dr Monika Odlanicka-Poczobutt, dr Wiesława Caputa Wydział Organizacji i Zarządzania
Politechnika Śląska
SYMULACJA WDROŻENIA
ELEKTRONICZNEGO SYSTEMU OBSŁUGI ZAKUPÓW - STUDIUM PRZYPADKU
Streszczenie
Tematem artykułu je s t analiza m ożliwości wdrożenia elektronicznego Systemu Obsługi Zakupów w Hucie Bankowa. Rozważania na tem at praktycznych efektów implementacji systemu opartego na oferowanym przez firm ą Compare produkcie poprzedzono diagnozą stanu obecnego przedsiębiorstwa w badanym obszarze. Całość zakończono wnioskami.
***
1. Wstęp
W edług A rjan a van W eele zakupy to zarządzanie zew nętrznym i zasobam i firmy w taki sposób, aby zaopatrzenie w produkty, usługi, um iejętności i zasoby w iedzy - niezbędne do funkcjonow ania organizacji oraz do zarządzania je j czynnościam i podstaw ow ym i i w spierającym i było zapew nione na najlepszych w arunkach. N ie trzeba zatem nikogo przekonyw ać, że zakupy są istotnym elementem w działalności p rzed sięb io rstw a przem ysłow ego, a znaczenie procesów zaopatrzeniow ych je s t tym wyższe, im w iększy udział kosztów zaopatrzenia w kosztach działalności przedsiębiorstw. Koszty na wejściu do system u stan o w ią d u ż ą część kosztów całkow itych w w ielu gałęziach przem ysłu. Stw a
rza to pole do p oszukiw ania oszczędności. Spraw nie funkcjonujące zaopatrzenie przedsiębiorstw a jest w sparciem dla procesu w y tw arzania i m a w pływ na realizację produkcji. Jakość m ateriałów i usług, które w ch o d zą do system u w pływ a na ja k o ść w ychodzących z niego produktów finalnych, tym sam ym m a w pływ na zadow olenie klienta, które z kolei przekłada się na zyski przedsiębior
stwa. Z akupy o d g ry w ają w a ż n ą rolę rów nież w strategii działania firmy. K w alifikow anie now ych dostawców, zakupy różnego rodzaju m ateriałów , m onitorow anie ich d o sta w -w sz y stk ie te czynności mają znaczenie w k ształto w an iu pow iązań pom iędzy uczestnikam i łańcucha dostaw.
482 dr M o n ik a O d la n ic k a -P o c z o b u tt, dr W ie s ła w a Caputa
2. Diagnoza stanu obecnego w badanym przedsiębiorstwie
H uta Bankowa, z siedzibą w Dąbrow ie G órniczej, która była przedm iotem badań, je st wiodącym producentem prętów okrągłych, obręczy oraz pierścieni kuto-w alcow ych, kształtow ników łebkowych i kątow ników oraz w alcow anych kęsisk do kucia.
W w yniku analizy procesu zakupu funkcjonującego w firmie H uta Bankowa, m ożna stwierdzić iż proces ten przebiega dosyć sprawnie. W szystkie w prow adzone procedury są w pełni realizowane przez pracow ników i nie zauw ażono w iększych odchyleń.
Podczas realizacji om ów ionych czynności zakupow ych i kontrolnych zasygnalizow ano jednak problem y kom unikacyjne oraz rozproszenie czynności zakupowych, kontrolnych i odpowiedzialności w rożnych kom órkach i szczeblach przedsiębiorstwa. Zwrócono rów nież uwagę również na zbyt długi czas realizacji dostawy, a w szczególności procesu poprzedzającego. Procesem , który w całości realizowany je st prawidłowo i nie w ystępują w nim zakłócenia - je st przyjm ow anie i kontrola dostaw.
Z asadną w ydaje się zatem propozycja rozpatrzenia przez firmę inwestycji w inform atyczny system w spom agający proces zakupów i pow iązanie go z dobrze prosperującą kontrolą jakości dostaw a także z funkcjonującym ju ż system em W sadom ad, który odpow iada za planow anie i raportow anie zapotrze
bow ania na wsad do produkcji.
3. System Obsługi Zakupów SOZ
Zaproponow any na rynku przez firmę Com pare „System Obsługi Zakupów ” (S O Z ) je st narzędziem z grupy system ów zarządzania łańcuchem dostaw (ang. Supply Chain M anagement). Dedykowany jest dla działów zaopatrzenia firm, poniew aż w spiera i kontroluje proces podejm ow ania decyzji o zakupach i dostawach. Służy do pełnego integrow ania w obrębie przedsiębiorstw a przepływ u inform acji związa
nych z zaopatrzeniem , co powinno skutkować uspraw nieniem procesu zakupow ego, a także umożliwić ew entualną centralizację zakupów. System wspiera i kontroluje także proces w yboru oferty, zamówienia i realizacji dostawy.
W prow adzanie System u Obsługi Zakupów w Hucie Bankow a m usiałoby opierać się na zdefiniowa
nych ju ż i realizow anych procedurach zakupów. Zakupy dalej realizowane byłyby zgodnie z przyjętąi praktykow aną od lat polityką zakupową, jednak zastosow anie rozw iązań inform atycznych pozwoliłoby na zniw elow anie zidentyfikowanych problemów.
N a System Obsługi Zakupów składa się serw er oraz stacje robocze z zainstalow aną specjalną aplikacją. Do kom unikacji pom iędzy serwerem a kom puteram i użytkow ników wykorzystyw ana jest w ew nętrzna sieć przedsiębiorstw a lub Internet, dzięki czem u niezależnie od skali wdrożenia przepływ danych w system ie je st natychm iastowy. Serwer system u ora klient system u (aplikacja użytkownika) wyposażone są w system operacyjny Windows.
4. Tworzenie schem atu procesu zakupu
System Obsługi Zakupów działa w oparciu o schem at decyzyjny - definicję procesu zaopatrze
niowego opracow yw aną na etapie w drażania produktu, w badanym przypadku musi być ona zgodna z proceduram i i instrukcjam i funkcjonującym i w H ucie oraz jej w ym aganiam i. Każdy proces zostaje sprow adzony do postaci sekwencji w ęzłów (inaczej etapów). D la każdego w ęzła procesu definiuje się użytkow ników procesu, zadania do w ykonania oraz m ożliw e kierunki nadania spraw ie dalszego biegu.
Ponadto m ożna określić maksym alny czas przeznaczony na wykonanie zadań danego węzła, po którego upływie system autom atycznie podejm uje dodatkow e działania, np. pow iadom ienie m ailem. Aplikacja użytkow nika m oże być sterow ana bezpośrednio z procesu.
Symulacja w d ro żen ia elek tro n iczn eg o system u o b słu g i za k u p ó w - studiu m p rzyp a d k u 483
Rysunek 1 Schem at procesu zakupu w System ie Obsługi Zakupów dla Huty Bankowa
— Materiały pomocnicze do produkcji Materiały wsadowe
Zakun awarvinv
Źródło: O pracow anie na podstaw ie m ateriałów firmy Compare.
W takim przypadku użytkow nik będzie m ógł wprowadzać wyłącznie zmiany przewidziane w tym węźle - w szystkie inne funkcje będą zablokowane, co zm niejsza ryzyko pom yłek i przyspiesza działa
nia. Przykładowo, jeśli użytkow nik powinien wybrać dostawcę, zostanie o to poproszony, a pozostałe funkcje interfejsu zostaną zablokow ane. Przykładowy wygląd procesu w proponowanym systemie dla Huty Bankow a przedstaw ia rysunek 1.
484 dr M o n ik a O d la n ic k a -P o c z o b u tt, dr W ie sła w a Caputa
Przedstaw iony proces został oparty na standardow ym procesie obsługi zakupów oferowanym przez SOZ dostosowanym do charakteru i potrzeb Huty Bankowa. M ateriały do produkcji zostały podzielone na trzy grupy:
❖ m ateriały wsadow e- najw ażniejsze, o najwyżej wartości,
❖ m ateriały pom ocnicze do produkcji- zakupy standardowe,
❖ zakupy awaryjne - nagła potrzeba, krótki czas realizacji.
K onieczne jest dodanie funkcji przyjęcia i kontroli dostawy, z uwagi na szczególną rolę kontroli dostaw w przedsiębiorstw ach hutniczych.
Obsługa zakupu m ateriałów w sadow ych w ym aga najwięcej uwagi i ostrożności z uwagi na ich wartość, udział w kosztach oraz duży w pływ tego m ateriału na jakość produktu gotowego. Materiały pom ocnicze do produkcji zam aw iane są w m ałych ilościach i nie m ają dużego w pływu na wyrób goto
wy. Trzecim typem zakupu obsługiw anego przez system byłby zakup awaryjny, w sytuacjach nagłych wym agających szybkiego podejm ow ania decyzji i ja k najkrótszego czasu dostawy. Obsługa systemu przez pracow ników Działu Zakupów prow adziłaby do uproszczenie procedury.
5. Elektroniczne teczki i Karty Zapotrzebowania M ateriałowego
W szystkie dostawy przechodzą przez kontrolę dostaw zgodną ze stosowanym i obecnie w Hucie Bankow a proceduram i dotyczącym i przyjęcia i kontroli jakościow ych dostaw. W prowadzenie wyni
ków do bazy danych w system ie i grom adzenie ich na serw erze scalającym system spowoduje, że w dowolnym m om encie każdy użytkow nik będzie m iał dostęp do wszystkich inform acji zgromadzonych do tej poiy.
W SOZ w szystkie inform acje i pliki pow iązane z konkretnym procesem zawarte są w tzw. elektro
nicznej teczce, informującej o aktualnym stanie procesu. W celu uproszczenia obsługi i ograniczenia m ożliw ości popełnienia błędu w określonym m om encie użytkow nik m a dostęp tylko do tych teczek, którymi pow inien się zająć. Zazw yczaj po w ykonaniu w szystkich zadań teczka je st przekazyw ana do kolejnego w ęzła procesu (m oże to oznaczać, że zostanie przekazana innem u użytkownikowi).
W przypadku w ystąpienia nieprzew idzianych trudności stosuje się określoną na etapie wdrażania procedurę aw aryjną (na przykład zw rot teczki z odpow iednią adnotacją). Teczki wraz całą zawartością przechow ywane są n ie w komputerze użytkownika, lecz na serwerze, który pracuje 24h na dobę. Stamtąd też pobierane są każdorazowo w razie potrzeby. Dzięki takiem u rozw iązaniu na przepływ informacji w ew nątrz system u nie ma w pływ u wyłączenie lub aw aria dow olnego kom putera użytkow nika.
C zęsto w ypełnianie pól K arty Zapotrzebow ania M ateriałow ego KZM (rysunek 2) można zautoma
tyzować korzystając z zam ów ień zgrom adzonych w system ie - tzn. jeśli w przeszłości był realizowany identyczny lub podobny zakup, to m ożna użyć go jak o podstaw y przy wprow adzaniu nowego.
6. Autom atyczne generowanie raportów, zamówień, zapytań ofertowych
Zarówno w stępny wybór, ja k i podejm ow anie ostatecznej decyzji w spom agają różnego rodzaju raporty, tworzone w oparciu o zgrom adzone dotychczas dane. W raz z każdym kolejnym zakupem zrealizowanym przy w sparciu System u Obsługi Zakupów' baza danych grom adzonych na serwerze pow iększa się i staje bardziej dokładna, co w konsekw encji przyczynia się do w ydajniejszego działania całego system u i tym samym zw iększa efektyw ność organizacji procesu zaopatrzenia.
Proponowuny m oduł inform atyczny zapew niłby Hucie Bankow a skrócenie czasu realizacji całego procesu zakupu przez autom atyczne generow anie, uzupełnianie i wysyłanie dokum entów takich jak zapotrzebow anie, zapytanie ofertow e czy zam ów ienie. W edług obow iązujących w Hucie procedur dokum enty te w ypełniane są ręcznie oraz zatw ierdzane przez m inim um dwie osoby- osobę zgłaszająca, zapotrzebow anie oraz przez K ierow nika Zakupów'. N atom iast w SOZ w oparciu o w prowadzone dane
Sym ulacja w d ro żen ia elek tro n iczn eg o system u o b słu g i za k u p ó w — studiu m p rzyp a d k u 4$5
Rysunek 2 Przykładow a K arta Zapotrzebow ania M ateriałowego w Systemie Obsługi Zakupów dla
Hutv Bankowa
% K a f l a Z i f t c l r a t J m w m i â M a a r t a h n a f p ( 1 U M |
1 ^ 1 - » .— 1 2 H *• n r . — ' P ■" ( i ' r - -,
I'mCV 1
Haft* w-*-*"' !,?- ^ ymrt ~ -;■>*» - , ^ ..
m | i
<< < 7 i? • * T M H "* * ^ - — 3 ■ • -O .'-
Źródło: O pracow anie na podstaw ie m ateriałów firmy Compare.
Rysunek 3 Okno danych o dostaw cy w Systemie Obsługi Zakupów dla Huty Bankowa
* N o w ry d m i j Î T T J B Î S
■ Pataa O M " ” « " 0 N * O T Dwe ogóhe
’ N a n < a | B u d - P o l
lmf S te ta n HKWttko |Kcu«o»tlu
"N IP ¡1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 R r o o r ¡1 2 3 4 5 6 7 8 9
Kj4* j Pdiki . - I
« « t ¡7 7 77 7
M«îfO
U ic a |W,
Kar*M I
7 niej o n ¡0 2 2 7 7 7 44 33
F p
F fftni i tkozlowi* pl
W arurKi * c « b a c |
D o t ' - “4 - a j r w i t r « 7 f o f t w c y • J F ^ a # n o i £ | p r z u t j p i a t a l d o ^ C ~
fi - i * j r t f A b * jd o v « ia r k a c f l r y ^ J . « » î c ^ c . c e ^ i t 'f l i î K »
? H P - i l u r »4 K i h û . : 7 # ' k i L a r A i x
Oi - bfaręj chatwgarnf ■
kriU M hifri *- - * •— ' - -
Źródło: O pracow anie na podstaw ie m ateriałów firmy Compare
486 dr M o n ik a O d la n ic k a -P o c z o b u tt, dr W ie s ła w a Caputa
istnieje m ożliw ość autom atycznego generow ania zam ów ień i zapytań ofertowych. Z a w ygląd zapyta
nia/zam ów ienia odpow iedzialny je st w zorzec (szablon), który może być wzorow any na. papierowych formularzach stosowanych obecnie. Zapisane w postaci plików lub wydrukowane zamówienia/zapytania s ą praktycznie gotow e do wysyłki (pocztą tradycyjną lub e lek tro n iczn ą). W szystkie wygenerowane zapytania i zam ów ienia ofertowe, niezależnie od rodzaju pliku i sposobu wykorzystania, pozostają zarchiw izow ane w system ie i w razie potrzeby m ożna się do nich odwołać w dowolnym momencie.
7. Autom atyczna ocena dostaw
Podgląd danych historycznych i raportów odnoszących się do wcześniej zrealizow anych zamówień, ja k i danych aktualnych, w spom aga proces w yboru najlepszego dostawcy. System Obsługi Zakupów oferuje bardzo w ygodny dostęp do różnorodnych infonnacji zw iązanych z zaopatrzeniem - w tym obowiązkowej ewaluacji zam ówień realizowanych w przeszłości. Obowiązkowej, poniew aż końcowym etapem procesu dokonyw ania zakupu je st zaw sze ocena jakości zrealizowanej dostaw y (lub stwier
dzenie jej braku). Dzięki temu w gląd w dow olne zam ówienie z przeszłości pozw ala sprawdzić rn.in.
czy term in realizacji dostawy był zgodny z określonym w zam ówieniu, czy były reklam acje związane z dostaw ą (a jeśli tak, to jakie?), oraz czy ogólna ocena jakości dostaw y była pozytywna. Gromadzone oceny dostaw są ponadto kojarzone z firm ą realizującą dostawę, więc można rów nież przejrzeć historię współpracy z w ybranym dostawcą.
O cena dostaw ców w edług tradycyjnej procedury H uty Bankow a, realizow ana je s t osobno dla każdego z dostawcy, odręcznie, na podstawie wielu dokum entów oraz odesłanych ankiet kwalifikacji dostawców. O cena ta je st czasochłonna, dane znajdują się w różnych m iejscach a specjalista ds. zaku
pów sam odzielnie musi analizować owe dane oraz obliczać wskaźniki oceny dla każdego z osobna.
Zastosowanie modułu SOZ zautom atyzow ałoby ten czasochłonny proces oraz pozwoliło na zestawienie wszelkich niezbędnych informacji w jednej aktualnej bazie danych. M oduł Ocena dostaw ców jest prosty w obsłudze i można go dowolnie rozszerzać o nowe kryteria. Wygląd okien dotyczących dostawców przedstaw iają rysunki nr 3 i 4.
Rysunek 4 Okno oceny dostawcy w System ie Obsługi Zakupów dla Huty Bankow a
O ceno dostawców.
N-ajwa dostawcy Nazwisko l<r‘ï Miasto [ O c o n d o s t a w c ó w ] ^¡c
T rarrin d o s t ą p cpóżnony o icden dzień z powodu biokady dróg pizcz strajkuj ¡jcych.
Zapis:
Źródło: O pracow anie własne na podstaw ie m ateriałów firmy Com pare
Sym ulacja w d ro żen ia elek tro n iczn eg o system u o b słu g i za k u p ó w - studium p rzyp a d k u 487
Raporty m ogą dotyczyć nie tylko zam awianych towarów, ale również aktywności użytkowników (czasów logowania do systemu, czasów załatwiania i przekazywania spraw, wydawanych opinii i uwag).
Raporty i historia zakupów um ożliw iają nieustanne doskonalenie procedur związanych z zaopatrzeniem przedsiębiorstwa.
9. Prognozowane korzyści zastosowania SOZ
Istotną korzyścią zastosow ania skom puteryzowanego Systemu Obsługi Zakupów jest zmniejszenie ilości realizowanych czynności zakupowych oraz skrócenie czasu realizacji zamówienia o czas zbierania informacji i obiegu dokumentów, łatwiejszy dostęp do danych, a także zmniejszenie ilości generowa
nych dokumentów. Pracow nik działu zakupów lub specjalista od zabezpieczenia wsadowego w Hucie Bankowa przygotowując zakup w tradycyjny sposób musi wykonać szereg czynności, takich jak zebranie informacji na tem at podobnych zamówień dokonywanych w przeszłości zarówno w swoim oddziale, jak i we w szystkich pozostałych oddziałach przedsiębiorstwa, samodzielne wyszukanie dostawców realizujących zam ów ienia na potrzebny towar. N astępnie przygotować i rozesłać zapytania ofertowe, a po zebraniu odpowiedzi dokonać oceny dostawców oraz podjąć decyzję o wyborze jednego z nich.
Każde zapytanie ofertowe czy też zam ówienie musi być zaakceptowane, co powoduje wydłużenie i skomplikowanie procesu z powodu przekazyw ania dokum entów do kolejnych zatwierdzeń. W SOZ każdy pracownik może mieć bieżący wgląd w zamówienie. Ponadto działania pracownika dokonującego zakupów zostają zapam iętane w Systemie i jeśli np. w prowadził do bazy nowego dostawcę, to będzie on od razu dostępny dla w szystkich użytkow ników Systemu.
Ponadto oszczędności, jakie niesie za sobą wdrożenie Systemu Obsługi Zakupów, rosną wprost proporcjonalnie do wielkości przedsiębiorstwa. Wynika to z faktu, że skuteczność działania systemu zwiększa się sukcesyw nie w m iarę przyrostu bazy danych - z każdym kolejnym zrealizowanym zaku
pem, wzrasta ilość informacji pozwalających na korzystniejszy dobór dostawców, oraz wynegocjowanie lepszych w arunków przy następnym zakupie. Dzięki tem u procesy związane z zaopatrzeniem ulegają ciągłej optym alizacji pod w zględem czasu i kosztów, dzięki szybszemu dostępowi do informacji i uproszczeniu czynności zakupowych.
Podsum ow ując, do podstaw ow ych spodziewanych korzyści z w drożenia SOZ w przedsiębiorstwie Huta B ankow a m ożna zaliczyć:
* usprawnienie procesów decyzyjnych przy ulepszonej koordynacji zarządzania ,
* przyspieszenie lokalizacji dostawców,
* obniżenie kosztów zakupów przez ułatwienie negocjacji i wyboru najlepszej oferty,
*♦* pełna kontrola nad realizacją i ew aluacją dostaw,
* autom atyczna dokum entacja działań,
* popraw a kom unikacji w firmie,
•5* skrócenie czasu realizacji zakupu.
W drożenie zaproponowanego rozwiązania w Hucie Bankowa oprócz wymienionych korzyści, przede wszystkim, pozwoliłoby na rozw iązanie zidentyfikowanych problemów. Huta jest przedsiębiorstwem, które rozpoczęło ju ż inwestycje w rozwiązania IT. W roku 2005 wdrożono przem ysłową bazę danych Wonderware IndustriaISQL Server 9.0 , rozwiązanie oferowane w Polsce przez firmę ASTOR, oraz aplikacje klienckie ActiveFactory w ykorzystujące zapisane dane. S ą to systemy przemysłowe oparte na rodzinie produktów firmy W onderware, pracujące na bazie systemów operacyjnych M icrosoft Win
dows.
U ruchomiono również przem ysłow ą bazę danych InSQL do monitoringu poboru energii elektiycznej.
System je st cały czas rozwijany. Infrastruktura sieciowa oraz serwer służące do monitoringu zużycia mediów s ą obecnie w ykorzystyw ane rów nież do rejestrow ania param etrów fizycznych urządzeń technologicznych. Z tego w zględu dokonany został ttpgrade bazy danych i narzędzi klienckich. W dro
488 dr M o n ik a O d la n ic k a -P o c z o b u tt, dr W ie s ła w a Caputa
żenie system u znacznie uprościło obsługę bilansów m ediów energetycznych w firmie, co pozwoliło na redukcję stanow isk zw iązanych ze zbieraniem danych oraz ich przetw arzaniem do dalszej analizy.
Oszczędności osiągnięte w wyniku w drożenia system u zapewniły szybki zwrot poniesionych kosztów inwestycji. Koszty produkcji w zakładzie są w dalszym ciągu obniżane, co um ożliw ia generowanie w iększego zysku.
10. Podsumowanie
W drożenie systemu SOZ w Hucie Bakowa pozwoliłoby na uproszczenie polityki zakupowej poprzez wyelim inow anie procesu zbierania inform acji dotyczących zapotrzebow ania, dostawców, zamówień czy tez kontroli dostaw. Rozw iązanie to m ogłoby zagw arantow ać zm niejszenie ilości generowanych dokumentów, gdyż w iększość z nich mogłaby być wysyłana, zatw ierdzana i uzupełniana automatycznie przez system funkcjonujący w ram ach sieci internetowej działającej w Hucie. Zastosowanie proponowa
nego rozw iązania pozwoliłoby rów nież zrealizow ać zam ierzenia nastaw ione na centralizację zakupów, uspraw nienie procesów kom unikacyjnych oraz skrócenie czasu planow ania i realizacji zakupów.
Trudno nie zauw ażyć korzyści wynikających z inwestowania w now e rozw iązania informatyczne uspraw niające funkcjonowanie przedsiębiorstw a. Zarząd oraz pracow nicy firm zd ają sobie doskonale sprawę, że obecne systemy IT działające w przem yśle zapew niają nie tylko m onitoring i sterowanie bieżącym i procesam i zachodzącym i w przedsiębiorstw ie, lecz przede wszystkim analizę tych procesów w czasie. Bilanse, raporty czy generowane przez system y inform atyczne trendy, ułatw iające wyciąganie w niosków um ożliw iają podejm ow anie w łaściw ych decyzji biznesowych.
Literatura
1. m ateriały firmy Com pare
2. Procedury i instrukcje udostępnione przez Hutę Bankow a studentce Politechniki Śląskiej I. Ryż do pracy magisterskiej
3. Prospekt em isyjny akcji spółki A lchem ia S.A.
4. Weele van A., Purchasing & Supply Chain M anagement, Thom son Learning, Londyn 2005
Summary
SIMULATION OF IMPLEMENTING THE ELECTRONIC SYSTEM OF THE HANDLING OF PURCHASES - CASE STUDY
P ossibility o f the electronic System O f The H andling O f P urch a ses’ im plementation in the Huta Bankowa is a topic o f the paper. C onsidering the im plem entation o f the system based on the product offered by the Compare com pany about practical effects was preceded by the diagnosis o f the state o f the current situation in studied area. The whole was fin ish e d with conclusions.
