Warszawa, 23 grudnia 2016 r.
WPS-IX.431.2.9.2016.AS
Pan
Piotr Kazimierczak
Burmistrz Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy
ul. Nowogrodzka 43, 00-691 Warszawa
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525 z późn. zm.) w związku z art.
6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r., Nr 185, poz. 1092) oraz zgodnie z Planem Kontroli Zewnętrznych MUW na rok 2016 kontroler Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, Agnieszka Strzelecka – starszy inspektor wojewódzki, przeprowadziła w dniach 29 sierpnia–2 września 2016 r.
kontrolę problemową w trybie zwykłym w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy.
Przedmiot kontroli obejmował sprawdzenie sposobu organizacji oraz realizacji przez dzielnicę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1518 z późn. zm.) w zakresie ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego oraz zasiłku pielęgnacyjnego.
Kontrolą objęto okres od dnia 1 września 2014 r. do dnia kontroli, tj. do 29 sierpnia 2016 r.
Niniejszym, przekazuję Panu wystąpienie pokontrolne.
W okresie objętym kontrolą, Wojewoda Mazowiecki ocenia działania Urzędu Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy pozytywnie w zakresie organizacji realizacji zadań ustawy
WOJEWODA MAZOWIECKI
o świadczeniach rodzinnych oraz pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego i zasiłku pielęgnacyjnego.
1. Organizacja realizacji zadania przez podmiot.
W wyniku kontroli ustalono, że zadania z zakresu ustawy o świadczeniach rodzinnych w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy realizuje Wydział Spraw Społecznych i Zdrowia dla Dzielni- cy Śródmieście – Referat Świadczeń Rodzinnych.
Urząd Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy funkcjonuje w oparciu o statut wprowadzony Uchwa- łą nr LXX/2182/2010 Rady Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 14 stycznia 2010 r. wraz ze zmia- nami wprowadzonymi Uchwałami Rady Miasta nr: LXXI/2228/2010 z dnia 28 stycznia 2010 r., LXXXIX/2235/2014 z dnia 28 sierpnia 2014 r. oraz XCII/2344/2014 z dnia 16 października 2014 r.
Statut Urzędu Dzielnicy Śródmieście stanowi załącznik nr 9 do Uchwały nr LXX/2182/2010 Rady m. st. Warszawy z dnia 14 stycznia 2010 r. i zawiera zapisy w przedmiocie realizacji przez Urząd Dzielnicy Śródmieście zadań działając „na podstawie ustaw, Statutu m. st. Warszawy, Statutu i innych uchwał Rady Miasta”.
Wobec powyższych postanowień, zadania z zakresu świadczeń rodzinnych Urząd Dzielnicy Śród- mieście realizuje na podstawie zapisów § 24 Uchwały Nr XLVI/1422/2008 Rady Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 18 grudnia 2008 r. w sprawie przekazania dzielnicom m. st. Warszawy do wykony- wania niektórych zadań i kompetencji m. st. Warszawy wraz z nowelizacją wprowadzoną Uchwałą Nr XCIII/2729/2010 Rady Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 21 października 2010 r. oraz Uchwałą nr XCIV/2407/2014 Rady m. st. Warszawy z dnia 06 listopada 2014 r.
W jednostce funkcjonuje Regulamin Organizacyjny wprowadzony Zarządzeniem Nr 1493/2011 Pre- zydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 13 września 2011 r. w sprawie nadania wewnętrznego regulaminu organizacyjnego Urzędu Dzielnicy Śródmieście Miasta Stołecznego Warszawy w Urzę- dzie Miasta Stołecznego Warszawy, wraz ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy: nr 1777/2011 dnia 24 listopada 2011 r., nr 4746/2013 z dnia 22 lipca 2013 r., nr 5786/2014 z dnia 31 marca 2014 r. Regulamin Organizacyj- ny w § 79 zawiera zapisy w przedmiocie realizacji zadań z zakresu świadczeń rodzinnych przez Wy- dział Spraw Społecznych i Zdrowia dla Dzielnicy Śródmieście, natomiast w § 81 opisane są zadania realizowane przez Referat Świadczeń Rodzinnych, wchodzący w skład Wydziału Spraw Społecznych i Zdrowia.
Zgodnie z zapisami Uchwały Nr 4677/16 Zarządu Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy z dnia 10.05.2016 r. bezpośredni nadzór nad realizacją zadań Wydziału Spraw Społecznych i Zdrowia
sprawuje od 10.05.2016 r. Zastępca Burmistrza Dzielnicy Śródmieście – Pan Paweł Suliga. Ponadto w okresie objętym kontrolą, na podstawie postanowień zawartych odpowiednio w Uchwałach Zarządu Dzielnicy Śródmieście, Wydział Spraw Społecznych i Zdrowia nadzorowali: Pani Marta Wenclewska - Zastępca Burmistrza Dzielnicy Śródmieście (od 22.04.2016 r. do 09.05.2016 r.);
Pan Mateusz Siepielski - Zastępca Burmistrza Dzielnicy Śródmieście (11.12.2015 r. do 21.04.2016 r.); Pan Mateusz Mroz – Burmistrz Dzielnicy Śródmieście (14.10.2015 r. do 10.12.2015 r.);
Pan Andrzej Robert Zieliński - Zastępca Burmistrza Dzielnicy Śródmieście (od 07.01.2015 r.
do 13.10.2015 r.) oraz Pani Marzena Cendrowska - Zastępca Burmistrza Dzielnicy Śródmieście (od 06.12.2012 r. do 16.12.2014 r.).
W okresie poddanym kontroli, ustawowe zadania organu właściwego z zakresu świadczeń rodzinnych w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście bezpośrednio wykonywali pracownicy Wydziału Spraw Społecznych i Zdrowia: Pani Monika Szałańska – Kierownik Referatu Świadczeń Rodzinnych od 01.03.2015 r. (wcześniej pełniąca obowiązki Kierownika Referatu Świadczeń Rodzinnych od 01.08.2013 do 28.02.2015 r.) oraz 13 pracowników ww. Referatu. Powyższych ustaleń dokonano w odniesieniu do ww. osób na podstawie zakresów czynności uwzględniających realizację zadań dotyczących świadczeń rodzinnych.
W toku kontroli ustalono, że upoważnienia Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy do realizacji zadań wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych posiadają: Burmistrz Dzielnicy Śródmieście, wszyscy Zastępcy Burmistrza, Kierownik Referatu Świadczeń Rodzinnych oraz wszyscy pracownicy Referatu wykonujący zadania z zakresu świadczeń rodzinnych, stosownie do zapisów art. 20 ust. 3 przedmiotowej ustawy. W kontrolowanym okresie, stosowne upoważnienia posiadali również poprzedni członkowie Zarządu Dzielnicy Śródmieście m. st.
Warszawy.
W Urzędzie Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy stosowane jest rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
(Dz. U. Nr 14, poz. 67). Stosownie do przepisów instrukcji kancelaryjnej sprawy dotyczące ustawy o świadczeniach rodzinnych w przedmiocie ustalania prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego i zasiłku pielęgnacyjnego były rejestrowane w spisach spraw.
Zgodnie z pisemnym oświadczeniem kierownika Referatu Świadczeń Rodzinnych, w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy prowadzony jest rejestr wniosków w wersji papierowej a także w wersji elektronicznej w systemie kancelaryjnym do obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej Signum oraz w systemie do obsługi świadczeń rodzinnych Sygnity. Rejestr decyzji prowadzony jest w wersji elektronicznej w obu ww. systemach.
2. Prawidłowość ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego
Na podstawie pisemnej informacji sporządzonej przez Kierownika Referatu Świadczeń Rodzinnych ustalono, że w Wydziale Spraw Społecznych i Zdrowia dla Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy w sprawie specjalnego zasiłku opiekuńczego w okresie zasiłkowym 2014/2015 wydano 23 decyzje administracyjne, natomiast w okresie zasiłkowym 2015/2016 do dnia kontroli wydano 29 decyzji.
Na dzień kontroli, 16 świadczeniobiorców miało przyznany i wypłacany specjalny zasiłek opiekuńczy.
Kontroli poddano 10 spraw w przedmiocie ustalania prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego na okres zasiłkowy 2014/2015 oraz 2015/2016, które w okresie podlegającym kontroli były realizowane przez Urząd Dzielnicy Śródmieście. We wszystkich tych sprawach, specjalny zasiłek opiekuńczy przyznano osobom spełniającym ustawowe warunki do jego nabycia.
W skontrolowanych sprawach wydano łącznie 10 decyzji administracyjnych, w tym 3 decyzje przyznające prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego w okresie zasiłkowym 2014/2015 oraz 7 decyzji przyznających prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego w okresie zasiłkowym 2015/2016. Decyzje administracyjne zostały wydane przez pracowników Wydziału Spraw Społecznych i Zdrowia dla Dzielnicy Śródmieście, zgodnie z treścią posiadanych upoważnień.
Na podstawie analizy dokumentów ustalono, że postępowanie w sprawach o ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego każdorazowo zostało wszczęte na wniosek, którego wzór określał załącznik nr 17 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2013 r., poz.3). Natomiast od 2 stycznia 2016 r. na wniosek, którego wzór określa załącznik nr 13 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2015 r., poz. 2284). Niemniej jednak w jednej sprawie zakończonej wydaniem decyzji nr ŚR-8252/000185/SZO/02/2015 z dnia 13.02.2015 r. postępowanie wszczęto na podstawie niekompletnie przyjętego wniosku, w którym brakowało części II wniosku określającej skład rodziny osoby sprawującej opiekę.
Braki formalne wniosku skutkują nieważnością oświadczenia jako dowodu w sprawie.
W powyższym przypadku należało zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o świadczeniach rodzinnych, wezwać osobę ubiegającą się o świadczenia do uzupełnienia wniosku w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania.
W pozostałych skontrolowanych sprawach w przedmiocie ustalania prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego dokumentacja została zgromadzona prawidłowo. Do wniosków dołączone były orzeczenia o znacznym stopniu niepełnosprawności, wymagane na podstawie § 7 ust 2 pkt 2 wyżej powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 oraz dokumenty stwierdzające wysokość dochodu rodziny w szczególności dokumenty, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 5 lit a, b c, d, e, k, l, m tego rozporządzenia. W dwóch przypadkach, w dokumentacji spraw znajdowały się pozyskane za pomocą systemów teleinformatycznych informacje o wysokości dochodu oraz wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne, w myśl wprowadzonego od 1 stycznia 2016 r. art. 23b ustawy o świadczeniach rodzinnych. Wszystkie wnioski zawierały potwierdzenie ich przyjęcia wraz z datą i podpisem pracownika.
Ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego następowało po zweryfikowaniu okoliczności dotyczących spełnienia warunków określonych w art. 16a ustawy o świadczeniach rodzinnych w drodze rodzinnego wywiadu środowiskowego, o którym mowa w ustawie z dnia 12 marca 2004 r.
o pomocy społecznej (Dz. U. z 2016 r., poz. 930 z późn. zm.). Po upływie 6 miesięcy, w uzasadnionych przypadkach występowano do właściwego ośrodka pomocy społecznej o przeprowadzenie aktualizacji wywiadu, zgodnie z art. 23 ust. 4f ustawy o świadczeniach rodzinnych. W każdym przypadku wywiad środowiskowy bądź jego aktualizacja pozwalały w szczególności na stwierdzenie, że osoby ubiegające się o specjalny zasiłek opiekuńczy nie podejmują zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej w celu sprawowania stałej opieki nad osobą legitymującą się orzeczeniem o niepełnosprawności.
We wszystkich skontrolowanych sprawach łączny dochód rodziny osoby sprawującej opiekę oraz rodziny osoby wymagającej opieki w przeliczeniu na osobę został prawidłowo ustalony i nie przekroczył kwoty, o której mowa w art. 5 ust. 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych, określanej w drodze rozporządzenia przez Radę Ministrów tj. do 31 października 2015 r. - 664 zł i od 1 listopada 2015 r. – 764 zł.
Stwierdzono, że w 5 skontrolowanych sprawach ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego na nowy okres zasiłkowy nastąpiło w terminach określonych w art. 26 ust. 3 i 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych. W 5 pozostałych przypadkach postępowanie w przedmiocie przyznania specjalnego zasiłku opiekuńczego zostało przeprowadzone z przekroczeniem terminów określonych w art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r., poz. 23 z późn. zm.). O przyczynie niezałatwienia sprawy powiadomiono strony postępowania wskazując nowy termin załatwienia sprawy, stosownie do art. 36 kpa.
Specjalny zasiłek opiekuńczy przyznawano na okres zasiłkowy w kwocie 520 zł miesięcznie, bądź odpowiednio w przysługującej niższej kwocie uwzględniając zapisy art. 16a ust. 7 ustawy
o świadczeniach rodzinnych. Kontrola realizacji wypłat wykazała, że świadczenia wypłacano zgodnie z wydanymi w tych sprawach decyzjami administracyjnymi.
W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie skontrolowane decyzje w przedmiocie przyznania prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego zostały wydane zgodnie z art. 107 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – kodeks postępowania administracyjnego. Wydane decyzje zawierały oznaczenie organu właściwego tj. Prezydenta m. st. Warszawy, datę wydania, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, pouczenie wskazujące termin i sposób wniesienia odwołania jak również informację o konieczności zgłoszenia przez stronę wszelkich zmianach mających wpływ na prawo do świadczeń. W pouczeniu znalazła się również informacja dla strony, że nienależne świadczenia podlegają zwrotowi.
We wszystkich skontrolowanych decyzjach odstąpiono od uzasadnienia decyzji w myśl art.107 § 4 kpa.
Zwrócono natomiast uwagę, że 3 poddane kontroli decyzje ( ŚR-8252/000185/SZO/02/2015 z dnia 13.02.2015 r., ŚR-8252/000373/SZO/04/2015 z dnia 01.04.2015 r., ŚR-8252/001915/SZO/12/2015 z dnia 29.12.2015 r.) w przedmiocie przyznania prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego nie zawierały informacji o terminie wypłaty świadczeń oraz nie wskazywały w jaki sposób wyplata zostanie zrealizowana.
Ponadto w podstawie prawnej wydanych decyzji powoływano przepisy, które nie precyzowały rozstrzygnięcia danej sprawy (w szczególności art. 23, 24 ustawy o świadczeniach rodzinnych).
Podstawa prawna decyzji administracyjnej powinna być powołana dokładnie, tj. ze wskazaniem mających zastosowanie w sprawie przepisów zarówno prawa formalnego, jak i materialnego. Jeżeli przepis stanowiący podstawę prawną decyzji jest podzielony na wewnętrzne jednostki redakcyjne (ustępy, punkty lub paragrafy) to właściwym jest wskazanie w decyzji odpowiedniej jednostki redakcyjnej tego przepisu odnoszącej się bezpośrednio do sytuacji osoby uprawnionej i przyznanej formy świadczenia.
W toku kontroli stwierdzono również, że we wszystkich 10 skontrolowanych sprawach w przedmiocie ustalenia prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego brak było potwierdzenia odbioru decyzji przez stronę. Dotyczyło to spraw zakończonych wydaniem decyzji o numerach:
ŚR-8252/000185/SZO/02/2015 z dnia 13.02.2015 r., ŚR-8252/000373/SZO/04/2015 z dnia 01.04.2015 r., ŚR-8252/001915/SZO/12/2015 z dnia 29.12.2015 r., ŚR-8252/001777/SZO/12/2015 z dnia 04.12.2015 r., ŚR-8252/001577/SZO/11/2015 z dnia 25.11.2015 r., ŚR-8252/001038/SZO/07/2016 z dnia 28.07.2016 r., ŚR-8252/001578/SZO/11/2015 z dnia 25.11.2015 r., ŚR-8252/000507/SZO/05/2015 z dnia 08.05.2015 r., ŚR-8252/001339/SZO/10/2015 z dnia 28.10.2015 r., ŚR-8252/001111/SZO/08/2016 z dnia 19.08.2016 r. Zgodnie z oświadczeniem Kierownika Referatu Świadczeń Rodzinnych – „decyzje przyznające prawo do specjalnego zasiłku
opiekuńczego doręczane są do adresata listem poleconym bez zwrotnego potwierdzenia odbioru.”
Zgodnie z art. 39 Kpa organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. poz.
1529 oraz z 2015 r. 1830), przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy. Pokwitowanie doręczenia pisma powinno być dokonane na odpowiednich dokumentach urzędowych, co stanowi dowód potwierdzenia odbioru pisma przez stronę. W myśl art. 46 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swoim podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Doręczenie pisma jest ważną czynnością, która wywołuje skutki prawne dla adresata pisma. Podstawowym skutkiem prawnym doręczenia jest rozpoczęcie biegu terminu do dokonania określonej czynności prawnej np. wniesienia odwołania. Dlatego też konieczne jest przestrzeganie wymagań dotyczących sposobu dokumentowania tej czynności.
W trakcie kontroli stwierdzono, że we wszystkich skontrolowanych sprawach przyznających prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego, Organ opłacał składkę na ubezpieczenie emerytalne i rentowe na podstawie art. 6 ust. 2a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U z 2016 r., poz. 963 z późn. zm. ). Dotyczyło to spraw o numerach: ŚR-8252/000185/SZO/02/2015 z dnia 13.02.2015 r., ŚR- 8252/000373/SZO/04/2015 z dnia 01.04.2015 r., ŚR-8252/001915/SZO/12/2015 z dnia 29.12.2015 r., ŚR-8252/001777/SZO/12/2015 z dnia 04.12.2015 r., ŚR-8252/001577/SZO/11/2015 z dnia 25.11.2015 r., ŚR-8252/001038/SZO/07/2016 z dnia 28.07.2016 r., ŚR-8252/001578/SZO/11/2015 z dnia 25.11.2015 r., ŚR-8252/000507/SZO/05/2015 z dnia 08.05.2015 r., ŚR- 8252/001339/SZO/10/2015 z dnia 28.10.2015 r., ŚR-8252/001111/SZO/08/2016 z dnia 19.08.2016 r.
W aktach spraw znajdowały się oświadczenia świadczeniobiorców do objęcia ich obowiązkiem ubezpieczenia emerytalnego i rentowego.
W odniesieniu do świadczeniobiorców, którym opłacano składkę na ubezpieczenie emerytalne i rentowe Organ nie występował (z wyjątkiem sprawy nr kŚR-8252/000185/SZO/02/2015 z dnia 13.02.2015 r.) do zakładu ubezpieczeń społecznych o udzielenie informacji o przebiegu ubezpiecze- nia społecznego w celu ustalenia okresu niezbędnego do uzyskania 25 - letniego okresu ubezpiecze- nia emerytalnego i rentowego (składkowego i nieskładkowego) z zastrzeżeniem art. 87 ust 1b usta- wy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W ocenie kontrolującej, w sprawach tych zasadnym było wystąpienie do zakładu ubezpieczeń społecz-
nych o ustalenie okresów składkowych i nieskładkowych z uwagi na wiek osób uprawnionych do specjalnego zasiłku opiekuńczego wskazujący, że osoby te mogły osiągnąć okres niezbędny do uzy- skania 25 - letniego okresu ubezpieczenia emerytalnego i rentowego. Możliwość takiego wystąpie- nia daje art. 6 ust 2c ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 963 z późn. zm.).
W 8 spośród 10 skontrolowanych spraw Organ opłacał składkę na ubezpieczenie zdrowotne, o której mowa w art. 66 ust. 1 pkt 28 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U z 2016 r., poz. 1793) za osoby pobierające specjalny zasiłek opiekuńczy, które w 5 przypadkach zgłosiły w oświadczeniach objęcie ich obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego W 2 pozostałych sprawach składki zdrowotne nie były opłacane.
Jednakże, w wyniku kontroli stwierdzono, że Organ w odniesieniu do skontrolowanych spraw, w których opłacał składkę emerytalną i rentową lub zdrowotną nie ustalił uprzednio czy świadczeniobiorcy nie podlegają obowiązkowi ubezpieczenia społecznego bądź zdrowotnego z innego tytułu.
W myśl art. 6 ust 2b ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych wójt, burmistrz lub prezydent nie opłaca składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osobę pobierającą specjalny zasiłek opiekuńczy, jeżeli podlega ona obowiązkowi ubezpieczenia z innego tytułu na podstawie ustawy lub na podstawie odrębnych przepisów lub jest ubezpieczona na podstawie art. 16 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników. Natomiast, obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego zgodnie z art. 66 ust 1 pkt 28a ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, objęte są osoby, niepodlegające obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego z innego tytułu, pobierające specjalny zasiłek opiekuńczy, przyznany na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych. Składki na ubezpieczenie zdrowotne osób pobierających specjalny zasiłek opiekuńczy opłaca wójt, burmistrz lub prezydent miasta (art. 86 ust. 1 pkt. 9 ww. ustawy).
Zasadnym jest więc ustalenie w ramach prowadzonego postępowania dowodowego czy świadczeniobiorca spełnia ww. kryteria ustawowe oraz czy nie zachodzą przesłanki negatywne określone w ustawie do opłacania na jego rzecz składek społecznych czy zdrowotnych. Właściwym jest zatem dokładne wyjaśnienie wszelkich okoliczności podlegania bądź niepodlegania przez osoby uprawnione do specjalnego zasiłku opiekuńczego obowiązkowi ubezpieczenia emerytalnego i rentowego oraz zdrowotnego z innego tytułu.
3. Prawidłowość ustalania uprawnień do zasiłku pielęgnacyjnego
Na podstawie pisemnej informacji sporządzonej przez Kierownika Referatu Świadczeń Rodzinnych ustalono, że w okresie podlegającym kontroli tj. od 01.09.2014 r. do 29.08.2016 r. w Wydziale Spraw Społecznych i Zdrowia dla Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy wydano łącznie 694 decyzje administracyjne w sprawie zasiłku pielęgnacyjnego. Na dzień kontroli 1546 świadczeniobiorców miało przyznany i wypłacany zasiłek pielęgnacyjny.
Kontroli poddano 20 spraw w przedmiocie ustalania prawa do zasiłku pielęgnacyjnego, które w okresie podlegającym kontroli były realizowane przez Urząd Dzielnicy Śródmieście.
We wszystkich tych sprawach przyznano prawo do zasiłku pielęgnacyjnego osobom uprawnionym na podstawie art. 16 ust. 2 pkt 1,2 i ust 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych. W skontrolowanych sprawach wydano łącznie 20 decyzji administracyjnych. Decyzje zostały wydane przez pracowników Wydziału Spraw Społecznych i Zdrowia dla Dzielnicy Śródmieście, zgodnie z treścią posiadanych upoważnień..
Na podstawie analizy dokumentów ustalono, że postępowanie w sprawach o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego zostało wszczęte na wniosek, którego wzór określał załącznik nr 16 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 r.
w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2013 r., poz.3), Natomiast od 2 stycznia 2016 r. na wniosek, którego wzór określa załącznik nr 12 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2015 r., poz. 2284).
Jednakże, w 2 przypadkach postępowanie wszczęto na podstawie nieprawidłowo wypełnionego wniosku. W sprawach zakończonych wydaniem decyzji o numerach: ŚR-8251/000728/ZP/07/2015 z dnia 10.07.2015 r. oraz ŚR-8251/000788/ZP/06/2016 z dnia 01.06.2016 r. we wnioskach o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego brak było podpisu osoby uprawnionej pod pouczeniem we wniosku. Braki formalne wniosku skutkują natomiast nieważnością oświadczenia jako dowodu w sprawie. Właściwym było w toku prowadzonego postępowania wezwanie strony do usunięcia tych braków.
W pozostałych skontrolowanych sprawach w przedmiocie ustalania prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego dokumentacja została zgromadzona prawidłowo. Do wniosków o przyznanie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego dołączone były w szczególności wymagane na podstawie § 6 ust 2 pkt 1 rozporządzenia z dnia 3 stycznia 2013 r. orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności. Wszystkie wnioski zawierały potwierdzenie ich przyjęcia wraz z datą i podpisem pracownika.
We wszystkich sprawdzonych przypadkach, prawidłowo ustalono wysokość zasiłku pielęgnacyjne- go w kwocie 153 zł miesięczne. W 20 skontrolowanych sprawach prawo do zasiłku pielęgnacyjne- go ustalono począwszy od miesiąca, w którym został złożony wniosek do właściwej instytucji o ustalenie niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności, zgodnie z postanowieniami art. 24 ust 2a ustawy o świadczeniach rodzinnych. Prawo do zasiłku pielęgna- cyjnego przyznano na czas nieokreślony lub do ostatniego dnia miesiąca, w którym upływa termin ważności orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności, stosownie do art. 24 ust. 4 ustawy.
We wszystkich skontrolowanych sprawach ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego nastąpiło w miesięcznym terminie, zgodnie z art. 35 § 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
Kontrola realizacji wypłat wykazała, że świadczenia wypłacano zgodnie z wydanymi w tych sprawach decyzjami administracyjnymi. Ustalono, że poddane kontroli decyzje w przedmiocie przyznania prawa do zasiłku pielęgnacyjnego zawierały informację o terminie wypłaty świadczeń oraz wskazywały w jaki sposób wyplata zostanie zrealizowana. Wydane decyzje administracyjne zawierały elementy, o których mowa w art. 107 kpa tj. oznaczenie organu właściwego, datę wydania, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, uzasadnienie, pouczenie wskazujące termin i sposób wniesienia odwołania jak również informację o konieczności zgłoszenia przez stronę wszelkich zmian mających wpływ na prawo do świadczeń. W pouczeniu znalazła się również informacja dla strony, że nienależne świadczenia podlegają zwrotowi. We wszystkich skontrolowanych decyzjach odstąpiono od uzasadnienia decyzji w myśl art.107 § 4 kpa
W toku kontroli ustalono że w 19 skontrolowanych sprawach brak było potwierdzenia odbioru decyzji przez stronę, co jest niezgodne z art. 39 i art. 46 § 1 kpa W 1 sprawie decyzję doręczono w myśl art. 44 § 4 kpa .
Za stwierdzone nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą:
Pan Piotr Kazimierczak – Burmistrz Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy;
Pan Paweł Suliga – Zastępca Burmistrza Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy sprawujący bezpośredni nadzór nad Wydziałem Spraw Społecznych i Zdrowia;
Pani Marzena Cendrowska – Naczelnik Wydziału Spraw Społecznych i Zdrowia w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy
Pani Monika Szałańska - Kierownik Referatu Świadczeń Rodzinnych w Wydziale Spraw Społecznych i Zdrowia
Pracownicy Referatu Świadczeń Rodzinnych realizujący w kontrolowanym okresie zadania z zakresu świadczeń rodzinnych.
Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuje Pana Burmistrza Dzielnicy Ursynów do podjęcia następujących działań:
1. Dokumentację spraw kompletować zgodnie z zapisami ustawy z dnia 28 listopada 2003 r.
o świadczeniach rodzinnych i obowiązującego od 2 stycznia 2016 r. rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne tj. rzetelnie weryfikować sposób wypełniania wniosków o ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego i zasiłku pielęgnacyjnego oraz rozpatrywać po dokładnym ich wypełnieniu przez wnioskodawców.
2. W przypadku złożenia przez stronę nieprawidłowo wypełnionego wniosku stosować zapisy art. 24a ust. 1 ustawy z dna 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych.
3. Przy ubieganiu się przez wnioskodawców o specjalny zasiłek opiekuńczy każdorazowo ustalać, czy osoba podlega (bądź nie podlega) ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu oraz zdrowotnemu z innego tytułu, w myśl przepisów art. 6 ust 2b ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 963 z późn. zm.) oraz art. 66 ust 1 pkt 28a ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1793).
4. Weryfikować w zakładzie ubezpieczeń społecznych okresy składkowe i nieskładkowe niezbędne do uzyskania prze osobę uprawnioną do specjalnego zasiłku opiekuńczego 25-letniego okresu ubezpieczenia emerytalnego i rentowego z zastrzeżeniem art. 87 ust. 1 b ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
5. Decyzje administracyjne w przedmiocie przyznania prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego wydawać z większą starannością i rzetelnością: w szczególności zawierać informacje o terminie i sposobie wypłaty świadczeń oraz wskazywać w podstawie prawnej decyzji precyzyjnie przepisy prawa, mające zastosowanie w przedmiotowej sprawie, które odnoszą się bezpośrednio do sytuacji osoby uprawnionej i przyznanej formy świadczenia.
6. Decyzje administracyjne doręczać stronom za pokwitowaniem zgodnie z art. 39 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r., poz. 23 z późn. zm.).
Jednocześnie zobowiązuję Pana do przekazania do Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych.
Ponadto, informuję że od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze.
Z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Marcin Wodziński
Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej
Do wiadomości:
Pani
Hanna Gronkiewicz-Waltz Prezydent m. st. Warszawy Plac Bankowy 3/5
00-950 Warszawa
