Można dokonać zmian w swoich raportach lub eksploracjach, pobierając dane i zastępując poprzednio wprowadzone zmiany, usuwając dane lub konwertując dane dynamiczne na statyczne, aby zapobiec przyszłym aktualizacjom serwera IBM Cognos Business Intelligence.
Niezależnie od wykorzystywanej aplikacji IBM Cognos Office w raportach, eksploracjach lub analizach można wykonać następujące czynności:
v odświeżyć dane
v czyszczenie treści komórek
v konwersja danych dynamicznych na statyczne
Odświeżanie danych raportu i formatowania
Jeżeli zmienią się dane źródłowe używane przez raport, można je odświeżyć, aby mieć pewność, że podczas pracy wykorzystywana jest najnowsza wersja. Podczas odświeżania raportu lub elementu raportu użytkownik pobiera najnowsze zmiany i aktualizacje ze składnicy treści IBM Cognos BI.
Istnieją dwa sposoby aktualizacji treści raportu:
v Odświeżenie wszystkich raportów w dokumencie
Pobierz najnowsze zmiany dla wszystkich zaimportowanych raportów w dokumencie Microsoft Office, korzystając z przycisku Odśwież wszystkie dane na pasku narzędzi IBM Cognos.
v Odświeżanie określonego raportu, elementu raportu, widgetu lub obszaru roboczego Pobierz najnowsze zmiany dla raportu, elementu raportu lub widgetu, korzystając z komendy Odśwież dane w menu podręcznym, dostępnej w panelu IBM Cognos, na karcie Zarządzaj danymi.
W programie Microsoft Excel wszystkie arkusze w skoroszycie są aktualizowane o najnowsze dane. Te aktualizacje obejmują wszelkie zaimportowane raporty, niezależnie od rodzaju używanej aplikacji. W programie Microsoft Word treść IBM Cognos jest aktualizowana na wszystkich stronach dokumentu. W programie Microsoft PowerPoint treść IBM Cognos jest aktualizowana na wszystkich slajdach prezentacji.
Niezależnie od tego, czy odświeżanych jest wiele raportów w dokumencie, czy pojedynczy element raportu, można wybrać zakres aktualizacji. Na przykład można odświeżać tylko dane źródłowe lub dane źródłowe wraz z formatowaniem raportu:
v odświeżanie tylko danych źródłowych
Pobiera najnowsze zmiany danych źródłowych dla wszystkich raportów w dokumencie lub elementu raportu. Wszelkie zmiany formatowania zastosowane z poziomu aplikacji Microsoft Office pozostają niezmienione.
Można również zautomatyzować to zadanie, stosując metodę RefreshAllData. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz: “RefreshAllData” na stronie 92.
v odświeżanie danych i formatowania
Pobiera najnowsze zmiany danych źródłowych i formatowania, takie jak kolor komórki czy formatowanie liczb, zgodnie z projektem autora raportu. Wszelkie niestandardowe
formatowanie w dokumencie Microsoft Office ulega zmianie lub jest nadpisywane przez bieżące formatowanie raportu.
Można również zautomatyzować to zadanie, stosując metodę RefreshAllDataAndFormat.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz: “RefreshAllDataAndFormat” na stronie 92.
W programie Microsoft PowerPoint pewne zmiany dotyczące formatowania są stosowane podczas odświeżania tylko danych źródłowych, zgodnie z podsumowaniem w poniższej tabeli.
Tabela 2. Wyniki formatowania w programie PowerPoint Status formatowania
po zaktualizowaniu
danych źródłowych Typ formatowania
Chronione v Wszelkie formatowanie niestandardowe zastosowane w prezentacji, np.
krawędzie, umiejscowienie i zmiana rozmiaru
v Wszelkie formatowanie niestandardowe zastosowane w prezentacji, np.
wypełnienie komórki, krawędź komórki, wielkość czcionki i styl czcionki.
Zaktualizowane v Formatowanie zastosowane na wykresie w raporcie, np. paleta lub legenda, v Dodane kolumny lub wiersze są nadpisywane
v Usunięte kolumny lub wiersze są wyświetlane w dokumencie
Ograniczenia i zagadnienia dotyczące odświeżania
Poniżej przedstawiono pewne zagadnienia i ograniczenia, jakie mogą się pojawiać podczas procesu odświeżania:
v Kopiowanie arkuszy Microsoft Excel
Możliwe jest kopiowanie i przenoszenie zaimportowanych elementów między arkuszami za pomocą komend Kopiuj i Wklej systemu Windows, ale nie można poprawnie odświeżyć danych źródłowych w skopiowanej treści. I podobnie - nie można odświeżyć treści w nowym arkuszu, który został skopiowany z istniejącego arkusza. Elementy raportu w skopiowanym arkuszu nie są już połączone z danymi źródłowymi. W celu poprawnego odświeżenia danych źródłowych należy ponownie zaimportować raport lub element raportu do nowego arkusza.
v Zwiększanie lub zmniejszanie liczby wierszy na listach i tabelach przestawnych
Po odświeżeniu zaimportowanej listy lub tabeli przestawnej w programie Microsoft Excel liczba wierszy może zostać zwiększona lub zmniejszona w wyniku nowego źródła danych lub w wyniku zmiany wartości pytań. Jeśli zwrócone zostały nowe dane źródłowe, nowy zakres komórek zostanie wstawiony poniżej ostatniego wiersza aktualnej listy lub tabeli przestawnej. Nowy zakres komórek odziedziczy styl formatowania z ostatniego wiersza na liście lub w tabeli przestawnej.
Jeśli nowe wartości pytań lub zaktualizowane dane źródłowe spowodują zmniejszenie liczby wierszy, wówczas puste komórki zostaną usunięte z listy lub tabeli przestawnej na arkuszu Excel.
Odświeżanie struktur raportu
W przypadku dokonania zmian w strukturze raportu od chwili zaimportowania raportu lub elementu raportu można pobrać ostatnie zmiany ze składnicy treści IBM Cognos BI.
Zmiany w strukturze raportu obejmują dodawanie i usuwanie elementów raportu (wykresów, list, tabel przestawnych) z oryginalnego projektu raportu.
Zmiany dotyczące następujących obiektów również są uważane za aktualizacje struktury raportu:
v nazwa elementu raportu w sposób unikalny identyfikująca obiekt v typ elementu raportu
Na przykład obiekt typu lista został zmieniony w obiekt typu tabela przestawna.
v w przypadku obszarów roboczych IBM Cognos Workspace, unikalny identyfikator widgetu W programie IBM Cognos Workspace, w przypadku dodania obiektu do obszaru
roboczego, jest on wyświetlany w widgecie raportu. Obiekty w raporcie obejmują zarówno pełne raporty, jak i pojedyncze części raportów, takie jak tabele (listy i tabele przestawne) oraz wykresy.
Każdy widget raportu ma unikalny identyfikator. Na przykład dwa widgety raportów utworzone z tego samego raportu będą miały różne unikalne identyfikatory, niezależnie od tego czy widgety znajdują się w tym samym obszarze roboczym, czy też w różnych obszarach roboczych.
Elementy raportu przeniesione z jednej części raportu, takie jak stopka, nagłówek, treść lub strona, do innej części raportu, także podlegają aktualizacji podczas odświeżania struktury raportu. Zmiany te nie są jednak szczegółowo opisane w kreatorze Odśwież strukturę raportu.
Elementy z pełnym formatowaniem, takie jak obrazy i tabele, które zostały dodane lub usunięte, nie są aktualizowane po odświeżeniu struktury raportu. W celu wczytania
najnowszych zmian odpowiednich podelementów należy ponownie zaimportować element z pełnym formatowaniem. I podobnie - jeśli użytkownik usunie ręcznie podelement w programie IBM Cognos for Microsoft Office, wówczas po zakończeniu odświeżania żadne aktualizacje nie będą wczytywane w serwera raportów i żaden podelement nie zostanie zaktualizowany. Zmiany elementów div i span nie są traktowane jako zmiany w strukturze raportu.
W celu automatycznego sprawdzania występowania zmian w strukturze raportu za każdym razem, gdy raport jest odświeżany lub importowany jest element raportu, w oknie
dialogowym Opcje konieczne jest zaznaczenie pola wyboru Sprawdzaj dostępność aktualizacji raportu przy odświeżaniu danych. Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat sposobu stawiania tej opcji, zobacz: “Sprawdzanie istnienia aktualizacji struktur raportu” na stronie 35.
W przypadku zidentyfikowania nowych elementów raportu i zakończenia procesu odświeżania elementy są dodawane do drzewa raportu na karcie Zarządzaj danymi. W lewym górnym rogu obiektu raportu pojawi się symbol gwiazdki, który oznacza, że elementy raportu mają unikalne nazwy.W celu dołączenia dodanych elementów do bieżącego raportu należy je ręcznie zaimportować. Elementów, które zostały dodane do specyfikacji raportu, lecz nie mają unikalnych nazw lub identyfikatorów, nie można zaimportować, ponieważ są nieaktywne.
Po zakończeniu procesu odświeżania elementy raportów zidentyfikowane jako brakujące od chwili ostatniego zaimportowania raportu są konwertowane do elementów niezależnych (statycznych). Oznacza to, że brak jest odsyłacza pomiędzy danymi w dokumencie i raportem, na którym opierają się te dane. Brakujące elementy są wyświetlane w drzewie raportów na karcie Zarządzaj danymi, oznaczone znakiem przekreślenia i są niedostępne do importu.
W przypadku stwierdzenia, że brakujący element nie jest wymagany na potrzeby analizy raportu, można usunąć ten element z raportu po ukończeniu procesu odświeżania, korzystając z komend programu Microsoft Office. Symbole gwiazdki i przekreślenia widoczne w lewym górnym rogu ikony obiektu raportu oznaczają nowe lub usunięte elementy, które pozostaną aż do odświeżenia raportu lub elementu raportu albo aż do zamknięcia dokumentu Microsoft Office.
Czyszczenie treści komórek
Komórki w programie Excel można wyczyścić celu usunięcia ich treści (np. formuł lub danych). Wyczyszczone komórki pozostają w arkuszu jako puste komórki. Formaty, takie jak formaty liczb, formaty warunkowe i ramki, są zachowywane.
Można wyczyścić komórki przed zapisaniem raportu, tak aby
v odbiorcy raportu odświeżyli dane w celu uzyskania najnowszych zmian ze źródła danych v odbiorcy raportu zostali uwierzytelnieni, zanim będą mogli wyświetlić treść raportu Wskazówka: Na pasku narzędzi IBM Cognos Office kliknij przycisk Wyczyść wszystkie
dane .
Można również zautomatyzować to zadanie, stosując metodę ClearAllData. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz: “ClearAllData” na stronie 92.
Czyszczenie treści nie przerywa odsyłacza do źródeł danych. Z powodu sposobu, w jaki nowsze wersje programu Microsoft Excel (takie jak Excel 2007 i Excel 2010) otwierają skoroszyty utworzone w Excel 2003, niektóre wartości pojawiają się w opublikowanym skoroszycie Excel 2003 po jego otwarciu w programie Excel 2007 lub 2010. Otwarcie skoroszytu w nowszej wersji programu Microsoft Excel wywołuje ponowne obliczenie, które obejmuje odświeżanie danych IBM Cognos.
Można kontynuować pracę z tabelą przestawną, listą czy analizą, a następnie odświeżyć treść za pomocą bieżących danych ze składnicy Content Store.
Aby uzyskać informacje na temat raportów lub wyczyszczonej treści w IBM Cognos for Microsoft Office, zobacz: “Usuwanie raportu lub danych z dokumentu Microsoft Office” na stronie 68.
Konwersja danych dynamicznych na statyczne
Jeśli modyfikowany jest raport, analiza lub tabela przestawna, które nie mają być
aktualizowane za pomocą zmian ze składnicy treści, można przekonwertować dynamiczne elementy danych na statyczne poprzez odłączenie od składnicy treści.
Wskazówka: Na pasku narzędzi IBM Cognos Office kliknij Konwertuj na statyczne . Podczas konwersji danych dynamicznych na statyczne w programie Excel wszelkie
informacje związane z zapytaniami, takie jak obliczenia i filtry, są usuwane z dokumentu Microsoft Office, natomiast wartości danych są zachowywane.
Publikowanie dokumentu Microsoft Office w portalu IBM Cognos Connection
Umożliwia opublikowanie dokumentów IBM Cognos Office w portalu IBM Cognos
Connection w celu udostępnienia ich innym użytkownikom w bezpieczny sposób zarządzany centralnie. Użytkownicy mogą odświeżyć dane na podstawie swoich uprawnień do
uwierzytelniania użytkownika w IBM Cognos Business Intelligence.
Można również zautomatyzować to zadanie, stosując metodę Publish. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz: “Publish” na stronie 93.
Użytkownicy IBM Cognos BI, którzy nie mają zainstalowanego programu IBM Cognos Office, mogą nadal wyświetlać dokument i jego treść, ale nie mogą odświeżać danych ani aktualizować treści.
Zanim rozpoczniesz
Dokumenty Microsoft Word należy zapisać przed opublikowaniem w IBM Cognos
Connection. W programie Word musi istnieć plik, w którym można zapisać dokument przed jego opublikowaniem. W przypadku programu Excel oraz PowerPoint arkusz lub slajd przed opublikowaniem zapisywany jest w pliku tymczasowym.
Procedura
1. Otwórz dokument.
2. Zdecyduj, czy chcesz zapisać dokument z najnowszymi danymi:
v Aby zapisać dokument z najbardziej aktualnymi danymi, na pasku narzędzi IBM Cognos kliknij przycisk Odśwież wszystkie dane .
v Aby zapisać dokument jako szablon bez danych, na pasku narzędzi IBM Cognos Office kliknij przycisk Wyczyść wszystkie dane .
3. Na pasku narzędzi IBM Cognos Office kliknij przycisk Publikuj .
4. Jeśli pojawi się pytanie, kliknij swoją przestrzeń nazw i wprowadź nazwę użytkownika oraz hasło.
5. W polu Szukaj w kliknij serwer IBM Cognos BI, w którym chcesz opublikować dokument.
6. Wybierz typ folderu, w którym chcesz zapisać dokument.
v Aby zapisać dokument w folderach publicznych, kliknij Foldery publiczne.
v Aby zapisać dokument w treści, kliknij Moje foldery.
7. W polu Nazwa wprowadź nazwę dokumentu.
8. Jeśli chcesz, wprowadź opis dla dokumentu w polu Opis.
9. Kliknij opcję Publikuj.
Wyniki
Dokument zostanie opublikowany w portalu IBM Cognos Connection.
Pojęcia pokrewne:
“Ścieżka wyszukiwania dla wcześniej zaimportowanych raportów PowerPlay” na stronie 40 Jeśli próbujesz odświeżyć istniejący raport łączący się ze źródłem danych Series 7
PowerPlay, które zostało przeniesione do Content Manager (Menedżera treści), pojawia się następujący błąd:
Otwieranie, zapisywanie i pobieranie dokumentów Microsoft
Jeśli istnieją skoroszyty lub prezentacje, które użytkownik chce zaktualizować za pomocą treści IBM Cognos Business Intelligence. Twoja sytuacja biznesowa mogła się zmienić i chcesz zastosować różne scenariusze biznesowe. Aby odświeżyć dane lub dokonać rozszerzeń, można pobrać opublikowane dokumenty Microsoft Office lub otworzyć
dokumenty lokalne. Następnie można wykorzystać wybraną przez siebie aplikację Microsoft Office w celu dokonania zmian.
Ustawienia właściwości niestandardowych określonych we wcześniejszych wersjach dokumentów IBM Cognos for Office lub skoroszytów będą nowymi ustawieniami w oknie
dialogowym Opcje. Na przykład gdy otwarta zostanie wcześniejsza wersja dokumentu IBM Cognos Office, adres bramy IBM Cognos BI pojawi się na liście adresów w sekcji Systemy IBM Cognos, o ile nie został on już zdefiniowany we właściwościach niestandardowych.
Otwieranie i zapisywanie raportu lokalnie z portalu IBM Cognos Connection
Utworzone przez siebie raporty można przechowywać lub modyfikować na serwerze IBM Cognos BI. Można je również otworzyć i zapisać na swoim komputerze. Jest to przydatne, jeśli chcesz wysłać raport do autora, który pracuje w innym środowisku, bądź zapisać go w katalogu sterowanym kodem źródłowym w sieci lokalnej lub na dysku lokalnym.
Logiczny sposób uporządkowania i oznaczenia folderów w IBM Cognos Connection ułatwia zlokalizowanie raportów. Pozycje zawarte w Folderach publicznych dotyczą wielu
użytkowników i mogą być przez nich przeglądane. Można uzyskać dostęp do pozycji zawartych w Moich folderach tylko wtedy, gdy jesteś zalogowany.
Jeśli użytkownik pracuje w IBM Cognos Connection, może również pobrać dokument Microsoft i otworzyć go w aplikacji, w której został utworzony. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz: “Pobieranie dokumentu Microsoft Office z portalu IBM Cognos Connection”.
Zanim rozpoczniesz
Aby utworzyć pozycje, musisz mieć dostęp do folderu z prawem do zapisu.
Procedura
1. Na pasku narzędzi programu IBM Cognos Office kliknij przycisk Otwórz . 2. W polu Szukaj w wybierz serwer IBM Cognos BI zawierający żądany raport.
3. Wybierz typ folderu, w którym zapisany jest raport:
v Aby wyświetlić treść w folderach publicznych, kliknij Foldery publiczne.
v Aby wyświetlić tylko swoją treść, kliknij Moje foldery.
4. Kliknij żądany raport, a następnie - opcję Otwórz.
Wyniki
Raport pojawia się w skoroszycie, na slajdzie lub w dokumencie. Można wprowadzać zmiany i operować danymi, a także publikować je w portalu IBM Cognos Connection w celu ich udostępnienia. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz: “Publikowanie dokumentu Microsoft Office w portalu IBM Cognos Connection” na stronie 28.
Pobieranie dokumentu Microsoft Office z portalu IBM Cognos Connection
Dokument Microsoft Office można pobrać z portalu IBM Cognos Connection, jeśli został on opublikowany w jednej z aplikacji IBM Cognos Office, np. IBM Cognos for Microsoft Office.
Można pobrać dokumenty utworzone w programach Excel, PowerPoint i Word. Pobranie jest domyślną czynnością dla każdego dokumentu Microsoft Office.
Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z dokumentacją Podręcznik administrowania i zabezpieczeń IBM Cognos BI.
Zanim rozpoczniesz
Aby uzyskać dostęp do dokumentów Microsoft Office w IBM Cognos Connection, musisz posiadać uprawnienia do odczytu i przeglądania.
Procedura
1. Zlokalizuj dokument, który chcesz otworzyć w IBM Cognos Connection.
2. Kliknij opcję więcej na pasku narzędzi czynności obok dokumentu, który chcesz pobrać.
Otwiera się strona Czynności IBM Cognos Connection.
3. Wybierz dokument Microsoft Office, który chcesz pobrać:
v W przypadku skoroszytu Microsoft Office kliknij przycisk Wyświetl najnowszy dokument w Excel .
v W przypadku prezentacji Microsoft Office kliknij przycisk Wyświetl najnowszy dokument w PowerPoint .
v W przypadku dokumentu tekstowego Microsoft Office kliknij przycisk Wyświetl najnowszy dokument w Word .
Wyświetlone zostanie okno dialogowe Pobieranie pliku.
4. Kliknij opcję Zapisz i postępuj zgodnie z wyświetlanymi pytaniami.
Przed użyciem dokumentu z aplikacjami IBM Cognos Office należy go zapisać.
Dokument otwiera się w aplikacji, której użyto do jego utworzenia.
Wyniki
Można teraz wykonać te same czynności, które użytkownik wykonałby w przypadku dowolnego dokumentu Microsoft Office wybranego typu.
Pojęcia pokrewne:
“Ścieżka wyszukiwania dla wcześniej zaimportowanych raportów PowerPlay” na stronie 40 Jeśli próbujesz odświeżyć istniejący raport łączący się ze źródłem danych Series 7
PowerPlay, które zostało przeniesione do Content Manager (Menedżera treści), pojawia się następujący błąd: