Instrukcja użytkownika Systemu SJO

(1)

Systemu SJO BeSTi@

System powstał w ramach projektu Transition Facility 2006/018-180.01.04 „System zarządzania budżetami jednostek samorządu terytorialnego – sprawozdawczość jednostek

organizacyjnych”

(2)

SJO BeSTi@ Strona 2 z 107

Spis treści

1. WPROWADZENIE DO PROGRAMU ...5

1.1. Wstęp ...5

1.2. Wytyczne dla użytkownika w zakresie bezpiecznej eksploatacji systemu SJO BeSTi@ ....5

1.3. Słownik pojęć ...6

1.4. Budowa okna programu ...7

1.4.1. Lewy panel – moduły ... 7

1.4.2. Prawy panel – jednostki ... 9

1.4.3. Okno środkowe – obszar roboczy ... 10

1.4.4. Pasek narzędzi ... 11

1.5. Obsługa list – tabel... 11

1.5.1. Zmiana kolejności kolumn ... 12

1.5.2. Sortowanie ... 12

1.5.3. Grupowanie ... 12

1.5.4. Pasek nawigacyjny ... 13

1.5.5. Menu kontekstowe ... 13

1.5.6. Wprowadzanie danych w oparciu o słowniki ... 16

1.6. Podgląd wydruku ... 17

1.6.1. Eksportowanie dowolnego podglądu wydruku do popularnych formatów ... 19

1.7. Weryfikacja poprawności danych (sprawozdań i planów finansowych) ... 20

1.7.1. Statusy dokumentów: ... 20

1.7.2. Błędy i ostrzeżenia ... 21

2. MODUŁ ADMINISTRACJA ... 23

2.1. Klasyfikacja ... 23

2.2. Reguły kontrolne ... 24

2.3. Układy dokumentów planistycznych ... 27

3. MODUŁ BUDŻET ... 29

3.1. Funkcje modułu Budżet ... 29

3.2. Zasady pracy w ramach modułu ... 29

3.3. Otwarcie roku budżetowego ... 32

3.4. Układ dokumentów planistycznych ... 33

3.5. Plan finansowy jednostki ... 34

3.5.1. Wprowadzenie planu finansowego jednostki ... 34

3.5.2. Wprowadzenie załącznika do planu finansowego jednostki ... 36

3.5.3. Załącznik Tekst w planie finansowym ... 38

3.6. Wprowadzanie zmian w planie finansowym ... 39

3.7. Importowanie i eksportowanie danych planistycznych ... 41

4. MODUŁ SPRAWOZDANIA ... 43

4.1. Funkcje modułu Sprawozdania ... 43

4.3. Dodawanie okresów sprawozdawczych ... 48

(3)

4.4. Sprawozdania miesięczne ... 50

4.4.1. Sporządzenie sprawozdania miesięcznego ... 50

4.5. Sprawozdania kwartalne ... 54

4.5.1. Sporządzenie sprawozdania kwartalnego ... 54

4.5.2. Sprawozdania Rb-27ZZ, Rb–50 i Rb-ZN ... 56

4.6. Bilanse ... 60

4.6.1. Sporządzenie bilansu ... 60

4.6.2. Uszczegóławianie wierszy bilansu (rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki) ... 61

4.6.3. Informacja dodatkowa F-Inf ... 62

4.7. Podpisywanie sprawozdań podpisem elektronicznym ... 63

4.7.1. Podpisywanie pojedynczego sprawozdania ... 64

4.7.2. Podpisywanie grupy sprawozdań... 66

4.7.3. Przeglądanie podpisów elektronicznych ... 68

4.8. Portal do weryfikacji podpisów cyfrowych ... 69

4.9. Przekazywanie sprawozdań do JST ... 70

4.10. Sprawdzanie zawartości pliku XML ... 71

4.11. Korygowanie sprawozdań i bilansów ... 73

4.11.1. Korekta sprawozdania o statusie odwracalnym ... 73

4.11.2. Korekta sprawozdania o statusie Zatwierdzone ... 73

4.12. Sytuacje wyjątkowe ... 75

4.12.1. Usuwanie pojedynczego sprawozdania ... 75

4.12.2. Uzupełnienie listy sprawozdań ... 75

4.12.3. Usuwanie okresów sprawozdawczych ... 76

5. MODUŁ RAPORTY ... 78

5.1. Funkcje modułu Raporty ... 78

5.3. Operacje na raportach ... 79

5.3.1. Operacje na grupach raportów ... 79

5.3.2. Operacje na pojedynczym raporcie... 80

5.4. Generowanie raportu ... 81

6. WSPÓŁPRACA Z SYSTEMEM BESTI@ ORAZ INNYMI SYSTEMAMI ... 82

7. KONSPEKTY ... 85

7.1. Sprawozdania i bilanse ... 85

7.1.1. Jak dodać nowy okres sprawozdawczy? ... 85

7.1.2. Jak otworzyć sprawozdanie do edycji? ... 86

7.1.3. Jak ręcznie wprowadzić dane do sprawozdań? ... 86

7.1.4. Jak zaimportować dane do sprawozdań z pliku XML? ... 86

7.1.5. Jak zweryfikować sprawozdanie? ... 87

7.1.6. Jak ustawić status Zatwierdzone w sprawozdaniu? ... 88

7.1.7. Jak przekazać wszystkie dane sprawozdawcze do JST? ... 88

7.1.8. Jak przekazać wybrane dane sprawozdawcze do JST? ... 89

7.1.9. Jak sporządzić korektę sprawozdania (bilansu)? ... 90

7.1.10. W jaki sposób można sprawdzić różnice pomiędzy korektą sprawozdania a jego wersją poprzednią? ... 91

7.1.11. W jaki sposób można uzupełnić listę sprawozdań? ... 91

(4)

7.1.12. Jak dodać sprawozdanie Rb-27ZZ, Rb-50 lub Rb-ZN? ... 92

7.1.13. Jak wprowadzić bilans jednostkowy?... 92

7.1.14. Jak wprowadzić Rachunek zysków i strat? ... 93

7.1.15. Jak wprowadzić Zestawienie zmian w funduszu? ... 94

7.1.16. Jak usunąć sprawozdanie/bilans? ... 94

7.1.17. Jak usunąć okres sprawozdawczy? ... 95

7.2. Plany Finansowe ... 96

7.2.1. Jak dodać nowy rok budżetowy? ... 96

7.2.2. Jak zaimportować nowy układ dokumentów planistycznych? ... 97

7.2.3. Jak dodać nowy Plan finansowy? ... 98

7.2.4. Jak wprowadzić dane do załączników do planu finansowego? ... 99

7.2.5. Jak zaimportować plan finansowy?... 100

7.2.6. Jak przekazać dane planistyczne jednostki organizacyjnej do macierzystej JST? ... 101

7.3. Słowniki ... 102

7.3.1. Jak zaktualizować słownik klasyfikacji budżetowej z pliku XML? ... 102

7.3.2. Jak zaktualizować słownik klasyfikacji budżetowej za pomocą serwera dystrybucyjnego? ... 103

7.3.3. Jak zaktualizować słownik reguł kontrolnych z pliku XML? ... 105

7.3.4. Jak zaktualizować słownik reguł kontrolnych za pomocą serwera dystrybucyjnego ... 106

7.3.5. Jak dodać nową jednostkę organizacyjną? ... 106

(5)

1. Wprowadzenie do programu

1.1. Wstęp

Program SJO BeSTi@ służy do poprawy zarządzania finansami jednostki samorządu terytorialnego na poziomie jej jednostek organizacyjnych. Ma na celu wspomożenie służb finansowych JST i JO JST w realizacji zadań w zakresie:

• planowania budżetu począwszy od etapu przygotowania projektu budżetu, poprzez wszystkie jego zmiany,

• sporządzania sprawozdań jednostkowych w miesięcznych i kwartalnych okresach sprawozdawczych,

• sporządzania bilansów jednostkowych jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, łącznego bilansu obejmującego dane wynikające z bilansów samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, bilansów z wykonania budżetu JST oraz bilansu skonsolidowanego,

• wymiany danych między jednostkami organizacyjnymi a jednostką samorządu terytorialnego.

1.2. Wytyczne dla użytkownika w zakresie bezpiecznej eksploatacji systemu SJO BeSTi@

W punkcie tym zostały zawarte najważniejsze wytyczne zasady, które powinny być przestrzegane przez pracowników jednostki organizacyjnej eksploatujących system SJO BeSTi@, dotyczące bezpieczeństwa systemu SJO BeSTi@. Całość wytycznych dotyczących bezpieczeństwa systemu stanowi załącznik do Instrukcji Administratora pn. „Wytyczne do polityki bezpieczeństwa systemu informatycznego jednostek eksploatujących system SJO BeSTi@”.

1. Za bezpieczeństwo systemu SJO BeSTi@ powinna odpowiadać osoba posiadająca odpowiednią wiedzę z zakresu bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz funkcjonalności dotyczącej zarządzania użytkownikami w systemie SJO BeSti@. W dalszej części dokumentu osoba ta będzie nazywana Administratorem

2. Pracownik jednostki organizacyjnej przed rozpoczęciem pracy z systemem musi poprosić Administratora systemu o założenie indywidualnego konta w systemie oraz nadanie uprawnień zgodnych z wykonywanymi zadaniami.

3. Administrator musi przekazać pracownikowi unikalny login oraz tymczasowe hasło, które pracownik samodzielnie zmieni po pierwszym zalogowaniu do systemu.

4. Login i hasło użytkownika systemu - to dane poufne, które nie powinny być

(6)

przekazywane innym osobom.

5. Zaleca się, aby hasło składało się z minimum 8 znaków, w tym małych i wielkich liter, cyfr, oraz znaków specjalnych.

6. Hasła powinny być okresowo zmieniane przez Użytkownika, nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, o ile nie istnieje mechanizm okresowej zmiany hasła w systemie.

7. W przypadku zakończenia zatrudnienia pracownik jednostki organizacyjnej ma obowiązek zgłoszenia tego faktu Administratorowi.

8. W przypadku gdy użytkownik nie potrzebuje dostępu do systemu SJO BeSTi@ (np.

po zmianie stanowiska lub zakresu obowiązków) ma obowiązek zgłoszenia tego faktu Administratorowi.

9. Przed przekazaniem sprawozdań do JST użytkownik (posiadający odpowiednie uprawnienia) musi nadać sprawozdaniom status Zatwierdzone.

10. Zaleca się aby jednostka organizacyjna była wyposażona w infrastrukturę klucza publicznego, a użytkownik (posiadający odpowiednie uprawnienia) podpisywał sprawozdania, znajdujące się na liście sprawozdań w danym okresie sprawozdawczym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

1.3. Słownik pojęć

System BeSTi@ – informatyczny system zarządzania budżetami jednostek samorządu terytorialnego zrealizowany w kontrakcie 580.01.09.05 w ramach projektu Phare 2002/000- 580.01.09 „Zarządzanie finansami publicznymi” używany w jednostkach samorządu terytorialnego.

System SJO BeSTi@ – informatyczny system zarządzania budżetami jednostek samorządu terytorialnego – sprawozdawczość jednostek organizacyjnych, służący do wymiany danych pomiędzy JO JST a systemem BeSTi@ używanym w JST.

Słownik klasyfikacji budżetowej – słownik zgodny z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.).

Reguła kontrolna – algorytm służący do weryfikacji danych planistycznych i sprawozdawczych.

Kreator – funkcja automatyzująca pewne czasochłonne operacje np. umożliwiająca pobieranie danych z innych dokumentów, uzupełnianie listy sprawozdań.

Dokument planistyczny – plan finansowy jednostki budżetowej

Znacznik sprawozdania – unikatowy ciąg znaków tworzony na podstawie danych zawartych w sprawozdaniu, służący do weryfikacji czy wersja papierowa jest zgodna z wersja elektroniczną

Okres sprawozdawczy – okres czasu, który obejmuje sprawozdanie np. kwartał, miesiąc

(7)

1.4. Budowa okna programu

Aplikacja jest zbudowana z wykorzystaniem przyjaznego dla użytkownika interfejsu (rys. 1), który jest analogiczny do modułu Sprawozdania systemu BeSTi@. Obsługa odbywa się w obrębie trzech okien. Głównym obszarem roboczym, w którym przebiega praca z programem, jest okno środkowe. Jest ono bezpośrednio zależne od okna modułów znajdującego się z lewej strony, które uruchamia poszczególne moduły programu. Prawe okno pozwala wskazać jednostki, dla których są przeprowadzane operacje. W górnej części okna znajduje się pasek narzędzi, którego zawartość zmienia się dynamicznie, w zależności od wykonywanych działań. Wszystkie elementy interfejsu zostały opisane w kolejnych podrozdziałach instrukcji.

Rysunek 1. Główne okno programu

1.4.1. Lewy panel – moduły

Poszczególne moduły programu uruchamiane są w lewym panelu. Dostępność modułów jest uzależniona od uprawnień, jakie posiada użytkownik w systemie SJO BeSTi@. Po kliknięciu na jednym z pasków modułów, w górnej części panelu pojawi się lista funkcji danego modułu w układzie drzewa nawigacyjnego (rys. 2).

Okno środkowe Obszar roboczy Lewy panel

- moduły

Prawy panel - jednostki Menu górne

Górny pasek narzędzi

(8)

SJO BeSTi@ Strona 8 z 107 Rysunek 2. Lewy panel - okno modułów

Każdemu modułowi programu przypisane jest osobne drzewo nawigacyjne. Na przykład po uruchomieniu modułu Sprawozdania, w górnej części okna zostanie wyświetlone drzewo, które składa się z gałęzi Wszystko, w której znajdują się poszczególne lata sprawozdawcze.

Drzewo jest hierarchiczną listą, która może być wyświetlana w formie szczegółowej albo zwiniętej. Do rozwijania i zwijania kategorii używa się odpowiednio znaków + i - na gałęziach drzewa. Przykładowo, po rozwinięciu na drzewie nawigacyjnym Sprawozdania gałęzi Wszystko, a następnie roku budżetowego 2009 wyświetli się lista poszczególnych okresów sprawozdawczych miesięcznych i kwartalnych (rys. 3).

Rysunek 3. Drzewo nawigacyjne w module Sprawozdania

(9)

Po kliknięciu na jakąkolwiek z najniższych hierarchicznie kategorii drzewa, w środkowym oknie programu zostanie wyświetlona lista wszystkich dokumentów przynależących do tej kategorii. Na przykład po rozwinięciu list Wszystko, 2009 i I kwartał, a następnie kliknięciu na kategorię Sprawozdania jednostkowe, w oknie środkowym wyświetli się lista wszystkich sprawozdań jednostkowych dla danego typu jednostki organizacyjnej i dla danego okresu sprawozdawczego.

Poruszając się w obrębie drzewa można korzystać z funkcji dostępnych w menu kontekstowym. Menu zostanie wyświetlone po kliknięciu prawym klawiszem myszy na gałęzi drzewa. Funkcje z menu kontekstowego są dostępne również bezpośrednio pod samym drzewem nawigacyjnym.

1.4.2. Prawy panel – jednostki

Z prawej strony ekranu znajduje się Okno kontekstowe (rys. 4), które jest podzielone na dwie części. Część dolna to Lista jednostek, która zawiera listę zdefiniowanych w systemie jednostek, do których zalogowany użytkownik ma przydzielone prawa dostępu. Zawartość listy można grupować i sortować tak, jak wszystkie listy w programie (zob. podrozdział Obsługa list – tabel). Część górna – Opcje dodatkowe – oferuje dodatkowe możliwości działania na Liście jednostek. Górne okienko da się zwijać i rozwijać poprzez kliknięcie myszką na belce z nazwą, dzięki czemu można zyskać przestrzeń roboczą dla znajdującej się niżej Listy jednostek.

(10)

SJO BeSTi@ Strona 10 z 107 Rysunek 4. Okno kontekstowe w prawej części programu

1.4.3. Okno środkowe – obszar roboczy

Środkowe okno programu stanowi główny obszar roboczy, w którym odbywa się wprowadzanie informacji. Zawartość okna zmienia się w zależności od wybranego modułu i kategorii w lewym panelu. Obszar roboczy wyświetla listy dokumentów, jak i formularze do wprowadzania danych, załączników planów finansowych, sprawozdań czy bilansów. Okno środkowe służy również do reprezentowania danych w postaci raportów. Może posiadać zakładki i sekcje, pomiędzy którymi przełącza się widoki danych (rys. 5).

Rysunek 5. Formularz sprawozdania podzielony na cztery sekcje i posiadający dwie zakładki

Powiększanie przestrzeni roboczej

Standardowy formularz podzielony jest na kilka sekcji. Kliknięcie lewym klawiszem myszy na pasku z nazwą sekcji spowoduje jej rozwinięcie lub zwinięcie, dzięki czemu można zyskać przestrzeń do pracy w innych sekcjach.

Obszar roboczy można także poszerzyć zamykając lewy panel za pomocą klawisza F3 i prawy panel za pomocą klawisza F4 (albo przycisków z paska narzędzi, znajdujących się nad lewym oknem - rys. 6). Do tego samego celu służy ikona pinezki w prawym górnym narożniku panelu. Ukryte panele można z powrotem odkryć klawiszem F3 lub F4 lub klikając

(11)

na przyciski z paska narzędzi. Schowany panel odsłania się w momencie najechania kursorem myszy na lewą krawędź okna, gdzie znajdują się ikony modułów systemu. Powoduje to chwilowe wysunięcie się okna. Aby zatrzymać okno na stałe, należy kliknąć na ikonkę pinezki w narożniku okna.

Rysunek 6. Przycisk pokaż/ukryj lewy i prawy panel

1.4.4. Pasek narzędzi

Nad lewym oknem programu (oknem modułów) oraz nad oknem środkowym (oknem roboczym) położone są dwa paski narzędzi (rys. 7 i rys. 8).

Rysunek 7. Pasek narzędzi nad lewym oknem programu

Pierwszy pasek zawiera funkcje wspólne dla wszystkich modułów programu. Dostępne są na nim następujące przyciski:

• Schowaj/odkryj panel modułów – pozwala ukryć lewy panel programu. Po ukryciu Okno modułów będzie widoczne w postaci zakładek i ikonek położonych przy lewej krawędzi ekranu. Ten sam efekt można uzyskać naciskając klawisz F3.

• Schowaj/odkryj okno kontekstowe – pozwala ukryć prawy panel programu. Po ukryciu Okno kontekstowe będzie widoczne w postaci zakładek i ikonek położonych przy prawej krawędzi ekranu. Ten sam efekt można uzyskać naciskając klawisz F4.

• Zakończ – kończy pracę z programem.

Nad oraz na dole środkowego okna programu (np. w module Budżet) dostępny jest drugi pasek narzędzi, zawierający najbardziej przydatne funkcje do pracy w poszczególnych modułach (rys. 8). Zwykle dostępne są funkcje Nowy, Otwórz i Usuń. W zależności od wybranego modułu, na pasku narzędzi mogą pojawiać się dodatkowe opcje, które zostały opisane w poszczególnych podrozdziałach instrukcji. Funkcje z paska narzędzi są dostępne również w menu Plik.

Rysunek 8. Przykładowy pasek narzędzi nad i pod oknem środkowym

1.5. Obsługa list – tabel

Dane w programie są prezentowane w oknie środkowym w układzie tabeli. Wszystkie listy danych posiadają opisane poniżej funkcje, które usprawniają pracę z dużą ilością informacji.

(12)

Część z tych funkcji jest dostępna bezpośrednio na liście, a część z poziomu menu kontekstowego pod prawym przyciskiem myszy.

1.5.1. Zmiana kolejności kolumn

Aby zmienić kolejność kolumn, należy kliknąć nagłówek kolumny i trzymając wciśnięty lewy przycisk myszki przeciągnąć kolumnę w lewo albo w prawo (rys. 9). Kolejność kolumn zostanie zapamiętana i odtworzona podczas kolejnego uruchomienia.

Rysunek 9. Zmienianie kolejności kolumn na liście

1.5.2. Sortowanie

Pojedyncze kliknięcie lewym przyciskiem myszy w nagłówek kolumny spowoduje posortowanie listy względem tej kolumny. Po pierwszym kliknięciu lista będzie posortowana rosnąco, po drugim malejąco.

Istnieje możliwość posortowania listy względem kilku kolumn. W tym celu należy posortować każdą z wybranych kolumn trzymając wciśnięty klawisz Shift.

1.5.3. Grupowanie

Cała lista może zostać ułożona według zawartości jednej kolumny. Aby pogrupować dane na liście, należy kliknąć i przytrzymać lewy przycisk myszy na wybranym nagłówku kolumny, a następnie przeciągnąć go na pole grupowania oznaczone napisem Upuść nagłówek kolumny aby pogrupować (rys. 10). Wówczas na pasku grupowania pojawi się nazwa grupy (będąca jednocześnie nazwą kolumny wg której grupujemy dane), a cała lista zostanie pogrupowana wedle zawartości tej kolumny. W obrębie jednej grupy znajdą się elementy, które w danej kolumnie mają dokładnie te same wartości.

Istnieje możliwość pogrupowania listy względem kilku kolumn. Aby to zrobić, należy przeciągnąć kolejne nagłówki kolumn na pasek grupowania.

Aby cofnąć grupowanie danych, trzeba powtórzyć czynności grupowania w odwrotnym porządku: należy kliknąć i przytrzymać lewy przycisk myszy na polu grupowania, a następnie przeciągnąć nagłówek kolumny z powrotem na listę.

Każda grupa oznaczona jest wierszem ze znakiem plus / minus, którego kliknięcie powoduje odpowiednio rozwinięcie albo zwinięcie danej grupy. Zwinięcie i rozwinięcie wszystkich

(13)

grup jest możliwe również poprzez menu kontekstowe pod prawym przyciskiem myszy. W celu zwinięcia wszystkich grup należy wybrać w menu kontekstowym pozycję Zwiń wszystkie grupy, a dla ich rozwinięcia – Rozwiń wszystkie grupy.

Rysunek 10. Grupowanie danych na liście według kolumn Rok i Sprawozdanie

1.5.4. Pasek nawigacyjny

W dolnej części niektórych list znajduje się pasek nawigacyjny (rys. 11). Posiada on funkcje, które pozwalają przemieszczać się między kolejnymi pozycjami na liście, jak i przechodzić do pierwszej lub ostatniej pozycji. Ponadto pokazuje informację o ilości rekordów (wierszy) listy.

Rysunek 11. Pasek nawigatora listy

1.5.5. Menu kontekstowe

Menu kontekstowe jest dostępne po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w obszarze listy (rys. 12). W zależności od modułu programu i listy w danym oknie, menu zawiera różny zestaw elementów.

(14)

SJO BeSTi@ Strona 14 z 107 Rysunek 12. Menu kontekstowe pod prawym przyciskiem myszy

W menu kontekstowym mogą pojawić się funkcje dodatkowe, które są związane z czynnościami dostępnymi na danym etapie pracy. Standardowe menu kontekstowe posiada opcje takie, jak: Szukaj, Pokaż kolumny, Podgląd wydruku, Eksport do Excela, Szybkie filtrowanie, Zwiń i Rozwiń wszystkie grupy. Funkcje te zostały opisane w poniżej.

Szukaj

Opcja otwiera okno wyszukiwania elementu na liście (rys. 13). Po wpisaniu w nim ciągu znaków i wskazaniu kolumn, w których ma odbyć się przeszukiwanie, należy kliknąć przycisk Znajdź następny.

Rysunek 13. Okno przeszukiwania treści

(15)

Pokaż kolumny

Opcja otwiera okno konfiguracji widoku kolumn (rys. 14). Można w nim wybrać kolumny danych, które mają być widoczne na liście, bądź też odznaczyć kolumny wówczas nie będą one widoczne na liście. Po wskazaniu kolumn należy zapisać zmiany przyciskiem OK.

Rysunek 14. Okno wyboru widoku kolumn

Podgląd wydruku

Opcja pozwala zapoznać się z listą danych w prostym układzie do wydruku, jak i uruchomić sam proces drukowania danych (rys. 15). Dane na podglądzie wydruku będą prezentowane w takim układzie, w jakim są widoczne na liście. Zostaną zatem uwzględnione wszystkie operacje grupowania, filtrowania, sortowania i konfigurowania widoku danych, zastosowane wcześniej przez użytkownika. Okno podglądu wydruku posiada pasek narzędzi, na którym dostępne są opcje drukowania i powiększania widoku.

Rysunek 15. Okno podglądu wydruku

(16)

Eksport do Excela

Opcja zapisuje dane w formacie CSV (arkusz kalkulacyjny), gdzie mogą podlegać dalszej obróbce. Po wybraniu tej opcji należy podać nazwę i katalog docelowego pliku. Następnie plik można otworzyć za pomocą programów typu Calc z pakietu Open Office lub Microsoft Excel i dowolnie przetwarzać zawarte w nim dane.

Szybkie filtrowanie

Opcja otwiera dodatkowy pasek przeszukiwania, który pozwala na szybkie filtrowanie danych w oparciu o wpisane słowo kluczowe (rys. 16). Po wpisaniu wyrazu i wciśnięciu klawisza Enter, na liście pozostaną tylko te pozycje, które pasują do zadanego słowa-klucza. Dane można filtrować równocześnie w kilku kolumnach. Aby cofnąć filtrowanie i powrócić do widoku pełnej listy, należy odznaczyć opcję Szybkie filtrowanie w menu kontekstowym.

Rysunek 16. Filtrowanie w kolumnie Sprawozdanie dla słowa kluczowego Rb-27s

Zwiń / Rozwiń wszystkie grupy

Ta opcja menu kontekstowego zwija lub rozwija grupowania utworzone na liście. Opcja jest dostępna, jeśli wcześniej zostało ustawione grupowanie według kolumny (zob. podpunkt Grupowanie).

1.5.6. Wprowadzanie danych w oparciu o słowniki

Wprowadzanie danych do niektórych formularzy odbywa się albo poprzez ręczne uzupełnianie kolejnych komórek albo poprzez wybór ze słownika. Słowniki stanowią element modułu Administracja (patrz rozdział 2 Moduł Administracja). Operowanie na zesłownikowanych danych polega na kliknięciu myszką na komórce wiersza, rozwinięciu listy i wybraniu jednej z pozycji. Tą czynność należy przeprowadzać kolejno w kolumnach Dział, Rozdział, Paragraf, Finansowanie itd. (rys. 17).

(17)

SJO BeSTi@ Strona 17 z 107 Rysunek 17. Wprowadzanie danych do tabeli poprzez wybór z listy

Po wprowadzeniu danych do pojedynczego wiersza listy można przejść do uzupełniania kolejnych wierszy. Przemieszczanie się pomiędzy kolumnami jest możliwe przy zastosowaniu myszki bądź klawiszy Tab i Enter. Przejście do kolejnego wiersza następuje po wypełnieniu ostatniej kolumny poprzedzającego wiersza. Sumy kwot podanych w kolumnie Wartości są automatycznie podliczane w wierszu Suma.

1.6. Podgląd wydruku

Program posiada dwie opcje podglądu wydruku. Pierwsza opcja generuje proste zestawienia list danych i jest dostępna w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy (zob.

podrozdział Menu kontekstowe). Drugie narzędzie to zaawansowany kreator, który pozwala zapoznać się z dokumentem i jego załącznikami w układzie do wydruku, jak i eksportować dane w formatach graficznych i tekstowych.

Kreator ten jest dostępny w module Raporty oraz na niektórych paskach narzędzi nad listami danych (np. w module Sprawozdania po otwarciu danego Sprawozdania). Przycisk Podgląd wydruku posiada rozwijalne menu z listą dokumentów. Można na niej wskazać dokument, który ma zostać wydrukowany (rys. 18). Dokument może zostać przedstawiony samodzielnie, jak i w układzie porównawczym.

(18)

SJO BeSTi@ Strona 18 z 107 Rysunek 18. Włączanie podglądu wydruku dla wybranego dokumentu

Okno podglądu wydruku zawiera szereg dodatkowych opcji, pozwalających m.in. na szczegółowe ustawienie parametrów drukowania, przegląd układu danych czy eksport dokumentu do pliku w różnych formatach. W pasku narzędzi tego okna (rys. 19) znajdują się kolejno przyciski:

• Drukuj dokument (Print document) – uruchamia proces drukowania,

• Eksport dokumentu (Export document) – pozwala zapisać przedstawione dane w formacie:

o tekstu (PDF, TXT, RTF, HTML, DOC), o arkusza kalkulacyjnego (xls, CSV), o pliku graficznego (gif, jpeg, tiff, png),

• Pokaż zawartość (Show content) – otwiera dodatkowy panel nawigacyjny, przydatny przy podglądzie dużych raportów,

• Znajdź następny (Find text) – otwiera okienko przeszukiwania raportu,

• Odśwież raport (Refresh report) – przelicza na nowo zestawienia danych,

• Rączka (Pan mode) – narzędzie przesuwania zawartości okna za pomocą kursora myszy,

• Tryby powiększenia – cztery ikony pozwalające skalować dokument na różne sposoby: poprzez dynamicznie skalowanie (dynamic zoom mode), powiększanie (zoom in mode), pomniejszanie (zoom out mode) oraz powiększanie wskazanego wycinka obrazu(zoom to rectangle),

• Dopasuj stronę – trzy ikony pozwalające dopasować podgląd do całości strony (fit to whole page) albo szerokości ekranu (fit to page width), jak i ustawić podgląd w wielkości 100% (actual size).

• Tryb podglądu strony – dwie ikony ustawiające widok raportu w układzie pojedynczych kartek (single page mode) lub w układzie ciągłym (continued page mode),

• Idź do – sześć przycisków nawigacyjnych pozwalających przemieszczać się po raporcie - idź do pierwszej strony (go to first page), idź do poprzedniej strony (go to previous page), idź do następnej strony (go to next page), idź do ostatniej strony (go to last page), pokaż poprzedni (move backwards), pokaż następny (move forward).

Rysunek 19. Przyciski nad oknem podglądu wydruku

(19)

W przypadku niektórych raportów użytkownik ma możliwość zdefiniowania Tytułu oraz nagłówka wydruku. W celu przywołania ostatnio wpisywanego tekstu można użyć klawiszy CTRL+↑ (strzałka w górę)

1.6.1. Eksportowanie dowolnego podglądu wydruku do popularnych formatów

Każdy Podgląd wydruku można zapisać do pliku w jednym z następujących formatów:

• tekstu (PDF, TXT, RTF, HTML, DOC),

• arkusza kalkulacyjnego (xls, CSV),

• pliku graficznego (gif, jpeg, tiff, png),

Aby wyeksportować Podgląd wydruku do pliku należy wybrać z paska narzędzi okna podglądu wydruku przycisk Export Document (rys. 20).

Rysunek 20. Przycisk Export Document

W kolejnym kroku należy wskazać miejsce na dysku, w którym ma zostać zapisany plik.

Dodatkowo w wierszu Zapisz jako typ należy wskazać w jakim formacie ma zostać zapisany podgląd raportu. Ponadto, w wierszu Nazwa pliku należy wprowadzić nazwę, pod którą zostanie zapisany plik (rys. 21).

(20)

SJO BeSTi@ Strona 20 z 107 Rysunek 21. Okno eksportu Podglądu wydruku do pliku

1.7. Weryfikacja poprawności danych (sprawozdań i planów finansowych)

Wprowadzanie danych do planów finansowych i sprawozdań odbywa się z zachowaniem reguł (merytorycznych i rachunkowych), weryfikujących poprawność dokumentów. Reguły te można przeglądać w module administracyjnym (Administracja / Reguły kontrolne).

Do weryfikacji danych służy przycisk Weryfikuj, który znajduje się na górnym pasku narzędzi. Po jego kliknięciu pojawi się pasek postępu weryfikacji, a w dolnej części środkowego ekranu rozwinie się sekcja Błędy i ostrzeżenia. Jeśli program napotka na błędy, wtedy wyświetli je w tej sekcji.

1.7.1. Statusy dokumentów:

Okno właściwości dokumentu posiada sekcję Status (rys. 22). Status określa stan, w jakim znajduje się dany dokument (np. Zatwierdzone).

W module Budżet i Sprawozdania dostępne są następujące statusy:

• Robocze – to podstawowy status dokumentu; umożliwia on edycję danych w dokumencie,

(21)

• Zaakceptowane – dokument z tym statusem nie podlega dalszej edycji, zatem użytkownik nie może nanieść do niego żadnych zmian; status ten użytkownik może cofnąć poprzez odznaczenie pola w kolumnie Ustawiony,

• Zatwierdzone – taki status otrzymuje dokument po weryfikacji dokumentu.

Rysunek 22. Sekcja statusów w module Sprawozdania

1.7.2. Błędy i ostrzeżenia

Jeśli podczas weryfikacji program znajdzie błędy, wtedy rozwinie się sekcja Błędy i ostrzeżenia (rys. 23). Poprawność danych jest weryfikowana w oparciu o reguły kontrolne wyznaczone przez Ministerstwo Finansów (opisane w module administracyjnym).

Rysunek 23. Sekcja Błędy i ostrzeżenia

Przy każdym błędzie będzie widoczny jego krótki opis i kategoria (błąd merytoryczny lub rachunkowy). Dodatkowo przy źle wypełnionych polach pojawi się ikona informacyjna. Po najechaniu na nią wskaźnikiem myszy, pojawi się podpowiedź z informacją o błędzie (rys.

24).

(22)

SJO BeSTi@ Strona 22 z 107 Rysunek 24. Ikonka z podpowiedzią

Ikonki błędów i ostrzeżeń:

Błąd krytyczny Błąd

Ostrzeżenie

Rodzaj błędu (krytyczny, błąd, ostrzeżenie) zdefiniowany jest w module Administracja w kategorii Reguły kontrolne w oknie reguły - pole Typ wyniku (rys. 25). Dodatkowo Błąd krytyczny w sekcji Atrybuty ma zaznaczoną opcję Wymagany pozytywny wynik aby zatwierdzić dokument co oznacza, że jeżeli warunek zawarty w regule kontrolnej nie zostanie spełniony to użytkownik nie będzie miał możliwości zatwierdzenia dokumentu (planu finansowego, sprawozdania, bilansu).

Rysunek 25. Okno reguły kontrolnej

Błąd krytyczny generowany jest np. gdy nie zostało wypełnione pole dotyczące klasyfikacji budżetowej, błąd gdy np. kolumna Plan w sprawozdaniu jest różna od Planu w module Uchwał, ostrzeżenie gdy np. w sprawozdaniu Rb-28S wydatki wykonane są większe od planu (przekroczenie planu).

(23)

2. Moduł Administracja

2.1. Klasyfikacja

Klasyfikacja stanowi jeden z ważniejszych słowników znajdujących się w programie.

Słownik klasyfikacji budżetowej wykorzystywany jest w podczas wprowadzania do systemu danych planistycznych w module Budżet, a także podczas sporządzania niektórych sprawozdań (w szczególności Rb-27S, Rb-28S i Rb-3x) w module Sprawozdania.

Słownik ten obejmuje:

• Działy,

• Rozdziały,

• Paragrafy dochodów,

• Paragrafy wydatków,

• Paragrafy przychodów,

• Paragrafy rozchodów,

• Finansowanie paragrafów

• Grupy paragrafów wydatkowych (z rozporządzenia) .

Słownik klasyfikacji budżetowej zarządzany jest centralnie przez Ministerstwo Finansów, nie ma możliwości jego edycji na poziomie jednostek organizacyjnych i jednostek samorządu terytorialnego. Każda pozycja słownika opisana jest zakresem dat obowiązywania oraz informacją dotyczącą źródła jej pochodzenia, czyli odpowiedniego rozporządzenia Ministra Finansów. Dodatkowo pozycje słownika paragrafów opisane są informacjami określającymi możliwość ich wykorzystania przez poszczególne typy jednostek organizacyjnych (jednostki budżetowe, zakłady budżetowe, gospodarstwa pomocnicze) oraz możliwość wykorzystania w sprawozdaniach typu Rb-3x.

Aktualizacja słownika klasyfikacji

Aktualizacja słownika klasyfikacji budżetowej w systemie SJO BeSTi@ możliwa jest poprzez zaimportowanie pliku XML wygenerowanego w systemie BeSTi@ w macierzystej JST.

Aby wczytać plik przygotowany przez macierzystą JST należy w oknie modułu Administracja wybrać kategorię Klasyfikacja a następnie z menu Plik opcję Import z pliku XML (rys. 26).

(24)

SJO BeSTi@ Strona 24 z 107 Rysunek 26. Wybór Importu z pliku XML słownika Klasyfikacji

Następnie należy wskazać plik przekazany z JST, aby system mógł zaimportować aktualną listę słownika klasyfikacji budżetowej. Po zakończonej operacji zostanie wyświetlony stosowny komunikat (rys. 27).

Rysunek 27. Okno Importu słownika Klasyfikacji

2.2. Reguły kontrolne

Reguły kontrolne to zbiór procedur (funkcji, algorytmów) służących do weryfikacji danych planistycznych wprowadzonych w module Budżet oraz danych sprawozdawczych (w tym także bilansów) wprowadzonych w module Sprawozdania. Reguły można podzielić na rachunkowe i merytoryczne. Efektem działania reguł jest raport błędów, który jest wyświetlany po każdorazowej weryfikacji wprowadzonych danych.

(25)

Użytkownicy na poziomie jednostki organizacyjnej mogą jedynie przeglądać poszczególne reguły.

Przeglądanie reguł kontrolnych

Aby móc przeglądać reguły kontrolne należy w lewym oknie programu wybrać moduł Administracja i zaznaczyć na drzewie kategorię Reguły kontrolne (rys. 28).

Rysunek 28. Otwieranie listy reguł kontrolnych

W oknie środkowym wyświetlona zostanie lista reguł zaimplementowanych w systemie (rys.

29).

(26)

SJO BeSTi@ Strona 26 z 107 Rysunek 29. Lista reguł kontrolnych

Aby przejrzeć szczegółowe informacje o danej regule kontrolnej, należy wybrać na liście żądaną regułę, a następnie kliknąć przycisk Otwórz w dolnej części okna środkowego lub na górnym pasku narzędzi. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlony formularz zawierający podstawowe dane o regule (rys. 30).

Rysunek 30. Formularz reguły kontrolnej

Na dane o regule składa się nazwa, kategorie reguły, ramy czasowe jej obowiązywania, zakres obowiązywania (tzn. dokument planistyczny, sprawozdanie, bilans) oraz rodzaj wyniku, jaki ma być zwrócony po jej zadziałaniu (błąd lub ostrzeżenie). W drugiej sekcji okna określone są Atrybuty reguły tzn. informacja o tym, czy dana reguła może być uruchamiana podczas weryfikacji danych w trybie rzeczywistym oraz czy wymagany jest pozytywny wynik działania reguły, aby zatwierdzić dany dokument. W kolejnej sekcji są określone typy jednostek, dla których dana reguła się odnosi. Czwarta sekcja formularza to algorytm reguły, czyli określenie czynności, jakie wykonywane są podczas działania reguły zapisane w języku programowania C#. W ostatniej sekcji formularza jest widoczna podstawa prawna dla danej reguły.

Aktualizacja reguł kontrolnych

Aktualizacja słownika reguł kontrolnych odbywa się automatycznie. Jeżeli dostępna jest nowa paczka reguł, program samoistnie inicjuje pobieranie jej z Serwera Dystrybucyjnego.

W szczególnych przypadkach pobieranie można także zainicjować ręcznie, w module Administracja ustawiając się na gałęzi Reguły kontrolne, następnie przechodząc do zakładki Plik i wybierając opcję Importuj z serwera dystrybucyjnego.

(27)

Aktualizacja możliwa jest także poprzez zaimportowanie pliku XML przekazanego przez macierzystą JST. Aby zaimportować plik XML należy w lewym oknie systemy wybrać kategorię Reguły kontrolne a następnie z górnego menu Plik opcję Importuj z pliku XML (rys. 31).

Rysunek 31. Import słownika reguł kontrolnych

W kolejnym kroku należy wskazać plik zawierający aktualizację reguł kontrolnych. Na zakończenie system wyświetli komunikat z informacją czy import pliku został wykonany prawidłowo.

Uwaga: na poziomie jednostki organizacyjnej nie jest możliwa edycja reguł kontrolnych

2.3. Układy dokumentów planistycznych

Kategoria ta jest ściśle powiązana z modułem Budżet. W momencie przekazania przez macierzystą JST pliku zawierającego inicjację nowego roku budżetowego zostaje również przekazany układ dokumentów planistycznych – czyli szczegółowość załączników do Planów finansowych jednostki organizacyjnej. Układ załączników w planie finansowym jest definiowany na dany rok budżetowy.

Aby przeglądać dane, należy w lewym oknie programu wybrać moduł Administracja i zaznaczyć na drzewie kategorię Układy dokumentów planistycznych (rys. 32).

(28)

SJO BeSTi@ Strona 28 z 107 Rysunek 32. Otwieranie układów dokumentów planistycznych

W oknie środkowym wyświetli się lista układów (rys. 33).

Rysunek 33. Lista układów dokumentów planistycznych

Należy zaznaczyć rok, dla którego chcemy przeglądać układ załączników, a następnie wybrać przycisk Otwórz z górnego paska narzędzi. Wtedy w oknie środkowym pojawi się szczegółowy podgląd.

(29)

3. Moduł Budżet

3.1. Funkcje modułu Budżet

Moduł ten służy do sporządzania planów finansowych jednostek budżetowych. Możliwy jest również import planów finansowych z systemu BeSTi@. Nawigacja w ramach modułu odbywa się na zasadach ogólnych przyjętych w systemie (zob. rozdział Wprowadzenie do programu).

Pierwsze rozpoczęcie pracy w module Budżet w danym roku budżetowym musi być poprzedzone zdefiniowaniem układu załączników. Szczegółowość załączników przekazywana jest z poziomu macierzystej jednostki samorządu terytorialnego poprzez odpowiedni plik XML przygotowany w systemie BeSTi@.

Podgląd szczegółowości załączników jest możliwy jest poprzez menu kontekstowe Podgląd konfiguracji układu dokumentów dostępne z poziomu Plany finansowe lub module Administracja w kategorii Układy dokumentów planistycznych.

Program umożliwia wprowadzenie załączników o dochodach i wydatkach tylko i wyłącznie w pełnej szczegółowości. Pełna szczegółowość to rozróżnienie na dział, rozdział i paragraf.

Istnieje też możliwość różnego uzupełniania kwot zmian planów finansowych. Na przykład można podać wielkość zmiany (w kolumnie Wartość) albo od razu podać kwotę, jaka powinna być po zmianie planu (w kolumnie Po zmianie). Wtedy program automatycznie wyliczy kwotę zmiany.

3.2. Zasady pracy w ramach modułu

W celu uruchomienia modułu należy kliknąć na pasek z napisem Budżet, znajdujący się w oknie modułów w lewym dolnym narożniku ekranu. Następnie można przystąpić do pracy w zakresie planów finansowych. Wszystkie funkcje dostępne są z poziomu drzewa Budżet, które znajduje się w górnej części lewego okna. Rozwinięcie drzewa i wybranie danej kategorii skutkuje wyświetleniem Listy dokumentów w środkowym oknie programu.

Drzewo Budżet zawiera kategorię Budżet, w której znajduje się podkategoria Plany finansowe oraz kategorię Słowniki, gdzie znajduje się podkategoria Zadania wydatkowe.

Działania na gałęziach drzewa mogą być wykonywane przy wykorzystaniu menu kontekstowego, które jest dostępne pod prawym przyciskiem myszy. Pomocne okażą się także funkcje oznaczone na niebiesko, które znajdują się bezpośrednio pod drzewem. Nad środkowym oknem programu znajduje się pasek narzędzi zawierający najbardziej przydatne opcje (rys. 34).

(30)

SJO BeSTi@ Strona 30 z 107 Rysunek 34. Moduł Budżet, pasek narzędzi nad oknem środkowym

Podstawowe opcje paska narzędzi to:

• Nowy – przycisk posiada menu z opcją wyboru nowego Planu finansowego. Po wskazaniu jednej z pozycji w oknie środkowym pojawi się formularz nowego dokumentu.

• Otwórz – otwiera zaznaczony dokument. Kliknięcie na strzałce z prawej strony przycisku rozwija menu kontekstowe, które umożliwia przejście do jednego z załączników oraz edycję właściwości dokumentu.

• Usuń – kasuje dokument wskazany na liście. Usunięciu nie podlegają dokumenty ze statusem Zatwierdzony.

• Podgląd wydruku – umożliwia prezentację wprowadzonych wartości w układzie do wydruku.

Zawartość paska narzędzi zmienia się w zależności od wybranego modułu i wykonywanych operacji. Np. w czasie edycji dokumentu dostępne są następujące przyciski (rys. 35). Opcje te dostępne są również w menu Plik.

• Zapisz – zapisuje wprowadzone zmiany,

• Zapisz i zamknij – zapisuje zmiany i zamyka okno edycji,

• Zamknij – kończy edycję dokumentu bez zapisywania zmian,

• Podgląd wydruku – umożliwia prezentację wprowadzonych wartości w układzie do wydruku,

• Przejdź do załącznika – pozwala przejść do edycji wybranego załącznika. Lista załączników dokumentu pojawi się na rozwijanym menu.

• Weryfikuj – weryfikuje wprowadzone wartości w oparciu o reguły kontrolne,

Rysunek 35. Pasek narzędzi nad oknem środkowym podczas edycji dokumentu

Podczas pracy z załącznikami, w górnym menu Edycja dostępne są opcje pomocnicze:

• Pokaż pozycje z poprzednich układów – przedstawia wartości z poprzedniej uchwały,

• Usuń pozycję – usuwa zaznaczony wiersz,

(31)

• Kreatory – uzupełnia listę pozycji wartościami pobranymi z innych dokumentów. Po wybraniu tej opcji zostanie przedstawiona lista dokumentów. Należy wybrać na niej jedną z pozycji i kliknąć na przycisk Wybierz.

• Powtarzaj klasyfikację – powtarza klasyfikację budżetową (dział, rozdział paragraf, finansowanie) w kolejno dodawanych wierszach,

• Zachowanie przy wprowadzaniu istniejącej pozycji – określa, jak ma zachować się program w momencie dodawania wiersza o tej samej klasyfikacji budżetowej, jaki już istnieje w bazie. Możliwe są trzy zachowania:

o Zastępuj wartości – pozwala na zastępowanie istniejącego wiersza nowym, o Dodawaj wartości – dodaje do istniejącego wiersza wartości nowo

wprowadzone,

o Nie pozwalaj na wprowadzenie – nie pozwala na dodanie wiersza o tej samej klasyfikacji budżetowej.

W oknie edycji załącznika, nad obszarem roboczym znajduje się pasek narzędzi z opcjami (rys. 36):

• Zapisz – zapisuje wprowadzone wartości,

• Zapisz i zamknij – zapisuje wprowadzone wartości i zamyka okno edycji załącznika,

• Zamknij – zamyka okno edycji załącznika bez zapisywania zmian,

• Podgląd wydruku - umożliwia prezentację wprowadzonych wartości w układzie do wydruku,

• Usuń pozycję – kasuje zawartość zaznaczonego wiersza,

• Weryfikuj – sprawdza wprowadzone wartości w oparciu o reguły kontrolne,

• Słowniki – pozwala na podejrzenie zadań wprowadzonych do systemu za pośrednictwem importu pliku XML z planem finansowym dostarczonego z jednostki macierzystej.

Rysunek 36. Pasek narzędzi w oknie edycji załącznika

Po wprowadzeniu wszystkich danych do załącznika, należy je zatwierdzić przyciskiem Zapisz i zamknij, co spowoduje zamknięcie sekcji Pozycje i zapisanie załącznika do bazy.

(32)

3.3. Otwarcie roku budżetowego

Rok budżetowy otwierany jest poprzez wczytanie do systemu SJO BeSTi@ pliku XML przekazanego z macierzystej jednostki samorządu terytorialnego. W pliku tym znajduje się również informacja o szczegółowości załączników do planów finansowych.

Aby dodać rok budżetowy należy wybrać z okna modułu kategorię Budżet, a następnie z menu kontekstowego dostępnego pod prawym klawiszem myszy opcję Importuj rok budżetowy z pliku XML (rys. 37).

Rysunek 37. Okno Importu roku z pliku XML

W kolejnym kroku należy wskazać plik przekazany z macierzystej JST, a następnie system wyświetli komunikat z informacją o zaimportowanych elementach (rys. 38).

(33)

SJO BeSTi@ Strona 33 z 107 Rysunek 38. Okno komunikatu

3.4. Układ dokumentów planistycznych

Wraz z otwarciem nowego roku budżetowego z pliku przekazanego przez macierzystą JST importowane są informacje o szczegółowości załączników do Planów finansowych. Podgląd szczegółowość załączników jest możliwy poprzez menu kontekstowe Podgląd konfiguracji układu dokumentów (rys. 39) dostępne z poziomu Plany finansowe lub module Administracja w kategorii Układy dokumentów planistycznych.

Rysunek 39. Okno menu kontekstowego

Program umożliwia wprowadzanie załączników o dochodach i wydatkach w szczegółowości określonej przez macierzystą jednostkę samorządu terytorialnego.

(34)

Wybór opcji Podgląd konfiguracji układu dokumentów wyświetli okno, w którym można sprawdzić, jaka jest szczegółowość poszczególnych załączników do Planu finansowego (rys.

40).

Rysunek 40. Okno konfiguracji Układu dokumentów

Szczegółowość dokumentów określana jest na dany rok budżetowy.

3.5. Plan finansowy jednostki

Praca z Planami finansowymi jest możliwa po rozwinięciu gałęzi Budżet, a następnie rozwinięciu roku budżetowego i zaznaczeniu kategorii Plany finansowe.

3.5.1. Wprowadzenie planu finansowego jednostki

Wprowadzenie planu finansowego dla jednostki budżetowej rozpoczyna się od wyboru kategorii Plany finansowe w danym roku budżetowym na drzewie Budżet. W oknie środkowym wyświetli się sekcja Lista dokumentów z kolumnami opisującymi plany finansowe jednostek. W dolnej części okna znajdują się przyciski:

• Nowy – tworzy nowy plan finansowy (rys. 41),

• Otwórz – otwiera wskazany dokumentu. Kliknięcie na strzałce z prawej strony przycisku rozwija menu, które pozwala na przejście do wybranego załącznika dokumentu.

(35)

• Usuń – usuwa dokument podświetlony na liście o ile pozwala na to status dokumentu,

• Podgląd wydruku – umożliwia prezentację wprowadzonych wartości w układzie do wydruku.

Rysunek 41. Menu kontekstowe pod przyciskiem Nowy

Po otworzeniu planu finansowego pojawi się okno służące do wprowadzenia szczegółowych informacji (rys. 42).

Rysunek 42. Okno Właściwości dokumentu

Okno edycji dokumentu jest podzielone na kilka sekcji, które dla większej czytelności można rozwijać i zwijać poprzez kliknięcie lewym klawiszem myszki na belce z nazwą. Okno edycji projektu budżetu składa się z następujących sekcji:

• Dane podstawowe – służy do wprowadzenia podstawowych informacji opisujących dokument,

• Status – pozwala określić status dokumentu. Statusy są wspólne dla wszystkich dokumentów w module Budżet. Na poziomie jednostki organizacyjnej możliwe jest ustawienie następujących statusów: Roboczy, Zaakceptowany, Zatwierdzony.

(36)

• Załączniki – umożliwia zdefiniowanie załączników, które zostaną dołączone do dokumentu. Na załączniki składają się plany dochodów i wydatków. Szczególny rodzaj załącznika stanowi Tekst (zob. podrozdział Załącznik Tekst).

• Opis – pole pozwala na wpisanie uwag i innych informacji pomocniczych,

• Błędy i ostrzeżenia – wyświetla wynik sprawdzania poprawności danych.

Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych informacji o dokumencie należy zatwierdzić zmiany przyciskiem Zapisz i zamknij. Wtedy dokument zostanie zapisany do bazy i umieszczony na Liście dokumentów.

3.5.2. Wprowadzenie załącznika do planu finansowego jednostki

Kolejną czynnością po utworzeniu planu finansowego jest wprowadzenie załączników. W tym celu należy zaznaczyć odpowiedni dokument na Liście dokumentów i kliknąć na strzałce znajdującej się na przycisku Otwórz. Spowoduje to wyświetlenie kontekstowego menu, w którym wymienione są załączniki danego dokumentu, zaznaczone podczas edycji dokumentu w sekcji Załączniki (rys. 43).

Rysunek 43. Okno Właściwości dokumentu

Wybór danego załącznika skutkuje wyświetleniem sekcji Pozycje w oknie środkowym.

Szczególny rodzaj załącznika stanowi Tekst, który podlega innym niż niżej wymienione zasadom edycji (zob. podrozdział Załącznik Tekst).

Jeżeli żądany załącznik nie widnieje w menu Otwórz, wtedy należy w tym menu wybrać Właściwości dokumentu, następnie w nowo otwartym oknie w sekcji Załączniki zaznaczyć odpowiedni załącznik i kliknąć na przycisk Zapisz i zamknij. Od tego momentu zaznaczony załącznik będzie dostępny do edycji pod menu Otwórz.

Po wskazaniu załącznika, w oknie środkowym pojawi się okno wprowadzania jego zawartości (rys. 44). Okno umożliwia wprowadzenie danych do załącznika. Odbywa się to na zasadach ogólnie przyjętych w programie, zob. podrozdział Obsługa list – tabel. Przycisk Zapisz i zamknij zapisuje wprowadzone wartości do bazy.

(37)

SJO BeSTi@ Strona 37 z 107 Rysunek 44. Okno wprowadzania danych do planu finansowego

Podczas pracy z załącznikami, w górnym menu Edycja dostępne są opcje pomocnicze:

• Pokaż pozycje z poprzednich układów – przedstawia wartości z poprzedniego planu finansowego,

• Usuń pozycję – usuwa zaznaczony wiersz,

• Powtarzaj klasyfikację – powtarza klasyfikację budżetową (dział, rozdział paragraf, finansowanie) w kolejno dodawanych wierszach,

• Zachowanie przy wprowadzaniu istniejącej pozycji – określa, jak ma zachować się program w momencie dodawania wiersza o tej samej klasyfikacji budżetowej, jaki już istnieje w bazie. Możliwe są trzy zachowania:

o Zastępuj wartości – pozwala na zastępowanie istniejącego wiersza nowym, o Dodawaj wartości – dodaje do istniejącego wiersza wartości nowo

wprowadzone,

o Nie pozwalaj na wprowadzenie – nie pozwala na dodanie wiersza o tej samej klasyfikacji budżetowej.

(38)

SJO BeSTi@ Strona 38 z 107 Rysunek 45. Pasek narzędzi w oknie edycji załącznika

W oknie edycji załącznika, nad obszarem roboczym znajduje się pasek narzędzi z opcjami (rys. 45):

• Zapisz – zapisuje wprowadzone wartości,

• Zapisz i zamknij – zapisuje wprowadzone wartości i zamyka okno edycji załącznika,

• Zamknij – zamyka okno edycji załącznika bez zapisywania zmian,

• Podgląd wydruku - umożliwia prezentację wprowadzonych wartości w układzie do wydruku,

• Usuń pozycję – kasuje zawartość zaznaczonego wiersza,

• Weryfikuj – sprawdza wprowadzone wartości w oparciu o reguły kontrolne,

• Kreatory – uzupełnia listę pozycji wartościami pobranymi z innych dokumentów. Po wybraniu tej opcji zostanie przedstawiona lista dokumentów. Należy wybrać na niej jedną z pozycji i kliknąć na przycisk Wybierz,

• Słowniki – pozwala na podejrzenie zadań wprowadzonych do systemu za pośrednictwem importu pliku XML z planem finansowym dostarczonego z jednostki macierzystej.

W dolnej części okna znajduje się opcja Pokaż tylko błędne wiersze. Zaznaczenie tej opcji spowoduje wyświetlenie tylko tych wierszy, które zawierają błędy. Przed użyciem tej opcji należy dokonać weryfikacji dokumentu.

Po wprowadzeniu wszystkich danych do załącznika, należy je zatwierdzić przyciskiem Zapisz i zamknij, co spowoduje zamknięcie sekcji Pozycje i zapisanie załącznika do bazy.

3.5.3. Załącznik Tekst w planie finansowym

Dodatkowym elementem, który wzbogaca program, jest możliwość przechowywania nie tylko wybranych danych planistycznych, ale również treści samego planu finansowego.

Wprowadzany tekst jest jednym z załączników do dokumentu. Dodawanie załącznika odbywa się poprzez rozwinięcie menu pod przyciskiem Otwórz i wybranie pozycji Tekst (rys. 46).

Zatem dodawanie załącznika tekstowego odbywa się w taki sam sposób, jak dodawania zwykłego załącznika.

(39)

SJO BeSTi@ Strona 39 z 107 Rysunek 46. Menu pod przyciskiem Otwórz, wybranie załącznika Tekst

Jeżeli załącznik Tekst nie widnieje w menu Otwórz, wtedy należy w tym menu wybrać Właściwości dokumentu, następnie w nowo otwartym oknie w sekcji Załączniki zaznaczyć pole Tekst i kliknąć na przycisk Zapisz i zamknij (rys. 47). Od tego momentu zaznaczony załącznik będzie dostępny do edycji pod menu Otwórz.

Rysunek 47. Zaznaczanie załącznika Tekst

Po wybraniu załącznika Tekst, w środkowym oknie pojawi się edytor tekstu (rys. 48). Edytor zawiera wszystkie typowe funkcje programu typu Writer (z pakietu Open Office) czy MS Word. Podczas pracy z edytorem można korzystać z dodatkowego menu oraz pasków narzędzi. Po wpisaniu tekstu (treści Plany Finansowe, projektu, zarządzenia, planu finansowego), należy zapisać zmiany klikając na przycisku Zapisz i zamknij w górnej części okna.

Rysunek 48. Okno edytora tekstu

3.6. Wprowadzanie zmian w planie finansowym

Aby wprowadzić zmiany do planu finansowego z menu kontekstowego pod przyciskiem nowy należy wybrać opcję Zmiana planu finansowego (rys. 49).

(40)

SJO BeSTi@ Strona 40 z 107 Rysunek 49. Menu kontekstowe pod przyciskiem Nowy

Po otworzeniu zmiany planu finansowego pojawi się okno służące do wprowadzenia szczegółowych informacji tak jak przy wprowadzaniu Planu finansowego (patrz podrozdział 3.5.1. Wprowadzenie planu finansowego jednostki).

Następnie należy wybrać załącznik, do którego mają zostać wprowadzone zmiany.

Wprowadzanie zmian do planu finansowego może odbywać się na dwa sposoby:

1. poprzez wprowadzenie kwoty zmiany (w kolumnie Wartość),

2. poprzez wprowadzenie kwoty, jaka powinna być po zmianie planu (w kolumnie Po zmianie).

Wprowadzając zmiany wg sposobu 1 zmniejszenie planu należy poprzedzić znakiem „-”

przed kwotą zmiany (rys. 50).

Rysunek 50. Okno edycji zmiany w planie finansowym

W momencie przejścia do kolejnej kolumny (klawiszem ENTER) system przeliczy wartość Po zmianie (rys. 51).

Wprowadzając zmiany wg sposobu 2 po wpisaniu wartości ostatecznej w kolumnie Po zmianie i przechodząc do edycji kolejnego wiersza (klawiszem ENTER) system automatycznie wyliczy kwotę zmiany (rys. 52).

(41)

SJO BeSTi@ Strona 41 z 107 Rysunek 52. Okno edycji zmiany w planie finansowym

Jednocześnie w momencie przeliczania kwoty zmiany zostanie wypełniona kolumna Wartość (rys. 53).

3.7. Importowanie i eksportowanie danych planistycznych

Podczas pracy w module Budżet użytkownik ma możliwość importowania i eksportowania danych w formacie XML. Obie opcje są dostępne w menu Plik (rys. 54).

Rysunek 54. Menu kontekstowe Importuj z pliku

(42)

Przed wybraniem opcji importu należy przejść do tej kategorii na drzewie nawigacyjnym, do której mają zostać zaimportowane dane. Następnie w menu Plik trzeba wybrać opcję Importuj z pliku i wskazać plik źródłowy. Program zweryfikuje jego poprawność i – jeśli nie natrafi na błędy – wczyta dane.

Eksport polega na zaznaczeniu wybranej pozycji na liście, a następnie wybraniu opcji Eksportuj do pliku (rys. 55). Eksportować można tylko pojedyncze plany finansowe.

Rysunek 55. Menu kontekstowe Eksportuj do pliku

(43)

4. Moduł Sprawozdania

4.1. Funkcje modułu Sprawozdania

Moduł służy do obsługi sprawozdawczości budżetowej i bilansów. Użytkownik ma możliwość zainicjowania miesięcznych i kwartalnych okresów sprawozdawczych;

weryfikowania wprowadzonych danych w oparciu o zaimplementowane reguły kontrolne oraz dokonania korekty sprawozdań. Możliwy jest też import sprawozdań z programów zewnętrznych. Nawigacja w ramach modułu odbywa się na zasadach ogólnych przyjętych w systemie (zob. rozdział Wprowadzenie do programu).

4.2. Zasady pracy w ramach modułu

W celu uruchomienia modułu należy kliknąć na pasek z napisem Sprawozdania znajdujący w oknie modułów z lewej strony ekranu. Wówczas w lewym górnym oknie zostanie wyświetlone drzewo nawigacyjne zawierające poszczególne lata, okresy sprawozdawcze i odpowiednie dla danego okresu sprawozdawczego paczki (rys. 56). W zależności od typu jednostki organizacyjnej i okresu sprawozdawczego dostępne są określone sprawozdania, np.

dla jednostki budżetowej Rb-27S, Rb-28S, Rb-N, Rb-Z oraz dodatkowo sprawozdania Rb-27ZZ, Rb-50 i Rb-ZN, w IV kwartale – Bilanse.

Rysunek 56. Drzewo modułu Sprawozdania

Aby przystąpić do wprowadzenia danych do poszczególnych sprawozdań, należy wybrać rok oraz okres sprawozdawczy, a następnie określone sprawozdanie.

(44)

Ogólne zasady edytowania sprawozdań

Aby edytować istniejące sprawozdania, należy uruchomić w lewym oknie moduł Sprawozdania, a następnie na drzewie zaznaczyć odpowiedni okres sprawozdawczy i paczkę sprawozdań (Sprawozdania jednostkowe). W oknie środkowym wyświetli się Lista sprawozdań. Na liście należy zaznaczyć właściwą pozycję i kliknąć przycisk Otwórz. W oknie środkowym pojawi się formularz ze szczegółowymi informacjami o sprawozdaniu (rys.

57).

Rysunek 57. Edytowanie sprawozdania

W czasie edycji sprawozdania na pasku narzędzi dostępne są następujące przyciski (rys. 58):

• Zapisz – zapisuje wprowadzone pozycje w bazie danych,

• Zapisz i zamknij – zapisuje wprowadzone pozycje w bazie danych i zamyka okno sprawozdania,

• Zamknij – zamyka okno sprawozdania bez zapisania wprowadzonych danych do bazy,

• Podgląd wydruku – prezentuje wprowadzone wartości w układzie do wydruku,

• Weryfikuj – sprawdza wprowadzone wartości w oparciu o reguły kontrolne, przekazane przez Ministerstwo Finansów,

• Koryguj – pozwala na dokonanie korekty sprawozdania,

• Kreatory – umożliwiają pobranie planu z planów finansowych,

(45)

• Podpis elektroniczny – umożliwia podpisanie sprawozdania kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Rysunek 58. Pasek narzędzi nad oknem środkowym

W czasie wprowadzania danych do sprawozdania w zakładce Pozycje na pasku narzędzi dostępne są następujące przyciski (rys. 59):

• Zapisz – zapisuje wprowadzone pozycje w bazie danych,

• Zapisz i zamknij – zapisuje wprowadzone pozycje w bazie danych i zamyka okno sprawozdania,

• Zamknij – zamyka okno sprawozdania bez zapisania wprowadzonych danych do bazy,

• Podgląd wydruku – prezentuje wprowadzone wartości w układzie do wydruku,

• Weryfikuj – sprawdza wprowadzone wartości w oparciu o reguły kontrolne, przekazane przez Ministerstwo Finansów,

• Koryguj – pozwala na dokonanie korekty sprawozdania,

• Kreatory – umożliwiają pobranie planu z planów finansowych,

• Podpis elektroniczny – umożliwia podpisanie sprawozdania kwalifikowanym podpisem elektronicznym,

• Usuń pozycję – pozwala na usunięcie wiersza w sprawozdaniu.

Rysunek 59. Pasek narzędzi nad oknem środkowym

Ogólne zasady importu danych

Opcja importu zewnętrznych danych dostępna jest po otwarciu konkretnego sprowadzania w menu Plik (rys. 60).