Załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora PUP w Szczecinku Nr 5/2009 z dnia 10 marca 2009 r.
„Regulamin naboru kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze
w Powiatowym Urzędzie Pracy w Szczecinku”
Rozdział I Postanowienia ogólne
§ 1
1. Celem Regulaminu jest ustalanie jednolitych zasad zatrudniania pracowników na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze w Powiatowym Urzędzie Pracy w Szczecinku.
2. Nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze jest otwarty i konkurencyjny, organizuje go Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Szczecinku.
3. Nabór przeprowadzony jest w oparciu o przepisy niniejszego Regulaminu oraz przepisy ustawy z dnia 24 października 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U., Nr 223, poz.1458).
4. Regulamin określa szczegółowe zasady naboru pracowników na stanowiska, o których mowa w pkt. 1, zatrudnianych na podstawie umowy o pracę z wyłączeniem stanowisk:
a) obsadzanych na podstawie powołania;
b) przeniesienia pracownika samorządowego zatrudnionego na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym tej samej jednostki, posiadającego kwalifikacje wymagane na danym stanowisku na podstawie porozumienia;
c) przeniesienia pracownika samorządowego zatrudnionego na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, w innej jednostce organizacyjnej, posiadającego kwalifikacje wymagane na danym stanowisku na podstawie porozumienia;
d) pomocniczych i obsługi;
e) pracowników zatrudnianych w wyniku awansu zawodowego.
5. Nie wymaga przeprowadzenia naboru zatrudnienie osoby na zastępstwo w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika samorządowego.
6. O przeprowadzeniu naboru wnioskuje Kierownik komórki organizacyjnej Powiatowego Urzędu Pracy w Szczecinku, a na wolne kierownicze stanowisko urzędnicze Zastępca Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Szczecinku.
§ 2
Ilekroć w niniejszym regulaminie bez bliższego określenia jest mowa o:
a) Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 24 października 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U., Nr. 223, poz.1458);
b) Urzędzie – należy przez to rozumieć Powiatowy Urząd Pracy w Szczecinku;
c) Kierowniku Urzędu - należy przez to rozumieć Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Szczecinku;
d) Zastępcy Kierownika Urzędu – należy przez to rozumieć Zastępcę Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Szczecinku;
e) Wolnym stanowisku - należy przez to rozumieć wolne stanowisko urzędnicze, w tym wolne kierownicze stanowisko urzędnicze, czyli takie stanowisko, na które, zgodnie z przepisami Ustawy albo w drodze porozumienia, nie został przeniesiony pracownik samorządowy danej jednostki lub na które nie został przeniesiony inny pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, posiadający kwalifikacje wymagane na danym stanowisku. Przez wolne stanowisko uznaje się również stanowisko, co do którego, nie został przeprowadzony nabór albo na którym mimo przeprowadzonego naboru nie został zatrudniony pracownik;
f) Komisji Rekrutacyjnej - należy przez to rozumieć Komisję Rekrutacyjną powołaną przez Kierownika Urzędu w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego na wolne stanowisko;
g) Kierowniku komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć osobę pełniącą funkcje kierownicze w strukturze Urzędu w rozumieniu przepisów Regulaminu Organizacyjnego Urzędu;
h) Biuletynie Urzędu – należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu, prowadzony zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r., Nr 112, poz. 1198, z późn. zm);
i) Elektroniczny Urząd Podawczy – należy przez to rozumieć usługę Elektronicznego Urzędu Podawczego prowadzoną na stronie internetowej Powiatowego Urzędu Pracy w Szczecinku (adres strony: http://pup.szczecinek.ibip.pl) w oparciu o przepisy Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie warunków organizacyjno- technicznych doręczenia dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U 2005 r., Nr 200 poz. 1651);
j) Służbie cywilnej – należy przez to rozumieć służbę wykonywaną w oparciu o przepisy ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2006 r., Nr 170, poz. 1218 z późn. zm).
Rozdział II
Podjęcie decyzji o rozpoczęciu procedury rekrutacyjnej na wolne stanowisko
§ 3
1. Decyzję o rozpoczęciu procedury rekrutacyjnej podejmuje Kierownik Urzędu.
2. Wniosek, o którym mowa w § 1 pkt.6, winien być przekazany, przez Kierownika komórki organizacyjnej w stosunku do stanowiska urzędniczego, a Zastępcę Kierownika Urzędu w stosunku do kierowniczego stanowiska urzędniczego, na którym wystąpił wakat, z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem pozwalającym na uniknięcie zakłóceń w funkcjonowaniu Urzędu. Procedura naboru winna być także rozpoczęta w terminie pozwalającym na jego przeprowadzenie zgodnie z przepisami Ustawy.
3. Kierownik komórki organizacyjnej, jak też Zastępca Kierownika Urzędu, zobligowany jest do przedłożenia do akceptacji Kierownikowi Urzędu projektu opisu stanowiska na wakujące miejsce pracy.
4. Opis stanowiska pracy, o którym mowa w pkt. 3 zawiera:
a) dokładne określenie celów i zadań wykonywanych na danym stanowisku pracy oraz wynikających z tego tytułu obowiązków obciążających zajmującego dane stanowisko;
b) określenie szczegółowych wymagań w zakresie kwalifikacji, umiejętności i predyspozycji wobec osób, które je zajmują, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe;
c) określenie cech osobowości oraz uprawnień służbowych do wykonywania zadań;
d) określenie odpowiedzialności;
e) inne wyznaczniki określające indywidualny charakter danego stanowiska pracy.
5. Akceptacja projektu opisu stanowiska pracy oraz zgoda kierownika Urzędu rozpoczyna procedurę naboru kandydatów na wolne stanowisko.
Rozdział III
Etapy naboru na wolne stanowisko
§ 4 1. Procedura naboru obejmuje:
a) ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko;
b) powołanie Komisji Rekrutacyjnej;
c) przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych;
d) rozpoczęcie selekcji:
- analiza dokumentów aplikacyjnych;
- sporządzanie listy kandydatów, którzy spełniają wymogi formalne;
- ocenę ofert pod względem merytorycznym;
- test kwalifikacyjny merytoryczny i/lub komputerowy – fakultatywnie, - rozmowę kwalifikacyjną;
e) sporządzenie protokołu z przeprowadzonego naboru;
f) ogłoszenie wyników naboru;
g) podjęcie decyzji o zatrudnieniu i podpisanie umowy o pracę.
Rozdział IV
Powołanie Komisji Rekrutacyjnej
§ 5
1. Komisję Rekrutacyjną powołuję Kierownik Urzędu w drodze Zarządzenia.
2. W skład komisji wchodzą:
a) Przewodniczący Komisji;
b) Sekretarz Komisji;
c) pozostali członkowie Komisji. W uzasadnionych przypadkach członkiem Komisji może być osoba świadcząca obsługę prawną, a nie będąca pracownikiem Urzędu w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy.
3. Komisja podejmuje decyzje i rozstrzygnięcia kolegialnie, w przypadkach równości głosów decyduje głos Przewodniczącego Komisji.
4. W uzasadnionych przypadkach Kierownik Urzędu, może zmienić skład Komisji.
Czynności dokonane przez Komisję w poprzednim składzie pozostają w mocy.
5. Komisja działa do czasu zakończenia procedury naboru na wolne stanowisko.
Rozdział V
Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko
§ 6
1. Ogłoszenie o wolnym stanowisku, umieszcza się obligatoryjnie w Biuletynie Urzędu oraz tablicy informacyjnej w Urzędzie.
2. Możliwe jest umieszczenie ogłoszeń dodatkowo w innych miejscach między innymi:
a) prasie;
b) akademickich biurach kariery, biurach pośrednictwa pracy;
c) urzędach pracy;
3. Ogłoszenie o naborze powinno zawierać:
a) nazwę i adres Urzędu;
b) określenie stanowiska;
c) określenie wymagań związanych ze stanowiskiem, zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe;
d) wskazanie zakresu zadań wykonywanych na stanowisku;
e) wskazanie wymaganych dokumentów;
f) określenie terminu i miejsca składania dokumentów.
4. Kierownik Urzędu upowszechniając informację o wolnych stanowiskach, wskazuje stanowiska, o które poza obywatelami polskimi mogą ubiegać się obywatele Unii Europejskiej oraz obywatele innych państw, którym na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów wspólnotowych przysługuje prawo do podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.
5. Osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego może zostać zatrudniona na wolnym stanowisku, na którym wykonywana praca nie polega na bezpośrednim lub pośrednim udziale w wykonywaniu władzy publicznej i funkcji mających na celu ochronę generalnych interesów państwa, jeżeli posiada znajomość języka polskiego potwierdzoną dokumentem określonym w przepisach o Służbie cywilnej.
6. Termin do składania dokumentów określonych w ogłoszeniu o naborze, nie może być krótszy niż 10 dni od dnia opublikowania tego ogłoszenia w Biuletynie Urzędu.
7. Ogłoszenie o naborze będzie znajdowało się w Biuletynie Urzędu oraz na tablicy ogłoszeń przez termin nie krótszy niż określony w pkt. 6.
8. Informacje o kandydatach, którzy zgłosili się do naboru, stanowią informacje publiczną w zakresie objętym wymaganiami związanymi ze stanowiskiem określonym w ogłoszeniu o naborze.
Rozdział VI
Przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych
§ 7
1. Po umieszczeniu ogłoszenia, o którym mowa w § 6, następuje przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych od kandydatów zainteresowanych pracą na wolnym stanowisku.
2. Na dokumenty aplikacyjne składają się:
a) list motywacyjny;
b) życiorys zawodowy – Curriculum Vitae;
c) wypełniony kwestionariusz osobowy;
d) kserokopia dokumentów potwierdzających wykształcenie;
e) kserokopie dokumentów potwierdzających zatrudnienie (świadectwa pracy);
f) oświadczenie o posiadaniu lub nie posiadaniu obywatelstwa polskiego;
g) oświadczenie, że kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe - (wyłoniony w wyniku naboru kandydat zobowiązany będzie, przed nawiązaniem stosunku pracy do przedłożenia zaświadczenia z Krajowego Rejestru Skazanych);
h) oświadczenie o przyjęciu do wiadomości faktu obowiązku publikacji w Biuletynie Urzędu informacji o wynikach naboru;
i) oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z pełni praw publicznych;
j) oświadczenie kandydata, że w przypadku wyboru jego oferty zobowiązuje się on do nie wykonywania zajęć pozostających w sprzeczności lub związanych z zajęciami, które będzie wykononywał w ramach obowiązków służbowych, a które to mogą wywołać uzasadnione podejrzenie o stronniczość lub interesowność, a także zajęć sprzecznych z obowiązkami wynikającymi z Ustawy;
k) oświadczenie kandydata zawarte w liście motywacyjnym i CV o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do realizacji procesu naboru zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 z późn. zm.).
3. Dokumenty aplikacyjne składane przez osoby ubiegające się o zatrudnienie mogą być przyjmowane tylko po umieszczeniu ogłoszenia o organizowanym naborze na wolne stanowisko i tylko w formie pisemnej.
4. Dokumenty aplikacyjne należy składać osobiście w siedzibie Urzędu lub pocztą na adres Urzędu w zamkniętych kopertach oznaczonych hasłem: „Nabór na stanowisko: …” w terminie określonym w ogłoszeniu. Oferty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane.
5. Nie ma możliwości przyjmowania dokumentów aplikacyjnych poza ogłoszeniem, a także drogą elektroniczną, w tym dokumentów opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu zgodnie z ustawą z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r., Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.).
6. Wprowadza się zasadę, iż o zachowaniu terminu do złożenia dokumentów aplikacyjnych, o których mowa w pkt. 2, decyduje data ich faktycznego wpływu do Urzędu, a nie data ich nadania w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego.
7. W przypadku składania kserokopii dokumentów, winny być one potwierdzone przez kandydata za zgodność z oryginałem.
8. W przypadku składania własnoręcznie wytworzonych dokumentów, winny być one podpisane przez kandydata.
Rozdział VII
Wstępna selekcja i sporządzenie listy kandydatów spełniających wymagania formalne
§ 8
1. Po upływie terminu do złożenia dokumentów aplikacyjnych, określonych w ogłoszeniu o naborze, Komisja Rekrutacyjna na posiedzeniu niejawnym dokonuje ich analizy.
2. Analiza dokumentów aplikacyjnych polega na zapoznaniu się przez Komisję Rekrutacyjną z nadesłanymi przez kandydatów aplikacjami i ich weryfikacją.
3. Głównym celem analizy dokumentów jest porównanie danych, zawartych w aplikacji z wymogami formalnymi zawartymi w ogłoszeniu o naborze.
4. W wyniku dokonania w/w czynności Komisja Rekrutacyjna sporządza listę kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne określone w ogłoszeniu i dopuszczeni są do dalszego postępowania konkursowego.
5. Na posiedzeniu, o którym mowa w pkt. 1, Komisja Rekrutacyjna bezwzględną większością głosów podejmuje decyzję o dopuszczeniu lub niedopuszczeniu kandydata do dalszego udziału w konkursie.
6. Lista, o której mowa w pkt. 1, sporządzona jest w porządku alfabetycznym, zawierającym nazwiska i imiona kandydatów oraz ich miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r., Nr 16 poz. 93 z późń. zm.).
7. Informacje o kandydatach, którzy zgłosili się do naboru, stanowią informację publiczną w zakresie objętym wymaganiami związanymi z wolnym stanowiskiem, określonym w ogłoszeniu o naborze.
Rozdział VIII
Selekcja końcowa kandydatów
§ 10
1. Kierownik Urzędu po zapoznaniu się z listą kandydatów spełniających wymogi formalne podejmuje decyzję o dalszych metodach selekcji kandydatów, na które składają się:
a) test kwalifikacyjny – merytoryczny i/lub komputerowy – fakultatywnie;
b) rozmowa kwalifikacyjna.
2. Test kwalifikacyjny:
a) celem testu kwalifikacyjnego jest sprawdzenie wiedzy i umiejętności niezbędnych do wykonywania określonej pracy;
b) test składa się z 20 pytań dotyczących zagadnień związanych z funkcjonowaniem Urzędu;
c) w przypadku konieczności sprawdzenia wiedzy i umiejętności specjalistycznych dla danego stanowiska, Kierownik Urzędu może podjąć decyzję o włączeniu w proces selekcji podmiotów zewnętrznych, kompetentnych do dokonania oceny kandydatów;
d) Komisja Rekrutacyjna opracowuje pytania oraz ocenia odpowiedzi udzielone przez kandydata oraz ustala wynik testu;
e) sprawdzenia testu dokonuje Komisja Rekrutacyjna i za każdą prawidłową odpowiedź kandydat może otrzymać punktację w skali od 1 do 3 punktów;
f) w przypadku uzyskania przez kandydatów jednakowej liczby punktów w teście kwalifikacyjnym, przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej jest obligatoryjne.
3. Rozmowa kwalifikacyjna:
a) celem rozmowy kwalifikacyjnej jest nawiązanie bezpośredniego kontaktu z kandydatem i weryfikacja informacji zawartych w aplikacji;
b) rozmowa kwalifikacyjna pozwoli również zbadać:
- predyspozycje i umiejętności kandydata, gwarantujące prawidłowe wykonywanie powierzonych obowiązków;
- posiadaną wiedzę na temat działania Urzędu;
- obowiązki i zakres odpowiedzialności na stanowiskach zajmowanych poprzednio przez kandydata;
- cele zawodowe kandydata.
c) rozmowę kwalifikacyjna przeprowadza Komisja Rekrutacyjna;
d) część ustna obejmuje 10 pytań, dotyczących struktury organizacyjnej Urzędu i kwestii dotyczących pracy w komórce organizacyjnej, do której prowadzony jest nabór;
e) Każdy członek Komisji Rekrutacyjnej podczas rozmowy przydziela kandydatowi od 0 do 10 punktów.
§ 11
1. Test i rozmowę kwalifikacyjną przeprowadza się w zamkniętym pomieszczeniu, w którym mogą przebywać wyłącznie członkowie Komisji Rekrutacyjnej, Kierownik lub Zastępca Kierownika Urzędu, jeśli wyrazi taką wolę, oraz egzaminowany kandydat na wolne stanowisko.
2. Dopuszczalne jest jednoczesne przeprowadzenie testu kwalifikacyjnego, o którym mowa w § 10 pkt. 2 niniejszego Regulaminu dla więcej niż jednego kandydata na wolne stanowisko. Podczas jego przeprowadzania w pomieszczeniu wraz z kandydatem/ami na wolne stanowisko, musi stale przebywać, co najmniej 2 członków Komisji Rekrutacyjnej.
3. Podczas przeprowadzania rozmowy kwalifikacyjnej, o której mowa w § 10 pkt. 3 niniejszego Regulaminu, musi być obecna przynajmniej względna większość członków Komisji Rekrutacyjnej.
§ 12
1. Komisja Rekrutacyjna niezwłocznie, ale nie później jednak niż na trzeci dzień po przeprowadzeniu wszystkich części postępowania rekrutacyjnego na wolne stanowisko, przystępuje do sprawdzania poszczególnych jego części i ich oceniania.
2. Obrady komisji są niejawne.
Rozdział IX
Zasady sporządzenia protokołu z przeprowadzonego naboru na wolne stanowisko
§ 13
1. Niezwłocznie po zakończeniu procedury naboru Komisja Rekrutacyjna sporządza protokół, który podpisują wszyscy jej członkowie.
2. Jeżeli w składzie osobowym Komisji Rekrutacyjnej następowały zmiany w trybie określonym w § 5 pkt. 4 niniejszego Regulaminu, protokół, o którym mowa w pkt. 1 podpisują tylko członkowie, którzy wchodzą w jej skład w momencie zakończenia procedury naboru i brali w nim czynny udział.
3. Protokół zawiera w szczególności:
a) określenie stanowiska, na które był przeprowadzony nabór, liczbę kandydatów oraz imiona, nazwiska i miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego nie więcej niż 5 najlepszych kandydatów uszeregowanych według poziomu spełniania przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze;
b) liczbę nadesłanych ofert na stanowisko, w tym liczbę ofert spełniających wymagania formalne;
c) informację o zastosowanych metodach i technikach naboru;
d) uzasadnienie dokonanego wyboru;
e) skład komisji przeprowadzającej nabór.
4. Komisja przekazuje protokół do zatwierdzenia Kierownikowi Urzędu.
Rozdział X
Informacja o wynikach naboru na wolne stanowisko
§ 14
1. Niezwłocznie po przeprowadzonym naborze informacja o jego wyniku jest upowszechniana przez umieszczenie na tablicy informacyjnej Urzędu oraz publikowana w Biuletynie Urzędu, przez okres co najmniej 3 miesięcy.
2. Informacja, o której mowa w pkt. 1, zawiera:
a) nazwę i adres Urzędu;
b) określenie stanowiska urzędniczego;
c) imię i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r., Nr 16 poz. 93 z późń. zm.);
d) uzasadnienie dokonanego wyboru albo uzasadnienie nierozstrzygnięcia naboru na wolne stanowisko.
3. Jeżeli w okresie 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru, zaistnieje konieczność ponownego obsadzenia tego samego stanowiska, możliwe jest zatrudnienie na tym samym stanowisku kolejnej osoby spośród najlepszych kandydatów wymienionych w protokole tego naboru. Przepisy pkt. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.
Rozdział XI
Warunki zawarcia umowy o pracę
§ 15
1. Kandydat wyłoniony w drodze naboru i zaakceptowany przez Kierownika Urzędu przed zawarciem umowy o pracę zobowiązany jest do:
a) poddania się badaniom lekarskim – zgodnie z otrzymanym skierowaniem;
b) przedłożenia zaświadczenia o niekaralności, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od ogłoszenia wyników naboru.
