Regulamin uczestnictwa w konferencji online IV Wrocławski Dzień Doktoranta
i regulamin zgłaszania prac do sesji plakatowej i ustnej I Ogólnopolskiej Doktoranckiej Konferencji Interdyscyplinarnej
§ 1 Definicje
1. Jeśli w treści Regulaminu wprost nie zastrzeżono odmiennie, poniżej wyszczególnionym pojęciom pisanym z wielkiej litery nadano następujące znaczenie:
a) Regulamin - oznacza niniejszy dokument, zawierający zbiór zasad i warunków uczestnictwa w Konferencji i Konferencji Interdyscyplinarnej, dostępny na stronie internetowej pod adresem https://dnidoktoranta.pl/
b) Organizator - oznacza Radę Doktorantów Uniwersytetu Medycznego im. Piastów Śląskich we Wrocławiu z siedzibą we Wrocławiu, ul. Chałubińskiego 5.
c) Współorganizator - oznacza Porozumienie Doktorantów Uczelni Wrocławskich z siedzibą we Wrocławiu oraz Krajową Reprezentacją Doktorantów z siedzibą w Warszawie, ul. Nowogrodzka 12/6.
d) Komitet Organizacyjny - powołany przez Radę Doktorantów Uniwersytetu Medycznego im. Piastów Śląskich we Wrocławiu z siedzibą we Wrocławiu, ul. Chałubińskiego 5, odpowiedzialny za prawidłowe przeprowadzenie Konferencji i Konferencji interdyscyplinarnej.
e) Konferencja - oznacza organizowaną przez Organizatora konferencję pod nazwą:
IV Wrocławski Dzień Doktoranta, która odbywa się w formie cyfrowej na platformie Microsoft Teams.
f) Konferencja interdyscyplinarna - oznacza organizowaną przez Organizatora konferencję pod nazwą: I Ogólnopolska Doktorancka Konferencja Interdyscyplinarna w ramach której Uczestnik może wziąć udział czynny lub bierny. W czasie Konferencji interdyscyplinarnej przeprowadza się Konkurs prac, odbywający się w formie cyfrowej na platformie Microsoft Teams.
g) Konkurs prac - oznacza wybór przez Komitet Naukowy najlepszych nadesłanych i zaprezentowanych prac biorących udział w Konferencji interdyscyplinarnej.
W Sesji Plakatowej przewiduje się: 3 nagrody i 2 wyróżnienienia; w Sesji Ustnej:
1 nagroda i 1 wyróżnienie.
h) Rejestracja - oznacza zgłoszenie Organizatorowi chęci uczestnictwa danej osoby fizycznej w Konferencji i Konferencji interdyscyplinarnej, poprzez wypełnienie Formularza zgłoszeniowego.
i) Formularz zgłoszeniowy - oznacza formularz dostępny na stronie internetowej:
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdpF3GhahH6Nt1mY2pOqNw- Y067jJE3ProiPhYTjBu2Il2HMA/viewform?usp=sf_link za pomocą którego następuje Rejestracja.
j) Dostęp do platformy - oznacza przesłany przez Organizatorów, na adres mailowy Uczestnika, który został podany w Formularzu zgłoszeniowym, link lub numer spotkania odbywającego się na platformie Microsoft Teams.
k) Potwierdzenie zgłoszenia - oznacza komunikat wysyłany przez Organizatora na adres poczty elektronicznej, potwierdzający prawidłowe przesłanie abstraktu na Konferencję interdyscyplinarną.
l) Uczestnik - oznacza osobę fizyczną, która terminowo przesłała Formularz zgłoszeniowy i określiła chęć wzięcia udziału w Konferencji oraz w sposób aktywny lub bierny bierze udział w Konferencji interdyscyplinarnej.
m) Prezentujący - oznacza osobę, która podczas Konferencji interdyscyplinarnej bierze czynny udział, omawia swoją pracę i odpowiada na pytania zadane przez pozostałych Uczestników i Komitet Naukowy.
n) Komitet Naukowy - oznacza co najmniej 5 osobowy zespół, składający się z 4 przedstawicieli wybranych dyscyplin naukowych, posiadający co najmniej stopień doktora oraz 1 reprezentanta środowiska doktorantów. Zadaniem Komitetu Naukowego jest ocena nadesłanych prac na Konferencję interdyscyplinarną i podjęcie decyzji w zakresie wyłonienia nagród i wyróżnień w Konkursie prac.
§ 2
Informacje ogólne
1. Organizatorem IV Wrocławskiego Dnia Doktoranta i I Ogólnopolskiej Doktoranckiej Konferencji Interdyscyplinarnej połączonej z Konkursem prac w ramach sesji plakatowej i ustnej jest Komitet Organizacyjny.
2. Współorganizatorami wydarzenia są: Porozumienie Doktorantów Uczelni Wrocławskich z siedzibą we Wrocławiu oraz Krajowa Reprezentacja Doktorantów z siedzibą w Warszawie, ul. Nowogrodzka 12/6.
3. Konferencja odbędzie się dnia 19.09.2020 r., na platformie Microsoft Teams i będzie transmitowana za pośrednictwem sieci internetowej. Dostęp do transmisji będzie możliwy po uprzedniej rejestracji za pomocą Formularza zgłoszeniowego i otrzymaniu Dostępu do platformy.
4. Konferencja prowadzona jest w języku polskim.
5. Udział w Konferencji i Konferencji interdyscyplinarnej jest bezpłatny.
6. Termin przesyłania zgłoszeń uczestnictwa biernego w Konferencji upływa z dniem 17.09.2020 r. o godzinie 23:59.
7. Termin przesyłania zgłoszeń uczestnictwa czynnego tj. abstraktów prac na Konferencję interdyscyplinarną upływa z dniem 04.09.2020 r. o godzinie 23:59.
8. Po dniu 17.09.2020 r. zostaną rozesłane, do Uczestników, linki do transmisji online.
9. Wymagania techniczne niezbędne do korzystania z Dostępu do platformy:
a) Urządzenie mające dostęp do sieci Internet.
b) Dostęp do konta poczty elektronicznej.
c) Poprawnie skonfigurowana przeglądarka lub zainstalowany na komputerze program Microsoft Teams.
d) Posiadanie linku lub numeru spotkania na platformie Microsoft Teams.
10. Po zakończeniu Konferencji i Konferencji interdyscyplinarnej na adresy mailowe zostaną przesłane certyfikaty uczestnictwa oraz dyplomy.
§ 2 Konferencja
11. W ramach Konferencji odbędzie się:
a) sesja plenarna w języku polskim zatytułowana: „Samorządność doktorancka w obliczu rozwoju pandemii na przykładzie podmiotów kształcących doktorantów we Wrocławiu”,
b) szkolenie dla Uczestników konferencji.
§ 3 Konferencja interdyscyplinarna
12. W ramach Konferencji interdyscyplinarnej odbędzie się:
a) sesja naukowa w formie wystąpień plakatowych i ustnych dla Uczestników, którzy dokonali uprzednio zapisu z pomocą Formularza zgłoszeniowego,
b) specjalna sesja naukowa zatytułowana: „Interdyscyplinarne podejście do COVID- 19”,
b) Konkurs prac;
13. Harmonogram Konferencji interdyscyplinarnej:
a) do 04.09.2020 r. - rejestracja na I Ogólnopolską Doktorancką Konferencję Interdyscyplinarną i przesyłanie abstraktów na adres:
dnidoktoranta.umed@gmail.com,
b) do 07.09.2020 r.- przesłanie informacji od Organizatorów o zakwalifikowaniu pracy na Konferencję interdyscyplinarną i rodzaju wystąpienia (plakat lub wystąpienie ustne),
c) do 16.09.2020 r. - przesłanie do Organizatorów plakatów i prezentacji w formie elektronicznej (format plakatów- .pdf, format prezentacji- .pdf lub .pptx )
d) do 21.09.2020 r. - przesłanie Uczestnikom książki abstraktów w wersji elektronicznej.
14. Praca i jej streszczenie (abstrakt) powinny być przygotowane w języku polskim.
15. Uczestnik może być pierwszym autorem w max. 2 pracach oraz współautorem max. 1 pracy.
16. Aby zgłosić pracę, należy do dn. 04.09.2020 r.:
a) wypełnić Formularz zgłoszeniowy dostępny pod adresem:
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdpF3GhahH6Nt1mY2pOqNw- Y067jJE3ProiPhYTjBu2Il2HMA/viewform?usp=sf_link
c) wysłać abstrakt, pod adres: dnidoktoranta.umed@gmail.com (tytuł maila:
abstrakt, imię i nazwisko osoby zgłaszającej).
17. Aby wziąć udział w Konferencji interdyscyplinarnej i brać udział w Konkursie prac, należy do dnia 16.09.2020 r. przesłać do Organizatorów na adres:
dnidoktoranta.umed@gmail.com (tytuł maila: abstrakt, imię i nazwisko osoby
zgłaszającej) plakat/-y i/lub prezentację w formie elektronicznej oraz 19.09.2020 r.
zaprezentować w sesji plakatowej lub ustnej swoją pracę.
18. Aby zakwalifikować się do wystąpienia w sesji ustnej, należy przesłać pracę na temat specjalnej sesji naukowej zatytułowanej: „Interdyscyplinarne podejście do COVID-19.
Nowa rzeczywistość – nowe wyzwania”. Spośród nadesłanych abstraktów dotyczącej tej tematyki, zostanie wybranych 5 prac, które zostaną zaprezentowane ustnie podczas Konferencji Interdyscyplinarnej.
19. Wytyczne dotyczące abstraktu:
a) Objętość max.: do 2500 znaków (ze spacjami, bez tytułu), czcionka Arial, rozmiar 11, interlinia pojedyncza.
b) Abstrakt musi zawierać: tytuł w języku polskim i angielskim, nazwisko lub nazwiska wraz ze skrótem od pierwszej litery imienia lub imion autorów oraz ich afiliacje.
c) Abstrakt pracy oryginalnej powinien zawierać: wstęp, cel, materiały i metody, wyniki i wnioski.
20. Zasady prezentowania plakatów i prezentacji:
a) Prezentacja plakatu trwa 3 minuty, natomiast wystąpienie ustne trwa 10 minut b) Po prezentacji następuje czas na zadawanie pytań dotyczących pracy i udzielenie
odpowiedzi przez Prezentującego. Zarówno przy plakatach jak i wystąpieniach ustnych czas na zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi wynosi 5 minut.
§ 4 Konkurs prac
1. Udział w Konkursie mogą wziąć doktoranci z całej Polski i z zagranicy.
2. Do konkursu zgłaszane mogą być prace oryginalne i przeglądowe.
3. Temat pracy powinien być związany z sesją specjalną zatytułowaną:
„Interdyscyplinarne podejście do COVID-19” lub stanowić rozwiązanie innego problemu naukowego.
4. W Sesji Plakatowej przewiduje się: 3 nagrody i 2 wyróżnienienia; w Sesji Ustnej: 1 nagroda.
§ 5 Dane osobowe
1. Administratorem danych osobowych jest Organizator, który przetwarza dane osobowe Użytkowników (Uczestników) zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r oraz zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku.
2. Dane osobowe Uczestnika przetwarzane są w celu przeprowadzenia Konferencji i Konferencji interdyscyplinarnej, w tym stworzenia listy uczestników Konferencji. 3.
Dokonując rejestracji Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych i ich przekazywanie osobom trzecim dla celów przeprowadzenia Konferencji, w tym do stworzenia listy Uczestników.
3. Uczestnikom przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych, możliwości ich poprawiania, usunięcia lub ograniczenia, prawie sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
prawie do ich przenoszenia, a także prawie do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
4. Dane będą przechowywane do momentu cofnięcia zgody na ich przetwarzanie i nie będą przekazane do państwa trzeciego (poza Europejski Obszar Gospodarczy).
5. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w Konferencji i Konferencji interdyscyplinarnej.
§ 6 Obowiązki uczestników
1. Uczestnik zobowiązany jest zapoznać się z Regulaminem.
§ 7 Odpowiedzialność
1. Organizator oświadcza, że treści przekazane przez niego w trakcie Konferencji i Konferencji interdyscyplinarnej mają charakter wyłącznie edukacyjny. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe u Uczestników lub osób trzecich, w związku lub na skutek wykorzystania przez Uczestników informacji, wiedzy lub umiejętności zdobytych w trakcie Konferencji.
2. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn wyłącznie zależnych od Organizatora, Organizator niezwłocznie poinformuje o tym fakcie Uczestnika.
§ 8 Postanowienia końcowe
1. Wysłanie Formularzu zgłoszeniowego zamieszczonego na stronie internetowej https://dnidoktoranta.pl/ oznacza akceptację postanowień Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.
2. Szczegółowy program Konferencji i Konferencji interdyscyplinarnej zostanie zamieszczony na stronie internetowej
3. Kwestie sporne oraz nieujęte w Regulaminie rozstrzyga przewodniczący Komitetu Organizacyjnego.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej https://dnidoktoranta.pl/
5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w niniejszym Regulaminie.
