Zarządzenie Nr 96/10 Wójta Gminy Olszewo-Borki
z dnia 20 grudnia 2010 r.
w sprawie wprowadzenia Regulaminu w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej w złotych równowartości poniżej kwoty netto 14.000 euro
na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.) oraz art. 31 i art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.) zarządza się co następuje:
§ 1.
1. Wprowadza się Regulamin w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej w złotych równowartości poniżej kwoty netto 14.000 euro, stanowiący załącznik do zarządzenia.
2. Do stosowania regulaminu, o którym mowa w ust. 1, zobowiązane są wszystkie jednostki i komórki organizacyjne Gminy Olszewo-Borki.
§ 2.
Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.
§ 3.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Wójt Gminy Olszewo-Borki
Krzysztof Szewczyk
Strona 2 z 15
Załącznik do Zarządzenia Nr 96/10 Wójta Gminy Olszewo – Borki z dnia 20 grudnia 2010 r.
Regulaminu w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej w złotych równowartości poniżej kwoty netto 14.000 euro
Rozdział I. Postanowienia ogólne
§ 1
1. Regulamin określa zasady i tryb udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej w złotych równowartości kwoty netto 14.000 euro.
2. Wartość zamówień, o których mowa w regulaminie, ustala się każdorazowo zgodnie z przepisami art. 2 pkt 1 oraz art. 33 i 34 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j.
Dz.U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 ze zmianami).
3. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia należy przestrzegać przepisów cytowanej ustawy Prawo zamówień publicznych dotyczących zakazu dzielenia zamówienia oraz zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów tej ustawy.
4. Zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty w złotych netto 14.000 euro dokonuje się z przestrzeganiem zasad celowości, legalności i gospodarności.
5. Regulaminu nie stosuje się do zamówień, których przedmiotem są
1) dostawy wody za pomocą sieci wodociągowej lub odprowadzenia ścieków do sieci kanalizacyjnej,
2) dostawy energii elektrycznej z sieci elektroenergetycznej, 3) dostawy gazu z sieci gazowej,
4) powszechne usługi pocztowe w rozumieniu ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r, - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2008 r. Nr 189 poz. 1159 z późn. zm.),
5) usługi przesyłowe energii elektrycznej, ciepła i paliw gazowych, w sytuacji gdy na rynku lokalnym działa tylko jeden wykonawca prowadzący powyższe usługi lub dostawy,
6) usługi dotyczące eksploatacji i usuwania awarii samochodów służbowych poza granicami administracyjnymi gminy,
7) usługi lub dostawy realizowane w ramach delegacji służbowych, w tym realizowane w ramach wniosku o zaliczkę na podróż służbową,
8) usługi szkoleniowe pracowników,
9) dostawy lub usługi związane z wydatkami okolicznościowymi (np. zakup kwiatów, wieńców, grawer –tonów, podziękowań),
10) usługi i prace zlecane osobom fizycznym w ramach zawieranych umów zleceń lub umów o dzieło.
§ 2.
Ilekroć w niniejszym regulaminie mowa jest o jednym z poniższych pojęć, należy je rozumieć jak objaśniono poniżej:
1. ustawa PZP – mowa o ustawie Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r.,
Strona 3 z 15
2. ustawa o finansach publicznych – mowa o ustawie o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r.,
3. komórka – mowa o komórce lub jednostce organizacyjnej wymienionej w statucie gminy Olszewo-Borki stanowiącym załącznik do uchwały Nr II/7/02 Rady Gminy w Olszewie-Borkach z dnia 27 grudnia 2002 r. w sprawie statutu gminy Olszewo-Borki (Dz. Urz. Woj. Mazowieckiego z dnia 4 stycznia 2003r. Nr 3 poz. 89 z późn. zm.) oraz Zarządzenia Nr 6/09 Wójta Gminy Olszewo- Borki z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Gminy w Olszewie-Borkach z późn. zm.,
4. kierowniku komórki – mowa o kierowniku komórki lub jednostki organizacyjnej gminy Olszewo- Borki,
5. zadanie – projekt lub inne przedsięwzięcie realizowane przez komórkę, posiadające wydzieloną nazwę (tytuł) oraz budżet, w tym w szczególności współfinansowane z budżetu Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub Europejskiego Funduszu Społecznego.
Rozdział II.
Zasady udzielania zamówień do kwoty netto 14.000 euro
§ 3.
1. Czynności związane z przygotowaniem, przeprowadzeniem i udzieleniem zamówienia wymagają dokumentowania przez właściwą komórkę merytorycznie prowadzącą postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na zasadach określonych w niniejszym regulaminie, z zastosowaniem formularzy stanowiących załączniki do regulaminu.
2. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu zobowiązane są zapewnić bezstronność i obiektywizm.
3. Dokumentację z przeprowadzonego postępowania przechowuje pracownik merytorycznie odpowiedzialny za udzielone zamówienie na zasadach określonych w odrębnych przepisach.
4. Korespondencję z Wykonawcami należy prowadzić w formie wybranej przez prowadzącego postępowanie:
1) pisemnie lub faksem o wartości od kwoty netto 3.500,00 złotych do kwoty w złotych równowartości netto 14.000 euro,
2) telefonicznie lub drogą elektroniczną do kwoty netto 3.499,00 złotych.
§ 4.
1. Pracownik zamawiającego prowadzący postępowanie, przed udzieleniem zamówienia, zobowiązany jest do przeprowadzenia rozeznania rynku i oszacowania wartości zamówienia.
2. Rozeznanie rynku polega na ustaleniu cen, u co najmniej trzech potencjalnych wykonawców z wykorzystaniem w szczególności Internetu, łączności telefonicznej lub faksowej, z zastrzeżeniem ust. 5.
3. Czynność rozeznania rynku o której mowa w ust. 2 należy udokumentować w formie notatki służbowej, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do regulaminu.
4. Notatka służbowa stawić będzie dla dysponenta środków budżetowych podstawę do sporządzenia pisemnego zlecenia lub umowy.
5. Wymóg ustalenia cen, u co najmniej trzech wykonawców nie obowiązuje, jeżeli na rynku wykonanie przedmiotu zamówienia oferuje mniej niż trzech wykonawców lub zachodzą obiektywne okoliczności uzasadniające udzielenie zamówienia określonemu wykonawcy. Fakt ten wymaga opisania w notatce służbowej oraz we wniosku o wszczęcie postępowania.
Strona 4 z 15
6. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia, w sposób szczególny należy przestrzegać zakazu dzielenia zamówień oraz zaniżania wartości zamówienia celem uniknięcia stosowania ustawy PZP.
7. Podstawą obliczenia wartości zamówienia dostaw lub usług jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług (wartość netto) ustalone z należytą starannością.
8. Ustalenie wartości zamówienia dokonuje się nie później niż 3 miesiące przed dniem wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia.
9. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje pracownik merytoryczny komórki organizacyjnej odpowiedzialny za realizację zadania, w ramach którego prowadzone jest postępowanie w sprawie wyboru wykonawcy zamówienia, w oparciu o opis przedmiotu zamówienia.
10. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się w szczególności poprzez analizę i badanie rynku.
11. Ustalenie wartości zamówienia polegające na analizie i badaniu rynku mogą mieć formę ofertowego zapytania prowadzonego drogą pisemną (faksem bądź za pośrednictwem poczty elektronicznej) lub dokonanego w formie rozmowy telefonicznej. Niniejsze zapytanie ma formę rozeznania rynku i nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu przepisów ustawy PZP.
§ 5.
1. Czynności związane z przygotowaniem, przeprowadzeniem i udzieleniem zamówienia obejmują w szczególności:
1) sporządzenie wniosku o wszczęcie postępowania, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do regulaminu,
2) opracowanie i przesłanie zapytania ofertowego, do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do regulaminu, wraz z wzorem oferty cenowej według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do regulaminu,
3) zebranie ofert,
4) sporządzenie protokołu z postępowania według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do regulaminu,
5) dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty.
2. Pracownik zamawiającego dokonując oceny złożonych ofert składa oświadczenie w sprawie bezstronności według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do regulaminu,
§ 6.
1. Niedozwolone jest kierowanie zapytań ofertowych do podmiotów, które wcześniej wykonały zamówienie dla komórki organizacyjnej Gminy Olszewo-Borki z nienależytą starannością w szczególności:
1) nie wykonały zamówienia w terminie umownym z przyczyn leżących po ich stronie;
2) dostarczyły towary o niewłaściwej jakości;
3) nie wywiązały się w terminie z warunków gwarancji lub rękojmi;
4) wykonana usługa obarczona była wadą powodującą konieczność poniesienia dodatkowych nakładów finansowych lub prac przez Gminę Olszewo-Borki.
Strona 5 z 15
2. Dopuszcza się negocjowanie cen i pozostałych parametrów oferty z wykonawcami, do których zostało wysłane zapytanie ofertowe
§ 7.
1. Kierownik Zamawiającego zawiera umowę z Wykonawcą wskazanym w protokole lub składa zamówienie w formie pisemnej.
2. Do zawarcia umowy lub złożenia zamówienia stosuje się odpowiednio wewnętrzne przepisy dotyczące kontrasygnaty Skarbnika Gminy Olszewo-Borki lub głównego księgowego jednostki organizacyjnej oraz opinii radcy prawnego.
3. Zamówienie, o którym mowa w ust. 1 może być powierzone osobie fizycznej, osobie fizycznej prowadzącej własną działalność gospodarczą lub osobie prawnej.
§ 8.
1. Nadzór nad realizacją zamówień publicznych, o których mowa w niniejszym regulaminie należy do kierownika komórki, który wyznacza osobę odpowiedzialną za prawidłowe prowadzenie spraw w tym zakresie.
2. Pracownik merytoryczny komórki, zobowiązany jest do przechowywania całości dokumentacji związanej z przygotowaniem i prowadzeniem zamówienia publicznego, umową o jego wykonanie oraz złożonymi i nie podlegającymi zwrotowi ofertami, przez okres ustalony w instrukcji kancelaryjnej, w sposób gwarantujący nienaruszalność ich treści, przy zachowaniu tajemnicy służbowej i bezpieczeństwa dokumentów.
3. Archiwizacja dokumentacji w sprawie zamówień publicznych odbywa się na podstawie odrębnych przepisów.
§ 8.
W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się następujące przepisy:
1) Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz.
759 z późn. zm.);
2) Ustawa o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.);
3) Ustawa o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.);
4) Ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r., Nr 14, poz. 114 z późn. zm.);
5) Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.);
6) Komunikat wyjaśniający Komisji Europejskiej dotyczący prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (Dz.U.UE.2006.C179.02);
7) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. z 2009 roku, Nr 224, poz. 1796);
8) Wytyczne dot. kwalifikowalności w programie operacyjnym Unii Europejskiej w ramach którego planowane jest przedstawienie wydatku jako kwalifikowanego.
Strona 6 z 15
Złącznik nr 1
Olszewo-Borki, dnia ………20….. r.
(pieczęć zamawiającego)
NOTATKA SŁUŻBOWA
z rozeznania rynku o udzielenie zamówienia i oszacowania wartości zamówienia
Nazwa zadania
………
………
Przedmiot zadania
………
………
………
Dokonane zostało rozeznanie rynku i oszacowanie wartości zamówienia u następujących wykonawców:
Lp. Nazwa i adres wykonawcy Numer telefonu, faksu,
e-mail Cena netto Cena brutto
Cena została ustalona ………
(podczas rozmowy telefonicznej, uzyskałem cennik drogą faksową / mailem, wydruk ze strony internetowej, pisemnie)
W związku z powyższymi ustaleniami oszacowano wartość zamówienia z należytą starannością na kwotę netto ………. Złotych, co stanowi równowartość ………. Euro (kurs euro ………).
Proponuję wykonanie usługi/zakupu dostawy u wykonawcy ……….. za cenę netto ……….. złotych cenę brutto ……….. złotych.1
……….
(czytelny podpis lub imienna pieczęć i podpis pracownika sporządzającego notatkę)
……….
(data i czytelny podpis lub imienna pieczęć i podpis kierownika komórki organizacyjnej)
1 Należy podać uzasadnienie pominięcia procedury – wypełnić tylko w przypadku jednego wykonawcy.
Strona 7 z 15
Załącznik nr 2 WNIOSEK
o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia o wartości przekraczającej wyrażonej w złotych kwotę netto 3.500,00 a nieprzekraczającej w złotych kwoty netto 14.000 euro
Nazwa przedmiotu zamówienia
………
………..…
Przedmiot zamówienia:
1) Rodzaj zamówienia: dostawa / usługa /roboty budowlane
2) Termin realizacji zamówienia ……… wymagany / pożądany
3) Opis przedmiotu zamówienia (należy podać cechy techniczne jakościowe przedmiotu zamówienia):
a) dostawy np. ilość, rodzaj towaru, miejsce, warunki dostarczenia, sposób dostarczenia (jednorazowo, sukcesywnie, wg bieżących potrzeb, etapy)
b) usługi (szczegółowy opis sposobu świadczenia usługi, czynności jakie mają być wykonane w ramach zamówienia)
c) roboty budowlane – rodzaj, zakres, lokalizacja, szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (dołączyć kosztorys inwestorski, przedmiar robót)
………
………
………
………
Osoba przygotowująca dokumentację
………
Imię i nazwisko osoby szacującej przedmiot zamówienia oraz data oszacowania
………
Szacunkowa wartość zamówienia netto określona z należytą starannością:
1) należy podać całkowitą wartość uwzględniając okres umowy, a przy zamówieniach dłuższych niż jeden rok, podać wartość roczną i całej umowy ………...
………...
2) sposób wyceny przygotowano na podstawie:
a) cen rynkowych przedmiotu zamówienia (podać źródło) b) analizy wydatków z ubiegłego roku
c) wysokości wydatków planowanych w budżecie na dany cel
d) odniesieniu do cen dostawy / usługi świadczonej w poprzednim zamówieniu i zwiększeniu go o wskaźnik inflacji
Strona 8 z 15
e) kosztorysu inwestorskiego
cena netto ……… słownie ……….
podatek VAT ………..% kwota ………. słownie ………...
cena brutto ……… słownie ………..
Kryteria jakimi będzie się kierował Zamawiający przy wyborze Wykonawcy a) cena
b) termin realizacji
c) inne (jakie?) ………
Źródło finansowania zamówienia
Dział ………. Rozdział ………. Paragraf ……….
Maksymalna kwota brutto jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia
……… zł, słownie ………
Informacje o podobnych zamówieniach udzielonych w danym roku budżetowym (jeśli były)
………
………
………
……….
(czytelny podpis lub imienna pieczęć i podpis pracownika sporządzającego wniosek)
Strona 9 z 15
Załącznik nr 3
Pieczęć Zamawiającego miejscowość i data
Syng. Sprawy
Nazwa i adres podmiotu, do
którego kierowane jest zaproszenie
ZAPYTANIE OFERTOWE
(Niniejsze zapytanie ma formę rozeznania rynku i nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu przepisów ustawy PZP)
Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:
...
...
Wymagany termin realizacji zamówienia ………..
Kryterium oceny ofert – cena 100% (inne, podać jakie? ...) Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty2:
1) formularz oferty według załączonego wzoru
2) oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu 3) parafowany wzór umowy
4) zaświadczenie o wpisie do rejestru przedsiębiorców
5) poświadczenie posiadania uprawnień celem realizacji zmówienia Opis sposobu obliczenia ceny w składanej ofercie:
Cena powinna zawierać:
1) wartość dostawy / usługi / roboty budowlanej określoną w oparciu o przedmiot zamówienia, 2) obowiązujący podatek od towarów i usług VAT,
3) cena podana przez Wykonawcę za świadczoną usługę / dostawę / robotę budowlaną jest obowiązująca przez okres ważności umowy i nie/będzie podlegała waloryzacji w okresie jej trwania.
Zamawiający wybierze ofertę z najniższą ceną, oraz spełniającą wszystkie wymagane warunki.
Opis sposobu przygotowania oferty:
1) ofertę należy złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie, 2) cena podana w złożonej ofercie ma być podana cyfrowo i słownie, 3) oferta cenowa winna być sporządzona w języku polskim,
2 Niepotrzebne skreślić
Strona 10 z 15
4) oferta musi obejmować całość zamówienia,
5) formularz oferty należy wypełnić czytelną i trwałą techniką.
Miejsce i termin złożenia oferty:
1) ofertę należy złożyć w terminie do dnia ……… do godz. ……….. w siedzibie Zamawiającego ……… (adres) 2) oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie podanym powyżej zostanie zwrócona
Wykonawcy bez otwierania.
Miejsce i termin otwarcia ofert:
Otwarcie złożonych ofert nastąpi dnia ……… o godz. ……… w siedzibie Zamawiającego.
Osoba uprawniona do kontaktów z Wykonawcami:
(imię, nazwisko, stanowisko, telefon, adres mail) ………...
Informacje dotyczące zawierania umowy:
Umowa musi zawierać wszystkie uwarunkowania złożonej propozycji cenowej. Umowa zostanie zawarta po upływie 5 dni od dnia zawiadomienia o wybraniu najkorzystniejszej oferty.
………..………
podpis kierownika zamawiającego
Strona 11 z 15
Załącznik nr 4 Nazwa, adres Wykonawcy
dane kontaktowe
Miejscowość, data OFERTA
Odpowiadając na zaproszenie do składania ofert cenowych na zadanie ………
………....
Oferuję wykonanie usługi / dostawy / roboty budowlanej będącej przedmiotem zamówienia, zgodnie z wymogami opisu przedmiotu zamówienia, za kwotę w wysokości:
netto zł, słownie
podatek VAT %, tj. zł, słownie brutto zł, słownie
Termin realizacji
Oświadczamy, że zawarte w „Zaproszeniu do złożenia oferty cenowej” warunki umowy akceptujemy i zobowiązujemy się w przypadku przyjęcia naszej oferty do zawarcia umowy na w/w warunkach.
Załączniki do oferty:
………..……….
podpis osoby upoważnionej do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy
Strona 12 z 15
Załącznik nr 5 Syng. Sprawy
PROTOKÓŁ ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro
1. Nazwa przedmiotu zamówienia:
...
...
2. Wartość zamówienia oszacowano w dniu ... na kwotę ... zł, co stanowi równowartość ...euro (1euro = ……… zł) na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23.12.2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych
3. Ustalenia wartości zamówienia dokonano dnia ……… na podstawie:
1) cen rynkowych przedmiotu zamówienia
2) analizy wydatków z ubiegłego roku lub poprzednich 12 miesięcy 3) wysokości wydatków planowanych w budżecie na dany cel 4) kosztorysu inwestorskiego
osoba dokonując oszacowania wartości zamówienia
………
(imię i nazwisko, stanowisko)
4. Dnia ... zwrócono się do ... niżej wymienionych wykonawców z zapytaniem ofertowym:
Lp. Nazwa wykonawcy Adres wykonawcy
Zapytanie skierowano faksem, mailem, telefonicznie (właściwe podkreślić).
5. Uzyskano następujące oferty na realizację zamówienia (cena oraz inne istotne elementy ofert):
Lp. Nazwa wykonawcy Adres wykonawcy Cena netto Cena brutto
6. W wyniku analizy ofert przedmiotowe zamówienie udzielone zostanie:
...………. (nazwa i adres wykonawcy) ...
za cenę netto zł, słownie za cenę brutto zł, słownie
Strona 13 z 15
7. Uzasadnienie wyboru:
………
………
8. Postępowanie prowadził: ...
OPINIUJĘ POZYTYWNIE POD KĄTEM ZGODNOŚCI Z REGULAMINEM ………
(data, podpis kierownika komórki organizacyjnej)
ZATWIERDZAM………
(data, podpis kierownika Zamawiającego)
Strona 14 z 15
Załącznik nr 1 do protokołu
……….
(pieczęć zamawiającego)
Syng. Sprawy
Miejscowość, data
NOTATKA
Z PRZEPROWADZONEGO ROZEZNANIA RYNKU DROGĄ TELEFONICZNĄ
DATA
ROZMOWY OFERENT CENA UWAGI
………
(data, podpis)
Strona 15 z 15
Załącznik nr 6 Syng. Sprawy
OŚWIADCZENIE w sprawie bezstronności
Oświadczam, że nie pozostaję z niżej wymienionymi wykonawcami, którzy złożyli propozycje cenowe do sprawy nr na realizację przedmiotu zamówienia pn. , w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do mojej bezstronności.
………..
(data, czytelne imię i nazwisko osoby składającej oświadczenie)
