Projekt "Społecznie znaczy ekonomicznie kontynuacja" współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

(1)

Łódź, 26 września 2012 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Fundacja Studiów Europejskich – Instytut Europejski w Łodzi, zwana dalej Zamawiającym, zaprasza do złożenia ofert na obsługę projektu „Społecznie znaczy ekonomicznie kontynuacja”

dofinansowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Działanie 7.2 Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej Poddziałanie 7.2.2. Wsparcie ekonomii społecznej. Postępowanie na usługi księgowe prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Kod CPV zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień:

79200000-6 – Usługi księgowe, audytorskie i podatkowe I Opis Przedmiotu Zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest realizacja usług księgowych dla 10 Podmiotów Ekonomii Społecznej z województwa łódzkiego wyłonionych w konkursie „Zorientowani na rozwój”. Zakres usług obejmuje:

1. Obsługę w zakresie ewidencji księgowej:

Ewidencja środków trwałych i księgowania odpisów amortyzacyjnych (itd.);

Ewidencja obrotu gotówkowego (kasa bank);

Ewidencja rozrachunków: z dostawcami i odbiorcami, z tytułu wynagrodzeń, budżetowych, innych;

Ewidencja magazynowej;

Zakładowy Plan Kont;

Ewidencja wyrobów gotowych oraz rozliczanie kosztów ich wytworzenia;

Ewidencja przychodów z tytułu sprzedaży;

Ewidencja funduszy i rozliczenie wyniku finansowego;

Ewidencja przychodów i kosztów finansowych oraz pozostałych;

Rozliczeń podatkowych

Prowadzenie uzgodnień i wyjaśnień z urzędami i innymi kontrahentami i organami kontrolnymi

Kalkulacja kosztów i analizy finansowe w zakresie niezbędnym do zarządzania podmiotem 2. Prowadzenie sprawozdawczości dla GUS i innych podmiotów; Przygotowywanie

sprawozdań finansowych (bilans, rachunek zysków i strat i in.).

3. Prowadzenie dokumentacji kadrowej i rozliczeń z ZUS

4. Ewidencja i rozliczanie kosztów dotacji (w tym przygotowywanie wniosków o płatność);

(2)

Po wyborze Wykonawców Zamawiający przeliczy dostępne środki budżetowe na ilość godzin, którą w ciągu miesiąca będzie mógł wykorzystać każdy z Podmiotów Ekonomii Społecznej. Szacuje się, że będzie to ok. 6 godzin miesięcznie. Faktyczne zapotrzebowanie będzie określane na bieżąco.

II Dane Zamawiającego

Dokładny adres do korespondencji:

Fundacja Studiów Europejskich – Instytut Europejski Ul. Piotrkowska 262/264

90- 361 Łódź

Osobami uprawnionymi do kontaktu z Wykonawcymi są :

Dominika Rostocka – specjalistka ds. rozliczeń i pomocy publicznej, tel. 42 291 03 37

Julia Perlińska-Mieszek – specjalistka ds. promocji i animacji oraz ds. szkoleniowo-doradczych, telefon: 42 29 10 316

Aleksandra Reszka – koordynatorka projektu tel.: 42 29 10 337 Mail: ries@ie.lodz.pl

III Miejsce i termin składania ofert

Termin składania ofert upływa 11 października 2012 r. o godz. 12.00. Decydujące znaczenie dla zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania.

IV Opis kryteriów i sposobu oceny ofert Do oferty należy załączyć:

- dokument potwierdzający status prawny podmiotu (w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą)

- CV (w przypadku przedsiębiorstw należy dołączyć CV osoby zaangażowanej w realizację usługi) wraz z następującą klauzulą o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych:

Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29.08.97, Dz. Ust. nr 133, poz. 883, wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb projektu pt. "Społecznie znaczy ekonomicznie kontynuacja" realizowanego w ramach poddziałania 7.2.2 Administratorem danych osobowych w rozumieniu ww. ustawy będzie Fundacja Studiów Europejskich – Instytut Europejski z siedzibą w Łodzi.

ofertę zgodną z załącznikiem nr 1

oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych zgodnie z załącznikiem nr 2 Wykaz projektów unijnych, w ramach których Wykonawca realizował zlecenia zgodnie z zał. nr 3

(3)

Wykaz Podmiotów Ekonomii Społecznej korzystających usług Wykonawcy zgodnie z zał. nr 4 referencje od co najmniej 3 Podmiotów Ekonomii Społecznej

Nie dołączenie do oferty któregokolwiek z ww. dokumentów będzie podstawą do odrzucenia oferty.

Wymogi dotyczące kwalifikacji usługodawcy:

-

uprawnienia do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z art. 76a ust. 4 Ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2009 nr 152 poz. 1223), czyli:

- certyfikat księgowy lub

- wpis do rejestru biegłych rewidentów lub - wpis na listę doradców podatkowych

Nie dopuszcza się składania ofert częściowych.

Usługi powinny być wykonywane osobiście – w przypadku powstania przeszkód w osobistym wykonywaniu zlecenia Wykonawca za uprzednią zgodą Zamawiającego może powierzyć zastępstwo osobie o kwalifikacjach nie niższych niż posiadane przez Wykonawcę i w ramach wynagrodzenia określonego umową cywilnoprawną.

Kryterium oceny ofert:

Spośród złożonych ofert Zamawiający wybiera Wykonawców usług dla 10 Podmiotów Ekonomii Społecznej, będących laureatami w konkursie „Zorientowani na rozwój”. Za najkorzystniejszą dla danego Podmiotu uznana zostanie oferta, która uzyska łącznie największą ilość punktów. Całkowita liczba punktów przyznanych w złożonej ofercie stanowi sumę poszczególnych składników przedstawionych poniżej.

Wagi poszczególnych kryteriów ustalone są następująco:

1. Cena (brutto za godzinę) maksymalnie 50 pkt:

Kryterium punktowe w przypadku ceny wyliczane będzie wg wzoru (cena minimalna/cena badana) x 50 pkt. z dokładnością do 2 miejsc po przecinku.

2. Doświadczenie w realizacji zleceń dla projektów unijnych 20 pkt:

0-2 projekty - 0 punktów 3-5 projektów - 5 punktów 6-10 projektów - 10 punktów 11 i więcej projektów - 20 punktów

(4)

3. Doświadczenie w realizacji zleceń dla podmiotów ekonomii społecznej¹ 30 pkt:

0-1 podmiot ekonomii społecznej - 0 punktów 2-5 podmiotów ekonomii społecznej - 10 punktów 6-10 podmiotów ekonomii społecznej - 20 punktów 11 i więcej podmiotów ekonomii społecznej - 30 punktów

Końcową ocenę stanowi suma punktów przyznanych według wymienionych wyżej kryteriów.

Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji przedstawionych w ofercie informacji.

V Termin i miejsce wykonania zamówienia

Zamówienie będzie wykonywane w terminie od października 2012 do maja 2014 r. na terenie województwa łódzkiego w zależności od zapotrzebowania zgłaszanego przez Beneficjentów.

Zamawiający nie pokrywa kosztu dojazdu do danej miejscowości na terenie województwa łódzkiego.

VI Wykluczenie z możliwości realizacji zamówienia

Z możliwości realizacji zamówienia wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub z osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub z osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, w szczególności poprzez:

Uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, Posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji,

Pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika Pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, bocznej drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

VII Instrukcja dla Wykonawcy

Opis sposobu przygotowania oferty:

1. Oferta powinna być sporządzona wg wzoru oferty stanowiącego załącznik nr 1.

2. Oferta winna być sporządzona w języku polskim na komputerze, na maszynie do pisania lub czytelnym pismem ręcznym

1Pod pojęciem PES rozumie się: spółdzielnie socjalne, spółdzielnie pracy, spółdzielnie inwalidów i niewidomych, organizacje pozarządowe podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o pożytku publicznym: a) osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego, b) stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego.

(5)

3. Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami powinna być trwale spięta.

4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty.

5. Oferta może być przesłana pocztą elektroniczną na adres ries@ie.lodz.pl lub faksem na numer 42 637 05 86 lub dostarczona osobiście do Biura Projektu w kopercie z zaznaczeniem nazwy i adresu Zamawiającego (ul. Piotrkowska 262/264, 90-361 Łódź, pokój nr 307) z dopiskiem

„Społecznie znaczy ekonomicznie kontynuacja – usługi księgowe”

6. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma powiadomienie (pisemnie, mailem lub faksem) o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty, przed upływem terminu składania ofert.

VIII Termin związania ofertą

Okres związania ofertą wynosi 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert.

IX Miejsce i termin otwarcia ofert .

Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego w dniu 12 października 2012 r. o godz. 12.00 budynek główny, pokój 307.

X Tryb ogłoszenia wyników i zawarcia umowy

1. Na podstawie złożonych ofert zostanie sporządzona lista rankingowa.

2. Wykonawca, który otrzyma najwyższą liczbę punktów otrzyma zlecenie na obsługę 4 podmiotów, Wykonawca drugi w kolejności na liście rankingowej otrzyma zlecenie na obsługę 3 podmiotów,

trzeci w kolejności na liście rankingowej Wykonawca otrzyma zlecenie na obsługę 3 podmiotów.

3. Umowa o współpracy na świadczenie usług księgowych zostanie zawarta z trzema Wykonawcami, którzy w wyżej wymienionym rankingu uzyskali najwyższą ilość punktów.

4. W przypadku rezygnacji z zawarcia umowy o współpracy, wykonanie usługi zostanie zaproponowane kolejnemu Wykonawcy z listy rankingowej.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia naboru ofert w przypadku, gdy spośród złożonych ofert nie uda się wybrać co najmniej trzech ofert spełniających możliwości budżetowe projektu.

6. O wyniku wyboru Zamawiający powiadomi mailem lub faksem wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia.

7. Przed upływem terminu związania ofertą Zamawiający mailem lub faksem powiadomi o terminie podpisania umowy o współpracy Wykonawców, którzy otrzymają zlecenie.

Załączniki:

Załącznik nr 1 – wzór oferty

Załącznik nr 2 – oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych

Załącznik nr 3 – wykaz projektów unijnych, w ramach których Wykonawca realizował zlecenia Załącznik nr 4 – wykaz Podmiotów Ekonomii Społecznej korzystających usług Wykonawcy

(6)

Załącznik Nr 1 do Zapytania ofertowego

Wzór Oferty

Imię i nazwisko Wykonawcy: ...

Adres Wykonawcy: ...

Adres do korespondencji: ...

Nr telefonu: ...

Adres e-mail: ...

skierowana do:

Fundacja Studiów Europejskich - Instytut Europejski

Ul. Piotrkowska 262/264 90-361 Łódź

Nawiązując do zapytania ofertowego z dnia ... września 2012 r. przedstawiam ofertę na realizację usług księgowych:

1. Cena:

1. Cena ofertowa brutto² :

- za 1 godzinę zegarową usługi ………..……… złotych (słownie: ……… brutto).

2. Doświadczenie w realizacji zleceń dla projektów unijnych Należy wstawić znak X we właściwej rubryce

0-2 projekty 3-5 projektów 6-10 projektów 11 i więcej projektów

Wykaz projektów unijnych, w ramach których realizowałem zlecenia przedstawiam w załączniku nr 3.

2 Cena brutto podana przez Wykonawcy obejmuje całkowity koszt ponoszony przez Zamawiającego:

1. W przypadku osób fizycznych – cena netto powiększona o podatek dochodowy pracownika oraz składki ZUS pracownika i ewentualnie pracodawcy

2. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą o podatek VAT

(7)

3. Doświadczenie w realizacji zleceń dla podmiotów ekonomii społecznej Należy wstawić znak X we właściwej rubryce

0-1 podmiotów 2-5 podmiotów 6-10 podmiotów 11 i więcej podmiotów

Wykaz Podmiotów Ekonomii Społecznej korzystających z moich usług/usług mojej firmy przedstawiam w załączniku nr 4.

...

(data i podpis Wykonawcy)

Potwierdzam prawdziwość informacji zawartych w niniejszej ofercie i zobowiązuję się do przedstawienia dokumentów je potwierdzających na żądanie Zamawiającego.

...

(data i podpis Wykonawcy)

Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych

Oświadczam o braku występowania powiązań osobowych lub kapitałowych pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, w szczególności poprzez:

Uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, Posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji,

Pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika Pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, bocznej drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

...

(data i podpis Wykonawcy)

(8)

Załącznik nr 3 Wykaz projektów unijnych, w ramach których Wykonawca realizował zlecenia

Lp. Nazwa projektu Rodzaj wykonywanych usług Okres realizacji zlecenia

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

(9)

Projekt "Społecznie znaczy ekonomicznie kontynuacja" współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Wymogi dotyczące kwalifikacji usługodawcy:

-

Załącznik nr 3 Wykaz projektów unijnych, w ramach których Wykonawca realizował zlecenia

Lp. Nazwa projektu Rodzaj wykonywanych usług Okres realizacji zlecenia

Załącznik nr 4 Wykaz Podmiotów Ekonomii Społecznej korzystających usług Wykonawcy

Lp. Nazwa projektu Rodzaj wykonywanych usług Okres realizacji zlecenia

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.