TEMAT NUMERU ZDANIEM EKSPERTÓW PRAWA PRACY UMOWY I DOKUMENTACJA. Nowe zwolnienie od pracy na czas epidemii ile dni i dla kogo?

(1)

PARTNER MERYTORYCZNY:

ZDANIEM EKSPERTÓW PRAWA PRACY

Dodatkowe zatrudnienie u tego samego pracodawcy – aneks czy nowa umowa o pracę?

Pracownik otrzymał możliwość pracy przy projekcie unijnym, który jest realizowany przez jego pracodawcę.

Czy powinniśmy podpisać z pracownikiem kolejną umowę,

czy spisać aneks? 20

UMOWY I DOKUMENTACJA

Czy aneks przedłużający okres trwania umowy

terminowej uznawany jest za nową umowę? 3 Lista obecności podpisywana raz w miesiącu

– czy można tak robić? 3

CZAS PRACY

Ile razy w roku można obniżać wymiar czasu pracy

z powodu epidemii COVID-19? 5

Jaka norma czasu pracy dla sekretarki i księgowej

zatrudnionych w podmiocie medycznym? 6

WYNAGRODZENIA I ŚWIADCZENIA

Pracownik na zwolnieniu lekarskim, pracownik sezonowy, przestój z powodu pandemii a prawo do trzynastki 7 Pracodawca chce uregulować premie poza regulaminem wynagradzania (zarządzeniem) – czy to dopuszczalne? 8

NOWY DZIAŁ SĘDZIA ODPOWIADA

Alkohol w czasie pracy zdalnej 14

STANOWISKA MINISTERSTWA

Kiedy skierować pracownika na zawieszone

badania okresowe? 16

Czy trzeba ponowić badania okresowe wykonane

w okresie epidemii? 17

Limit godzin nadliczbowych średniotygodniowych

– co do niego wliczamy? 19

TEMAT NUMERU

Nowe zwolnienie od pracy na czas epidemii – ile dni i dla kogo?

W związku z pandemią zostało wprowadzone nowe uprawnienie dla niektórych pracowników. Komu ono przysługuje i na jakich zasadach?

Co musi zrobić pracownik, by mieć prawo do nowego zwolnienia od pracy? Jak należy rozliczyć pracownikowi to zwolnienie? Zobacz przydatną instrukcję w 5 krokach oraz 2 przykłady obliczeniowe 12 Czekamy na Twoje pytania: prawopracy@wip.pl

W ŚRODKU PLAKAT Niezbędnik kadrowego

2021 Nr 208 | 23 lutego – 16 marca 2021 r. | ISSN 1734-9842

OFICJALNE S TANOWISKA MINIS TERS T WA PRACY I PIP PRAK T YCZNE ROZWIĄZANIA PRAWNE DLA KADROWYCH

(2)

2 | CZYTAJ ONLINE: www.prawo-pracy.wip.pl

Szanowni Czytelnicy!

Przez ostatnie 2 miesiące pracowaliśmy nad nową odsłoną graficzną nasze- go magazynu. I oto jest!

Przy wprowadzaniu zmian kierowaliśmy się Waszymi sugestiami co do funk- cjonalności korzystania z naszego pisma, czytelności zawartych w nim porad i wskazówek.

Mamy też dla Was 2 nowości: dział „Sędzia odpowiada” oraz przydatny plakat w środku każdego numeru. Mam nadzieję, że dzięki wprowadzonym ulepszeniom teraz jeszcze łatwiej każdy znajdzie tutaj odpowiedzi i wyjaśnie- nia, które przydadzą mu się w pracy zawodowej.

Zapraszam do lektury!

PS Zachęcam do zadawania pytań i przesyłania sugestii dotyczących treści magazynu na adres:

amakarczuk@wip.pl lub prawopracy@wip.pl Anna Makarczuk

redaktor prowadząca

A.Makarczuk

OD REDAKCJI

NOWOŚĆ! ALERT ANTYKRYZYSOWY

Co poniedziałek otrzymujesz newsletter o zmianach w przepisach i o ich praktycznym zastosowaniu w celu wsparcia Twojej firmy w okresie recesji.

WYDANIE DRUKOWANE I ONLINE

Czytasz jak i gdzie Ci wygodnie. Magazyn drukowany otrzymujesz pocztą, a wydanie online pobierasz ze strony WWW już w dniu wydania i masz je zawsze pod ręką.

WARTOŚCIOWE PREZENTY

Otrzymujesz profesjonalne i najbardziej aktualne publikacje, wspierające Cię w codziennej pracy.

INDYWIDUALNA POMOC EKSPERTÓW

Na Twoje indywidualne pytania odpowiadają eksperci.

Opisujesz problem i uzyskujesz praktyczną, fachową poradę.

DODATKOWE MATERIAŁY MERYTORYCZNE

Dysponujesz pełnym dostępem do zasobów WWW magazynu:

aktualności, wydań online, wzorów dokumentów do pobrania, e-booków i innych narzędzi.

BIEŻĄCE INFORMACJE

3 razy w tygodniu na Twoją skrzynkę e-mailową trafiają informacje o nowych przepisach i zapowiadanych zmianach wraz z praktycznym komentarzem ekspertów.

DYŻUR EKSPERTA PRAWA PRACY:

wtorek, 10.00–12.00, nr tel. 22 518 29 22, nr PIN luty: 5025, marzec: 5423

Masz problem z tematyką prawa pracy?

Napisz do mnie: prawopracy@wip.pl – pomogę

!

Twój pakiet

korzyści

(3)

Czy aneks przedłużający okres trwania umowy terminowej uznawany jest za nową umowę?

Pytanie Czytelnika: Zawieramy z pracownikami umowy o pracę na czas określony, z zachowaniem określo- nych przepisami limitów takich umów (maksymalnie 3 umowy, na okres nie dłuższy niż 33 miesiące). Czy zamiast zawierać każdorazowo nową umowę terminową, możemy stosować porozumienie stron (aneks do umowy) zmieniające czas trwania umowy, traktując każde porozumienie przedłużające czas trwania umo- wy jako kolejną umowę?

Odpowiedź: Nie ma przeszkód prawnych, żeby aneksem przedłużyć okres obowiązywania umowy zawartej na czas określony w ramach limitu 33 miesięcy. Taki aneks z mocy prawa uznawany jest, od dnia następującego po dniu, w którym miało nastąpić rozwiązanie umowy, za nową umowę o pracę na czas określony, wliczaną do limitu 3 umów.

Obowiązują dwa limity umów terminowych

Kodeks pracy przewiduje dwa rodzaje limitów odnoszące się do zawierania umów na czas określony – limit liczby umów i okresu obowiązywania umowy na czas okre- ślony. Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech (art. 25¹ § 1 kp).

Zamiast nowej umowy może być aneks...

Kodeks pracy dopuszcza sytuację, w której strony nie zawie- rają trzech kolejnych umów o pracę, lecz porozumieniem (aneksem) przedłużają okres obowiązywania dotychcza- sowej umowy. W takim przypadku art. 25¹ § 2 kp stanowi, że uzgodnienie między stronami w trakcie trwania umowy o pracę na czas określony dłuższego okresu wykonywania pracy na podstawie tej umowy uważa się za zawarcie, od dnia następującego po dniu, w którym miało nastąpić jej rozwiązanie, nowej umowy o pracę na czas określony.

...ale każdy aneks liczy się jak kolejna umowa Inaczej mówiąc: każdy aneks uważa się za kolejną umo- wę, która musi zmieścić się w limicie 3 umów, a ponad-

to okres obowiązywania umowy wraz z aneksami nie może przekroczyć 33 miesięcy. Rozwiązanie przewi- dziane przez Kodeks pracy (art. 25¹ § 2 kp) ma służyć przeciwdziałaniu próbom obejścia ograniczeń wynika- jących z art. 25¹ § 1 kp.

Podstawa prawna:

• art. 25¹ § 1 § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.).

Karolina Kołakowska

adwokat w Kancelarii Brzezińska Narolski Adwokaci, ekspert z zakresu indywidualnego i zbiorowego prawa pracy oraz ochrony danych osobowych, trener i szkoleniowiec

POBIERZ Z WWW

Kalkulator limitu umów terminowych

Korzystając z kalkulatora limitu umów terminowych, wyliczysz okres trwania zawartych umów na czas określony i sprawdzisz, czy nie przekraczają one limitu czasowego, a jeśli tak – ustalisz datę, z którą zatrudnienie przekształci się w bezterminowe.

UZASADNIENIE ODPOWIEDZI

Lista obecności podpisywana raz w miesiącu – czy można tak robić?

Pytanie Czytelnika: Czy powinniśmy prowadzić listy obecności, jeśli w firmie nie ma elektronicznych kart które potwierdzają przybycie pracowników do pracy? Czy wystarczy, gdy po zakończeniu miesiąca wydruku- jemy kartę czasu pracy dla każdego pracownika i pracownicy podpiszą się na niej, potwierdzając faktycznie, że tak pracowali w danym miesiącu?

Odpowiedź: Pracodawca powinien najpierw ustalić sposób potwierdzania i obecności w pracy. Do celów dowo- dowych słuszne wydaje się prowadzenie list obecności. Z kolei potwierdzanie przez pracownika po zakończo- nym miesiącu na karcie pracy faktu, jak przebiegała praca w danym okresie, pod kątem przybycia i obecności w pracy, jest niewłaściwe. W takim przypadku zasadne byłoby potwierdzanie na bieżąco przez pracowników na listach swoich obecności, a następnie przedłożenie pracownikom kart pracy (ewidencji czasu pracy) za za- kończony miesiąc – w celu potwierdzenia przez nich faktu wykonywania pracy.

(4)

Sposób przybycia i obecności w pracy trzeba najpierw ustalić

Jednym z obowiązków pracodawcy, wynikającym z prze- pisów Kodeksu pracy, jest ustalenie sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy – w regulaminie pracy (jeśli pracodawca, co do zasady zatrudnia co najmniej 50 pracowników) lub w informa- cji o warunkach zatrudnienia przekazywanej nowemu pracownikowi.

W praktyce pracodawcy, ze względu na stan zatrudnienia i/lub strukturę i organizację zakładu pracy, najczęściej de- cydują się na tradycyjne pisemne listy obecności lub elek- troniczne systemy rejestrujące przybycie i wyjście z pracy (np. za pomocą kart przykładanych do czytników).

W pierwszej kolejności pracodawca powinien zatem ustalić sposób potwierdzania przybycia do pracy i obec- ności w pracy. Chociażby dla potrzeb dowodowych wydaje się słuszne założenie i prowadzenie list obecności.

Pozwala to na ewentualną weryfikację stanu faktyczne- go z innymi dokumentami, które mają znaczenie w zakresie czasu pracy (harmonogramy czasu pracy, ewidencja czasu pracy, dokumentacja urlopowa).

WAŻNE

Listy obecności, niezależnie od ich formy, są jedynie do- kumentem pomocniczym i jako takie nie stanowią dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a zatem nie muszą być przechowywane i archiwizowane.

Gdy lista obecności jest częścią dokumentacji dotyczącej czasu pracy...

Niekiedy pracodawcy tworzą dokument, który w istocie łączy w sobie cechy listy obecności oraz harmonogra- mu czasu pracy lub częściowo ewidencji czasu pracy (w szczególności w zakresie godziny rozpoczęcia i za- kończenia pracy w danym dniu).

W takich przypadkach trzeba uznać, że taki dokument będzie de facto stanowił część ewidencji czasu pracy, a to z kolei rodzi obowiązek jej prowadzenia i przecho- wywania przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym

stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowy- wania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9a kp).

Miesięczna karta pracy nie może pełnić funkcji listy obecności

Rozwiązanie, które polega na podpisywaniu przez pracownika na koniec miesiąca karty pracy w celu potwierdzenia przez niego, że świadczył pracę zgodnie z tym, co jest w niej wskazane, nie będzie właściwe pod kątem potwierdzania przez pracownika przybycia do pracy i obecności w pracy. Trudno bowiem sobie wyobrazić, że pracownik patrząc na wydruk karty pracy z całego miesiąca, ma potwierdzić, że w danych dniach był obecny lub nie był obecny w pracy.

Wskazówka eksperta: Jeśli natomiast u pracodawcy będzie obowiązywać lista obecności, którą pracownik każdego dnia pracy podpisuje albo „odbija”, to sporzą- dzona na koniec miesiąca karta czasu pracy (ewidencja czasu pracy), zapewne na podstawie różnych dokumen- tów (np. lista obecności, wnioski urlopowe, harmonogramy czasu pracy, zaświadczenia lekarskie), i przedło- żona pracownikowi do zapoznania się i podpisu, będzie działaniem jak najbardziej zgodnym z prawem pracy.

Przepis art. 149 § 1 kp stanowi tylko o udostępnieniu pracownikowi ewidencji czasu pracy na jego żądanie, stąd brak przeszkód prawnych do przedkładania pracownikom ewidencji czasu pracy.

• art. 29 § 3, art. 94 pkt 9a i 9b, art. 104¹ § 1 pkt 9, art. 149

§ 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.),

• § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).

Krzysztof Grabowski

specjalista z zakresu prawa pracy, doświadczony praktyk zajmujący się w szczególności zagadnieniami prawnej ochrony pracy, trener i szkoleniowiec, zawodowo związany z Państwową Inspekcją Pracy

Dla stałych Czytelników co miesiąc przygotowujemy specjalne prezenty:

wejdź na naszą stronę, przejdź do zakładki

„E-BOOKI”

i pobierz przydatny i praktyczny e-book.

Co jeszcze znajdziesz na stronie?

• archiwalne e-wydania „Prawa pracy w pytaniach i odpowiedziach”

• materiały uzupełniające do artykułów

• materiały szkoleniowe dla Czytelników

• lekcje wideo z poradami!

Wejdź na www.prawo-pracy.wip.pl i zobacz, co dla Ciebie przygotowaliśmy!

(5)

CZAS PRACY

Ile razy w roku można obniżać wymiar czasu pracy z powodu epidemii COVID-19?

Pytanie Czytelnika: Ile razy można obniżyć wymiar czasu pracy i płacy. Wyczytałam, że 6 razy, ale ogólnie czy w roku kalendarzowym? My w związku z COVID-19 obniżyliśmy 5 razy w 2020 roku i jeden raz w tym roku.

Odpowiedź: Przepisy tarczy antykryzysowej nie zawierają ograniczeń w zakresie częstotliwości, z jaką praco- dawcy mogą obniżać wymiar czasu pracy pracowników. Przy spełnieniu wskazanych w przepisach przesłanek dopuszczalne jest zarówno aneksowanie obowiązującego u pracodawcy porozumienia dotyczącego obniżenia wymiaru czasu pracy pracowników, jak i zawarcie nowego.

Kiedy pracodawca może obniżyć wymiar czasu pracy i płacy

Ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem CO- VID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych dopuszcza możliwość obni- żenia wymiaru czasu pracy przez:

1) przedsiębiorców w rozumieniu ustawy Prawo przed- siębiorców, u których wystąpił spadek obrotów gosp- odarczych w następstwie wystąpienia COVID-19. Ci pracodawcy mogą obniżyć wymiar czasu pracy pracown- ików maksymalnie o 20%, nie więcej niż do 0,5 etatu, z zastrzeżeniem, że wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy. Wyna- grodzenie jest dofinansowywane ze środków FGŚP do wysokości połowy wynagrodzenia, jednak nie więcej niż 40% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału ogłaszanego przez Prezesa GUS na podstawie przepisów o emeryturach i rentach z FUS, obowiązującego na dzień złożenia wniosku. Dofinanso- wanie nie przysługuje do wynagrodzeń pracowników, których wynagrodzenie uzyskane w miesiącu poprzedza- jącym miesiąc, w którym został złożony wniosek, było wyższe niż 300% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału ogłaszanego przez Prezesa GUS na podstawie przepisów o emeryturach i rentach z FUS, obowiązującego na dzień złożenia wniosku. Do- finansowanie przysługuje przez łączny okres 3 miesięcy przypadających od daty złożenia wniosku;

2) pracodawców, o których mowa w Kodeksie pracy, u których wystąpił spadek przychodów ze sprzedaży towarów lub usług w następstwie wystąpienia COV- ID-19 i w związku z tym wystąpił istotny wzrost ob- ciążenia funduszu wynagrodzeń. Ta grupa praco- dawców również może obniżyć wymiar czasu pracy pracownika maksymalnie o 20%, nie więcej niż do 0,5 etatu, z zastrzeżeniem, że wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy pracownika przed jego obniżeniem. Obniżenie czasu

pracy ma zastosowanie w okresie do 6 miesięcy od miesiąca, w którym iloraz kosztów wynagrodzeń pra- cowników, o którym mowa w przepisach, uległ zmniejszeniu do poziomu mniejszego niż 105% ilorazu z miesiąca bazowego, nie dłużej jednak niż przez 12 miesięcy od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, chyba że pracodawca wcześniej przywróci czas pracy obowiązujący przed jego obniżeniem. Obniżenie czasu pracy dokonane w tym trybie nie wyklucza możliwości złożenia wniosku o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników, jeśli spełnione są ku temu ustawowe przesłanki.

Z kim pracodawca musi zawrzeć porozumienie i co ma w nim ustalić

W obu wskazanych przypadkach warunki i tryb wykonywania pracy w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy ustala się w porozumieniu, które zawiera pracodawca oraz:

• organizacje związkowe reprezentatywne, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo

• organizacje związkowe reprezentatywne – jeżeli u pracodawcy nie działają reprezentatywne zakłado- we organizacje związkowe zrzeszające co najmniej 5%

pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo

• zakładowa organizacja związkowa – jeżeli u pracodawcy działa jedna organizacja związkowa, albo

• przedstawiciele pracowników, wyłonieni w trybie przy- jętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa; w przypadku trudności w przeprowadzeniu wyborów przedstawicie- li pracowników z powodu COVID-19, w szczególności wywołanych nieobecnością pracowników, trwającym przestojem lub wykonywaniem przez część pracowni- ków pracy zdalnej, porozumienie to może być zawarte z przedstawicielami pracowników wybranymi przez pracowników uprzednio dla innych celów przewidzia- nych w przepisach prawa pracy.

W porozumieniu określa się co najmniej:

1) grupy zawodowe objęte przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy,

(6)

CZAS PRACY

2) obniżony wymiar czasu pracy obowiązujący pracowników,

3) okres, przez jaki obowiązują rozwiązania dotyczące przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy.

Trzeba przekazać kopię porozumienia do PIP

Pracodawca przekazuje kopię porozumienia właściwe- mu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia. W przy- padku gdy pracownicy zatrudnieni u pracodawcy byli objęci ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, okręgowy inspektor pracy przekazuje informację o porozumieniu w sprawie określenia warunków i trybu wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy do rejestru pona- dzakładowych układów pracy.

Nie ma limitu porozumień

W porozumieniu określa się między innymi okres, przez jaki obowiązują rozwiązania dotyczące przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy.

Przepisy nie zabraniają przy tym ponownego zawarcia porozumienia (czy też jego aneksowania), na mocy którego zostanie wydłużony okres obowiązywania obniżonego wymiaru czasu pracy. Brak jest również

regulacji, które ograniczałyby dopuszczalną liczbę zawieranych porozumień.

UWAGA!

Jedynie pracodawcy, u których wystąpił spadek przychodów ze sprzedaży towarów lub usług w na- stępstwie wystąpienia COVID-19 i w związku z tym wystąpił istotny wzrost obciążenia funduszu wyna- grodzeń, którzy zdecydowali się na obniżenie wymiaru czasu pracy pracowników, muszą pamiętać, że obniżenie czasu pracy ma zastosowanie w okresie do 6 miesięcy od miesiąca, w którym iloraz kosz- tów wynagrodzeń pracowników, o którym mowa w przepisach, uległ zmniejszeniu do poziomu mniejszego niż 105% ilorazu z miesiąca bazowe- go, nie dłużej jednak niż przez 12 miesięcy od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii.

• art. 15g i art. 15gb ustawy z 2 marca 2020 r. o szcze- gólnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1842 ze zm.).

Jaka norma czasu pracy dla sekretarki i księgowej zatrudnionych w podmiocie medycznym?

Pytanie Czytelnika: Jesteśmy spółką cywilną, która została zarejestrowana w sierpniu 2020 roku jako podmiot leczniczy. W związku z tym mamy pytanie, czy administracja (sekretarka i księgowa) ma rów- nież skrócony czas pracy do 7 godzin i 35 minut? Spółka cywilna składa się z trzech osób fizycznych, którzy są przedsiębiorcami.

Odpowiedź: Ponieważ przepisy nie zawierają definicji pojęcia pracownika administracyjnego podmiotu lecz- niczego, pracodawca może dokonać samodzielnych ustaleń co do zaliczenia takiego pracownika do grupy za- wodowej, do której stosuje się normę 8 godzin albo 7 godzin i 35 minut na dobę.

Czas pracy pracowników podmiotów leczniczych nie może przekroczyć:

• 7 godzin 35 minut na dobę i przeciętnie 37 go- dzin 55 minut na tydzień w przeciętnie pięcio- dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym,

• 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na ty- dzień w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym – w przypadku pracowników technicznych, obsługi i gospodarczych,

• 6 godzin na dobę i przeciętnie 30 godzin na tydzień w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przy- jętym okresie rozliczeniowym – w przypadku pracow-

ników niewidomych zatrudnionych na stanowiskach wymagających kontaktu z pacjentami.

Jednocześnie jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, w stosunku do pracowników mogą być stosowane rozkłady czasu pracy, w których dopuszczalne jest przedłużenie wymiaru czasu pracy do 12 godzin na dobę.

3 grupy pracownicze i 2 normy

Regulując czas pracy pracowników podmiotów leczniczych, pracowników podzielono na 3 grupy:

1) pracowników działalności podstawowej (którzy objęci są, co do zasady, dobową normą czasu pracy

(7)

CZAS PRACY / WYNAGRODZENIA I ŚWIADCZENIA

wynoszącą 7 godz. 35 min oraz normą tygodniową wynoszącą 37 godz. 55 min.),

2) pracowników administracyjnych, technicznych i eko- nomicznych (objętych co do zasady 8-godzinną normą dobową i przeciętnie 40-godzinną normą tygodniową), 3) pracowników gospodarczych (objętych 8-godzin- ną normą dobową i przeciętnie 40-godzinną normą tygodniową).

W przepisach ustawy z 15 kwietnia 2011 r. o działalno- ści leczniczej nie wyjaśniono jednak, jak należy klasyfi- kować pracowników do poszczególnych grup. Niemniej jednak określenie stanowisk, które zaliczane są do danej grupy pracowniczej, powinno znaleźć się w przepisach wewnątrzzakładowych obowiązujących u danego pracodawcy (np. w układzie zbiorowym, regulaminie pracy czy w obwieszczeniu). Jedynie gdy u danego pracodawcy brak jest regulacji, która by takie podporządkowa- nie wprowadzała, pracodawca będący przedsiębiorcą może posiłkować się załącznikiem do rozporządzenia

Ministra Zdrowia z 20 lipca 2011 r. w sprawie kwalifikacji wymaganych od pracowników na poszczególnych rodzajach stanowisk pracy w podmiotach leczniczych niebędących przedsiębiorcami.

• art. 93 ust. 1 i 2 ustawy z 15 kwietnia 2011 r. o działal- ności leczniczej (Dz.U. z 2020 r. poz. 295 ze zm.),

• rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 lipca 2011 r.

w sprawie kwalifikacji wymaganych od pracowników na poszczególnych rodzajach stanowisk pracy w podmiotach leczniczych niebędących przedsiębiorcami (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 151, poz. 896).

Joanna Suchanowska

adwokat, specjalizuje się m.in. w zagadnieniach czasu pracy oraz wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń ze stosunku pracy, szkoleniowiec z dużym doświadczeniem prowadzący zarówno szkolenia otwarte, jak i zamknięte, autorka licznych publikacji z zakresu prawa pracy

ZDANIEM PIP

Jaka wskazuje Państwowa Inspekcja Pracy, pojęcie „pracownik administracyjny” nie występuje na gruncie przepi- sów ustawy o działalności leczniczej. W praktyce mianem tym określane są osoby zatrudnione na różnych stanowiskach, często dla odróżnienia od grupy pracowników medycznych. Ustalając zatem właściwą danemu pracownikowi normę czasu pracy, PIP nakazuje zbadać, czy zajmowane przez niego stanowisko należy do stanowisk technicznych, obsługi albo gospodarczych – jeżeli mieści się w tej grupie, zastosowanie znajduje 8-godzinna norma czasu pracy.

Inspekcja podkreśla ponadto, że celem zapewnienia właściwej organizacji czasu pracy w zakładzie pracy pracodawca powinien w aktach prawa wewnętrznego dokonać kwalifikacji występujących u niego stanowisk pracy (określić jednoznacznie, które stanowiska należą do stanowisk technicznych, obsługi albo gospodarczych). Brak takiej regulacji – w przypadkach bu- dzących wątpliwości – skutkuje stosowaniem skróconych norm czasu pracy, tj. normy dobowej wynoszącej 7 godz. 35 min.

oraz normy tygodniowej wynoszącej 37 godz. 55 min. (stanowisko Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy z 15 maja 2013 r. w sprawie wymiaru czasu pracy pracowników administracyjnych zatrudnionych w podmiocie leczniczym).

Pracownik na zwolnieniu lekarskim, pracownik sezonowy, przestój z powodu pandemii a prawo do trzynastki

Pracownik nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego (trzynastki) w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem że okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy. Chyba że krótszy przepracowa- ny okres objęty jest jednym z wyjątków z katalogu, który stanowi art. 2 ust. 3 ustawy z 12 grudnia 1997 r. – wtedy zali- czenie przerwy w pracy do jednego z tych wyjątków powoduje, że pracownik zachowuje prawo do trzynastki w wyso- kości proporcjonalnej, nawet jeśli okres przepracowany jest krótszy niż 6 miesięcy. Sprawdź, co to oznacza w praktyce.

Zagadnienie dodatkowego urlopu rocznego reguluje ustawa z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżeto- wej. W art. 2 formułuje ona zasadę nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości, zasadę nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej i wyjątek od zasady nabycia tego wynagrodzenia w niepełnej wysokości.

Katalog tych wyjątków ma charakter zamknięty, co ozna-

cza, że jeśli dany przypadek przerwy w pracy powodujący skrócenie okresu przepracowanego ponad 6 miesięcy nie jest w nim wymieniony, pracownik nie nabywa prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Okres przepracowany, czyli...

Pojęcie „okresu przepracowanego” interpretowano w wie- lu wyrokach sądowych. Wynika z nich, że „warunkiem nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia roczne-

(8)

go w pełnej wysokości na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej jest efektywne przepracowanie u danego pracodawcy pełne-

go roku kalendarzowego” (uchwała SN z 25 lipca 2003 r., sygn. akt: III PZP 7/03). „Przepracowanie” w rozumieniu art. 2 ust. 1 ustawy oznacza faktyczne (efektywne) wyko- nywanie pracy, a nie tylko pozostawanie w stosunku pracy.

PRZYKŁAD 1

Jedna z naszych pracownic od 1 stycznia do 30 listopada 2020 r. przebywała na zwolnieniach lekarskich z kodem „B”, 1 grudnia 2020 r. urodziła dziecko (umowa była przedłużona do dnia porodu). Za ten jeden dzień urlopu macierzyń- skiego nie został wypłacony zasiłek macierzyński – został w całości przekazany do ZUS. Za okres zwolnienia lekarskie- go był wypłacany dodatek stażowy, który przysługuje za dni, za które pracownik otrzymuje wynagrodzenie oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowana opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpiecze- nia społecznego; dodatek nie przysługuje za dni, w których pracownik przebywa na urlopie macierzyńskim.

Czy z wypłaconego dodatku stażowego „chorobowego” należy naliczyć pracownicy dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2020 rok? Czy w ogóle należy się jej dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2020 rok, jeśli nie wypłaciliśmy macierzyńskiego za żaden dzień?

Nie. W tym wypadku pracownica nie nabyła prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, ponieważ w rozumieniu ustawy w 2020 roku nie przepracowała ani jednego dnia. Okres jej zwolnienia od pracy z powodu niezdol- ności do pracy nie jest traktowany jako okres przepracowany, a po jego zakończeniu pracownica od razu rozpoczęła urlop macierzyński. Nie ma więc podstawy do obliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

PRZYKŁAD 3

Pracownik był zatrudniony do pracy sezonowej na okres od 20 listopada 2019 r. do 31 marca 2020 r. W tym czasie przebywał na zwolnieniu lekarskim 25 dni oraz na urlopie bezpłatnym 10 dni.

Czy należy się mu dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2020 rok? Czy w umowie o pracę powinien być jakiś szczegól- ny zapis, który uprawnia pracownika do przepracowania krótszego okresu niż 6 miesięcy w związku z zatrudnieniem do pracy sezonowej?

Umowa została zawarta na sezon trwający co najmniej 3 miesiące, więc pracownik nabył prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej, przy czym z podstawy ustalenia dodatkowego wynagrodzenia trzeba wykluczyć okres zwolnienia chorobowego i urlopu bezpłatnego.

PRZYKŁAD 2

Zatrudniona przez cały rok pracownica przebywała 199 dni na przestoju w związku z COVID. Czy będzie jej się należało dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2020 rok?

Pracownica w 2020 roku efektywnie przepracowała mniej niż 6 miesięcy. Przestój nie jest wymieniony wśród wy- jątków w art. 2 ust. 3 ustawy. Mimo gotowości do pracy, pracownica nie nabyła uprawnienia do dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Okres niezdolności do pracy nie jest uwzględniany Jeżeli chodzi o okres niezdolności do pracy, to orzeczni- ctwo sądowe wyklucza możliwość uwzględnienia tego okresu w „okresie przepracowanym”.

Wynika to z założenia, że warunkiem nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego zarówno w pełnej, jak i proporcjonalnej wysokości jest efektywne przepracowanie u danego pracodawcy pełnego roku

kalendarzowego lub okresu co najmniej 6-miesięczne- go. Jedyne wyjątki od tej zasady wymienione są w art. 2 ust. 3 ustawy, który okresu niezdolności do pracy z powodu choroby nie wymienia.

POBIERZ Z WWW

Kalkulator: Obliczenie dodatkowego wyna- grodzenia rocznego (trzynastki).

• art. 2 ustawy z 2 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r., poz. 1872).

Karolina Kołakowska

adwokat w Kancelarii Brzezińska Narolski Adwokaci, ekspert z zakresu indywidualnego i zbiorowego prawa pracy oraz ochrony danych osobowych, trener i szkoleniowiec

(9)

Pracodawca chce uregulować premie poza regulaminem wynagradzania (zarządzeniem) – czy to dopuszczalne?

Pytanie Czytelnika: Mamy regulamin wynagradzania, chcielibyśmy jednak uregulować poza regulami- nem premie pracowników. Pracodawca wprowadziłby premie zarządzeniem, wycofanie się z nich nie skutkowałoby więc koniecznością zmiany regulaminu. Wychodzimy z założenia, że byłby to dodatkowy składnik wynagrodzenia, premie byłyby tylko in plus w stosunku do tego, co pracownicy otrzymują obec- nie, więc nie byłoby to działanie na niekorzyść pracowników. Moglibyśmy zaś łatwiej reagować na ewen- tualne zmiany rynkowe, zmieniając wysokość premii lub z nich nawet czasowo albo na stałe rezygnując.

Czy takie działanie jest dopuszczalne?

Odpowiedź: W przypadku pracodawcy, który wydaje regulamin wynagradzania, nie można ustanawiać składników wynagradzania uzależnionych od spełnienia konkretnych warunków poza tym regulaminem, swobodną decyzją pracodawcy. Kwestią techniczną jest przy tym to, czy zapisy dotyczące premii znajdą się w regulaminie wynagradzania, czy premiowania. Ten drugi jest bowiem uznawany za część regulaminu wynagradzania.

Premia w regulaminie wynagradzania (premiowania)

Premia jest ruchomą częścią wynagrodzenia (zmienną), należną pracownikowi z chwilą osiągnięcia wymier- nych wyników pracy. Prawo do niej powstaje w konse- kwencji spełnienia określonych z góry, obiektywnych przesłanek (powinny zostać wskazane w umowie o pra- cę lub w przepisach wewnątrzzakładowych – regulaminie wynagradzania, regulaminie premiowania).

Regulamin wynagradzania określa warunki wynagradzania, co oznacza określenie zarówno składników wynagrodzenia, jak i ich wysokości. Regulamin premiowania należy traktować jako część regulaminu wynagradzania. Nie ma bowiem zakazu, aby regulamin wynagradzania był ustalany w kilku różnych dokumen- tach (zob. np. wyrok Sądu Najwyższego z 22 lutego 2008 r., I PK 194/07). Wprowadzanie regulaminu premiowania i zmian do niego wiąże się z koniecznością przestrzegania takich samych zasad jak przy regulaminie wynagradzania.

Regulamin nie może być fikcyjny

Regulamin wynagradzania powinien być aktem na tyle szczegółowym, by na jego podstawie można było ustalić indywidualne warunki zatrudnienia. Wpro- wadzanie dodatkowych składników wynagradzania poza regulaminem oznaczałoby niepełność regulacji regulaminowej. Tworzyłoby ponadto zbyt daleko idą- cą swobodę pracodawcy w zakresie wprowadzania zmian bezpośrednio i często w bardzo istotny sposób kształtujących sytuację wynagrodzeniową zatrudnionych osób. Akceptacja takiego działania oznaczałaby faktycznie fikcję istnienia regulaminu, w którym moż- na by wskazać jedynie wynagrodzenie zasadnicze, a cały, potencjalnie duży zakres innych składników wynagrodzenia, regulować poza nim. Oznaczałoby

to nie tylko brak kontroli związkowej (w sytuacji gdy w zakładzie pracy funkcjonuje związek zawodowy), ale również omijanie przepisów wskazujących na procedurę zmian regulaminu, szczególnie tych nieko- rzystnych dla pracowników.

Wskazówka: Możliwe jest wprowadzenie do regulami- nu premii okresowych, które będą z góry przypisane do pewnych przedziałów roku, jak też wprowadzanie skład- nika wynagrodzenia tylko na pewien przedział czasu (np.

pół roku). Można zastanowić się również nad ustaleniem składników wynagrodzenia, które przyznawane byłyby poszczególnym osobom na określony czas decyzją pracodawcy, po spełnieniu wskazanych w regulaminie wa- runków.

Premia uznaniowa (nagroda) – poza regulaminem

Inaczej byłoby z tzw. premią uznaniową, czyli po pro- stu nagrodą. Świadczenie, którego przyznanie zależy od swobodnej decyzji pracodawcy, nie ma charakteru roszczeniowego (pracownik nie nabywa do niego prawa po spełnieniu skonkretyzowanych warunków, ale dopiero po swobodnie podjętej decyzji przełożonego o jego przyznaniu) i nie musi wynikać z obowiązujące- go w firmie regulaminu wynagradzania.

• art. 77²ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.).

Marek Rotkiewicz

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, trener na szkoleniach kadrowo-płacowych

(10)

K A D R O W E G O 2 0 2 1

W razie zatrudnienia przez część roku kalendarzowego lub np. przebywania dłużej niż miesiąc na urlopie wychowawczym, urlop w danym roku ustala się proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w ciągu roku kalendarzowego.

Urlop proporcjonalny do okresu zatrudnienia w ciągu roku (i wymiar pierwszego urlopu)

Wymiar etatu pracownika Gdy pracownik ma prawo

do 20 dni urlopu Gdy pracownik ma prawo do 26 dni urlopu

1/4 etatu 5 dni 7 dni

Liczba karmionych

dzieci Liczba godzin pracy na

dobę Wymiar przerw na karmienie dziecka piersią

Jedno dziecko Krócej niż 4 godziny Przerwy nie przysługują Więcej niż jedno dziecko Krócej niż 4 godziny Przerwy nie przysługują Jedno dziecko Od 4 do 6 godzin włącznie Jedna 30-minutowa Więcej niż jedno dziecko Od 4 do 6 godzin włącznie Jedna 45-minutowa

Jedno dziecko Praca ponad 6 godzin Dwie 30-minutowe przerwy, które mogą być na wniosek pracownicy wykorzystywane łącz- nie (np. skończy ona pracę o godzinę wcze-

śniej)

Więcej niż jedno dziecko Praca ponad 6 godzin Dwie 45-minutowe przerwy, które na wniosek pracownicy mogą być łączone

Przepisy nie określają, do którego roku życia dziecka pracownica może korzystać z przerw na karmienie dziecka piersią. Na żądanie pracodawcy pracownica powinna przedstawić zaświadczenie od lekarza (najle- piej od lekarza medycyny pracy), że karmi piersią.

Urlop proporcjonalny do wymiaru czasu pracy (etatu)

Przerwy na karmienie dziecka piersią

Dodatek Rodzaj nadgodzin Okres, w którym wystąpiły nadgodziny 100% Dobowe W nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dnia-

mi pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, oraz dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

50% Dobowe W pozostałych dniach.

100% Średniotygodniowe Z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w nadgodzinach dobowych.

Dodatki za godziny nadliczbowe — wysokość

Pracownik pełnoetatowy nie może otrzymać w 2021 r. wynagrodzenia w kwocie niższej niż 2.800 zł miesięcznie (pracownik zatrudniony na 1/2 etatu — 1.400 zł, a pracownik zatrudniony na 1/3 etatu — 933,33 zł).

Wynagrodzenie minimalne w 2021 roku

Miesiąc Obliczenia Godziny

pracy Dni

pracy^* Dni wolne^**

Styczeń 4 × 40 godz. + 1 × 8 godz. — 2 × 8 godz. 152 19 12

Luty 4 × 40 godz. 160 20 8

Marzec 4 × 40 godz. + 3 × 8 godz. 184 23 8

Kwiecień 4 × 40 godz. + 2 × 8 — 1 × 8 godz. 168 21 9

Maj 4 × 40 godz. + 1 × 8 godz. — 2 × 8 godz. 152 19 12

Czerwiec 4 × 40 godz. + 2 × 8 godz. — 1 × 8 godz. 168 21 9

Lipiec 4 × 40 godz. + 2 × 8 godz. 176 22 9

Sierpień 4 × 40 godz. + 2 × 8 godz. 176 22 9

Wrzesień 4 × 40 godz. + 2 × 8 godz. 176 22 8

Październik 4 × 40 godz. + 1 × 8 godz. 168 21 10

Listopad 4 × 40 godz. + 2 × 8 godz. — 2 × 8 godz. 160 20 10

Grudzień 4 × 40 godz. + 3 × 8 godz. — 1 × 8 godz. 176 22 9

* przy pełnym etacie ^** minimalna liczba dni wolnych, którą trzeba zapewnić w każdym systemie czasu pracy

Czas pracy dla okresów rozliczeniowych 1-miesięcznych w 2021 roku

Miesiąc Godziny pracy

— 1/2 etatu Godziny pracy

— 1/4 etatu Dni

wolne^*

Styczeń 76 50,66667 38 12

Luty 80 53,33333 40 8

Marzec 92 61,33333 46 8

Kwiecień 84 56 42 9

Maj 76 50,66667 38 12

Czerwiec 84 56 42 9

Lipiec 88 58,66667 44 9

Sierpień 88 58,66667 44 9

Wrzesień 88 58,66667 44 8

Październik 84 56 42 10

Listopad 80 53,33333 40 10

Grudzień 88 58,66667 44 9

* minimalna liczba dni wolnych niezależnie od wymiaru etatu

Czas pracy pracowników zatrudnionych na 1/2, 1/3 i 1/4 etatu w 2021 roku

Okresy 3-miesięczne Godziny pracy Dni pracy Dni wolne

Styczeń — marzec 496 62 28

Kwiecień — czerwiec 488 61 30

Lipiec — wrzesień 528 66 26

Październik — grudzień 504 63 29

Styczeń — kwiecień 664 83 37

Maj — sierpień 672 84 39

Wrzesień — grudzień 680 85 37

Rodzaj limitu Limit^*

Dobowy 5 godzin (w systemach czasu pracy dopuszczających pracę po 8 godzin dobowo),

1 godzina (w systemie równoważnym z możliwością wydłużenia czasu pracy do 12 godzin dobowo)

Przeciętny tygodniowy

w okresie rozliczeniowym 48 godzin (czas pracy wraz z nadgodzinami)

Rocznie 150 godzin (może zostać przedłużony w układzie zbiorowym lub w regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem lub nie musi mieć regulaminu^**)

* Nie dotyczy konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

** Maksymalny (zwiększony) limit nadgodzin w roku to iloczyn 8 godzin oraz liczby tygodni w danym roku (416 godzin). Jednakże według MPiPS (wyjaśnienia z 13 listopada 2008 r. nr DPR-III-079-612/TW/08) limit ten powinien uwzględniać urlop wypoczynkowy, czyli może wynieść maksymalnie odpowiednio:

384 godziny (dla pracowników uprawnionych do 20 dni urlopu) i 376 godzin (dla pracowników uprawnionych do 26 dni urlopu).

Limity godzin nadliczbowych

Miesiąc Dodatek za godzinę pracy

Styczeń 3,68

Luty 3,50

Marzec 3,04

Kwiecień 3,33

Maj 3,68

Czerwiec 3,33

Lipiec 3,18

Sierpień 3,18

Wrzesień 3,18

Październik 3,33

Listopad 3,50

Grudzień 3,18

Dodatek za godzinę pracy w porze nocnej w 2021 roku

1. Ustalenie wymiaru czasu pracy w obowiązującym pracownika okresie rozliczeniowym (np. 168 godzin dla jednomiesięcznego okresu rozliczeniowego obejmującego kwiecień 2021 roku, przy założeniu, że sobota jest dniem wolnym od pracy wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy).

2. Sprawdzenie różnicy między ilością przepracowanych faktycznie godzin a wymiarem czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym — wynik da nam łączną liczbę nadgodzin.

3. Sprawdzenie, które z tych nadgodzin to nadgodziny dobowe (powyżej 8 godzin w danej dobie lub powyżej przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy w systemie równoważnym).

4. Jeśli pozostały jeszcze jakieś nadgodziny (które nie są nadgodzinami dobowymi), będą nadgodzinami z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej.

Rozliczanie godzin nadliczbowych (kolejność)

N I E Z B Ę D N I K

Liczba kalendarzowych miesięcy pracy

Wymiar urlopu proporcjonalnego dla pracownika, który ma prawo

do 20 dni urlopu (oraz wymiar pierwszego urlopu w karierze pracownika^*)

do 26 dni urlopu

1 miesiąc 2 dni 3 dni

2 miesiące 4 dni 5 dni

5 miesięcy 9 dni 11 dni

* Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy w życiu w roku kalendarzowym, w którym podjął tę pracę, nabywa prawo do pierwszego urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 kp). Obliczając wymiar pierwszego urlopu, nie trzeba zaokrąglać wyniku w górę do pełnego dnia, można jednak to zrobić, aby uprościć udzielanie urlopu. Środkowa kolumna powyższej tabeli pokazuje więc — oprócz urlopu proporcjonalnego — także to, ile dni urlopu będzie przysługiwało pracownikowi w pierwszym roku pracy (czyli np. po miesiącu

— 2 dni, po 2 miesiącach — 4 dni, po 3 miesiącach — 5 dni).

Uwaga! W praktyce możliwa jest sytuacja, w której pracownik nie nabędzie prawa do „pierwszego urlopu”, np. jeśli podjął zatrudnienie 15 grudnia 2021 roku (do końca 2021 r. nie przepracuje pełnego miesiąca, aby nabyć pierwszy urlop, lecz dopiero z 1 stycznia 2022 r. nabywa prawo do pełnego urlopu za 2022 rok).

(11)

K A D R O W E G O 2 0 2 1

W razie zatrudnienia przez część roku kalendarzowego lub np. przebywania dłużej niż miesiąc na urlopie wychowawczym, urlop w danym roku ustala się proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w ciągu roku kalendarzowego.

Urlop proporcjonalny do okresu zatrudnienia w ciągu roku (i wymiar pierwszego urlopu)

Wymiar etatu pracownika Gdy pracownik ma prawo

do 20 dni urlopu Gdy pracownik ma prawo do 26 dni urlopu

Liczba karmionych

dzieci Liczba godzin pracy na

dobę Wymiar przerw na karmienie dziecka piersią

Jedno dziecko Krócej niż 4 godziny Przerwy nie przysługują Więcej niż jedno dziecko Krócej niż 4 godziny Przerwy nie przysługują Jedno dziecko Od 4 do 6 godzin włącznie Jedna 30-minutowa Więcej niż jedno dziecko Od 4 do 6 godzin włącznie Jedna 45-minutowa

Jedno dziecko Praca ponad 6 godzin Dwie 30-minutowe przerwy, które mogą być na wniosek pracownicy wykorzystywane łącz- nie (np. skończy ona pracę o godzinę wcze-

śniej)

Więcej niż jedno dziecko Praca ponad 6 godzin Dwie 45-minutowe przerwy, które na wniosek pracownicy mogą być łączone

Przepisy nie określają, do którego roku życia dziecka pracownica może korzystać z przerw na karmienie dziecka piersią. Na żądanie pracodawcy pracownica powinna przedstawić zaświadczenie od lekarza (najle- piej od lekarza medycyny pracy), że karmi piersią.

Urlop proporcjonalny do wymiaru czasu pracy (etatu)

Przerwy na karmienie dziecka piersią

Dodatek Rodzaj nadgodzin Okres, w którym wystąpiły nadgodziny 100% Dobowe W nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dnia-

mi pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, oraz dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

50% Dobowe W pozostałych dniach.

100% Średniotygodniowe Z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy cza-

Dodatki za godziny nadliczbowe — wysokość

Pracownik pełnoetatowy nie może otrzymać w 2021 r. wynagrodzenia w kwocie niższej niż 2.800 zł miesięcznie (pracownik zatrudniony na 1/2 etatu — 1.400 zł, a pracownik zatrudniony na 1/3 etatu — 933,33 zł).

Wynagrodzenie minimalne w 2021 roku

Miesiąc Obliczenia Godziny

pracy Dni

pracy^* Dni wolne^**

Styczeń 4 × 40 godz. + 1 × 8 godz. — 2 × 8 godz. 152 19 12

Luty 4 × 40 godz. 160 20 8

Marzec 4 × 40 godz. + 3 × 8 godz. 184 23 8

Kwiecień 4 × 40 godz. + 2 × 8 — 1 × 8 godz. 168 21 9

Maj 4 × 40 godz. + 1 × 8 godz. — 2 × 8 godz. 152 19 12

Czerwiec 4 × 40 godz. + 2 × 8 godz. — 1 × 8 godz. 168 21 9

Lipiec 4 × 40 godz. + 2 × 8 godz. 176 22 9

Sierpień 4 × 40 godz. + 2 × 8 godz. 176 22 9

Wrzesień 4 × 40 godz. + 2 × 8 godz. 176 22 8

Październik 4 × 40 godz. + 1 × 8 godz. 168 21 10

Listopad 4 × 40 godz. + 2 × 8 godz. — 2 × 8 godz. 160 20 10

Grudzień 4 × 40 godz. + 3 × 8 godz. — 1 × 8 godz. 176 22 9

* przy pełnym etacie ^** minimalna liczba dni wolnych, którą trzeba zapewnić w każdym systemie czasu pracy

Miesiąc Godziny pracy

— 1/4 etatu Dni

wolne^*

Styczeń 76 50,66667 38 12

Luty 80 53,33333 40 8

Marzec 92 61,33333 46 8

Kwiecień 84 56 42 9

Maj 76 50,66667 38 12

Czerwiec 84 56 42 9

Lipiec 88 58,66667 44 9

Sierpień 88 58,66667 44 9

Wrzesień 88 58,66667 44 8

Październik 84 56 42 10

Listopad 80 53,33333 40 10

Grudzień 88 58,66667 44 9

* minimalna liczba dni wolnych niezależnie od wymiaru etatu

Czas pracy pracowników zatrudnionych na 1/2, 1/3 i 1/4 etatu w 2021 roku

Styczeń — marzec 496 62 28

Kwiecień — czerwiec 488 61 30

Lipiec — wrzesień 528 66 26

Październik — grudzień 504 63 29

Styczeń — kwiecień 664 83 37

Maj — sierpień 672 84 39

Wrzesień — grudzień 680 85 37

Rodzaj limitu Limit^*

Dobowy 5 godzin (w systemach czasu pracy dopuszczających pracę po 8 godzin dobowo),

1 godzina (w systemie równoważnym z możliwością wydłużenia czasu pracy do 12 godzin dobowo)

Przeciętny tygodniowy

w okresie rozliczeniowym 48 godzin (czas pracy wraz z nadgodzinami)

Rocznie 150 godzin (może zostać przedłużony w układzie zbiorowym lub w regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem lub nie musi mieć regulaminu^**)

* Nie dotyczy konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

** Maksymalny (zwiększony) limit nadgodzin w roku to iloczyn 8 godzin oraz liczby tygodni w danym roku (416 godzin). Jednakże według MPiPS (wyjaśnienia z 13 listopada 2008 r. nr DPR-III-079-612/TW/08)

Limity godzin nadliczbowych

Miesiąc Dodatek za godzinę pracy

Styczeń 3,68

Luty 3,50

Marzec 3,04

Kwiecień 3,33

Maj 3,68

Czerwiec 3,33

Lipiec 3,18

Sierpień 3,18

Wrzesień 3,18

Październik 3,33

Listopad 3,50

Grudzień 3,18

Dodatek za godzinę pracy w porze nocnej w 2021 roku

1. Ustalenie wymiaru czasu pracy w obowiązującym pracownika okresie rozliczeniowym (np. 168 godzin dla jednomiesięcznego okresu rozliczeniowego obejmującego kwiecień 2021 roku, przy założeniu, że sobota jest dniem wolnym od pracy wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy).

2. Sprawdzenie różnicy między ilością przepracowanych faktycznie godzin a wymiarem czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym — wynik da nam łączną liczbę nadgodzin.

3. Sprawdzenie, które z tych nadgodzin to nadgodziny dobowe (powyżej 8 godzin w danej dobie lub powyżej przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy w systemie równoważnym).

4. Jeśli pozostały jeszcze jakieś nadgodziny (które nie są nadgodzinami dobowymi), będą nadgodzinami z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej.

Rozliczanie godzin nadliczbowych (kolejność)

N I E Z B Ę D N I K

Liczba kalendarzowych miesięcy pracy

do 20 dni urlopu (oraz wymiar pierwszego urlopu w karierze pracownika^*)

do 26 dni urlopu

1 miesiąc 2 dni 3 dni

* Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy w życiu w roku kalendarzowym, w którym podjął tę pracę, nabywa prawo do pierwszego urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 kp). Obliczając wymiar pierwszego urlopu, nie trzeba zaokrąglać wyniku w górę do pełnego dnia, można jednak to zrobić, aby uprościć udzielanie urlopu. Środkowa kolumna powyższej tabeli pokazuje więc — oprócz urlopu proporcjonalnego — także to, ile dni urlopu będzie przysługiwało pracownikowi w pierwszym roku pracy (czyli np. po miesiącu

— 2 dni, po 2 miesiącach — 4 dni, po 3 miesiącach — 5 dni).

Uwaga! W praktyce możliwa jest sytuacja, w której pracownik nie nabędzie prawa do „pierwszego urlopu”, np. jeśli podjął zatrudnienie 15 grudnia 2021 roku (do końca 2021 r. nie przepracuje pełnego miesiąca, aby nabyć pierwszy urlop, lecz dopiero z 1 stycznia 2022 r. nabywa prawo do pełnego urlopu za 2022 rok).

(12)

Nowe zwolnienie od pracy na czas epidemii – ile dni i dla kogo?

Od 26 stycznia 2021 r. obowiązuje przepis, który przewiduje, że osoba oddająca krew lub jej składniki, w tym osocze po chorobie COVID-19, może skorzystać z pełnopłatnego zwolnienia od wykonywania obowiązków zawodowych – i to nie tylko w dniu pobrania krwi, lecz również w następnym. Te 2 dni wolne od pracy przy- sługują wyłącznie w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. Krwiodawcy, którzy oddadzą krew już po tym, jak pandemia się skończy – i odwołany zostanie stan zagrożenia epidemicz- nego, będą mogli skorzystać tylko z jednego dnia wolnego. Należność za czas zwolnienia od pracy na oddanie osocza pracodawca wylicza na tych samych zasadach, które obowiązują przy kalkulowaniu wynagrodzenia za

„standardowe” oddawanie krwi.

Pracownik musi przedstawić zaświadczenie

Warunkiem skorzystania z nowego przywileju jest przedstawienie przez pracownika zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa.

PRZYKŁAD 1

Termin udzielenia zwolnienia

Pracownik, który przebył koronawirusa, udał się do stacji krwiodawstwa w celu oddania krwi lub jej skład- ników. Pracodawca, po przedstawieniu przez pracownika zaświadczenia z tej stacji, powinien udzielić mu zwolnienia od pracy na dzień, w którym pracownik od- dał krew lub jej składniki, oraz na dzień następny.

Rozliczenie zwolnienia – na zasadach

„urlopowych”

Dowód usprawiedliwienia nieobecności pracownika to zaświadczenie ze stacji krwiodawstwa (przedstawia je pracownik). Omawiane zwolnienie od pracy jest płatne na takich samych zasadach jak „zwykłe” zwolnienie dla krwiodawcy (czyli na zasadach urlopowych).

Obliczenie wynagrodzenia należnego pracownikowi za czas poświęcony oddawaniu krwi lub jej składni- ków, w tym osocza po przejściu COVID-19, wymaga postępowania zgodnie z § 5 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy. W myśl tej regulacji przy obliczaniu należności za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez

pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się re- guły wyliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Z tym że składniki pensji ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadał okres niewykonywania pracy.

Jak liczyć wynagrodzenie za 2 dni zwolnienia – instrukcja w 5 krokach

Î KROK 1. Wyznacz podstawę obliczeń: uwzględ- niając w niej stałe i zmienne składniki pensji (z wy- łączeniem tych należnych za okresy dłuższe niż miesiąc i tych wymienionych w § 6 rozporządzenia urlopowego) przysługujące pracownikowi w mie- siącu, w którym udzielono mu zwolnienia od pracy.

Î KROK 2. Oblicz stawkę godzinową ze stałych elementów pensji: poprzez podzielenie ich kwoty przez nominalny czas pracy z miesiąca, w którym pracownik korzystał z opisywanego zwolnienia.

Î KROK 3. Wylicz stawkę godzinową ze zmiennych składników płacy: dzieląc ich sumę wypłaconą w miesiącu, w którym pracownika zwolniono od pracy przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym miesiącu przez podwładnego.

Î KROK 4. Zsumuj zmienną i stałą stawkę godzinową.

Î KROK 5. Pomnóż otrzymaną stawkę za godzinę przez liczbę godzin wykorzystanego zwolnienia od pracy.

PRZYKŁAD 2

Pracownik zatrudniony na pełnym etacie w podstawowym systemie czasu pracy (praca od poniedziałku do piątku po 8 godzin), w lutym 2021 roku przedstawił pracodawcy zaświadczenie ze stacji krwiodawstwa usprawiedliwiające jego nieobecność w pracy w dniach 17–18 lutego z powodu oddania osocza po przebytym zakażeniu COVID-19.

W lutym pracownik przepracował faktycznie tylko 120 godzin, gdyż dodatkowo przez 3 dni chorował.

Za lutową pracę naliczono mu wynagrodzenie wyliczane według stawki godzinowej w kwocie 2.648 zł brutto oraz zmienną premię regulaminową w wysokości 320 zł.

Aby obliczyć kwotę wynagrodzenia za 16 godzin wolnego udzielonego na okoliczność oddania osocza, należy:

• składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc (wynagrodzenie godzinowe + premia) podzielić przez liczbę godzin, jakie faktycznie pracownik przepracował w lutym: (2.648 zł + 320 zł) : 120 godz. = 24,73 zł,

• otrzymaną stawkę pomnożyć przez liczbę godzin poświęconych na oddanie osocza: 24,73 zł × 16 godz. = 395,68 zł.

TEMAT NUMERU