PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO STAROSTWA POWIATOWEGO
w Żarach na rok 2018
Audytor wewnętrzny Iwona Prokop
Żary, grudzień 2017
2 Starostwo Powiatowe w Żarach
Al. Jana Pawła II 5 68-200 Żary
AW.1721……2017
Plan Audytu Wewnętrznego na rok 2018
1. Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym
Lp. Nazwa jednostki
1. Starostwo Powiatowe z filią w Lubsku 2. Powiatowy Urząd Pracy z filią w Lubsku 3. Szpital na Wyspie Sp. z o. o.
4. Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie 5. Dom Pomocy Społecznej w Lubsku 6. Powiatowy Dom Dziecka w Żarach 7. Powiatowy Dom Dziecka w Lubsku 8. Dom Pomocy Społecznej w Miłowicach
9. Zespół Poradni Psychologiczno – Pedagogicznych Powiatu Żarskiego 10. Specjalny Ośrodek Szkolno – Wychowawczy w Lubsku
11. Zespół Szkół Ogólnokształcących i Ekonomicznych w Lubsku 12. Zespól Szkół Ogólnokształcących i Technicznych w Żarach 13. Zespół Szkół Ogólnokształcących
14. Zespół Szkół Budowlanych 15. Zespół Szkół Ekonomicznych
16. Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego 17. Zespół Szkół Specjalnych
18. Specjalny Ośrodek dla dzieci z Wadami Słuchu i Mowy 19. Zespół Szkół Technicznych
2. Wyniki analizy ryzyka – obszary działalności jednostki zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z określeniem szacowanego poziomu ryzyka w danym obszarze.
Lp.
Obszar działalności jednostki
Uwagi/istotność Nazwa obszaru Poziom ryzyka
w obszarze
Typ obszaru działalności
1 Usługi społeczne Średni Zarządzanie Postrzeganie roli państwa
2 Usługi administracyjne Średni Wspomagający
zarządzanie
Odniesienie do funkcjonowania urzędu
3
3 Budżet Wysoki
Gospodarka Finansowa/Rachunko
wość
Prawidłowość dysponowania środkami publicznymi, gospodarność, rzetelność rozliczenia, transparentność
4 Edukacja publiczna Wysoki
Dostosowanie oczekiwań rynku pracy do poziomu i umiejętności absolwentów 5 Działalność Jednostek Organizacyjnych Wysoki
Gospodarka Finansowa/Rachunko
wość
Prawidłowość wykorzystania środków finansowych
6 Zarządzanie i Organizacja Wysoki Zarządzanie
Adekwatność stosowanych rozwiązań i procedur do
osiąganych rezultatów
7 Gospodarowanie mieniem Wysoki Gospodarowanie
mieniem
Prawidłowość wykorzystania środków finansowych
8 System informatyczny Wysoki System
informatyczny
Odporność na ataki zewnętrzne, zachowanie
bezpieczeństwa nienaruszalności danych
będących w posiadaniu jednostki
9 Zamówienia publiczne Wysoki Zamówienia
publiczne
Prawidłowość wydatkowania środków publicznych 10 Nadzór właścicielski Wysoki Nadzór właścicielski Prawidłowość wykorzystania
środków finansowych
11 Bezpieczeństwo Średni Bezpieczeństwo
Zapewnienie stabilności i bezpieczeństwa w szczególności w sytuacjach
kryzysowych (powodzie, trąby powietrzne,
kataklizmy) 12 Transport i drogi publiczne Wysoki Bezpieczeństwo Mobilność i bezpieczeństwo
mieszkańców
13 Kontrola zarządcza Wysoki Zarządzanie
Adekwatność stosowanych rozwiązań i procedur do
osiąganych rezultatów
14 Ochrona środowiska Niski Bezpieczeństwo Ochrona zasobów i
warunków środowiskowych
15 Środki unijne i zewnętrzne Wysoki Gospodarka
Finansowa
Zwiększenie możliwości budżetowych i wykonawczych powiatu
3. Wyniki przeprowadzonej analizy zasobów osobowych
Oszacowana liczba osobodni będąca w dyspozycji Zespołu ds. Kontroli i Audytu Wewnętrznego w 2018 roku wynosi 251 dni – 1/5 etatu to 51 dni. Planowany czas przeznaczony na realizację poszczególnych zadań przedstawia poniższa tabela.
Lp. Zadania audytora wewnętrznego
Zasoby ludzkie (liczba osobodni)
% Uwagi
1
Czas przeznaczony na realizację zadań zapewniających wraz z opracowaniem technik
ich realizacji, czynności doradczych oraz monitorujących i sprawdzających.
40 osobodni 78,4%
Wyliczenia dla audytora zatrudnionego w wymiarze 1/5 etatu
4
2 Czas przeznaczony na szkolenia
i szkolenia i rozwój zawodowy 2 osobodni 3,9%
3 Czas przeznaczony na czynności organizacyjne,
w tym: plan i sprawozdanie 2 osobodni 3,9%
4 Urlopy i inne nieobecności
(choroba) 5 osobodni 9,9%
5 Rezerwa czasowa
(realizacja audytu poza planem) 2 osobodni 3,9%
Suma 188 osobodni 100%
3. Lista obszarów ryzyka, w których zostaną przeprowadzone zadania zapewniające
Lp. Nazwa obszaru Nazwa audytowanej jednostki /komórki
Poziom ryzyka w obszarze
Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy
Uwagi
1.
Działalność jednostek organizacyjnych
Zespół Szkół Specjalnych Wysoki Nie -
2. Bezpieczeństwo i nadzór właścicielski
Wszystkie jednostki organizacyjne
powiatu Wysoki Nie -
4. Informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację poszczególnych zadań zapewniających
Lp. Nazwa obszaru Temat zadania zapewniającego
Planowany czas realizacji
zadania w osobodniach
Planowany okres realizacji
zadania
Uwagi
1.
Działalność jednostek organizacyjnych
Ocena organizacji i gospodarki finansowej oraz zasad naliczania subwencji oświatowej na
uczniów niepełnosprawnych.
25 I – VI
2018 rok -
2.
Bezpieczeństwo i Nadzór właścicielski
Ocena – pod względem
zapewnienia alternatywnych źródeł energii, zaopatrzenia w wodę, środki higieny i podstawowe materiały opatrunkowe oraz środki łączności
15 VIII - XII
2018 rok -
4. Informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację czynności doradczych
Czynności doradcze będą przeprowadzane przez audytora wewnętrznego systematycznie w miarę zachodzących potrzeb we wszystkich obszarach wymagających takich czynności.
5. Informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację czynności monitorujących i sprawdzających
5 Lp.
Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą
czynności sprawdzające
Nazwa obszaru
Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających
czynności sprawdzające
(w etatach)
Planowany czas przeprowadzenia
czynności monitorujących i sprawdzających
(w dniach)
Uwagi
1 Zasady
wynagradzania
Organizacja i
zarządzanie 1 1 -
2 Postępowanie administracyjne
Organizacja i
zarządzanie 1 1 -
6. Informacje na temat cyklu audytu
Oceniając ekspozycję na ryzyko związane z funkcjonowaniem Powiatu i Starostwa Powiatowego, audytor wewnętrzny wytypował, koncentrując się przede wszystkim na systemach funkcjonalnych, 11 obszarów działania, wymagających przeprowadzenia audytu wewnętrznego. Biorąc pod uwagę zasoby osobowe – audytor wewnętrzny może przeprowadzić około 2 zadania zapewniające, zatem przy niezmienionych zasobach osobowych komórki audytu wewnętrznego, zadania zapewniające we wszystkich obszarach audytu mogą zostać przeprowadzone w „cyklu audytu” wynoszącym 6 lat.
Lp. Nazwa obszaru
Planowany rok przeprowadzenia audytu wewnętrznego
Uwagi 1 Działalność Jednostek Organizacyjnych 2018
2 Bezpieczeństwo i Nadzór właścicielski 2018
3 System informatyczny 2019
4 Kontrola Zarządcza 2019
5 Budżet 2020
6 Gospodarowanie mieniem 2020
7 Zamówienia publiczne 2021
8 Transport i drogi publiczne 2021
9 Bezpieczeństwo 2022
10 Zarządzanie i Organizacja 2022
11 Edukacja publiczna 2023
7. Informacje istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki.
Starostwo Powiatowe jest jednostką budżetową, przy pomocy, której Zarząd Powiatu realizuje określone ustawami (w tym ustawą o samorządzie powiatowym) zadania, które maja charakter zadań własnych, zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, zadań powierzonych na podstawie porozumień zawartych przez Powiat oraz zadania wynikające z uchwał Rady i Zarządu Powiatu, o charakterze ponadgminnym w zakresie m. in.: edukacji publicznej, sportu, promocji, ochrony zdrowia, pomocy społecznej, ochrony środowiska, promocji i rozwoju, komunikacji i transportu, bezpieczeństwa i porządku publicznego. Zatem celem funkcjonowania Powiatu i Starostwa Powiatowego jest zaspokojenie określonych prawem potrzeb społeczności lokalnej. Wyżej wymienione cele stanowią podstawowe obszary działania Powiatu. Zostały one określone zarówno w cyklu sześcioletnim audytu
6 wewnętrznego jak i w wynikach analizy ryzyka dotyczących obszarów działalności jednostki zidentyfikowanych przez audytora wewnętrznego z określeniem szacowanego poziomu ryzyka w danym obszarze.
Na podstawie uchwały Nr 314/2016 Zarządu Powiatu Żarskiego z dnia 29.03.2016 r.
wprowadzającej nowy REGULAMIN ORGANIZACYJNY STAROSTWA
POWIATOWEGO W ŻARACH oraz Uchwała Nr 490/2017 Zarządu Powiatu Żarskiego z dnia 12 stycznia 2017 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Żarach, obowiązuje Regulamin określający organizację pracy, zasady działania oraz zakres spraw załatwianych przez komórki organizacyjne.
W strukturze organizacyjnej Starostwa funkcjonuje: Biuro Rady, 7 Wydziałów, 6 Referatów, 2 stanowiska w ramach powołania: Starosta i Wicestarosta, Sekretarz, Skarbnik, 4 Jednoosobowe stanowiska. Obsługa prawna powierzona została kancelarii zewnętrznej.
W ramach struktury organizacyjnej Starostwa wyodrębniono stanowisko Audytora Wewnętrznego, dla którego bezpośrednim przełożonym jest Starosta Żarski.
Powyższy plan przygotowany został zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 roku w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (Dz.U. z 2015r., poz. 1480 ze zm.).
Przygotował:
Data 22.12.2017r.
Audytor Wewnętrzny
Iwona Prokop Zatwierdził:
Data 27.12.2017r.
Podpis Kierownika Jednostki
