UMOWA FINANSOWA
PROGRAM „UCZENIE SIĘ PRZEZ CAŁE śYCIE”1 KURS INTENSYWNY ERASMUSA NUMER UMOWY – ERA_IP_XX_2010/X
zawarta pomiędzy:
Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji –Narodową Agencją Programu „Uczenie się przez całe Ŝycie” z siedzibą w Warszawie przy ul. Mokotowskiej 43, NIP: 526-10-00-645, zwaną dalej
„Narodową Agencją” lub „NA”, reprezentowaną przez:
1.
2.
oraz:
Nazwa uczelni: ...
Adres: ...
Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP): ...
Numer Karty Uczelni Erasmusa: ...
Rodzaj Karty Uczelni Erasmusa i okres waŜności: ...………
Kod Erasmusa Uczelni: ...
Reprezentowaną(ym) przez ...
...
Rektor/ Prorektor/ Kanclerz/inny prawny przedstawiciel zwaną(ym) dalej Beneficjentem
Strony ustaliły:
poniŜsze „Warunki szczegółowe”, „Warunki ogólne” oraz „Załączniki”:
Załącznik I Wniosek Beneficjenta o dofinansowanie projektu typu kurs intensywny w roku akademickim 2010/2011;
Załącznik II Wykaz uprawnionych uczelni partnerskich;
Załącznik III Sprawozdanie Beneficjenta z realizacji kursu intensywnego, którego wzór jest opublikowany na stronie internetowej programu: www.erasmus.org.pl;
Załącznik IV Ankieta oceny kursu intensywnego przez studenta, której wzór jest opublikowany na stronie internetowej programu: www.erasmus.org.pl;
Załącznik V Potwierdzenie otrzymania środków finansowych na dzień 31 grudnia 2010, którego wzór jest opublikowany na stronie internetowej: www.erasmus.org.pl
stanowiące integralną część niniejszej Umowy (Umowa).
„Warunki ogólne” zostały opublikowane na stronie internetowej programu: www.erasmus.org.pl Postanowienia zawarte w „Warunkach szczegółowych” będą miały pierwszeństwo przed postanowieniami innych części niniejszej Umowy.
Postanowienia zawarte w „Warunkach ogólnych” będą miały pierwszeństwo przed postanowieniami znajdującymi się w „Załącznikach”.
WARUNKI SZCZEGÓŁOWE
ARTYKUŁ I – CEL DOFINANSOWANIA
I.1 Narodowa Agencja podjęła decyzję o przyznaniu Beneficjentowi środków finansowych na realizację kursu intensywnego (IP), „działanie” w programie Erasmus, będącym komponentem programu „Uczenie się przez całe Ŝycie”.
I.2 Beneficjent przyjmuje dofinansowanie zgodnie z postanowieniami i zasadami wyszczególnionymi w niniejszej Umowie. Beneficjent zobowiązuje się dołoŜyć wszelkich starań w celu realizacji działania zgodnie z jego opisem w Załączniku I do Umowy, z wyjątkiem przypadków działania „siły wyŜszej”.
ARTYKUŁ II – OKRES OBOWIĄZYWANIA UMOWY
II.1 Umowa wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania jej przez ostatnią z wymienionych wcześniej dwóch stron.
II.2 Działanie objęte niniejszą Umową zostanie przeprowadzone pomiędzy 1 września 2010 r., najwcześniej, a 31 sierpnia 2011 r., najpóźniej, włącznie. W kaŜdym przypadku, działanie powinno rozpocząć się w określonym powyŜej uprawnionym terminie.
ARTYKUŁ III – FINANSOWANIE DZIAŁANIA
III.1 Narodowa Agencja zapewni środki finansowe na dofinansowanie działania do kwoty maksymalnie wynoszącej […] EUR, która obejmuje:
[…] EUR – na organizację kursu intensywnego (IP);
Dane dotyczące działania:
• szacunkowa łączna liczba uprawnionych do dofinansowania studentów uczestniczących w kursie: […]
• szacunkowa łączna liczba uprawnionych do dofinansowania nauczycieli uczestniczących w kursie: […]
• liczba dni zajęć dydaktycznych kursu: […]
• termin realizacji kursu: […]
[…] EUR – na podróŜ uczestniczących w kursie nauczycieli i studentów uczelni partnerskich, wymienionych w Załączniku II do Umowy, dla których miejscowość, w której odbędzie się kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej, włącznie z kosztami wizy;
[…] EUR – na utrzymanie uczestniczących w kursie nauczycieli i studentów uczelni partnerskich, wymienionych w Załączniku II do Umowy, dla których miejscowość, w której odbędzie się kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej, włącznie z kosztami ubezpieczenia;
III.2 Ostateczna kwota środków finansowych dla kaŜdej z wymienionych w Art.III.1 pozycji budŜetu zostanie określona na podstawie następujących zasad:
- dofinansowanie kosztów organizacji i prowadzenia kursu intensywnego stanowić będzie kwotę ryczałtową przyznaną na podstawie udokumentowania udziału odpowiedniej liczby studentów i nauczycieli Erasmusa w kursie (jak wymieniono w Załączniku I do Umowy);
- wysokość dofinansowania kosztów podróŜy (włącznie z kosztami wizy i z wyłączeniem ubezpieczenia na czas podróŜy oraz jakichkolwiek kosztów rezygnacji /anulowania podróŜy, które są zaliczane do kosztów utrzymania) zostanie ustalona na podstawie poniesionych wydatków rzeczywistych i na podstawie dokumentów, o których mowa w Art. IV.2;
- dofinansowanie kosztów utrzymania będzie kwotą ryczałtową, której wysokość ustalona zostanie na podstawie liczby dni/tygodni trwania kursu pomnoŜonej przez określoną stawkę dzienną w przypadku studentów lub stawkę dzienną/tygodniową lub dwutygodniową w przypadku nauczycieli w EUR na podstawie dokumentów poświadczających daty podróŜy (przyjazdu i wyjazdu) poszczególnych uczestników kursu uprawnionych do otrzymania dofinansowania2.
- koszty podróŜy i utrzymania dla nauczycieli i studentów uczelni koordynującej nie są uprawnione, jeŜeli kurs intensywny odbywa się w miejscowości, w której uczelnia koordynująca ma siedzibę. Koszty podróŜy i utrzymania dla nauczycieli i studentów uczelni partnerskiej nie są uprawnione, jeŜeli kurs intensywny odbywa się w miejscowości, w której uczelnia partnerska ma siedzibę.
III.3 Beneficjent moŜe rozdysponować fundusze potrzebne na działania związane z mobilnością (podróŜ i utrzymanie) pomiędzy uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli lub zorganizować zakwaterowanie i/lub wyŜywienie dla uczestników. W kaŜdym przypadku, fundusze otrzymane na działania związane z mobilnością (podróŜ i utrzymanie) muszą być wykorzystane na ten cel i zarządzane w przejrzysty sposób.
III.4 Beneficjent poniesie wszelkie inne koszty związane z lub wynikające z realizacji kursu intensywnego.
III.5 Transfery funduszy pomiędzy poszczególnymi pozycjami budŜetu
W drodze wyjątku od Art.13 „Warunków ogólnych” i bez szkody dla warunków finansowania określonych w Art. III.1 i III.2, Beneficjent moŜe, podczas prowadzenia działania, dokonać przesunięcia środków pomiędzy pozycjami budŜetu „utrzymanie” i „podróŜ”, pod warunkiem, Ŝe ta modyfikacja wydatków nie wpływa na realizację działania i Ŝe przesunięcie funduszy pomiędzy pozycjami budŜetu nie przekracza 10% kwoty z pozycji budŜetowej, do której transfer jest dokonywany. Beneficjent powinien pisemnie poinformować Narodową Agencję o planowanym przesunięciu środków.
ARTYKUŁ IV – WARUNKI PŁATNOŚCI IV.1 Zaliczka
W ciągu 45 dni kalendarzowych od najpóźniejszego wejścia Umowy w Ŝycie, Beneficjentowi zostanie wypłacona zaliczka w wysokości [...] EUR, stanowiąca 80% całkowitej maksymalnej kwoty przyznanego dofinansowania, określonej w Artykule III.1.
IV.2 Ostateczna kwota przyznanych środków finansowych
Oprócz sprawozdania z realizacji kursu intensywnego, Narodowa Agencja moŜe wymagać od Beneficjenta dostarczenia oryginałów następujących załączników:
- dla udokumentowania wydatkowania dofinansowania na organizację i prowadzenie kursu intensywnego w formie kwoty ryczałtowej: imienna lista obecności wszystkich uczestników (studentów i nauczycieli), podpisana przez kaŜdego uczestnika w pierwszym i ostatnim dniu kursu (daty rozpoczęcia i zakończenia kursu), a takŜe ankieta oceny kursu, wypełniona przez kaŜdego uczestnika-studenta.
- dla udokumentowania poniesienia rzeczywistych kosztów podróŜy (włącznie z kosztami wizy): potwierdzenie dokonania płatności (faktury, rachunki, wykorzystane bilety, kserokopia wizy, karty pokładowe);
- dla udokumentowania poniesienia kosztów utrzymania: potwierdzenie udziału w kursie (zaświadczenie o udziale w kursie, zawierające datę rozpoczęcia i datę zakończenia kursu, podpisane przez instytucję, w której odbył się kurs i/lub inne odpowiednie dokumenty).
Wszelkie kwoty w sprawozdaniu z realizacji kursu intensywnego powinny być wyraŜone w EUR. W tym celu Beneficjent dokona przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków na EUR.
W przypadku, gdy rachunek bankowy, o którym mowa w Artykule V niniejszej Umowy jest prowadzony w PLN, przeliczenia wydatków rzeczywistych na EUR będą dokonywane wg kursu kupna dewiz Banku Handlowego z dnia dokonania przelewu płatności zaliczkowej.
Za datę płatności ze strony Narodowej Agencji uznaje się dzień obciąŜenia rachunku Narodowej Agencji. Beneficjent zostanie powiadomiony przez Narodową Agencję o kursie, który będzie stosowany do przeliczenia kosztów rzeczywistych na EUR. Taki kurs powinien być stosowany w odniesieniu do wszystkich kosztów poniesionych w okresie od daty transferu płatności zaliczkowej do daty wykorzystania zaliczki.
Koszty róŜnic kursowych oraz straty powstałe na operacjach walutowych, na przestrzeni całego okresu obowiązywania Umowy, są kosztami nieuprawnionymi.
Narodowa Agencja w terminie maksymalnie 45 dni kalendarzowych od daty otrzymania sprawozdania z realizacji kursu intensywnego zatwierdzi lub odrzuci sprawozdanie wraz z wszelkimi wymaganymi dokumentami. Okres ten moŜe zostać zawieszony w przypadku, gdy Narodowa Agencja będzie wymagać od Beneficjenta dodatkowych informacji lub dokumentów potwierdzających. W takim przypadku Beneficjent powinien dostarczyć dodatkowe informacje lub dokumenty potwierdzające w terminie 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania wezwania do uzupełnienia.
W terminie 45 dni kalendarzowych od daty zatwierdzenia sprawozdania z realizacji kursu intensywnego Narodowa Agencja powiadomi Beneficjenta w formie pisemnej o ostatecznej zatwierdzonej kwocie dofinansowania i dokona płatności końcowej środków finansowych, będącej wyrównaniem do wysokości ostatecznej kwoty przyznanych środków finansowych lub wystawi Beneficjentowi wezwanie do zwrotu.
Dodatkowo, zgodnie z postanowieniami Art.11.4 „Warunków ogólnych” Narodowa Agencja moŜe wymagać częściowego lub całkowitego zwrotu wszelkich płatności zaliczkowych, jeŜeli Beneficjent nie przestrzegał wymogu minimalnego czasu trwania kursu - 10 następujących po sobie dni zajęć dydaktycznych kursu i minimalnej liczby uczestników kursu - 10 studentów, którzy przybyli z krajów innych niŜ kraj, w którym kurs intensywny odbył się.
Narodowa Agencja zastrzega sobie prawo do rozwiązania Umowy i zaŜądania całkowitego zwrotu wszelkich płatności zaliczkowych, jeŜeli konsorcjum realizujące kurs o identycznym lub bardzo zbliŜonym składzie otrzymało dofinansowanie na przeprowadzenie kursu intensywnego o identycznej lub bardzo podobnej tematyce z innej/ych Narodowej/ych Agencji/i w okresie obowiązywania niniejszej Umowy.
IV.3 Beneficjent zobowiązuje się do stosowania dla celów sprawozdawczych oraz związanych z upowszechnianiem rezultatów działania narzędzi informatycznych wymaganych przez NA i przez Komisję Europejską, zgodnie z instrukcjami ich zastosowania.
ARTYKUŁ V – RACHUNEK BANKOWY
Wypłaty środków finansowych będą realizowane w euro na rachunek bankowy Beneficjenta jak wyszczególniono poniŜej:
Nazwa banku: ...
Adres oddziału: ...
Dokładna nazwa posiadacza rachunku: ...
...
Waluta prowadzenia rachunku: ...
Pełny numer rachunku: PL_____-_________-_________-_________-_________-_________-_____
SWIFT: ...
PowyŜszy rachunek powinien umoŜliwiać identyfikację płatności realizowanych przez Narodową Agencję.
ARTYKUŁ VI – OGÓLNE POSTANOWIENIA ADMINISTRACYJNE
Wszelka korespondencja dotycząca realizacji niniejszej Umowy powinna być przesyłana do Narodowej Agencji w formie pisemnej, z określeniem numeru Umowy.
ARTYKUŁ VII – PRAWO WŁAŚCIWE I JURYSDYKCJA SĄDOWA
Dofinansowanie podlega warunkom Umowy, zasadom wspólnotowym mającym do niej zastosowanie oraz, zgodnie z zasadą subsydiarności, prawu polskiemu. Narodowa Agencja i Beneficjent mogą wnieść sprawę dotyczącą decyzji podjętych przez drugą stronę w odniesieniu do postanowień Umowy oraz ustaleń dotyczących jej realizacji do sądu właściwego dla miejsca siedziby Narodowej Agencji.
ARTYKUŁ VIII – OCHRONA DANYCH
VIII.1 Dane osobowe zamieszczone w niniejszej Umowie mogą być przetwarzane przez:
− NA zgodnie z krajowymi regulacjami, w szczególności z ustawą z dnia 29.08.1997 o ochronie danych osobowych, Dziennik Ustaw nr 133 poz. 883;
− instytucje i organy wspólnotowe zgodnie z rozporządzeniem 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady3 o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodzie przepływu takich danych.
VIII.2 Dane będą przetwarzane wyłącznie w związku z realizacją Umowy i działaniami uzupełniającymi realizację Umowy przez Narodową Agencję i Komisję Europejską, z moŜliwością przekazania danych władzom odpowiedzialnym za inspekcję i audyt, Trybunałowi Obrachunkowemu, Panelowi ds. Nieprawidłowości Finansowych i/lub Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania NaduŜyć Finansowych (OLAF) na potrzeby ochrony bezpieczeństwa finansowych interesów Wspólnoty.
VIII.3 Na pisemny wniosek Beneficjent moŜe uzyskać dostęp do swoich danych osobowych i skorygować wszelkie informacje, które są niepoprawne lub niepełne. Beneficjent powinien kierować wszelkie zapytania dotyczące przetwarzania swoich danych osobowych
ARTYKUŁ IX –POZOSTAŁE WARUNKI SZCZEGÓŁOWE
IX.1 Artykuł 15.4 „Warunków ogólnych” opublikowanych na stronie internetowej www.erasmus.org.pl nie ma zastosowania do niniejszej Umowy.
IX.2 W drodze wyjątku od Art. II.2 kurs intensywny rozpoczęty po 15 lipca 2011 r. moŜe wyjątkowo być kontynuowany po 31 sierpnia 2011 r., ale powinien zostać zakończony najpóźniej 15 października 2011 r. Ostateczną datą złoŜenia sprawozdania z realizacji kursu intensywnego przez Beneficjenta nadal jest 31 października 2011 roku.
IX.3 Beneficjent przyjmuje do wiadomości, Ŝe obowiązują go wymagania wynikające z „Przewodnika po programie „Uczenie się przez całe Ŝycie” 2010”, w ramach którego działanie jest finansowane, odnoszące się do konieczności wykluczenia podwójnego finansowania (finansowania tych samych działań ze środków przyznanych na podstawie niniejszej Umowy oraz funduszy otrzymanych na podstawie jakiejkolwiek innej umowy z budŜetu Unii Europejskiej). Jeśli zasada ta zostanie złamana, NA zastrzega sobie prawo wypowiedzenia Umowy zgodnie z Artykułem 11.2 (g) i zastosowania poprawki, o której mowa w Artykule 12
„Warunków ogólnych”.
IX.4 Beneficjent jest zobowiązany zamieszczać informacje o dofinansowaniu otrzymanym z programu „Uczenie się przez całe Ŝycie” we wszystkich rozpowszechnianych lub publikowanych dokumentach, na kaŜdym produkcie lub materiale wyprodukowanym dzięki dofinansowaniu, oraz w kaŜdym oświadczeniu lub udzielonym wywiadzie, zgodnie z wytycznymi dotyczącymi identyfikacji wizualnej, opublikowanymi przez Komisję Europejską pod adresem: http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.html
Informacjom o dofinansowaniu musi towarzyszyć oficjalne stwierdzenie, Ŝe wyłączną odpowiedzialność za treść publikacji ponosi wydawca, a Komisja Europejska nie moŜe zostać pociągnięta do odpowiedzialności za wykorzystanie tych informacji.
IX.5 Beneficjent powinien uczestniczyć w co najmniej jednym spotkaniu na temat zasad realizacji działania objętego niniejszą Umową, organizowanym przez Narodową Agencję.
IX.6 Dodatkowo, zgodnie z postanowieniami Artykułu 5 „Warunków ogólnych”, Beneficjent upowaŜnia Narodową Agencję i Komisję Europejską do publikowania, w dowolnej formie i na dowolnym nośniku, w tym w Internecie, adresu strony internetowej oraz adresu mailowego:
xxx
IX.7 Beneficjent zobowiązuje się do odesłania 2 egzemplarzy niniejszej Umowy, podpisanych przez swojego prawnego przedstawiciela, nie później niŜ 60 dni od daty ich otrzymania. W przypadku nieotrzymania podpisanych egzemplarzy Umowy przez Narodową Agencję w w/w terminie, Umowę uznaje się za niezawartą.
PODPISY
Za Beneficjenta Za Narodową Agencję imię / nazwisko / stanowisko imię / nazwisko / stanowisko
Podpis
Podpisano w………....
w dniu ………
Pieczęć Uczelni
Podpis
Podpisano w………
w dniu ……….
