Marcin Frąckowiak radca prawny
Kancelaria Sadkowski i Wspólnicy
Wypadek przy pracy pracownika zdalnego, Q&A
AKTY PRAWNE
Omawiane akty prawne:
➢Kodeks pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. (Dz.U. Nr 24, poz. 141), tekst jednolity z dnia 18 czerwca 2020 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 1320);
➢Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa z dnia 25 czerwca 1999 r (Dz. U. 1999 Nr 60 poz. 636)
➢Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie trybu uznawania zdarzenia powstałego w okresie ubezpieczenia wypadkowego za wypadek przy pracy, kwalifikacji prawnej zdarzenia, wzoru karty wypadku i terminu jej sporządzenia z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. 2002 nr 236 poz. 1992)
➢Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. 2009 nr 105 poz. 870)
➢Rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie statystycznej karty
wypadku przy pracy z dnia 7 stycznia 2009 r. (Dz.U. 2009 nr 14 poz. 80)
Art. 3 Ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych:
Za wypadek przy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą:
1) podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych;
2) podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia;
3) w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.
CZYM JEST WYPADEK PRZY PRACY?
Wypadek przy pracy zdalnej jest nagłym zdarzeniem wywołanym przyczyną zewnętrzną powodującą uraz lub śmierć, który nastąpił w związku z pracą.
Wypadek może nastąpić podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych również przy wykonywaniu czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez jego polecenia.
W JAKICH SYTUACJACH WYPADEK
PRACOWNIKA ZDALNEGO BĘDZIE
STANOWIŁ „WYPADEK PRZY PRACY”
➢Zdarzenie nagłe:
Zdarzenie będzie można nazwać nagłym, jeżeli wystąpiło maksymalnie w ciągu jednej dniówki roboczej.
Jednakże nie zawsze ograniczenie czasowe należy traktować sztywno, gdyż ocena nagłości powinna być dokonywana z uwzględnieniem wszystkich okoliczności wypadku
➢Przyczyna zewnętrzna:
Zewnętrzną przyczyną wypadku przy pracy może być każdy czynnik pochodzący spoza organizmu poszkodowanego np. działanie energii elektrycznej, urazy spowodowane potknięciem, upadkiem.
Przyczyną zewnętrzną może być także nadmierny wysiłek pracownika, za który u człowieka dotkniętego schorzeniem samoistnym może być uważana praca wykonywana jako codzienne zadanie w normalnych warunkach. Nadmierność wysiłku pracownika powinna być więc oceniana przy uwzględnieniu indywidualnych właściwości – aktualnego stanu zdrowia
➢Związek z pracą:
Zdarzenie, któremu uległ pracownik będzie miało związek z pracą, jeżeli nastąpiło podczas wykonywania przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych albo w trakcie wykonywania czynności bez polecenia, ale na rzecz pracodawcy lub w czasie, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązków pracowniczych.
W JAKICH SYTUACJACH WYPADEK
PRACOWNIKA ZDALNEGO BĘDZIE
STANOWIŁ „WYPADEK PRZY PRACY”
W JAKICH SYTUACJACH WYPADEK PRACOWNIKA ZDALNEGO BĘDZIE STANOWIŁ „WYPADEK PRZY PRACY”
➢Zdarzenie można uznać za wypadek przy pracy, w sytuacji gdy jest ono związane z wykonywaniem czynności służbowych i nie musi mieć miejsca w zakładzie pracy, a co za tym idzie każdy wypadek mający związek z wykonywaniem pracy jest wypadkiem przy pracy. Jeżeli okoliczności zdarzenia nie będą budziły wątpliwości, a z ustaleń wynikać będzie, że do zdarzenia faktycznie doszło w trakcie realizowania przez pracownika obowiązków służbowych, to takie zdarzenie powinno zostać zakwalifikowane jako wypadek przy pracy. W razie wypadków przy świadczeniu zadań związanych z pracą zdalną można próbować porównywać dane sytuacje do tych, które mogłyby się zdarzyć w biurze. I tak np. wypadkiem przy pracy nie będzie oparzenie się przy przygotowywaniu posiłku, a z kolei porażenie prądem przy podłączaniu laptopa służbowego będzie spełniało znamiona wypadku przy pracy.
➢Wypadek przy pracy może mieć również miejsce w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy np. w drodze między siedzibą pracodawcy, a miejscem wykonywania pracy.
JAK ZMINIMALIZOWAĆ RYZYKO PRACY ZDALNEJ?
Kwestie pracy zdalnej i jej organizacji określa ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
➢Art. 3 ust. 4
„Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.”
➢Art. 3 ust. 5
„Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.”
➢Art. 3 ust. 6
„Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.”
JAK ZMINIMALIZOWAĆ RYZYKO PRACY ZDALNEJ?
➢Podstawowym sposobem zminimalizowania ryzyka pracy zdalnej jest zapewnienie przez pracodawcę właściwych narzędzi i warunków pracy przez pracodawcę. W tym sprzętu elektronicznego oraz biurowego.
➢Warto także, przed zleceniem pracownikowi pracy zdalnej zapoznać go ponownie z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, a także wskazać na jakie zagrożenia pracownik powinien zwrócić szczególną uwagę podczas wykonywania obowiązków służbowych z domu.
➢Wskazanym jest również sporządzenie regulaminu pracy zdalnej, który będzie zawierał wszelkie niezbędne regulacje w zakresie zarówno bezpieczeństwa i higieny pracy, jak i ochrony i przetwarzania danych przez pracownika znajdującego się na pracy zdalnej.
Rozwiązanie to jest korzystne zarówno dla pracownika, którego wymagania są jasno
określone, ale także pozwala zabezpieczyć interesy pracodawcy.
JAK ZMINIMALIZOWAĆ RYZYKO PRACY ZDALNEJ?
➢W celu minimalizacji ryzyka istotną kwestią jest ustalenie sposobu ewidencji wykonywanych czynności (uwzględniający datę i czas wykonywania). Powinna ona zostać ustalona w regulaminie pracy zdalnej lub regulaminie ogólnym tak by pracownik w łatwy sposób mógł się z nimi zaznajomić.
➢Kolejnym rozwiązaniem jest określenie sposobu kontaktowania się pracownika
z przełożonymi w tym sposobu zlecania zadań i przekazywania dokumentów
niezbędnych do ich wykonywania. Kluczowym jest aby pracodawca zadbał
o zabezpieczenie dokumentów i danych przekazywanych pracownikowi tak, aby
zabezpieczyć je przed niepożądanym dostępem osób trzecich.
JAK ZMINIMALIZOWAĆ RYZYKO PRACY ZDALNEJ?
Zminimalizowanie ryzyka pracy zdalnej nastąpić może także w skutek kontroli miejsca wykonywania pracy przez pracodawcę.
Pracodawca może przeprowadzić kontrolę w mieszkaniu pracownika, jednakże wyłącznie po wyrażeniu przez pracownika zgody. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy w regulaminie pracy zdalnej zapisane są zasady prowadzenia kontroli miejsca pracy zdalnej w tym wypadku zgoda ta nie jest wymagana. Wizyta taka musi zostać zaplanowana, a sam pracownik musi wiedzieć kto i w jakim celu zjawi się u niego w domu. Niezbędne jest również zachowanie wszelkich zasad bezpieczeństwa oraz prywatności pracownika i jego rodziny podczas kontroli. Ze względu na bezpieczeństwo pracowników w związku z obecną sytuacją epidemiologiczną zalecane jest wykonywanie kontroli zdalnej, której zasady powinny zostać ujęte w regulaminie pracy zdalnej.
Warto pamiętać, że kontrola mieszkania pracownika powinna być ostatecznością.
PROCEDURA POSTĘPOWANIA W RAZIE WYPADKU, KROK PO KORU
➢Procedura postępowania w razie wypadku różni się w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, a osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia.
➢Pracodawca powinien udzielić pierwszej pomocy osobom poszkodowanym i ustalić w odpowiednim trybie okoliczności i przyczyny wypadku. Ustalanie okoliczności wypadków dokonywane jest na jego koszt, a protokół wraz z pozostałą dokumentacją wypadkową powinien być przechowywany przez 10 lat. Pracodawca jest także zobowiązany prowadzić rejestr wypadków przy pracy.
➢ W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia jak stanowi ustawa o
ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych: w
sprawach zgłaszania i stwierdzania chorób zawodowych do ubezpieczonych
wymienionych w art. 3 ust. 3 stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu pracy.
PROCEDURA POSTĘPOWANIA W RAZIE WYPADKU, KROK PO KORU
➢ Umowa o pracę:
Jeżeli pozwala mu na to stan zdrowia pracownik poszkodowany w wypadku powinien poinformować o zdarzeniu swojego przełożonego.
➢ Umowa zlecenia:
Poszkodowany ma obowiązek zawiadomić o wypadku zleceniodawcę. Dla osoby prowadzącej pozarolniczą działalność i osoby z nią współpracującej zgłoszenia wypadku przy pracy dokonuje się niezwłocznie w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS.
Niezależnie od rodzaju umowy na podstawie której zatrudniona jest dana osoba kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia poszkodowanemu pierwszej pomocy oraz do podjęcia niezbędnych działania eliminujących lub ograniczających zagrożenie.
PROCEDURA POSTĘPOWANIA W RAZIE WYPADKU, KROK PO KORU
➢ Umowa o pracę:
Pracodawca ma obowiązek zabezpieczyć miejsce wypadku tak by nie dopuścić do miejsca wypadku osoby niepowołane oraz dokonania zmiany położenia innych przedmiotów, które spowodowały wypadek
➢ Umowa zlecenia:
Niezwłocznie po otrzymaniu zawiadomienia o wypadku zleceniodawca powiadamia pisemnie właściwą terenową jednostkę organizacyjną ZUS o wszczęciu postępowania dotyczącego ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. W postępowaniu może uczestniczyć przedstawiciel ZUS.
Niezależnie od rodzaju umowy pracodawca jest zobowiązany do niezwłocznego zawiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy i prokuratora o śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy oraz o każdym innym wypadku, który wywołał te skutki, jeżeli może być uznany za wypadek przy pracy.
PROCEDURA POSTĘPOWANIA W RAZIE WYPADKU, KROK PO KORU
➢ Umowa o pracę:
W następnej kolejności pracodawca powołuje zespół powypadkowy, w skład którego wchodzi pracownik służby BHP oraz społeczny inspektor pracy.
• W przypadku braku pracownika służby BHP w skład zespołu wchodzi pracodawca lub pracownik, któremu pracodawca powierzył wykonywanie zadań służby bhp lub specjalista spoza zakładu pracy.
• W przypadku braku społecznego inspektora pracy w skład zespołu wchodzi przedstawiciel pracowników posiadający aktualne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie BHP.
➢ Umowa zlecenia:
Z kolei zleceniodawca ma obowiązek ustalenia okoliczności i przyczyn wypadkupoprzez:
• zabezpieczenie miejsca wypadku w sposób pozwalający odtworzyć jego okoliczności;
• dokonanie oględzin miejsca wypadku, stanu technicznego maszyn
i innych urządzeń technicznych, stanu urządzeń ochronnych oraz zbadanie warunków wykonywania pracy i innych okoliczności, które mogły mieć wpływ na powstanie wypadku;
• wysłuchanie wyjaśnień poszkodowanego, jeżeli stan jego zdrowia na to pozwala;
• zebranie informacjidotyczących wypadku od świadków wypadku;
• zebranie innych dowodów dotyczących wypadku, uznanych za niezbędne.
• A także dokonać kwalifikacji prawnej zdarzenia.
PROCEDURA POSTĘPOWANIA W RAZIE WYPADKU, KROK PO KORU
➢Umowa o pracę:
W przypadku umowy o pracę w następnej kolejności zespół powypadkowy przystępuje do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku niezwłocznie po otrzymaniu o nim wiadomości.
Ma on obowiązek min.:
• dokonać oględzin miejsca wypadku,
• wysłuchać wyjaśnień poszkodowanego i sporządzić notatki,
• zebrać informacji dotyczące wypadku od świadków i sporządzić notatki,
• Zbadać warunki wykonywania pracy i innych okoliczności mogących mieć wpływ na zaistnienie wypadku,
• zasięgnąć opinii lekarza, a w razie potrzeby opinii innych specjalistów.
• A także dokonać prawnej kwalifikacji wypadku.
Następnie w przeciągu 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o wypadku zespół powypadkowy sporządza protokół powypadkowy. Zespół niezwłocznie doręcza pracodawcy protokół wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową w celu ich zatwierdzenia.
➢Umowa zlecenia:
Z kolei w tym przypadku po ustaleniu okoliczności i przyczyn wypadku i nie później niż w terminie 14 dni od dnia zawiadomienia o wypadku zleceniodawca sporządzają kartę wypadku.
PROCEDURA POSTĘPOWANIA W RAZIE WYPADKU, KROK PO KORU
➢ Umowa o pracę:
Następnie zespół powypadkowy ma obowiązek zapoznać poszkodowanego z treścią protokołu przed jego zatwierdzeniem przez pracodawcę, a takżepoucza poszkodowanego o prawie wniesienia „uwag i zastrzeżeń”.
Pracodawca zatwierdza protokół w terminie 5 dni od jego sporządzenia. Może on zwrócić protokół w celu jego wyjaśnienia i uzupełnienia przez zespół powypadkowy. W takim wypadku zespół w przeciągu 5 dni tworzy nowy protokół dołączając przy tym protokół niezatwierdzony przez pracodawcę.
Zatwierdzony protokół pracodawca niezwłocznie doręcza poszkodowanemu pracownikowi, a w przypadku wypadków ciężkich i śmiertelnych także właściwemu inspektorowi pracy.
➢ Umowa zlecenia:
W przypadku umowy zlecenia poszkodowany lub uprawniony do jednorazowego odszkodowania członek jego rodziny może zgłosić uwagi i zastrzeżenia do ustaleń zawartych w karcie wypadku.
Do karty wypadku dołącza się zapis wyjaśnień poszkodowanego i informacji uzyskanych od świadków wypadku, a także inne dokumenty zebrane w czasie ustalania okoliczności i przyczyn wypadku:
• dokumenty sporządzone z oględzin miejsca wypadku,
• inne dowody dotyczące wypadku uznane za niezbędne do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku,
• uwagi i zastrzeżenia do ustaleń zawartych w karcie wypadku zgłoszone przez poszkodowanego lub uprawnionego członka rodziny.
Kartę sporządza się w trzech egzemplarzach. Pierwszy egzemplarz otrzymuje poszkodowany, drugi egzemplarz pozostaje u zleceniodawcy, trzeci egzemplarz przekazywany jest do jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
PROCEDURA POSTĘPOWANIA W RAZIE WYPADKU, KROK PO KORU
W przypadku umowy o pracę pracodawca ma także obowiązek zarejestrować wypadek. Dokonuje tego poprzez uzupełnienie prowadzonego przez siebie rejestru wypadków przy pracy.
Wpis musi zawierać:
• Imię i nazwisko poszkodowanego;
• Miejsce i datę wypadku;
• Informacje dotyczące skutków wypadku dla poszkodowanego;
• Datę sporządzenia protokołu powypadkowego;
• Stwierdzenie, czy wypadek jest wypadkiem przy pracy;
• Datę przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wniosku o świadczenia z tytułu wypadku przy pracy;
• Liczbę dni niezdolności do pracy;
• Inne informacje, niebędące danymi osobowymi, których zamieszczenie w rejestrze jest celowe, w tym wnioski i zalecenia profilaktyczne zespołu powypadkowego.
PROCEDURA POSTĘPOWANIA W RAZIE WYPADKU, KROK PO KORU
Zarówno w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, jak i umowy zlecenia rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy nakłada na pracodawcę obowiązek sporządzenia statystycznej karty wypadku przy pracy.
Sporządza się ją na podstawie zatwierdzonego protokołu powypadkowego, lub na podstawie karty wypadku. Jeżeli stwierdzono, że wypadek jest wypadkiem przy pracy lub wypadkiem traktowanym na równi z wypadkiem przy pracy.
Kartę sporządza się w dwóch egzemplarzach i przekazuje w formie pisemnej do urzędu statystycznego właściwego dla województwa, na terenie którego znajduje się siedziba pracodawcy.
Karta składa się z dwóch części.
• Część I sporządza się w terminie 14 dni od dnia zatwierdzenia protokołu powypadkowego i przekazuje do 15 dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu, w którym został zatwierdzony protokół powypadkowy.
• Część II sporządza się do 6 miesięcy od dnia zatwierdzenia protokołu powypadkowego.
PROCEDURA POSTĘPOWANIA W RAZIE WYPADKU, KROK PO KORU
Pracodawca ma także obowiązek określenia i zastosowania środków mających na celu zapobieganiu podobnym wypadkom w przyszłości.
Po każdym wypadku należy dokonać powtórnej oceny ryzyka zawodowego, z uwzględnieniem rekonstrukcji zdarzenia i wprowadzić adekwatne środki prewencyjne.
Przy doborze środków prewencyjnych zalecane jest zachowanie następującej kolejności:
• środki techniczne eliminujące lub ograniczające zagrożenia u źródła;
• środki ochrony zbiorowej;
• środki organizacyjne i proceduralne (procedury lub instrukcje bezpiecznej pracy);
• środki ochrony indywidualnej.
Pracownikowi, który uległ wypadkowi przysługuje zasiłek chorobowy wysokości 100%
miesięcznego wynagrodzenia. Jednakże taki zasiłek będzie przysługiwać tylko zleceniobiorcom, którzy ulegli wypadkowi przy pracy i posiadają ubezpieczenie wypadkowe.
Dziękuję za uwagę!
Marcin Frąckowiak radca prawny
Kancelaria Sadkowski i Wspólnicy m.frackowiak@siw.pl
