Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych

(1)

Najlepsze wykresy do prezentacji

biznesowych

Excel daje szerokie możliwości w zakresie wizualizacji danych. Książka przedstawia praktyczne sposoby wykorzystania tego programu do przygotowania różnorodnych wykresów przydatnych w kierowaniu przedsiębiorstwem. Pokazuje, m.in. wiele pomysłowych sposobów na stworzenie nieszablonych diagramów.

Podczas lektury Czytelnik dowie się, jak radzić sobie z typowymi problemami związanymiz tworzeniem wykresów i zdobędzie praktyczną wiedzę przydatną w codziennej pracy z Excelem. Autor wyjaśnia m.in., kiedy mogą przydać się miniwykresy oraz jak poradzić sobie z czytelną prezentacją dużej ilości danych.

Wykresy często służą do zaprezentowania rozkładu danych z jakiegoś zakresu: grupy produktów czy dla wybranego okresu. W takich sytuacjach istotną rolę pełni oś wykresu. Niestety, w Excelu tego elementu nie można swobodnie modyfikować (np. wyróżniać pewnych obszarów), ponieważ jest uzależniony od danych źródłowych. Czasami jednak zachodzi potrzeba dodania istotnej informacji pełniącej rolę pomocniczą.

Książka wyjaśnia, jak rozwiązać również taki problem.

Książka wprowadza Czytelnika również w zagadnienia związane z prezentacją informacji zebranych w ankietach czy innych badaniach marketingowych. Do przedstawienia tego typu danych idealnie nadają się wykresy bąbelkowe, dzięki którym można zwizualizować zmienność trzech (a nawet czterech) danych jednocześnie. Do książki warto zajrzeć również, jeśli Czytelnik potrzebuje zaprezentować w profesjonalny sposób zmiany sprzedaży. Jeden z rozdziałów wyjaśnia, jak przygotować przydatny w takiej sytuacji wykres schodkowy.

Cena 59 zł

ISBN 978-83-269-3242-7 UOR 08

NAJLEPSZE WYKRESY DO PREZENTACJI BIZNESOWYCH

(2)

Najlepsze wykresy do prezentacji

biznesowych

(3)

2 Czerwiec 2007 Wiedza i Praktyka Redaktor prowadzący

Rafał Janus Wydawca

Monika Kijok

Opracowanie graficzne okładki Piotr Fedorczyk

Opracowanie graficzne Zbigniew Korzański Koordynator produkcji

Mariusz Jezierski Korekta

Zespół

ISBN 978–83–269–3242-7 Nakład: 1000 egz.

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z .o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: pgromulski@wip.pl NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Skład i łamanie: Triograf Dariusz Kołacz

Miller Druk Sp. z o. o.,

03-301 Warszawa, ul. Jagiellońska 82, tel.: 22 614 17 67

Warszawa 2014

„Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych” wraz z przysługującym Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona www i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w publikacji „Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło.

„Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych” został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów.

Zaproponowane w publikacji „Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji.

Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych” lub w innych dostępntych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów.

Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka.

(4)

Wiedza i Praktyka Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych 3

SPIS TREŚCI

Oznaczenie przedziału oczekiwanej wielkości sprzedaży

Wielkość sprzedaży a wyznaczony plan ... 6

Przdstawienie wahań sprzedaży na wykresie schodkowym Profesjonalna prezentacja wahań sprzedaży ... 14

Wykresy dynamiczne zwizualizują nawet obszerne arkusze Wykres na podstawie wskazań filtra ... 30

Wykres z konspektem arkusza ... 32

Sprytna przeglądarka wykresów ... 36

Wykres z szybką selekcją danych w kolumnach ... 38

Przdstawienie wyników badań na wykresie bąbelkowym Szybka budowa wykresu bąbelkowego ... 46

Dodawanie kolejnych serii danych ... 48

Dopasowanie osi wykresu ... 50

Nadanie odpowiednich nazw i etykiet ... 51

Odczytanie wielkości bąbelków ... 52

Wykres schodkowy czytelnie zwizualizuje udziały wartości Prezentacja liczby oddziałów firmy ... 56

Modyfikacja układu tabeli źródłowej ... 56

Wstawienie wykresu bazowego ... 58

Modyfikacja wyglądu wykresu ... 59

Test działania wykresu ... 62

Znaczniki uwydatnią na wykresie wahania wartości Graficzna prezentacja liczby klientów ... 64

Budowanie wykresów odnoszących się do dat i okresów Liczba transakcji w określone dni tygodnia ... 72

Wizualizacja pracy w dni robocze i weekendy ... 75

Uwzględnienie dni świątecznych w obliczeniach ... 80

Wykresy kombinowane – efektowna prezentacja stopnia realizacji celu Proste tworzenie nowej serii danych ... 82

Zmiana typu wykresu dla serii danych ... 84

Formatowanie wybranej serii danych ... 85

Formatowanie etykiet ... 88

Tworzenie kilku linii reprezentujących wielkości zadane ... 90

Prezentacja grafi czna – miniwykresy pozwolą zwizualizować wyniki cząstkowe analiz Dane z każdej kolumny pokazane na miniwykresie ... 94

Obszary dla miniwykresów ... 95

Tworzenie miniwykresu bazowego ... 96

Dostosowanie wyglądu i układu wykresu ... 97

Utworzenie kolejnych miniwykresów ... 99

(5)

4 Wiedza i Praktyka

WSTĘP

Excel jest znany przede wszystkim jako narzędzie do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych. Tymczasem daje również szerokie możliwości w zakresie wizualizacji danych. Odpowiednie wykorzystanie formuł, kwerend i dodatkowych narzędzi sprawia w połączeniu z funkcjami budowania wykre- sów umożliwia przygotowanie precyzyjnych i doskonale wyglądających zestawień.

Książka przedstawia praktyczne sposoby wykorzystania tej aplikacji do przygotowania różnorodnych wykresów przydatnych w kierowaniu przed- siębiorstwem. Przedstawia, m.in. wiele pomysłowych sposobów na stworzenie nieszablonych diagramów. Podczas lektury czytelnik zobaczy, jak radzić sobie z typowymi problemami związanymi z tworzeniem wykresów i zdobędzie praktyczną wiedzę przydatną w codziennej pracy z Excelem.

Autor wyjaśnia m.in., kiedy mogą przydać się miniwykresy oraz jak pora- dzić sobie z czytelną prezentacją dużej ilości danych.

Wykresy często służą do zaprezentowania rozkładu danych z jakiegoś zakresu: grupy produktów czy z wybranego okresu. W takich przypadkach istotną rolę pełni oś wykresu. Niestety, w Excelu tego elementu nie można swobodnie modyfikować (np. wyróżniać pewnych obszarów), ponieważ jest uzależniony od danych źródłowych. Czasami jednak zachodzi potrzeba dodania istotnej informacji pełniącej rolę pomocniczą. Książka wyjaśnia, jak rozwiązać ten problem.

Książka wprowadza czytelnik również w zagadnienia związane z prezen- tacją informacji zebranych w ankietach czy innych badaniach rynku. Do przedstawienia takich danych idealnie nadają się wykresy bąbelkowe, dzię- ki którym można wizualizować zmienność trzech (a nawet czterech) danych jednocześnie. Do książki warto zajrzeć również, jeśli czytelnik potrzebuje profesjonalnej prezentacji, w której położony został nacisk na zakres zmian zachodzących w sprzedaży. Jeden z rozdziałów wyjaśnia, jak przygo- tować przydatny w takiej sytuacji wykres schodkowy.

(6)

Prezentacja graficzna – czytelnie oznaczmy przedział oczekiwanej wielkości sprzedaży

Oznaczenie przedziału oczekiwanej wielkości sprzedaży

W

iele wykresów służy do zaprezentowania rozkładu danych w obrę- bie pewnej grupy, w okresie lub w czasie. W takich przypadkach istotną rolę pełni oś wykresu. Niestety, w Excelu tego elementu nie można swobodnie modyfikować (np. wyróżniać pewnych obszarów), ponieważ jest uzależniony od danych źródłowych. Czasami jednak zachodzi potrzeba dodania istotnej informacji pełniącej rolę pomocniczą. Spróbujmy umieścić ją w tle wykresu.

Jak szybko tworzyć nowe serie danych na wykresie W jaki sposób dodać do wykresu oś pomocniczą Jak tworzyć niestandardowe elementy prezentacji

Czytelnie oznaczmy na wykresie prze- dział oczekiwanej wielkości sprzedaży.

(7)

6 Wiedza i Praktyka

Oznaczenie oczekiwanej wielkości sprzedaży

Dane źródłowe

WIELKOŚĆ SPRZEDAŻY A WYZNACZONY PLAN Przyjmijmy, że planowana roczna sprzedaż 5 typów urzą- dzeń oferowanych przez naszą firmę powinna się zawierać w przedziale od 40 do 60 sztuk. Przedział ten musi być wyraźnie zaznaczony na wykresie. Czytelną prezentację proponujemy wykonać za pomocą wykresu słupkowego.

Roczna wielkość sprzedaży jest wprowadzona do zesta- wienia widocznego na rysunku 1.

Rys. 1. Dane źródłowe do wykresu

Rys. 2. Tabela pomocnicza do wykresu

(8)

Wiedza i Praktyka Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych 7 Oznaczenie oczekiwanej wielkości sprzedaży

Tworzenie wykresu Na wykresie ma być zaznaczony pewien obszar, a zatem

potrzebna nam pomocnicza tabela określająca jego wiel- kość. Zgodnie z naszymi założeniami powinna wyglądać jak na rysunku 2. Podaliśmy wartości skrajne i szerokość.

Gdy mamy już przygotowane dane źródłowe, możemy przystąpić do budowy wykresu. Kolejność tworzenia będzie niestandardowa, ponieważ najpierw powstanie prezentacja oparta na tabeli pomocniczej, a dopiero do niej dodamy właściwe dane źródłowe.

W tym celu:

1. Zaznaczamy zakres komórek A9:C10 i z menu Wstaw wybieramy polecenie Wykres (w Excelu 2007/2010: uaktywniamy kartę Wstawianie).

2. W wyświetlonym oknie dialogowym zaznaczamy typ Słupkowy i podtyp Skumulowany słupkowy, a na- stępnie wskazujemy Dalej (w Excelu 2007/2010:

określamy typ wykresu na karcie Wstawianie).

3. W kolejnym oknie zaznaczamy opcje Kolumny i kli- kamy Zakończ (w Excelu 2007/2010: gdy wykres

Rys. 3. Wykres na podstawie tabeli pomocniczej

(9)

8 Wiedza i Praktyka

Dołączenie danych

pojawi się w arkuszu, zaznaczamy go, przechodzi- my do karty Projektowanie i wskazujemy polecenie Przełącz wiersz/kolumnę).

Do tego wykresu dodaj teraz dane źródłowe. Aby unik- nąć modyfikowania jego ustawień i ręcznego tworzenia serii danych, proponujemy wykorzystać schowek sys- temowy.

W tym celu:

1. Zaznaczamy zakres komórek A1:B6 i korzystamy z polecenia Kopiuj (skrót Ctrl + C).

2. Klikamy obszar wykresu i z menu Edycja wybiera- my polecenie Wklej specjalnie (w Excelu 2007/2010:

polecenie Wklej specjalnie pojawi się po rozwinię- ciu przycisku Wklej na karcie Narzędzia główne).

3. W wyświetlonym oknie dialogowym zaznaczamy odpowiednie opcje zgodnie z rysunkiem 4.

4. Zatwierdzamy przez kliknięcie OK.

Rys. 4. Tworzenie nowej serii danych przez wklejenie

(10)

Nasz wykres powinien mieć wygląd zbliżony do przed- stawionego na rysunku 5.

Dalsza instrukcja tworzenia prezentacji jest inna dla Excela 2007/2010 i wcześniejszych wersji.

W wersji Excela wcześniejszej niż 2007:

1. Klikamy dwukrotnie jedną z serii danych odnoszą- cych się do sprzedaży.

2. W wyświetlonym oknie dialogowym zaznaczamy opcję Oś pomocnicza i zatwierdzamy OK.

3. Klikamy wykres prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybieramy polecenie Opcje wykresu.

4. W wyświetlonym oknie dialogowym przechodzimy do zakładki Oś i w sekcji Oś pomocnicza włącz Oś kategorii (X) i wyłącz Oś wartości (Y).

5. Zatwierdzamy przez kliknięcie OK.

6. Zaznaczamy legendę wykresu i wciskamy OK.

7. Prawym przyciskiem myszy klikamy słowo Prze- dział i wskazujemy polecenie Formatuj oś.

Rys. 5. Aktualny wygląd wykresu

(11)

10 Wiedza i Praktyka

8. W sekcji Etykiety znaczników osi zaznaczamy opcję Brak i zatwierdzamy OK.

W Excelu 2007/2010:

1. Prawym przyciskiem myszy klikamy jedną z se- rii danych odnoszących się do sprzedaży i z wy- świetlonego menu wybieramy Formatuj serię danych.

2. Zaznaczamy opcję Oś pomocnicza i klikamy Zamy- kamy.

3. Klikamy górną oś poziomą, aby ją zaznaczyć, i wci- skamy na klawiaturze Delete.

4. W ten sam sposób usuwamy etykietę z lewej strony osi pionowej oraz legendę.

Wykres powinien mieć zbliżony wygląd do przedsta- wionego na rysunku 6.

Następnym etapem będzie zaprojektowanie przedziału od 40 do 60.

Rys. 6. Odpowiednio ustawione elementy wykresu

(12)

Końcowe formatowanie W tym celu:

1. Naciskamy kwadrat znajdujący się pośrodku wykre- su, aby go zaznaczyć, a następnie klikamy prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybie- ramy polecenie Formatuj punkt danych (w Excelu 2007/2010: Formatuj serię danych).

2. W wyświetlonym oknie dialogowym przechodzimy do zakładki Opcje i w polu Szerokość przerwy wpi- sujemy 1 (w Excelu 2007/2010: w polu Nakładanie serii ustawiamy 100%, a Szerokość przerwy na 1%.) Na koniec pozostało nam jeszcze sformatowanie po- szczególnych obszarów wykresu, aby prezentacja na- brała większej przejrzystości.

W tym celu:

1. Zaznaczamy prostokąt obejmujący przedział 40–60, klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy polecenie formatowania.

2. Przechodzimy do zakładki Desenie (w Excelu 2007/2010: Wypełnienie), wyłączamy obramowanie

Rys. 7. Formatowanie serii danych w Excelu 2007

(13)

(w Excelu 2007/2010: Kolor krawędzi) i nadajemy odpowiedni kolor tła.

3. W ten sam sposób formatujemy pozostałe elementy tła wykresu. Nadajemy im taki sam odcień, aby osią- gnąć oczekiwany wygląd.

Nasz wykres powinien wyglądać jak na rysunku 8.

Przedział 40–60 jest wyraźnie zaznaczony.

Warto zapamiętać!

Odpowiednie pozycjonowanie i formatowanie serii danych pozwala osiągnąć ciekawe efekty wizualne na wykresach.

Korzystajmy ze schowka systemowego przy doda- waniu do wykresów nowych danych. Unikniemy ręcznego tworzenia serii w oknie ustawień wykresu.

Aby szybko usunąć dany element wykresu, zazna- czamy go i wciskamy na klawiaturze Delete.

Rys. 8. Gotowy wykres

(14)

Przedstawienie wahań sprzedaży na wykresie schodkowym

Przdstawienie wahań sprzedaży na wykresie schodkowym

W

ykres okresowych wahań sprzedaży to często budowana prezentacja, która zwykle powstaje na podstawie wykresów liniowych. Po- zwala dość łatwo określić tendencję panującą w danym przedziale czaso- wym. Niestety słabą stroną tego typu wykresu jest to, że wielkość wahań (spadków i wzrostów) nie jest w wystarczający sposób wyróżniona. Jeśli potrzebujemy profesjonalnej prezentacji, w której położony został nacisk na zakres zmian zachodzących w sprzedaży, zastosujmy wykres schodkowy.

Jak szybko dodawać do wykresu nowe dane W jaki sposób zmieniać kolejność serii danych

na wykresie

Jak wykorzystać słupki błędów do tworzenia niestandardowych elementów prezentacji

Dane pobierane za pomocą zwykłych łączy nie uwzględniają dodawanych wierszy.

Schodki w górę ozna- czają wzrosty sprzeda- ży…

a schodki w dół reprezentują spadki.

(15)

Przedstawienie wahań sprzedaży na wykresie schodkowym

Dane źródłowe

PROFESJONALNA PREZENTACJA WAHAŃ SPRZEDAŻY

W bogatej ofercie wykresów Excela nie znajdziemy prezentacji schodkowej. Możemy ją jednak samodziel- nie przygotować na podstawie standardowego wykresu kolumnowego. Najpierw konieczna będzie odpowiednia przebudowa tabeli z danymi źródłowymi, a później pozo- stanie nam dostosowanie elementów wykresu i wprowa- dzenie koniecznych modyfikacji w oknach właściwości.

Aby sporządzić czytelny wykres schodkowy, powinni- śmy wykonać następujące kroki:

1. Przygotować tabelę źródłową zawierającą wyzna- czone wielkości następujących po sobie wzrostów i spadków sprzedaży.

2. Wartości wzrostów i spadków rozdzielić do osob- nych kolumn tabeli źródłowej.

3. Na podstawie dwóch nowych kolumn z danymi zbu- dować wykres kolumnowy.

4. Rozbudować tabelę o dodatkowe obliczenia, które będą konieczne do rozszerzenia prezentacji o nowe elementy.

5. Zoptymalizować wygląd wykresu przez dostoso- wanie właściwości poszczególnych jego elementów oraz serii danych.

W pierwszej kolejności przygotujmy tabelę źródłową.

W kolumnie A powinny się znaleźć oznaczenia okre- sów, a w kolumnie B wielkości wzrostów oraz spadków sprzedaży. Pierwsza grupa wartości będzie reprezen- towana przez liczby dodatnie, a druga przez ujemne.

Przykładowe zestawienie wahań sprzedaży przedstawia rysunek 1.