Opole, dnia 11 września 2018 roku
Pan
Artur Kotara
Burmistrz Lewina Brzeskiego ul. Rynek 1
49-340 Lewin Brzeski
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
I. Podstawowe informacje formalnoprawne dotyczące kontroli:
1) Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Urząd Miejski w Lewinie Brzeskim, ul. Rynek 1, 49-340 Lewin Brzeski.
2) Podstawa prawna podjęcia kontroli: art. 258 § 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz.U. z 2017 r., poz. 1257 ze zm.), zwanej dalej k.p.a.
3) Zakres kontroli:
a) przedmiot kontroli: Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy Gminy Lewin Brzeski, tj. Burmistrza Lewina Brzeskiego i Rady Miejskiej w Lewinie Brzeskim;
b) okres objęty kontrolą: od dnia 1 stycznia 2012 roku do dnia 15 sierpnia 2018 roku1. 4) Rodzaj kontroli: problemowa.
5) Tryb kontroli: zwykły.
6) Termin kontroli: 30 sierpnia 2018 roku.
7) Kontrolę przeprowadził: Sebastian Judycki – Kierownik Oddziału Organizacji, Kontroli i Skarg w Wydziale Prawnym i Nadzoru Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu.
8) Kierownik jednostki kontrolowanej: Pan Artur Kotara – Burmistrz Lewina Brzeskiego, funkcję Burmistrza pełni od dnia 14 grudnia 2010 roku2.
9) Pracownicy kontrolowanej (nadzorowanej) komórki organizacyjnej3:
Pani Danuta Mitek - podinspektor w Wydziale Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Lewinie Brzeskim (kancelaria ogólna);
Pani Mariola Kowalska - inspektor w Wydziale Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Lewinie Brzeskim (obsługa sprawy Rady i jej Przewodniczącego);
Pani Halina Berezowska - inspektor w Wydziale Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Lewinie Brzeskim (obsługa Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej);
Pani Barbara Chyża - Sekretarz Gminy, która jest jednocześnie Kierownikiem Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Lewinie Brzeskim.
1 W protokole z kontroli z dnia 6 czerwca 2008 roku o Nr NK.I-SJ-0555/13/2008, kontrolujący stwierdził, że zgodnie z art. 254 k.p.a., skargi oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się i przechowuje w Urzędzie Miejskim w Lewinie Brzeskim w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania skarg. W Urzędzie Miejskim w Lewinie Brzeskim prawidłowo jest także sprawowany nadzór nad wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych, szczególnie w zakresie rejestracji, numeracji i terminowości oraz prawidłowości załatwiania spraw skargowych, co jest zgodne z § 55 ust. 1 i § 55 ust. 2 pkt 1, 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin. Podsumowując kontrolujący stwierdził, że organizacja przyjmowania, ewidencjonowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków wpływających do Urzędu Miejskiego w Lewinie Brzeskim jest prowadzona wzorowo, w związku z powyższym brak podstaw do formułowania jakichkolwiek wniosków czy zaleceń pokontrolnych. W systemie EZD znajduje się w/w protokół, oznaczone jako: 2008-06-06 Urząd Miejski w Lewinie Brzeskim - Protokół z ostatniej kontroli.pdf
2 Pan Artur Kotara - Burmistrz Lewina Brzeskiego w dniu 22 listopada 2010 r. wygrał wybory samorządowe, uzyskując 62 % głosów a 14 grudnia 2010 r. objął stanowisko Burmistrza Lewina Brzeskiego. W wyborach samorządowych w dniu 16 listopada 2014 r. Artur Kotara ponownie wygrał wybory na Burmistrza, uzyskując 66,2 % poparcia w pierwszej turze (informację pobrano ze strony UM Lewina Brzeskiego: http://lewin-brzeski.pl/5519/dzialalnosc-burmistrza-lewina-brzeskiego.html).
3 Osobami odpowiedzialnymi za organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków są: Pani Danuta Mitek - podinspektor w Wydziale Organizacyjnym (kancelaria ogólna), co ma potwierdzenie w zakresie obowiązków (pismo z dnia 1.12.2016 r. Nr OR.I.2003.19.2016 w rozdziale II pkt 7); Pani Mariola Kowalska - inspektor w Wydziale Organizacyjnym (obsługa sprawy Rady i jej Przewodniczącego), co ma potwierdzenie w zakresie obowiązków (pismo z dnia 8.05.2017 r. Nr OR.I.2003.6.2017 w rozdziale II pkt 6 lit.b) oraz Pani Halina Berezowska - inspektor w Wydziale Organizacyjnym (obsługa Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej), co ma potwierdzenie w zakresie obowiązków (pismo z dnia 16.02.2010 r.
Nr OR.I.2003.18.2016 w rozdziale II pkt 5). Nadzór w tym zakresie prowadzi Barbara Chyża - Sekretarz Gminy, która jest jednocześnie Kierownikiem Wydziału Organizacyjnego, co ma potwierdzenie w zakresie obowiązków (pismo z dnia 1.12.2016 r. OR.I.2003.16.2016 w rozdziale II pkt 1 tiret drugie).
W systemie EZD znajdują się dokumenty w tej sprawie, oznaczone jako skan: Zakresy czynności osób załatwiających skargi i wnioski w UM Lewin Brzeski.pdf
WOJEWODA OPOLSKI
PN.I.431.1.15.2018.SJ
II. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta.
1. Kontroli zostały poddane wszystkie załatwione skargi i wnioski w okresie od dnia 1 stycznia 2012 roku do dnia 15 sierpnia 2018 roku tj.: 7 skarg i 3 wnioski (10 spraw). Odpowiedzi skierowane do zainteresowanych przez Urząd Miejski w Lewinie Brzeskim stanowią akta kontroli4.
W trakcie kontroli stwierdzono, że cztery skargi i trzy wnioski wpłynęły do Urzędu Miejskiego w Lewinie Brzeskim bezpośrednio od skarżących i wnioskodawców a trzy skargi za pośrednictwem Wojewody Opolskiego, Regionalnej Izby Obrachunkowej w Opolu i Regionalnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Opolu. Rozpatrując skargi i wnioski: 6 skarg uznano za bezzasadne;
3 wnioski załatwiono informacyjnie a 1 skargę przekazano według właściwości5.
Wykonując czynności kontrolne stwierdzono, że wszystkie skargi i wnioski wpływające do urzędu są rejestrowane w centralnym rejestrze skarg i wniosków Urzędu Miejskiego w Lewinie Brzeskim6. Kontrolujący stwierdził ponadto, że wszystkie akta skarg rozpatrywanych przez Radę Miejską w Lewinie Brzeskim i Burmistrza Lewina Brzeskiego prawidłowo są przechowywane - razem w komplecie, w jednej teczce aktowej - w ramach Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Lewinie Brzeskim, a znaki ich spraw są prawidłowo - z dwoma wyjątkami - oznaczone symbolem „1510” - Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe) lub „1511” - Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości. Takie działanie jest zgodne z treścią przepisów art. 254 k.p.a. oraz § 5 ust. 1-4 i § 52 ust. 1-3 Załącznika Nr 1 w związku z treścią Załącznika Nr 2 Instrukcji kancelaryjnej7, które nakazują, aby wszystkie skargi i wnioski składane i przekazywane do organów samorządu terytorialnego oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty, rejestrować i przechowywać w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków.
W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono także, że skargi i wnioski załatwiano terminowo. Zamieszczano na nich adnotacje o datach wpływu. Prawidłowo i szczegółowo przeprowadzano oraz dokumentowano przebieg postępowań wyjaśniających. W odpowiedziach na skargi i wnioski - z trzema wyjątkami - podawano prawidłową podstawę prawną. W skargach, uznanych za nieuzasadnione zamieszczano - z dwoma wyjątkami - pouczenie o treści art. 239 k.p.a. i informowano o możliwości ponowienia skargi, wskazując konkretną podstawę prawną, z której wynika treść przedmiotowego pouczenia. Przestrzegano również zapisów Instrukcji kancelaryjnej w zakresie umieszczania na kopiach pism odręcznego podpisu osoby je sporządzającej oraz daty ekspedycji pisma.
2. Na podstawie informacji wywieszonych w siedzibie Urzędu - ustalono, że Burmistrz Lewina Brzeskiego przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków - po uprzednim ustaleniu godziny spotkania - w każdy poniedziałek od godziny 1100 do godziny 1515 a Sekretarz Gminy i pozostali pracownicy urzędu - codziennie w godzinach pracy Urzędu. Informacja w tym zakresie - stosownie do treści art. 253 § 2, 3 i 4 k.p.a. - wywieszona jest w widocznym miejscu w siedzibie Urzędu8.
3. W Urzędzie Miejskim w Lewinie Brzeskim, tryb przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków regulują zapisy Statutu Gminy Lewin Brzeski w zakresie sprawie skarg i wniosków 9.
4 Odpowiedzi na skargi i wnioski Urzędu Miejskiego w Lewinie Brzeskim znajdują się w systemie EZD jako skany i oznaczone są jako: Akta Kontroli - Odpowiedzi UM w Lewinie Brzeskim na skargi i wnioski z lat 2012-2018 [18 Stron].pdf
5 Analiza tematyczna i zasadności skarg i wniosków objętych kontrolą pozwala stwierdzić, że skargi i wnioski rozpatrzone przez organy Gminy Lewin Brzeski, dotyczyły: karygodnych warunków mieszkaniowych (OR.I.1510.1.2012, skarga nieuzasadniona); wszczęcia postępowania o przyznanie zasiłku okresowego na wniosek skarżącego (OR.I.1510.1.2.2012, skarga przekazana według właściwości do organu niższego stopnia - Kierownika MGOPS w Lewinie Brzeskim); działalności Komendanta Straży Miejskiej w Lewinie Brzeskim (OR.I.1510.1.1.2014, skarga nieuzasadniona); działalności Burmistrza Lewina Brzeskiego w zakresie przyznawania świadczeń z ZFŚS (OR.I.1510.1.2.2014, skarga nieuzasadniona); działalności Burmistrza Lewina Brzeskiego w zakresie przyznawania świadczeń z ZFŚS (OR.I.1510.1.2.2014, skarga nieuzasadniona); zachowania inspektora w Wydziale Budownictwa i Inwestycji Urzędu Miejskiego w Lewinie Brzeskim (OR.I.1510.1.3.2014, skarga nieuzasadniona); działalności Kierownika Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lewinie Brzeskim w zakresie zaniedbań, dotyczących przyznawania pomocy w formie zasiłku (OR.I.1510.1.1.2016, skarga nieuzasadniona);
nienależytego wykonywania zadań przez Burmistrza Lewina Brzeskiego (OR.III.1510.1.1.2017, skarga nieuzasadniona); funkcjonowania schroniska dla bezdomnych zwierząt (OR.I.1510.2.1.2017 i OR.I.1510.2.2.2017, dwa wnioski załatwiono informacyjnie) i szkolenia z zakresu zagospodarowania przestrzennego (OR.I.1510.2.3.2017, wniosek błędnie zarejestrowany pod nr BI.II.6723.5.2017r, w odpowiedzi poinformowano, że urząd nie jest zainteresowany szkoleniem).
6 Skan Centralnego Rejestru Skarg i Wniosków Urzędu Miejskiego w Lewinie Brzeskim znajduje się w systemie EZD i oznaczony jest jako:
Centralny Rejestr Skarg i Wniosków UM Lewin Brzeski - OR.I.1510 - 2009-2018.pdf
7 Załącznik Nr 1 i 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67), zwanego w dalszej części Instrukcją kancelaryjną.
8 Fotografie znajdują się w systemie EZD i oznaczone są jako: Informacja ws skarg i wniosków w UM Lewin Brzeski - Tablice przy Wejściu.pdf
9 Wprowadzony uchwałą Nr XXVII/267/2016 Rady Miejskiej w Lewinie Brzeskim z dnia 29 grudnia 2016 r. w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Lewin Brzeski, w którym w § 12 ust. 2 pkt 5 oraz w §§ od 23 do 27 Rada Miejska określiła zasady organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.
W systemie EZD znajduje się część tej regulacji, oznaczony jako skan: Wyciąg ze Statutu Gminy Lewin Brzeski z 29.12.2016 roku ws skarg i wniosków.pdf
Za prawidłową rejestrację skarg i wniosków, terminowość, rzetelność i stronę formalną dokumentacji przekazywanej przez komórki organizacyjne urzędu, odpowiadają - realizując swoje obowiązki służbowe - Pani Danuta Mitek, Pani Mariola Kowalska i Pani Halina Berezowska - pracownicy Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Lewinie Brzeskim. Bezpośredni nadzór nad sposobem i terminowością załatwiania skarg i wniosków sprawuje Pani Barbara Chyża - Sekretarz Gminy, która powinna na bieżąco sprawdzać prawidłowość ewidencjonowania, rejestrowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków2.
4. Czynności kontrolne nie wykazały łamania przepisu prawa wynikającego z art. 229 pkt 3 k.p.a., w zakresie dotyczącym organu właściwego do rozpatrzenia skargi, dotyczącej zadań lub działalności burmistrza i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, którym jest rada miejska. Kontrolujący ustalił ponadto, że uchwały Rady Miejskiej w Lewinie Brzeskim w sprawie skarg, zawierają pełną podstawę prawną tj. wskazanie kompetencji rady poprzez powołanie się na art. 18 ust. 2 pkt 15 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz.U.
z 2018 r., poz. 994 ze zm.). Wszystkie uchwały były także prawidłowo zanonimizowane i prawidłowo opublikowane – bez podawania danych osobowych (imienia i nazwiska) skarżących – na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Lewinie Brzeskim10. Wyłączenie jawności w zakresie danych osobowych - na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępnie do informacji publicznej (tekst jedn. Dz.U. z 2018 r., poz. 1330 ze zm.) – jest prawidłowo realizowane przez pracownika Urzędu Miejskiego w Lewinie Brzeskim.
Takie działanie Urzędu Miejskiego w Lewinie Brzeskim jest zgodne z art. 225 § 1 i 2 k.p.a.11 i decyzją Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w Warszawie z dnia 23 lipca 2009 r. o Nr DOLiS/DEC-698/09 według której, uchwały w sprawie załatwienia skarg, publikowane w Biuletynach Informacji Publicznych urzędów, powinny być anonimizowane w zakresie imienia i nazwiska osób skarżących.
Wymogi w sprawie anonimizacji skarg, a także zamieszczania klauzuli informacyjnych dla skarżących, aktualnie stawia przede wszystkim Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE [Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych] (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1). Projekt zmian z dnia 12 lipca 2018 roku w Kodeksie postępowania administracyjnego, także zamierza wprowadzić zmiany w tym zakresie w art. 226, art. 231 i art. 236 k.p.a.12.
5. Analizując całą dokumentację skargową za okres od dnia 1 stycznia 2012 roku do dnia 15 sierpnia 2018 roku, kontroler stwierdził, że dwie skargi i trzy wnioski, nie zostały załatwione w pełni prawidłowo.
Stwierdzono następujące przypadki poniżej opisanych nieprawidłowości:
1) W odpowiedziach na skargi i wnioski popełniono błędy przy zastosowaniu przepisów art. 237
§ 3 k.p.a. i art. 244 § 2 k.p.a., zgodnie z którymi o sposobie załatwienia skargi i wniosku zawiadamia się skarżącego i wnioskodawcę.
a) W odpowiedziach na dwa wnioski o Nr OR.I.1510.2.1.2017 i Nr OR.I.1510.2.2.2017 w ogóle nie podano art. 244 § 2 k.p.a. jako podstawy prawnej odpowiedzi na wniosek a w odpowiedzi na wniosek o Nr BI.II.6723.5.2017 zamiast art. 244 § 2 k.p.a. podano błędnie art. 241 k.p.a.
b) W odpowiedzi na skargę o Nr OR.I.5110.1.3.2014 nie podano pełnej podstawy prawnej – zamiast art. 237 § 3 k.p.a. podano błędnie tylko art. 237 k.p.a.
10 Skany uchwał zawierających kompletne podstawy prawne oraz prawidłowo zanonimizowane oraz opublikowane – bez podawania danych osobowych (imienia i nazwiska) skarżących – znajdują się w systemie EZD i oznaczone są jako: Uchwała Nr XIX.151.2012 Rady Miejskiej w Lewinie Brzeskim z 31.01.2012 r. [zanonimizowana].pdf; Uchwała Nr XIX.152.2012 Rady Miejskiej w Lewinie Brzeskim z 31.01.2012 r. [zanonimizowana].pdf;
Uchwała Nr XXX.244.2012 Rady Miejskiej w Lewinie Brzeskim z 28.12.2012 r. [zanonimizowana].pdf; Uchwała Nr IV.33.2015 Rady Miejskiej w Lewinie Brzeskim z 24.02.2015 r. [zanonimizowana].pdf; Uchwała Nr XIX.212.2016 Rady Miejskiej w Lewinie Brzeskim z 27.04.2016 r.
[zanonimizowana].pdf i Uchwała Nr XXXIV.320.2017 Rady Miejskiej w Lewinie Brzeskim z 27.06.2017 r. [zanonimizowana].pdf
11 Nikt nie może być narażony na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z powodu złożenia skargi lub wniosku albo z powodu dostarczenia materiału do publikacji o znamionach skargi lub wniosku, jeżeli działał w granicach prawem dozwolonych. Organy państwowe, organy jednostek samorządu terytorialnego i inne organy samorządowe oraz organy organizacji społecznych są obowiązane przeciwdziałać hamowaniu krytyki i innym działaniom ograniczającym prawo do składania skarg i wniosków lub dostarczania informacji – do publikacji – o znamionach skargi lub wniosku.
12 Po art. 226 k.p.a. ma zostać dodany art. 226a w brzmieniu: „Art. 226a. Organy właściwe w sprawach skarg i wniosków przekazują informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679 skarżącemu lub wnioskodawcy przy pierwszej czynności skierowanej do tych osób”. W art.
231 k.p.a. dotychczasową treść ma oznaczyć się jako § 1 i dodać § 2 w brzmieniu: „§ 2. Informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679, w zakresie danych przetwarzanych w organie przekazującym skargę dołącza się do zawiadomienia o przekazaniu skargi”. W art. 236 k.p.a.
dotychczasową treść ma się oznaczyć jako § 1 i dodać § 2 i 3 w brzmieniu: „§2. W przypadku wszczęcia, wznowienia postępowania, stwierdzenia nieważności decyzji albo jej uchylenia lub zmiany na skutek skargi, o której mowa w art. 233 zdanie drugie lub art. 234 pkt 2 i art. 235, w stosunku do strony i uczestnika postępowania art. 15 ust. 1 lit. g rozporządzenia 2016/679 nie stosuje się. §3. Na każdym etapie postępowania, o którym mowa w
§2, skarżący może, zezwolić organowi na udostępnienie swoich danych stronie postępowania”.
Stosownie do treści art. 6 k.p.a., organy władzy publicznej działają na podstawie przepisów prawa i zgodnie z art. 8 i art. 9 k.p.a., zobowiązane są prowadzić postępowanie w taki sposób, aby budzić zaufanie obywateli do władzy publicznej oraz wyczerpująco informować strony o okolicznościach faktycznych i prawnych. Prawidłowym działaniem jest więc powoływanie konkretnych przepisów prawa, czy to w postępowaniu administracyjnym, czy też skargowo – wnioskowym.
2) Jedna skarga i jeden wniosek zostały nieprawidłowo zarejestrowane i oznaczone nieprawidłowym znakiem sprawy oraz symbolem klasyfikacyjnym jednolitego rzeczowego wykazu akt. Odpowiedzi na skargę o Nr OR.I.5110.1.3.2014 (zamiast Nr OR.I.1510.1.3.2014) i wniosek o Nr BI.II.6723.5.2017 (zamiast Nr OR.I.1510.2.3.2017) nie zostały oznaczone prawidłowym znakiem sprawy i symbolem klasyfikacyjnym wynikającym z Załącznika Nr 2 do instrukcji kancelaryjnej, tj. „1510” – Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe).
Powyżej opisane postępowanie – zgodnie z zapisami § 5 ust. 1-3 w związku z § 52 ust. 1 pkt 2 i § 52 ust. 3 i 4 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej – jest nieprawidłowe. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy, dlatego też każda skarga, wniosek lub inna dowolna sprawa, powinny zostać oznaczone indywidualnym znakiem sprawy, co wynika z ogólnych zasad wykonywania czynności kancelaryjnych, które powinny być bezwzględnie stosowane.
3) W odpowiedziach na dwie skargi o Nr OR.I.1510.1.1.2014 i OR.I.5110.1.3.2014, uznane za nieuzasadnione, nie zawarto pouczenia o treści art. 239 § 1 k.p.a.
Konieczność zamieszczania powyższego przepisu prawa wynika z art. 238 § 1 k.p.a., zgodnie z którym zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać m.in.
uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pouczenie o treści art. 239 § 1 k.p.a. Powyższe pouczenie pozwala na pozostawienie skargi w aktach sprawy, bez udzielania pisemnej odpowiedzi na nią, w przypadku, gdy skarżący nie wskazał w ponowionej skardze nowych okoliczności sprawy.
Stwierdzone powyżej uchybienia, nie miały charakteru incydentalnego, biorąc pod uwagę zakres czasu i ilość spraw objętych kontrolą, dlatego będą one przedmiotem zaleceń w wystąpieniu pokontrolnym. Pani Barbara Chyża - Sekretarz Gminy Lewin Brzeski, zadeklarowała w trakcie kontroli, że podobne uchybienia będą w przyszłości bezwzględnie eliminowane, przez zwiększenie nadzoru w tym zakresie załatwianych spraw nad pracownikami.
III. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości:
Ustalenia z przeprowadzonych czynności kontrolnych - przed sporządzeniem projektu wystąpienia pokontrolnego - zostały przekazane i omówione w dniu 30 sierpnia 2018 roku z Panem Arturem Kotarą - Burmistrzem Lewina Brzeskiego oraz Panią Barbarą Chyża - Sekretarz Gminy Lewin Brzeski.
W trakcie narady pokontrolnej, kontrolujący przypomniał zasady prawidłowego kwalifikowania skarg i wniosków ze względu na ich przedmiot oraz rejestrowania ich w centralnym rejestrze skarg i wniosków, a także nadawania im prawidłowych znaków sprawy i przechowywania razem w komplecie - w jednej teczce aktowej - całości akt skargowo- wnioskowych od wpływającej skargi lub wniosku do wysłanej odpowiedzi.
Kontrolujący poprosił także, aby pamiętać o pismach przedłużających termin załatwienia skargi przez Radę Miejską w Lewinie Brzeskim, w których precyzyjnie jest określona podstawa prawna i termin załatwienia skargi.
W związku z wejściem w życie w dniu 1 czerwca 2017 roku nowelizacji k.p.a.13, kontrolujący zwrócił uwagę na obowiązek zamieszczania pouczenia w pismach przedłużających termin załatwienia skargi14.
13 Dotyczy wejścia w życie z dniem 1 czerwca 2017 r., ustawy z dnia 7 kwietnia 2017 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2017 r., poz. 935).
14 Stosownie do treści art. 35 § 3 k.p.a., załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a., o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia. Według art. 37 § 1, 2 i 3 k.p.a., stronie służy prawo do wniesienia ponaglenia, jeżeli: nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 (bezczynność) lub postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (przewlekłość). Ponaglenie
Kontrolujący szczególną uwagę zwrócił ponadto na umieszczanie - w przypadku uznania skargi za nieuzasadnioną, w zawiadomieniu o sposobie jej załatwienia - pouczenia skarżącego o treści art. 239 § 1 k.p.a.15 oraz zakaz publikowania jakichkolwiek danych osobowych skarżących na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Lewinie Brzeskim.
W tym kontekście kontrolujący przypomniał także o potrzebie podjęcia działań w celu powołania komisji skarg, wniosków i petycji oraz wprowadzenia w związku z jej powołaniem zmian w Statucie Gminy Urzędu Miejskiego w Lewinie Brzeskim 16. Zadaniem przedmiotowej komisji będzie rozpatrywanie należących do właściwości rady miejskiej, skarg na działania burmistrza i gminnych jednostek organizacyjnych, a także wniosków i petycji składanych przez obywateli.
Na koniec kontrolujący podziękował uczestnikom narady pokontrolnej za spotkanie i poprosił o dbanie o prawidłową organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków wpływających do Urzędu Miejskiego w Lewinie Brzeskim, w celu eliminacji jakichkolwiek uchybień o charakterze formalno-prawnym, będących odstępstwem od stanu pożądanego w kontrolowanym zakresie.
R e a s u m u j ą c, mają na uwadze stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia oraz ich zakres, organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy Gminy Lewin Brzeski, oceniono pozytywnie z uchybieniami.
IV. Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej w Urzędzie Miejskim w Lewinie Brzeskim, pod pozycją nr 7/2018.
V. Informacja o zastrzeżeniach zgłoszonych do projektu wystąpienia pokontrolnego i wyniku ich rozpatrzenia lub o niezgłoszeniu zastrzeżeń:
Kierownik jednostki kontrolowanej - stosownie do treści art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) - w terminie 7 dni roboczych od dnia (31.08.2018 r.) otrzymania projektu wystąpienia pokontrolnego, nie zgłosił żadnych zastrzeżeń do treści projektu wystąpienia pokontrolnego.
VI. Zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej:
Biorąc pod uwagę wyniki niniejszej kontroli, zalecam:
1. Zwiększyć nadzór ogólny sprawowany przez Burmistrza Lewina Brzeskiego oraz szczegółowy sprawowany przez Sekretarz Gminy Lewin Brzeski nad organizacją przyjmowania, ewidencjonowania, rejestrowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie Miejskim w Lewinie Brzeskim;
2. W odpowiedziach na wszystkie skargi i wnioski powoływać prawidłową podstawę prawną, tj. art. 237 § 3 k.p.a. - w przypadku skarg i art. 244 § 2 k.p.a. - w przypadku wniosków;
3. We wszystkich odpowiedziach na skargi uznane za nieuzasadnione, zamieszczać pouczenie o treści art. 239 § 1 k.p.a., zgodnie z art. 238 § 1 k.p.a.;
4. Prawidłowo rejestrować wszystkie skargi i wnioski, nadając im prawidłowe znaki spraw, w szczególności w części dotyczącej symbolu klasyfikacyjnego [„1510” – Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe) i „1511” – Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości], zgodnie z zasadami
powinno zawierać uzasadnienie i wnosi się je do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie (do Rady Miejskiej w Lewinie Brzeskim ˃˃ ponaglenie Burmistrza Lewina Brzeskiego lub do Wojewody ˃˃ ponaglenie na Radę Miejską w Lewinie Brzeskim).
15 Treść p o u c z e n i a w odpowiedzi na skargę powinna mieć brzmienie: 1) Odmowne załatwienie skargi może spowodować ponowienie skargi.
2) W przypadku, gdy skarga, w wyniku jej rozpatrzenia, uznana została za bezzasadną i jej bezzasadność wykazano w odpowiedzi na skargę, a skarżący ponowił skargę bez wskazania nowych okoliczności – organ właściwy do jej rozpatrzenia może w odpowiedzi na skargę – stosownie do treści art. 239 § 1 k.p.a. – podtrzymać swoje poprzednie stanowisko z odpowiednią adnotacją w aktach sprawy – bez zawiadamiania skarżącego.
16 Regulacjaart. 1 pkt 5 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w celu zwiększenia udziału obywateli w procesie wybierania, funkcjonowania i kontrolowania niektórych organów publicznych (Dz.U. z 2018 r., poz. 130) - zmiana dotyczy wprowadzenia art. 18 b ust. 1-3 w ustawie z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2018 r., poz. 994 ze zm.).
określonymi w § 5 ust. 1-4 w związku z § 52 ust. 1-4 Załącznika Nr 1 oraz Załącznika Nr 2 instrukcji kancelaryjnej.
VII. Ocena wskazująca na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez osobę odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości: nie dotyczy.
VIII. Na podstawie art. 49 oraz art. 46 ust. 3 pkt 3 ustawy o kontroli w administracji rządowej, proszę o przekazanie pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania, o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia, albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, w terminie 14 dni od dnia otrzymania niniejszego dokumentu.
IX. Zgodnie z art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej, od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze.
Z up. Wojewody Opolskiego
Beata Adamus Dyrektor Wydziału Prawnego i Nadzoru
