Zarządzenie nr GOPS.0122.3.2017
Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Cekowie-Kolonii z dnia 16.01.2017r
w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej równowartości kwoty 30 000 euro.
Działając na podstawie § 9 pkt.9 statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Cekowie-Kolonii podjętego uchwałą Rady Gminy Ceków-Kolonia Nr XXVIII/134/2016 z dnia 27.07.2016r
Zarządzam co następuje:
1. Zatwierdzam regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30 000 euro.
2. Regulamin wraz z załącznikami stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.
3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
4. Traci moc Zarządzenie nr 6/2009 z dnia 15.12.2009r
Załącznik do Zarządzenia Nr GOPS.0122.3.2017 z dnia 16.01.2017
Regulamin
udzielania Zamówień Publicznych do kwoty nie przekraczającej równowartości 30 000 euro
§ 1
1. Niniejsze zasady regulują realizacje zamówień publicznych wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 ze zm.) zwanej dalej PZP, obejmujących dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartość 30 000 euro.
2. Zamówienia, których wartość szacunkowa netto nie przekracza w skali roku równowartości kwoty 30 000 euro, mogą być dokonywane w sposób określony w niniejszym regulaminie, z pominięciem trybów określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych
3. Średni kurs złotego w stosunku do euro, stanowiący podstawę przeliczenia wartości zamówień określa się zgodnie z art. 35 ust. 3 Prawa zamówień publicznych
4. Zlecenie zamówienia dokonywane jest na druku stanowiącym załącznik nr 1.
5. W przypadku wydatkowania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz innych źródeł finansowania zewnętrznego (konkursów, grantów, dotacji, itp.) które mają być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zmówienia, należy stosować odpowiednie wytyczne i procedury dotyczące danego projektu oraz postanowień niniejszego regulaminu, o ile nie są sprzeczne z tymi wytycznymi i procedurami.
§ 2
1. Niniejszego regulaminu nie stosuje się do zamówień, których wartość szacunkowa (netto) nie przekracza równowartości kwoty 6 000 euro.
2. Pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia obowiązany jest w szczególności do dokonania wydatku w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady należytej staranności i uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
§ 3
1. Dla zamówień powyżej równowartości 6 000 euro netto do kwoty stanowiącej równowartość 14 000 euro netto stosuje się formę rozeznania rynku prowadzonego w formie sondażu telefonicznego, internetowego lub pisemnego, np. faksem lub mailem oraz na podstawie wszelkich możliwych źródeł informacji np. katalogów cenowych.
2. Z rozeznania rynku w dowolnie wybranej formie pracownik merytoryczny sporządza notatkę służbową. Wzór notatki stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.
§ 4
1. Jednorazowych zamówień o wartości powyżej równowartości 14 000 euro netto do kwoty stanowiącej równowartość 30 000 euro netto dokonuje się na podstawie zasad wyboru oferty określonych w § 5 niniejszego Regulaminu.
2. W przypadkach uzasadnionych charakterem zamówienia lub niezwłoczną koniecznością jego udzielenie, dopuszcza się możliwość dokonywania zamówień powyżej kwoty stanowiącej równowartość 14 000 euro netto, po uzyskaniu zgody Kierownika, z pominięciem trybu o którym mowa w ust. 1.
3. Udzielenie zamówienia w trybie ust. 2 wymaga uzasadnienie potrzeby na piśmie.
4. Zamówień o wartości powyżej równowartości 14 000 euro netto a nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro udziela się w formie zlecenia lub umowy w formie pisemnej.
§ 5
1. Zamówienia o których mowa w § 4 ust. 1 niniejszego Regulaminu dokonywane są pracownika odpowiedzialnego po uprzednim złożeniu w formie pisemnej wniosku o realizację zamówienia na druku stanowiącym załącznik nr 1.
2. Zaproszenie do składania ofert odbywa się w drodze zapytania ofertowego kierowanego do kontrahentów w formie pisemnej osobiście, drogą pocztową lub elektroniczną (e-mail lub faks) według załącznika nr 3.
3. Zapytania ofertowe kieruje się do co najmniej 3 wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia o ile na rynku istnieje 3 potencjalnych wykonawców danego zamówienia. W przeciwnym razie zapytanie ofertowe kieruje się do mniejszej liczby wykonawców.
4. Kryterium wyboru oferty mogą stanowić: cena, koszt eksploatacji, gwarancje, walory użytkowe, estetyczne i jakościowe.
5. Wykonawca jest zobowiązany do złożenia oferty w terminie i miejscu określonym przez Zamawiającego, przesyłką pocztową, za pośrednictwem kuriera, faksem lub pocztą elektroniczną.
6. Jeżeli wysłano zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców a otrzymano w jego wyniku tylko jedną ofertę, Zamawiający może uznać tę ofertę za najkorzystniejszą.
7. Jeżeli wysłano zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców a nie otrzymano żadnej oferty dopuszcza się zawarcie umowy z wykonawcą wybranym bez zachowania procedury określonej w niniejszym paragrafie.
8. Dopuszczalne jest prowadzenie negocjacji z wykonawcami. Z przeprowadzonych negocjacji sporządza się notatkę służbową.
9. Zamawiający zobowiązany jest rozpatrzeć wszystkie oferty zgłoszone w wymaganym terminie. Rozpatrzeniu podlegają także oferty złożone przez wykonawców, do
których nie zostało skierowane zapytanie ofertowe. Wyboru oferty dokonuje komisja przetargowa.
10. Zamówienia udziela się w formie zlecenia lub umowy w formie pisemnej.
§ 6
1. Przebieg oraz wyniki postępowania wyboru oferty o którym mowa w § 5 dokumentuje się w formularzu wyboru oferty stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu.
2. Po zakończeniu procedury wyboru oferty przygotowuje się projekt dokumentu (umowy, zlecenia) dotyczącego realizacji zamówienia.
3. Po zastosowaniu procedury o której mowa w § 5 Regulaminu, dokument ( np.
zlecenie, umowa) kierowany jest do Głównego Księgowego celem wstępnej kontroli w rozumieniu Ustawy o finansach publicznych.
4. Zamawiający dopuszcza możliwość unieważnienia postepowania lub odstąpienia od zawarcia umowy w każdym czasie bez podania przyczyny.
§ 7
1. Regulamin obowiązuje wszystkich pracowników Gminnego Ośrodka pomocy Społecznej w Cekowie-Kolonii.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik nr 1
Ceków-Kolonia, dn.
………
………..
Numer sprawy
Wniosek
o wyrażenie zgody na wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30.000 euro
1. Opis przedmiotu zamówienia (określenie rodzaju, ilości dostawy, usług, robót ich przeznaczenie):
...
...
...
...
Wspólny Słownik Zamówień CPV: ……….
2. Uzasadnienie zakupu (plan ,polecenie pokontrolne, awaria, bieżąca potrzeba itp.:
.………
……….………
………..………
………
………
3. Szacunkowa wartość zamówienia w zł: ……...
4. Kryteria jakimi będzie kierował się Zamawiający przy wyborze (np. cena, termin realizacji, gwarancje, walory estetyczne, inne)
………
……….……….………
………..………
………
………...
5. Termin realizacji zamówienia :
……….……….………
...
data i podpis upoważnionego
pracownika
Na wyżej wymienione zamówienie przeznaczone są w budżecie Ośrodka środki finansowe w wysokości ……… w dz. ………… rozdział……….
………
data i podpis Głównego księgowego
Akceptacja/Odmowa*
………...
...
data i podpis Kierownika
* niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 2
NOTATKA SŁUZBOWA z rozeznania rynku na
……….
/określić przedmiot zamówienia/
1. Rozeznanie rynku dokonano u następujących wykonawców:
Lp. Nazwa Wykonawcy
Nr tel./faksu/ e-mail/
adres Wykonawcy
Data dokonania rozeznania
Cena netto
Cena brutto Sposób dokonania rozeznania*
1.
2.
3.
2. Proponuję wykonanie zamówienia na ………
u Wykonawcy ……….. za cenę brutto
……….. zł.
3. Załącznikami do niniejszej notatki są:
……….
……….
/data i podpis pracownika/
*Należy określić sposób dokonania rozeznania rynku (e-mail, faks, pisemnie, wydruki ze stron internetowych itp.)
Załącznik nr 4
FORMULARZ WYBORU OFERTY
Osoba prowadząca postępowanie:………..
data: ………. nr zamówienia:………
Rodzaj zamówienia:……….
O p i s przedmiotu zamówienia
Data złożenia zapytań ofertowych
Sposób złożenia zapytań ofertowych
Termin
składania ofert
Nazwa firmy Data złożenia oferty
Sposób złożenia oferty
Oferta 1
Oferta 2
Oferta 3
Cena
Inne kryteria
netto brutto
Oferta 1
Oferta 2
Oferta 3
Wybrano ofertę nr………..
Uzasadnienie wyboru:………..
………
………
Sposób realizacji zamówienia:……….
Termin płatności:……….……….
Termin realizacji:………...
Wyboru dokonano w składzie:
1) ……… ……….
(Nazwisko, imię) (Podpis)
2) ………. ……….
(Nazwisko, imię) (Podpis)
3) ……….. ………..
(Nazwisko, imię) (Podpis)
Załącznik nr 3 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro
Ceków-Kolonia, dnia ……….. r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
Zamawiający: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Cekowie-Kolonii; Ceków-Kolonia 51, 62-834 Ceków
zaprasza do złożenia ofert na:
1. Przedmiot zamówienia:
………
………
………….…..
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
………
………
………
………
………
2.1 Zakres zadań do realizacji:
a) ………
b) ………
3. Opis warunków udziału w postępowaniu wraz z podaniem ich znaczenia oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków
3.1 O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać osoby, które spełniają poniższe warunki:
a) ………..
b) ………..
3.2 W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału określonych w pkt. 3.1 uczestnik postępowania składa:
a) ………..
b) ………..
4. Termin realizacji zamówienia: od ………. do ……….r.
5. Miejsce i termin złożenia oferty: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Cekowie-Kolonii lub drogą mailową na adres gopscekow@post.pl do dnia ……… r. , do godz. ……… (decyduje data wpływu do Ośrodka lub na adres mailowy).
6. Warunki płatności: rachunek do umowy lub faktura.
7. Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami : ………, adres: ………
8. Sposób przygotowania oferty: ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim.
Załączniki 1. Oferta cenowa
2. Oświadczenie o spełnienie warunków udziału w postępowaniu
Załącznik do wzoru zapytania cenowego
OFERTA CENOWA
Zamawiający: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Cekowie-Kolonii, Ceków-Kolonia 51;
62-834 Ceków
nazwa wykonawcy: ………….………..…………..……….………..
adres wykonawcy: ………...………
NIP: ………...
Regon: ………
W odpowiedzi na zapytanie cenowe z dnia ………. r. oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za:
Cenę netto ……….. zł (słownie złotych ……….…….…) miesięcznie Podatek VAT ………. zł (słownie złotych ….…..………...) miesięcznie Cenę brutto ………...….. zł (słownie złotych……….………..) miesięcznie Jednocześnie oświadczam, iż akceptuję ramowe warunki realizacji przedmiotu umowy określone w zapytaniu cenowym.
...
……….………..
(miejscowość i data) (podpis przedstawiciela Wykonawcy)
Załącznik do wzoru zapytania cenowego
OŚWIADCZENIE
O SPEŁNIANIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
Zamawiający: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej Cekowie-Kolonii, Ceków-Kolonia 51;
62-834 Ceków
Niniejszym oświadczam, iż spełniam warunki udziału określone zapytaniu cenowym z dnia
………. r., którego przedmiot stanowi ………
………
Pieczęć i podpis przedstawiciela Wykonawcy
