U M O W A NR DZ-2501/….
zawarta w dniu ………. r. pomiędzy Państwowym Instytutem Weterynaryjnym – Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Puławach, Al. Partyzantów 57, 24-100 Puławy, działającym w oparciu o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Gospodarczy Lublin- Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku pod numerem 0000118357, posiadającym NIP 716-00- 10-761, REGON 000080252, reprezentowanym przez:
• Dr hab. Krzysztof Niemczuk, prof. nadzw. - dyrektor.
zwanym w treści umowy „Zamawiającym”, a:
……… reprezentowanym przez:
• ………..
Zwanym dalej w treści umowy „Wykonawcą”.
W wyniku przeprowadzenia przez Zamawiającego zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907,z późn. zm. )została zawarta umowa o następującej treści:
§ 1
1. Zamawiający powierza, a Wykonawca zobowiązuje sie zrealizować zamówienie polegające na świadczeniu kompleksowej całodobowej obsługi w zakresie rezerwacji i sukcesywnej sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych jak również sprzedaży miejsc noclegowych w innych niż hotele obiektach świadczących usługi noclegowe niż hotele na potrzeby Państwowego Instytutu Weterynaryjnego- Państwowego Instytutu Badawczego w Puławach , w szczególności zakres ten obejmuje:
1) wyszukiwanie i przedstawianie najkorzystniejszych dla Zamawiającego, dostępnych na rynku ofert hoteli (minimum dwugwiazdkowych, pokoje jedno, dwu lub trzyosobowe ze śniadaniem lub bez) stosownie do zleceń składanych przez Zamawiającego z uwzględnieniem
przysługującego limitu na nocleg za granicą w kraju docelowym, określonego w załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej oraz z uwzględnieniem limitu 250,00 zł za dobę za pokój jednoosobowy z łazienką przy rezerwacjach krajowych,
najkorzystniejszej ceny (uwzględniając aktualne promocje) i lokalizacji. W uzasadnionych przypadkach na wskazanie Zamawiającego przewiduje się możliwość rezerwacji miejsc hotelowych przekraczających w/w limit.
2) pośredniczenie w sprzedaży miejsc hotelowych, dokonywania opłat, zwrotów opłat;
3) pośredniczenie w dokonywaniu zmian, odwoływaniu rezerwacji.
4) sporządzanie bez dodatkowych opłat miesięcznych raportów z faktur (ilości osobo-nocy, obrót całkowity, itp.).
2. W ramach czynności określonych w § 1 ust. 1 pkt. 1:
a) Zamawiający w zapytaniu o rezerwację skierowanym do Wykonawcy drogą mailową każdorazowo określi szczegółowe wymagania co do lokalizacji oraz granic cenowych noclegu, a także dodatkowych ewentualnych preferencji w zakresie jakości hotelu i obsługi, w szczególności przekaże Wykonawcy informację na temat:
1) kraju i miejscowości, w których należy zarezerwować miejsca hotelowe, z uwzględnieniem wymagań odnośnie standardu i lokalizacji hotelu (bliskie położenie względem miejsca zaplanowanego spotkania, konferencji), nie wyłączając możliwości wskazania konkretnego hotelu,
2) terminu pobytu,
3) liczby pokoi lub miejsc noclegowych, 4) rodzaju zamawianych pokoi,
b). Wykonawca będzie zobowiązany niezwłocznie, jednak nie później w terminie określonym w ust. 3 od otrzymania zapytania o rezerwację, złożonego w dni robocze, do przekazania Zamawiającemu warunków rezerwacji pocztą elektroniczną na wskazany przez Zamawiającego adres. Warunki rezerwacji będą zawierały:
1) proponowane hotele (co najmniej trzy) ze wskazaniem kategorii. W przypadku, gdy zamawiający wskaże konkretny hotel, Wykonawca nie ma obowiązku przedstawiać trzech różnych propozycji
2) ilość, rodzaj i standard zamawianych pokoi lub miejsc noclegowych, 3) termin pobytu,
4) całkowitą cenę usługi,
5) termin, do końca którego Zamawiający rezygnując z rezerwacji miejsca nie poniesie kosztów, 3. Termin udzielenia odpowiedzi na zapytanie o rezerwację złożone w dni robocze wynosi nie dłużej niż …. godzin.
4. W ramach czynności określonych w § 1 ust. 1 pkt. 2:
a) Wykonawca dokona rezerwacji wybranych przez Zamawiającego miejsc noclegowych po pisemnym potwierdzeniu zamówienia przez pracowników Zamawiającego przesłanych pocztą elektroniczną. Wykonawca będzie zobowiązany do każdorazowego, najpóźniej w ostatnim dniu, w którym możliwe jest bezkosztowe anulowanie dokonanej rezerwacji, informowania Zamawiającego drogą elektroniczną na wskazane adresy, że tego dnia upływa termin rezerwacji, chyba że termin
ten jest dniem wolnym od pracy Zamawiającego. Wówczas ww. powiadomienie powinno być dokonane w godzinach urzędowania Zamawiającego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym ostatni dzień, w którym możliwe jest bezkosztowe anulowanie dokonanej rezerwacji. Po akceptacji Zamawiającego Wykonawca dostarczy drogą elektroniczną (pod wskazany adres mailowy) vouchery potwierdzające rezerwację.
b) Wykonawca zapewni płatność hotelom wskazanym lub zarezerwowanym przez organizatorów wydarzeń, w których będą brali udział wskazani przez PIWet-PIB goście, według specjalnie wynegocjowanych stawek lub stawek promocyjnych z systemu rezerwacji hotelowych, w zależności, które będą niższe.
c) Wykonawca będzie zobowiązany do regulowania należności z tytułu dokonania rezerwacji i zapewnienia noclegów ze środków własnych. Jeżeli hotel, określony w zamówieniu przyjętym prze Wykonawcę do realizacji, nie będzie miał możliwości przyjęcia osoby wskazanej przez Zamawiającego w zamówieniu, Wykonawca zapewni takiej osobie miejsce zastępcze, którego standard, lokalizacja nie będzie odbiegała od standardu i lokalizacji hotelu określonego w przyjętym do realizacji zamówieniu. Koszt miejsca zastępczego obciąża Wykonawcę, który jest również zobowiązany do zapewnienia transferu osoby do tego hotelu na własny koszt.
6. Szczegółowe warunki realizacji niniejszej umowy określa specyfikacja istotnych warunków
zamówienia stanowiąca załącznik nr 1 oraz oferta Wykonawcy stanowiąca załącznik nr 2 do umowy.
7. W ramach niniejszej umowy Wykonawca oświadcza, że posiada kwalifikacje, zaplecze techniczne, technologiczne oraz doświadczenie i personel niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia określonego w ust. 1.
8.Wykonawca zobowiązuje się przez cały okres obowiązywania umowy do podsiadania
ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę nie mniejsza niż 300000zł. W przypadku ubezpieczeń z terminem kończącym się w trakcie
obowiązywania niniejszej umowy Wykonawca zobowiązany jest na 2 tygodnie przed zakończeniem okresu obowiązującego ubezpieczenia do przedstawienia Zamawiającemu polisy lub innego
dokumentu na pozostały okres obowiązywania niniejszej umowy w powyższym zakresie.
8. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, Zamawiający zastrzega możliwość telefonicznego dokonania rezerwacji , po uprzednio dokonanych telefonicznie negocjacjach w sprawie ceny.
§ 2
1. Wykonawca może przetwarzać dane osobowe przekazane przez Zamawiającego wyłącznie w
celu realizacji niniejszej umowy
2. Wykonawca jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z umową, a w szczególności za udostępnienie osobom nieupoważnionym.
3. Wykonawca odpowiada za wszelkie wyrządzone osobom trzecim szkody, które powstały w związku z nienależytym przetwarzaniem przez Wykonawcę powierzonych mu danych osobowych.
§ 3
1. Termin realizacji umowy ustalony zostaje od dnia ……… do dnia ………. r. lub do wyczerpania kwoty , o której mowa w § 4ust. 1,. w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi wcześniej.
§ 4
1. Wynagrodzenie Wykonawcy za realizację przedmiotu umowy nie może przekroczyć kwoty
………….. zł brutto (słownie: ……….).
2. Odpowiedzialność za kontrolę wykorzystania wartości brutto umowy ponosi Zamawiający.
3. Przekroczenie kwoty określonej w ust. 1 nie narusza praw Wykonawcy do wynagrodzenia należnego za wykonane usługi.
4.Umowa wygasa w przypadku wyczerpania środków , o których mowa w ust.1 umowy z dniem poinformowania Wykonawcy o tym fakcie.
4. W związku z ograniczeniem przedmiotu umowy Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego. Zamawiający gwarantuje, iż minimalna kwota , która zostanie zapłacona z tytułu realizacji niniejszej umowy wyniesie ………… ceny podanej w ofercie.
2. Całkowitym wynagrodzeniem Wykonawcy za każdą dostarczoną i wykupioną na zlecenie
Zamawiającego rezerwację miejsca hotelowego jest opłata transakcyjna w stałej wysokości
…………. zł brutto (słownie: ………….), która obejmuje: koszt rezerwacji i wystawienia potwierdzenia rezerwacji (nie wlicza sie ceny miejsca hotelowego dostarczenie potwierdzenia rezerwacji Zamawiającemu w postaci elektronicznej, oferowania wariantów obiektów hotelarskich i pokoi. Opłata transakcyjna dotyczy 1 rezerwacji bez względu na ilość noclegów.
3. Cena noclegu ustalona będzie każdorazowo na podstawie ceny (wg cennika hotelu, cennika systemu rezerwacji hotelowych ,cennika promocji, ceny zamieszczonej na stronie internetowej hotelu, innym ogólnodostępnym serwisie rezerwacji hotelu lub innym publikowanym dokumencie ) hotelu z uwzględnieniem upustu – zgodnie z ofertą. Upust jest stały przez cały okres trwania umowy.
4. W cenę noclegów będą wliczone wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia,
zgodne z warunkami określonymi w umowie, opisie przedmiotu zamówienia oraz w ofercie Wykonawcy.
5. Rozliczenie transakcji będzie następować na podstawie faktur - wystawianych po każdorazowym wystawieniu vouchera oddzielnie na wszystkie noclegi krajowe i oddzielnie zagraniczne za
faktycznie dokonane rezerwacje hoteli.
6. Do faktury VAT winien być dołączony załącznik zawierający: cenę zakupu miejsc hotelowych przed i po upuście wraz z opłatą transakcyjną, imię i nazwisko gościa
hotelowego, nazwę hotelu, datę pobytu, a w przypadku noclegów zagranicznych kurs waluty z dnia rezerwacji oraz datę rezerwacji. W pierwszej kolejności liczony jest upust od ceny
zakupu miejsc noclegowych a następnie doliczana jest opłata transakcyjna.
7. W przypadku płatności za noclegi zagraniczne, obliczenie należności nastąpi po przeliczeniu waluty obcej na PLN, z zastosowaniem tabeli kursów średnich, zgodnie z ustawa z dnia 27 lipca 2002 r. Prawo dewizowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 826 ze zm.) z dnia rezerwacji.
8. Płatności realizowane będą przelewem w ciągu 14 dni od daty dostarczenia
Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury. Bieg terminu rozpoczyna się z chwilą
dostarczenia faktury do Zamawiającego. Brak zapłaty w powyższym terminie uprawniać będzie Wykonawcę do obciążenia Zamawiającego odsetkami ustawowymi.
9. Płatności w ramach niniejszej umowy będą dokonywane w PLN.
§ 5
1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w następujących przypadkach i wysokości:
1) w wysokości 10 % wartości umowy brutto w przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od umowy lub jej rozwiązania przez Zamawiającego lub Wykonawcę z powodów leżących po stronie Wykonawcy,
2) w wysokości 50 zł (słownie złotych: pięćdziesiąt 00/100) za każdą godzinę roboczą zwłoki, w przypadku przekroczenia terminu, o którym mowa w § 1 ust. 3
3) w przypadku nieuzasadnionej odmowy dokonania rezerwacji noclegów dla Zamawiającego lub dokonania tej rezerwacji w sposób niezgodny z zapytaniem o rezerwację lub warunkami rezerwacji w wysokości 100% wartości niedokonanej lub dokonanej niezgodnie z zapytaniem o rezerwację lub warunkami rezerwacji , ustalonej zgodnie z cennikiem obowiązującym w danym hotelu, którego rezerwacja dotyczyła w dniu……….
2. Strony uzgadniają, że w razie naliczenia przez Zamawiającego kar umownych, Zamawiający potrąci z wynagrodzenia, kwotę stanowiącą równowartość tych kar i tak pomniejszone
wynagrodzenie wypłaci Wykonawcy.
3. Strony zastrzegają możliwość dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych w przypadku ,gdy wartość szkody przewyższa zastrzeżone kary umowne oraz w przypadku powstania szkody w sytuacji, w której nie zastrzeżono kar umownych.
§ 6
1. Zamawiający zastrzega prawo rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym w następujących przypadkach :
a) co najmniej trzykrotne przekroczenia terminu, o którym mowa w § 1 ust. 3 umowy lub b) nienależyte wykonywania przez Wykonawcę obowiązków polegające na przynajmniej trzykrotnym naruszeniu któregokolwiek z postanowień §§……….niniejszej umowy.
c)powzięcie przez Zamawiającego informacji świadczących o postępowaniu Wykonawcy narażającym lub mogącym narazić Zamawiającego na straty,
d) nie przedstawienia Zamawiającemu przez Wykonawcę opłaconej polisy lub innego dokumentu potwierdzającego podleganie ubezpieczeniu , o którym mowa w §1 ust.8
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy za miesięcznym okresem wypowiedzenia kończącym się na koniec miesiąca w następujących przypadkach:
a) innego niż określonego w ust.1 nienależytego wykonywania przez Wykonawcę postanowień niniejszej umowy , jeżeli Wykonawca pomimo pisemnego upomnienia nadal wykonuje obowiązki w sposób nienależyty
b)………..
3. Oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 7
1. Do kontaktowania się z wykonawcą w sprawie realizacji niniejszej umowy Zamawiający wyznacza
……….. adres mail: ……….
2. Do kontaktowania się z Zamawiającym w sprawie realizacji umowy Wykonawca wyznacza:
……….
………..
3. Osobą odpowiedzialną za nadzór nad realizacją umowy ze strony Zamawiającego jest ………, tel. ……….
4. Osobą odpowiedzialną za nadzór nad realizacją umowy ze strony Wykonawcy jest:
………..
5. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego powiadamiania o każdej zmianie adresu.
§8
1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Do spraw nieuregulowanych niniejszą umową ramowa stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, a w sprawach w niej nieuregulowanych Kodeks Cywilny .
2. Wszelkie spory wynikłe na tle wykonania niniejszej umowy strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego.
§ 9
Umowę spisano w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Wykonawcy i dla Zamawiającego.
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
