako typu szkoły „szkoła ponadgimnazjalna” lub któregoś z poszczególnych typów, np. „liceum ogólnokształcące” należy kliknąć ikonę dodawania obiektu znajdującą się na pasku narzędzi.

Wyświetlony zostanie formularz, w którym należy wprowadzić dane nowej szkoły i zapisać je, klikając przycisk Dodaj i zakończ.

(23)

23 Rysunek 13. Dodawanie szkoły ponadgimnazjalnej do listy.

„Nr systemowy” – liczba przyporządkowana danej szkole w systemie.

Pojawi się ona po pomyślnym dodaniu szkoły.

„Nazwa” – nazwa szkoły służąca rozpoznaniu jej, przy wyborze preferencji, przez kandydata. W przypadku przynależności szkoły do ze- społu szkół do nazwy szkoły należy dopisać w nawiasie akronim nazwy zespołu w celu łatwiejszej identyfikacji. Na przykład „Zespół Szkół Gastronomiczno-Hotelowych Nr 2” powinien zostać włączony do nazwy szkoły w postaci „(ZSGH Nr 2)”.

(24)

24

„Numer szkoły” – numer szkoły znajdujący się w nazwie szkoły podany arabskimi cyframi (Rysunek 14). W przypadku braku takiego numeru pole należy pozostawić puste.

„Typ szkoły” – typ szkoły ponadgimnazjalnej, np. „liceum ogólno- kształcące”,

„Podbudowa” – typ szkoły, której ukończenie uprawnia do podjęcia nauki w szkole, której dane są wprowadzane, np. „gimnazjum”, Uwaga System domyślnie ustawia określoną podbudowę na podstawie wybra-

nego wcześniej typu.

„Grupa wiekowa” – określenie wieku przyszłych uczniów szkoły, której dane są wprowadzane, np. „młodzież”,

„Uprawnienia” – z rozwijanego paska należy wybrać odpowiednie uprawnienie: szkoła publiczna, szkoła niepubliczna z uprawnieniami publicznej lub szkoła niepubliczna.

Jeżeli dane zostały wprowadzone poprawnie, system poinformuje o dodaniu nowej szkoły i przydzieli jej numer systemowy.

(25)

25 Modyfikacja danych szkoły

Jeżeli okaże się, że dane szkoły zapisane w systemie są niepoprawne, nale- ży je zmodyfikować. Służy do tego ikona modyfikacji obiektu znajdu- jąca się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu przez użytkownika system wy- świetli zapytanie o chęć modyfikacji wybranego obiektu. Należy je potwierdzić klikając przycisk OK.

Pojawi się formularz z danymi szkoły, w którym należy wprowadzić zmiany w danych i zapisać je. Patrz podrozdział: „Posługiwanie się narzędziami systemowymi”.

Usuwanie szkoły

Istnieje również możliwość usunięcia szkoły z listy. Aby tego dokonać na- leży użyć ikony usuwania obiektu znajdującej się na pasku narzędzi.

Patrz podrozdział: „Posługiwanie się narzędziami systemowymi”.

Uwaga Usunięcie szkoły spowoduje również usunięcie wszystkich kont użyt- kowników przypisanych danej szkole.

Inne informacje o szkole

Każdy użytkownik organu prowadzącego może wyświetlić szczegółowe informacje o szkole. Aby tego dokonać, należy wybrać z rozwijanych list typ szkoły, a następnie jej nazwę. Poniżej sekcji „Kryteria wyboru” znajduje się grupa zakładek zależna od wybranego typu szkoły.

Po wybraniu typu szkoły „gimnazjum” dostępne są następujące zakładki:

„Dane szkoły” – wyświetlenie danych gimnazjum. Aby dokonać modyfikacji, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale „Modyfikacja danych szkoły”.

„Lista kont” – wyświetlenie listy kont przypisanych do danego gimnazjum. Aby zarządzać kontami, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale „Zarządzanie listą kont użyt- kowników gimnazjum”.

„Etapy prac” – wyświetlanie etapów prac obowiązujących gimnazjum. Zawiera nazwę etapu, daty obowiązywania i status. Aby zarzą- dzać etapami prac, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale „Zarządzanie etapami prac obowiązującymi gimnazja”.

„Statystyki” – wyświetlenie danych statystycznych danego gimnazjum. Mają one charakter wyłącznie informacyjny. Istnieje możliwość przedstawienia statystyk w postaci liczbowej lub graficznej poprzez

(26)

26

wybranie zakładek odpowiednio: „Liczbowe” lub „Graficzne”. Staty- styki zawierają dane o liczbie uczniów z podziałem na płeć.

Uwaga W przypadku wybrania w „Kryteriach wyboru” opcji ”wszystkie szkoły z listy” dostępna jest wyłącznie zakładka „Statystyki”, zawierające dane zestawione dla wszystkich szkół gimnazjalnych.

Rysunek 16. Zakładki dostępne dla gimnazjum.

Po wybraniu szkoły typu ponadgimnazjalnego dostępne są następujące zakładki:

„Dane szkoły” – wyświetlenie danych szkoły ponadgimnazjalnej.

Aby dokonać modyfikacji, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale „Modyfikacja danych szkoły”.

„Statystyki” – wyświetlenie danych statystycznych danej szkoły ponadgimnazjalnej. Mają one charakter wyłącznie informacyjny. Istnie- je możliwość przedstawienia statystyk w postaci liczbowej lub graficznej poprzez wybranie zakładek odpowiednio: „Liczbowe” lub

„Graficzne”. Statystyki zawierają dane podzielone na trzy grupy:

„Dane o ofercie” – zwierają informacje o: liczbie wpisów o od- działach, łącznej liczbie miejsc oraz łącznej liczbie oddziałów.

„Kandydaci z dowolnej preferencji” – zawierają informacje o:

podaniach i świadectwach nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandydata (samodzielny, przez gimnazjum).

„Kandydaci z pierwszej preferencji” – zawierają informacje o:

podaniach i świadectwach (kandydatów z pierwszej preferencji) nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandydata (samodzielny, przez gimnazjum).

Uwaga Liczba wpisów o oddziałach oznacza liczbę wypełnionych w systemie formularzy wprowadzania informacji o oddziałach, a nie liczbę plano- wanych oddziałów, np. jeden wpis może dotyczyć oddziału wielokrot- nego o liczebnościach: całkowitej – 60, podstawowej – 30.

Uwaga W przypadku wybrania w „Kryteriach wyboru” opcji ”wszystkie szkoły z listy” dostępna jest wyłącznie zakładka „Statystyki”, zawierające dane zestawione dla wszystkich szkół ponadgimnazjalnych.

(27)

27 Rysunek 17. Zakładki dostępne dla szkoły ponadgimnazjalnej.

Zarządzanie listą kont użytkowników gimnazjów

Wszystkie osoby pracujące w systemie KSEON Optivum posługują się nim wykorzystując własne, indywidualne konta. Jednym z zadań organu pro- wadzącego jest zarządzanie listą kont użytkowników gimnazjów.

Uwaga Opis zarządzania listą kont użytkowników Punktu Naboru znajduje się w podrozdziale „Zarządzanie listą kont użytkowników Punktu Naboru”

(Rozdział „Nabór do PG”).

Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania listą kont znajdują się w zakładce „Lista kont”, dostępnej po wybraniu z rozwijanych list typu szkoły i jej nazwy (Rysunek 17).

Dodawanie nowego konta

Aby dodać nowe konto użytkownika, należy kliknąć przycisk Dodaj konto.

Rysunek 18. Przykładowa lista kont.

Następnie pojawi się formularz do wprowadzenia danych osoby będącej użytkownikiem gimnazjum oraz przydzielonych jej uprawnień. Dane te będą wykorzystywane podczas zgłaszania (logowania) do systemu.

Po wypełnieniu pól „Imię” i „Nazwisko” system automatycznie wygeneruje identyfikator według schematu imie.nazwisko. Taka postać identyfikatora ułatwia rozpoznanie użytkownika przez obsługę systemu.

(28)

28

Uwaga Ponieważ identyfikator musi być unikalny w całym systemie, może się zdarzyć, że wygenerowany identyfikator już istnieje. W takim przypadku system wyświetli odpowiedni komunikat i poprosi o wpisanie innego identyfikatora.

Uwaga Jeżeli zajdzie konieczność utworzenia innego identyfikatora, należy od- znaczyć pole znajdujące się po prawej stronie pola zwierającego identyfikator. Umożliwi to wpisanie w tym obszarze nowego identyfikatora.

Użytkownikowi gimnazjum należy przypisać uprawnienia w zależności od powierzonych mu zadań w ramach prac związanych z procesem rekrutacji:

„Weryfikacja zgłoszeń” - użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać weryfikacji (akceptować bądź odrzucać) podania uczniów z danego gimnazjum.

Uwaga Uprawnienie to ma zastosowanie wyłącznie w przypadku prowadzenia rekrutacji według modelu zakładającego dostarczanie podań kandyda- tów do ich macierzystych gimnazjów.

„Katalog uczniów” – użytkownik posiadający to uprawnienie ma do- stęp do danych zgromadzonych na temat uczniów właściwych dla danego gimnazjum. Uprawnienie to daje możliwość przeglądania za- równo informacji na temat kandydatury (przebiegu postępowania rekrutacyjnego wobec kandydata), jak i danych osobowych oraz osią- gnięć. Pozwala ono również użytkownikowi dokonywać zmiany hasła uczniom pochodzącym z danego gimnazjum.

„Cofanie operacji” – użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać operacji: „Anulowanie akceptacji zgłoszenia”, „Anulo- wanie odrzucenia zgłoszenia”, „Anulowanie akceptacji osiągnięć”,

„Anulowanie odrzucenia osiągnięć”, „Wycofanie oryginałów doku- mentów” dokonanych przez użytkowników danego gimnazjum.

„Przesyłanie danych” - użytkownik posiadający to uprawnienie może wysyłać dane pochodzące z programów Sekretariat Optivum i Rejestr uczniów Optivum do systemu. Uprawnienie to daje możliwość wysy- łania zarówno danych osobowych, jak i ocen, wyników egzaminu gimnazjalnego i innych osiągnięć.

„Zamykanie etapów” – użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać zamknięcia kolejnych etapów prac w danym gimnazjum.

Uwaga Dla zapewnienia spójności prac uprawnienie do zamykania etapów po- winna posiadać jedna osoba, w domyśle administrator gimnazjum lub inna osoba odpowiedzialna za całość prac w danym gimnazjum.

Uwaga Uprawnienia szczególne (dostęp do katalogu kont oraz prawo do cofa- nia operacji) powinny być przydzielane roztropnie, jak najmniejszej liczbie osób.

(29)

29

„Dostęp do statystyk” – użytkownik posiadający to uprawnienie może przeglądać szczegółowe statystyki rekrutacji.

„Zarządzanie kontami” – użytkownik posiadający to uprawnienie mo- że dodawać, usuwać oraz modyfikować (w tym zmieniać hasła) konta użytkowników danego gimnazjum.

Po kliknięciu przycisku Dodaj i zakończ system powróci do ekranu zawiera- jącego listę kont.

Rysunek 19. Dodawanie nowego konta.

Modyfikacja i usuwanie konta

Jeżeli okaże się, że dane konta użytkownika gimnazjum zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk e znajdujący się na liście kont po prawej stronie identyfikatora (Rysunek 18). System wyświetli zapytanie o chęć dokonania zmian w tym koncie, które należy potwierdzić klikając przycisk OK.

Zaprezentowany zostanie ekran „Modyfikacja danych konta” z polami, w które należy wprowadzić niezbędne zmiany.

Istnieją dwa sposoby zapisywania zmian w danych podstawowych i w uprawnieniach użytkownika gimnazjum:

(30)

30

Analogicznie istnieją dwa sposoby zmiany hasła użytkownika gimna- zjum:

Istnieje również możliwość usunięcia konta użytkownika gimnazjum przy użyciu przycisku x znajdującego się na liście kont po prawej stronie przycisku e (Rysunek 18). System wyświetli zapytanie o chęć usunięcia konta, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK.

Kontakt poprzez pocztę elekroniczną

Istnieje możliwość kontaktu poprzez pocztę elektroniczną z konkretnym użytkownikiem gimnazjum. Można tego dokonać poprzez kliknięcie przycisku @ znajdującego się na liście kont po prawej stronie identyfikatora (Rysunek 18). Wykonanie opisanej powyżej czynności spowoduje otwarcie okna nowej wiadomości, w domyślnym czytniku systemowym, z wpisanym adresem e-mail użytkownika gimnazjum.

Uwaga Opcja @ dostępna jest tylko dla konta użytkownika, którego adres e-mail został podany w systemie.

Zarządzanie etapami prac obowiązującymi gimnazjum

Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania etapami prac obowiązują- cymi gimnazjum znajdują się w zakładce „Etapy prac”, dostępnej po wybraniu z rozwijanych list typu szkoły i jej nazwy (Rysunek 16). Po wybraniu tej zakładki przez użytkownika wyświetla się ekran podzielony na dwie kolumny:

„Etap” (zawiera nazwę oraz daty otwarcia i zamknięcia etapu),

„Status”.

Jeżeli status etapu określony jest jako „Oczekuje na otwarcie”, oznacza to, że etap nie został jeszcze otwarty. Jeżeli etap został otwarty, status etapu jest określony jako „Otwarty”. Jeżeli dokonano już operacji zamknięcia etapu, jego status figuruje jako „Zamknięty”.

(31)

31 Rysunek 20. Przykładowa lista etapów prac.

Zamykanie etapów prac obowiązujących gimnazjum

Aby zamknąć etap, należy kliknąć przycisk Zamknij. System wygeneruje zapytanie o chęć zamknięcia etapu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Następnie wyświetli się ekran akceptacji zamykania etapu.

Uwaga Przed zaakceptowaniem zamknięcia etapu należy zwrócić uwagę na statystyki wyświetlane na ekranie akceptacji zamknięcia etapu.

System podaje zbiorczą informację na temat danych wprowadzonych do systemu w danym etapie. Ponadto wyświetla również informacje o ewentu- alnych błędach bądź ostrzeżeniach.

Błąd zgłaszany jest przez system w sytuacji, gdy w pracach realizowanych w ramach danego etapu znajdują się dane niepoprawne bądź brakuje nie- zbędnych danych. Wystąpienie błędu uniemożliwia zamknięcie etapu.

Ostrzeżenie zgłaszane jest przez system w sytuacji, gdy brakuje niektórych danych, jednak dane te nie są niezbędne dla poprawności dalszego przebiegu rekrutacji, a także wówczas, gdy wprowadzone dane – choć poprawne merytorycznie – wydają się być mało prawdopodobne.

Jeżeli dane są poprawne i prace z zakresu danego etapu zostały zakończone należy zaakceptować zamknięcie etapu klikając przycisk Tak lub Akceptuję (w zależności od etapu).

(32)

32

Rysunek 21. Zamykanie etapów prac.

Po wykonaniu operacji zamknięcia etapu, system wyświetli stosowny komunikat.

Otwieranie etapów prac obowiązujących gimnazjum

W przypadku konieczności ponownego otwarcia zamkniętego już etapu obowiązującego gimnazjum, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale „Nadzorowanie etapów prac obowiązujących gimnazja”.

Uwaga Otwieranie etapów prac obowiązujących gimnazjum może nastąpić jedynie poprzez wybranie opcji ‘Etapy prac’ i zakładki „Gimnazja”.

Wyświetlanie statystyk

Wszystkie narzędzia potrzebne do wyświetlania statystyk dotyczących gimnazjów i szkół ponadgimnazjalnych znajdują się w zakładce „Statysty- ki”, dostępnej po wybraniu z rozwijanych list typu szkoły i jej nazwy (Rysunek 16).

Uwaga Aby wyświetlić statystyki dla wszystkich szkół wybranego typu, należy go wskazać na rozwijanej liście typów, a na liście szkół wybrać opcję

„wszystkie szkoły”.

Rysunek 22. Wyświetlanie statystyk dla wszystkich szkół danego typu.

Uwaga Jeżeli dane nie zostały jeszcze wprowadzone, wygenerowanie wykre- sów jest niemożliwe. System wyświetli wtedy komunikat: „Wykres nie- dostępny z powodu braku danych”.

(33)

33 Wszystkie statystyki wyświetlane są w wersji liczbowej i graficznej.

Statystyki liczbowe

Statystyki liczbowe znajdują się w podzakładce „Liczbowe” dostępnej po wybraniu zakładki „Statystyki”.

Rysunek 23. Przykładowa statystyka liczbowa.

Statystyki graficzne

Statystyki graficzne znajdują się w podzakładce „Graficzne” dostępnej po wybraniu zakładki „Statystyki”.

Uwaga Statystyki graficzne dostępne są w wersji do druku. Aby z niej skorzy- stać, należy kliknąć przycisk ‘Wersja do druku’ znajdujący się ponad wykresami.

W systemie wyświetlane są następujące statystyki graficzne:

wykres słupkowy, wykres kołowy.

Wykres słupkowy

Wykres słupkowy składa się z dwóch osi. Na osi pionowej znajdują się nazwy kategorii, a na osi poziomej – wartości przypisane tym kategoriom.

Rysunek 24. Przykładowy wykres słupkowy.

(34)

34

Wykres kołowy

Wykres kołowy przedstawia procentowy udział wartości przypisanych do poszczególnych kategorii w stosunku do ich sumy. Kategorie wyróż- nione są kolorami. W legendzie wyjaśnione jest znaczenie poszczególnych kolorów.

Rysunek 25. Przykładowy wykres kołowy.

(35)

35

Nabór do PG

Punkty Naboru

Punktem Naboru jest wyodrębniona organizacyjnie jednostka zajmująca się gromadzeniem i weryfikacją dokumentów oraz obsługą kandydatów do jednej lub więcej szkół objętych systemem.

W sytuacji najprostszej każda szkoła objęta systemem jest Punktem Nabo- ru obsługującym kandydatów do niej samej. W przypadku zespołów szkół możemy mieć do czynienia z sytuacją, gdzie jeden Punkt Naboru powołany w zespole szkół obsługuje kandydatów do wszystkich szkół wchodzących w skład zespołu (np. Liceum Ogólnokształcące, Liceum Profilowane i Za- sadnicza Szkoła Zawodowa).

Jednym z zadań organu prowadzącego jest wprowadzenie do systemu danych prowadzonych przez niego Punktów Naboru.

Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania danymi Punktu Naboru (wprowadzenie, modyfikacja i usuwanie) w systemie znajdują się w opcji Punkty Naboru w menu po lewej stronie.

Dodawanie nowego Punktu Naboru do listy Punktów Naboru

Aby dodać nowy Punkt Naboru do listy Punktów Naboru, należy kliknąć ikonę dodawania nowego obiektu znajdującą się na pasku narzędzi.

(36)

36

Następnie pojawi się formularz, w którym należy wprowadzić dane nowego Punktu Naboru i zapisać je klikając przycisk Dodaj i zakończ.

Rysunek 26. Dodawanie nowego Punktu Naboru.

„Nr systemowy” – liczba przyporządkowana danemu Punktowi Nabo- ru w systemie. Pojawi się ona po pomyślnym dodaniu Punktu Naboru.

„Nazwa” – pełna nazwa Punktu Naboru. Na przykład: „Zespół Szkół Gastronomiczno-Hotelowych Nr 2”.

Jeżeli dane zostały wprowadzone poprawnie, system poinformuje o dodaniu nowego Punktu Naboru i przydzieli mu numer systemowy.

Modyfikacja danych Punktu Naboru

Jeżeli okaże się, że dane Punktu Naboru zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Służy do tego ikona modyfikacji znajdująca się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu przez użytkownika, sys-

(37)

37 tem wyświetli zapytanie o chęć modyfikacji wybranego obiektu. Należy je potwierdzić klikając przycisk OK.

Pojawi się formularz z danymi Punktu Naboru, w którym należy wprowa- dzić zmiany w danych i zapisać je. Patrz podrozdział: „Posługiwanie się narzędziami systemowymi”.

Usuwanie Punktu Naboru

Istnieje również możliwość usunięcia Punktu Naboru z listy. Aby tego do- konać, należy użyć ikony usuwania obiektu znajdującej się na pasku narzędzi. Patrz podrozdział: „Posługiwanie się narzędziami systemowymi”.

Uwaga Usunięcie Punktu Naboru spowoduje również usunięcie wszystkich kont użytkowników przypisanych danemu Punktowi Naboru.

Inne informacje o Punkcie Naboru

Każdy użytkownik organu prowadzącego może wyświetlić szczegółowe informacje o Punkcie Naboru. Aby tego dokonać, należy wybrać z rozwijanej listy żądany Punkt Naboru. Poniżej sekcji „Kryteria wyboru”

znajduje się grupa zakładek.

Po wybraniu żądanego Punktu Naboru dostępne są następujące zakładki:

„Dane PN” – wyświetlenie danych Punktu Naboru. Aby dokonać modyfikacji, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale „Modyfikacja danych Punktu Naboru”.

„Lista kont” – wyświetlenie listy kont przypisanych do danego Punk- tu Naboru. Aby zarządzać kontami, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale „Zarządzanie listą kont użyt- kowników Punktu Naboru”.

„Szkoły” – wyświetlenie listy szkół przypisanych do danego Punktu Naboru z możliwością modyfikacji przypisania. Aby zarządzać przypisaniem szkoły do Punktu Naboru, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale „Przypisywanie szkół do Punk- tu Naboru”.

„Statystyki” – wyświetlenie danych statystycznych danego Punktu Naboru. Mają one charakter wyłącznie informacyjny. Istnieje możli- wość przedstawienia statystyk w postaci liczbowej lub graficznej poprzez wybranie zakładek odpowiednio: „Liczbowe” lub „Graficzne”.

Statystyki zawierają dane podzielone na cztery grupy:

„Dane o szkołach” – zawierają informacje o liczbie szkół ponadgimnazjalnych z rozróżnieniem na poszczególne typy szkół.

(38)

38

„Dane o ofercie” – zwierają informacje o: liczbie wpisów o od- działach, łącznej liczbie miejsc w poszczególnych szkołach ponadgimnazjalnych oraz łącznej liczbie oddziałów w poszczegól- nych szkołach ponadgimnazjalnych.

„Kandydaci z dowolnej preferencji” – zawierają informacje o:

podaniach i świadectwach nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandydata (samodzielny, przez gimnazjum).

„Kandydaci z pierwszej preferencji” – zawierają informacje o:

podaniach i świadectwach (kandydatów z pierwszej preferencji) nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandydata (samodzielny, przez gimnazjum).

Uwaga Liczba wpisów o oddziałach oznacza liczbę wypełnionych w systemie formularzy wprowadzania informacji o oddziałach, a nie liczbę plano- wanych oddziałów, np. jeden wpis może dotyczyć oddziału wielokrot- nego o liczebnościach: całkowitej – 60, podstawowej – 30.

Uwaga W przypadku wybrania w „Kryteriach wyboru” opcji ”wszystkie Punkty Naboru z listy” dostępna jest wyłącznie zakładka „Statystyki”, zawiera- jące dane zestawione dla wszystkich Punktów Naboru.

„Etapy prac” – wyświetlanie etapów prac obowiązujących Punkt Na- boru. Zawiera nazwę etapu, daty obowiązywania i status. Aby zarzą- dzać etapami prac, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale „Zarządzanie etapami prac obowiązującymi Punkt Naboru”.

Rysunek 27. Dostępne zakładki dla Punktu Naboru.

Zarządzanie listą kont użytkowników Punktów Naboru

Wszystkie osoby pracujące w systemie KSEON Optivum posługują się nim wykorzystując własne, indywidualne konta. Jednym z zadań organu pro- wadzącego jest zarządzanie listą kont użytkowników Punktów Naboru.

Uwaga Opis zarządzania listą kont użytkowników gimnazjów znajduje się w podrozdziale „Zarządzanie listą kont użytkowników gimnazjów” (Roz- dział „Oświata”).

(39)

39 Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania listą kont znajdują się w zakładce „Lista kont”, która wyświetla się po wybraniu przez użytkow- nika z rozwijanych list nazwy żądanego Punktu Naboru.

Dodawanie nowego konta

Aby dodać nowe konto użytkownika Punktu Naboru, należy kliknąć przycisk Dodaj konto.

Rysunek 28. Lista kont.

Następnie pojawi się formularz do wprowadzenia danych osoby będącej użytkownikiem Punktu Naboru oraz przydzielonych jej uprawnień. Dane te będą wykorzystywane podczas zgłaszania (logowania) do systemu.

Po wypełnieniu pól „Imię” i „Nazwisko” system automatycznie wygeneruje identyfikator według schematu imie.nazwisko. Taka postać identyfikatora ułatwia rozpoznanie użytkownika przez obsługę systemu.

Uwaga Ponieważ identyfikator musi być unikalny w całym systemie, może się zdarzyć, że wygenerowany identyfikator już istnieje. W takim przypadku system wyświetli odpowiedni komunikat i poprosi o wpisanie innego identyfikatora.

Uwaga Jeżeli zajdzie konieczność utworzenia innego identyfikatora, należy od- znaczyć pole znajdujące się po prawej stronie pola zwierającego identyfikator. Umożliwi to wpisanie w tym obszarze nowego identyfikatora.

Użytkownikowi Punktu Naboru należy przypisać uprawnienia w zależności od powierzonych mu zadań w ramach prac związanych z procesem rekrutacji:

„Weryfikacja zgłoszeń” – użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać weryfikacji (akceptować, odrzucać i poprawiać) zgłoszenia właściwe dla danego Punktu Naboru (tych kandydatów, dla których szkołą pierwszego wyboru jest szkoła obsługiwana przez dany Punkt Naboru).

(40)

40

„Weryfikacja osiągnięć” – użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać weryfikacji osiągnięć (akceptować, odrzucać i poprawiać) kandydatów właściwych dla danego Punktu Naboru.

„Wprowadzanie wyników sprawdzianów uzdolnień” – użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać wprowadzania kandydatom uzyskanych przez nich wyników sprawdzianów uzdolnień kie- runkowych.

„Katalog kandydatów” – użytkownik posiadający to uprawnienie ma dostęp do danych zgromadzonych na temat kandydatów właściwych dla danego Punktu Naboru. Uprawnienie to daje możliwość przeglą- dania zarówno informacji na temat kandydatury, jak i danych osobowych oraz osiągnięć. Uprawnienie to daje również użytkownikowi możliwość dokonywania zmiany hasła kandydatom właściwym dla danego Punktu Naboru.

„Zamykanie etapów” – użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać zamknięcia kolejnych etapów prac w danym Punkcie Na- boru.

Uwaga Dla zapewnienia spójności prac nie zaleca się przydzielania uprawnienia do zamykania etapów zbyt dużej liczbie kont.

„Cofanie operacji” – użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać operacji: „Anulowanie akceptacji zgłoszenia”, „Anulo- wanie odrzucenia zgłoszenia”, „Anulowanie akceptacji osiągnięć”,

„Anulowanie odrzucenia osiągnięć”, „Wycofanie oryginałów doku- mentów” dokonanych przez użytkowników danego Punktu Naboru.

Uwaga Uprawnienia szczególne (dostęp do katalogu kont oraz prawo do cofa- nia operacji) powinny być przydzielane roztropnie, jak najmniejszej liczbie osób.

„Przesyłanie danych” – użytkownik posiadający to uprawnienie może pobierać z systemu pliki zawierające listy przyjętych wraz z danymi uczniów w formacie zou, umożliwiające import danych w progra- mach obsługujących ten format (np.: Sekretariat Optivum oraz Rejestr uczniów Optivum).

„Dostęp do statystyk” – użytkownik posiadający to uprawnienie może przeglądać szczegółowe statystyki rekrutacji do szkół obsługiwanych przez dany Punkt Naboru.

„Zarządzanie kontami” – użytkownik posiadający to uprawnienie mo- że dodawać, usuwać oraz modyfikować (w tym zmieniać hasła) użyt- kowników danego Punktu Naboru.

(41)

41 Uwaga Użytkownik posiadający uprawnienie dostępu do katalogu kont może zmieniać hasła innym użytkownikom, przy czym tylko tym, którzy mają nie więcej uprawnień niż on sam.

„Zarządzanie oddziałami” – użytkownik posiadający to uprawnienie może wprowadzać ofertę edukacyjną (dodawać, usuwać i modyfikować informacje o otwieranych oddziałach) oraz wprowa- dzać i modyfikować treść regulaminu rekrutacji.

Po kliknięciu przycisku Dodaj i zakończ system powróci do ekranu zawiera- jącego listę kont.

Rysunek 29. Dodawanie nowego konta użytkownika Punktu Naboru.

Modyfikacja i usuwanie konta

Jeżeli okaże się, że dane konta użytkownika Punktu Naboru zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk e znajdujący się na liście kont po prawej stronie identyfikatora (Rysunek 28). System wyświetli zapytanie o chęć dokonania zmian w tym koncie, które należy potwierdzić klikając przycisk OK.

Zaprezentowany zostanie ekran „Modyfikacja danych konta” z polami, w których należy wprowadzić niezbędne zmiany.

Istnieją dwa sposoby zapisywania zmian w danych podstawowych i w uprawnieniach użytkownika Punktu Naboru:

(42)

42

Analogicznie istnieją dwa sposoby zmiany hasła użytkownika Punktu naboru:

Istnieje również możliwość usunięcia konta użytkownika Punktu Naboru przy użyciu przycisku x znajdującego się na liście kont po prawej stronie przycisku e (Rysunek 28). System wyświetli zapytanie o chęć usunięcia konta, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK.

Kontakt poprzez pocztę elekroniczną

Istnieje możliwość kontaktu poprzez pocztę elektroniczną z konkretnym użytkownikiem Punktu Naboru. Można tego dokonać poprzez kliknięcie przycisku @ znajdującego się na liście kont po prawej stronie identyfikatora (Rysunek 28). Wykonanie opisanej powyżej czynności spowoduje otwarcie okna nowej wiadomości, w domyślnym czytniku systemowym, z wpisanym adresem e-mail użytkownika Punktu Naboru.

Uwaga Opcja @ dostępna jest tylko dla konta użytkownika, który podał adres e-mail.

Zarządzanie etapami prac obowiązujących Punkt Naboru

Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania etapami prac obowiązują- cymi Punkt Naboru znajdują się w zakładce „Etapy prac”, dostępnej po wybraniu z rozwijanej listy nazwę szkoły. Po wybraniu tej zakładki przez użytkownika wyświetla się ekran podzielony na dwie kolumny:

„Etap” (zawiera nazwę oraz daty otwarcia i zamknięcia etapu),

„Status”.

Jeżeli status etapu określony jest jako „Oczekuje na otwarcie”, oznacza to, że etap nie został jeszcze otwarty. Jeżeli etap został otwarty, status etapu jest określony jako „Otwarty”. Jeżeli dokonano już operacji zamknięcia etapu, jego status figuruje jako „Zamknięty”.

(43)

43 Rysunek 30. Przykładowa lista etapów prac.

Zamykanie etapów prac obowiązujących Punkt Naboru

Aby zamknąć etap, należy kliknąć przycisk Zamknij. System wygeneruje zapytanie o chęć zamknięcia etapu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Następnie wyświetli się ekran akceptacji zamykania etapu.

Uwaga Przed zaakceptowaniem zamknięcia etapu należy zwrócić uwagę na statystyki wyświetlane na ekranie akceptacji zamknięcia etapu.

System podaje zbiorczą informację na temat danych wprowadzonych do systemu w danym etapie. Ponadto wyświetla również informacje o ewentu- alnych błędach bądź ostrzeżenia.

Błąd zgłaszany jest przez system w sytuacji, gdy w pracach realizowanych w ramach danego etapu znajdują się dane niepoprawne, bądź brakuje nie- zbędnych danych. Wystąpienie błędu uniemożliwia zamknięcie etapu.

Ostrzeżenie zgłaszane jest przez system w sytuacji, gdy brakuje niektórych danych, jednak dane te nie są niezbędne dla poprawności dalszego przebiegu rekrutacji, a także wówczas, gdy wprowadzone dane – choć poprawne merytorycznie – wydają się być mało prawdopodobne.

Jeżeli dane są poprawne i prace z zakresu danego etapu zostały zakończo- ne, należy zaakceptować zamknięcie etapu wybierając przycisk Tak lub Akceptuję (w zależności od etapu).

(44)

44

Rysunek 31. Zamykanie etapów prac.

Po wykonaniu operacji zamknięcia etapu, system wyświetli stosowny komunikat.

Otwieranie etapów prac obowiązujących Punkt Naboru

W przypadku konieczności ponownego otwarcia zamkniętego już etapu obowiązującego Punkt Naboru, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale „Nadzorowanie etapów prac obowiązujących Punkty Naboru”.

Uwaga Otwieranie etapów prac obowiązujących Punkt Naboru może nastąpić jedynie poprzez wybranie opcji ‘Etapy prac’ i zakładki „Punkty Naboru”.

Zarządzanie przypisaniem szkół do Punktu Naboru

W sytuacji najprostszej każda szkoła objęta systemem jest Punktem Nabo- ru obsługującym kandydatów do niej samej. W przypadku zespołów szkół możemy mieć do czynienia z sytuacją, gdzie jeden Punkt Naboru powołany w zespole szkół obsługuje kandydatów do wszystkich szkół wchodzących w skład zespołu (np. Liceum Ogólnokształcące, Liceum Profilowane i Za- sadnicza Szkoła Zawodowa).

Przypisywanie szkół do Punktu Naboru

Aby przypisać szkołę do Punktu Naboru, należy z rozwijanej listy wybrać Punkt Naboru (sekcja „Kryteria wyboru”), a następnie zakładkę „Szkoły”

oraz żądaną szkołę (sekcja „Przypisywanie szkół”) i kliknąć przycisk Przypisz.

System wyświetli zapytanie o chęć przypisania szkoły do Punktu Naboru, które należy potwierdzić klikając przycisk OK.

(45)

45 Rysunek 32. Przypisywanie szkół do Punktu Naboru.

Uwaga Po przypisaniu szkoły do jednego Punktu Naboru system uniemożliwia przypisanie jej do innego Punktu Naboru (nie jest dostępna na liście szkół w sekcji „Przypisywanie szkół”).

Uwaga Jeżeli na liście szkół nie ma żądanej szkoły, a nie została ona wcze- śniej wprowadzona do systemu, istnieje możliwość jej dodania przy pomocy ikony dodawania nowego obiektu znajdującej się na pasku narzędzi (Patrz podrozdział „Dodawanie nowej szkoły do listy szkół”

w rozdziale „Oświata”).

Usuwanie przypisania szkoły do Punktu Naboru

Jeżeli okaże się, że szkoła została błędnie przypisana do Punktu Naboru, należy usunąć przypisanie.

Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk x znajdujący się po prawej stronie nazwy szkoły na liście szkół przypisanych do Punktu Naboru (Ry- sunek 32).

Uwaga Po usunięciu szkoły z listy szkół przypisanych do Punktu Naboru system umożliwia przypisanie jej do innego Punktu Naboru (jest dostępna na liście szkół w sekcji „Przypisywanie szkół”).

Wyświetlanie statystyk

Wszystkie narzędzia potrzebne do wyświetlania statystyk dotyczących Punktów Naboru znajdują się w zakładce „Statystyki”, dostępnej po wybraniu z rozwijanej listy nazwy Punktu Naboru.

(46)

46

Rysunek 33. Wyświetlanie statystyk dla wybranego Punktu Naboru.

Uwaga Aby wyświetlić statystyki dla wszystkich Punktów Naboru, należy wy- brać z rozwijanej listy opcję „wszystkie Punkty Naboru”.

Rysunek 34. Wyświetlanie statystyk dla wszystkich Punktów Naboru.

Uwaga Statystyki graficzne dostępne są w wersji do druku. Aby z niej skorzy- stać, należy kliknąć przycisk Wersja do druku znajdujący się ponad wykresami.

Uwaga Jeżeli dane nie zostały jeszcze wprowadzone, wygenerowanie wykre- sów jest niemożliwe. System wyświetli wtedy komunikat: „wykres nie- dostępny z powodu braku danych”.

Wszystkie statystyki wyświetlane są w wersji liczbowej i graficznej.

Statystyki liczbowe

Statystyki liczbowe znajdują się w podzakładce „Liczbowe” dostępnej po wybraniu zakładki „Statystyki”.

Rysunek 35. Przykładowa statystyka liczbowa.

(47)

47 Statystyki graficzne

Statystyki graficzne znajdują się w podzakładce „Graficzne” dostępnej po wybraniu zakładki „Statystyki”.

Uwaga Statystyki graficzne dostępne są w wersji do druku. Aby z niej skorzy- stać, należy kliknąć przycisk ‘Wersja do druku’ znajdujący się ponad wykresami.

W systemie wyświetlane są następujące statystyki graficzne:

wykres słupkowy, wykres kołowy.

Wykres słupkowy

Wykres słupkowy składa się z dwóch osi. Na osi pionowej znajdują się nazwy kategorii, a na osi poziomej – wartości przypisane tym kategoriom.

Rysunek 36. Przykładowy wykres słupkowy.

Wykres kołowy

Wykres kołowy przedstawia procentowy udział wartości przypisanych do poszczególnych kategorii w stosunku do ich sumy. Kategorie wyróż- nione są kolorami. W legendzie wyjaśnione jest znaczenie poszczególnych kolorów.

(48)

48

Rysunek 37. Przykładowy wykres kołowy.

Oddziały planowane

Punkt Naboru odpowiada za wprowadzenie informacji o oddziałach planowanych przez każdą z obsługiwanych przez niego szkół.

Informacja o planowanych przez szkołę oddziałach będzie dostępna dla kandydata na stronach internetowych systemu.

Uwaga Organ prowadzący ma możliwość wprowadzenia i modyfikacji informacji o planowanych oddziałach, ale powinien z niej korzystać tylko w przypadku, gdy Punkt Naboru nie może tego dokonać.

Wszystkie narzędzia potrzebne do wprowadzenia informacji o planowanych oddziałach znajdują się w opcji Oddziały planowane w menu po prawej stronie.

Dodawanie nowego oddziału

Aby rozpocząć dodawanie nowego oddziału do danej szkoły ponadgimnazjalnej, należy wybrać żądaną szkołę z rozwijanej listy znajdującej się w sekcji „Kryteria wyboru” i kliknąć ikonę dodawania nowego obiektu . Uwaga W celu szybszego znalezienia danej szkoły ponadgimnazjalnej możliwe jest zawężenie listy szkół do przypisanych jednemu Punktowi Naboru, który można wskazać poprzez wybór z rozwijanej listy (sekcja „Kryteria wyboru”). Pominięcie wyboru Punktu Naboru z rozwijanej listy spowo-

(49)

49 duje wyświetlenie wszystkich szkół ponadgimnazjalnych dostępnych w systemie.

System wyświetli zapytanie o chęć dodania nowego obiektu, które należy potwierdzić klikając przycisk OK.

Następnie pojawi się formularz podzielony na kilka sekcji:

Dane podstawowe, Typ oddziału,

Przedmioty rozszerzone, Języki obce,

Przedmioty punktowane, Kryteria ex-aequo, Specyfika rekrutacji, Opis oddziału.

Dane podstawowe

W sekcji dane podstawowe znajdują się następujące informacje:

„Nr systemowy” – liczba przyporządkowana danemu oddziałowi w systemie. Pojawi się ona po pomyślnym dodaniu oddziału.

„Nazwa skrócona” – nazwa zawierająca skrót najważniejszych informacji o danym oddziale: przedmioty rozszerzone (bądź profil lub za- wód) i języki obce, np. mat-fiz-inf (ang-wyb). Wyświetla się ona po dodaniu informacji o przedmiotach rozszerzonych (bądź profilu lub zawodzie) i językach obcych obowiązujących w danym oddziale (Patrz podrozdziały: „Przedmioty rozszerzone/Profil/Zawód” i „Języ- ki obce”). Nazwa skrócona ułatwia kandydatowi identyfikację oddzia- łu.

„Symbol oddziału” – oznaczenie oddziału, pod jakim jest on identyfi- kowany w szkole. Symbol oddziału może zawierać maksymalnie do 10 znaków. Zalecane jest jednak stosowanie krótkich nazw typu „1a”,

„1d”.

Uwaga Pierwszy znak nazwy oddziału musi być cyfrą arabską.

„Liczebność całkowita” – planowana liczebność oddziału. W trakcie dokonywania przydziału system przydzieli do oddziału co najwyżej taką liczbę uczniów, jaka zostanie zdefiniowana w tym polu.

Uwaga Jeżeli szkoła otwiera więcej niż jeden oddział o identycznym charak- terze, wówczas rekrutacja do wszystkich takich oddziałów bezwzględ-