PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA SYSTEMU

(1)

Element systemu Nabór Optivum dla szkół ponadgimnazjalnych

Kanał: Administrator

(2)

Producent:

VULCAN sp. z o. o.

ul. Kazimierska 15 51-657 Wrocław tel. (071) 375 15 00

e-mail: vulcan@vulcan.edu.pl www.vulcan.edu.pl

Nad programem pracowali:

Rafał Figas Autorzy podręcznika:

Paulina Nalewajko, Magdalena Wiktorska Projekt okładki:

Aleksandra Maj

Podręcznik opisuje wersję programu o numerze 4.38.9

VULCAN zastrzega sobie prawo do ciągłego ulepszania programu i wprowadzania do niego zmian.

Podręcznik jest chroniony prawem autorskim.

(3)

3

Spis treści

Wstęp ... 7

Informacje ogólne ... 8

Co to jest Punkt Naboru? ... 8

Kto to jest administrator? ... 8

Co to jest lista preferencji kandydata? ... 9

Co to jest szkoła pierwszego wyboru? ... 9

Praca z systemem ... 10

Konstrukcja stron ... 10

Posługiwanie się menu ... 11

Posługiwanie się narzędziami systemowymi... 11

Wyszukiwanie obiektów ... 11

Dodawanie nowego obiektu ... 12

Modyfikacja danych obiektu ... 13

Usuwanie obiektu ... 13

Sortowanie obiektów w kolejności alfabetycznej ... 13

Sortowanie obiektów w kolejności odwrotnej do kolejności alfabetycznej ... 13

Sortowanie obiektów w rosnącej kolejności ich numerów systemowych ... 13

Sortowanie obiektów w kolejności malejącej ich numerów systemowych ... 14

Zgłoszenie się do systemu (logowanie) ... 14

Zakończenie pracy z systemem ... 15

Moje konto ... 16

Strona główna - statystyki ogólne ... 16

(4)

4

Statystyki ogólne ... 16

Modyfikacja danych konta (opcja ‘Moje konto’) ... 17

Dane podstawowe ... 18

Zmiana hasła ... 18

Podręcznik ... 19

Oświata ... 20

Organy prowadzące ... 20

Dodawanie nowego organu prowadzącego do listy ... 21

Modyfikacja danych organu prowadzącego ... 22

Usuwanie danych organu prowadzącego ... 22

Inne informacje o organie prowadzącym ... 22

Zarządzanie listą kont użytkowników organu prowadzącego ... 24

Zarządzanie placówkami organu prowadzącego ... 26

Zarządzanie etapami prac obowiązującymi organ prowadzący ... 28

Wyświetlanie statystyk ... 30

Szkoły ... 33

Dodawanie nowej szkoły do listy szkół ... 33

Modyfikacja danych szkoły ... 38

Usuwanie szkoły ... 38

Inne informacje o szkole ... 38

Zarządzanie listą kont użytkowników gimnazjów ... 40

Zarządzanie etapami prac obowiązującymi gimnazjum ... 44

Nabór do PG ... 49

Konfiguracja ... 49

Konfiguracja ... 50

Przygotowanie wdrożenia ... 65

Narzędzia zaawansowane ... 70

Listy kont ... 76

Punkty Naboru ... 78

Dodawanie nowego Punktu Naboru do listy Punktów Naboru ... 78

Modyfikacja danych Punktu Naboru ... 79

Usuwanie Punktu Naboru ... 80

Inne informacje o Punkcie Naboru ... 80

Zarządzanie listą kont użytkowników Punktów Naboru ... 82

Zarządzanie etapami prac obowiązującymi Punkt Naboru ... 86

(5)

5

Zarządzanie przypisaniem szkół do Punktu Naboru ... 88

Oddziały planowane ... 92

Dodawanie nowego oddziału ... 92

Modyfikacja oddziału ... 107

Usuwanie oddziału... 107

Inne informacje o oddziałach ... 107

Wyświetlenie list chętnych, zakwalifikowanych i przyjętych oraz listy rezerwacji ... 108

Regulaminy ... 118

Wprowadzanie regulaminu ... 118

Modyfikowanie regulaminu ... 120

Etapy prac ... 121

Zarządzanie globalnymi etapami prac ... 122

Zarządzanie lokalnymi etapami prac ... 124

Nadzorowanie etapów prac obowiązujących Punkty Naboru ... 126

Nadzorowanie etapów prac obowiązujących gimnazja ... 128

Sprawdziany uzdolnień kierunkowych (SUK) ... 129

Wprowadzanie wyników sprawdzianów uzdolnień kierunkowych ... 130

Ustalanie progu punktowego ... 134

Kandydaci ... 135

Sekcja pierwsza ... 136

Sekcja druga – „Historia kandydata” ... 137

Sekcja trzecia – „Dokumentacja” ... 138

Sekcja czwarta – „Opcje” ... 138

Statystyki ... 140

Raporty ... 140

Przydział ... 141

Przygotowanie systemu do przydziału ... 142

Przeprowadzenie symulacji przydziału ... 145

Przygotowanie systemu do publikacji wyników ... 158

Administracja ... 161

Konta ... 161

Dodawanie nowego konta ... 161

Modyfikacja i usuwanie konta ... 164

Komunikaty ... 164

Dodawanie komunikatów ... 164

(6)

6

Modyfikacja komunikatów ... 165

Usuwanie komunikatów ... 166

Aktualności ... 166

Dodawanie nowej aktualności ... 166

Modyfikacja aktualności ... 167

Usuwanie aktualności ... 168

(7)

7

Wstęp

KSEON Optivum jest systemem wspomagającym obsługę scentralizowane- go procesu naboru. Zapewnia gromadzenie, przetwarzanie i udostępnianie wszelkich informacji niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia rekrutacji uczniów do szkół ponadgimnazjalnych.

W centralnej bazie danych gromadzone są dane na temat szkół objętych systemem oraz tworzonych przez nie oddziałów, pełne informacje na temat kandydatów: ich dane osobowe, kontaktowe, preferencje w wyborze szkół i oddziałów oraz wszelkie osiągnięcia. Na podstawie wprowadzonych za- sad rekrutacji system automatycznie wylicza kandydatom punkty, a po za- kończeniu gromadzenia i weryfikacji wszystkich danych dokonuje opty- malnego przydziału kandydatów do oddziałów, z uwzględnieniem uzyskanych przez nich wyników punktowych oraz ich preferencji.

System zapewnia pełne bezpieczeństwo gromadzonych i przesyłanych informacji. Wszyscy użytkownicy systemu posługują się nim przy użyciu in- dywidualnych, imiennych kont, przesyłane dane są szyfrowane, a serwery chronione są specjalnymi systemami zabezpieczeń.

W proces naboru może być zaangażowanych kilka typów podmiotów: kandydaci, szkoły ponadgimnazjalne, władze oświatowe, a także gimnazja.

W systemie KSEON Optivum każda z tych grup posiada wyodrębnioną część systemu, zwaną dalej kanałem dostępu, służącą komunikacji i obsłu- dze właściwej grupy. Niniejszy podręcznik opisuje sposób posługiwania się wyodrębnioną częścią systemu, przeznaczoną dla jego administratora systemu.

(8)

8

Informacje ogólne

Co to jest Punkt Naboru?

Punktem Naboru jest wyodrębniona organizacyjnie jednostka zajmująca się gromadzeniem i weryfikacją dokumentów oraz obsługą kandydatów do jednej lub więcej szkół objętych systemem.

W sytuacji najprostszej każda szkoła objęta systemem jest Punktem Nabo- ru obsługującym kandydatów do niej samej. W przypadku zespołów szkół możemy mieć do czynienia z sytuacją, gdzie jeden Punkt Naboru powołany w zespole szkół obsługuje kandydatów do wszystkich szkół wchodzących w skład zespołu (np. Liceum Ogólnokształcące, Liceum Profilowane i Za- sadnicza Szkoła Zawodowa).

Uwaga Bez względu na przyjętą organizację naboru (w szczególności miejsca dostarczania i weryfikowania dokumentów) pojęcie Punktu Naboru od- nosi się wyłącznie do szkół ponadgimnazjalnych.

Kto to jest administrator?

W systemie KSEON Optivum określenie administrator opisuje dwa rodzaje użytkowników:

użytkownicy kanału Admin zajmujący się koordynacją wszystkich działań w systemie w danej lokalizacji

użytkownicy poszczególnych jednostek oświatowych zajmujący się koordynacją działań na poziomie własnej jednostki (administratorzy Punktów Naboru i gimnazjów) lub zajmujący się koordynacją działań na poziomie własnej jednostki i jednostek podległych (administratorzy organów prowadzących).

(9)

9 Uwaga Administratorem w drugim znaczeniu jest jedna wyznaczona osoba spośród wszystkich obsługujących system w danej jednostce, która posiada dodatkowe obowiązki i uprawnienia w pracy z systemem.

Co to jest lista preferencji kandydata?

Lista preferencji kandydata jest to lista wszystkich oddziałów, do których chce on kandydować, uszeregowanych od oddziału, na którym zależy mu najbardziej, do oddziału, na którym zależy mu najmniej.

Szeregowanie oddziałów przez kandydata wedle kryterium istotności dla siebie zapobiega zjawisku blokowania miejsc – kandydat, któremu wyniki pozwalałyby zostać przyjętym do kilku oddziałów, zostanie umieszczony w tym z nich, który znajduje się najwyżej na jego liście preferencji.

Kolejność układania oddziałów na liście preferencji przez kandydata jest dowolna – obok siebie mogą znaleźć się oddziały z różnych szkół lub z jednej szkoły, oddziały z różnych szkół mogą się w dowolny sposób przeplatać – nie ma tu żadnych ograniczeń.

Co to jest szkoła pierwszego wyboru?

Szkoła pierwszego wyboru kandydata jest to szkoła otwierająca oddział, który znajduje się na pierwszym miejscu listy preferencji kandydata, czyli ten, na którym zależy mu najbardziej.

W klasycznym przypadku Punkt Naboru właściwy szkole pierwszego wyboru zajmuje się obsługą danego kandydata – przyjmuje, przechowuje oraz weryfikuje jego dokumenty, a także wykonuje inne czynności związane z obsługą kandydata.

Uwaga W ramach lokalnych modyfikacji rola szkoły pierwszego wyboru, w szczególności w zakresie gromadzenia dokumentów i obsługi kandy- datów może ulegać zmianom.

Uwaga Przed przystąpieniem do prac związanych z rekrutacją należy bez- względnie zapoznać się z obowiązującymi procedurami.

(10)

10

Praca z systemem

System KSEON Optivum obsługiwany jest przez użytkowników w całości przy pomocy Internetu. Do pracy w systemie potrzeba przeglądarki internetowej spełniającej minimalne wymagania oraz aktywnego połączenia z Internetem. Adres internetowy stron systemu przeznaczonych dla administratora został przekazany jego przedstawicielowi wraz z informacjami o koncie.

Dla maksymalnego komfortu pracy rekomendujemy przeglądarkę interne- tową Mozilla Firefox (dostępną pod adresem www.firefox.pl) lub Internet Explorer w wersji co najmniej 6.0 zaktualizowany wszystkimi dostępnymi poprawkami.

Konstrukcja stron

Wszystkie strony internetowe służące do obsługi systemu KSEON Optivum skonstruowane są według podobnego schematu. Każda strona podzielona jest na trzy kolumny:

kolumna lewa zawiera informacje ogólnodostępne, odnośniki do przydatnych stron itp. W lewej kolumnie nie znajdują się żadne odno- śniki do funkcji systemu,

szeroka kolumna środkowa, która jest zasadniczym obszarem robo- czym systemu. Wszelkie informacje wyświetlane przez system w trakcie pracy pojawiają się w kolumnie środkowej. Tu również znajdują się podpowiedzi i instrukcje kolejnych działań,

kolumna prawa stanowi menu systemowe – tu znajdują się odnośniki do wszystkich dostępnych w danym momencie funkcji systemu.

Ponad kolumnami, na samej górze strony znajduje się poziomy pasek tytu- łowy.

(11)

11

Posługiwanie się menu

Sposób posługiwania się menu systemu jest identyczny ze sposobem po- sługiwania się standardowymi stronami internetowymi. Wszelkie opcje systemu dostępne są w postaci odnośników (hiperłączy). Wybór opcji po- lega na jednokrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy na wyróżnio- nym przez podkreślenie słowie lub słowach.

Uwaga Przy posługiwaniu się systemem nie należy korzystać z przycisków na- wigacyjnych przeglądarki internetowej (Wstecz, Dalej). Wszystkie opcje służące poruszaniu się po systemie znajdują się na jego stronach.

Uwaga W przypadku, gdy któraś z funkcji jest niedostępna, bądź jej wybranie powoduje wyświetlenie komunikatu o niedostępności funkcji, oznacza to, że dany użytkownik nie posiada odpowiednich uprawnień lub bieżą- cy etap prac nie pozwala na udostępnienie tej funkcji.

Posługiwanie się narzędziami systemowymi

Dla ułatwienia pracy z systemem wszystkie narzędzia systemowe zostały zgrupowane w pasku narzędzi pod postacią ikon . Pojawia się on przy rozwijanej liście obiek- tów.

Rysunek 1. Przykład paska narzędzi.

Każda z ikon odpowiada konkretnej czynności.

Na poziomie narzędzi systemowych po lewej stronie znajduje się nazwa rodzaju obiektu (np.: Organ Prowadzący, Szkoła, Punkt Naboru). Obok nazwy obiektu jest podana w okrągłych nawiasach liczba obiektów dostęp- nych na rozwijanej liście znajdującej się poniżej nazwy.

Wyszukiwanie obiektów

Funkcja wyszukiwania umożliwia szybkie i łatwe wyszukanie konkretnego obiektu (organu prowadzącego, Punktu Naboru, szkoły ponadgimnazjalnej, gimnazjum) na liście.

(12)

12

Aby użyć tej funkcji, należy kliknąć ikonę wyszukiwania obiektów . Po- jawi się obszar, w którym należy wpisać szukaną część nazwy lub numer systemowy obiektu, a następnie kliknąć przycisk Szukaj, znajdujący się po prawej stronie obszaru.

Lista dostępnych w systemie obiektów zostanie ograniczona tylko do tych, które spełniają wprowadzone kryterium. Liczba dostępnych obiektów po- dawana jest w okrągłych nawiasach obok nazwy obiektu powyżej obszaru do wprowadzania kryterium.

Rysunek 2. Przykład wyszukiwania obiektu.

Uwaga Pojawienie się ikony usuwania kryteriów wyszukiwania sygnalizuje, że wyszukiwanie zostało zakończone i na liście znajdują się tylko obiekty spełniające kryterium wyszukiwania – liczba tych obiektów podana jest w okrągłych nawiasach przy nazwie rodzaju obiektu. Aby wyświetlić pełną listę obiektów, należy kliknąć ikonę usuwania kryteriów wyszukiwania.

Rysunek 3. Przykład znalezienia obiektu.

Dodawanie nowego obiektu

Aby dodać obiekt, należy kliknąć ikonę dodawania nowego obiektu znajdującą się na pasku narzędzi.

System wyświetli zapytanie o chęć dodania nowego obiektu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK.

Następnie pojawi się formularz, w którym należy wprowadzić dane nowego obiektu i zapisać je, klikając przycisk Dodaj i zakończ.

Dodawanie obiektu poszczególnych typów do obiektów nadrzędnych zo- stało opisane w rozdziałach poświęconych obiektom danych typów.

(13)

13 Modyfikacja danych obiektu

Jeżeli okaże się, że dane obiektu zapisane w systemie są niepoprawne, na- leży je zmodyfikować. Służy do tego ikona modyfikacji obiektu znaj- dująca się na pasku narzędzi. Po wskazaniu przez użytkownika w sekcji

„Kryterium wyboru” danego obiektu do modyfikacji, a następnie kliknięciu ikony modyfikacji system wyświetli zapytanie o chęć modyfikacji wybranego obiektu. Należy ją potwierdzić klikając przycisk OK.

Pojawi się formularz, w którym należy wprowadzić zmiany w danych obiektu i zapisać je.

Istnieją dwa sposoby zapisywania zmian:

przy użyciu przycisku Zapisz i zakończ – system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu,

przy użyciu przycisku Zapisz – system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych.

Usuwanie obiektu

Istnieje również możliwość usunięcia obiektu z listy. Aby tego dokonać na- leży wybrać w sekcji „Kryterium wyboru” dany obiekt, a następnie kliknąć ikonę usuwania obiektu znajdującą się na pasku narzędzi.

System wyświetli zapytanie o chęć usunięcia obiektu, którą należy po- twierdzić klikając przycisk OK.

Sortowanie obiektów w kolejności alfabetycznej

Użycie tej ikony spowoduje posortowanie obiektów w kolejności alfabetycznej ich nazw, czyli od „a” do „z”.

Sortowanie obiektów w kolejności odwrotnej do kolejności alfabetycznej

Użycie tej ikony spowoduje posortowanie obiektów w kolejności odwrotnej do kolejności alfabetycznej ich nazw, czyli od „z” do „a”.

Sortowanie obiektów w rosnącej kolejności ich numerów systemowych

Użycie tej ikony spowoduje posortowanie obiektów w rosnącej kolejności ich numerów systemowych, czyli od „[1]” do najwyższego numeru.

(14)

14

Sortowanie obiektów w kolejności malejącej ich numerów systemowych

Użycie tej ikony spowoduje posortowanie obiektów w malejącej kolejności ich numerów systemowych, czyli od najwyższego numeru do „[1]”.

Uwaga Jeżeli którakolwiek z ikon na pasku narzędzi jest wyszarzona, oznacza to, że w danym momencie nie można wykonać odpowiadającej jej

czynności, np. .

Zgłoszenie się do systemu (logowanie)

Wszystkie osoby pracujące w systemie KSEON Optivum posługują się nim wykorzystując własne, indywidualne konta. Dokonywanie jakichkolwiek operacji możliwe jest dopiero po podaniu przez użytkownika poprawnych danych identyfikacyjnych (identyfikatora i hasła).

Bezpośrednio po wejściu na strony internetowe systemu KSEON Optivum przeznaczone dla administratora pojawia się strona logowania do systemu.

Użytkownik proszony jest o podanie identyfikatora oraz hasła do jego konta.

Rysunek 4. Zgłoszenie się do systemu.

Uwaga System rozróżnia w hasłach wielkie i małe litery. Należy zatem zwra- cać uwagę, jakimi literami jest wpisywane hasło (w szczególności, czy w trakcie wpisywania hasła włączona jest na klawiaturze funkcja Caps Lock).

Po poprawnym wprowadzeniu w odpowiednie pola identyfikatora oraz ha- sła należy kliknąć przycisk Zaloguj. System sprawdzi zgodność danych i za- loguje użytkownika, który zostanie przeniesiony na swoją stronę główną systemu. W przypadku błędnie wprowadzonych danych system wyświetli stosowny komunikat.

Zawsze w prawym górnym rogu ekranu system wyświetla informację o aktualnie zalogowanym użytkowniku.

(15)

15 Rysunek 5. Informacja o aktualnie zalogowanym użytkowniku.

Zakończenie pracy z systemem

Zakończenie pracy z systemem (tzw. wylogowanie się) następuje po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Wyloguj się. Po wykonaniu tej czynno- ści system wylogowuje użytkownika z systemu, wyświetla komunikat o wykonanej operacji, a następnie powraca na stronę logowania.

Uwaga Kończąc pracę z systemem lub oddalając się od komputera, bez- względnie należy się wylogować.

(16)

16

Moje konto

Strona główna - statystyki ogólne

Statystyki ogólne

Statystyki ogólne prezentowane są każdemu użytkownikowi kanału Admin na stronie głównej, w formie przedstawionej na poniższym rysunku.

Rysunek 6. Statystyki ogólne.

Statystyki ogólne zostały podzielone na dwie grupy. Pierwsza z nich dotyczy kont w systemie, druga – dostarczonych świadectw.

Część pierwsza tych statystyk ogólnych zawiera następujące informacje:

liczba kont z wybranymi preferencjami – liczba kandydatów, którzy dokonali wyboru preferencji,

liczba zweryfikowanych i przyjętych podań – liczba kandydatów, któ- rzy dostarczyli podania do Punktów Naboru i podania te zostały pozytywnie zweryfikowane. Informuje ona, ile zweryfikowanych podań powinno znajdować się we wszystkich Punktach Naboru,

(17)

17 liczba podań do zweryfikowania – liczba kandydatów (a dokładnie rzecz biorąc liczba kont w systemie), którzy nie dostarczyli podania do Punktów Naboru bądź ich podania nie zostały jeszcze poddane weryfikacji,

liczba odrzuconych podań z listą preferencji – liczba kandydatów, których podania w trakcie weryfikacji w Punktach Naboru zostały odrzucone,

liczba odrzuconych podań bez listy preferencji – liczba kandydatów, których zgłoszenia zostały odrzucone z powodu nie wybrania żadne- go oddziału na liście preferencji,

liczba kont bez listy preferencji – liczba kont kandydatów w systemie z pustą listą preferencji.

W części drugiej statystyk ogólnych prezentowane są następujące dane:

liczba kont z wypełnionymi osiągnięciami – ogólna liczba kont kan- dydatów z wypełnionym formularzem osiągnięć,

liczba zweryfikowanych i przyjętych świadectw – ogólna liczba kan- dydatów, którzy dostarczyli świadectwa oraz zaświadczenia o wynikach egzaminu gimnazjalnego do Punktów Naboru i ich osiągnięcia zostały zweryfikowane pozytywnie,

liczba świadectw nierozpatrzonych – ogólna liczba kandydatów, ob- sługiwanych przez wszystkie Punkty Naboru, którzy w centralnej bazie danych systemu mają wprowadzone osiągnięcia, natomiast proces weryfikacji osiągnięć nie został jeszcze przeprowadzony na ich koncie (nie dostarczyli jeszcze świadectwa i zaświadczenia o wynikach egzaminu gimnazjalnego bądź dokumenty te nie zostały jeszcze zweryfikowane przez szkołę),

liczba odrzuconych świadectw – liczba kandydatów, których osią- gnięcia w trakcie weryfikacji w Punktach Naboru zostały odrzucone.

Modyfikacja danych konta (opcja ‘Moje konto’)

Wszystkie narzędzia potrzebne do modyfikacji danych konta znajdują się w opcji Moje konto w menu po lewej stronie.

Formularz danych konta składa się z dwóch sekcji:

dane podstawowe, zmiana hasła.

(18)

18

Dane podstawowe

W sekcji „Dane podstawowe” znajdują się następujące dane:

numer SyK (numer systemowy), imię, nazwisko,

instytucja, identyfikator, adres e-mail, telefony kontaktowe.

System automatycznie tworzy identyfikator w postaci imie.nazwisko. Uła- twia to rozpoznanie użytkownika przez obsługę systemu. Użytkownik nie posiada możliwości zmiany swojego identyfikatora.

Należy również pamiętać, że adres poczty elektronicznej nie może koń- czyć się kropką i musi zawierać znak @ (pot. małpa).

Numer telefonu stacjonarnego powinien być podany według schematu:

+48.xx.yyyyyyy, gdzie xx to numer kierunkowy miejscowości, zaś yyyyyyy to numer telefonu.

Numer telefonu komórkowego powinien być podany według schematu:

+48.xxxxxxxxx, gdzie xxxxxxxxx to numer telefonu.

Istnieją dwa sposoby zapisania zmian w danych podstawowych:

przy użyciu przycisku Zapisz i zakończ – system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu,

Zmiana hasła

Każdy użytkownik ma możliwość zmiany swojego hasła. Można tego do- konać w sekcji „Zmiana hasła”.

W stosownych polach należy podać dotychczasowe hasło oraz dwukrotnie wprowadzić nowe. Istnieją dwa sposoby zapisania zmian w haśle administratora:

przy użyciu przycisku Zmień i zakończ – system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu,

(19)

19 przy użyciu przycisku Zmień – system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych.

Rysunek 7. Zmiana hasła.

Uwaga Hasło powinno składać się co najmniej z 5 znaków.

Jeżeli dane zostały wprowadzone poprawnie, system wyświetli informację, że hasło zostało zmienione.

Podręcznik

W opcji Podręcznik w menu po lewej stronie dostępny jest podręcznik użyt- kownika kanału „Administrator”. Podręcznik zapisany jest w formacie PDF (Portable Document Format). Do odczytania pliku w tym formacie niezbędny jest program Adobe® Reader®.

Aby otworzyć podręcznik w oknie przeglądarki, należy kliknąć Podręcznik lewym przyciskiem myszy. Aby zapisać podręcznik na dysku komputera, należy kliknąć Podręcznik prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać opcję Zapisz element docelowy jako....

Rysunek 8. Zapisywanie pliku podręcznika na dysku.

(20)

20

Oświata

Jednym z zadań administratora systemu jest wprowadzenie do systemu danych organów prowadzących.

Administrator systemu ma również możliwość zarządzania działaniami szkół w systemie.

Organy prowadzące

Organem prowadzącym jest podmiot odpowiedzialny za działalność szkół i innych placówek oświatowych.

Może nim być: minister, jednostka samorządu terytorialnego lub inna osoba prawna bądź fizyczna.

W zakresie prac związanych z rekrutacją do szkół ponadgimnazjalnych do obowiązków organu prowadzącego należy:

nadzorowanie zamykania etapów prac,

sprawdzanie poprawności wprowadzonej przez szkoły oferty eduka- cyjnej,

zarządzanie kontami użytkowników podległych placówek, korygowanie sieci szkolnej w trakcie symulacji przydziału.

Istnieją dwa sposoby zarządzania danymi organów prowadzących w systemie:

zaimportowanie danych zgromadzonych wcześniej w arkuszu kalku- lacyjnym przy pomocy opcji Importowanie list – opis importowania list znajduje się w podrozdziale „Importowanie list” (Rozdział: „Nabór do PG”),

(21)

21 wprowadzanie i korygowanie danych w opcji Organy prowadzące w menu po lewej stronie – opis posługiwania się narzędziami dostęp- nymi w tej opcji znajduje się poniżej.

Dodawanie nowego organu prowadzącego do listy

Aby dodać organ prowadzący do listy, należy kliknąć ikonę dodawania obiektu znajdującą się na pasku narzędzi.

Następnie pojawi się formularz, w którym należy wprowadzić dane nowego organu prowadzącego i zapisać je, klikając przycisk Dodaj i zakończ.

Rysunek 9. Dodawanie nowego organu prowadzącego do listy.

Formularz podzielony jest na trzy sekcje: dane ogólne, dane adresowe, dane kontaktowe.

W sekcji „Dane ogólne” znajdują się:

„Nr systemowy” – jest to liczba przyporządkowana danemu organowi prowadzącemu w systemie. Pojawi się ona po pomyślnym dodaniu organu prowadzącego.

„Nazwa” – należy podać pełną nazwę organu prowadzącego.

(22)

22

„Typ organu prowadzącego” – z rozwijanego paska należy wybrać odpowiedni typ organu prowadzącego (minister, jednostka samorządu terytorialnego, osoba fizyczna, osoba prawna).

W sekcjach „Dane adresowe” i „Dane kontaktowe” należy wpisać standar- dowe dane teleadresowe wymagane przez poszczególne pola.

Jeżeli dane zostały wprowadzone poprawnie, system poinformuje o dodaniu nowego organu prowadzącego i przydzieli mu numer systemowy.

Modyfikacja danych organu prowadzącego

Jeżeli okaże się, że dane organu prowadzącego zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Służy do tego ikona modyfikacji obiektu znajdująca się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu przez użyt- kownika system wyświetli zapytanie o chęć modyfikacji wybranego obiektu. Należy ją potwierdzić klikając przycisk OK.

Pojawi się formularz z danymi organu prowadzącego, w którym należy wprowadzić zmiany w danych i zapisać je. Patrz podrozdział: „Posługiwa- nie się narzędziami systemowymi”.

Usuwanie danych organu prowadzącego

Istnieje również możliwość usunięcia organu prowadzącego z listy. Aby tego dokonać należy użyć ikony usuwania obiektu znajdującej się na pasku narzędzi. Patrz podrozdział: „Posługiwanie się narzędziami systemowymi”.

Uwaga Usunięcie organu prowadzącego spowoduje również usunięcie wszystkich kont użytkowników przypisanych danemu organowi oraz pozostawi podległe mu placówki, jako nieprzypisane w systemie.

Inne informacje o organie prowadzącym

Każdy użytkownik kanału administracyjnego może wyświetlić szczegóło- we informacje o organie prowadzącym. Aby tego dokonać, należy wybrać z rozwijanej listy nazwę żądanego organu prowadzącego. Poniżej sekcji

„Kryteria wyboru” znajduje się grupa zakładek.

Po wybraniu żądanego organu prowadzącego dostępne są następujące za- kładki:

„Dane OP” – wyświetlenie danych organu prowadzącego. Aby doko- nać modyfikacji, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale „Modyfikacja danych organu prowadzącego”,

(23)

23

„Lista kont” – wyświetlenie listy kont przypisanych do danego organu prowadzącego. Aby zarządzać kontami, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale „Zarządzanie listą kont użytkowników organu prowadzącego ”,

„Placówki” – wyświetlenie wszystkich podmiotów podległych danemu organowi prowadzącemu (gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, Punktów Naboru). Aby zarządzać podmiotami podległymi danemu organowi prowadzącemu, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale „Zarządzanie placówkami organu prowa- dzącego”.

„Etapy prac” - wyświetlanie etapów prac obowiązujących organ pro- wadzący. Zawiera nazwę etapu, daty obowiązywania i status. Aby za- rządzać etapami prac należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale „Zarządzanie etapami prac obowiązującymi organ prowadzący”.

„Statystyki” – wyświetlenie danych statystycznych danego organu prowadzącego. Mają one charakter wyłącznie informacyjny. Istnieje możliwość przedstawienia statystyk w postaci liczbowej lub graficznej poprzez wybranie zakładek odpowiednio: „Liczbowe” lub „Gra- ficzne”. Statystyki zawierają dane podzielone na cztery grupy:

„Dane o szkołach” – zawierają informacje o liczbie szkół ponadgimnazjalnych z rozróżnieniem na poszczególne typy szkół.

„Dane o ofercie” – zwierają informacje o: liczbie wpisów o od- działach, łącznej liczbie miejsc w poszczególnych szkołach ponadgimnazjalnych oraz łącznej liczbie oddziałów w poszczegól- nych szkołach ponadgimnazjalnych.

„Kandydaci z dowolnej preferencji” – zawierają informacje o:

podaniach i świadectwach nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kan- data (samodzielny, przez gimnazjum).

„Kandydaci z pierwszej preferencji” – zawierają informacje o:

podaniach i świadectwach (kandydatów z pierwszej preferencji) nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandydata (samodzielny, przez gimnazjum).

Uwaga Liczba wpisów o oddziałach oznacza liczbę wypełnionych w systemie formularzy wprowadzania informacji o oddziałach, a nie liczbę plano- wanych oddziałów, np. jeden wpis może dotyczyć oddziału wielokrot- nego o liczebnościach: całkowitej – 60, podstawowej – 30.

Uwaga W przypadku wybrania w „Kryteriach wyboru” opcji ”wszystkie organy prowadzące z listy” dostępna jest wyłącznie zakładka „Statystyki”, za- wierające dane zestawione dla wszystkich organów prowadzących.

(24)

24

Rysunek 10. Dostępne zakładki dla organu prowadzącego.

Zarządzanie listą kont użytkowników organu prowadzącego

Wszystkie osoby pracujące w systemie KSEON Optivum posługują się nim wykorzystując własne, indywidualne konta. Jednym z zadań administratora systemu jest zarządzanie listą kont użytkowników organów prowadzących.

Uwaga Opis zarządzania listą kont użytkowników Punktu Naboru znajduje się w podrozdziale „Zarządzanie listą kont użytkowników Punktu Naboru”

(Rozdział: „Nabór do PG”).

Uwaga Opis zarządzania listą kont użytkowników gimnazjum znajduje się w podrozdziale „Zarządzanie listą kont użytkowników gimnazjum”

(Rozdział: „Oświata”).

Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania listą kont znajdują się w za- kładce „Lista kont”, dostępnej po wybraniu z rozwijanych list żądanego organu prowadzącego (Rysunek 10).

Dodawanie nowego konta

Aby dodać nowe konto użytkownika, należy kliknąć przycisk Dodaj konto.

Rysunek 11. Lista kont.

Wyświetlony zostanie formularz do wprowadzenia danych osoby będącej użytkownikiem organu prowadzącego oraz przydzielonych jej uprawnień.

Dane te będą wykorzystywane podczas zgłaszania (logowania) do systemu.

(25)

25 Po wypełnieniu pól „Imię” i „Nazwisko” system automatycznie wygeneruje identyfikator według schematu imie.nazwisko. Taka postać identyfikatora ułatwia rozpoznanie użytkownika przez obsługę systemu.

Uwaga Ponieważ identyfikator musi być unikalny w całym systemie, może się zdarzyć, że wygenerowany identyfikator już istnieje. W takim przypadku system wyświetli odpowiedni komunikat i poprosi o wpisanie innego identyfikatora.

Uwaga Jeżeli zajdzie konieczność utworzenia innego identyfikatora, należy od- znaczyć pole znajdujące się po prawej stronie pola zawierającego identyfikator. Umożliwi to wpisanie w tym obszarze nowego identyfikatora.

Użytkownikowi organu prowadzącego należy przypisać uprawnienia w za- leżności od powierzonych mu zadań w ramach prac związanych z procesem rekrutacji:

Zarządzanie placówkami;

Zarządzanie naborem do PG;

Zarządzanie OP.

Po kliknięciu przycisku Dodaj i zakończ system powróci do ekranu zawiera- jącego listę kont.

Rysunek 12. Dodawanie nowego konta.

Modyfikacja i usuwanie konta

Jeżeli okaże się, że dane konta użytkownika organu prowadzącego zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Aby tego doko- nać, należy kliknąć przycisk e znajdujący się na liście kont po prawej stro-

(26)

26

nie identyfikatora (Rysunek 11). System wyświetli zapytanie o chęć dokonania zmian w tym koncie, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK.

Zaprezentowany zostanie ekran „Modyfikacja danych konta” z polami, w które należy wprowadzić niezbędne zmiany.

Istnieją dwa sposoby zapisywania zmian w danych podstawowych i w uprawnieniach użytkownika organu prowadzącego:

Analogicznie istnieją dwa sposoby zmiany hasła użytkownika organu prowadzącego:

przy użyciu przycisku Zmień i zakończ – system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu,

przy użyciu przycisku Zmień – system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych.

Istnieje również możliwość usunięcia konta użytkownika organu prowa- dzącego przy użyciu przycisku x znajdującego się na liście kont prawej stronie przycisku e (Rysunek 11). System wyświetli zapytanie o chęć usu- nięcia konta, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK.

Kontakt poprzez pocztę elektroniczną

Istnieje możliwość kontaktu poprzez pocztę elektroniczną z konkretnym użytkownikiem organu prowadzącego. Można tego dokonać poprzez klik- nięcie przycisku @ znajdującego się na liście kont po prawej stronie identyfikatora (Rysunek 11).Wykonanie opisanej powyżej czynności spowoduje otwarcie okna nowej wiadomości, w domyślnym czytniku systemowym, z wpisanym adresem e-mail użytkownika organu prowadzącego.

Uwaga Opcja @ dostępna jest tylko dla konta użytkownika, którego adres e-mail został podany.

Zarządzanie placówkami organu prowadzącego

Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania listą placówek organu pro- wadzącego znajdują się w zakładce „Placówki”, dostępnej po wybraniu z rozwijanych list żądanego organu prowadzącego (Rysunek 10).

(27)

27 Przypisywanie placówek do organu prowadzącego

Aby przypisać placówkę do organu prowadzącego, należy z rozwijanych list wybrać typ placówki (sekcja „Typ placówki”) oraz żądaną szkołę (sekcja „Przypisywanie szkół”) i kliknąć przycisk Przypisz.

System wyświetli zapytanie o chęć przypisania placówki do organu prowa- dzącego, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK.

Rysunek 13. Przypisywanie placówki do organu prowadzącego.

Uwaga Po przypisaniu placówki do jednego organu prowadzącego system uniemożliwia przypisanie jej do innego organu prowadzącego (nie jest dostępna na liście placówek w sekcji:

„Przypisywanie szkół” – w przypadku przypisywania szkoły ponadgimnazjalnej lub gimnazjum,

„Przypisywanie Punktów Naboru” – w przypadku przypisywania Punktu Naboru).

Uwaga Jeżeli na liście placówek nie ma żądanej placówki, a nie została ona wcześniej wprowadzona do systemu, istnieje możliwość jej dodania.

Dodawanie szkoły ponadgimnazjalnej i gimnazjum zostało opisane w podrozdziale „Dodawanie nowej szkoły do listy szkół” (rozdział

„Oświata”). Dodawanie nowego Punktu Naboru zostało opisane w podrozdziale „Dodawanie nowego Punktu Naboru do listy Punktów Naboru”

(rozdział „Nabór do PG”).

(28)

28

Uwaga Ważna jest kolejność przypisywania placówek do placówki nadrzęd- nej. Najpierw należy przypisać Punkty Naboru i szkoły do organu pro- wadzącego, następnie szkoły ponadgimnazjalne do Punktów Naboru.

Usuwanie przypisania placówki do organu prowadzącego Jeżeli okaże się, że placówka została błędnie przypisana do organu prowa- dzącego, należy usunąć przypisanie.

Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk x znajdujący się po prawej stronie nazwy placówki na liście placówek przypisanych do organu prowa- dzącego (Rysunek 13).

Uwaga Po usunięciu placówki z listy placówek przypisanych do organu prowa- dzącego system umożliwia przypisanie jej do innego organu prowadzą- cego (jest dostępna na liście placówek w sekcji):

„Przypisywanie szkół” – w przypadku szkoły ponadgimnazjalnej lub gimnazjum,

„Przypisywanie Punktów Naboru” – w przypadku Punktu Naboru.

Zarządzanie etapami prac obowiązującymi organ prowadzący

Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania etapami prac obowiązują- cymi organ prowadzący znajdują się w zakładce „Etapy prac”, dostępnej po wybraniu z rozwijanej listy żądanego organu prowadzącego (Rysunek 10). Po wybraniu tej zakładki przez użytkownika wyświetla się ekran podzielony na dwie kolumny:

„Etap” (zawiera nazwę oraz daty otwarcia i zamknięcia etapu),

„Status”.

Jeżeli status etapu określony jest jako „Oczekuje na otwarcie”, oznacza to, że etap nie został jeszcze otwarty. Jeżeli etap został otwarty, status etapu jest określony jako „Otwarty”. Jeżeli dokonano już operacji zamknięcia etapu, jego status figuruje jako „Zamknięty”.

(29)

29 Rysunek 14. Przykładowa lista etapów prac.

Zamykanie etapów prac obowiązujących organ prowadzący Aby zamknąć etap, należy kliknąć przycisk Zamknij. System wygeneruje zapytanie o chęć zamknięcia etapu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Następnie wyświetli się ekran akceptacji zamykania etapu.

Uwaga Przed zaakceptowaniem zamknięcia etapu należy zwrócić uwagę na statystyki wyświetlane na ekranie akceptacji zamknięcia etapu.

System podaje zbiorczą informację na temat wprowadzonych na danym etapie danych. Ponadto wyświetla informacje o ewentualnych błędach bądź ostrzeżeniach.

Błąd zgłaszany jest przez system w sytuacji, gdy w pracach realizowanych w ramach danego etapu znajdują się dane niepoprawne bądź brakuje nie- zbędnych danych. Wystąpienie błędu uniemożliwia zamknięcie etapu.

Ostrzeżenie zgłaszane jest przez system w sytuacji, gdy brakuje niektórych danych, jednak dane te nie są niezbędne dla poprawności dalszego przebiegu rekrutacji, a także wówczas, gdy wprowadzone dane – choć poprawne merytorycznie – wydają się być mało prawdopodobne.

Jeżeli dane są poprawne i prace z zakresu danego etapu zostały zakończone należy zaakceptować zamknięcie etapu klikając przycisk Tak.

Rysunek 15. Zamykanie etapów prac.

(30)

30

Po wykonaniu operacji zamknięcia etapu, system wyświetli stosowny komunikat.

Otwieranie etapów prac obowiązujących organ prowadzący W przypadku konieczności ponownego otwarcia zamkniętego już etapu obowiązującego organ prowadzący, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale „Nadzorowanie etapów prac obowiązują- cych organ prowadzący”.

Uwaga Otwieranie etapów prac obowiązujących organ prowadzący może na- stąpić jedynie poprzez wybranie z menu po lewej stronie opcji ‘Etapy prac’ i zakładki „Organy prowadzące”.

Wyświetlanie statystyk

Wszystkie narzędzia potrzebne do wyświetlania statystyk dotyczących or- ganów prowadzących znajdują się w zakładce „Statystyki”, dostępnej po wybraniu z rozwijanej listy nazwy organu prowadzącego.

Rysunek 16. Wyświetlanie statystyk dla wybranego organu prowadzą- cego.

Uwaga Aby wyświetlić statystyki dla wszystkich organów prowadzących, należy wybrać z rozwijanej listy opcję „wszystkie organy prowadzące z listy”.

Rysunek 17. Wyświetlanie statystyk dla wszystkich organów prowadzą- cych.

Wszystkie statystyki wyświetlane są w wersji liczbowej i graficznej.

(31)

31 Statystyki liczbowe

Statystyki liczbowe znajdują się w podzakładce „Liczbowe” dostępnej po wybraniu zakładki „Statystyki”.

Rysunek 18. Przykładowa statystyka liczbowa.

Statystyki graficzne

Statystyki graficzne znajdują się w podzakładce „Graficzne” dostępnej po wybraniu zakładki „Statystyki”.

Uwaga Statystyki graficzne dostępne są w wersji do druku. Aby z niej skorzy- stać, należy kliknąć przycisk ‘Wersja do druku’ znajdujący się ponad wykresami.

Uwaga Jeżeli dane nie zostały jeszcze wprowadzone, wygenerowanie wykre- sów jest niemożliwe. System wyświetli wtedy komunikat: „Wykres nie- dostępny z powodu braku danych”.

W systemie wyświetlane są następujące statystyki graficzne:

wykres słupkowy, wykres kołowy.

Wykres słupkowy

Wykres słupkowy składa się z dwóch osi. Na osi pionowej znajdują się nazwy kategorii, a na osi poziomej – wartości przypisane tym kategoriom.

(32)

32

Rysunek 19. Przykładowy wykres słupkowy.

Wykres kołowy

Wykres kołowy przedstawia procentowy udział wartości przypisanych do poszczególnych kategorii w stosunku do ich sumy. Kategorie wyróżnione są kolorami. W legendzie wyjaśnione jest znaczenie poszczególnych kolo- rów.

Rysunek 20. Przykładowy wykres kołowy.

(33)

33

Szkoły

Istnieją dwa sposoby zarządzania danymi szkół w systemie:

zaimportowanie danych zgromadzonych wcześniej w arkuszu kalku- lacyjnym przy pomocy opcji Importowanie list – opis importowania list znajduje się w podrozdziale „Importowanie list” (Rozdział: „Nabór do PG”),

wprowadzanie i korygowanie danych w opcji Szkoły w menu po lewej stronie – opis posługiwania się narzędziami dostępnymi w tej opcji znajduje się poniżej.

Dodawanie nowej szkoły do listy szkół

Aby dodać szkołę do listy szkół konieczne jest wybranie typu szkoły z rozwijanej listy znajdującej się w sekcji „Kryteria wyboru”.

Rysunek 21. Wybieranie typu szkoły.

Formularz dodawania nowej szkoły jest różny dla gimnazjum i dla pozo- stałych szkół.

Dodawanie gimnazjum do listy szkół

Po wybraniu jako typu szkoły „gimnazjum” należy kliknąć ikonę dodawania obiektu znajdującą się na pasku narzędzi.

Wyświetlony zostanie formularz, w którym należy wprowadzić dane nowej szkoły i zapisać je, klikając przycisk Dodaj i zakończ.

(34)

34

Rysunek 22. Dodawanie nowego gimnazjum do listy.

W sekcji „Dane ogólne” znajdują się następujące informacje:

„Nr systemowy” – liczba przyporządkowana danej szkole w systemie.

Pojawi się ona po pomyślnym dodaniu szkoły.

„Nazwa” – nazwa szkoły służąca rozpoznaniu jej przy wyborze nazwy swojego gimnazjum przez kandydata. W przypadku przynależ- ności szkoły do zespołu szkół do nazwy szkoły należy dopisać w nawiasie akronim nazwy zespołu w celu łatwiejszej identyfikacji.

Na przykład „Zespół Szkół Technicznych Nr 1” powinien zostać włą- czony do nazwy szkoły w postaci „(ZST Nr 1)”.

Rysunek 23. Przykład wypełnienia formularza.

(35)

35

„Numer szkoły” – numer szkoły znajdujący się w nazwie szkoły podany arabskimi cyframi (Rysunek 23). W przypadku braku takiego numeru pole należy pozostawić puste.

„Uprawnienia” – z rozwijanego paska należy wybrać odpowiednie uprawnienie: szkoła publiczna lub szkoła niepubliczna z uprawnieniami publicznej.

Jeżeli dane zostały wprowadzone poprawnie, system poinformuje o dodaniu nowej szkoły i przydzieli jej numer systemowy.

Dodawanie szkoły ponadgimnazjalnej do listy szkół

Po wybraniu jako typu szkoły „szkoła ponadgimnazjalna” lub któregoś z poszczególnych typów, np. „liceum ogólnokształcące” należy kliknąć ikonę dodawania obiektu znajdującą się na pasku narzędzi.

Wyświetlony zostanie formularz, w którym należy wprowadzić dane nowej szkoły i zapisać je, klikając przycisk Dodaj i zakończ.

(36)

36

Rysunek 25. Dodawanie szkoły ponadgimnazjalnej do listy.

W sekcji „Dane ogólne” znajdują się następujące informacje:

„Nr systemowy” – liczba przyporządkowana danej szkole w systemie.

Pojawi się ona po pomyślnym dodaniu szkoły.

„Nazwa” – nazwa szkoły służąca rozpoznaniu jej, przy wyborze preferencji, przez kandydata. W przypadku przynależności szkoły do ze- społu szkół do nazwy szkoły należy dopisać w nawiasie akronim nazwy zespołu w celu łatwiejszej identyfikacji. Na przykład „Zespół Szkół Technicznych Nr 1” powinien zostać włączony do nazwy szko- ły w postaci „(ZST Nr 1)”.

(37)

37 Rysunek 26. Przykład wypełnienia formularza.

„Numer szkoły” – numer szkoły znajdujący się w nazwie szkoły podany arabskimi cyframi (Rysunek 26). W przypadku braku takiego numeru pole należy pozostawić puste.

„Typ szkoły” – typ szkoły ponadgimnazjalnej, np. „liceum ogólno- kształcące”,

„Podbudowa” – typ szkoły, której ukończenie uprawnia do podjęcia nauki w szkole, której dane są wprowadzane, np. „gimnazjum”, Uwaga System domyślnie ustawia określoną podbudowę na podstawie wybra-

nego wcześniej typu.

„Grupa wiekowa” – określenie wieku przyszłych uczniów szkoły, której dane są wprowadzane, np. „młodzież”,

„Uprawnienia” – z rozwijanego paska należy wybrać odpowiednie uprawnienie: szkoła publiczna, szkoła niepubliczna z uprawnieniami publicznej lub szkoła niepubliczna.

Jeżeli dane zostały wprowadzone poprawnie, system poinformuje o dodaniu nowej szkoły i przydzieli jej numer systemowy.

(38)

38

Modyfikacja danych szkoły

Jeżeli okaże się, że dane szkoły zapisane w systemie są niepoprawne, nale- ży je zmodyfikować. Aby tego dokonać, konieczne jest wybranie z sekcji

„Kryteria wyboru” typu i nazwy szkoły, która ma zostać zmodyfikowana, a następnie kliknięcie ikony modyfikacji obiektu znajdującej się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu przez użytkownika, system wyświetli zapytanie o chęć modyfikacji wybranego obiektu. Należy ją potwierdzić klika- jąc przycisk OK.

Pojawi się formularz z danymi szkoły, w którym należy wprowadzić zmiany w danych i zapisać je. Patrz podrozdział: „Posługiwanie się narzędziami systemowymi”.

Uwaga Możliwe jest zawężenie listy szkół do szkół przypisanych jednemu organowi prowadzącemu, który można wskazać poprzez wybór z rozwijanej listy (sekcja „Kryteria wyboru”). Pominięcie wyboru organu prowa- dzącego z rozwijanej listy spowoduje wyświetlenie wszystkich szkół dostępnych w systemie.

Usuwanie szkoły

Istnieje również możliwość usunięcia szkoły z listy. Aby tego dokonać, konieczne jest wybranie z sekcji „Kryteria wyboru” typu i nazwy szkoły, która ma zostać usunięta, a następnie kliknięcie ikony usuwania obiektu znajdującej się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu przez użytkownika system wyświetli zapytanie o chęć usunięcia wybranego obiektu. Należy ją potwierdzić klikając przycisk OK. Patrz podrozdział: „Posługiwanie się na- rzędziami systemowymi”.

Uwaga Możliwe jest zawężenie listy szkół do szkół przypisanych jednemu organowi prowadzącemu, który można wskazać poprzez wybór z rozwijanej listy (sekcja „Kryteria wyboru”). Pominięcie wyboru organu prowa- dzącego z rozwijanej listy spowoduje wyświetlenie wszystkich szkół dostępnych w systemie.

Uwaga Usunięcie szkoły spowoduje również usunięcie wszystkich kont użyt- kowników przypisanych danej szkole.

Inne informacje o szkole

Każdy administrator systemu może wyświetlić szczegółowe informacje o szkole. Aby tego dokonać konieczne jest wybranie z sekcji „Kryteria wyboru” typu i nazwy żądanej szkoły.

Uwaga Możliwe jest zawężenie listy szkół do szkół przypisanych jednemu organowi prowadzącemu, który można wskazać poprzez wybór z rozwijanej listy (sekcja „Kryteria wyboru”). Pominięcie wyboru organu prowa-

(39)

39 dzącego z rozwijanej listy spowoduje wyświetlenie wszystkich szkół stępnych w systemie.

Poniżej sekcji „Kryteria wyboru” znajduje się grupa zakładek zależna od wybranego typu szkoły.

Po wybraniu typu szkoły „gimnazjum” dostępne są następujące zakładki:

„Dane szkoły” – wyświetlenie danych gimnazjum. Aby dokonać modyfikacji, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale „Modyfikacja danych szkoły”.

„Lista kont” – wyświetlenie listy kont przypisanych do danego gimnazjum. Aby zarządzać kontami, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale „Zarządzanie listą kont użyt- kowników gimnazjum”.

„Etapy prac” – wyświetlanie etapów prac obowiązujących gimnazjum. Zawiera nazwę etapu, daty obowiązywania i status. Aby zarzą- dzać etapami prac, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale „Zarządzanie etapami prac obowiązującymi gimnazja”.

„Statystyki” – wyświetlenie danych statystycznych danego gimnazjum. Mają one charakter wyłącznie informacyjny. Istnieje możliwość przedstawienia statystyk w postaci liczbowej lub graficznej poprzez wybranie zakładek odpowiednio: „Liczbowe” lub „Graficzne”. Staty- styki zawierają dane o liczbie uczniów z podziałem na płeć.

Rysunek 28. Zakładki dostępne dla gimnazjum.

Uwaga W przypadku wybrania w „Kryteriach wyboru” opcji ”wszystkie szkoły z listy” dostępna jest wyłącznie zakładka „Statystyki”, zawierające dane zestawione dla wszystkich szkół gimnazjalnych.

Po wybraniu szkoły typu ponadgimnazjalnego dostępne są następujące zakładki:

„Dane szkoły” – wyświetlenie danych szkoły ponadgimnazjalnej.

Aby dokonać modyfikacji, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale „Modyfikacja danych szkoły”.

„Statystyki” – wyświetlenie danych statystycznych danej szkoły ponadgimnazjalnej. Mają one charakter wyłącznie informacyjny. Istnie-

(40)

40

je możliwość przedstawienia statystyk w postaci liczbowej lub graficznej poprzez wybranie zakładek odpowiednio: „Liczbowe” lub

„Graficzne”. Statystyki zawierają dane podzielone na trzy grupy:

„Dane o ofercie” – zwierają informacje o: liczbie wpisów o od- działach, łącznej liczbie miejsc oraz łącznej liczbie oddziałów.

„Kandydaci z dowolnej preferencji” – zawierają informacje o:

podaniach i świadectwach nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandydata (samodzielny, przez gimnazjum).

„Kandydaci z pierwszej preferencji” – zawierają informacje o:

podaniach i świadectwach (kandydatów z pierwszej preferencji) nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandydata (samodzielny, przez gimnazjum).

Uwaga Liczba wpisów o oddziałach oznacza liczbę wypełnionych w systemie formularzy wprowadzania informacji o oddziałach, a nie liczbę plano- wanych oddziałów, np. jeden wpis może dotyczyć oddziału wielokrot- nego o liczebnościach: całkowitej – 60, podstawowej – 30.

Uwaga W przypadku wybrania w „Kryteriach wyboru” opcji ”wszystkie szkoły z listy” dostępna jest wyłącznie zakładka „Statystyki”, zawierające dane zestawione dla wszystkich szkół ponadgimnazjalnych.

Rysunek 29. Zakładki dostępne dla szkoły ponadgimnazjalnej.

Zarządzanie listą kont użytkowników gimnazjów

Wszystkie osoby pracujące w systemie KSEON Optivum posługują się nim wykorzystując własne, indywidualne konta. Administrator systemu ma możliwość zarządzania listą kont użytkowników gimnazjów.

Uwaga Opis zarządzania listą kont użytkowników Punktu Naboru znajduje się w podrozdziale „Zarządzanie listą kont użytkowników Punktu Naboru”

(Rozdział „Nabór do PG”).

Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania listą kont znajdują się w za- kładce „Lista kont”, dostępnej po wybraniu z rozwijanych list typu szkoły i jej nazwy (Rysunek 29).

Dodawanie nowego konta

Aby dodać nowe konto użytkownika, należy kliknąć przycisk Dodaj konto.

(41)

41 Rysunek 30. Lista kont.

Następnie pojawi się formularz do wprowadzenia danych osoby będącej użytkownikiem gimnazjum oraz przydzielonych jej uprawnień. Dane te będą wykorzystywane podczas zgłaszania (logowania) do systemu.

Po wypełnieniu pól „Imię” i „Nazwisko” system automatycznie wygeneruje identyfikator według schematu imie.nazwisko. Taka postać identyfikatora ułatwia rozpoznanie użytkownika przez obsługę systemu.

Uwaga Ponieważ identyfikator musi być unikalny w całym systemie, może się zdarzyć, że wygenerowany identyfikator już istnieje. W takim przypadku system wyświetli odpowiedni komunikat i poprosi o wpisanie innego identyfikatora.

Uwaga Jeżeli zajdzie konieczność utworzenia innego identyfikatora, należy od- znaczyć pole znajdujące się po prawej stronie pola zawierającego identyfikator. Umożliwi to wpisanie w tym obszarze nowego identyfikatora.

Użytkownikowi gimnazjum należy przypisać uprawnienia w zależności od powierzonych mu zadań w ramach prac związanych z procesem rekrutacji:

„Weryfikacja zgłoszeń” - użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać weryfikacji (akceptować bądź odrzucać) podania uczniów z danego gimnazjum.

Uwaga Uprawnienie to ma zastosowanie wyłącznie w przypadku prowadzenia rekrutacji według modelu zakładającego dostarczanie podań kandyda- tów do ich macierzystych gimnazjów.

„Katalog uczniów” – użytkownik posiadający to uprawnienie ma do- stęp do danych zgromadzonych na temat uczniów właściwych dla danego gimnazjum. Uprawnienie to daje możliwość przeglądania za- równo informacji na temat kandydatury (przebiegu postępowania rekrutacyjnego wobec kandydata), jak i danych osobowych oraz osią- gnięć. Pozwala ono również użytkownikowi dokonywać zmiany hasła uczniom pochodzącym z danego gimnazjum.

(42)

42

„Cofanie operacji” – użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać operacji: „Anulowanie akceptacji zgłoszenia”, „Anulo- wanie odrzucenia zgłoszenia”, „Anulowanie akceptacji osiągnięć”,

„Anulowanie odrzucenia osiągnięć”, „Wycofanie oryginałów doku- mentów” dokonanych przez użytkowników danego gimnazjum.

„Przesyłanie danych” - użytkownik posiadający to uprawnienie może wysyłać dane pochodzące z programów Sekretariat Optivum i Rejestr uczniów Optivum do systemu. Uprawnienie to daje możliwość wysy- łania zarówno danych osobowych, jak i ocen, wyników egzaminu gimnazjalnego i innych osiągnięć.

„Zamykanie etapów” – użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać zamknięcia kolejnych etapów prac w danym gimnazjum.

Uwaga Dla zapewnienia spójności prac uprawnienie do zamykania etapów po- winna posiadać jedna osoba, w domyśle administrator gimnazjum lub inna osoba odpowiedzialna za całość prac w danym gimnazjum.

Uwaga Uprawnienia szczególne (dostęp do katalogu kont oraz prawo do cofa- nia operacji) powinny być przydzielane roztropnie, jak najmniejszej liczbie osób.

„Dostęp do statystyk” – użytkownik posiadający to uprawnienie może przeglądać szczegółowe statystyki rekrutacji.

„Zarządzanie kontami” – użytkownik posiadający to uprawnienie mo- że dodawać, usuwać oraz modyfikować (w tym zmieniać hasła) konta użytkowników danego gimnazjum.

Po kliknięciu przycisku Dodaj i zakończ system powróci do ekranu zawiera- jącego listę kont.

(43)

43 Rysunek 31. Dodawanie nowego konta.

Modyfikacja i usuwanie konta

Jeżeli okaże się, że dane konta użytkownika gimnazjum zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk e znajdujący się na liście kont po prawej stronie identyfikatora (Rysunek 30). System wyświetli zapytanie o chęć dokonania zmian w tym koncie, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK.

Zaprezentowany zostanie ekran „Modyfikacja danych konta” z polami, w które należy wprowadzić niezbędne zmiany.

Istnieją dwa sposoby zapisywania zmian w danych podstawowych i w uprawnieniach użytkownika gimnazjum:

Analogicznie istnieją dwa sposoby zmiany hasła użytkownika gimna- zjum:

przy użyciu przycisku Zmień i zakończ – system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu,

przy użyciu przycisku Zmień – system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych.

(44)

44

Istnieje również możliwość usunięcia konta użytkownika gimnazjum przy użyciu przycisku x znajdującego się na liście kont po prawej stronie przycisku e (Rysunek 30). System wyświetli zapytanie o chęć usunięcia konta, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK.

Kontakt poprzez pocztę elekroniczną

Istnieje możliwość kontaktu poprzez pocztę elektroniczną z konkretnym użytkownikiem gimnazjum. Można tego dokonać poprzez kliknięcie przycisku @ znajdującego się na liście kont po prawej stronie identyfikatora (Rysunek 30).Wykonanie opisanej powyżej czynności spowoduje otwarcie okna nowej wiadomości, w domyślnym czytniku systemowym, z wpisanym adresem e-mail użytkownika gimnazjum.

Uwaga Opcja @ dostępna jest tylko dla konta użytkownika, którego adres e-mail został podany w systemie.

Zarządzanie etapami prac obowiązującymi gimnazjum

Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania etapami prac obowiązują- cymi gimnazjum znajdują się w zakładce „Etapy prac”, dostępnej po wybraniu z rozwijanych list typu szkoły i jej nazwy (Rysunek 29). Po wybraniu tej zakładki przez użytkownika wyświetla się ekran podzielony na dwie kolumny:

„Etap” (zawiera nazwę oraz daty otwarcia i zamknięcia etapu),

„Status”.

Jeżeli status etapu określony jest jako „Oczekuje na otwarcie”, oznacza to, że etap nie został jeszcze otwarty. Jeżeli etap został otwarty, status etapu jest określony jako „Otwarty”. Jeżeli dokonano już operacji zamknięcia etapu, jego status figuruje jako „Zamknięty”.

Rysunek 32. Przykładowa lista etapów prac.

(45)

45 Zamykanie etapów prac obowiązujących gimnazjum

Aby zamknąć etap, należy kliknąć przycisk Zamknij. System wygeneruje zapytanie o chęć zamknięcia etapu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Następnie wyświetli się ekran akceptacji zamykania etapu.

Uwaga Przed zaakceptowaniem zamknięcia etapu należy zwrócić uwagę na statystyki wyświetlane na ekranie akceptacji zamknięcia etapu.

System podaje zbiorczą informację na temat danych wprowadzonych do systemu w danym etapie. Ponadto wyświetla również informacje o ewentualnych błędach bądź ostrzeżeniach.

Błąd zgłaszany jest przez system w sytuacji, gdy w pracach realizowanych w ramach danego etapu znajdują się dane niepoprawne, bądź brakuje nie- zbędnych danych. Wystąpienie błędu uniemożliwia zamknięcie etapu.

Ostrzeżenie zgłaszane jest przez system w sytuacji, gdy brakuje niektórych danych, jednak dane te nie są niezbędne dla poprawności dalszego przebiegu rekrutacji, a także wówczas, gdy wprowadzone dane – choć poprawne merytorycznie – wydają się być mało prawdopodobne.

Jeżeli dane są poprawne i prace z zakresu danego etapu zostały zakończo- ne, należy zaakceptować zamknięcie etapu klikając przycisk Tak.

Rysunek 33. Zamykanie etapów prac.

Po wykonaniu operacji zamknięcia etapu, system wyświetli stosowny komunikat.

Otwieranie etapów prac obowiązujących gimnazjum

W przypadku konieczności ponownego otwarcia zamkniętego już etapu obowiązującego gimnazjum, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale „Nadzorowanie etapów prac obowiązujących gimnazja”.

Uwaga Otwieranie etapów prac obowiązujących gimnazjum może być dokony- wane jedynie poprzez wybranie opcji ‘Etapy prac’ i zakładki „Gimnazja”.

(46)

46

Wyświetlanie statystyk

Wszystkie narzędzia potrzebne do wyświetlania statystyk dotyczących gimnazjów i szkół ponadgimnazjalnych znajdują się w zakładce „Statysty- ki”, dostępnej po wybraniu z rozwijanych list typu szkoły i jej nazwy (Rysunek 29).

Uwaga Aby wyświetlić statystyki dla wszystkich szkół wybranego typu, należy go wskazać na rozwijanej liście typów, a na liście szkół wybrać opcję

„wszystkie szkoły”.

Rysunek 34. Wyświetlanie statystyk dla wszystkich szkół danego typu.

Wszystkie statystyki wyświetlane są w wersji liczbowej i graficznej.

Statystyki liczbowe

Statystyki liczbowe znajdują się w podzakładce „Liczbowe” dostępnej po wybraniu zakładki „Statystyki”.

Rysunek 35. Przykładowa statystyka liczbowa.

Statystyki graficzne

Statystyki graficzne znajdują się w podzakładce „Graficzne” dostępnej po wybraniu zakładki „Statystyki”.

Uwaga Statystyki graficzne dostępne są w wersji do druku. Aby z niej skorzy- stać, należy kliknąć przycisk ‘Wersja do druku’ znajdujący się ponad wykresami.

Uwaga Jeżeli dane nie zostały jeszcze wprowadzone, wygenerowanie wykre- sów jest niemożliwe. System wyświetli wtedy komunikat: „Wykres nie- dostępny z powodu braku danych”.

(47)

47 W systemie wyświetlane są następujące statystyki graficzne:

wykres słupkowy, wykres kołowy.

Wykres słupkowy

Wykres słupkowy składa się z dwóch osi. Na osi pionowej znajdują się nazwy kategorii, a na osi poziomej – wartości przypisane tym kategoriom.

Rysunek 36. Przykładowy wykres słupkowy.

Wykres kołowy

Wykres kołowy przedstawia procentowy udział wartości przypisanych do poszczególnych kategorii w stosunku do ich sumy. Kategorie wyróż- nione są kolorami. W legendzie wyjaśnione jest znaczenie poszczególnych kolorów.

(48)

48

Rysunek 37. Przykładowy wykres kołowy.

(49)

49

Nabór do PG

Wszystkie opcje w systemie związane z naborem do szkół ponadgimnazjalnych zostały zgrupowane w menu po lewej stronie w pudełku „Nabór do PG”.

Rysunek 38. Pudełko „Nabór do PG”

Konfiguracja

W opcji Konfiguracja zostały zgrupowane narzędzia administracyjne służące do dostosowania danego systemu do potrzeb lokalnych (np. na podstawie zarządzenia kuratora oświaty właściwego dla danego województwa).

Po wybraniu tej opcji przez użytkownika zostanie wyświetlony ekran

„Konfiguracja systemu” podzielony na trzy sekcje: „Konfiguracja”, „Przy- gotowanie wdrożenia” i „Narzędzia zaawansowane”.

(50)

50

Konfiguracja

W sekcji „Konfiguracja” znajduje się następujące menu:

Rysunek 39. Menu „Konfiguracja”.

Aby wybrać któreś z dostępnych w nim narzędzi, należy kliknąć na jego nazwę.

Parametry systemu

Karta konfiguracyjna określa parametry rekrutacji, takie jak udział gimna- zjów, miejsce składania podań i dokumentów, liczba kompletów składa- nych dokumentów poświadczających osiągnięcia.

Aby wprowadzenia te informacje, należy wybrać z menu po lewej stronie opcję Konfiguracja, a następnie – Parametry systemu.

Po wyświetleniu się karty konfiguracyjnej należy w kolejnych sekcjach wybrać odpowiednie ustawienia:

Sekcja „Model wdrożeniowy”

W zagadnieniu „Gimnazja biorą udział we wdrożeniu?” możliwe jest wskazanie następujących ustawień:

„Nie” - oznacza wprowadzenie do systemu list szkół gimnazjalnych wyłącznie w celu umożliwienia kandydatom wyboru gimnazjum ma- cierzystego z podanej listy.

„Tak” – oznacza aktywny udział szkół gimnazjalnych w procesie rekrutacji w systemie.

Sekcja „Kandydaci z gimnazjów nie objętych systemem”.

Uwaga Bez względu na wybrane w sekcji „Model wdrożeniowy” ustawienia na- leży udzielić odpowiedzi na pytania zawarte w sekcji „Kandydaci z gim- nazjów nie objętych systemem”.

W zagadnieniu „Liczba zbieranych kompletów dokumentów poświadcza- jących osiągnięcia” możliwe jest wskazanie następujących ustawień: