ZAPYTANIE OFERTOWE. dot. dostawy, wdrożenia i opieki serwisowej oprogramowania wspierającego badanie kompetencji pracowników WSB we Wrocławiu

(1)

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Wrocław, 16.07.2013

Wyższa Szkoła Bankowa we Wrocławiu

ul. Fabryczna 29-31 53-609 Wrocław

Nr sprawy: 2/07/2013/040

ZAPYTANIE OFERTOWE

dot. dostawy, wdrożenia i opieki serwisowej oprogramowania wspierającego badanie kompetencji pracowników

WSB we Wrocławiu

Wyższa Szkoła Bankowa we Wrocławiu w ramach projektu „Systemowe podnoszenie jakości najwyższym stopniem doskonałości Wyższej Szkoły Bankowej we Wrocławiu” (umowa nr UDA- POKL.04.01.01-00.040/11-00) współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w ramach Poddziałania 4.1.1, przesyła zapytanie ofertowe z poszukiwaniem wykonawcy usługi.

I. Postanowienia ogólne

1. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.).

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Dokonane zmiany przekazuje się niezwłocznie wszystkim oferentom, do których zostało wystosowane zaproszenie ofertowe i jest ono dla nich wiążące. O dokonanych zmianach informuje się także na stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Wyższej Szkoły Bankowej we Wrocławiu

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, bez podania przyczyn.

4. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający podejmuje negocjacje w celu odpowiedniego uszczegółowienia i uzgodnienia sposobu wykonania zamówienia.

5. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Wyższej Szkoły Bankowej we Wrocławiu do zawarcia umowy.

6. W ramach niniejszego zapytania Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert cząstkowych.

II. Przedmiot zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa, wdrożenie i opieka serwisowa oprogramowania wspierającego badanie kompetencji pracowników WSB we Wrocławiu.

Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień:

(2)

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

A. Informacje dotyczące oprogramowania:

a) Dwie główne funkcjonalności oprogramowania to:

badanie kompetencji pracowników za pomocą testów wspierających rekrutację pracowników i system ocen pracowniczych,

badanie satysfakcji pracowników za pomocą testów.

b) Oprogramowanie będzie docelowo wykorzystywane dla ok. 300 pracowników, ale powinno zakładać możliwość dostępu do niektórych modułów osobom zewnętrznym (np.

prowadzenie rekrutacji)

c) Oprogramowanie musi mieć możliwość:

zintegrowania z bazą pracowników prowadzoną przez Zamawiającego w systemie SAP za pomocą udokumentowanego API, co umożliwi import danych pracowników z systemu SAP

eksportowania wyników badania danego pracownika do zewnętrznego systemu HR posiadanego przez Zamawiającego (dane generowane w postaci pliku .xml) d) Oprogramowanie powinno mieć przejrzysty i czytelny interfejs użytkownika, łatwy w

obsłudze

e) Oprogramowanie powinno umożliwiać wypełnianie testów przez kandydatów, którzy nie posiadają statusu użytkowników w systemie

f) Oprogramowanie powinno automatycznie wysyłać wiadomości e-mail z linkiem do badania do grupy uczestniczącej w badaniu

g) Oprogramowanie powinno zawierać system uprawnień pozwalający na administrowanie poszczególnymi grupami użytkowników oraz dostępem do zgromadzonych danych h) Minimalne wymogi techniczne dot. oprogramowania: aplikacja internetowa i) Oprogramowanie powinno zawierać następujące moduły:

testy wiedzy

testy psychometryczne ankiety

raporty pracownicy

j) Przygotowanie i przekazanie Zamawiającemu instrukcji obsługi oprogramowania.

Minimalny zakres funkcjonalności w module "Testy wiedzy":

1. gotowe testy wiedzy z dziedzin: administracja, obsługa klienta, sprzedaż, księgowość, finanse, IT, zarządzanie, zarządzanie projektami

2. gotowe testy znajomości języków obcych /przynajmniej język angielski/

3. gotowe testy znajomości programów Ms Office 4. możliwość modyfikacji ww. gotowych testów

5. możliwość samodzielnego przygotowywania dowolnych testów wiedzy, również z systemem punktacji odpowiedzi

6. możliwość zamieszczania w testach treści multimedialnych i wizualnych Minimalny zakres funkcjonalności w module "Testy psychometryczne":

7. gotowe testy psychometryczne pod min. 10 kompetencji wskazanych przez Zamawiającego w trakcie realizacji zamówienia

(3)

8. możliwość późniejszego wgrania do systemu dodatkowych testów psychometrycznych posiadanych przez Zamawiającego

9. generowanie raportu z wynikami testu dla osoby badanej i możliwość wysłania drogą elektroniczną takiego raportu po zakończeniu badania

Minimalny zakres funkcjonalności w module "Ankiety":

10. gotowy zestaw możliwych do wyboru pytań badający satysfakcję pracowników z warunków płacowych i pozapłacowych

11. możliwość późniejszego samodzielnego tworzenia ankiet dla pracowników przez Zamawiającego

12. generowanie indywidualnego linku do ankiety Minimalny zakres funkcjonalności w module "Raporty":

13. Generowanie raportów dla każdego testu w układzie grupowym i indywidualnym, z możliwością filtrowania według analizowanych kryteriów

14. Generowanie raportów ze wskazaniem najlepszych wyników

15. Wyniki porównawcze z profilem kompetencyjnym stanowiska (odstępstwa od poziomów pożądanych)

16. Zestawienia statystyczne oraz wykresy

17. Możliwość przesyłania raportów drogą mailową w formie plików.

Minimalny zakres funkcjonalności w module "Pracownicy":

18. Możliwość importu danych pracowników z systemu SAP, z opcją grupowania pracowników

19. Zapisywanie historii dotyczącej danego pracownika

20. Możliwość eksportu wyników badania danego pracownika do systemu zewnętrznego HR posiadanego przez Zamawiającego (dane generowane w pliku .xml)

21. Generowanie automatycznych powiadomień związanych z terminem testu lub badania do wskazanych osób zainteresowanych (np. pracownik HR, przełożony, badany

pracownik, kandydat).

B. Wdrożenie rozumiane jest jako:

a) zapewnienie przez Wykonawcę konsultacji dot. ww. modułów wdrażanego oprogramowania świadczonych pracownikom wskazanym przez Zamawiającego polegających na:

udziale pracowników Wykonawcy oddelegowanych do realizacji zadania w minimum jednym spotkaniu dotyczącym każdego ww. modułu w siedzibie Zamawiającego (1 spotkanie x 5 modułów, tj. łącznie 5 spotkań)

wyjaśnianiu wątpliwości drogą telefoniczną i mailową

b) instalacja testowej wersji poszczególnych modułów oprogramowania na platformie sprzętowo-systemowej wskazanej przez Zamawiającego we współpracy z osobą wyznaczoną przez Zamawiającego

c) dostosowanie oprogramowania do specyficznych potrzeb Zamawiającego polegające na:

udziale pracowników Wykonawcy oddelegowanych do realizacji zadania w minimum 2 spotkaniach dot. specyficznych potrzeb Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego w obrębie testów psychometrycznych

(4)

opracowaniu modyfikacji w ramach ww. obszaru oraz ich przetestowanie przez zespół oddelegowany do realizacji zadania przez Wykonawcę w oparciu o kryteria wskazane przez Zamawiającego

d) integracja oprogramowania z systemem zawierającym dane pracowników Zamawiającego (SAP) oraz zewnętrznym systemem HR posiadanym przez Zamawiającego (dane generowane w pliku .xml; import - eksport danych)

e) ustalenie dostępów dla wszystkich pracowników zróżnicowane ze względu na przypisane role wskazane przez Zamawiającego

f) przeszkolenie pracowników wskazanych przez Zamawiającego:

5 pracowników merytorycznych: z zakresu obsługi merytorycznej oprogramowania 2 pracowników zajmujących się obsługą informatyczną: w zakresie obsługi

technicznej oprogramowania

g) wdrożenie poprawek wynikających z testowania oprogramowania

h) instalacja finalnej wersji oprogramowania na platformie sprzętowo-systemowej wskazanej przez Zamawiającego we współpracy z osobą wyznaczoną przez Zamawiającego

i) świadczenie gwarancyjnej opieki serwisowej związanej z pomocą w rozwiązywaniu

problemów i usuwaniu usterek przez co najmniej 12 miesięcy liczonych od momentu etapu zakończenia wdrożenia.

C.Serwis oprogramowania

Oferent zapewni świadczenie gwarancyjnej opieki serwisowej związanej z pomocą w rozwiązywaniu problemów i usuwaniu usterek na okres co najmniej 12 miesięcy od zakończenia etapu wdrożenia oprogramowania u Zamawiającego.

III. Szczegóły zamówienia

1. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: dostawa i wdrożenia oprogramowania - 19.08.2013- 10.12.2013, opieka serwisowa – 11.12.2013 – 10.12.2014.

2. Wykonawca akceptuje formę płatności – przelew.

IV. Kryteria dostępu

1. Zamawiający wyklucza z postępowania podmioty powiązane z nim osobowo lub kapitałowo.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

2. Zamawiający dopuszcza składanie ofert przez oferentów spełniających poniższe wymagania:

a) minimum trzy wdrożenia oferowanego oprogramowania wspierającego badanie kompetencji pracowników zawierającego wszystkie ww. moduły (testy wiedzy, testy psychometryczne, ankiety, raporty, pracownicy) w organizacjach posiadających co najmniej 100 pracowników w ciągu ostatnich 3 lat kalendarzowych (2010, 2011, 2012)

(5)

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego b) licencja na oprogramowanie powinna być przekazana bezterminowo

c) oferowane oprogramowanie wspierające badanie kompetencji pracowników posiada wypracowane i gotowe do wdrożenia wszystkie ww. moduły (testy wiedzy, testy psychometryczne, ankiety, raporty, pracownicy), tj. są one integralną częścią oferowanego oprogramowania

V. Kryteria wyboru ofert:

1. Od oferentów wymagane jest spełnienie wszystkich wskazanych kryteriów dostępu.

Niespełnienie chociażby jednego z tych warunków powoduje odrzucenie złożonej oferty.

2. Punkty można uzyskać za cenę brutto za dostawę i wdrożenie oprogramowania wspierającego badanie kompetencji pracowników zgodnie ze specyfikacją określoną wyżej: maksymalnie 100 pkt. Najwięcej punktów uzyska oferta o najniższej wartości całkowitej zamówienia.

3. Zamawiający udzieli zamówienia oferentowi, który uzyskają najwyższą liczbę punktów. Jeżeli kilku oferentów uzyska taką samą liczbę punktów i sytuacja ta uniemożliwi wybranie tylko jednego Wykonawcy, Zamawiający będzie podejmował negocjacje cenowe.

4. Zamawiający poinformuje o wyniku postępowania wszystkich Oferentów, którzy złożą ofertę w postępowaniu.

VI. Istotne informacje dotyczące przebiegu postępowania.

1. W toku dokonywania oceny złożonych ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert.

2. Zaproszenie do negocjacji nie oznacza przyjęcia przez Zamawiającego oferty Oferenta.

3. Zamawiający nie ponosi żadnej odpowiedzialności ani jakichkolwiek kosztów związanych z przygotowaniem oferty przez Oferenta, a w szczególności związanych z przystąpieniem do procesu ofertowego, przygotowaniem i złożeniem oferty, negocjacji, przygotowaniami do zawarcia umowy.

4. Zamawiający nie jest zobowiązany do uzasadnienia swojej decyzji w przypadku odrzucenia oferty.

VII. Sposób przygotowania oferty:

1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1.

W treści formularza oferty znajdują się m.in. następujące oświadczenia:

a) oświadczenie oferenta o co najmniej 3 wdrożeniach oferowanego oprogramowania w organizacjach posiadających co najmniej 100 pracowników w ciągu ostatnich 3 lat kalendarzowych (2010, 2011, 2012), np. umowy, faktury, rachunki, referencje

b) oświadczenie oferenta o przekazaniu licencji na oprogramowanie bezterminowo c) oświadczenie oferenta, iż oferowane oprogramowanie posiada wypracowane i

gotowe do wdrożenia wszystkie ww. moduły (testy wiedzy, testy psychometryczne, ankiety, raporty, pracownicy)

Zamawiający ma prawo zażądać od oferentów dokumentów potwierdzających ww.

oświadczenia.

2. Do oferty należy dołączyć specyfikację techniczną oferowanego oprogramowania.

3. Miejsce i sposób złożenia oferty: podpisaną przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta ofertę należy:

przesłać pocztą (Wyższa Szkoła Bankowa we Wrocławiu, ul.Fabryczna 29-31, 53-609 Wrocław) lub

(6)

złożyć w siedzibie Zamawiającego (Wyższa Szkoła Bankowa we Wrocławiu, ul.Fabryczna 29-31, 53-609 Wrocław, pokój - Rektorat) lub

skan podpisanej oferty wysłać mailem na adres joanna.ukleja@wsb.wroclaw.pl lub skan podpisanej oferty wysłać faxem na nr +48 71 733 64 43

Ocenie będą podlegać tylko oferty poprawne formalnie tj.: sporządzone w języku polskim oraz złożone na formularzu ofertowym będącym załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

4. Termin złożenia oferty: do dnia 31.07.2013 do godziny 12.00. Oferty, które zostaną złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

5. Osoba uprawniona do porozumiewania się z Oferentami: Joanna Ukleja, e-mail:

joanna.ukleja@wsb.wroclaw.pl. Zamawiający będzie odpowiadał na pytania tylko zadane w formie pisemnej za pomocą maila.

Oferent zobowiązuje się do traktowania wszelkich informacji wynikających z niniejszego zapytania ofertowego jako poufne.

(7)

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Załącznik 1. Wzór formularza oferty

Nr sprawy: 2/07/2013/040

FORMULARZ OFERTY do ZAPYTANIA OFERTOWEGO

Oferta stanowi odpowiedź na zapytanie ofertowe w ramach projektu „Systemowe podnoszenie jakości najwyższym stopniem doskonałości Wyższej Szkoły Bankowej we Wrocławiu” (umowa nr UDA-POKL.04.01.01-00.040/11-00) i dotyczy dostawy, wdrożenia i opieki serwisowej oprogramowania wspierającego badania kompetencji pracowników WSB we Wrocławiu.

1. Dane oferenta:

a. Nazwa: ………

b. Adres siedziby: ………

c. NIP: ...

d. Osoba uprawniona do kontaktowania się z Oferentem (imię i nazwisko, telefon, mail):

imię i nazwisko: ………

telefon: ………

adres e-mail: ………

2. Oświadczam, iż:

Treść oświadczenia (wypełnia Oferent)

Spełnienie kryterium (TAK/NIE) (wypełnia Oferent) a. Firma, którą reprezentuję, wdrożyła co najmniej trzykrotnie

oprogramowanie o nazwie ...

w organizacjach posiadających co najmniej 100 pracowników w ciągu ostatnich 3 lat kalendarzowych (2010, 2011, 2012).

b. Licencja na oferowane oprogramowanie przekazane zostanie bezterminowo.

c. Oferuję świadczenie gwarancyjnej opieki serwisowej związanej z pomocą w rozwiązywaniu problemów i usuwaniu usterek na okres co najmniej 12 miesięcy od zakończenia etapu wdrożenia oprogramowania u Zamawiającego

3. Oświadczam, iż w oferowanym oprogramowaniu o nazwie ...

wszystkie zaznaczone w poniższej tabeli moduły mają status wypracowanych i stanowią integralną część oprogramowania:

L.p. Zakres modułów, które posiadają status wypracowanych i są integralną częścią oprogramowania oferowanego przez Oferenta

TAK/ NIE (wypełnia oferent)

(8)

1. Moduł "Testy wiedzy" testy psychometryczne, ankiety, raporty, pracownicy

2. Moduł "Testy psychometryczne"

3. Moduł "Ankiety"

4. Moduł "Raporty"

5. Moduł "Pracownicy"

RAZEM liczba modułów wypracowanych i stanowiących integralną część oferowanego oprogramowania (wypełnia Oferent)

4. Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia w następującej cenie:

Kryterium wyboru ofert Cena brutto

b) Cena brutto za dostawę, wdrożenie i opiekę serwisową oprogramowania wspierającego badanie kompetencji pracowników zgodnie ze specyfikacją określoną w zapytaniu ofertowym nr 2/07/2013/040

……….

Słownie: ...

...

5. Do oferty dołączam specyfikację techniczną oferowanego oprogramowania.

6. Oświadczam, że zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń.

7. Oświadczam, iż wszystkie informacje przedstawione w ofercie są prawdziwe. Przyjmuję do wiadomości, że w przypadku poświadczenia przeze mnie nieprawdy, oferta zostanie odrzucona.

8. Niniejszym oświadczam, iż nie jestem powiązany/(-a) kapitałowo ani osobowo z Zamawiającym.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;

pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

(9)

…………...., dn. ………… ...

Podpis i pieczęć osoby uprawnionej