Rozliczanie infrastrukturalnych projektów unijnych

Rozliczanie

infrastrukturalnych projektów unijnych

Szkolenie on-line, 14-15.01.2021 r.

Przeprowadziła ponad 400 szkoleń z perspektywy finansowej UE 2014-2020 skierowanych do jednostek sektora finansów publicznych, organizacji pozarządowych i przedsiębiorców. Otrzymała złoty certyfikat trenera EFS oraz wpis na listę ekspertów MiIR m.in. z zakresu administracji rządowej i samorządowej, systemów służby zdrowia oraz włączenia społecznego.

Napisała ponad 40 projektów do nowych programów operacyjnych krajowych i regionalnych. Posiada 25 lat doświadczenia w przygotowaniu i realizacji projektów we wszystkich trzech sektorach, w tym we współpracy partnerskiej międzysektorowej. Ocenia projekty w PO WER i RPO.

Obecnie jest prezesem firmy szkoleniowo-konsultingowej, wcześniej 8 lat w samorządach, które reprezentowała w Kongresie Władz Lokalnych i Regionalnych Europy (5 lat). Działa w 3 organizacjach pozarządowych. Z ramienia Krajowej Rady Działalności Pożytku Publicznego uczestniczyła w pracach Komitetu Monitorującego Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego.

Z wykształcenia ekonomistka, stypendystka Kongresu Stanów Zjednoczonych Ameryki (podyplomowe studia z finansów i administracji publicznej na Georgetown University), Ukończyła podyplomowe studia School of Management, Prawo i Gospodarka Unii Europejskiej (Uniwersytet Wrocławski). Wieloletni wykładowca na studiach podyplomowych z zakresu projektów UE.

Przez uczestników lubiana za komunikatywność i wszechstronną wiedzę.

Ogólnopolskie Centrum

Szkoleniowo Doradcze Sp. z o.o.

ul. Grzybowska 87 00-844 Warszawa e-mail: biuro@ocsd.pl

Ogólnopolskie Centrum Szkoleniowo Doradcze

www.ocsd.pl

Podmiot realizujący szkolenie:

Małgorzata Rulińska

Trener/Ekspert ds. Funduszy Unijnych

Spis treści

Agenda szkolenia

……….………..

3

Prezentacja

………..…

6

Zestawy ćwiczeniowe

………..…………

88

Rozliczanie poniesionych wydatków:

o zgodność wydatków z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i prawa krajowego,

o zgodność wydatków z wnioskiem i umową o dofinansowanie, w tym wymogi z umowy o dofinansowanie projektu,

o ocena zgodności z zakresem rzeczowym i budżetem projektu,

o dokonywanie zmian w projekcie, ze szczególnym uwzględnieniem relacji

program funkcjonalno - użytkowy – projekt budowlany, o dokonywanie zmian w budżecie projektu w przypadku

występowania w projekcie pomocy publicznej, o kwalifikowalność wydatków w relacji z Przejściowym

Świadectwem Płatności/ faktura/ protokół odbioru, o udyt itp.,

9:00-10:30

Omówienie zasad zawartych w wytycznych do kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju

Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014–2020;

Ocena kwalifikowalności wydatków;

Wydatki niekwalifikowane;

Wydatki na środki trwałe używane i nieruchomości;

Kwalifikowalność wydatków na personel;

Zawieszone zapisy Wytycznych;

Wkład niepieniężny;

Kwalifikowalność wydatków typowych dla projektów EFRR;

Amortyzacja;

Leasing;

Kwalifikowalność VAT.

Przerwa

10:30-10:45 10:45-12:15

DZIEŃ I

Rozliczanie poniesionych wydatków:

o ponoszenie wydatków z właściwych kont

– podstawowe zasady prawidłowego księgowania, o należyte udokumentowanie wydatków, w tym prawidłowe

opisywanie i obieg dokumentów finansowo-księgowych.

Omówienie kwalifikowalności w odniesieniu do przykładowych poddziałań ZIT EFRR RPO WŁ 2014-2020:

o niezbędność wydatku do realizacji celów projektu, poniesienie wydatku w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

o unikanie podwójnego finansowania – rozliczanie wydatków finansowanych z kilku źródeł,

o rozliczanie dochodu w projekcie, w tym zmiana definicji dochodu.

Przerwa

12:15-12:30 12:30-14:00

9:00-10:30

Ustalanie wysokości kosztów kwalifikowalnych, wysokości dofinansowania na podstawie przykładowych dowodów księgowych i dokumentów im towarzyszących;

Sporządzenie wniosku o płatność w systemie SL;

Identyfikacja wniosku o płatność;

Tworzenie harmonogramu płatności;

Wymogi płynące z umowy o dofinansowanie.

DZIEŃ II

Przerwa

10:30-10:45

Postęp finansowy;

Zwroty i korekty;

Źródła finansowania;

Postęp rzeczowy;

Wskaźniki produktu i rezultatów – przykłady z RPO WŁ 2014-2020;

10:45-12:15

Problemy w trakcie realizacji;

Baza personelu;

Baza zamówień publicznych;

Polityki horyzontalne;

Załączniki do wniosku o płatność;

Wniosek o płatność końcową i jego zatwierdzanie;

Ułatwienia w okresie pandemii.

Przerwa

12:15-12:30

Reguła proporcjonalności;

Sposoby korygowania wydatków nieprawidłowo poniesionych na różnych etapach realizacji projektu oraz w wyniku

przeprowadzonej kontroli;

Zmiany wprowadzone w ustawie z dnia 3 kwietnia 2020 r.

o szczególnych rozwiązaniach wspierających realizację

programów operacyjnych w związku z wystąpieniem COVID-19 w 2020 r.;

Ułatwienia dla beneficjentów RPO WŁ 2014-2020.

12:30-14:00

Konsultacje z trenerem możliwe są przez okres 2 miesięcy

po zakończeniu szkolenia pod adresem e-mail: konsultacje@ocsd.pl

Prezentacja

DZIEŃ I

Tematyka

qPrzepisy prawa i Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014- 2020;

qRozliczanie poniesionych wydatków;

qDokumentowanie wydatków;

qSporządzanie wniosku o płatność w SL2014;

qReguła proporcjonalności;

qKorygowanie wydatków poniesionych nieprawidłowo;

qUłatwienia w okresie pandemii.

ZIT SŁOM

W województwie łódzkim ZIT realizowany jest w trybie pozakonkursowym dla projektów współfinansowanych z EFRR wskazanych w Strategii ZIT w następujących obszarach:

O zwiększenie udziału energii pochodzącej ze źródeł odnawialnych;

O rozwój gospodarki wodno-ściekowej;

O zmniejszenie energochłonności infrastruktury oraz poprawa jakości powietrza, poprawa integracji i wzrost atrakcyjności transportu publicznego;

O zmniejszenie ilości odpadów w subregionie, poprawa jakości wód powierzchniowych i podziemnych, ochrona i przywrócenie różnorodności biologicznej;

O rozwój i wzmocnienie spójności lokalnej poprzez rewitalizację terytoriów.

Przepisy prawa

qUstawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020;

qRozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniającym rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylającym rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz. Urz. UE L 193 z 30.07.2018, str. 222), zwane

„OMNIBUSEM”;

Przepisy prawa

qRozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 320, z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem ogólnym.

Wytyczne

qWytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020;

qWytyczne z dnia 10 stycznia 2019 r. w zakresie zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód i projektów hybrydowych na lata 2014-2020;

qWytyczne w zakresie realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków EFS i EFRR na lata 2014-2020.

Zaktualizowane Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków

(od 9.09.2019 r.) qPodniesiono limit środków trwałych z 3,5 tys. zł do 10 tys. zł, od którego

istnieje obowiązek uzasadnienia we wniosku o dofinansowanie konieczności pozyskania środków trwałych do projektu;

qZniesiono 40%-owy limit dodatku zadaniowego personelu projektu;

qUmożliwiono osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, będącej beneficjentem, finansowania kosztów wyposażenia stanowisk pracy personelu projektu;

qUmożliwiono IZ PO podjęcia decyzji o kwalifikowalności dodatkowego wynagrodzenia rocznego, nagród i premii oraz świadczenia urlopowego pracowników beneficjenta wykonującego samodzielnie roboty budowlane w ramach projektu (które co do zasady są niekwalifikowalne);

qWprowadzono wyłączenia od stosowania rozeznania rynku i zasady konkurencyjności.

Zaktualizowane Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków

(od 1.01.2021 r.) qw rozdziale 6.5-wprowadzono odniesienia do wchodzącej wżycie z dniem 1

stycznia 2021 r. ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych(Dz.U. z 2019 r. poz. 2019);

qw rozdziale 8.2-wprowadzono obowiązek potwierdzania dokumentem urzędowym statusu uczestników na rynku pracy, w przypadku projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego skierowanych do osób bezrobotnych lub osób biernych zawodowo.

Warunki kwalifikowania wydatku

Wydatkiem kwalifikowalnym jest wydatek spełniający łącznie następujące warunki:

a) został faktycznie poniesiony w okresie wskazanym w umowie o dofinansowanie projektu, z zachowaniem warunków określonych w podrozdziale 6.1,

b) jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa unijnego oraz prawa krajowego, w tym przepisami regulującymi udzielanie pomocy publicznej, jeśli mają zastosowanie,

c) jest zgodny z PO i SZOOP,

d) został uwzględniony w budżecie projektu współfinansowanego ze środków EFS, z zastrzeżeniem pkt 10 i 11 podrozdziału 8.3, a w przypadku projektów współfinansowanych ze środków FS i EFRR – w zakresie rzeczowym projektu zawartym we wniosku o dofinansowanie projektu,

Warunki kwalifikowania wydatku

e) został poniesiony zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu,

f) jest niezbędny do realizacji celów projektu i został poniesiony w związku z realizacją projektu,

g) został dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

h) został należycie udokumentowany, zgodnie z wymogami w tym zakresie określonymi w Wytycznych, Wytycznych PT, o których mowa w rozdziale 4 pkt 2, lub ze szczegółowymi zasadami określonymi przez IZ PO,

Warunki kwalifikowania wydatku

i) został wykazany we wniosku o płatność zgodnie z Wytycznymi w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej,

j) dotyczy towarów dostarczonych lub usług wykonanych lub robót zrealizowanych, w tym zaliczek dla wykonawców9, z zastrzeżeniem pkt 4 podrozdziału 6.4,

k) jest zgodny z innymi warunkami uznania go za wydatek kwalifikowalny określonymi w Wytycznych, Wytycznych PT, o których mowa w rozdziale 4 pkt 2,lub określonymi przez IZ PO w SZOOP, regulaminie konkursu lub dokumentacji dotyczącej projektów zgłaszanych w trybie pozakonkursowym.

Wydatki niekwalifikowane

Następujące wydatki są niekwalifikowalne:

a) prowizje pobierane w ramach operacji wymiany walut,

b) odsetki od zadłużenia, z wyjątkiem wydatków ponoszonych na subsydiowanie odsetek lub na dotacje na opłaty gwarancyjne w przypadku udzielania wsparcia na te cele,

c) koszty pożyczki lub kredytu zaciągniętego na prefinansowanie dotacji10,

d) kary i grzywny,

e) świadczenia realizowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS),

f) odprawy emerytalno – rentowe personelu projektu,

Wydatki niekwalifikowane

g) rozliczony notą księgową koszt zakupu środka trwałego będącego własnością beneficjenta lub prawa przysługującego beneficjentowi (taki środek trwały może zostać wniesiony do projektu w formie wkładu niepieniężnego),

h) wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON),

i) koszty postępowania sądowego, wydatki związane z przygotowaniem i obsługą prawną spraw sądowych oraz wydatki poniesione na funkcjonowanie komisji rozjemczych, z wyjątkiem wydatków ponoszonych w przedmiotowym zakresie przez IZ PO/IP PO/IW PO i na rzecz uczestników projektu,

Wydatki niekwalifikowane

j) wydatki poniesione na zakup używanego środka trwałego, który był w ciągu 7 lat wstecz (w przypadku nieruchomości 10 lat) współfinansowany ze środków unijnych lub z dotacji krajowych (podobnie w przypadku robót budowlanych, w wyniku których dzięki współfinansowaniu powstały obiekty liniowe czy inżynieryjne, np. mosty, wiadukty, estakady, obiekty kubaturowe, itp.); 7 lub 10 lat liczone jest w miesiącach kalendarzowych od daty rozliczenia wydatku, np. 7 lat od 9 listopada 2014 r. to okres od 9 listopada 2014 r. do 9 listopada 2021 r.,

Wydatki niekwalifikowane

k) podatek od towarów i usług (VAT), który może zostać odzyskany przez beneficjenta albo inny podmiot zaangażowany w projekt lub wykorzystujący do działalności opodatkowanej produkty będące efektem jego realizacji, zarówno w fazie realizacyjnej jak i operacyjnej, na podstawie przepisów krajowych, tj. ustawy o VAT oraz aktów wykonawczych do tej ustawy, z zastrzeżeniem pkt 6 sekcji 6.18.1,

Wydatki niekwalifikowane

l) wydatki poniesione na zakup nieruchomości przekraczające 10%

całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu11, przy czym w przypadku terenów poprzemysłowych oraz terenów opuszczonych, na których znajdują się budynki, limit ten wynosi 15%. Podniesienie wysokości przedmiotowego limitu może mieć miejsce także w przypadku projektów związanych z ochroną środowiska naturalnego – decyzja w przedmiotowej kwestii

należy do IZ PO/IP PO/IW PO i podejmowana jest nie później niż na etapie oceny wniosku o dofinansowanie projektu,

Wydatki niekwalifikowane

m) zakup lokali mieszkalnych, z wyjątkiem wydatków dokonanych w ramach celu tematycznego 9 Promowanie włączenia społecznego, walka z ubóstwem i wszelką dyskryminacją, o którym mowa w art.

9 pkt 9 rozporządzenia ogólnego, poniesionych zgodnie z Wytycznymi w zakresie zasad realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata 2014-2020,

n) inne niż część kapitałowa raty leasingowej wydatki związane z umową leasingu, w szczególności marża finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe,

Wydatki niekwalifikowane

o) transakcje, bez względu na liczbę wynikających z nich płatności, dokonane w gotówce, których wartość przekracza kwotę, o której mowa w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2018 r. poz. 646, z późn. zm.), p) wydatki poniesione na przygotowanie i wypełnienie formularza

wniosku o dofinansowanie projektu w przypadku wszystkich projektów, lub formularza wniosku o potwierdzenie wkładu finansowego w przypadku dużych projektów,

q) premia (ang. success fee) dla współautora wniosku o dofinansowanie projektu opracowującego np. studium wykonalności,

Wydatki niekwalifikowane

r) w przypadku projektów współfinansowanych ze środków EFS – wydatki związane z zakupem nieruchomości i infrastruktury oraz z dostosowaniem lub adaptacją budynków i pomieszczeń, z wyjątkiem wydatków ponoszonych jako cross-financing, o którym mowa w podrozdziale 8.6, z zastrzeżeniem lit. l.

Środki trwałe używane

qsprzedający środek trwały wystawił deklarację określającą jego pochodzenie,

qsprzedający potwierdził w deklaracji, że dany środek nie był w okresie poprzednich 7 lat (10 lat w przypadku nieruchomości) współfinansowany z pomocy UE lub w ramach dotacji z krajowych środków publicznych, qcena zakupu nie przekracza jego wartości rynkowej i jest

niższa niż koszt podobnego nowego sprzętu.

Zakup nieruchomości

Nie może przekraczać 10% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu, przy czym w przypadku terenów poprzemysłowych oraz terenów opuszczonych, na których znajdują się budynki, limit ten wynosi 15%.

Podniesienie wysokości przedmiotowego limitu może mieć miejsce także w przypadku projektów związanych z ochroną środowiska naturalnego – decyzja w przedmiotowej kwestii należy do IZ PO/IP PO/IW PO i podejmowana jest nie później, niż na etapie oceny wniosku o dofinansowanie projektu.

Wydatki kwalifikowalne w kategorii „Zakup nieruchomości” ≤ 1/9 x całkowite wydatki kwalifikowalne dla projektu (z wyłączeniem wydatków w kategorii „Zakup nieruchomości”).

Personel

Personel projektu – osoby zaangażowane do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu na podstawie:

§ stosunku pracy,

§ osoby samozatrudnione,

§ osoby współpracujące oraz wolontariusze.

Osoby współpracujące: definicja została opisana w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych: małżonek, dzieci własne lub dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodzice, macocha i ojczym, pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracujących przy prowadzeniu działalności.

Zatrudnianie personelu w projektach

Wydatki związane z wynagrodzeniem personelu są ponoszone zgodnie z przepisami krajowymi, w szczególności zgodnie z Kodeksem pracy.

Kwalifikowalne składniki wynagrodzenia to m.in.:

§ wynagrodzenie brutto,

§ składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne,

§ składki na Fundusz Pracy,

§ Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

§ odpisy na ZFŚS

§ wydatki ponoszone na Pracowniczy Program Emerytalny zgodnie z ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1449).

Zatrudnianie personelu w projektach – niekwalifikowalne składniki

a) wpłaty na „PFRON”,

b) świadczenia realizowane ze środków ZFŚS,

c) koszty ubezpieczenia cywilnego funkcjonariuszy publicznych za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu władzy publicznej, d) nagrody jubileuszowe i odprawy pracownicze,

e) koszty składek i opłat fakultatywnych, niewymaganych obowiązującymi przepisami prawa krajowego, chyba że:

i. zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji min 6 m-cy przed złożeniem WoD lub też określone w innych właściwych przepisach prawa pracy oraz

Zatrudnianie personelu w projektach – niekwalifikowalne składniki

ii. potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji, a zasady ich odprowadzania/ przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników beneficjenta.

Uwaga: pracodawcy zatrudniający do 50 osób nie muszą mieć regulaminów pracy/wynagradzania.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne personelu projektu jest kwalifikowalne wyłącznie, jeżeli wynika z przepisów prawa pracy i odpowiada proporcji, w której wynagrodzenie zasadnicze będące podstawą jego naliczenia jest rozliczane w ramach projektu.

Zatrudnianie personelu w projektach

Wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne, gdy ich wysokość odpowiada stawkom stosowanym u beneficjenta poza projektami na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji. Dotyczy to również pozostałych składników wynagrodzenia personelu, w tym nagród i premii.

W ramach projektu mogą być kwalifikowalne koszty delegacji służbowych oraz koszty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych personelu projektu, pod warunkiem, że jest to niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu.

Zatrudnianie personelu w projektach

Umowa o pracę z osobą stanowiącą personel projektu obejmuje wszystkie zadania wykonywane przez tę osobę w ramach projektu.

Nie jest możliwe angażowanie pracownika beneficjenta do realizacji żadnych zadań w ramach tego lub innego projektu na podstawie stosunku cywilnoprawnego, z wyjątkiem umów w wyniku których następuje wykonanie oznaczonego dzieła.

UWAGA: Jeżeli szczególne przepisy dotyczące zatrudniania danej grupy pracowników uniemożliwiają wykonywanie przez nich zadań w ramach projektu na podstawie stosunku pracy, instytucja właściwa będąca stroną umowy może wyrazić zgodę na ich zaangażowanie przez beneficjenta na podstawie stosunku cywilnoprawnego w ramach danego projektu.

Zapis zawieszony od 1.02.2020 r. do 31.12.2021 r.

Zatrudnianie personelu w projektach

W przypadku zatrudniania personelu na podstawie stosunku pracy, wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne, jeżeli są spełnione łącznie następujące warunki:

a) pracownik jest zatrudniony lub oddelegowany w celu realizacji zadań związanych bezpośrednio z realizacją projektu,

b) okres zatrudnienia lub oddelegowania pracownika jest kwalifikowalny wyłącznie do końcowej daty kwalifikowalności wydatków wyznaczonej w umowie o dofinansowanie; powyższe nie oznacza, że stosunek pracy nie może trwać dłużej niż okres realizacji projektu,

Zatrudnianie personelu w projektach

d) zadania związane z realizacją projektu zostaną wyraźnie wyodrębnione w umowie o pracę/zakresie czynności służbowych lub opisie stanowiska pracy,

e) zakres zadań związanych z realizacją projektu stanowi podstawę do określenia proporcji faktycznego zaangażowania pracownika w realizację projektu,

f) zatrudnienie lub oddelegowanie do pełnienia zadań związanych z realizacją projektu jest odpowiednio udokumentowane postanowieniami umowy o pracę lub zakresem czynności służbowych pracownika lub opisem stanowiska pracy; m.in.

wskazanie w ww. dokumentach zadań, które dana osoba będzie wykonywała w ramach projektu.

Zatrudnianie personelu w projektach - kwalifikowalność części etatu

g) wydatek związany z wynagrodzeniem personelu projektu odpowiada proporcji, o której mowa w lit. e, chyba że zakres odpowiedzialności, złożoność lub poziom wymaganych kompetencji na danym stanowisku uzasadnia różnicę w udziale wydatku do czasu pracy wynikającego ze stosunku pracy.

Zatrudnianie personelu w projektach - kwalifikowalność nagród i premii

a) nagrody lub premie zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji, lub też innych właściwych przepisach prawa pracy,

b) nagrody lub premie zostały wprowadzone w danej instytucji co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, c) nagrody lub premie potencjalnie obejmują wszystkich

pracowników, a zasady ich przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników,

d) nagrody lub premie przyznawane są w związku z realizacją zadań w ramach projektu na podstawie stosunku pracy.

Zatrudnianie personelu w projektach - kwalifikowalność dodatku

a) możliwość przyznania dodatku wynika bezpośrednio z prawa pracy, b) został przewidziany w regulaminie pracy lub regulaminie

wynagradzania danej instytucji lub też innych właściwych przepisach prawa pracy,

c) został wprowadzony min 6 m-cy przed złożeniem WND,

d) dodatek potencjalnie obejmuje wszystkich pracowników danej instytucji,

e) dodatek jest kwalifikowalny wyłącznie w okresie zaangażowania danej osoby do projektu,

f) wysokość dodatku uzależniona jest od zakresu dodatkowych obowiązków.

Zatrudnianie personelu w projektach - kwalifikowalność dodatku

Dodatki były kwalifikowalne do wysokości 40% wynagrodzenia podstawowego wraz ze składnikami z zastrzeżeniem, że przekroczenie tego limitu mogło wynikać wyłącznie z aktów prawa powszechnie obowiązującego – do 9.09.2019 r.

Od ww daty zniesiono ten limit.

Weryfikacja kwalifikowalności wydatków na personel

Możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie, biorąc pod uwagę obciążenie wynikające z realizacji kilku funkcji w projekcie/projektach (np. na podstawie ewidencji godzin i zadań realizowanych w ramach projektów nie więcej niż 276 h/m-c.

UWAGA: Zapis zawieszony od 1.02.2020 r. do 31.12.2021 r.

Weryfikacja kwalifikowalności wydatków

4.13(Wytyczne) IZ PO zapewnia, aby każdy zainteresowany podmiot mógł zwrócić się pisemnie z prośbą o dokonanie indywidualnej interpretacji postanowień Wytycznych dla konkretnego stanu faktycznego.

W pierwszej kolejności pytania należy kierować do właściwej instytucji będącej stroną umowy lub instytucji, która ogłosiła konkurs /przyjmuje do dofinansowania projekty pozakonkursowe.

Weryfikacja kwalifikowalności wydatków

4.13

W przypadku wątpliwości dotyczącej rozstrzygnięcia danej kwestii, przed udzieleniem odpowiedzi instytucja ta powinna zwrócić się odpowiednio do IP PO lub IZ PO, czyli do instytucji nadrzędnej.

W sytuacji, gdy zainteresowany podmiot nie zgadza się z interpretacją wydaną przez IW PO lub IP PO, a instytucja ta odmówiła skierowania pytania do instytucji nadrzędnej, może on bezpośrednio zwrócić się odpowiednio do IP PO lub IZ PO.

Weryfikacja kwalifikowalności wydatków

4.13Instytucja nadrzędna powinna poinformować instytucję na niższym poziomie o wpływie zapytania i przekazać jej do wiadomości udzieloną odpowiedź.

4. 14IZ PO może zwrócić się pisemnie do IK UP z prośbą o dokonanie interpretacji postanowień Wytycznych. IP PO lub IW PO ma możliwość zwrócenia się do IK UP o dokonanie interpretacji Wytycznych wyłącznie za pośrednictwem IZ PO. IK UP zapewnia, by interpretacja Wytycznych była przekazana do wiadomości wszystkich IZ PO.

Zawieszone zapisy Wytycznych

Częściowe zawieszenie wytycznych ma na celu:

1) umożliwienie uznania za dopuszczalny procentowego poziomu wartości wydatków na zakup środków trwałych o wartości jednostkowej wyższej niż 10 000 PLN netto w ramach kosztów bezpośrednich projektu oraz wydatków w ramach cross-financingu w ramach projektów współfinansowanych ze środków EFS wykraczającego ponad poziom określany przez IZ PO w PO lub w SZOOP;

Zawieszone zapisy Wytycznych

2) umożliwienie uznania kwalifikowalności wydatków związanych z zaangażowaniem zawodowym personelu projektu w projekcie lub projektach mimo, że łączne zaangażowanie zawodowe personelu projektu, niezależnie od formy zaangażowania, w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i FS oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, przekracza 276 godzin miesięcznie;

Zawieszone zapisy Wytycznych

3) umożliwienie uznania kwalifikowalności kosztów zaangażowania pracownika beneficjenta pełniącego rolę personelu projektu, do realizacji zadań w ramach projektu także na podstawie stosunku cywilnoprawnego;

4) umożliwienie uznania kwalifikowalności kosztów wyposażenia stanowiska pracy personelu projektu zaangażowanego na podstawie stosunku pracy niezależnie od wymiaru czasu pracy;

5) umożliwienie uznania kwalifikowalności kosztów pośrednich projektów EFRR/FS mimo, że możliwość ta nie wynika z wytycznych, SZOOP, regulaminu konkursu, dokumentacji dotyczącej projektów zgłaszanych w trybie pozakonkursowym lub umowy o dofinansowanie projektu.

Zawieszone zapisy Wytycznych

Brak możliwości zrealizowania celów projektu – możliwość kwalifikowania wydatków za:

§ niedostarczone towary,

§ niezrealizowane usługi/roboty budowlane,

§ niewykonaną pracę personelu.

Zawieszone zapisy Wytycznych

Niespełnienie warunków kwalifikowalności określonych w podrozdziale 6.2 pkt 3 lit. j) Wytycznych – pod warunkiem:

§ faktycznego poniesienia wydatku (podrozdział 6.4 Wytycznych),

§ wykazania przez Beneficjenta starań o odzyskanie środków,

§ braku podwójnego finansowania (podrozdział 6.7 Wytycznych).

Wkład własny niepieniężny

a) wkład polega na wniesieniu (wykorzystaniu na rzecz projektu) nieruchomości, urządzeń, materiałów (surowców), wartości niemater. i prawnych, ekspertyz lub nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o dział.

poż. publ. i o wolontariacie,

b) wartość wkładu została należycie potwierdzona dokumentami o wartości dowodowej równoważnej fakturom lub innymi dokumentami pod warunkiem, że przewidują to zasady programu operacyjnego oraz z zastrzeżeniem spełnienia wszystkich warunków wymienionych w tym podrozdziale,

c) wartość przypisana wkładowi niepieniężnemu nie przekracza stawek rynkowych,

d) wartość i dostarczenie wkładu niepieniężnego mogą być poddane niezależnej ocenie i weryfikacji,

Wkład własny niepieniężny

e) wykorzystanie środków trwałych na rzecz projektu - ich wartość określana jest proporcjonalnie,

f) w przypadku wykorzystania nieruchomości na rzecz projektu jej wartość nie przekracza wartości rynkowej; wartość nieruchomości jest potwierdzona operatem szacunkowym sporządzonym przez uprawnionego rzeczoznawcę – aktualnym w momencie złożenia rozliczającego go wniosku o płatność,

g) jeżeli wkładem własnym nie jest cała nieruchomość, a jedynie jej część, operat szacunkowy nie jest wymagany – w takim przypadku wartość wkładu wycenia się jako koszt amortyzacji lub wynajmu (stawkę może określać np. cennik danej instytucji).

Wkład własny wnoszony przez osoby trzecie

Nieodpłatne przekazanie zamortyzowanego sprzętu – należy wycenić sprzęt według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu.

Gdy nie jest możliwe ustalenie ceny sprzedaży netto danego składnika aktywów, należy w inny sposób określić jego wartość godziwą (art. 28 ust.

5 ustawy o rachunkowości).

Kwalifikowalny może być wkład pieniężny jako koszt utrzymania środka trwałego, np.: nieruchomości lub jej części, wyłącznie w przypadku jeśli nie stanowi to podwójnego finansowania tego samego wydatku, np.: jeśli koszt utrzymania nieruchomości nie był uwzględniony w kwocie jej wynajmu oraz jeśli nie zabrania tego dokumentacja naboru.

Wkład własny przykłady EFRR

qNieruchomość,

qAmortyzacja środków trwałych wykorzystanych w projekcie,

qSprzęt zamortyzowany wyszacowany, qMateriał budowlane,

qWynagrodzenia pracowników.

Dokumentacja niezbędna do przygotowania projektu

Za kwalifikowalne mogą być uznane niezbędne wydatki poniesione na przygotowanie projektu, m.in.:

a) na opracowanie lub aktualizację dokumentacji niezbędnej do realizacji projektu (w tym biznes plan, studium wykonalności lub ich elementy, mapy lub szkice sytuujące projekt),

b) wydatki poniesione na opłaty związane z uzyskaniem niezbędnych decyzji administracyjnych na etapie przygotowania przedsięwzięcia,

c) wydatki poniesione na nadzór nad przygotowaniem dokumentacji.

WW wydatki kwalifikują się w proporcji, w jakiej odnoszą się do realizowanego projektu.

Dokumentacja niezbędna do przygotowania projektu

Wydatki na przygotowanie wniosku o zmianę Umowy o dofinansowanie projektu wraz z koniecznymi dokumentami (w tym studium wykonalności, analizą finansową, raportem oddziaływania przedsięwzięcia na środowisko), jeśli IW/IP/IZ zaakceptuje wniosek o zmianę, a umowa zostanie aneksowana.

Wydatki poniesione na przygotowanie wniosku o zmianę należy wskazać jako integralną część nowego zakresu projektu we wniosku o zmianę oraz w aneksie do umowy o dofinansowanie projektu.

Wydatki operacyjne

Wydatki operacyjne tj. ponoszone w fazie eksploatacji inwestycji, nie są kwalifikowalne, chyba że:

§ wynika to z zaakceptowanego Wniosku przez właściwą instytucję będącą stroną umowy, przy czym jest to zależne od przedmiotu i specyfiki projektu.

Wydatki operacyjne - niekwalifikowalne

§ wydatki poniesione na wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych w eksploatacyjnej fazie inwestycji,

§ wydatki na produkty podlegające szybkiemu zużyciu,

§ wydatki na części zamienne, energię oraz środki chemiczne do wykorzystania podczas fazy eksploatacyjnej inwestycji.

Wydatki operacyjne - mogą być kwalifikowalne

§ wydatki na sprawdzenie i przetestowanie sprzętu nabytego w ramach projektu oraz na szkolenie personelu obsługującego,

§ tzw. asysta techniczna zapewniana przez producenta w pierwszym okresie eksploatacji zakupionego sprzętu, (w ramach właściwej kategorii wydatków).

Amortyzacja

Koszty amortyzacji kwalifikują się do współfinansowania, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:

§ odpisy amortyzacyjne dotyczą środków oraz wartości, które są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywane do jego wdrażania,

§ kwalifikowalna wartość odpisów amortyzacji odnosi się wyłącznie do okresu realizacji projektu,

Odpisy amortyzacyjne

§ odpisy amortyzacyjne zostały dokonane zgodnie z właściwymi przepisami prawa krajowego,

§ wydatki poniesione na zakup śr. trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych nie zostały zgłoszone jako wydatki kwalifikowane projektu, ani też ich zakup nie był współfinansowany ze środków UE (dot. to sytuacji, w której beneficjent kupuje aktywa na potrzeby projektu, ale nie może zrefundować kosztów zakupu),

§ odpisy amortyzacyjne dotyczą środków trwałych, które zostały zakupione w sposób racjonalny i efektywny, tj. ich ceny nie są zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych.

Gdy środki trwałe wykorzystywane są także w innych celach niż realizacja projektu, kwalifikowalna jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania aktywów w celu realizacji projektu.

Leasing

Do współfinansowania kwalifikują się wydatki poniesione w związku z zastosowaniem technik finansowania, które nie powodują natychmiastowego przeniesienia prawa własności do danego dobra na beneficjenta, w tym w szczególności wydatki poniesione w związku z zastosowaniem leasingu.

Do współfinansowania kwalifikują się wydatki poniesione w związku z następującymi formami leasingu:

§ leasing finansowy,

§ leasing operacyjny,

§ leasing zwrotny.

Leasing

Dowodem faktycznego poniesienia wydatku jest dokument potwierdzający opłacenie raty leasingowej.

Maksymalna kwota wydatków kwalifikowalnych nie może przekroczyć rynkowej wartości dobra będącego przedmiotem leasingu.

Wydatki poniesione w związku z zastosowaniem innych technik finansowania kwalifikują się do współfinansowania z EFRR, jeśli:

a) zostaną wskazane we WoD projektu oraz zostaną odpowiednio udokumentowane,

b) zastosowanie tych technik finansowania jest najbardziej efektywne.

Podatek VAT i inne podatki

1) Podatki i inne opłaty, w szczególności podatek VAT, mogą być uznane za wydatki kwalifikowalne tylko wtedy, gdy brak jest prawnej możliwości ich odzyskania na mocy prawodawstwa krajowego.

2) Warunek określony w pkt 1 oznacza, iż zapłacony podatek VAT może być uznany za wydatek kwalifikowalny wyłącznie wówczas, gdy beneficjentowi ani żadnemu innemu podmiotowi zaangażowanemu w projekt lub wykorzystującemu do działalności opodatkowanej produkty będące efektem realizacji projektu, zarówno w okresie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu, właściwa instytucja będąca stroną umowy zapewnia, aby beneficjenci, którzy zaliczą VAT do wydatków kwalifikowalnych, zobowiązali się dołączyć do wniosku o dofinansowanie projektu „Oświadczenie o kwalifikowalności VAT”, którego wzór opracowuje IZ PO.

Podatek VAT – Rozporządzenie Ogólne

Rozporządzenie Ogólne ( 1303) w artykule 69 pkt 3 napisano:

3. Następujące koszty są niekwalifikowalne w odniesieniu do wkładu z EFSI oraz kwoty wsparcia przekazywanej z Funduszu Spójności na rzecz instrumentu „Łącząc Europę”, o której mowa w art. 92 ust. 6:

c) podatek od wartości dodanej (VAT), z wyjątkiem podatku którego nie można odzyskać na mocy prawodawstwa krajowego VAT.

A co mówi prawodawstwo krajowe? Ustawa o VAT pozwala na odzyskanie podatku VAT w okresie do 5 lat a w uzasadnionych przypadkach do 10 lat, gdy przedsiębiorca jest czynnym płatnikiem podatku VAT tj. w danym roku może złożyć oświadczenie, że nie odzyskuje a np. za 2 lata zrobić korektę deklaracji VAT i odzyskać.

Rozliczanie poniesionych wydatków

Wydatek kwalifikowany musi być zgodny z:

§ przepisami prawa unijnego i krajowego,

§ wytycznymi,

§ umową o dofinansowanie,

§ wnioskiem o dofinansowanie,

§ rzeczywistym zakresem rzeczowym projektu.

Ocena zgodności z zakresem rzeczowym i budżetem projektu

Wydatek kwalifikowany musi być zgodny z zakresem rzeczowym tj.

niezbędny do realizacji zaplanowanych zadań, które z kolei mają doprowadzić do osiągnięcia zakładanych wskaźników i celu projektu.

Wszelkie zmiany zakresu rzeczowego muszą być uzgadniane z Instytucją, z którą podpisana jest umowa o dofinansowanie.

Ponadto wydatki muszą być zgodne z budżetem projektu. Zmiany w poziomie wydatków są możliwe, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, ale łączny poziom wydatków nie może przekroczyć kwoty wydatków kwalifikowanych w projekcie.

Wymogi z umowy o dofinansowanie - Wprowadzanie zmian

qBeneficjent może dokonywać zmian w Projekcie pod warunkiem ich zgłoszenia Instytucji Zarządzającej w SL2014 przed planowanym zakończeniem realizacji Projektu i uzyskania akceptacji Instytucji Zarządzającej.

qBeneficjent może dokonywać przesunięć w budżecie Projektu między głównymi kategoriami wydatków do 15% całkowitej wartości kosztów kwalifikowalnych ustalonych we wniosku o dofinansowanie po uzyskaniu zgody Instytucji Zarządzającej.

Przesunięcia ponad wartość określoną w zdaniu poprzednim wymagają zawarcia aneksu do umowy.

Wymogi z umowy o dofinansowanie - Wprowadzanie zmian

q Zmiana formy prawnej Beneficjenta, przekształcenia własnościowe lub konieczność wprowadzenia innych zmian, w wyniku wystąpienia okoliczności nieprzewidzianych w momencie składania wniosku o dofinansowanie a mogących skutkować przeniesieniem praw i obowiązków wynikających z umowy możliwe jest po poinformowaniu Instytucji Zarządzającej o konieczności ich wprowadzenia i zaakceptowaniu przez Instytucję Zarządzającą.

q Umowa może zostać zmieniona na podstawie pisemnego wniosku strony umowy w wyniku wystąpienia okoliczności, które wymagają zmian w treści umowy, niezbędnych dla zapewnienia prawidłowej realizacji Projektu, w szczególności w przypadku zmian w prawie krajowym lub unijnym wpływających na wysokość wydatków kwalifikowalnych w Projekcie.

Wymogi z umowy o dofinansowanie - Wprowadzanie zmian

qUmowa może zostać zmieniona, w przypadku gdy zmiany nie wpływają na spełnianie kryteriów wyboru projektu w sposób, który skutkowałby negatywną oceną tego Projektu.

qZmiany w Projekcie dotyczą także zmiany danych, w tym finansowych, wynikających z umowy PPP.

qUmowa może zostać zmieniona na podstawie zgodnego oświadczenia stron wyrażonego na piśmie pod rygorem nieważności (aneks do umowy).

Relacja program funkcjonalno -

użytkowy a projekt budowlany - zmiany

W przypadku zmiany parametrów funkcjonalno-użytkowych w kontraktach opisywanych za pomocą Programu Funkcjonalno-Użytkowego (PFU), wydatki poniesione w związku z tymi zmianami mogą być uznane za kwalifikowalne jeśli zostaną łącznie spełnione następujące warunki:

§ możliwość dokonania takich zmian została przewidziana w umowie o zamówienie publiczne lub PFU, chyba że zmiana umowy następuje na warunkach określonych w art. 144 ust. 1 pkt 2-6 ustawy Pzp lub w postanowieniach dotyczących zasady konkurencyjności zawartych w Wytycznych (pkt 20 lit. b-e). Jeśli PFU stanowią załącznik do umowy o zamówienie publiczne, to pomimo braku jednoznacznych postanowień samej umowy, jako punkt odniesienia należy przyjąć odpowiednie postanowienia PFU. Powyższe zapewnia dochowanie wymogów w zakresie przejrzystości i konkurencyjności w związku z faktem, że dokument ten na etapie prowadzenia postępowania jest dostępny dla wszystkich potencjalnych oferentów, a przede wszystkim stanowi podstawę sporządzenia ich ofert,

Relacja program funkcjonalno -

użytkowy a projekt budowlany - zmiany

§ wprowadzenie ww. zmian nie powoduje zmiany wynagrodzenia, chyba że zostało to wprost przewidziane w umowie,

§ zmiany te są zgodne z przedmiotem zamówienia oraz zapewniają funkcjonalność przewidzianą przez zamawiającego,

§ przyczyną dokonywanych zmian w stosunku do założeń PFU nie jest brak staranności zamawiającego na etapie opisywania przedmiotu zamówienia,

§ zmiany parametrów nie mogą prowadzić do naruszenia założonych celów projektu i nieosiągnięcia wartości docelowych wskaźników.

Zmiany w projekcie z pomocą publiczną

W przypadku zmian w projekcie z pomocą publiczną będzie ponownie przeliczana intensywność PP w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych.

Być może zajdzie konieczność aneksowania umowy.

Jeśli nastąpią zmiany w strukturze własności w okresie wdrażania i/lub trwałości, może zajść znaczącą modyfikacja, w szczególności gdy beneficjent zmieni swój status np. z MP na ŚP.

Kwalifikowalność wydatków w relacji z PŚP/faktura/audyt

Po zakończeniu ustalonego okresu (np. miesiąca) w toku realizacji kontraktu budowlanego Wykonawca przedkłada rozliczenie wskazując kwoty, do których otrzymania uważa się za uprawnionego.

Rozliczenie obejmuje szacunkową wartość kontraktową zrealizowanych robót do końca danego miesiąca.

Na podstawie Rozliczenia zatwierdzonego przez Inżyniera Budowy - Przedstawiciela Zamawiającego, Inżynier wystawia Zamawiającemu Przejściowe Świadectwo Płatności podając kwotę. PŚP stanowi podstawę do otrzymania przez Wykonawcę płatności zaliczkowej.

Kwalifikowalność wydatków w relacji z PŚP/faktura/audyt

W przypadku dokonania zapłaty na podstawie faktury pro forma, a następnie udokumentowania sprzedaży fakturą, w Zestawieniu dokumentów w SL2014, należy wykazać tylko i wyłącznie fakturę, natomiast fakturę pro forma należy dołączyć do faktury jako jej załącznik.

W SL2014 załącza się skany wymaganych przez IZ dokumentów, zaś w dokumentacji projektu przechowuje się oryginały dokumentów, które przedstawia się IZ na każde wezwanie.

Wymogi z umowy o dofinansowanie - Ewidencja wydatków

§ Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków i dochodów Projektu w sposób przejrzysty, tak aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji związanych z Projektem.

§ Obowiązek ten dotyczy każdego z Partnerów, w tym również Partnera prywatnego, w zakresie tej części Projektu, za której realizację odpowiada dany Partner.

§ Beneficjent obowiązany jest na fakturach lub dokumentach księgowych o równoważnej wartości dowodowej potwierdzających fakt wydatkowania środków, umieścić oświadczenie o poniesieniu wydatku w związku z Projektem, którego wzór znajduje się w Podręczniku Beneficjenta SL 2014 w wersji dostępnej na stronie www.rpo.lodzkie.pl.

Wymogi z umowy o dofinansowanie - Ewidencja wydatków

§ Beneficjent zapewnia, że podmiot realizujący na jego rzecz usługę w ogólnym interesie gospodarczym/Beneficjent zapewnia, że realizując usługę w ogólnym interesie gospodarczym przestrzega przepisów Ustawy o przejrzystości stosunków finansowych pomiędzy organami publicznymi a przedsiębiorcami publicznymi oraz o przejrzystości finansowej niektórych przedsiębiorców z dnia 22 września 2006 r. (w zakresie w jakim ustawa ta znajduje zastosowanie), tj. w szczególności dotyczących:

üwymogów ksiąg rachunkowych i dokumentacji dotyczących jego sytuacji prawnej oraz ekonomiczno – finansowej,

Wymogi z umowy o dofinansowanie - Ewidencja wydatków

üprowadzenia odrębnej ewidencji dla działalności związanej z realizacją usługi oraz dla pozostałej działalności gospodarczej, w tym prawidłowego przypisywania przychodów i kosztów na podstawie konsekwentnie stosowanych i mających obiektywne uzasadnienie metod oraz jasnego określenia w dokumentacji, o której mowa w art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 poz. 330, z późn. zm.), zasad prowadzenia odrębnej ewidencji oraz metod przypisywania kosztów i przychodów z obu rodzajów działalności.

Podstawa prawna księgowego wyodrębnienia

Przepisy art. 125 ust. 4 lit. b) ROZPORZĄDZENIA

PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) NR 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. (Ogólnego), zapewnia, aby beneficjenci uczestniczący we wdrażaniu operacji, których koszty zwracane są na podstawie faktycznie poniesionych kosztów kwalifikowalnych lub ponoszone z zaliczki, prowadzili oddzielny system księgowości lub korzystali z odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją.

Podstawa prawna księgowego wyodrębnienia

Ewidencja wyodrębniona musi być ponadto zgodna z zapisami zawartymi m.in. w:

qRozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Regulacje wewnętrzne

qPolityka rachunkowości;

qZakładowy plan kont;

qInstrukcja kancelaryjna, w tym archiwizacja dokumentów;

qInstrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych uwzględniająca specyfikę projektu (karta wzoru podpisów osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy kontroli dokumentu księgowego)

qRegulamin wynagradzania;

qRegulamin rozliczania delegacji służbowych (opcjonalnie);

qRegulamin wypłaty 13-tki;

qRegulamin wypłaty dodatku specjalnego, regulamin ZFŚS;

qSystem informatyczny wraz z instrukcją postępowania, inne?

Kogo dotyczy obowiązek i od kiedy

qObowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczy wszystkich beneficjentów, niezależnie od sposobu prowadzenia księgowości;

qObowiązek powstaje od momentu rozpoczęcia projektu, najpóźniej z chwilą podpisania umowy/decyzji o dofinansowanie;

qW przypadku kosztów pośrednich i kosztów bezpośrednich rozliczanych ryczałtem nie ma obowiązku prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i opisywania dokumentów księgowych.

Przykłady dostosowań polityk regionalnych

Mogą być tworzone załączniki/aneksy do Polityki Rachunkowości na potrzeby:

§ jednego konkretnego projektu,

§ grupy projektów współfinansowanych z jednego funduszu np.

EFRR,

§ ewidencjonowania wydatków wszystkich projektów danej perspektywy finansowej,

§ wszystkich projektów UE danej jednostki organizacyjnej.

Zakładowy plan kont – przykład tworzenia analityki

Konta analityczne dotyczące projektów tworzy się w następujący sposób:

Konto 080 „Środki trwałe w budowie – koszty inwestycji”

080 – XX- ZZ- K lub N – YY

Konta zespołu 2 – „Rozrachunki i rozliczenia” (konta 201, 225, 229, 231, 232, 234, 240) tworzy się wg schematu: 201 – ZZ – L – CC – YY XX – litery nazwy wydziału lub jednostki realizującej zadanie inwestycyjne ZZ – znaki identyfikujące projekt (kod jednostki organizacyjnej) K – koszty kwalifikowane, N – koszty niekwalifikowane YY – dwie cyfry określające poszczególne źródła finansowania:

01 – środki unijne 02 – środki własne L – pierwsza litera nazwy kontrahenta

CC – dwie cyfry nadane kontrahentowi w ewidencji księgowej analitycznej

Zakładowy plan kont – przykład tworzenia analityki

PRZYKŁAD PLANU KONT W URZĘDZIE GMINY „X”

Konta bilansowe:

Zespół O –Majątek trwały 011 – Środki trwałe 013 – Pozostałe środki trwałe

072 – Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

080 – Inwestycje (środki trwałe w budowie) Zespół 1 – Środki pieniężne i rachunki bankowe 130 – Rachunek bieżący jednostek budżetowych 137 – Rachunki środków europejskich

Zakładowy plan kont – przykład tworzenia analityki

PRZYKŁAD PLANU KONT W URZĘDZIE GMINY „X”

Analityka:

137-0-0-0-00000-0000 gdzie:

0 – nazwa rejestru księgowego 0 – nazwa projektu 0 – numer zadania 0000 – nazwa rozdziału

0000 – paragrafy wydatków odpowiednio z 7 lub 9 jako 4-tą cyfrą paragrafu

Zasady tworzenia kont dla JST

Na potrzeby każdego projektu tworzy się konta analityczne zgodne z budżetem zadaniowym tego wniosku o dofinansowanie.

Należy odróżnić księgowo źródła finansowania zadań projektowych.

Środki krajowe, finansowanie z budżetu środków europejskich czy innych źródeł bezzwrotnych dodając czwartą cyfrę do numeru konta.

Zasady tworzenia kont dla JST

Jednostki sektora finansów publicznych powinny księgować:

§ wydatki publiczne według proporcji max 85% (finansowanie z funduszy strukturalnych – budżet środków europejskich) - z czwartą cyfrą „7”

§ lub „8” (w przypadku projektów pomocy technicznej), prefinansowanie krajowe

§ oraz min 15% (współfinansowanie krajowe) - z czwartą cyfrą „9”.

W przypadku gdy, proporcja wyznaczona w danym projekcie nie jest zachowana na poziomie każdego dokumentu księgowego, proporcja ta powinna zostać zachowana w projekcie na koniec okresu realizacji projektu.

Przedmiotowa proporcja powinna być zachowana do dwóch miejsc po przecinku na poziomie projektu.

Przykład księgowania

Wpływ środków europejskich na wyodrębniony rachunek związany z realizacją projektu (zaliczka i refundacja wydatków):

WN: 133 – Projekt Ma 224 Zaksięgowanie otrzymanych dochodów:

WN 224 Ma 901

Odsetki od środków zgromadzonych na wydzielonym rachunku bankowym:

WN 133 Ma 901

System informatyczny

Komputerowe programy finansowo-księgowe są dostosowane do oznaczania operacji księgowych tzw. znacznikami.

Jeśli oprócz znakowania operacji program pozwala na sporządzanie wydruków zapisów na kontach księgowych, to taka ewidencja jest zgodna z przepisami unijnymi.

W konsekwencji efekt jest taki sam, jak przy zastosowaniu kont analitycznych i pozabilansowych.

Kodem księgowym mogłyby być np. litery, cyfry, ikony, itp.

Metoda ta musi być opisana w Polityce rachunkowości.

Księgowanie na kontach pozabilansowych

Wprowadzenie kont pozabilansowych powinno umożliwić odzwierciedlenie operacji dot. projektu biorąc pod uwagę:

§ nazwy zadań przewidzianych w projekcie,

§ pozycje budżetowe,

§ środki trwałe,

§ cross-financing,

§ inne wynikające z projektu.

UWAGA: aby dozwolone było wyodrębnienie ewidencji na kontach pozabilansowych konieczne jest takie skonfigurowanie programu księgowego aby dopuszczał on możliwość księgowania na koncie pozabilansowym bez uprzedniego zaksięgowania na koncie bilansowym lub wynikowym.

Przeksięgowania

Jeśli kontrola zakwestionuje jakiś wydatek, należy go wyksięgować z wydatków kwalifikowanych projektu.

Nie usuwa się z ich z projektu, tylko przeksięgowuje z wydatków kwalifikowanych na niekwalifikowane.

Sposób poprawiania błędów regulują przepisy ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi błędne zapisy w księgach należy poprawić zapisami korygującymi. Należy więc sporządzić księgowy dokument korygujący (Polecenie księgowania), na podstawie którego wprowadzone zostaną przeksięgowania doprowadzające do stanu poprawnego.

Sposób korekty

Sposób korekty jest opisany w Ustawie o rachunkowości:

błędne zapisy w księgach należy poprawić zapisami korygującymi.

Należy sporządzić księgowy dokument korygujący (PK), na podstawie którego prowadzone zostaną przeksięgowania doprowadzające do stanu poprawnego.

Konsekwencje braku wyodrębnionej ewidencji

qZgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie projektu, w przypadku nienależytego wykonania przez Beneficjenta zobowiązań wynikających z Umowy, tj. niezastosowania się stosowania odpowiednich procedur, w tym do wymogu prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu w sposób przejrzysty, tak aby była możliwa identyfikacja poszczególnych operacji księgowych, zgodnie z zasadami określonymi przez IZ RPO, ma ona prawo do nałożenia korekty finansowej lub/i pomniejszenia wartości wydatków kwalifikowanych projektu.

qStwierdzenie braku prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i nałożenia korekty finansowej lub/i pomniejszenia wartości wydatków kwalifikowanych projektu, nie zwalnia Beneficjenta z obowiązku prowadzenia wyodrębnionej pełnej ewidencji księgowej lub w formie zestawienia wydatków.

Dokumentacja projektu

qBeneficjent zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia roku następującego po złożeniu do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego Projektu.

qInstytucja Zarządzająca informuje Beneficjenta o dacie rozpoczęcia okresu, o którym mowa w zdaniu pierwszym.

Dokumentacja projektu

qOkres archiwizacji zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego dotyczącego wydatków rozliczonych w Projekcie albo na należycie uzasadniony wniosek Komisji Europejskiej, o czym beneficjent jest informowany pisemnie.

qDokumenty dotyczące pomocy publicznej udzielanej przedsiębiorcom Beneficjent zobowiązuje się przechowywać przez 10 lat, licząc od dnia jej przyznania, o ile projekt dotyczy pomocy publicznej.

Dokumentacja projektu

qBeneficjent przechowuje dokumentację związaną z realizacja projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz jest zobowiązany do poinformowania Instytucji Zarządzającej o miejscu jej archiwizacji w terminie 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy, o ile dokumentacja jest przechowywana poza jego siedzibą.

qObowiązek ten dotyczy w szczególności: wniosku o dofinansowanie, wniosków o płatność wraz z załącznikami, całej korespondencji związanej z Projektem, w posiadaniu której jest Beneficjent, umów zawartych z wykonawcami, protokołów odbioru, dokumentacji z procesu inwestycyjnego, dokumentacji związanej z procedurą wyboru wykonawców.

Dokumentacja projektu

qDokumentacja przechowywana jest w formie oryginałów albo kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przechowywanych na powszechnie uznawanych nośnikach danych.

qW przypadku zlecania części zadań w ramach Projektu wykonawcom, Beneficjent zobowiązuje się do zastrzeżenia w umowie z wykonawcą prawa wglądu do dokumentów, w tym dokumentów finansowych wykonawcy związanych z realizowanym Projektem.

Dokumentowanie wydatków

Beneficjent zobowiązuje się wraz z każdym wnioskiem o płatność do przesłania za pomocą systemu SL2014 skanów dokumentów potwierdzających fakt poniesienia przez niego kosztów/wydatków (w tym odbiór/wykonanie prac), w szczególności:

a)faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, wraz z dowodami zapłaty,

b)innych dokumentów (jeżeli poniesione wydatki nie mogą być potwierdzone fakturami lub dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej),

c)umów, zleceń, protokołów odbioru i innych dokumentów stanowiących podstawę poniesienia wydatków;

d)innych dokumentów umożliwiających stwierdzenie, że wydatek jest kwalifikowalny, których przedłożenia zażądać może Instytucja Zarządzająca.

Opis dokumentów

Każdy dokument księgowy należy oznakować w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację.

Faktury/inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej muszą być opatrzone na pierwszej stronie adnotacją: "Projekt nr …… jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020".

W przypadku współfinansowania projektu również z innych źródeł, należy po słowach „….z EFRR” wskazać dodatkowe źródła finansowania projektu, np.

„Projekt nr …. współfinansowany przez Unię Europejską z EFRR oraz z budżetu państwa w ramach RPO WŁ na lata 2014-2020”.

Opis dokumentów

Możliwe jest stosowanie zamiennie pełnej nazwy lub skrótu Programu (RPO WŁ) i Funduszu (EFRR). Opisywanie w ten sposób dokumentów księgowych ma zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.

Dokumentowanie wydatków

W przypadku, gdy podatek VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym / częściowo kwalifikowalnym w Projekcie do pierwszego wniosku o płatność rozliczającego poniesione wydatki Beneficjent załącza aktualne zaświadczenie wydawane przez Urząd Skarbowy o statusie Beneficjenta jako podatnika VAT wydane przez Urząd Skarbowy nie wcześniej niż trzy miesiące przed złożeniem tego wniosku.

W sytuacji, gdy faktury / dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej dotyczące wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu wystawiane są na inny podmiot niż Beneficjent, z którym zawarta została umowa o dofinansowanie, należy załączyć przedmiotowe zaświadczenie dla tego podmiotu.

Kwalifikowalność poddziałań ZIT Niskoemisyjny transport

Przygotowanie - projekt organizacji ruchu na czas budowy.

Realizacja

§ przebudowa infrastruktury technicznej kolidującej z inwestycją m.in. linii elektroenergetycznej, teletechnicznej, kanalizacji sanitarnej, sieci gazowej, ciepłowniczej, wodociągowej, urządzeń wodnych melioracji, urządzeń podziemnych specjalnego przeznaczenia (maksymalnie do 10% wydatków kwalifikowalnych),

UWAGA: jeśli wydatek stanowi np. 11% wydatków kwalifikowanych z opisu faktury musi wynikać, że zakwalifikowano jedynie wydatek mieszczący się w limicie a 1% ze środków własnych nie będących wkładem własnym tj.

zaksięgować na wydatki niekwalifikowane.

Kwalifikowalność poddziałań ZIT Niskoemisyjny transport

Realizacja

§ wydatki związane z przystosowaniem infrastruktury towarzyszącej do wymogów ochrony środowiska (np.: urządzenia odwadniające, w tym kanalizacja deszczowa, sączki, zbiorniki odparowujące, separatory dla wód opadowych, przepusty),

§ prace wykończeniowe związane z zagospodarowaniem terenu inwestycji (np.: ławki, kosze na śmieci , uporządkowanie zieleni po zakończeniu inwestycji),

Kwalifikowalność poddziałań ZIT Niskoemisyjny transport

Realizacja

§ wydatki na opłaty za usunięcie drzew lub krzewów związane z realizacją projektów mogą być uznane za kwalifikowalne, jeśli zostały rzeczywiście i ostatecznie poniesione przez beneficjenta na rzecz innego podmiotu,

UWAGA: jeśli organem pobierającym opłatę administracyjną za wycinkę drzew i krzewów jest beneficjent (np. gmina) lub podmiot wskazany w umowie jako uprawniony do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych, opłata taka nie stanowi wydatku kwalifikowalnego.

Kwalifikowalność poddziałań ZIT Niskoemisyjny transport

Realizacja

§ wydatki na zwiększenie bezpieczeństwa użytkowników ruchu drogowego, w tym zakup sprzętu i wyposażenia m.in. zatoki autobusowe, azyle dla pieszych przy przejściach, szykany przed przejściem dla pieszych, wyspy spowalniające ruch pojazdów, aktywne oznakowanie o stałej i zmiennej treści, wyniesienie przystanków; zmiana wizualna nawierzchni, kładki dla pieszych,

§ wydatki związane z zakupem lub modernizacją taboru niskoemisyjnego tj. m.in. system monitoringu w pojazdach, system komunikacji głosowej z pasażerami, tablice informacyjne,

§ wydatki związane z zakupem rowerów miejskich wraz z zapleczem technicznym tj. m.in. stacje rowerowe (stojaki + terminal), wyposażone w autonomiczny system zasilania (np.: akumulator), system informatyczny do obsługi wypożyczeń rowerów miejskich,

Kwalifikowalność poddziałań ZIT Niskoemisyjny transport

Realizacja

§ wydatki związane z infrastrukturą służącą obsłudze pasażerów m.in. przystanki, węzły przesiadkowe, wiaty, ławki przy przystankach i węzłach przesiadkowych, windy, poczekalnie dla pasażerów przy węzłach multimodalnych, kasy biletowe, biletomaty, punkty informacyjne dla pasażerów na przystankach i węzłach, system planowania podróży,

§ wydatki przeznaczone w ramach zaplecza technicznego do obsługi taboru w zajezdni m.in. rezerwowe źródła zasilania, zabezpieczenia przeciwpożarowe i antykradzieżowe, zabezpieczenia instalacji do dystrybucji ekologicznych nośników energii w zakresie bezpieczeństwa i ochrony środowiska,

§ wydatki z zakresu inteligentnych systemów transportowych wykorzystywanych na potrzeby komunikacji zbiorowej w ramach systemów zarządzania transportem publicznym uwzględniających obsługę systemu informacji pasażerskiej oraz przystankowej, nadzór nad ruchem transportu publicznego,

Kwalifikowalność poddziałań ZIT Niskoemisyjny transport

Realizacja

§ wydatki na drogi lokalne lub regionalne oraz drogi dla rowerów będą kwalifikowalne do wysokości 30% wydatków kwalifikowalnych projektu,

UWAGA: limity muszą zostać zachowane w okresie wdrażania projektu, więc wymagają stałego monitorowania postępu finansowego projektu.

§ wydatki na dostosowanie infrastruktury lub taboru do potrzeb osób z niepełnosprawnościami (np.: podjazdy, windy),

Kwalifikowalność poddziałań ZIT Niskoemisyjny transport

Realizacja

§ Wydatki związane z cross-financingiem (do wysokości 10% finansowania unijnego w ramach projektu):

Realizowane w ramach cross-financingu działania mogą być stosowane w przypadku, kiedy stanowią integralną część projektu i dotyczą:

ü organizacji i prowadzenia działań szkoleniowych w projektach z zakresu inteligentnych systemów transportowych oraz dotyczących zakupu lub modernizacji taboru.

wydatki:

ü praca trenerów i szkoleniowców, dojazdy i zakwaterowanie trenerów, ü wynajem pomieszczeń do przeprowadzenia szkoleń,

ü catering dla uczestników szkolenia, ü przygotowanie materiałów szkoleniowych, ü delegacja osób korzystających ze szkoleń.

Kwalifikowalność poddziałań ZIT Niskoemisyjny transport

Realizacja

§ Koszty pośrednie rozliczane metodą stawki ryczałtowej w wysokości równej 1 % całkowitych bezpośrednich wydatków kwalifikowanych projektu.

UWAGA: wszelka obniżka kwoty wydatków kwalifikowanych zmniejsza kwotę kosztów pośrednich.