Magazyn profesjonalny

(1)

Podręcznik Użytkownika

Magazyn profesjonalny

(2)

rofesjonalny.docx

Spis treści

1 Wprowadzenie ... 4

2 Parametryzacja CDP ... 5

2.1 Rodzaje klientów ... 5

3 Statystyka szefa magazynu – menu 3.12.1. ... 9

3.1 Definicja ... 9

3.2 Funkcje ... 9

4 Analiza dostępności – menu 3.12.2. ... 10

4.1 Definicja ... 10

4.2 Funkcja ... 12

5 Rotacja magazynu – menu 3.12.3. ... 13

5.1 Funkcja ... 13

6 Analiza nr katalogowych części – menu 3.12.4. ... 14

6.1 Definicje ... 14

6.2 Funkcja ... 14

7 Analiza sprzedaży utraconej – menu 3.12.5... 15

7.2 Funkcja ... 15

8 Analiza zamówień dziennych – menu 3.12.6. ... 16

8.2 Funkcja ... 16

9 Czas realizacji dostawy– menu 3.12.7. ... 17

9.2 Funkcja ... 18

10 Produktywność magazynu – menu 3.12.8. ... 19

10.2 Funkcja ... 19

11 Jakość zapasu magazynowego – menu 3.12.9. ... 20

11.2 Funkcja ... 20

12 Higiena magazynu – menu 3.12.11. ... 21

13 Części na półce bez lokalizacji – menu 3.12.11.1 ... 21

(3)

onalny.docx

15.1 Parametry pielęgnacji magazynu – menu 3.12.11.5.1. ... 23

16 Wydruk kartotek części śpiącego stocku – menu 3.12.11.5.3 ... 24

16.2 Funkcja ... 24

17 Wydruk kartotek części martwego stocku – menu 3.12.11.5.4 ... 25

17.2 Funkcja ... 25

18 Wydruk części nadmiarowego stocku – menu 3.12.11.5.5... 26

18.2 Funkcja ... 26

19 Wydruk lokalizacji do uwolnienia – menu 3.12.11.5.6 ... 27

19.2 Funkcja ... 27

20 Wydruk kartotek części do usunięcia – menu 3.12.11.5.7 ... 28

20.2 Funkcja ... 28

21 Czynności pomocnicze – menu 3.12.12. ... 29

21.1 Funkcja ... 29

Wersja

Data Przyczyna zmiany Autor

11.06.2006 Wersja podstawowa JD

13.06.2007 Korekta tekstu JD

07.08.2007 Aktualizacja wersji po pilotażu JD, WK 20.10.2007 Aktualizacja o rodzaje klientów JD 29.10.2007 Aktualizacja po warsztatach dla RPL JD 21.11.2012 Aktualizacja do najnowszej wersji PA

UWAGA

Zawartość tego dokumentu może zostać zmieniona bez informowania o tym.

Dokument, jako całość, ani jego części nie mogą być kopiowane, ani przekazywane

(4)

rofesjonalny.docx

1

Wprowadzenie

Logistyka i profesjonalne zarządzanie magazynem części zamiennych są strategicznymi dziedzinami w pracy dealera. Aby wspomóc podejmowanie decyzji szefa magazynu części, do programu CDP został dodany moduł „Magazyn profesjonalny”. Moduł ten został utworzony przy współpracy międzynarodowych specjalistów w zakresie logistyki, zawarte w nim analizy będą pomocne w kontrolowaniu i zarządzaniu magazynem części.

Nowe analizy znajdują się w menu 3.12. „Analiza magazynu”

(5)

onalny.docx

2 Parametryzacja CDP

2.1 Rodzaje klientów

Część wskaźników magazynu profesjonalnego odnosi się do podziału klientów na 4 grupy:

1. Klienci indywidualni – wszyscy klienci magazynu części oprócz poniższych grup 2. Klienci profesjonalni – warsztaty, sklepy współpracujące z koncesją,

pośredniczą w sprzedaży części.

3. Warsztaty – wszystkie warsztaty wewnątrz koncesji 4. Agenci – wszyscy agenci koncesji

Aby analizy „Magazynu profesjonalnego” były poprawne i zgodne z rzeczywistością, należy wykonać taki podział w programie.

Dzięki temu podziałowi będzie można analizować np. współczynnik dostępności części w podziale na klientów indywidualnych, profesjonalistów, warsztaty i agentów.

Magazyn części zamiennych

Części dla warsztatów w koncesji (zlecenia N, W)

Części dla klientów indywidualnych (zlecenia C)

Części dla klientów profesjonalnych (zlecenia C)

Warsztat mech-elek Warsztat blach-lak Salon pojazdów Gwarancje

Klienci indywidualni

Agenci

Części dla agentów (zlecenia C)

Klienci profesjonalni sklepy, warsztaty współpracujące

(6)

rofesjonalny.docx

Powyżej wymienione rodzaje klientów należy przypisać do odpowiednich działów warsztatowych firmy w menu 5.2.1.3. „Działy warsztatowe”. Należy zweryfikować wszystkie definicje działów warsztatowych i przyporządkować rodzaje klientów.

Przykład 1 – dział warsztatowy nr 11 „Magazyn części, kl.prywatni” został przyporządkowany do grupy nr 1 (Klienci indywidualni), ponieważ dział ten odpowiada za sprzedaż części do klientów indywidualnych (zlecenia typu C).

Przykład 2 – – dział warsztatowy nr 12 „Magazyn CZ, kl.profesjonalni” został przyporządkowany do grupy nr 2 (Klienci profesjonalni), ponieważ dział ten odpowiada za sprzedaż części do klientów profesjonalnych (sklepy, hurtownie, warsztaty współpracujące).

(7)

onalny.docx

Przykład 3 – dział warsztatowy nr 1 „Warsztat mechaniczno – elektryczny” został przyporządkowany do grupy nr 3 (Warsztaty), ponieważ dział ten odpowiada za sprzedaż części do warsztatów wewnątrz koncesji

Przykład 4 – dział warsztatowy nr 15 „Sprzedaż do agentów” został przyporządkowany do grupy nr 4 (Agenci), ponieważ dział ten odpowiada za sprzedaż części do agentów koncesji

(8)

rofesjonalny.docx

WSKAZÓWKA:

Klientów profesjonalistów należy oznaczyć odrębnie w kartotece klienta w polu dział warsztatowy dla zleceń C:

WSKAZÓWKA:

Aby oznaczyć tak jednocześnie wszystkich klientów profesjonalnych można posłużyć się selekcją klientów oraz programem zmiana danych klientów na podstawie selekcji

(9)

onalny.docx

3 Statystyka szefa magazynu – menu 3.12.1.

3.1 Definicja

Statystyka szefa magazynu to przegląd wszystkich wskaźników magazynu.

3.2 Funkcje

Wskaźniki te dotyczą okresów miesięcznych z możliwością podziału na markę i zakład CDP. Jeżeli pole marka/zakład CDP zostaną puste, to wskaźniki dotyczyć będą wszystkich marek i zakładów. Dane szczegółowe dotyczące sum poszczególnych wskaźników będzie można przeanalizować w odpowiednich odrębnych programach menu 3.12.

Dodatkowo można na poziomie statystyki szefa magazynu wywołać przeglądy szczegółowe (klawisz F4) następujących wskaźników:

• Jakość zapasu magazynowego

• Rotacja roczna magazynu

• Numery katalogowe części w ewidencji

• Numery katalogowe części z lokalizacją

• Sprzedaż utracona

(10)

rofesjonalny.docx

4 Analiza dostępności – menu 3.12.2.

Wskaźnik dostępności części w magazynie dotyczy stosunku sumy iloczynów rozchodów i dostępności poszczególnych części do sumy rozchodów wszystkich części.

Współczynnik dostępności dla magazynu:

Zużycie ważone CZ(1)*Dostępność CZ(1)+ +Zużycie ważone CZ(n)*Dostępność CZ(n) Zużycie ważone CZ(1)+…+Zużycie ważone CZ(n)

Dla części od 1 do n.

Zużycie średnie ważone:

Średni rozchód dla ostatnich 6 miesięcy. Maksymalnie 50 (ustala Importer)

Dostępność dla części zamiennej:

Dla policzenia dostępności dla pojedynczych części zamiennych CDP wykorzystuje parametry zapisane w kartotece dostawcy. Wartości „Czas dostawy” i „Opracowanie PZ” liczone są w dniach. Podane wartości definiuje Importer.

(11)

onalny.docx

Cykl:

Czas dostawy + Czas opracowania dostawy + (260/Liczba zamówień)

Liczba Cykli:

Zużycie średnie ważone (z ostatnich 6 miesięcy) * Cykl / 22

Dostępność dla części zamiennej:

a) formuła dla liczby cykli < 5 (Wzór Poisson’a)

Dostępność CZ = e-λ * (λ k / k !) gdzie:

λ = liczba cykli

k = Wirtualny stan magazynu = stan magazynu + liczba zamówionych części e = Liczba Eulera

b) formuła dla liczby cykli => 5 (Wzór Gauss’a)

• Jeżeli wirtualny stan magazynu<= 0

Dostępność CZ = 0

• Jeżeli wirtualny stan magazynu >= liczba cykli Dostępność CZ = 1

• W innych przypadkach

Dostępność CZ = k / ( λ + 2 * √ λ ) gdzie:

λ = liczba cykli

k = Wirtualny stan magazynu = stan magazynu + liczba zamówionych części

(12)

rofesjonalny.docx

4.2 Funkcja

W menu 3.12.2 „Analiza dostępności” można wydrukować listę części z wyliczonym wskaźnikiem dostępności. Wartość wskaźnika dostępności jest wyliczana zawsze w bilansie miesiąca i przedstawia wartość za miesiąc miniony.

Listę można stworzyć w zależności od marki, lokalizacji, wskaźnika dostępności, zużycia średniego ważonego i liczby miesięcy z rozchodem.

Przykład wydrukowanej listy:

(13)

onalny.docx

5 Rotacja magazynu – menu 3.12.3.

Wskaźnik rotacji magazynu jest niezwykle istotny w zarządzaniu magazynem części.

Wartość ta ukazuje jak często w określonym czasie wartość magazynu jest całkowicie wymieniana.

Wartość sprzedaży z ostatnich 12 miesięcy Roczna rotacja = ---

Wartość magazynu na koniec miesiąca

Wartość sprzedaży ostatniego miesiąca x 12 Miesięczna rotacja = ---

Wartość magazynu na koniec miesiąca

gdzie wartość sprzedaży i wartość magazynu liczona jest w cenach średnich ważonych.

5.1 Funkcja

W menu 3.12.3 „Rotacja magazynu” dostępny jest przegląd wskaźników rotacji rocznej i miesięcznej dla części wszystkich marek, których używa firma.

Wysoki wskaźnik rotacji może świadczyć o zmniejszeniu inwestycji kapitałowych w towar magazynowy, mniejszych kosztach i mniejszym nakładzie w zarządzaniu magazynem

Niski wskaźnik rotacji może świadczyć o większych kosztach i ryzyku związanym np.

z obniżką cen części na rynku lub zmianach popytu/podaży.

(14)

rofesjonalny.docx

6 Analiza nr katalogowych części – menu 3.12.4.

6.1 Definicje

CZ w ewidencji – wszystkie numery katalogowe części, które posiadają kartotekę, niezależnie od posiadania lokalizacji i stanu magazynowego. Zamienniki typu poprzednik nie są częściami w ewidencji.

CZ z lokalizacją - to numery katalogowe części w ewidencji, które posiadają kartotekę i przypisaną lokalizację w magazynie. Stan magazynowy nie ma znaczenia.

6.2 Funkcja

W menu 3.12.4 „Analiza nr katalogowych części” dostępny jest przegląd informacji o liczbie numerów katalogowych w ewidencji i z lokalizacją. Aktualizacja tej analizy następuje podczas bilansu dnia, w podziale na poszczególne marki.

(15)

onalny.docx

7 Analiza sprzedaży utraconej – menu 3.12.5.

Sprzedaż utracona to zarejestrowane pytanie o część zamienną, której nie ma w magazynie, w wyniku czego klient rezygnuje z zakupu. Sprzedaż utraconą można zarejestrować z kartoteki części, z pozycji części w zleceniu lub podczas wydawania części z magazynu.

7.2 Funkcja

W menu 3.12.5 „Analiza sprzedaży utraconej” można wydrukować listę części, do których zarejestrowano sprzedaż utraconą. Listę można stworzyć dla określonego przedziału czasu (w miesiącach) w zależności od marki

(16)

rofesjonalny.docx

8 Analiza zamówień dziennych – menu 3.12.6.

Program ten umożliwi wydruk listy części z zamówień rodzaju 2 i 3. Lista jest posortowana rosnąco według częstotliwości zamówień dla danej części.

8.2 Funkcja

Lista jest podzielona, odrębnie drukuje spis części z i bez lokalizacji.

Dzięki takim listom można stwierdzić, jakie części bez lokalizacji warto jednak zamawiać do magazynu na półkę, poprzez zmianę parametrów kartoteki części.

Ograniczając pole daty lub/i pole „Liczba linii” można otrzymać wydruki z danymi na temat określonej grupy części, ze względu na częstotliwość zamawiania.

Pole ‘Liczba linii’ oznacza jak często część zamienna pojawić się musi w zamówieniach rodzaju 2 i 3 aby znalazła się na liście.

(17)

onalny.docx

9 Czas realizacji dostawy– menu 3.12.7.

Czas realizacji dostawy jest bardzo ważnym czynnikiem dla formuły zamówienia.

Z definicji jest to czas od momentu zamówienia do momentu wprowadzenia towaru do magazynu. Zawiera się w tym:

• Czas utworzenia propozycji zamówienia/zamówienia i wysłania go do dostawcy,

• Czas, który potrzebuje dostawca na dostarczenie towaru,

• Czas na wprowadzenie i skontrolowanie dostawy w magazynie.

Dla obliczenia rzeczywistego czasu realizacji dostawy konieczne jest wprowadzenie ustalonego z dostawcą części parametru ‘Ustalona wartość SLA’. Parametr ten jest odrębny dla każdego dostawcy i musi być wpisany w polu ‘Ustalona wartość SLA’ w danych stałych dostawcy (menu 1.6.3.):

(18)

rofesjonalny.docx

9.2 Funkcja

W menu 3.12.7 „Czas realizacji dostawy” dostępny jest przegląd informacji o średnim czasie realizacji dostawy w podziale na miesiące i dostawców części. Czas realizacji dostawy jest obliczany dla zamówień rodzaju 1 danego dostawcy.

Z tego ekranu można za pomocą ikony lupy (lub przycisku F4) przejść do widoku poszczególnych zamówień.

(19)

onalny.docx

10 Produktywność magazynu – menu 3.12.8.

10.1 Definicja

Produktywność magazynu to wskaźnik określający liczbę sprzedanych i przyjętych pozycji części zamiennych i jaki obrót jest dzięki temu osiągany.

Liczba sprzedanych pozycji części (linii) i wynikający z tego obrót jest wyliczany w następujący sposób:

Liczba sprzedanych pozycji (linii) = Liczba pozycji na dokumencie sprzedaży + + Liczba pozycji na korektach sprzedaży

Obrót = Wartość sprzedaży – Wartość korekt sprzedaży 10.2 Funkcja

W menu 3.12.8 „Produktywność magazynu” można wydrukować raport informujący o liczbie sprzedanych i przyjętych linii i obrocie na sprzedaży części w podziale na pracowników (wydających części).

Raport może zostać wydrukowany za wskazany okres (w miesiącach). Liczba pozycji i obrót na częściach jest podzielony w raporcie na rodzaje klientów: warsztat, profesjonaliści, kl. indywidualny i agenci, oraz dostawy z zamówień rodzaju 1 i 2/3.

Przykład wydrukowanego raportu:

(20)

rofesjonalny.docx

11 Jakość zapasu magazynowego – menu 3.12.9.

Wskaźnik ten jest wynikiem porównania teoretycznego zapasu magazynowego (według programu CDP) z rzeczywistym stanem magazynowym.

Wskaźnik wyliczany jest następująco:

L. sprzedanych pozycji –L. skorygowanych pozycji Jakość zapasu mag. = ---

Liczba sprzedanych pozycji(linii) gdzie:

Liczba sprzedanych pozycji(linii) = Liczba pozycji na dokumencie sprzedaży + + Liczba pozycji na korektach sprzedaży

Liczba skorygowanych pozycji = Liczba pozycji korekt stanu magazynowego + + Liczba pozycji różnic inwentaryzacyjnych

11.2 Funkcja

W menu 3.12.9 „Jakość zapasu magazynowego” dostępny jest przegląd informacji o jakości zapasu w podziale na miesiące i zakłady CDP.

(21)

onalny.docx

12 Higiena magazynu – menu 3.12.11.

Poniższe programy pomogą Państwu w wyselekcjonowaniu i ewentualnej zmianie kartotek części według określonych kryteriów.

13 Części na półce bez lokalizacji – menu 3.12.11.1

13.1 Definicja

Części na półce bez lokalizacji to takie, które są na stanie magazynowym bez oznaczenia lokalizacji w kartotece (tzw. białe półki).

13.2 Funkcja

W menu 3.12.11.1 „Części na półce bez lokalizacji” dostępny jest przegląd wszystkich części zamiennych ze stanem magazynowym, które nie mają zdefiniowanej lokalizacji.

W zestawieniu uwzględniane są również podmagazyny, więc jedna część zamienna może pojawić się więcej niż raz.

Z tego poziomu można nadać lokalizację dla kartoteki. Lista jest sortowana rosnąco wg daty ostatniej dostawy.

Za pomocą przycisku „Widok alternatywny” (lub F18) można uzyskać widok z danymi cen zakupu i średniej ważonej.

(22)

rofesjonalny.docx

14 Wydruk części zamiennych ze stanem < 0 – menu 3.12.11.2

W menu 3.12.11.2 „Wydruk części zamiennych ze stanem magazynowym poniżej 0”

można wydrukować listę części z ujemnym stanem magazynowym.

Następujące informacje znajdują się na wydrukowanej liście:

• Numer katalogowy części

• Lokalizacja

• Liczba zaległości (ile brakuje do stanu 0)

• Rzeczywisty stan magazynowy części

• Data ostatniego rozchodu

• Data ostatniego przychodu

• Średnie zużycie części

• Średnia ważona cena zakupu

• Wartość magazynowa części

W podsumowaniu jest liczba części oraz ich wartość.

(23)

onalny.docx

15 Pielęgnacja magazynu – menu 3.12.11.5.

15.1 Parametry pielęgnacji magazynu – menu 3.12.11.5.1.

Za pomocą tego programu możliwe jest zdefiniowanie parametrów wyboru do sporządzenia statystyk pielęgnacji magazynu.

(24)

rofesjonalny.docx

16 Wydruk kartotek części śpiącego stocku – menu 3.12.11.5.3

16.1 Definicja

Części śpiącego stocku, to takie, które spełniają poniższe kryteria:

• Część nie jest sprzężona z następnikiem

• Pole „Rejestruj obroty” = „T”

• Pole „Bez wartości” = PUSTE

• Stan magazynowy > 0

• Data „W ewidencji od” <= liczba pełnych miesięcy podana w parametrach śpiącego stocku

• „Data ostatniego przychodu” < liczba pełnych miesięcy podana w parametrach śpiącego stocku

• Suma zużycia w okresie podanym w parametrach śpiącego stocku = 0 i

• Część nie należy do martwego stocku

16.2 Funkcja

Wywołanie menu 3.12.11.5.3 „Wydruk kartotek części śpiącego stocku” skutkuje utworzeniem i wydrukowaniem listy, oraz selekcji o nr 901.

UWAGA:

Jeżeli selekcja nr 901 została utworzona wcześniej, to zostanie nadpisana nową selekcją stocku śpiącego.

(25)

onalny.docx

17 Wydruk kartotek części martwego stocku – menu 3.12.11.5.4

17.1 Definicja

Części martwego stocku, to takie, które spełniają poniższe kryteria:

• Stan magazynowy > 0

• Data „W ewidencji od” <= liczba pełnych miesięcy podana w parametrach martwego stocku

• „Data ostatniego przychodu” < liczba pełnych miesięcy podana w parametrach martwego stocku

• Suma zużycia w okresie podanym w parametrach martwego stocku = 0

17.2 Funkcja

Wywołanie menu 3.12.11.5.4 „Wydruk kartotek części martwego stocku” skutkuje utworzeniem i wydrukowaniem listy, oraz selekcji o nr 902.

UWAGA:

Jeżeli selekcja nr 902 została utworzona wcześniej, to zostanie nadpisana nową selekcją stocku martwego.

(26)

rofesjonalny.docx

18 Wydruk części nadmiarowego stocku – menu 3.12.11.5.5

18.1 Definicja

Części nadmiarowego stocku, to takie, które spełniają poniższe kryteria:

• Data „W ewidencji od” <= liczba pełnych miesięcy podana w parametrach nadmiarowego stocku

• Stan magazynowy części > średnie miesięczne zużycie * liczba miesięcy podana w parametrach nadmiarowego stocku

18.2 Funkcja

Wywołanie menu 3.12.11.5.5 „Wydruk części nadmiarowego stocku” skutkuje utworzeniem i wydrukowaniem listy, oraz selekcji o nr 905.

UWAGA:

Jeżeli selekcja nr 905 została utworzona wcześniej, to zostanie nadpisana nową selekcją stocku nadmiarowego.

(27)

onalny.docx

19 Wydruk lokalizacji do uwolnienia – menu 3.12.11.5.6

19.1 Definicja

Lokalizacja może być uwolniona, gdy część z nią związana posiada aktualnie stan magazynowy = 0 i nie jest już sprzedawana.

Części z lokalizacjami do uwolnienia, to takie, które spełniają poniższe kryteria:

• Część posiada lokalizację

• Stan magazynowy = 0

• Suma zużycia w okresie podanym w parametrach lokalizacji do uwolnienia = 0

• Średnie zużycie <= podane w parametrach lokalizacji do uwolnienia

• Dla części nie istnieją rezerwacje

• Część nie znajduje się w otwartym zamówieniu do dostawcy

19.2 Funkcja

Wywołanie menu 3.12.11.5.6 „Wydruk lokalizacji do uwolnienia” skutkuje utworzeniem i wydrukowaniem listy, oraz selekcji o nr 903.

UWAGA:

Jeżeli selekcja nr 903 została utworzona wcześniej, to zostanie nadpisana nową selekcją lokalizacji do uwolnienia.

Aby uwolnić lokalizacje należy teraz w menu 3.3.6 „Zmiana danych części zamiennych”

(28)

rofesjonalny.docx

20 Wydruk kartotek części do usunięcia – menu 3.12.11.5.7

20.1 Definicja

Kartoteki części bez stanu magazynowego, które przez długi okres nie mają rozchodu mogą być usunięte.

W przypadku ponownego użycia usuniętej kartoteki można ją zawsze ponownie utworzyć.

Części z lokalizacjami do uwolnienia, to takie, które spełniają poniższe kryteria:

• Część nie posiada lokalizacji

• Stan magazynowy = 0

• Suma zużycia w okresie podanym w parametrach części do usunięcia = 0

• Średnie zużycie <= podane w parametrach części do usunięcia

• Dla części nie istnieją rezerwacje

• Część nie znajduje się w otwartym zamówieniu do dostawcy

20.2 Funkcja

Wywołanie menu 3.12.11.5.6 „Wydruk kartotek części do usunięcia” skutkuje utworzeniem i wydrukowaniem listy, oraz selekcji o nr 904.

UWAGA:

Jeżeli selekcja nr 904 została utworzona wcześniej, to zostanie nadpisana nową selekcją kartotek części do usunięcia.

(29)

onalny.docx

21 Czynności pomocnicze – menu 3.12.12.

Wysłanie danych dotyczących poprzednich okresów.

21.1 Funkcja

Dane, które są wyświetlane w statystyce szefa magazynu, są aktualizowane podczas bilansu miesiąca.

Dzięki temu programowi istnieje możliwość utworzenia danych dla okresów, dla których jeszcze nie został przeprowadzony bilans miesięczny.

WSKAZÓWKA

Program ten pracuje, jako program batch (praca w tle). Dlatego też nie należy uruchamiać go jednocześnie w kilku zakładach naraz (program używa danych zbiorów centralnych). Aby uruchomić program dla wszystkich zakładów firmy należy w polu ‘nr zakładu’ podać wartość = 0