Planowanie i obsługa spotkań podczas konferencji w Microsoft Teams
Spis treści
1. Spotkania online w aplikacji MS Teams ... 2
2. Zdarzenie na żywo w MS Teams... 2
2.1. Ogólne zagadnienia ... 2
2.2. Planowanie zdarzeń na żywo z udziałem uczestników zewnętrznych ... 3
2.3. Planowanie zdarzeń na żywo z udziałem uczestników posiadających konto SGH ... 4
2.4. Obsługa zdarzenia na żywo ... 8
2.5. Sesja pytań i odpowiedzi (Q&A)...14
3. Planowanie spotkania w kalendarzu MS Teams ...16
3.1. Ustawienie Poczekalni w MS Teams...18
3.2. Ustawienie Kto może prezentować ...19
3.3. Ustawienie Zezwalaj na czat spotkania ...19
3.4. Jak rozpocząć spotkanie w kalendarzu MS Teams ...20
4. Planowanie i obsługa seminariów internetowych (webinarów) w kalendarzu MS Teams ...21
4.1. Planowanie seminarium internetowych w kalendarzu MS Teams ...21
4.2. Dostosowanie formularza rejestracji...23
Historia zmian dokumentu
Wersja Data Treść/Zmiana
0.1 26.07.2021 Utworzenie dokumentu
0.2 26.10.2021 Dodanie rozdziału 4
1. Spotkania online w aplikacji MS Teams
W aplikacji MS Teams można skorzystać z kilku sposobów spotkań online. Są to:
Zdarzenia na żywo – głównym celem jest przekazanie informacji bez aktywizowania uczestników lub zorganizowanie szkolenia typu webinarium, podczas którego zaproszone osoby będą m iały możliwość zadawania pytań na czacie:
1. limit uczestników do 1000 osób,
2. kamerę i mikrofon mogą włączyć tylko organizatorzy zdarzenia i osoby prezentujące, 3. widok ekranu/prezentacje mogą udostępnić tylko organizatorzy i osoby prezentujące, 4. sesja pytań i odpowiedzi (Q&A) możliwa jako jedyny sposób komunikacji pomiędzy
uczestnikami spotkania a organizatorami i prezenterami (osobami prezentującymi), 5. każda osoba posiadająca link do spotkania może obejrzeć zdarzenie na żywo.
Spotkania utworzone w kalendarzu aplikacji MS Teams - doskonale sprawdzają się w sytuacji, gdy potrzebujemy przedyskutować coś ze wszystkimi uczestnikami spotkania:
1. limit uczestników do 300 osób,
2. wszyscy uczestnicy spotkania mogą włączyć kamerę i mikrofon,
3. wszyscy mogą udostępniać widok ekranu/prezentacje – jest opcja ograniczenia uprawnień dla ok
4. reślonych osób,
5. osoby spoza organizacji mogą udostępniać widok ekranu/prezentacji, 6. czat spotkania jest dostępny dla wszystkich,
7. brak sesji pytań i odpowiedzi (Q&A),
8. organizator może ograniczyć przekazywanie linku do spotkania dalej oraz ustawić, kto może ominąć poczekalnię. Aktualne limity i specyfikacje dla spotkań dostępne są na stronie https://docs.microsoft.com/pl-pl/microsoftteams/limits-specifications-teams
Po zaplanowaniu spotkania jest ono widoczne zarówno w kalendarzu aplikacji MS Teams, jak i w Outlook.
Seminarium internetowe (webinar) – dodatkowa opcja prowadzenia prezentacji dla dużych grup, zarówno dla osób wewnątrz organizacji, jak i spoza niej z możliwością rejestracji uczestników.
Seminaria internetowe w Teams znacznie ułatwią organizację szkoleń i seminariów, na których uczestnicy mogą brać aktywny udział w dyskusji.
2. Zdarzenie na żywo w MS Teams
2.1. Ogólne zagadnienia
Zdarzenie na żywo usługi Microsoft Teams to rozszerzenie spotkań online w aplikacji MS Teams, które umożliwia planowanie i tworzenie wydarzeń przesyłanych strumieniowo (transmisji online) do dużych
(prezenterów) oraz uczestników spotkania. W tabeli podane są uprawnienia poszczególnych użytkowników.
*Dla ról Organizator, Producent oraz Osoba prowadząca (Prezenter) wymagane jest posiadanie konta SGH oraz instalacja aplikacji MS Teams. Link do pobrania aplikacji Microsoft Teams znajduje się na stronie: https://teams.microsoft.com/downloads
**W przypadku roli Uczestnik można korzystać zarówno z aplikacji MS Teams, jak i przeglądarki.
Zalecana jest przeglądarka Microsoft Edge.
Zdarzenia na żywo mogą być zorganizowane na dwa sposoby:
• z udziałem uczestników zewnętrznych (nieposiadających kont SGH) – takie zdarzenie może utworzyć jedynie Zespół Promocji SGH,
• dla uczestników z organizacji (posiadających konta SGH) – takie zdarzenie można zorganizować samodzielnie.
2.2. Planowanie zdarzeń na żywo z udziałem uczestników zewnętrznych
2.2.1. W celu zaplanowania spotkania na żywo, w którym będą uczestniczyć osoby spoza SGH, Nazwa używana w
aplikacji
Rola Opis głównych funkcji i zadań Organizator* Organizator zdarzenia
na żywo
Planuje zdarzenie na żywo, dodaje nowe osoby prowadzące i producentów, ustala role, zmienia ustawienia zdarzenia, może pełnić rolę Producenta lub Osoby prowadzącej
Producent* Uczestnik aktywny, moderator dyskusji
Kontroluje zdarzenie na żywo:
• rozpoczyna i zatrzymuje zdarzenie na żywo,
• zarządza transmisją zdarzenia na żywo np.
udostępnia obraz wideo własny lub osób prowadzących,
• wybiera układ ekranów
• moderuje sesję pytań i odpowiedzi (Q&A) Osoba
prowadząca/
Prezenter*
Uczestnik aktywny, moderator dyskusji, prezenter
Prezentuje dźwięk, obraz wideo lub ekran w zdarzeniu na żywo bądź moderuje sesję pytań i odpowiedzi (Q&A).
Uczestnik** Uczestnik pasywny Obserwuje zdarzenie na żywo. Nie może włączyć kamery i mikrofonu. Może uczestniczyć w sesji pytań i odpowiedzi.
• data i godzina;
• adresy mailowe osób prowadzących spotkanie – tak zwanych Producentów (wymagane konto SGH);
• adresy mailowe Osób prowadzących (wymagane konto SGH) oraz informację dotycząca ustawieńzdarzenia na żywo:
• czy w zdarzeniu będzie sesja pytań i odpowiedzi;
• czy nagranie spotkania będzie dostępne tylko dla producentów i prezenterów (osób prowadzących), czy również dla uczestników.
Pracownik Zespołu Promocji będzie pełnił rolę Organizatora spotkania. Jeśli konieczna będzie zmiana ustalonych ról lub dodanie kolejnych osób do zdarzenia, tylko Organizator będzie mógł dokonać zmian.
2.2.2. Do producentów można dodać tylko konta w domenie SGH. Dla osób spoza SGH możemy utworzyć tymczasowe konta w naszej domenie. W celu utworzenia takiego konta prosimy o wysłanie wiadomości na adres zwri@sgh.waw.pl z informacją:
• nazwa zdarzenia;
• data zdarzenia;
• imię nazwisko i adres mailowy osoby zewnętrznej.
Po przygotowaniu takiego konta przez Helpdesk do osoby zgłaszającej zostanie przekazana informacja z adresem SGH oraz hasłem do konta.
2.3. Planowanie zdarzeń na żywo z udziałem uczestników posiadających konto SGH
2.3.1. W aplikacji Teams w zakładce Kalendarz rozwijamy opcję +Nowe spotkanie
2.3.2. Wybieramy opcję Zdarzenie na żywo.
2.3.3. Wpisujemy informacje o spotkaniu:
• (1) nazwa zdarzenia
• (2) data i godzina zdarzenia
• (3) dodatkowe informacje o spotkaniu (opcjonalnie)
• (4) adresy mailowe osób prowadzących
• (5) adres mailowy Producenta. Z rozwijanej strzałki można zmienić role z Producenta na Osobę prowadzącą i odwrotnie
• (6) ta opcja pozwala nam na dodanie Prezentera (osoby prezentującej) z zewnątrz, konieczne będzie wpuszczenie takiej osoby z poczekalni i zezwolenie na prezentowanie. Prezenter powinien mieć zarejestrowane konto Microsoft lub założone konto tymczasowe zgodnie z informacją w punkcie 2.2.2.
I klikamy Dalej.
2.3.4. W następnym oknie zaznaczmy, czy zdarzenie będzie dla całej organizacji, czy dla określonej grupy osób:
* Opcja Publiczne jest zablokowana. Takie zdarzenie może zostać zaplanowane tylko przez pracowników Zespołu Promocji (patrz pkt 2.2.)
oraz dalej określamy szczegóły naszego spotkania:
• (1) nagranie zdarzenia będzie dostępne tylko dla producentów i prezenterów (osób prowadzących)
• (2) nagranie zdarzenia będzie dostępne dla wszystkich uczestników
• (3) pojawienie się napisów w trakcie zdarzenia (tylko w języku angielskim)
• (4) raporty zaangażowania uczestników pokazują, kto dołączył i opuścił zdarzenie na żywo
• (5) sesja pytań i odpowiedzi dla uczestników zdarzenia (Q&A)
2.3.5. Po dokonaniu ustawień należy wybrać Zaplanuj
2.3.6. Po utworzeniu zdarzenia na żywo pojawi się okno z informacją o spotkaniu. Link do spotkania dla uczestników można skopiować z przycisku Pobierz link uczestnika.
Taki link można wysłać drogą mailową, wklejając go do wiadomości z zaproszeniem.
W tym samym oknie wybierając opcję Edytuj można zmienić główne ustawienia spotkania (tytuł zdarzenia, datę i godzinę, opis, dodać/zmienić rolę). W celu zmiany szczegółowych ustawień należy wybrać Edytuj → Ustawienia, gdzie można edytować informacje opisane w punkcie 2.3.4.
2.3.7. Po wprowadzeniu zmian należy kliknąć w przycisk Aktualizuj
2.4. Obsługa zdarzenia na żywo
2.4.1. Producent/Organizator zdarzenia otwiera Kalendarz, wybiera zaplanowane spotkanie i klika Dołącz
2.4.2. W następnym oknie można włączyć kamerę i mikrofon. Kliknięcie w Dołącz teraz spowoduje rozpoczęcie spotkania tylko dla Organizatora, Producenta i prezenterów (osób prowadzących).
Transmisja na żywo dla uczestników jeszcze nie zostanie rozpoczęta.
2.4.3. Przed rozpoczęciem transmisji na żywo każdy będzie miał inny widok.
Widok Producenta przed rozpoczęciem transmisji na żywo:
• (1) zdarzenie jest przed transmisja na żywo – w tym momencie w zdarzeniu mogą brać udział: organizator, producenci i prezenterzy (osoby prowadzące)
• (2) liczba uczestników przed rozpoczęciem spotkania
• (3) czat dla producentów, organizatorów i prezenterów (osób prowadzących)
• (4) lista uczestników spotkania
• (5) czat sesji pytań i odpowiedzi Q&A (dla prezenterów, producentów i uczestników)
• (6) więcej działań – z tego miejsca można wrócić do informacji o spotkaniu lub ustawień urządzenia
• (7) kamera
• (8) mikrofon
• (9) opcja udostępnienia ekranu
• (10) wyjście ze spotkania
• (11) ekran „Kolejka”, do którego Producent wysyła obraz przed rozpoczęciem transmisji na żywo
• (12) ekran „Zdarzenie na żywo” – okno widoku spotkania, które zobaczą wszyscy uczestnicy spotkania po rozpoczęciu transmisji na żywo
• (13) ustawiania układu widoku uczestników – sama prezentacja lub prezentacja z kamerą osoby prowadzącej
• (14) prezenterzy i producenci obecni na spotkaniu
• (15) opcja wyciszania wszystkich (dostępna tylko dla Producenta)
Widok Prezentera (Osoby prowadzącej) przed rozpoczęciem transmisji na żywo:
Widok Uczestnika przed rozpoczęciem transmisji na żywo:
2.4.4. Po udostępnieniu ekranu przez Producenta lub Prezentera (osoby prowadzącej) w widoku Producenta pojawi się udostępniona zawartość (1).
2.4.5. Po kliknięciu w okno Zawartość widok np. prezentacji pojawi się w oknie Kolejka (2).
2.4.6. Kliknięcie w żółty przycisk Wyślij na żywo (1) przekaże udostępnianą zawartość do okna Zdarzenie na żywo (2) – spotkanie nadal jest przed transmisją na żywo.
2.4.7. Kliknięcie w żółty przycisk Rozpocznij ROZPOCZYNA TRANSMISJĘ NA ŻYWO, która będzie dostępna dla wszystkich uczestników. W lewym górnym rogu zmieni się informacja z Przed emisją na żywo na Na żywo.
Zgodnie z komunikatem – po rozpoczęciu zdarzenia na żywo nie będzie można zatrzymać ani ponownie go uruchomić. Uczestnicy spotkania będą obserwować zdarzenie z 10-20 sekundowym opóźnieniem.
Widok Producenta po rozpoczęciu transmisji
Widok Prezentera (osoby prowadzącej) – jeśli udostępniany jest ekran Prezentera lub innej osoby prowadzącej.
Widok Uczestnika
2.4.8. Zakończyć zdarzenie na żywo może Producent lub Organizator. W celu zakończenia transmisji należy kliknąć w czerwony przycisk Zakończ na dole ekranu.
UWAGA: zakończenie transmisji na żywo nie pozwoli wznowić takiego spotkania.
Zakończenie spotkania przez Organizatora za pomocą Zakończ spotkanie w prawym górnym rogu – również spowoduje zakończenie transmisji na żywo i nie pozwoli wznowić spotkania.
2.5. Sesja pytań i odpowiedzi (Q&A)
2.5.1. Podczas transmisji na żywo uczestnicy mogą zadawać pytania za pomocą sesji pytań i odpowiedzi. Producent albo Prezenter (osoba prowadząca) może publikować lub usuwać odpowiedzi Uczestników.
2.5.2. Aby sprawdzić pytania uczestników, należy wybrać przycisk Pokaż pytania i odpowiedzi Q&A.
2.5.3. Czat pojawi się po prawej stronie okna spotkania
• (1) nowe pytania
• (2) pytania opublikowane
• (3) pytania usunięte przez moderatora sesji pytań i odpowiedzi
• (4) zamknięcie lub otwarcie czatu
2.5.4. Nowe pytanie zawsze się pojawi w sekcji Nowe. Takie pytanie możemy opublikować (2) lub usunąć (1).
2.5.5. Opublikowane pytanie będzie widoczne dla wszystkich uczestników, na które może odpowiedzieć na czacie Producent lub Prezenter (osoba prowadząca).
3. Planowanie spotkania w kalendarzu MS Teams
Aby zaplanować spotkanie:
1. W aplikacji Teams w zakładce Kalendarz rozwijamy opcję +Nowe spotkanie
2. W okienku, które się pojawi, wypełniamy wszystkie dane i klikamy Zapisz.
3. Spotkanie pojawi się w kalendarzu w aplikacji Teams oraz Outlooku. Uczestnicy spotkania dostaną powiadomienie mailowe w sprawie spotkania. W wiadomości mailowej będzie podany link, który będzie odsyłał do spotkania.
4. Ustawienie opcji spotkania
W opcjach spotkania możemy ograniczyć możliwość udostepnienie ekranu dla wszystkich uczestników spotkania oraz wyłączyć poczekalnie dla kont.
Zakładka Opcje spotkania pojawi się, gdy spotkanie będzie już dodane w kalendarzu. Otwieramy zaplanowane spotkanie w kalendarzu i wybieramy zakładkę Opcje spotkania.
*Jeśli pojawia się problem z otwarciem linku „Opcje spotkania”, należy skopiować link i otworzyć stronę w przeglądarce Microsoft Edge.
• (1) ustawienia poczekalni podczas spotkania (patrz punkt 3.1)
• (2) ustawienie, które pozwala na włączenie poczekalni dla osób dzwoniących przez telefon
• (5) możliwość ograniczenia używania mikrofonu dla uczestników spotkania. To ustawienie powinno zostać włączone przed rozpoczęciem spotkania
• (6) możliwość ograniczenia używania kamery dla uczestników spotkania. To ustawienie powinno zostać włączone przed rozpoczęciem spotkania
• (7) automatyczne rozpoczęcie nagrywania spotkania, nawet gdy spotkanie zostanie rozpoczęte przez uczestnika
• (8) możliwość włączenia lub wyłączenia czatu spotkania (patrz punkt 3.3)
• (9) możliwość włączenia lub wyłączenia wysłania reakcji podczas spotkania.
3.1. Ustawienie Poczekalni w MS Teams
Organizator spotkania może zdecydować, kto ma uzyskać bezpośredni dostęp do spotkania, a kto powinien czekać na zezwolenie na udział w spotkaniu. Jeśli Organizator zdecyduje na oczekiwanie osób, zobaczy listę osób w poczekalni. W tym miejscu Organizator będzie mógł zaakceptować osobę na spotkanie lub nie.
Aby dokonać ustawień poczekalni:
1. Rozwijamy stalkę przy opcji Kto może ominąć poczekalnię
2. Wybieramy odpowiednie ustawienie Kto może pominąć poczekalnię Efekt
Tylko Ty Tylko organizator spotkania może uzyskać bezpośredni dostęp do spotkania. Wszyscy inni będą czekać w poczekalni.
Osoby, które zapraszam Każdy, kto otrzyma zaproszenie z MS Teams, łącznie z tymi, do których zaproszenie jest przesyłane dalej, dołączy do spotkania bezpośrednio.
Osoby w mojej organizacji Tylko osoby z kontem SGH mogą uzyskać bezpośredni dostęp do spotkania. Wszyscy inni będą czekać w poczekalni.
Osoby w mojej organizacji i goście
Osoby z kontem SGH i goście (w tym osoby, które mają inne domeny niż SGH) mogą uzyskać bezpośredni dostęp do spotkania.
Osoby w mojej organizacji, zaufane organizacje i goście
Osoby z kontem SGH, uczestnicy zewnętrzni z zaufanych organizacji i goście mogą uzyskać bezpośredni dostęp do spotkania.
Wszyscy Każdy, kto ma dostęp do linku do spotkania, może uzyskać do niego bezpośredni dostęp, w tym także osoby dzwoniące.
3. Wybieramy Zapisz.
3.2. Ustawienie Kto może prezentować
Przed spotkaniem Organizator może dodać konkretne osoby, które będą miały włączoną opcję udostępniania ekranu. U reszty uczestników ta możliwość zostanie zablokowana.
Do osób prezentujacych możemy dodać tylko konta SGH i inne zarejestrowane w Microsoft.
Aby dodać osobę do osób prezentujących:
1. Rozwijamy strzalkę przy opcji Kto może prezentować i wybieramy Określone osoby.
2. Z ustawienia Wybierz osoby prowadzące dla tego spotkania wybierz nazwiska. Lista osób zostanie zaciągnieta z listy uczestników wymaganych i opcionalnych, posiadających konto SGH lub konto Microsoft.
3. Kilkamy Zapisz.
Tylko wyznaczone osoby będą miały możliwość udostępniania ekranu.
3.3. Ustawienie Zezwalaj na czat spotkania
Przed rozpoczeciem spotkania Organizator może wyłączyć czat spotkania (w domyślnej opcji czat jest włączony).
Aby wyłączyć czat spotkania:
1. Rozwijamy strzałkę przy opcji Zezwalaj na czat spotkania.
2. Wybieramy odpowiednią opcję.
3. Klikamy Zapisz.
3.4. Jak rozpocząć spotkanie w kalendarzu MS Teams
3.4.1. Spotkanie rozpocznie się o ustawionej godzinie. Aby wcześniej rozpocząć połączenie, należy wejść do zakładki Kalendarz, kliknąć na spotkanie, a następnie wybrać przycisk Dołącz w prawym górnym rogu
3.4.2. Uczestnicy spotkania powinni dołączyć do niego w ten sam sposób lub wchodząc w link podany w wiadomości mailowej
3.4.3. Link przekieruje uczestników do przeglądarki (pod warunkiem, że w tym momencie nie są zalogowani do aplikacji). W przeglądarce wyświetli się komunikat:
a. Aby dołączyć do spotkania bez logowania, klikamy Zamiast tego dołącz w przeglądarce1 b. Aby dołączyć do spotkania w aplikacji Teams, należy kliknąć Pobierz aplikację dla
systemu X (w przypadku kiedy nie mamy jeszcze zainstalowanej aplikacji) lub Uruchom teraz (w przypadku kiedy mamy już zainstalowaną aplikację Teams).
4. Planowanie i obsługa seminariów internetowych (webinarów) w kalendarzu MS Teams
4.1. Planowanie seminarium internetowych w kalendarzu MS Teams
Aby utworzyć wydarzenie w usłudze Teams:
4.1.1. W aplikacji Teams w zakładce Kalendarz rozwijamy opcję +Nowe spotkanie
4.1.2. Wybieramy opcję Seminarium internetowe
4.1.3. W okienku, które się pojawi, wypełniamy wszystkie pola.
• (1) możliwość ustawienia formularza rejestracyjnego dla uczestników seminarium internetowego - dla uczestników z kontem SGH lub dla wszystkich uczestników
• (2) wyświetl formularz rejestracji – okno dostosowania formularza rejestracji dla uczestników seminarium internetowego
• (3) tytuł seminarium internetowego
• (4) dodanie prezenterów seminarium internetowego (konto SGH lub konto zewnętrzne)
• (5) dodanie opcjonalnych prezenterów seminarium internetowego
• (6) termin seminarium internetowego
4.1.4. Klikamy Wyślij w celu zapisania seminarium internetowego w kalendarzu MS Teams.
4.2. Dostosowanie formularza rejestracji
Jeśli planujemy seminarium internetowe z wykorzystaniem formularza rejestracji należy dostosować formularz w oknie spotkania. Jest to formularz, który zobaczą uczestnicy seminarium internetowego podczas zapisywania się na seminarium.
4.2.1. Klikamy w Wyświetl formularz rejestracji.
4.2.2. Dostosowujemy widok formularza rejestracji dla uczestników
• (1) tytuł seminarium internetowego
• (2) standardowe pola do wypełnienia przez uczestnika
• (3) możliwość dodania dodatkowych pól do wypełniana przez użytkowników podczas rejestracji
• (4) dodanie nazwisk prelegentów, którzy będą wyświetlać się na formularzu rejestracyjnym
• (5) podgląd formularzu rejestracji w przeglądarce
• (6) zapisywanie formularza
• (7) link do rejestracji, który można wysłać uczestnikom seminarium internetowego
Przykładowy formularz rejestracji (widok uczestnika):
Po rejestracji pojawi się komunikat na temat szczegółów zdarzenia oraz przycisk umożliwiający bezpośrednie dołączenie do zdarzenia.
