XSM-Zintegrowany moduł SMS

(1)

Vector Polska Spzoo T +48-22/56 90 886

Podręcznik Użytkownika

XSM-Zintegrowany moduł SMS

(2)

EDU\CDP551\_PUBLIC\Moduły\XSM_561_Zintegrowany_modul_SMS

Spis treści

Wprowadzenie 3

1. Funkcjonalność modułu XSM 3

1.1 Instalacja 3

2. Parametryzacja 3

2.1. Menu 9.12.2.1. 3

1 - Nie będzie propozycji SMS po kalkulacji zlecenia 5

3. Teksty dla SMS 7

3.1. Znaki zastępujące 7

3.1.1. Dane firmowe 7

3.1.2. Dane klientów 8

3.1.3. Dane pojazdów 8

3.1.4. Dane zlecenia planowanego 9

4. Uruchomienie funkcji XSM 10

4.1. Uruchomienie manualne 10

4.2. Uruchomienie automatyczne 11

4.2.1. Akcja ZN 11

4.2.2. Akcja FB/FA 12

4.2.3. Podczas planowania wizyty w tablicy planistycznej 13 4.2.4. Podczas dostawy zarezerwowanej części dla klienta z modułu IRV 15

5. Dystrybucja seryjna SMS 16

Wersja

Data Przyczyna zmiany Autor

08.11.2018 Utworzenie dokumentu MB

13.11.2018 Aktualizacja MB

28.08.2019 Aktualizacja MB

01.09.2020 Aktualizacja BR

12.03.2021 Dodanie parametrów MB

UWAGA

Zawartość tego dokumentu może zostać zmieniona bez informowania o tym.

Dokument, jako całość, ani jego części nie mogą być kopiowane, ani przekazywane mechanicznie lub elektronicznie, niezależnie od celu tych działań, bez pisemnej zgody Vector Polska Spzoo.

(3)

\CDP551\_PUBLIC\Moduły\XSM_561_Zintegrowany_modul_SMS

Wprowadzenie

1. Funkcjonalność modułu XSM

Moduł XSM – zintegrowane wysyłanie SMS – umożliwia wysyłanie krótkich wiadomości tekstowych (SMS) bezpośrednio z pakietu CDP.

1.1 Instalacja

Usługa wykonywana jest przez pracowników Vector Polska. Przed instalacją, klient powinien mieć podpisaną umowę z dostawcą bramki SMS.

2. Parametryzacja

2.1. Menu 9.12.2.1.

Przy aktywnym module XSM dostępne jest menu 9.12.2.1

gdzie :

Rodzaj łącza – należy wpisać 1

Adres bramki – należy wpisać sms@sm-it.hr

(4)

Znak nadawcy – należy wstawić znak nadawcy

Kod kraju – należy wpisać kod kierunkowy dla kraju (dla Polski 48) Identyfikator użyt. – należy wpisać kod przekazany przez Vector Polska Strona kodowa – strona kodowa kraju

Hasło – należy wpisać nazwę własną firmy

T. komunikatu SMS – domyślny kod dla komunikatu SMS

Rama czasowa dla wysyłania SMS – godziny, w jakich SMS mogą być wysyłane do klienta

Propozycja daty najpóźniejszej dostawy - czas w minutach proponowany dla SMS o czasie rzecz.- tu można sterować czy okno dialogowe SMS ma otwierać się automatycznie (po zarejestrowaniu czasów rzeczywistych)

Wyślij automatycznie zaplanowane SMS-y - SMS, którego czas dostawy jest dłuższy niż 24 godziny w przyszłości, zostanie umieszczony w zaplanowanym pliku SMS i może zostać wysłany później ręcznie. Za pomocą tej kontroli można ustawić wysyłanie wiadomości SMS automatycznie o zaplanowanej godzinie:

PUSTE - SMS nie zostanie wysłany automatycznie

1 - SMS utworzony w harmonogramie zostanie wysłany automatycznie 2 - wszystkie wiadomości SMS będą wysyłane automatycznie

Profil użytkownika dla automatycznie zaplanowanych SMS

SMS-y, które są automatycznie tworzone pod koniec dnia albo z przesłanym profilem użytkownika, który wykonuje codzienne zamknięcie, albo z profil użytkownika,

którego tu wprowadzono. Musi to być profil użytkownika, który wykonuje bilans dnia lub należy tu podać odpowiedni profil użytkownika. Można tu podać każdy profil, który jest już zarejestrowany do wysyłki wiadomości na serwerze. (Pracownik Vector wypełnia dane w WRKDIRE - trasa SMPT musi mieć poprawny adres e-mail)

Weryfikacja numeru kierunkowego Puste – brak sprawdzania

1 – sprawdzenie zgodności z listą operatora

Zaproponuj numer Puste – brak propozycji

1 – propozycja zgodnie z priorytetami operatora

SMS – dialog w zleceniu

Pusty - podczas wydruku zlecenia naprawy można określić, że wiadomość SMS powinna zostać wysłana, a numer telefonu komórkowego powinien zostać wybrany lub wprowadzony

(5)

1 - Po wydrukowaniu zlecenia naprawy, okno SMS nie jest wyświetlane SMS o czasie rzeczywistym

Puste- przy przejęciu w czasie rzeczywistym nie można wysłać SMS-a

1 - SMS może zostać wysłany przy przejęciu w czasie rzeczywistym, jeśli do tego czasu nie wysłano żadnego SMS-a

Bez SMS informacja o wystawieniu faktury

Puste- propozycja SMS po wystawieniu faktury będzie dostępna 1- Nie będzie propozycji SMS po zafakturowaniu zlecenia Bez SMS informacja o kalkulacji faktury

Puste- propozycja SMS po wystawieniu kalkulacji faktury będzie dostępna 1 -Nie będzie propozycji SMS po kalkulacji zlecenia

SMS dla zmiany terminu Puste- Brak SMS

1- Jeśli spotkanie zostanie zmienione w formatce VFAK160, może zostać uruchomiona wiadomość SMS.

Kod tekstu SMS

Kod SMS dotyczący zmiany terminu SMS

SMS – data urodzin

Puste = SMS nie zostanie utworzony dla klientów, którzy mają urodziny

1- W bilansie tygodniowym, SMS jest tworzony dla wszystkich klientów, którzy mają urodziny w tym tygodniu. Te SMS-y trafiają do kolejki SMS.

Kod tekstu SMS

Kod SMS dotyczący urodzin

SMS dla końca gwarancji Puste – brak SMS

1 = Na koniec dnia, SMS zostanie wysłany do wszystkich klientów, gdzie koniec gwarancji pojazdu (data końca gwarancji producenta) jest w ciągu określonej liczby dni.

Kod tekstu SMS

Kod SMS dotyczący końca gwarancji

Dni przed- Ile dni przed SMS ma być wysłany (od 7 do 150 dni)

(6)

SMS dla końca umowy serwisowej Puste – brak SMS

1 = Na koniec dnia, SMS zostanie wysłany do wszystkich klientów, gdzie koniec umowy serwisowej pojazdu (data końca umowy serwisowej) jest w ciągu

określonej liczby dni.

Kod tekstu SMS

Kod SMS dotyczący końca umowy serwisowej

Dni przed- Ile dni przed SMS ma być wysłany (od 1 do 100 dni)

SMS po fakturze z serwisu Puste – brak SMS

1 - Na koniec dnia, SMS zostanie wysłany do wszystkich klientów, którzy w zadeklarowanej ilości dni otrzymali fakturę

2 - Na koniec dnia, SMS zostanie wysłany do wszystkich klientów, którzy w zadeklarowanej ilości dni otrzymali fakturę ze zlecenia naprawy

(zlecenie typu „N”)

3 - Na koniec dnia, SMS zostanie wysłany do wszystkich klientów, którzy w zadeklarowanej ilości dni otrzymali fakturę, ale ignoruj faktury gwarancyjne - uwzględniaj tylko faktury wewnętrzne i zewnętrzne

4 - Na koniec dnia, SMS zostanie wysłany do wszystkich klientów, którzy w zadeklarowanej ilości dni otrzymali fakturę, ale ignoruj faktury wewnętrzne - uwzględniaj tylko faktury gwarancyjne i zewnętrzne

5 - Na koniec dnia, SMS zostanie wysłany do wszystkich klientów, którzy w zadeklarowanej ilości dni otrzymali fakturę, ale ignoruj faktury wewnętrzne i gwarancyjne -uwzględniaj tylko faktury zewnętrzne

Kod tekstu SMS-

Kod SMS dotyczący SMS po wystawieniu faktury

Liczba dni po- Ile dni po fakturze SMS ma być wysłany (od 1 do 100 dni)

(7)

3. Teksty dla SMS

W menu 9.12.2.2. można wprowadzić wzorce tekstów dla SMS wykorzystywanych do późniejszych kontaktów. Długość tekstu SMS nie może przekraczać 155 znaków. Do tych tekstów można wprowadzić dane z pakietu CDP, jako tzw. znaki zastępujące.

Zestawienie dostępnych znaków znajduje się poniżej.

3.1. Znaki zastępujące 3.1.1. Dane firmowe

<11 Nazwa1

<12 Nazwa2

<13 Ulica

<14 Kraj

<15 Kod pocztowy

<16 Miasto

<17 Nr telefonu

<18 Nr faxu

<19 DVR-Numer

<20 Nazwa banku

<21 Adres banku

<22 Kod w banku

<23 Nr konta bankowego

<24 Nr skrytki pocztowej

<25 BTX-Numer

(8)

3.1.2. Dane klientów

<40 Kod grzecznościowy

<41 Nazwa1

<42 Nazwa2

<43 Ulica

<44 Kraj

<45 Kod pocztowy

<46 Miasto

<47 Telefon 1

<48 Telefon 2

<49 Kod grzecznościowy

<50 Tekst kodu grzecznościowego

<55 Data urodzin

<57 Skrytka pocztowa

<58 Kod w banku

<59 Nr konta

<61 Nr klienta

<62 Kod rabatu

<91 Kwota faktury brutto

3.1.3. Dane pojazdów

<70 Marka (rozkodowana nazwa)

<71 Długi opis typu

<72 Nazwa typu

<73 Nr nadwozia (wyrównany do lewej strony)

<74 Nr silnika

<75 Nr rejestracyjne

<76 Data wydania

<77 Data dopuszczenia do ruchu

<78 Następne badania 1

<79 Następne badania PWK

<80 Data ostatniej faktury

<81 Nr fabryczny

<82 Następne badania 2

(9)

3.1.4. Dane zlecenia planowanego

<35 Data zaplanowanej wizyty

<36 Godzina zaplanowanej wizyty

WSKAZÓWKA:

Przykład tekstu SMS ze znakami zastępującymi:

<49 <41, pojazd o nr rej.: <75 jest gotowy do odbioru. Koszt serwisu brutto: <91 PLN.

Pozdrawiamy <11 tel.: <17

Szanowny Panie Jan Kowalski, pojazd o nr rej.: WX XXXX jest gotowy do odbioru. Koszt serwisu brutto: 1200 PLN. Pozdrawiamy Vector Polska tel.:

225690886

(10)

4. Uruchomienie funkcji XSM

4.1.Uruchomienie manualne

Jeżeli kursor zostanie ustawiony na polu w kartotece klienta, to będzie możliwe uruchomienie funkcji SMS za pomocą kliknięcia.

Pojawi się okno dialogowe SMS.

(11)

4.2. Uruchomienie automatyczne

4.2.1. Akcja ZN

Podczas akcji wydruku zlecenia ‘ZN’ program CDP z zainstalowanym modułem XSM, otworzy nowy ekran z zapytaniem o wysłanie SMS przy zakończeniu usługi. Jeżeli odpowiedź będzie pozytywna, to przy akcji FB (faktura brutto), lub FA (fakturacja zlecenia) zostanie wyświetlone automatycznie okno dialogowe dla SMS.

Pole ‘Wybór’ oznacza nr telefonu na który zostanie wysłany SMS. Czasem klient posiada więcej niż jeden numer telefonu komórkowego. Można w tym menu zmienić ręczenie numer na inny.

(12)

4.2.2. Akcja FB/FA

Po zakończeniu usługi i uzupełnieniu pozycji do faktury można wywołać akcję FB (ewentualnie FA). Akcja FB wywoła przeliczenie i wyświetlenie na ekranie kwoty brutto faktury oraz okno dialogowe SMS:

Klawisz Enter spowoduje wysłanie SMS.

Pola: -

Najbliższa dostawa w dniu : data i czas w minutach, po którym będzie dostarczenie SMS

Najpóźniej dostarczenie : czas w minutach, po którym nie będzie dostarczony SMS

Okres czasu wysyłki: dokładne godziny wysyłki wiadomości

(13)

4.2.3. Podczas planowania wizyty w tablicy planistycznej

W menu 9.8.5.8.1. w zakładce „SMS“ można przeprowadzić parametryzacje oraz wprowadzić teksty SMS dla:

 SMS po zaplanowaniu wizyty

 SMS przypominający o terminie wizyty przed

 SMS po wygenerowaniu zlecenia naprawy z zlecenia planowanego

Zaraz po zaplanowaniu :

PUSTE – wyłącza okno dialogowe wysyłki SMS po zaplanowaniu wizyty 1 – włącza okno dialogowe wysyłki SMS po zaplanowaniu wizyty

Termin SMS przed wizytą :

Pole określa na ile dni przed wizytą ma zostać wysłany SMS przypominający do klienta

Podczas generowania zlecenia :

PUSTE – wyłącza okno dialogowe wysyłki SMS po wygenerowaniu zlecenia naprawy z zlecenia planowanego

1 – włącza okno dialogowe wysyłki SMS po wygenerowaniu zlecenia naprawy z zlecenia planowanego

Kod tekstu SMS:

Pole wyboru tekstu SMS z utworzonych wzorów w menu Teksty SMS 9.12.2.2.

(14)

Po zaplanowaniu wizyty program automatycznie wywoła okno dialogowe SMS z informacją o zaplanowaniu wiyzty.

Jeżeli data lub godzina wizyty zostanie zmieniona w późniejszym czasie, program zaproponuje SMS z powiadomieniem o tej zmianie dla klienta.

(15)

4.2.4. Podczas dostawy zarezerwowanej części dla klienta z modułu IRV

Menu 3.10.6

Podczas rejstrowania zaległości dla klineta można ustalić czy podczas dostawy towaru czyli akcji PZ ma być wysłany automatyczny SMS o dostawie części pod klienta.

Po dostawie części, klient otrzyma SMS z informacją, że zamawiana przez niego część jest gotowa do odebrania.

(16)

5. Dystrybucja seryjna SMS

W menu 9.12.2.9.7.10., lub menu 8.7.10. można na podstawie selekcji utworzyć grupę odbiorców i wysłać seryjnie SMS.

Należy wybrać wcześniej utworzoną selekcję, a następnie tekst dla SMS.