Faktury ustrukturyzowane Krajowy System e-faktur (KSeF) od podszewki. Webinar, 16 maja 2022

(1)

Faktury ustrukturyzowane

Krajowy System e-Faktur (KSeF) od podszewki

Webinar, 16 maja 2022

(2)

Pytanie sondażowe

nr 1

Co sprawia najwięcej problemów

przy implementacji fakturowania

ustrukturyzowanego?

(3)

Prowadzący

Michał Jaszczyński Senior Manager VAT

mjaszczynski@deloitteCE.com mob.: +48666322018

Piotr Barański Senior Manager TMC

pibaranski@deloitteCE.com mob.: +48 666 866 013

Katarzyna Bartoszkiewicz Manager

Dział Marketingu

kbartoszkiewicz@deloitteCE.com

mob.: ++48698464211

(4)

Agenda

Aktualny status przepisów prawa

dotyczących faktur ustrukturyzowanych i systemu KSeF. Decyzja derogacyjna UE

Jak wysłać i pobrać fakturę

ustrukturyzowaną z systemu KSeF z uwzględnieniem poszczególnych opcji autentykacji

Co może być największą trudnością dla podatników, którzy zdecydują się korzystać z faktur ustrukturyzowanych?

Prezentacja modułu do komunikacji z KSeF w ramach aplikacji taxCube WEB

1

2

3

4

(5)

Faktury ustrukturyzowane

Fakturowanie

ustrukturyzowane weszło w życie z początkiem 2022 r. jako rozwiązanie dobrowolne. Faktury nowego typu funkcjonują obecnie równolegle z fakturami papierowymi oraz fakturami

elektronicznymi

30 marca 2022 r. Komisja Europejska wyraziła wstępną zgodę na wprowadzenie w Polsce obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Zgodnie z projektem decyzji derogacyjnej fakturowanie ustrukturyzowane mogłoby stać się obligatoryjne w Polsce od 1 kwietnia 2023 roku. Aktualnie Polska oczekuje na finalną decyzję derogacyjną Rady UE.

U-FAKTURA

Faktury ustrukturyzowane są wystawiane

i otrzymywane przez podatników za

pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Nowy system służy m.in. do weryfikacji (akceptacji) faktur i ich dopuszczenia do obrotu prawnego.

KSeF obejmuje wszystkie transakcje sprzedażowe (B2B / B2C, krajowe oraz transgraniczne).

KSEF

Istotą faktur

ustrukturyzowanych jest ich wystawiane według

jednego wzorca. Faktury są wystawianie w oparciu o strukturę logiczną XSD (schemę) zaproponowaną przez Ministerstwo

Finansów. Schema opublikowana przez MF zawiera pod 600 pól.

STRUKTURA

Podatnicy przygotowują faktury ustrukturyzowane zasadniczo w swoich systemach finansowo- księgowych (według wzoru zaproponowanego przez Ministerstwo Finansów).

Faktury ustrukturyzowane są przesyłane do

Krajowego Systemu e- Faktur za pomocą API (czyli interfejsu umożliwiającego łączenie i wymianę danych pomiędzy systemami informatycznymi).

FAKTUROWANIE

Otrzymywanie faktury ustrukturyzowanej w okresie dobrowolnym poprzez KSeF wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Przy braku ww. zgody możliwe wystawianie faktur ustrukturyzowanych w innej uzgodnionej formie.

AKCEPTACJA

(6)

Faktury ustrukturyzowane

OKRES OBLIGATORYJNY

Zgodnie z projektem decyzji derogacyjnej nowy obowiązek obejmie wszystkie transakcje dokonywane przez podatników mających siedzibę na

terytorium Polski, które to transakcje wymagają obecnie wystawienia faktury zgodnie z polską ustawą o VAT.

Wątpliwości odnośnie podmiotów zagranicznych posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce (tzw. „fixed establishment”), czy one zostaną objęte obowiązkiem stosowania nowego rodzaju faktur.

Kwestia ta powinna zostać wyjaśniona przez resort finansów na etapie projektowania przepisów.

Ponadto, jak wynika z opublikowanych materiałów towarzyszących projektowi decyzji podmioty zagraniczne, nawet zarejestrowane jako podatnicy VAT w Polsce, będą nadal wystawiać faktury na dotychczasowych zasadach (nie obejmie ich obowiązek stosowania faktur

ustrukturyzowanych).

Obecnie po stronie zakupów zasadniczo rozwiązanie dotyczy transakcji krajowych. Niemniej, w KSeF w okresie obligatoryjnym raportowane mają być także transakcje rozliczane w Polsce mechanizmem odwrotnego obciążenia (import usług, WNT).

(7)

7

Pytanie sondażowe

nr 2

Jaki system finansowo – księgowy

stosują Państwo w swojej firmie?

(8)

Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF

Praktycznie kwestie

Rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

właścicielskie / do wystawiania faktur / do dostępu do faktur / do nadawania, zmiany lub odbierania dalszych uprawnień / do

samofakturowania / dla organu egzekucyjnego lub komornika

Nadawanie, zmiana lub odbieranie tych uprawnień dokonywane za pomocą:

oprogramowania interfejsowego, przez portal podatkowy lub na podstawie złożonego przez podatnika zawiadomienia (wzór określony w rozporządzeniu)

Uprawnienia dla osób prawnych oraz dla fizycznych

(dla osób fizycznych nadawane na podstawie m.in. NIP lub PESEL, natomiast jeśli osoba nie posiada NIP czy PESEL - na

podstawie daty urodzenia oraz nr dowodu lub nr paszportu.

Dane faktury

ustrukturyzowanej, które

umożliwiają jednorazowy

dostęp do faktury w KSeF

numer identyfikujący fakturę w KSeF

/ numer faktury / NIP nabywcy (lub

informacja o braku NIP) / imię i

nazwisko lub nazwa nabywcy (lub

informacja o braku tych danych) /

kwota należności ogółem

(9)

9

Pytanie sondażowe

nr 3

Jaka jest przybliżona łączna liczba faktur wystawianych i otrzymywanych przez

Państwa firmę w miesiącu ?

(10)

Proces wysyłki faktur ustrukturyzowanych na platformę KSeF

Dopuszczalne metody wysyłki oraz odbioru faktur w ramach KSeF (w okresie dobrowolnym)

• pełna - z akceptacją nabywcy na wysyłkę faktur przez KSeF,

• niepełna – przy braku akceptacji odbiorcy na wysyłkę faktur przez KSeF – w takim przypadku

konieczna wysyłka faktur w innej uzgodnionej

z nabywcą formie (jednoczesna wysyłka faktur na KSeF)

• anonimowa – za pomocą unikalnych danych

identyfikujących fakturę w KSeF Brak informacji jaki sposób

(w zależności od statusu podatnika/

Wątpliwości dot. błędów faktur/możliwość anulowania faktur

Potencjalnie do momentu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikującego tę fakturę w systemie można przyjąć, że faktura nie weszła do obrotu prawnego (brak otrzymania przez nabywcę).

Brak możliwości anulowana faktury przez sprzedawcę.

Data wystawienia faktury / Data otrzymania faktury Faktura ustrukturyzowana zostanie uznana za

wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.

Faktura ustrukturyzowana zostanie uznana za otrzymaną przez odbiorcę w dniu

przydzielenia przez KSeF numeru identyfikującego tę fakturę w systemie.

Przesłanie u-faktury/

u-faktury korygującej do KSeF

Weryfikacja techniczna u-faktury na platformie KSeF

Nadanie numeru identyfikującego

(11)

Autentykacja oraz dostęp do platformy KSEF

Faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić lub będzie mógł mieć do nich dostęp nie tylko podatnik, ale również podmiot uprawniony do dostępu do systemu KSeF.

Dwa sposoby zgłoszenia do KSeF:

• Formularz papierowy ZAW-FA

• Autoryzacja kwalifikowaną

pieczęcią elektroniczna zawierająca numer NIP

SPOSOBY AUTENTYKACJI:

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna

Podpis zaufany Kod autoryzujący

(ApiKey)

Po

uwierzytelnieniu podatnik będzie mógł przeglądać wystawione

i otrzymane faktury ustrukturyzowane zgodnie

z uprawnieniami.

(12)

Narzędzia wspierające

aplikacja taxCube

(13)

Kompleksowe rozwiązanie taxCube WEB

do wymogów raportowania w Polsce i w Europie

Zarządzanie dostępem do KSef przez organizację

Obsługa faktur wychodzących

Obsługa faktur przychodzących

Zaszyte wewnętrzne walidacje pliku XML

Aplikacja taxCube WEB to kompleksowe rozwiązanie dla biznesu, które obsługuje raportowanie:

• KSeF

• JPK

• SAFT- NO

• SAFT- RO

• DTect

(14)

Aplikacja taxCube WEB dla KSeF

OBSŁUGA FAKTUR WYCHODZĄCYCH

• automatyczne przygotowywanie plików w formacie .xml, będących podstawą do wysyłki

• manualna bądź automatyczna wysyłka plików do KSeF wraz z monitorowaniem statusów wysłanych plików

• przejrzysta prezentacja danych (widok główny i szczegółowy faktury)

GŁÓWNE FUNKCJONALNOŚCI

• obsługa plików o różnej strukturze i formacie (.xlsx, .csv oraz .xml)

• możliwość automatycznej modyfikacji danych zgodnie z regułami ustalonymi na etapie konfiguracji z Klientem

• cykliczny i automatyczny import danych do aplikacji

• konfigurowalne notyfikacje i powiadomienia mail’owe

• nadawanie użytkownikom ról z różnym zakresem uprawnień

OBSŁUGA FAKTUR PRZYCHODZĄCYCH

• automatyczne pobieranie z KSeF u-faktur zakupowych

• możliwość pobierania danych

w postaci pliku XML albo zwizualizowanej

MODELE WSPÓŁPRACY: LICENCYJNY LUB USŁUGOWY

(15)

15

DEMO modułu KSeF

w aplikacji taxCube WEB

(16)

Pytanie sondażowe

nr 4

Jakie rozwiązanie wspierające

wysyłkę faktur ustrukturyzowanych

Państwo rozważają ?

(17)

Jakie rozwiązanie

technologiczne wybrać?

(w ERP, in-house, dostawca zewnętrzy)

JAK ZAPEWNIĆ PRAWIDŁOWOŚĆ

DANYCH W PROCESIE PODATKOWYM?

Nowa schema FA_VAT to ponad 600 pól

obligatoryjnych, fakultatywnych i opcjonalnych Zupełnie nowe informacje, które należy

zaraportować:

• Sekcja Rozliczenia

• Sekcja Płatność

• Sekcja Warunki Transakcji

PRAKTYCZNE PROBLEMY, Z KTÓRYMI SPOTYKAMY SIĘ W PRAKTYCE

• Samofakturowanie

• Autoryzacja

• Faktoring

• Faktury korygujące

• Brak załączników do faktur

• Współpraca z biurami księgowymi w zakresie odbioru faktur

• Zaliczki

WYZWANIA TECHNOLOGICZNE

• Weryfikacja, czy w systemie ERP/FK znajdują się dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia faktury ustrukturyzowanej

• Dostosowanie systemów IT do połączenia z platformą KSeF

• Testowanie danych/weryfikacja wewnętrzna

• Przygotowywanie faktur korygujących

• Pobieranie faktur od kontrahentów z platformy KSeF bezpośrednio do systemu ERP/FK

Jak przygotować się do nowego raportowania?

(18)

Możliwości wsparcia

01 Organizacja warsztatów dla Klientów

Przedstawienie planowanych zmian dotyczących nowego sposobu fakturowania w Polsce;

Wskazanie, co może być największą trudnością dla podatników, którzy zdecydują się korzystać

z faktur ustrukturyzowanych;

Omówienie w jaki sposób Klient powinien zaplanować proces wdrożenia, aby odpowiednio przygotować się do

wystawienia/otrzymania u-faktur.

02 Przedstawienie propozycji struktury logicznej

u-faktury

Przedstawienie wzoru faktury ustrukturyzowanej;

Omówienie obowiązkowych elementów jakie powinna zawierać u-faktura.

03 Pomoc w dostosowaniu systemów księgowych lub narzędzia umożliwiające wysyłkę

Zapewnienie wsparcia podatnikom w zidentyfikowaniu oraz

mapowaniu danych z systemów księgowych/ finansowych, które powinny być pokazane na fakturze ustrukturyzowanej, np. oznaczenia grup towarów i usług (kody GTU), które obecnie są wymagane tylko dla raportowania JPK_V7.

Początkowo, podatnicy będą mogli korzystać z omawianego rozwiązania dobrowolnie. Zgodnie z pierwotnymi nieoficjalnymi zapowiedziami MF, faktury ustrukturyzowane mają stać się rozwiązaniem obligatoryjnym (tu jeszcze niejasna jest data kiedy rozwiązanie będzie obowiązkowe – wcześniej mówiono o dacie styczeń 2023 r.).

Podatnicy powinni z wyprzedzeniem

przygotować się do wdrożenia narzędzi

umożliwiających stosowanie nowego

rodzaju faktur (tj. rozwiązań mających

na celu prawidłowe przygotowanie

u-faktur i przesłanie ich na platformę

(19)

Dziękujemy za udział w webinarze

Michał Jaszczyński Senior Manager VAT

mjaszczynski@deloitteCE.com mob.: ++48666322018

Piotr Barański Senior Manager TMC

pibaranski@deloitteCE.com mob.: +48 666 866 013

Zachęcamy do subskrypcji materiałów Deloitte i udziału w kolejnych webinarach:

NAJBLIŻSZE WEBINARY i SZKOLENIA:

Otwarte szkolenie on-line: Faktury

ustrukturyzowane i Krajowy System e-Faktur (KSeF) w praktyce

14 czerwca 2022 r., godz. 10:00 – 14:00

TOPIC PAGE

Digitalization of indirect taxes in Central Europe. Are companies keeping pace?

Live webinar: 31 May 2022, 10:00 – 11:00 a.m. CET

Webinar: Integracja systemu SAP z Krajowym Systemem eFaktur (KSeF) - kompleksowe rozwiązanie Deloitte UCR KSeF dla systemów SAP ECC i S/4HANA 13 maja 2022 r., 10:00-11:00

Krajowy System e-Faktur (KSeF) i faktury ustrukturyzowane Baza wiedzy o nowym sposobie fakturowania w Polsce Dowiedz się więcej

Zapisz się

Register

Odsłuchaj nagranie

(20)

Nazwa Deloitte odnosi się do jednego lub kilku podmiotów Deloitte Touche Tohmatsu Limited („DTTL”), jej firm członkowskich oraz ich podmiotów powiązanych (zwanych łącznie

„organizacją Deloitte”). DTTL (zwana również „Deloitte Global”), każda z jej firm członkowskich i podmiotów z nimi powiązanych są prawnie odrębnymi, niezależnymi podmiotami, które nie mogą podejmować decyzji ani zobowiązań za inne podmioty wobec osób trzecich. DTTL, każda z jej firm członkowskich i podmiotów powiązanych ponoszą odpowiedzialność wyłącznie za własne działania i zaniechania, a nie za działania i zaniechania innych firm członkowskich i podmiotów powiązanych. DTTL nie świadczy usług na rzecz klientów. Zapraszamy na stronę www.deloitte.com/pl/onas w celu uzyskania dalszych informacji.

Deloitte to wiodąca, międzynarodowa firma świadcząca klientom usługi obejmujące m.in. audyt, konsulting, doradztwo finansowe, zarządzanie ryzykiem, doradztwo podatkowe. Nasza globalna sieć firm członkowskich i podmiotów powiązanych (zwana łącznie „organizacją Deloitte”) obejmuje ponad 150 krajów i terytoriów i świadczy usługi na rzecz czterech z pięciu spółek z rankingu Fortune Global 500®. Aby dowiedzieć się, w jaki sposób około 312 000 pracowników Deloitte realizuje misję firmy, zachęcamy do odwiedzenia strony:

www.deloitte.com.