Ćwiczenia w niniejszym rozdziale opracowane zostały dla użytkowników, którzy mają już pewne doświadczenie w pracy z produktem IBM Cognos for Microsoft Office i chcą udoskonalić swoje umiejętności związane z osadzaniem elementów raportów w produktach Microsoft Office. Każdy z tematów zawiera wytyczne dotyczące sposobu tworzenia przykładowego skoroszytu, prezentacji lub dokumentu Word z predefiniowanych lub zmodyfikowanych raportów IBM Cognos. Jeśli potrzebujesz pomocy, możesz skorzystać z łączy do bardziej szczegółowych instrukcji.
Microsoft Excel — ćwiczenia
IBM Cognos for Microsoft Office umożliwia import szerokiego zakresu treści IBM Cognos BI do programu Microsoft Excel, łącznie ze złożonymi raportami biznesowymi, raportami używanymi w środowisku produktywnym, raportami zarządzanymi oraz raportami obszaru roboczego. Można także importować takie pojedyncze elementy, jak np. tabele przestawne, grafy, wykresy i tabele oraz wiele heterogenicznych zapytań z informacją kontekstową.
Po zaktualizowaniu przez użytkowników danych BI można automatycznie odświeżyć zależne skoroszyty. Na przykład w przypadku zmiany danych nie jest konieczna redystrybucja raportów. Aby uzyskać najbardziej aktualne informacje, należy jedynie odświeżyć już udostępniony skoroszyt.
Użyj formatowania oraz funkcji w programie Excel, łącznie z rodzimymi wykresami oraz standardowymi szablonami i układami korporacyjnymi, które zostaną zachowane podczas odświeżania danych. Można dodać komentarze objaśniające dane oraz obliczenia w programie Excel.
Import raportu listy
Użyj raportów listy do wyświetlania szczegółowych informacji ze swojej bazy danych, takich jak listy produktów i listy klientów.
W ramach tego tematu dowiesz się, w jaki sposób
v importować treść IBM Cognos lub elementy raportu IBM Cognos do skoroszytu Microsoft Excel.
Przykładowy raport listy Wzrost sprzedaży rok do roku przedstawia wzrost sprzedaży zarówno w procentach, jak i w kwotach w dolarach.
v zastosować formatowanie niestandardowe v odświeżyć dane
v odświeżyć po usunięciu danych w raporcie Wykonanie zadań z tej sekcji potrwa ok. 15-20 minut.
Importowanie treści IBM Cognos
Istnieje możliwość importowania treści IBM Cognos lub raportu IBM Cognos do skoroszytu Microsoft Excel.
Procedura
1. Wybierz kartę Przeglądaj treść.
2. Importuj raport Wzrost sprzedaży rok do roku z Hurtownia danych WIO (analiza), Przykładowe raporty Report Studio.
3. W programie Excel dla kolumny Przychód utwórz niestandardowy format liczb dla
$#,##0,K oraz dodaj go do listy niestandardowych formatów liczb.
4. Zastosuj niestandardowy format liczb do kolumny Przychód.
Odświeżanie danych i formatowania
Istnieje możliwość odświeżania danych w raporcie zawartym w skoroszycie Microsoft Excel.
Procedura
1. Zmień przychód dla Sprzętu kempingowego na 600 382 422,83 USD.
2. Kliknij opcję Odśwież wszystkie dane.
Możesz odświeżać tylko dane lub dane wraz z formatowaniem raportu. Po zaznaczeniu opcji Odśwież dane i formatowanie raportu zarówno najnowsze dane, jak i style formatowania, które są częścią specyfikacji raportu, są pobierane ze składnicy Content Store. Wszelkie zmiany, które zostały wykonane w odniesieniu do danych oraz stylów formatowania w programie Excel zostaną nadpisane.
Usuwanie danych i odświeżanie raportu
Istnieje możliwość usunięcia danych z raportu w skoroszycie Microsoft Excel i odświeżenia ich.
Procedura
1. Wybierz kolumnę Przychód i zastosuj niestandardowy format liczb ($#,##0,K) utworzony dla tego ćwiczenia.
2. Dla Ochrony na świeżym powietrzu w 2005 roku zmień przychód na 43 008 578.
3. Na karcie Zarządzaj danymi kliknij prawym przyciskiem myszy raport Wzrost sprzedaży rok do roku i kliknij Usuń dane.
Raport oraz dane zostaną usunięte z arkusza.
4. Na karcie Zarządzaj danymi kliknij prawym przyciskiem myszy raport Wzrost sprzedaży rok do roku, a następnie kliknij Odśwież dane i formatowanie.
Arkusz jest uzupełniany najnowszymi danymi oraz formatowaniem ze składnicy Content Store.
5. Użyj komendy programu Excel Lista, aby posortować lub przefiltrować dane.
Wyniki
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:
v “Importowanie elementów raportu IBM Cognos do programu Microsoft Excel” na stronie 44
v “Odświeżanie danych raportu i formatowania” na stronie 25
v “Usuwanie raportu lub danych z dokumentu Microsoft Office” na stronie 68
Tworzenie listy Excel w celu zawężenia zakresu raportu
W programie Excel można użyć komendy Lista w celu sortowania, filtrowania oraz sumowania danych w wierszach i kolumnach. W IBM Cognos for Microsoft Office można importować wiersze raportu jako listę, zaznaczając pole wyboru Importuj jako listę Excel w kreatorze Import treści.
Te uporządkowane wiersze danych zawierają takie elementy jak nazwiska pracowników lub nazwy produktów, kwoty kwartalnej sprzedaży lub adresy. Jeśli dane mają formę listy, każda kolumna na liście zawiera w komórce nagłówka strzałki Autofiltr. Krawędź wokół listy wskazuje zakres komórek zawartych w liście i odróżnia jedną listę od innych, a także pomaga zidentyfikować dane listy wśród innych danych arkusza.
W ramach tego tematu dowiesz się, w jaki sposób szybko wykonać filtrowanie danych IBM Cognos BI za pomocą komendy programu Excel Lista.
Raport przykładowy Podsumowanie sprzedaży 2005 przedstawia podsumowanie przychodu i zysku brutto ze sprzedaży za 2005 rok oraz zawiera informacje o najlepszych
przedstawicielach handlowych według przychodu i sprzedanej ilości. Raport przede wszystkim dotyczy Europy Środkowej, ale można także wykonać jego filtrowanie tak, aby wyświetlić najlepszych przedstawicieli handlowych, którzy sprzedali ponad 320 000 jednostek, i podświetlić tych, którzy są z regionu Ameryki Północnej i Południowej Wykonanie zadań z tej sekcji potrwa ok. 5-10 minut.
Procedura
1. Wybierz kartę Przeglądaj treść.
2. Importuj raport Podsumowanie sprzedaży 2005 z Sprzedaż WIO (analiza), Przykładowe raporty - Biuro WIO.
Dla elementu listy wybierz opcje Importuj jako listę Excel, a następnie Automatycznie dopasuj rozmiar kolumn.
Na szczycie każdej z kolumn raportu znajdują się strzałki Autofiltr.
3. Program Excel pozwala na użycie funkcji Autofiltr do zawężenia danych w kolumnie Ilość do tych pozycji, których wartość jest większa od 320 000, a następnie na
zastosowanie formatowania warunkowego do podświetlenia regionu Ameryka Północna i Południowa.
Wyniki
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:
v więcej informacji o komendzie Lista, zapoznaj się z pomocą elektroniczną programu Microsoft Excel.
v więcej informacji o komendzie Formatowanie warunkowe, zapoznaj się z pomocą elektroniczną programu Microsoft Excel. Więcej szczegółowych informacji zawiera sekcja
“Importowanie elementów raportu IBM Cognos do programu Microsoft Excel” na stronie 44
Import rozdzielanego raportu oraz ukrywanie arkusza dla odbiorców rozdziału
Gdy autorzy raportu dokonają rozdziału raportu, użytkownicy mogą uruchomić raport jeden raz i podzielić wyniki do dystrybucji na wielu odbiorców. Każdy odbiorca raportu wyświetla tylko podzestaw danych, do którego ma dostęp. Raporty rozdzielane można rozesłać za pomocą poczty e-mail lub zapisać w katalogu, aby umożliwić ich wyświetlanie w IBM Cognos Connection. Można również wykonać obie te czynności.
Użytkownicy będący odbiorcami w IBM Cognos BI mogą używać IBM Cognos for Microsoft Office w celu importu raportów rozdzielanych.
W ramach tego tematu dowiesz się, w jaki sposób
v przedstawić w pojedynczym arkuszu cele sprzedaży każdego przedstawiciela handlowego Przykładowy raport listy Rozdzielony raport dotyczący wyników sprzedaży prezentuje, w jaki sposób raport sprzedaży produktów został rozdzielony na menedżerów sprzedaży dla pracowników sprzedaży w Europie Północnej.
v ukryj arkusze, aby tylko niektórzy odbiorcy rozdziału mogli wyświetlić informacje v chroń skoroszyt, aby dostęp do ukrytych arkuszy był ograniczony
Ważne: Ukrywanie, blokowanie oraz chronienie skoroszytu i arkusza nie jest przewidziane do zabezpieczania lub ochrony jakichkolwiek poufnych informacji przechowywanych w skoroszycie. Ma to jedynie umożliwić przesłonięcie danych lub formularzy, które mogłyby wprowadzić w błąd innych użytkowników i zapobiec wyświetlaniu przez nich tych danych lub wprowadzaniu do nich zmian.
Wykonanie zadań z tej sekcji potrwa ok. 15-20 minut.
Procedura
1. Wybierz kartę Przeglądaj treść.
2. Importuj raport Rozdzielony raport dotyczący wyników sprzedaży z Hurtowni danych WIO (zapytanie), Przykładowe raporty - Biuro WIO.
3. Podczas importu raportu utwórz nowy arkusz dla każdej strony raportu, zignoruj
formatowanie dla nagłówków i automatycznie dopasuj rozmiar kolumn dla elementu listy.
Cel sprzedaży dla każdego przedstawiciela pojawia się w oddzielnym arkuszu.
4. Ukryj arkusze dla Hester Uhlenbroek (Rozdzielone Sp Strona 1-3) oraz Lovisa Svinhufvud (Rozdzielone Sp Strona 1-5).
Zwróć uwagę, iż nie pokazano arkuszy z etykietą Rozdzielone Sp Strona 1-3 oraz Rozdzielone Sp Strona 1-5.
5. Zabezpiecz strukturę skoroszytu.
Zablokowanie struktury skoroszytu uniemożliwia użytkownikom v przeglądanie arkuszy, które zostały ukryte
v przenoszenie, usuwanie, ukrywanie lub zmianę nazw arkuszy v wstawianie nowych arkuszy
Można także ukryć arkusz w taki sposób, że zostanie on odtworzony jedynie za pomocą kodu VBA, a następnie zabezpieczyć projekt lub Visual Basic Editor hasłem.
Wyniki
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:
v Importowanie elementów raportu IBM Cognos do programu Microsoft Excel
v Aby uzyskać więcej informacji o ukrywaniu arkuszy oraz zabezpieczaniu skoroszytów, zapoznaj się z pomocą elektroniczną programu Microsoft Excel.
v Informacje dotyczące zabezpieczania kodu VBA lub makr znajdują się w pomocy do programu Microsoft Visual Basic.
Microsoft PowerPoint — ćwiczenia
Program Microsoft PowerPoint umożliwia wizualne uporządkowanie i przekazanie informacji o celach dotyczących wydajności oraz o wynikach biznesowych lub też przedstawienie czynników zwiększających wydajność dostaw oraz podnoszących poziom usług.
Kompilowanie raportów w prezentacji
Każdy slajd w prezentacji może przedstawiać określony raport lub może być kombinacją różnych elementów raportu, na przykład list, tabel przestawnych lub wykresów pochodzących z różnych raportów.
W ramach tego tematu dowiesz się, jak utworzyć slajdy prezentacji PowerPoint, która będzie prezentować przychód ze sprzedaży firmy Przykładowe biuro wycieczek.
Wykonanie zadań z tej sekcji potrwa ok. 15-20 minut.
Procedura
1. Aby utworzyć slajdy, otwórz aplikację PowerPoint.
2. W przypadku prezentacji Przegląd sprzedaży użyj szablonu Projekt domyślny.ppt jako projektu slajdów.
3. Zastosuj układ slajdu dla tytułu, treści, tekstu.
W przypadku logo użyj logo_great_outdoors.gif z folderu przykładów zainstalowanego wraz z produktami IBM Cognos BI.
Domyślna lokalizacja przykładów to:katalog_instalacyjny\cognos\ibmcognos\
webcontent\samples\images
4. W polu tytułu wpisz Spółka Wycieczki i obozy.
5. W polu tekstu wpisz Przegląd sprzedaży.
6. Aby utworzyć slajd 2, wybierz kartę Przeglądaj treść.
7. Importuj raport Podsumowanie sprzedaży 2005 z Sprzedaż WIO (analiza), Przykładowe raporty - Biuro WIO.
8. Podczas importu raportu utwórz nowe slajdy dla stron raportu i wstaw ten slajd po slajdzie 1.
9. Wyczyść wszystkie nagłówki i stopki, a następnie zaznacz do importu jedynie Wykres złożony11111.
10. Wpisz następujący tytuł:
Przychód według linii produktów
11. Dodaj stopkę do wszystkich slajdów, które zawierają numer slajdu.
Upewnij się, że tytuł slajdu (slajd 1) nie zawiera numeru slajdu.
12. Aby utworzyć slajd 3, wybierz kartę Przeglądaj treść.
13. Importuj raport Podsumowanie sprzedaży 2005 z Sprzedaż WIO (analiza), Przykładowe raporty - Biuro WIO.
14. Podczas importu raportu utwórz nowe slajdy dla stron raportu i wstaw ten slajd po slajdzie 2.
15. Wyczyść wszystkie nagłówki oraz stopki i wybierz tylko elementy Lista 1111 oraz Lista 2111.
16. Wpisz następujący tytuł: Najlepsi pracownicy sprzedaży
17. Przenieś tabelę najlepszych pracowników sprzedaży przed tabelę 10 najlepszych pracowników sprzedaży.
18. W polu tekstowym przed tabelą najlepszych pracowników sprzedaży wpisz Najlepsi pracownicy sprzedaży wg sprzedanej ilości.
19. W polu tekstowym powyżej tabeli 10 najlepszych pracowników sprzedaży wpisz 10 najlepszych pracowników sprzedaży (% powyżej celu).
20. W polu tekstowym powyżej tabeli 10 najlepszych pracowników sprzedaży wpisz 10 najlepszych pracowników sprzedaży (% powyżej celu).
21. Aby utworzyć slajd 4, wybierz kartę Przeglądaj treść.
22. Importuj raport Podsumowanie sprzedaży 2005 z Sprzedaż WIO (analiza), Przykładowe raporty - Biuro WIO.
23. Podczas importu raportu utwórz nowe slajdy dla stron raportu i wstaw ten slajd po slajdzie 3.
24. Wyczyść wszystkie nagłówki oraz stopki i wybierz tylko elementy Wykres złożony 211 oraz Wykres złożony 311, Wykres złożony 411 i Wykres złożony 21.
25. W polu tytułu wpisz Przychód według regionu.
Przenieś wykresy w taki sposób, aby nie nakładały się na siebie i aby wyglądały profesjonalnie.
Wyniki
Użytkownik skompilował raporty w prezentację Microsoft PowerPoint.